GERA GESTÃO E CONTROLE DE TÍTULOS: parte II PARTE II

Transcrição

1 PARTE II

2 Olá! Você verá a seguir um importante treinamento que vai facilitar suas atividades diárias! Ao acessá-lo pela primeira vez, procure assistir até o final. Caso não consiga, você poderá reiniciar de onde parou. Após finalizar o conteúdo, você passará por uma prova de conhecimento. Confira mais informações sobre o treinamento: Objetivo: apresentar as principais funcionalidades do sistema Gera. Você vai levar: 20 minutos aproximadamente. Nota mínima na prova: 70 pontos. O treinamento ficará com status em andamento até que você atinja a nota mínima exigida. Ao atingir 70 pontos ou mais na prova, sua nota ficará registrada em seu histórico e o treinamento será concluído. Se você decidir fazer a prova novamente, depois do treinamento concluído, sua nota não será mais alterada. Preparado para adquirir muito conhecimento? Então vamos começar!

3 Bom, agora que você já viu tudo sobre Gerenciamento de Dívidas e Consulta à Base de Inadimplentes, vamos à parte II? Aqui vamos ver exclusivamente, e de forma detalhada, o processo de Gerenciamento de Arquivos de Remessa e de Retorno. Então, vamos começar?

4 Vamos começar entendendo a diferença entre Arquivo de Remessa e Arquivo de Retorno. Mas afinal o que é isso? Arquivo de Remessa é a forma Com que a sua Central de Serviços se comunica com o banco. Nesse arquivo terão informações de criação ou alterações de títulos realizados pela Central de Serviços. Somente as Centrais que possuem carteiras registradas conseguem gerar Arquivos de Remessa. Arquivo de Retorno É a forma que a Entidade Conciliadora (o banco) tem para se comunicar com a sua Central de Serviços para informar o recebimento do seu Arquivo de Remessa ou um pagamento de título. O banco disponibiliza esse arquivo no gerenciador bancário.

5 Vamos iniciar, então, por Arquivos de Remessa. No entanto, antes de prosseguirmos, é imprescindível que você saiba o que significa cada uma das nomenclaturas. A primeira será Boleto Bancário, que, aliás, você já conhece, não é mesmo? Quando se trata de receber com boleto bancário, existe uma série de informações que você precisa saber. Em primeiro lugar, vale dizer que os boletos são gerados no sistema Gera a partir de um convênio da sua Central de Serviços com o seu banco. O Boticário já possui alguns bancos e carteiras/convênios homologados e que somente eles podem ser utilizados.

6 O boleto bancário é um dos sistemas mais práticos de cobrança, em que o Cedente emite o boleto e o envia ao Sacado, que pode pagá-lo utilizando a linha digitável ou o Código de Barras. Mas você sabe o que significa cada um dos campos do boleto bancário? Vamos entender? É importante lembrar que cada banco possui seu layout, contudo os campos que detalharemos agora não são opcionais.

7 1. É composto do Código do Banco mais o Dígito Verificador. 1 2 Dígito Verificador ou Algarismo de Controle é um mecanismo de autenticação utilizado para verificar a validade e autenticidade de um valor numérico, evitando dessa forma fraudes ou erros de transmissão ou digitação. 2. É a representação numérica do Código de Barras. A linha digitável é baseada no valor do Código de Barras, mas não é o mesmo número. Ela serve para o pagamento do boleto via internet e também é utilizada quando o Código de Barras está danificado.

8 3. Vencimento: data de vencimento do boleto Agência/Código Cedente: esse campo varia conforme o banco. Mas, de forma geral, é composto do número da carteira, agência, conta e dígito. 5. Nosso Número: outro campo que também varia. Esse é um número superimportante para você identificar no seu extrato os boletos pagos. Ele deve ser diferente para cada boleto emitido, não podendo haver duplicidade.

9 Valor do Documento: esse campo contém o valor do documento, com duas casas decimais e vírgula como separador decimal Carteira: contém o código da carteira que está sendo utilizada. Isso também muda de banco para banco. 7. Código de Barras: através de sua espessura, representa 0 ou 1 em binário. No total, o código é composto de 44 dígitos numéricos que representam o valor, a data de vencimento, entre outras informações. A composição e disposição desses números varia de banco para banco.

