Cotação de Compra DESENVOLVENDO SOLUÇÕES

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1 DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autor: REPTEC TECNOLOGIA - Márcio Bertelli Doc. Vrs. 02 Revisão: TEOREMA SISTEMAS - Laila Maria Aprovado em: Abril de Nota de copyright Copyright 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

2 1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO: Esclarecer o uso do processo de Cotação de Compra como um processo operacional padrão para as empresas usuárias do módulo de. 1.2 ÍNDICE: 1. VISÃO GERAL MOTIVAÇÃO: ÍNDICE: INTRODUÇÃO: OBJETIVO: INSTRUÇÕES GERAIS PROCESSO DE COTAÇÃO DE COMPRA CONSULTA COTAÇÕES DE COMPRA ABA SELEÇÃO GERANDO COTAÇÃO DE COMPRA DE REQUISIÇÕES DE COMPRA INSERINDO COTAÇÕES DE COMPRA PARÂMETROS DE COTAÇÃO DE COMPRA PROCESSO DE COTAÇÃO COTAÇÕES ABERTAS ANÁLISE DE COTAÇÕES IMPRESSÃO DE COTAÇÕES DE COMPRA IMPORTAÇÃO DE COTAÇÕES POR FORNECEDOR REFERÊNCIAS ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO INTRODUÇÃO: Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos 2

3 algum outro módulo Teorema. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema. Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de hardware e sistema operacional solicitados: Processador Pentium IV ou superior AMD 2.0 ou superior; RAM 1GB ou mais; Disco Rígido de 120GB ou mais; Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8); Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta; Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada; Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup. Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais dúvidas com relação ao procedimento de Cotação de Compra disponível no módulo de. De início são abordados os motivos de uso e interesse do instrumento, incluindo a introdução, objetivos e o índice deste documento. Primeiramente foram tratados o conceito e a localização da funcionalidade no sistema, seguido dos procedimentos para consultas. Na sequência foram tratadas as duas (02) formas de inclusão de Cotação de Compra, importar requisições e inserir diretamente uma cotação, respectivamente. Seguindo para o processo de Análise de Cotações de Compra, sempre definindo as alterações de status das cotações, que comportam o controle de todo o processo de Cotações. Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva. na barra de ferramentas, 1.4 OBJETIVO: Um documento de Compras é um instrumento usado para suprir necessidades de materiais ou serviços por Compras. As Cotações de Compra geralmente são consideradas como uma necessidade definida na requisição de um material ou serviço para a continuidade dos processos operacionais da empresa, portanto, a Cotação de Compras contém os preços e as condições dos fornecedores potenciais como base para a escolha do melhor fornecimento. 3

4 2. INSTRUÇÕES GERAIS O Processo de Cotações de Compra contempla as comparações de preços e condições de fornecedores potenciais, harmonizando informações para a escolha mais acertada, formalizando o Pedido de Compra posteriormente. Tal como, a requisição ou instrução da entidade que compra para que um fornecedor (fornecedor externo) forneça determinados materiais ou preste/execute certos serviços/trabalhos, formalizando uma operação de compra. 2.1 PROCESSO DE COTAÇÃO DE COMPRA Para iniciarmos o processo de cotações de compra, devemos acessar o menu: Compras/Cotações de Compras, Figura 1. Figura 1 Acesso ao Modulo de Cotações de Compra. Após o acesso, é exibida a tela da Central de Compras, diretamente na aba 2 Cotações, Figura 2. Figura 2 Tela inicial do modulo Cotações de Compra. A tela de consulta do processo de Cotação de Compra apresenta diversas funcionalidades, a tabela a seguir aponta as funcionalidades disponíveis nos botões: BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE Incluir uma nova Cotação de Compra. 4

5 Localizar uma ou várias Cotações de Compra, respeitando os filtros inseridos. Editar uma cotação selecionada. Iniciar uma nova cotação de produtos. Opções de grade: Imprimir, Exportar para Excel, Texto, HTML, entre outros. Exibir histórico. Gera um relatório individual para Impressão das cotações contendo itens e serviços das cotações selecionadas, bem como valores por fornecedor. Adicionar configurações de filtros como favoritas. 2.2 CONSULTA COTAÇÕES DE COMPRA Para efetuarmos uma consulta de Cotações de Compra, pode-se definir vários parâmetros para tal: Figura 3 Período para consulta de Cotações de Compra. Período Consulta por um período determinado, Figura 3; Por Situação, Figura 4; o Abertas Lista as cotações abertas; o Finalizadas Lista as cotações Finalizadas; o Canceladas Lista as cotações finalizadas; o Cotando Lista as cotações em processo de cotação; o Gerar Pedido Lista as cotações liberadas para a geração de Pedido de Compra; o Rejeitada Lista as cotações que foram rejeitadas; o Fim Cotação/Analisar Lista as cotações prontas para análise; o Fim Análise Lista as cotações que passaram pelo processo de análise; o Todas Lista todas as cotações; Figura 4 Situações para consulta de Cotações de Compra ABA SELEÇÃO 5

