Estrutura. Estrutura. Estrutura. Exemplo de tecnologia ativa. Elementos Processo (dividido em atividades) Instâncias ou casos Pastas Papéis Documentos

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1 Exemplo de tecnologia ativa Atividade caso caso caso Processo Atividade caso caso caso Procedimento Imagem Procedimento Texto Procedimento Atividade caso caso caso Rotas Banco de dados Estrutura Elementos Processo (dividido em atividades) Instâncias ou casos Pastas Documentos Ocorrência individual dentro de atividade Cada vez que o sistema que o sistema workflow é acionado para processar um novo documento, criase um caso ou instância Por ex. cada nova fatura a ser emitida é um caso, o processamento de uma única nota fiscal Estrutura Estrutura Elementos Elementos Processo (dividido em atividades) Instâncias ou casos Pastas Documentos Reunião lógica de documentos. Pode conter dados textos, imagens, sons, de uma única fonte ou de várias fontes diferentes Processo (dividido em atividades) Instâncias ou casos Pastas Documentos Conjunto de características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa ou as tarefas pertencentes a uma atividade 1

2 Estrutura Elementos Processo (dividido em atividades) Instâncias ou casos Pastas Documentos Nível mais elementar de uma estrutura de workflow Coleções de dados que colocados em uma pasta serão usados por uma instância dentro de um processo Os três Rs do workflow Elementos principais (Roles) Regras (Rules) Rotas (Routes) Elementos primários Workflow Papel do usuário é pessoal e intransferível e serve para identificar todos os usuários que temnham acesso a um sistema workflow Papel da função é o que atividade deve desempenhar dentro da cadeia de valores. Atributos : nome do papel, posição organizacional, Direitos de acesso(processo, itens, adicionar, modificar, ) Procedimentos manuais REGRAS ROTAS PAPÉIS 2

3 Regras São atributos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados pelo sistema de workflow Ex. preenchimento e aprovação de uma apólice de seguro (este documento deve ser preenchido e aprovado por um grupo de pessoas, dentro de um tempo rígido) As aprovações seguem regras específicas de acordo com o valor de cada apólice. Uma vez aprovada a proposta, o sistema executa automaticamente uma aplicação e envia o kit de boas vindas para o novo cliente e atualiza todos os bancos de dados de vendas, contas a receber, resultados financeiros Atributos das regras Início (sob qual condição se dá o início do processo) Tempo (tempo mínimo e máximo de cada atividade) Atividade anterior (especifica quando uma pessoa está autorizada a iniciar uma atividade) Execução (define quais ferramentas, aplicações, metodologias ou tecnologias serão usadas para processar um documento Atributos das regras Notificação define como as pessoas serão notificadas sobre a ocorrência dos eventos( aprovação, rejeição, devolução) Atividade posterior (define quando é permitido a uma pessoa completar determinada atividade) Segurança (Define os usuários que vão participar do processo, sob quais condições, o que cada um vai poder fazer e quais informações que terão acesso) Auditoria ( define quais eventos, e com que detalhamento, serão registrados) Término (especifica como um processo, atividade ou rotina será finalizado) Rotas Controle de movimentação exercido sobre os documentos. Caminho lógico que, definido sob regras especificas, tem a função de transferir a informação dentro do processo, ligando as atividades associadas ao fluxo de trabalho 3

4 Três tipos de rotas de workflow Tipos de rotas Rota condicional Rota sequencial Condição Rota paralela Serial linear e direto (caminho mais simples entre duas atividades) Paralelo grupo de atividades que pode ocorrer ao mesmo tempo Concorrente similar ao paralelo com a diferença de que a atividade anterior e a atividade posterior devem começar ao mesmo tempo Tipos de rotas Aspectos a serem considerados no workflow Condicional Múltiplas rotas podem ser usadas e a escolha é feita por meio de determinada regra Dependente é uma rota necessária ao término de outra atividade (cada rota é dependente do término da atividade anterior) Tempo necessário (intervalo no qual uma atividade deve ser executada) - possível (intervalo no qual, efetivamente a atividade é executada) 4

5 Exemplo A indústria automobilística dos EUA enfrentou na década de 80 As indústrias japonesas tinham conhecimento para desenvolver um novo modelo de automóvel em 3 meses A indústria americana em 12 meses ou mais Tempo necessário 3 meses Tempo possível 12 meses Evento ou tarefa Inicialização (evento que dá início) Notificação (evento que existe em decorrência de outro. Ex. msg eletrônica) Interação ou negociação (execução repetitiva de um objeto por várias tarefas.ex. um documento que necessite ser assinado 3 vezes ) Duração (tempo necessário para completar um evento) Evento ou tarefa Dependência (evento de espera, esperando outro objeto que é pré requisito) Finalização (último evento de um objeto dentro do workflow) Objeto Reunião em um só elemento, de regras, procedimentos e informações. Ex. aprovação de uma apólice de seguro de automóvel. 5

