IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS

Transcrição

1 0/11 HISTÓRICO DE MUDANÇAS 03/01/2008 POP Novo 03/01/2012 Alterado

2 1/11 1. OBJETIVO Treinar e padronizar os trabalhos no sistema membros. 2. ESCOPO Este procedimento se aplica a todos autorizados a utilizar o sistema membros. 3. RESPONSABILIDADE 3.1 Todos Manter atualizado os dados dos membros das congregações, facilitando a organização dos dados junto a secretaria geral do Campo de Barra Funda. 4. GLOSSÁRIO/ACRÔNIMOS: POP: Procedimento Operacional Padrão

3 2/11 5. PROCEDIMENTO 5.1 ACESSO REMOTO O acesso remoto é autorizado somente para usuários administradores responsáveis pelo sistema ou alguém designado por um administrador. Para acesar clique em INICIAR, escolha a opção EXECUTAR, digite MSTSC e tecle ENTER, será aberto a janela de remote desktop connection. Nesta janela deverá ser informado o IP cadastrado informado pelo responsável do sistema e em seguida clique em conectar ACESSO AO SERVIDOR Digite o nome do usuário e a senha, a senha é fornecida pelo usuário responsável do sistema. Será cadastrado uma senha padrão e o usuário deverá alterar a senha utilizando caracteres 5.3 ACESSO AO Clique no atalho membros para entrar no sistema, em seguida o sistema vai abrir a tela de acesso. Na tela de acesso informe o usuário e senha de acesso do sistema membros. Todas as senhas são fornecidas pelo secretário Geral.

4 3/ CADASTROS a) Os cadastros devem manter um padrão de preenchimento, todas as palavras deve ser iniciada com letra maiúscula e o restante minusculas, para mantermos um padrão no sistema. Ex: Cadasto do sistema membros b) A seta tem a função de filtrar palavras que já estão cadastradas nas tabelas para agilizar e padronizar o cadastro. Ex: estados, cidades, telefonrs e etc, caso necessite inserir alguma informação que não esteja disponível solicite para um usuario administrador. d) A lupa você localiza ou consulta informações que já existem no sistema.ex: código da igreja, cargos, funções e outros, atenção para esses ítens que são muito ímportante para o cadastro. e) As datas aparecem com um número ao lado que quando clicado abre um calendário, se preferir clique e selecione a data desejada ou digite. f) Se necessário utilize o campo de obsevação. g) este atalho aparece nos s que ao clicar carrega o Outlook(quando configurado). 5.5 PREENCHIMENTO Clique no atalho pessoas, o sistema vai abrir outra tela. Clique na lupa no final da tela para consultar se a pessoa nunca foi cadastrada no sistema, o campo localizar matricula, ao lado da lupa, serve para consulta por matrícula, depois de cadastrada.

5 4/11 Ao clicar na lupa o sistema vai abrir a tela para inserir o nome que deseja consultar ) Clique em editar para alterar informações ou novo para inserir novo cadastro. O numero da matricula é gerado automáticamente pelo sistema, nunca altere esse número. 2) Preencha todas as informações da abas dados pessoais e dados complementares. 3) Preencha as informações adicionais como: outros telefones, documentos ou outros endereços. Históricos leiam o item 5.5 antes de preencher Familiares se a pessoa tiver parentes cadastrados informe apenas o numero da mátricula e o sistema vai trazer todas as informações já cadastradas faltando preencher apenas o campo parentesco, ou caso não tenha preencha os campos com as informações necessárias. Funções só é preenchido para membros já ativo na igreja, o campo informa funções que a pessoa exerce na igreja. Ex: Lideres de departamentos, regentes e outros. Outros endereços campo para informar um outro endereço adicional. Outros telefones adicione quantos telefones for necessário selecionando o tipo. Documentos campo para informação emissão de documentos emitido pelo sistema membros.ex: credencial, diploma, carta de mudança, carta de recomendação e outros. Biometria Cadastro de impressão digital (não utilizado) Repetir Está opção duplica o ultimo é aconselhável não utilizar.