6 Nesta aba, Figura 5, podemos inserir parâmetros para consultas de cotações, combinadas ou não com os filtros: Número de documento Consulta pelo número de uma cotação específica; Usuário Consulta cotações de um usuário específico; Comprador Somente para Pedidos de Compra; Fornecedor Consulta por um fornecedor específico somente em cotações e pedidos; Condição de pagamento Somente Pedidos de Compra; Item Consulta por item selecionado; Serviço Consulta por serviço selecionado; Todas as empresas Mostra as cotações de todas as empresas; Figura 5 Aba Seleção. 2.3 GERANDO COTAÇÃO DE COMPRA DE REQUISIÇÕES DE COMPRA Para gerar uma nova Cotação de Compra através dos itens de uma ou mais requisições, acessar o processo de Requisições de Compra, Figura 6, localizar as requisições com o status Autorizado em seguida clicar em no menu superior para que sejam geradas as cotações necessárias, dando o início do procedimento de tomada de preços junto aos fornecedores: 6

7 Figura 6 Geração de Cotação pela Requisição. Na tela seguinte existe a possiblidade de informar diretamente na grade quantas cotações serão geradas e em quais cotações cada item estará, no exemplo abaixo podemos identificar que os itens um e dois serão gerados para a cotação O terceiro Item foi marcado para a cotação 0002, e por fim o quarto Item foi indicado para a cotação 0003, Figura 7. Caso o usuário não realize uma manipulação semelhante ao exemplificado o sistema gerará todos os itens marcados para uma única cotação. Figura 7 Definindo Cotações de Compra. Em seguida, clicar em no menu superior para a geração das cotações, o sistema solicita a confirmação do usuário para efetivar a geração das cotações como configurado, Figura 8. 7

8 Figura 8 Solicitação de confirmação de geração de Cotações de Compra. Conforme pode ser observado no exemplo abaixo, foram geradas três (03) cotações, conforme informado na grade, seguindo o número sequencial para cotações: , e , Figura 9. Figura 9 Geradas Cotações de Compra. O sistema corrobora a finalização do procedimento por uma mensagem ao usuário sobre a conclusão do processo de geração de Cotações pelo término de itens autorizados, Figura 10. 8

9 Figura 10 Mensagem de finalização de itens para autorizar. As Cotações de Compra geradas no processo apresentado podem ser consultadas normalmente na aba 2 Cotações, Figura 11. Figura 11 Consulta na Central de Compras pelas cotações geradas. 2.4 INSERINDO COTAÇÕES DE COMPRA Para inserirmos uma nova Cotação de Compra sem geração de Requisição de Compra é necessário estar na Central de Compras com o sistema habilitado na aba 2 Cotações e clicar em no menu superior, em seguida será aberta a tela de cotação para inserção dos dados. Na aba 1 Dados do Documento incluir a seguintes informações, Figura 12: Informar o Solicitante da Cotação de Compra, o sistema traz por padrão o usuário logado; 9

10 Informações para retorno de /fax; Informar a Aplicação dos materiais a serem solicitados (opcional); Observações da cotação (opcional); Observações Internas (opcional); Figura 12 Dados do Documento. Na aba 2 Movto dos Itens e Serviços, Figura 13, inserir os itens e serviços que vão compor a Cotação de Compra na aba 4 Itens. Figura 13 Movimento de Itens da Cotação de Compra. Para iniciar a inclusão de um novo item na cotação, clicar em no menu lateral esquerdo. Após abrir a tela de Lançamento de Itens, Figura 14, informar: Selecionar o item a ser cotado, pelo código ou descrição; Indicar a quantidade necessária; 10