6 Ciclo de um workflow Por que entender o processo atual? Análise do fluxo de trabalho atual Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar Atualizar o modelo de informação implantado Como o processo é executado hoje Quais as melhorias que precisam ser implantadas Modelo conceitual do novo processo Para definir o ponto de partida (melhorar a partir do que?) Entender e documentar Fluxograma mais utilizado padrão ANSI (American international standarts institute) analisa inter relacionamentos detalhados A Exemplo fluxograma ANSI Fim Não Início Preciso Cortar o Cabelo? Sim O carro Está Disponível? Sim Dirija até o barbeiro O barbeiro Está Disponível? Não Não Sim A B Caminhe Até o barbeiro Corte o cabelo Análise do fluxo de trabalho atual Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar Atualizar o modelo de informação implantado Sob quais condições o processo inicia Descrever os tempos máximos e mínimos permitidos para cada atividade Estabelecer o montante em que determinada pessoa pode iniciar atividade certa Descrever tipos de ferramentas, aplicações, metodologias e técnicas usadas para processar um item de trabalho Descrever as condições sob as quais as pessoas serão notificadas sobre um evento do processo Estabelecer o momento em que determinada pessoa pode completar certa atividade Descrever quem estará autorizado a participar do processo Descrever que eventos serão auditados Descrever as condições em que o processo deverá terminar ou ser interrompido 6

7 Ciclo de um workflow Análise do fluxo de trabalho atual Ciclo de um workflow Análise do fluxo de trabalho atual Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar Atualizar o modelo de informação implantado Modelar dentro do software escolhido para servir de ambiente de workflow Definição do procedimento Criar atividades Desenhar fluxo do processo Definir proriedade de cada atividade (formularios eletronicos, estruturas de dados, regras de negócio, treinar agente) Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar Atualizar o modelo de informação implantado Pensar em como modificar a cultura organizacional para garantir o sucesso Treinar os analistas responsáveis pela implantação do software Treinar o usuário final Implantar em paralelo com o fluxo anterior, com descontinuação parcial do fluxo atual, com descontinuação total do fluxo atual e com sobreposição do fluxo atual pelo novo Ciclo de um workflow Cuidados básicos Análise do fluxo de trabalho atual Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar Atualizar o modelo de informação implantado Revisão do modelo implantado (medir o desempenho do workflow (em nível total, em nível de grupo de etapas e em nível de atividade) Atualização do modelo implantada (meios de melhorar o processo, maximizar o número de atividades, minimizar a documentação em papel, minimizar o tempo necessário para os participantes acessarem um banco de dados, assegurar que todos estejam permanentemente envolvidos com o workflow Não automatize um processo sem uma análise prévia do mesmo. Informatizar um processo ruim simplesmente significa que você estará trabalhando errado de forma mais veloz Para começar escolha um processo já definido O investimento em tecnologias de workflow deve está direcionado a processos de negócio O fator humano é fundamental (treinamentos e envolvimento) 7

8 Exercício Um exemplo de workflow seria o de um pedido de compra de passagem para viagem de um funcionário em uma empresa de médio para grande porte. O viajante preenche um formulário, confeccionado no MS Word ou outra ferramenta própria, envia ao seu gerente, que aprova a viagem e o direciona ao setor administrativo. Este, por sua vez, negocia a aquisição do bilhete junto a uma agência de viagem. Após o recebimento da passagem, ela é enviada ao usuário requisitante e fecha-se o ciclo do workflow. Apesar de sua simplicidade, esse processo pode apresentar particularidades interessantes, tais como a inexistência de lugares no vôo desejado, a necessidade de se escolher a companhia aérea e o aeroporto preferenciais do usuário e diversas outras. E se o pernoite for necessário, em qual categoria de hotel deverá ser hospedado o requisitante? Deverá ser providenciado o translado? Poderá ser aceito vôo com escala? A que horas ele deve estar no local de destino? Não seria interessante se o requisitante pudesse consultar a situação de seu pedido através de um browser e descobrir o vôo e o hotel escolhidos, consulta esta feita de um computador em sua mesa ou de um acesso remoto usando um lap-top e uma linha telefônica? Os três envolvidos podem querer atrelar esse workflow a outras tarefas em andamento ou associar dados que corroborem a tomada de decisão, dados estes que podem estar em um banco de dados, pessoal ou corporativo, ou até mesmo em uma página na Intranet da empresa. O perfeito funcionamento dessa atividade depende de fatores diversos que devem ser capturados e lembrados pelo sistema para uso futuro. O exemplo acima pode ser simples para um ambiente em que existam poucos usuários, mas se torna extremamente interessante em organizações maiores. 8