10 9. Sacado: é quem paga o boleto. Esse campo contém os dados da pessoa que irá pagar o boleto, como nome, endereço, entre outras informações Data do Documento: data em que o documento foi gerado ou emitido, no caso de segunda via pela internet. 11. Cedente: quem emitiu o boleto. Contém o nome de quem emitiu o boleto, que em geral é o titular da conta. Pode ser pessoa física ou jurídica, mas isso depende do banco.

11 Bom, agora que você já conhece os principais campos de um boleto, iremos ter uma pequena noção de cobrança bancária. Existem basicamente duas modalidades de boleto: Com Registro e Sem Registro. A modalidade Com Registro traz mais segurança para a Central de Serviços e para o Revendedor. Nela o banco imprime e envia o boleto ao cliente no caso de negativação ou apenas para registro desses boletos no banco. Nessa modalidade, as taxas precisam ser negociadas devido à necessidade de emissão, liquidação, baixa manual ou mesmo protesto.

12 Já na modalidade Sem Registro, a empresa emite o boleto e o envia diretamente ao cliente, sem que o banco tome ciência da existência desse boleto. O banco só fica sabendo quando ele é pago e só existe uma taxa a ser cobrada, a de liquidação. Se o cliente deixar de pagar o boleto, nada acontece. No entanto, a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) anunciou o fim da cobrança por Boleto Sem Registro. A medida, que será implementada em etapas, foi divulgada para as instituições bancárias por meio do comunicado 015/2015. A alteração deve ser feita até dezembro de 2016 e faz parte do projeto Nova Plataforma de Cobrança, que tem o objetivo de fomentar a transparência nas transações por boletos bancários no Brasil. Se desejar mais detalhes, converse com seu gerente!

13 Sendo assim, para novos contratos, é necessário que as Centrais de Serviços façam a adequação, de acordo com as carteiras homologadas no sistema Gera e os bancos, que são: HSBC CSB Cobrança Registrada. Bradesco 09 Cobrança Registrada. Itaú 109 Direta Eletrônica Sem Emissão. Banco do Brasil /019 Simples Com Registro. Clientes que operam na modalidade Sem Registro serão contatados pelo seu banco para registrarem seus boletos de pagamento, visando ao preparo para a nova plataforma de boletos de pagamento.

14 Fechado até aqui? Agora uma nova perguntinha: você sabe o que é Conciliação Bancária? É um comparativo entre as movimentações existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro. Todos sabemos que existe um atraso natural entre a emissão de um cheque e sua efetiva compensação no banco. Esse atraso causa um saldo temporariamente incorreto, saldo esse que a Conciliação Bancária deve demonstrar e ajudar a corrigir.

15 Uma nova movimentação deve ser feita se o lançamento presente no banco não estiver no controle financeiro. Se um lançamento não for compensado pelo banco, ele deve ser de alguma forma destacado no controle financeiro. Existem extratos eletrônicos que facilitam a Conciliação Bancária e reduzem a chance de erros quando utilizados por softwares financeiros.

16 Os formatos mais usados para extrato eletrônico são: CNAB 400, CNAB 240, OFC ou OFX. No sistema Gera, teremos apenas a conciliação referente aos títulos do tipo Boleto pagos pelos Revendedores, cujas informações de pagamentos serão enviadas pelo banco nos Arquivos de Retorno. Essas informações, após recebimento e processamento, serão utilizadas para a execução das baixas dos títulos.

17 Agora que já entendemos tudo sobre Arquivo de Remessa, vamos ver no Gera como consultá-lo e baixá-lo. Vem comigo? 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção Integração Bancos. 3. Clique em Gerenciar Arquivos de Remessa.

18 4. Selecione a Entidade. Serão apresentadas todas as entidades bancárias cadastradas e que sejam carteiras registradas. 5. Clique em Pesquisar. Carteiras bancárias Sem Registro não serão apresentadas, pois não há remessas a serem enviadas para esse tipo de carteira contratada.

19 A tela abaixo será exibida. Vamos conhecer cada campo? Data: data de geração do arquivo. A data será apresentada somente para arquivos já fechados. Registros: quantidade de títulos constantes no arquivo. Todo título de Boleto emitido é inserido no arquivo vigente. Número: sequência referente ao lote do arquivo. Nome: padrão para os Arquivos de Remessa. A coluna Número é sequencial. Se for alterada, poderá impactar no envio do Arquivo de Remessa para o banco.

