Requisição de Compra DESENVOLVENDO SOLUÇÕES

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1 DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autor: REPTEC TECNOLOGIA - Márcio Bertelli Doc. Vrs. 02 Revisão: TEOREMA SISTEMAS - Laila Maria Aprovado em: Abril de Nota de copyright Copyright 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

2 1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO: Esclarecer o uso do processo de Requisição de Compra como um processo operacional padrão para as empresas usuárias do módulo de. 1.2 ÍNDICE: 1. VISÃO GERAL MOTIVAÇÃO: ÍNDICE: INTRODUÇÃO: OBJETIVO: INSTRUÇÕES GERAIS PROCESSO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA CONSULTA REQUISIÇÕES DE COMPRA ABA SELEÇÃO FILTROS INSERINDO REQUISIÇÕES DE COMPRA CONFIGURAÇÃO PARA USO DE LIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA PROCEDIMENTO DE AUTORIZAÇÃO IMPRESSÃO DE REQUISIÇÕES DE COMPRA REFERÊNCIAS ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS ALTERAÇÕES FUTURAS OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO INTRODUÇÃO: Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos algum outro módulo Teorema. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema. 2

3 Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de hardware e sistema operacional solicitados: Processador Pentium IV ou superior AMD 2.0 ou superior; RAM 1GB ou mais; Disco Rígido de 120GB ou mais; Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8); Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta; Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada; Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup. Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais dúvidas com relação ao procedimento de Requisição de Compra. De início são abordados os motivos de uso e interesse do instrumento, incluindo a introdução, objetivos e o índice deste documento. Primeiramente foram tratados o conceito e a localização da funcionalidade no sistema, seguido dos procedimentos para consultas e filtros. Na seção 2.3 é apresentado o registro de uma requisição, com exemplo e comentários pertinentes. Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva. na barra de ferramentas, 1.4 OBJETIVO: Um documento de Compras é um instrumento usado para suprir necessidades de materiais ou serviços por Compras. As Requisições de Compra geralmente são consideradas como documentos internos usados em Compras. Este dispositivo fornece notificações de necessidades de materiais e/ou atividades externas e proporciona o controle de tais necessidades. As requisições podem ser criadas diretamente ou indiretamente. Diretamente quando alguém do departamento requisitante lança uma requisição de compra. A pessoa que está criando a requisição determina o que e quanto deve ser pedido e a data de remessa. Indiretamente quando a requisição de compra é iniciada por meio do componente de MRP, Análise de OP s, ou ainda OSM, para obter informações adicionais para estes casos, consultar os respectivos manuais do módulo de Produção Industrial. As Requisições de Compra podem estar sujeitas a um processo de liberação (compensação ou aprovação), nos sistemas Teorema chamado de autorização de compra. Para obter mais informações sobre esse tópico, consultar a seção Procedimento de Autorização. 3

4 2. INSTRUÇÕES GERAIS O Processo de Requisições de Compra contempla as solicitações internas de materiais ao setor de compras, o qual passará pelos processos de Cotação e posteriormente a finalização com o Pedido de Compra. 2.1 PROCESSO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA Para iniciarmos o processo de Requisições de Compra, devemos acessar o menu: Compras/Requisições de Compra, Figura 1. Figura 1 Acesso ao Modulo de Requisições de Compra. Após o acesso, é exibida a tela da Central de Compras, diretamente na aba 1 Requisições, Figura 2. Figura 2 Tela inicial do modulo Requisições de Compra. A tela de consulta do processo de Requisição de Compra apresenta diversas funcionalidades, a tabela a seguir aponta as funcionalidades disponíveis nos botões: BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE Incluir uma nova Requisição de Compra. Localizar uma ou várias Requisições de Compra, respeitando os filtros inseridos. Editar uma requisição selecionada. Inserir Filtros para localização. 4

5 Autorizar requisições selecionadas (necessita de autorizador no processo). Gerar cotações a partir de uma requisição autorizada. Opções de grade: Imprimir, Exportar para Excel, Texto, HTML, entre outros. Exibir histórico. Gera um relatório próprio para Impressão das requisições contendo itens e serviços das requisições selecionadas. Adicionar configurações de filtros como favoritas. 2.2 CONSULTA REQUISIÇÕES DE COMPRA Para efetuarmos uma consulta de Requisições de Compra, Figura 2, podemos definir vários parâmetros para tal: Figura 3 Período para consulta de Requisições de Compra. Período Consulta por um período determinado, Figura 3; Por Situação, Figura 4; o Abertas Lista as requisições abertas; o Em Lançamento Lista as requisições em lançamento; o Finalizadas Lista as requisições Finalizadas; o Canceladas Lista as requisições finalizadas; o Rejeitadas Lista as requisições rejeitadas; o Todas Lista todas as requisições; Figura 4 Situações para consulta Requisições de Compra ABA SELEÇÃO Nesta aba, Figura 5, podemos inserir parâmetros para consultas de requisições, combinadas ou não com os filtros: 5