6 5/11 Foto Carregue fotos 3X4, o sistema só permite fotos em JPG, com o tamanho até 100kb. Nunca carregue uma foto em cima de outra, primeiro utilize a opção limpar, para excluir e depois carregue outra foto. 4) Extrato Financeiro -.Essa função é utilizada apenas pela tesouraria. 5.6 HISTÓRICOS DE OCORENCIA Essa funcionalidade é extremamente importante, todas as movimentações e cargos, deverão ser registrados no campo Historicos. Ex: conversão, batismo, casamento, consagração e outros. Clique em históricos, o sistema vai abrir outra tela, nessa tela, clique em novo para inserir a ocorrência. Preencha todas as informções necessárias No campo código de ocorrência, insira as informações conforme explicação abaixo em ATIVANDO ou DESATIVANDO MEMBROS. ATIVANDO OU DESATIVANDO MEMBROS Para ativar ou desativar membros é obrigatório o preenchimento do campo histórico, lembrando que além das informações de explicação desse POP não podemos esquecer dos procedimentos de secretaria que devem trabalharem juntos. Lançar as informações de históricos de ocorrência, sempre na data de reunião de ministério. É nessa opção onde a pessoa é ativada, mas deve ser seguido criteriosamente conforme a explicação de preenchimento abaixo, para não causar problemas em relatórios estatísticos.

7 6/11 a) Cargo de Membro A pessoa cadastrada e aceita como membro, deverá ser inserido como código de ocorrência aceito em comunhão. b) Outros cargos A pessoa cadastrada como adolescente, congregado, ministério infaltil, novo convertido e transferencias, deverão ser inserido em histórico conforme a ocorrencia utilizado para ativar, lembrando que existe a entrada e a saída para cada opção mencionado acima. Todas pessoas que foram cadastradas no grupo outros cargos poderão ser transferido para o cargo de membro, mas precisa ser dado a saída referente ao cargo para depois inserir uma entrada como aceito em comunhão. Ex: Firmo foi ativado em Historico de ocorrência como Congregado-Entrada, para se tornar membro precisa ser dado uma saída como Congregado-Saída e lançar outra ocorrência como aceito em comunhão e o sistema vai transferir automaticamente para o cargo de Membro, assim deve ser feito para todos os cargos do grupo outros cargos Para qualquer ocorrência que altera cargos o sistema vai perguntar se você deseja que esta alteração seja feita. Ex: se você inserir uma ocorrência como consagração para o pastor Firmo o cargo será alterado de membro para pastor automáticamente depois que a pergunta for respondida Yes. Depois de ativado o sistema vai alterar a cor de identificação da pessoa, de vermelho para verde.

8 7/ RELATÓRIOS Para gerar relatórios selecione: relatórios,secretaria e membros. O sistema vai abrir a abaixo. 1. Clique na opção igreja e insira o código da igreja.

9 8/11 2. Digite o dia e mês do primeiro dia do mês desejado e o dia e mês do ultimo dia desejado que saia no relatório. 3. Clique na opção ativo para sair os cadastros ativos. 4. selecione a ordem 1º mês, 2º dia e 3 nome, para o relatório sair em ordem de mês, dia e nome. 5. clique na opção aniversariante para gerar o relatório Lista de Membros 1. Clique na opção igreja e insira o código da igreja.

10 9/11 2. Clique na opção ativo para sair os cadastros ativos. 3. Selecione a ordem desejada para gerar o relatório. 4. Ficha cadastral, é um cadastro completo da pessoa. 5. É o relatório mais utilizado, pois tem a informações essenciais. 6. É um relatório que só sai o nº do cadastro, nome, atividade e a situação que foi ativada Lista por função ou ocorrência Os relatórios podem ser filtrados conforme opções em classificação e agrupado por igreja. No final da telaselecio as opções abaixo. Selecione a opção ativo. Para gerar os relatórios basta clicar nas mesmas opções citadas para, ficha cadastral, ficha cadastral resumida e lista geral simplificada.

11 10/11 c) ASSINATURAS Preparado por: Ev. Oséias de França Secretáio Geral Data: / / Revisado e Aprovado por: Pr Jesaias Chaves Silva Pastor Presidente Data: / /