20 Erro: quantidade de títulos que apresentaram alguma divergência no Arquivo de Retorno. Ação: para a montagem do arquivo (Fechar) e para baixar o arquivo (Baixar). Confirmados: posteriormente ao envio para o banco, ele confirma o recebimento do título e devolve essa confirmação nos Arquivos de Retorno. Quando o Arquivo de Retorno é processado, confirma-se o recebimento do título pelo banco. Corrigidos: quantidade de títulos que sofreram algum ajuste pelo banco no Arquivo de Retorno. As colunas Confirmados, Erro e Corrigidos não trazem informação referente aos Arquivos de Remessa, mas sim aos Arquivos de Retorno do banco.

21 Para efetuar a abertura do arquivo, é necessário abri-lo como Bloco de Notas para que você consiga visualizar as informações. Lembrando que o Gera não faz envio do arquivo para o banco. Isso ocorre conforme negociação entre o Franqueado e seu banco. No entanto, a forma mais utilizada é via software do próprio banco.

22 Para salvar o arquivo, clique no botão Save. Será solicitado o salvamento do arquivo em formato REM em algum diretório do computador.

23 Vamos ver agora como Gerenciar Arquivos de Retorno? A tela de Gerenciar Arquivos de Retorno permite a consulta de conciliações de títulos registradas no sistema. Primeiro vamos entender como acessar o Gerenciar Arquivos de Retorno: 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção Integração Bancos. 3. Clique em Gerenciar Arquivos de Retorno.

24 4. Para consultar tudo, nenhum dos campos acima precisa ser preenchido, basta clicar em Pesquisar. Você poderá usar os filtros que desejar em caso de consulta específica. No resultado, é possível identificar de forma menos detalhada, porém mais rápida, o resultado do carregamento do Arquivo de Retorno.

25 Vamos ver o que cada campo traz? Qtd. Títulos: informa a quantidade de títulos da pesquisa. Qtd. Pagamentos Corretos: informa a quantidade de títulos que efetuaram a conciliação de forma correta, ou seja, sem erros.

26 Valor (R$): apresenta o valor total dos registros corretos. Valor (R$): é a soma dos valores dos arquivos que apresentaram erro no momento da conciliação. Erros: informa a quantidade de títulos que apresentaram erros no momento da conciliação.

27 Já no Arquivo de Retorno você poderá verificar algumas informações. As mais importantes são: Qtd. Registros Pagamento: quantidade de títulos pagos, que serão baixados no Gera. Qtd. Pagamentos Corretos: quantidade de títulos pagos sem erros. Qtd. Total de Registros: quantidade de títulos dentro do Arquivo de Retorno, sendo eles apenas de confirmação ou pagamento.

28 Valor (R$): somatória dos títulos pagos no arquivo. Colunas Código Usuário Criação e Nome Usuário Criação: indicam o usuário que inseriu o arquivo no Gera. Exportar: se precisar exportar as informações para um arquivo Excel.

29 É possível ainda consultar o desdobramento dos arquivos. Download: é possível baixar os registros constantes no Arquivo de Retorno. Visualizar Registros: a tela carregada com o Arquivo de Retorno será exibida conforme abaixo: Estornar: executar a ação de estorno em todas as baixas realizadas com o Arquivo de Retorno.

30 Na tela de Consultar Movimentos, você pode pesquisar os movimentos, basta inserir o Código do Canal de Distribuição e clicar em Pesquisar. Se desejar, também poderá Exportar a planilha.

31 E para carregar os Arquivos de Retorno, você sabe como faz? Vem comigo que vou explicar direitinho! 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção Integração Bancos. 3. Clique em Processar Arquivo de Cobrança. Mesmo com essa nomenclatura, Arquivo de Cobrança, hoje o Gera tratará somente os Arquivos de Retorno.

32 4. Preencha os filtros. 5. Clique em Carregar. Os filtros podem ser por: Tipo de Entidade: banco. Banco/Empresa Externa: banco cadastrado para a emissão de boletos. Arquivo: deve-se procurar o Arquivo de Retorno recebido pelo banco e que deve estar salvo em algum diretório do computador.