6 Número de documento Consulta pelo número de uma requisição específica; Usuário Consulta requisições de um usuário específico; Comprador Somente para Pedidos de Compra; Fornecedor Consulta por um fornecedor específico somente em cotações e pedidos; Condição de pagamento Somente Pedidos de Compra; Item Consulta por item selecionado; Serviço Consulta por serviço selecionado; Todas as empresas Mostra as requisições de todas as empresas; Autorização Consulta requisições por status de autorização (Quando existente o processo com autorizador para requisições de compra): o Autorizados; o Não autorizados; o Pendentes; o Cotando; o Todos. Figura 5 Aba Seleção FILTROS Para adicionarmos filtros nas consultas de requisições de compra, devemos clicar no menu superior em filtros, em seguida será apresentada a tela para adicionarmos os filtros desejados dentro das opções disponíveis, Figura 6: Itens Filtra por itens; Famílias Filtra por Famílias; Grupos Filtra por Grupos; 6

7 Subgrupos Filtra por Subgrupos; Marcas Filtra por Marcas; Tipos Filtra por Tipos; Subtipos Filtra por Subtipos; Controle Filtra por Controle; Localização Filtra por localização (local onde está armazenado o item no almoxarifado ou depósito). Figura 6 Tela de Filtragem - Opções de Filtros. Para inserir filtros para filtragem sequencial, proceder conforme o exemplo, filtragem da família 001 a 005, inserimos no campo inicial 0001 e no final 0005, após clicar na seta verde para adicionar os filtros, Figura 7. 7

8 Figura 7 Adicionado Filtro Sequencial. Para adicionarmos filtros aleatórios, ou seja, se necessitarmos da família 001, 003 e 005. Clicar em para que possamos selecionar as famílias desejadas, Figura 8, na tela seguinte, marcar as famílias desejadas nas caixas de seleção em seguida clicar em selecionar para adicionar a seleção ao filtro. Figura 8 Adicionado Filtros Aleatórios. 8

9 Podem ser utilizadas combinações de filtros conforme a necessidade de cada usuário. Para limpar os filtros inseridos clicar em no botão limpar filtros. Para excluir um único filtro da seleção, clicar em e para salvar os filtros para uma consulta futura, clicar em ; ambos na lateral esquerda da tela de filtragem. 2.3 INSERINDO REQUISIÇÕES DE COMPRA Para inserirmos uma nova Requisição de Compra, clicar em incluir no menu superior será aberta a tela inserção da nova requisição. Na aba 1 Dados do Documento incluir a seguintes informações, Figura 9: Informar a empresa referente a requisição; Informar o solicitante da requisição; Informar a Aplicação dos materiais a serem solicitados (opcional); Observações da requisição (opcional); Observações Internas (opcional); Figura 9 Dados do Documento. Na aba 2 Movto dos Itens, Figura 10, informar os itens que comporão a Requisição de Compra. 9

10 Figura 10 Movimento de Itens da Requisição de Compra. Para iniciar a inclusão de um novo item na requisição, clicar em abrir a tela de Lançamento de Itens, Figura 11, informar: Selecionar o item a ser requisitado, pelo código ou descrição; Indicar a quantidade necessária; Incluir a marca do item (opcional); Centro de Custo (conforme padrão da empresa); Classificação (conforme padrão da empresa); Data de necessidade do item; Observações necessárias para o item; Clicar em Confirmar para adicionar o item à requisição; Repetir o processo para adicionar novos itens. no menu lateral esquerdo. Após A tabela a seguir descreve as funcionalidades dos botões da lateral esquerda para a movimentação dos itens da Requisição de Compra. BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE Inclusão de novo item requisitado. Alteração de informação de lançamento de Item. Exclusão de item adicionado. Exibe informações do item, fornecedores, estoque, composição... Acesso ao cadastro de item. Importar Itens já requisitados, ou do processo de Vendas Perdidas, ou ainda a composição do item. 10

11 Figura 11 Lançamento de itens de Requisição. Caso for necessário a inclusão de mais itens na requisição, repetir o processo até que todos os itens necessários estejam incluídos no movimento. Se não localizar o item em cadastro existente, será necessário cadastrá-lo, para isso consulte o POP Processo Operacional Padrão referente este processo. Serviços também podem ser inclusos na Requisição de Compra na aba 3 Serviços, Figura 12. Figura 12 Inserção de Serviços. 11

