MANUAL DO SISTEMA DE REFERÊNCIA DE CUSTOS Orientações para cadastro de fornecedores

Transcrição

1 SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA MANUAL DO SISTEMA DE REFERÊNCIA DE CUSTOS Orientações para cadastro de fornecedores Secretaria de Gestão, Controles e Normas Departamento de Controle SGCN/DECON/SECOM/PR

2 Sumário 1-INTRODUÇÃO APRESENTAÇÃO OBJETIVO PRIMEIRO ACESSO ª ETAPA: RESPONSÁVEL ª ETAPA: ASSOCIAÇÃO ª ETAPA: ANEXOS NOTIFICAÇÕES CADASTRO DE FORNECEDOR º PASSO: INFORMAR OS DADOS º PASSO: INFORMAR OS DOCUMENTOS º PASSO: ENVIAR O CADASTRO PENDÊNCIAS PENDÊNCIA: RESPONSÁVEL PENDÊNCIA: ASSOCIAÇÃO PENDÊNCIA: FORNECEDOR

3 1 APRESENTAÇÃO A Lei nº , de 29 de abril de 2010, em seu art. 14 determina: Somente pessoas físicas ou jurídicas previamente cadastradas pelo contratante poderão fornecer ao contratado bens ou serviços especializados relacionados com as atividades complementares da execução do objeto do contrato. O cadastro de fornecedores destina-se àqueles que prestam serviços na área de produção publicitária para atendimento aos órgãos e entidades do Governo Federal, mediante intermediação das agências de propaganda contratadas. Os dados informados serão utilizados exclusivamente para a contratação de serviços de produção publicitária pelas agências que atendem a esses órgãos e entidades. 3

4 2 OBJETIVO O objetivo deste manual é facilitar a utilização do SIREF2. Com ele o usuário terá condições de conhecer o sistema e suas principais funcionalidades. Leia atentamente as instruções e depois passe para a prática, seguindo as orientações de cada etapa. O processo de cadastramento é composto por 2 etapas: A primeira refere-se às informações de responsável e de associação do fornecedor. A segunda etapa é de preenchimento dos dados do fornecedor (empresa). 4

5 3 PRIMEIRO ACESSO Usuário, para seu primeiro acesso, entre no sítio do Sistema de Controle da GESTÃO SECOM em e clique em Auto Cadastramento. Leia o informativo e clique em Continuar. 5

6 O usuário deverá informar os dados do responsável da empresa que administrará o cadastro, conforme a seguir: 4.1 PRIMEIRA ETAPA - RESPONSÁVEL Informações sobre o Responsável. Nome completo: Inserir nome completo de pessoa física sem abreviação. inserir do responsável. Endereço: inserir endereço comercial. Telefone: inserir telefone de contato. Documento de Identificação do responsável: OBRIGATÓRIO inserir RG, CPF e/ou Passaporte. 4.2 SEGUNDA ETAPA - ASSOCIAÇÃO Esta etapa destina-se à comprovação do vínculo do responsável com a empresa. Selecione o tipo de associação Fornecedor de produção publicitária. 6

7 A seguir, informe tipo de fornecedor, nomes empresarial e fantasia, órgão para validação do cadastro e clique em Continuar. 4.3 TERCEIRA ETAPA - ANEXOS Nesta etapa, anexe os documentos digitalizados clicando em. Lembre-se de escolher o tipo de arquivo (documento pessoal ou documento que comprove vínculo) e descrever o nome do documento no campo Descrição do documento. Após anexar o primeiro documento pessoal, do responsável, clique em e inclua documento de vínculo. Em seguida, informar os caracteres da imagem para confirmar o cadastro e clique em Salvar. 7

8 Após salvar o cadastro, ele será enviado automaticamente ao órgão escolhido para a validação. Uma notificação com a senha do usuário é encaminhada ao cadastrado. Observação: A senha informada no será para a atualização do cadastro do fornecedor, após o recebimento das duas conformidades: a aprovação dos cadastros de responsável e associação. 4.4 NOTIFICAÇÕES A validação/conformidade dos cadastros de Responsável e Associação poderá ser observada nas seguintes notificações. ATENÇÃO A partir dessas conformidades, é possível acessar o sistema e atualizar os dados do fornecedor, submetendo-o para validação pelo órgão selecionado. Para atualização de fornecedor, o sistema solicitará que o usuário altere a senha gerada para o primeiro acesso. 8