11 Incluir a marca do item (opcional); Centro de Custo (conforme padrão da empresa); Classificação (conforme padrão da empresa); Data de necessidade do item; Observações necessárias para o item; Clicar em Confirmar para adicionar o item à cotação; Repetir o processo para adicionar novos itens. A tabela a seguir descreve as funcionalidades dos botões da lateral esquerda para a movimentação dos itens da Cotação de Compra. BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE Inclusão de novo item. Movimenta múltiplos itens de uma vez, ao incluir a quantidade nos respectivos itens. Editar a descrição do item. Exclusão de item adicionado. Exibe informações do item, fornecedores, estoque, composição... Acesso ao Cadastro de Itens, para registro de itens ainda não cadastrados. Importar Itens do processo de Vendas Perdidas. Figura 14 Lançamento de itens na Cotação de Compra. 11

12 Se necessário incluir serviços na Cotação de Compra, na aba 5 Serviços, Figura 15: Informar o serviço a ser cotado; Informar a unidade do serviço; Informar a quantidade necessário do serviço; Informar a data da necessidade; Incluir observações se necessário; Centro de custo (conforme padrão da empresa); Classificação (conforme padrão da empresa); Clicar em para adicionar o serviço à cotação; Repetir o processo caso necessite adicionar outros serviços à cotação; Figura 15 Inserção de Serviços na Cotação de Compra. Selecionar os Fornecedores para a Cotação de Compra, acessar a aba 3 Seleção de Fornecedores, Figura 16. A tabela abaixo descreve as Funcionalidades dos botões de Seleção de Fornecedores. BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE Inclusão de novo fornecedor na cotação. Exclusão de fornecedor adicionado na cotação. Seleciona fornecedores pelas últimas compras. Exibe informações do item, fornecedores, estoque, composição... Opções de grade para imprimir, exportar para excel, texto, HTML, entre outros. 12

13 Figura 16 Inclusão de fornecedores na Cotação de Compras. Com as informações citadas inseridas e devidamente salvas, clicar em, a Cotação de Compra estará pronta para as próximas etapas. Neste momento o status da cotação será Aberta, é gerado o número sequencial da cotação, Figura 17. Figura 17 Número sequencial da Cotação de Compra. Existe o processo que permite enviar um recado em massa para os usuários do sistema informando sobre a geração da cotação clicando em PARÂMETROS DE COTAÇÃO DE COMPRA Existem alguns Parâmetros de Empresas que influenciam exclusivamente o processo de Cotações de Compra. O primeiro define se a empresa obrigará a liberação ou rejeição da Análise da Cotação de Compra, Figura

14 Figura 18 Parâmetro para exigir a conclusão da Análise de Cotações de Compra. Outro parâmetro de empresa é para checar no lançamento de itens a serem cotados se o item já se encontra em processo de Cotação de Compra, a Figura 19 apresenta as quatro (04) opções disponíveis. Figura 19 Parâmetro para checagem de item em processo de Cotação. A Figura 20 mostra a mensagem gerada a partir do uso da opção Avisar ao tentar lançar um item que já se encontra em processo de Cotação de Compra. Figura 20 Mensagem para informar que o item já está sendo cotado PROCESSO DE COTAÇÃO 14

15 Na tela inicial, Figura 21, é possível realizar o monitoramento através da atualização de status das Cotações de Compra. Figura 21 Consulta Status Cotações de Compra COTAÇÕES ABERTAS Para iniciar a tomada inicial de preços, pegar as cotações com status Aberta, com a cotação em edição, clicar no botão na parte superior da tela. O sistema habilitará a tela para o lançamento dos custos, Figura 22, então o status da cotação será alterado automaticamente para Cotando. Figura 22 Lançamento de valores na Cotação de Compra. 15

16 A tela de lançamento de valores da cotação permite enviar a cotação por , gerar formulário para fax, ou então gerar uma planilha em Excel para que seja preenchida pelos fornecedores e ao ser recebida existe a possibilidade de importar para o sistema com os valores retornados, Figura 23. Figura 23 Geração de , fax ou planilha de Excel. Para efetuar o lançamento dos valores cotados nos fornecedores, clicar em será carregada a tela com as opções de inserção manual ou com importação via planilha Excel, Figura 24., então Figura 24 Lançamento de valores na Cotação de Compra. A tabela a seguir descreve cada campo disponível na tela de Lançamento de Valores da Cotação de Compra, bem como os botões e suas funcionalidades: BOTÃO/CAMPO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE O botão Retornar volta para a tela anterior. O botão Gravar realiza o registro dos dados informados para o fornecedor selecionado - valores, prazos, entre outros. O botão Fim Cotação encerra o processo de cotação e libera a cotação para a análise das cotações. 16