12 O Processo é semelhante a inclusão de itens, basta informa os serviços e após clicar em para inserir o mesmo na requisição. Após a inserção de todos os itens e serviços, clicar em retornar para voltar a tela principal da Requisição de Compra e clicar em para que a requisição movimentada seja inserida no banco de dados, então é gerado o número sequencial da requisição, Figura 13. Figura 13 Número sequencial da Requisição de Compra. Existem também processos para envio de da requisição clicando em e também é possível enviar um recado em massa para os usuários do sistema informando sobre a geração da requisição clicando em para a Cotação de Compra..O processo de Requisição de Compra foi finalizado, a próxima etapa é a importação 2.4 CONFIGURAÇÃO PARA USO DE LIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA Processo para limitar valores de autorização de compras, desta forma fica determinado um limite máximo para gastos com compras. Primeiramente a empresa deve utilizar a autorização para Pedidos de Compras, esta indicação é uma das configurações do Compras nos Parâmetros da Empresa, Figura

13 Figura 14 Parâmetro de Empresas - Indicação de autorizador. Algum(ns) dos usuários deve ter a função de autorizar os documentos de compras realizados pelos demais usuários, para isso na aba Liberações e Autorizações do cadastro do(s) usuário(s) do sistema que tiver(em) a prerrogativa de autorização indicar, a Figura 14 destaca o campo habilitado para a autorizador de compras do Cadastro de Usuários. Figura 15 Cadastro de Usuários - Indicação de Usuário autorizador de Compras PROCEDIMENTO DE AUTORIZAÇÃO Qualquer usuário do sistema com acesso ao Compras, lança um pedido de compras indicando um determinado usuário autorizador, Figura

14 Figura 16 Requisição de Compra. O usuário autorizador ao acessar algum documento de compras, entre requisição ou pedido, tem acesso aos documentos de compras que receberam sua indicação de autorizador durante o lançamento. Para requisições a situação Pendente indica a necessidade de autorização. Para dar sequência o usuário autorizador deve utilizar o botão Autorização, Figura 17. Figura 17 Requisição de Compra - Autorizado. Igualmente no Pedido de Compra, sendo a situação Abertos - Pendentes que sinalizará a necessidade de autorização, Figura 18. Figura 18 Pedido de Compra - Abertos e pendentes de autorização. Na tela de Autorização de Compras na coluna Autoriza setar a autorização por item requisitado. Existem algumas opções de filtros: a possibilidade de Visualizar carrega na grade somente os itens 14

15 pendentes, em Selecionar Todos a opção Sim torna todos os itens da grade para autorizar enquanto que a opção Não limpa a coluna Autoriza. Ao marcar a opção Mantém Solicitante o sistema conserva o solicitante da requisição na Cotação de Compras, se houver mais de um solicitante será gerado para somente um aleatório. Na tela de Autorização de Itens a seção Autorização permite uma manipulação geral para todos os itens da grade conforme a seleção, Figura 19. Figura 19 Tela de Autorização de Requisição de Compra. No exemplo da Figura 20 é mostrado como realizar a autorização diretamente na grade, observar as opções possíveis. Realizadas as indicações de autorização clicar no botão autorização. para efetivar a Figura 20 Seleção de opção da Autorização de Requisição de Compra. O sistema corrobora a finalização do procedimento por uma mensagem ao usuário sobre a conclusão do processo de autorização com a mensagem apresentada na Figura 21. Figura 21 Mensagem de finalização de itens para autorizar. 15

16 Na Central de Compras na tela de consulta de Requisições de Compra é verificado a alteração da Autorização dos itens movimentados pela autorização do usuário Autorizador de requisições, Figura 22. Figura 22 Consulta Requisições de Compras. 2.5 IMPRESSÃO DE REQUISIÇÕES DE COMPRA Para imprimir o relatório de Requisições de Compra, localizar na grade os itens requisitados almejados, utilizando os filtros, e as opções de período e situação, utilizar o botão Requisições, como mostra a Figura 23. e optar por Relação de Figura 23 Menu Relação de Requisições de Compra. A Figura 24 apresenta parte do relatório de Requisições de Compra destacando o item requisitado no exemplo deste manual. 16

17 Figura 24 Parte do relatório de Requisições de Compra. 17

18 3. REFERÊNCIAS Requisições de Compras (MM-PUR-REQ). Disponível em: em: abril de ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices. GB Gigabyte. UF Unidade de Federação. Acesso 4.1 ALTERAÇÕES FUTURAS Pretende-se exemplificar os controles por meio das opções de Autorização com as movimentações possíveis em Compras: Pendente; Autorizado; Cotando; Pedido Gerado; Entrada Confirmada; 4.2 OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO Citamos alguns manuais e vídeos complementam funcionalidades citadas nos manuais sobre Compras, estes se encontram em no Ambiente de Aprendizagem da Área Restrita do sítio Videoaula: Almoxarifado; Videoaula: Entrada de Itens; Videoaula: Pré-Compra; Videoaula: Tabelas de Preços; Manual de Cotações de Compra; Manual de Pedidos de Compra; Manual de Importações de Pedidos de Compra. *** Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! 18

19 Teorema Sistemas Rua Frei Caneca, Santana. Guarapuava Pr. CEP Fone (42)