33 Depois, é só carregar o arquivo e aguardar o seu processamento, que ocorre de 10 minutos a 24 horas, isso depende muito do fluxo diário de atividades realizadas no sistema. Aqui é possível o usuário acompanhar o rodar do arquivo que ele acabou de carregar:

34 E Conta Residual, para que serve essa consulta? A consulta de Conta Corrente Residual permite analisar os débitos e créditos gerados ao Revendedor, principalmente em função de pagamento de títulos com valor maior e troca de produtos quando possuem valores diferentes. 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção CC Residual. 3. Clique em Gerenciar Conta-corrente do Cliente.

35 4. Se desejar informações de um Revendedor específico, insira o Cód. Pessoa, e, para todos, nenhuma informação é necessária. 5. Clique em Pesquisar. Os campos de filtro Origem, Pedido utilizado, Notificação e Título podem ser utilizados para efetuar uma consulta mais direcionada.

36 O resultado da pesquisa trará as seguintes informações: Vamos ver cada um dos campos?

37 Tipo: indica se o valor será creditado ou debitado no próximo pedido do cliente. Origem: origem da Conta Corrente Residual. Pode ser Reclamação (gerada em Atendimento/SAC) ou Cobrança (gerada a partir do pagamento de um título a maior). Situação: situação da Conta Corrente Residual. Ela pode ser: Ativa = Ativa. Inativa = Não está ativa e pode ser reativada. Cancelada = Já foi ativa algum dia, mas não poderá mais ser utilizada. no Quando Ativa, o crédito ou débito será incluso próximo pedido. Quando Inativa, a conta não será considerada no próximo pedido.

38 Data Criação: data em que o débito/crédito foi criado. Pedido utilizador: pedido em que o débito/crédito foi utilizado. Notificação: se a conta foi originada de um SAC, o número dele será apresentado. Caso não seja, o campo fica em branco. Título: se a CC Residual teve origem na baixa de um título, o número será apresentado. Caso não tenha, o campo fica em branco.

39 Mas fiquei com uma dúvida: e se eu quiser cancelar um registro de Conta Corrente Residual? Como faço? Para cancelar um registro de Conta Corrente Residual a fim de não ser considerado no próximo pedido, selecione o registro e clique em Cancelar conta. A situação do registro é alterada para Inativa. Podem ser cancelados apenas os registros Ativos e que ainda não tenham sido utilizados em um pedido. E para reativar um registro de Conta Corrente Residual? Para reativar um registro de Conta Corrente Residual cancelado a fim de que ele seja considerado no próximo pedido do cliente, selecione o registro e clique no botão Reativar conta. Podem ser ativados apenas os registros Inativos.

40 É possível também verificar detalhes da criação da Conta Corrente Residual. Basta selecionar o registro e clicar em Ver histórico. Todos os registros de Conta Corrente Residual com origem Cobrança serão criados na situação Inativo. Isso permite à Franquia analisar a real veracidade do crédito para posteriormente inativar e possibilitar que o Revendedor possa utilizar esse saldo.

41 E, para finalizar, você pode Exportar os registros de Conta Corrente Residual resultantes da consulta. Basta clicar no botão Exportar. Abaixo você confere a visualização do arquivo em Excel:

42 Neste treinamento, aprendemos a diferença entre Arquivo de Remessa e Arquivo de Retorno. Conhecemos em detalhes o Arquivo de Remessa: Boleto Bancário. Vimos para que servem todos os campos e que existe a modalidade Com Registro e Sem Registro, que, aliás, não é mais utilizada pelas nossas Centrais de Serviços. Vimos também que Conciliação Bancária é um comparativo entre as movimentações existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro. Conhecemos todo o processo de baixa e gerenciamento de Arquivos de Remessa, bem como a possibilidade de carregar um arquivo.

43 Vimos ainda como se faz para gerenciar e carregar Arquivos de Retorno, o que permite a consulta de conciliações de títulos registradas no sistema. Para finalizar, vimos a consulta de Conta Corrente Residual, que permite analisar os débitos e créditos gerados ao Revendedor, principalmente em função de pagamento de títulos com valor maior e troca de produtos quando possuem valores diferentes. Muitos relatórios e números estratégicos para a sua Central! Que tal agora gerar mais um número? Vamos à prova? Boa sorte!