17 O botão Consulta apresenta informações do item selecionado. O botão Importa Custo importa o valor da última compra do fornecedor selecionado. O campo Fornecedor seleciona o fornecedor para digitação dos valores. Obtém Informações do fornecedor selecionado. No campo Entrega (Dias) informar o número de dias de previsão para a entrega. No campo Frete Valor $ incluir valor para o frete. Em Tipo Frete selecionar se o frete é pago (CIF) ou a pagar (FOB). Pode-se selecionar uma Condição de Pagamento negociada, e registrada no sistema; Ou se pode importar da última compra ou a Condição de Pagamento registrada no cadastro do fornecedor. O campo logo abaixo da seleção de Condição de Pagamento é apropriado para a inclusão de Observações. % Descto para informar o percentual de desconto. % IPI para informar o percentual de IPI (conforme aplicável). % ICMS para informar o percentual de ICMS (conforme aplicável). % ICMS Sub. para informar o percentual de ICMS Substituição Tributária (conforme aplicável). O botão Atualiza requalifica as informações dos campos informados para todos os itens na cotação, entre IPI, ICMS, ICMS Subst., Prazo. O botão Importar proporciona a importação dos dados da planilha enviada para coleta de preços aos fornecedores. Não esquecer de clicar em notifica o usuário pela mensagem, Figura 25. para que as informações inseridas sejam registradas, o sistema Figura 25 Mensagem de sucesso de registro de custos na Cotação de Compra. 17

18 Após a inserção dos dados para o fornecedor selecionado, repetir o processo para todos os fornecedores participantes da cotação. E então com todos os dados informados clicar em que a cotação seja enviada para a Análise, Figura 26. para Figura 26 Liberação da Cotação de Compra para Análise. 27. Realizado este processo a Cotação de Compra passará do status Cotando para Analisar, Figura Figura 27 Status para Análise de Cotação de Compra ANÁLISE DE COTAÇÕES O processo de Análise de Cotações consiste em verificar qual fornecedor ganhou a cotação, para isso na tela de consultas cotações, Figura 27, vamos selecionar todas as cotações que estão com o status Fim Cotação/Analisar. Ao abrir a Cotação de Compra desejada, clicar no menu superior, Figura

19 Figura 28 Analisar a Cotação de Compra - Fim Cotação/Analisar. Na tela habilitada, Figura 29, clicar no botão sequência ao processo de Análise de Cotações de Compra. para acessar a tela apropriada para dar Figura 29 Selecionar apenas os itens cotados pretendido para a Análise. Será exibida a tela de Análise com as informações e valores cotados, Figura 30. Observar pelos sinalizadores, que o fornecedor que apresenta a melhor cotação, ou seja, a menor estará com o sinalizador. O usuário pode manipular a grade para visualizar do modo ao qual se identifique, por exemplo por item, ou por sinalizador, ou até mesmo pelos fornecedores. 19

20 Figura 30 Tela de Análise de Cotação de Compra. Para efetuar a liberação basta marcar nas caixas de seleção os itens liberados para compra, Figura 31, e clicar em para registrar a análise da Cotação de Compra, o sistema informa ao usuário a efetivação da gravação da análise. Figura 31 Seleção de Cotações de Compra na Análise. Para habilitar a possibilidade de Gerar um Pedido de Compra a partir de uma Cotação de Compra é necessário finalizar o processo de Análise de Compra, passando o status da cotação para. Figura

21 Figura 32 Mensagem de Finalização de Análise da Cotação de Compra. Entretanto, para efetivar o processo de Pedido de Compra é necessário clicar em depois de finalizar a Análise de Cotações de Compra, Figura 33, o que altera novamente o status da Cotação de Compra, agora para, a partir deste ponto não é permitido mais alterações na cotação. Caso o usuário tiver finalizado a análise e verificar que a cotação não está de acordo como as metas há a possibilidade de rejeitar o processo utilizando o botão o que alterará o status da Cotação de Compra para. Figura 33 Mensagem de Liberação da Cotação de Compra. Ao retornar para a tela anterior observar que o botão na tela dos itens da Cotação de Compra estará finalmente habilitado, permitindo a geração do Pedido de Compra por meio deste dispositivo, Figura 34. Entretanto, caso o usuário abra a Cotação para realizar a geração do pedido deve utilizar o botão que substituiu o anterior. 21

22 Figura 34 Tela de itens da Cotação Botão Gerar Pedido Habilitado. 2.5 IMPRESSÃO DE COTAÇÕES DE COMPRA Para imprimir o relatório de Cotações de Compras, abrir a cotação almejada, e utilizar o botão, como mostra a Figura 35. Figura 35 Botão para impressão de Cotação de Compra. A Figura 36 apresenta parte do relatório da Cotação de Compra exemplificada, destacando os fornecedores e os respectivos totais. 22