9 4 CADASTRO DE FORNECEDOR Acesse novamente o sítio do Sistema de Controle da GESTÃO SECOM com login e senha do responsável fornecidos no enviado pela SECOM. Informe a senha atual, uma nova senha, confirme, e clique em salvar. Na próxima tela, selecione o fornecedor a ser atualizado em Clique aqui para visualizar ou atualizar o cadastro deste fornecedor. 9

10 5.1 1º PASSO: INFORMAR OS DADOS Ao selecionar o fornecedor, o usuário será encaminhado para o preenchimento dos dados: Clique em 1º passo para informar os dados do fornecedor: nome fantasia, tipo de empresa. No campo Ramo de negócios, encontram-se todas as atividades disponíveis. Para selecionar, escolha uma ou mais atividades, conforme seu cartão CNPJ, em seguida clique na seta (Marca um ramo). Após clicar na seta (Marca um Ramo), a atividade selecionada aparecerá na caixa Ramo de negócios selecionados. Para desmarcar uma atividade, clique na atividade já selecionada e em seguida (Desmarca um ramo). 10

11 ATENÇÃO: as atividades selecionadas no Ramo de Negócios devem constar no cartão CNPJ. Não serão validados cadastros em que o cartão CNPJ não esteja anexado e/ou desatualizado com o respectivo contrato social/alteração contratual. Informe a seguir a Natureza Jurídica, Inscrição municipal e estadual (Esta informação não é obrigatória, porém, ao ser preenchido, deverá ser anexado documento que comprove os dados) endereço, , telefone, sócios (Informar todos os sócios e respectivos percentuais de participação societária), dados bancários e administrador do fornecedor, e clique em Salvar º PASSO: INFORMAR OS DOCUMENTOS Nesta etapa é possível anexar os documentos do fornecedor. É obrigatório anexar cartão CNPJ e contrato social/última alteração contratual. Clique em, selecione o arquivo, em seguida descreva o documento e clique em Enviar. Lembre-se que o tamanho máximo por arquivo é 2MB. 11

12 Quando o documento for anexado, um informativo aparecerá na página. Clique em enviar para concluir esta etapa º PASSO: ENVIAR O CADASTRO Enviar os dados para validação. Neste passo o usuário deve escolher qual órgão avaliará o cadastro, e em seguida Submeter. 12

13 Após o envio, a situação do cadastro será SUBMETIDO. Após a validação, o usuário será notificado via . 13

14 5 PENDÊNCIAS Quando for inserida uma pendência no cadastro, um será encaminhado ao usuário informando a situação. 6.1 PENDÊNCIAS Responsável Para visualizar e regularizar uma pendência no cadastro de Responsável, acesse o sítio do Sistema de Controle da GESTÃO SECOM com seu login e senha. Um alerta aparecerá na página inicial do perfil. Clique no link Meus dados. Os dados da pendência Órgão que inseriu a pendência, descrição e data são exibidos na aba Pendência. Clique em para editar os dados do responsável, anexar documentação necessária. Para enviar o cadastro, selecione um dos Órgãos disponíveis e clique em 14

15 6.2 PENDÊNCIAS Associação Para visualizar e regularizar uma pendência na Associação, acesse o perfil no sítio da GESTÃO SECOM. No campo Meus fornecedores/veículos consta(m) o(s) fornecedor(es) cujo(s) vínculo(s) foi(ram) cadastrado(s). Acesse a pendência clicando na situação do vínculo Pendente. Em seguida, seleciona a aba Pendências. Anexe o documento que comprove vínculo com o fornecedor na aba Anexos, clicando em e envie ao Órgão para análise em. Obs: Caso seja cadastrado vínculo com CNPJ/CPF errado, a associação será cancelada e o usuário deverá criar nova associação/vínculo e em seguida submeter para VALIDAÇÃO. 6.3 PENDÊNCIAS Fornecedor Acesse o perfil do fornecedor no sítio da GESTÃO SECOM. A pendência é visualizada na aba Situação, clicando em Pendente. 15

16 Em seguida, clique no campo Pendências. É possível ver o descritivo, a data e o status da pendência. Clique em para regularizar a pendência, anexar documentos e submeter o cadastro. O usuário será encaminhado aos 3 passos de preenchimento do cadastro do fornecedor novamente. 16

17 Após alterar os dados no 1º Passo e anexar a documentação no 2º Passo, selecione o Órgão a submeter. Em caso de dúvidas, contatar a agência que solicitou o cadastro. 17