23 Figura 36 Parte do relatório da Cotação de Compra. 2.6 IMPORTAÇÃO DE COTAÇÕES POR FORNECEDOR Para atender à solicitação de um formato de cotação que aproveite cotações com validade longas ou de itens que não possui grande variação de preços no mercado, ou seja, os valores cotados não se alteram a cada cotação dentro de um período determinado e longo. No processo os custos são importados da Tabelas de Preços por Fornecedor na Cotação de Compra. Portanto, primeiramente é necessário realizar o registro dos custos fornecidos pelo fornecedor, Figura

24 Figura 37 Menu Tabela de Preços por Fornecedor. A tela de inclusão de Preços por Fornecedor é semelhante as demais telas de inclusão existentes no sistema. Utilizar uma descrição condizente com a tabela e que realmente auxilie em buscas futuras, quando existirem muitas tabelas registradas. Incluir a Vigência da tabela, utilizada como validade. Selecionar o respectivo fornecedor e incluir os itens para a indicação do custo cotado, Figura 38. Lembrando que os itens devem estar registrados corretamente na base de dados, por meio do Cadastro de Itens. Figura 38 Tabela de Preços por Fornecedor - Inclusão de Itens. A tela de lançamento de itens é ativada e ao localizar o item desejado, o sistema traz o custo registrado na última movimentação efetiva, Figura

25 Figura 39 Lançamento de Itens - Valor Unitário. Este valor é passível de alteração conforme a cotação realizada para o respectivo fornecedor da tabela, Figura 40. Figura 40 Inclusão de Preços por Fornecedor. 25

26 Ao Confirmar o novo valor fica registrado na tabela do fornecedor e pode ser verificado a seguir na coluna Preço do respectivo item, Figura 41. Figura 41 Análise do Item com reduzido Para os itens que já estão incluídos na tabela do fornecedor, é possível realizar alteração de valores na própria grid, observando que a tabela deve ser salva após qualquer alteração realizada, Figura 42. Figura 42 Conclusão do registro da Tabela de Preços por Fornecedor. 43. Na tela de consulta de Tabelas de Preços por Fornecedor pode-se conferir a tabela registrada, Figura 26

27 Figura 43 Tela de Consulta de Tabelas de Preços por Fornecedor. O processo anterior de Cotações de Compra permanece funcionando normalmente, parte diretamente da Requisição como sempre. Entretanto, a opção para importar os preços da Tabela de Preços por Fornecedor está acessível no movimento Cotações de Compra, Figura 44. Figura 44 Menu Cotações de Compra. Realizar a cotação da forma usual e clicar no botão Cotação, Figura

28 Figura 45 Movimento de Cotações de Compras. Dar continuidade no processo e prosseguir para o lançamento de custos, Figura 46. Figura 46 Seleção de itens para lançamento de custos da Cotação. No lançamento de custos da Cotação de Compra acionar o botão Custos por Fornecedor para realizar a importação dos custos cotados nas Tabelas de Preços por Fornecedor, Figura 47. Figura 47 Importa Custos por Fornecedor. 28

29 Os custos cotados são exibidos na grade, Figura 48. Figura 48 Importação realizada. A partir daí segue normalmente a finalização da Cotação de Compra e o sistema informa o usuário, caso a operação tenha sido realizada com sucesso, Figura 49. Figura 49 Mensagem de movimentação realizada com sucesso. 29

30 3. REFERÊNCIAS Documentos de Compras. Disponível em: =/pt/75/ee0aaf55c811d e8322d00/frameset.htm&current_toc=/pt/75/ee1fa755c811d e8 322d00/plain.htm&node_id=8&show_children=false. Acesso em: abril de ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices. GB Gigabyte. UF Unidade de Federação. 4.1 OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO Citamos alguns manuais e vídeos complementam funcionalidades citadas nos manuais sobre Compras, estes se encontram em no Ambiente de Aprendizagem da Área Restrita do sítio Videoaula: Almoxarifado; Videoaula: Entrada de Itens; Videoaula: Pré-Compra; Videoaula: Tabelas de Preços; Manual de Requisições de Compra; Manual de Pedidos de Compra; Manual de Importações de Pedidos de Compra. *** Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Teorema Sistemas Rua Frei Caneca, Santana. Guarapuava Pr. CEP Fone (42) suporte@teorema.inf.br 30