Transcrição

1

2

3

4

5

6

7 Gestores Colaboradores com participação activa na Gestão da Farmácia Gestores e/ou Contabilistas - Conhecer ferramentas fundamentais para melhorar a Gestão da Farmácia; - Conhecer o peso Contabilístico/Fiscal dos documentos; - Conhecer, produzir e interpretar os mapas representativos do fluxo de dinheiro 1. Parâmetros 1.1. Famílias 1.2. Taxas de Iva 1.3. Margens de comercialização 1.4. Registo de actividades irregulares 2. Ficha de Produto 2.1. Campos 2.2. Métodos de cálculo 2.3. Atalhos 2.4. Abrir novas fichas 3. Existências 3.1. Valor das existências 3.2. Distribuição do valor das existências 3.3. Eventuais erros 4. Apurar valores de Fim de Dia 4.1. Líquido na Caixa 4.2. Diário de Gestão 4.3. Recapitulativo 5. Compras 5.1. Histórico de compras/vendas 5.2. Distribuição/validade das existências 5.3. Níveis de Stock (Máx vs Mín) 5.4. Valor das existências 6. Devoluções 6.1. Momento/valor da devolução 6.2. de Stock (Máx vs Mín) 6.3. Movimento vs Modo da regularização 6.4. Influência ao valor das existências 7. Gestão das Contas de Clientes 7.1. Histórico de movimentos 7.2. Valor do saldo 7.3. Valor da dívida 7.4. Vendas em situação suspensa 7.5. Tipo de documentos 8. Gestão de acessos 8.1. Desenhar/implementar soluções 8.2. Associar utilizadores 9. Flutuações de Stock 9.1. Contagens físicas 9.2. Quebras 9.3. Alterações manuais

8 Gestão de Stocks (Sifarma Clássico) Todos os colaboradores que directa ou indirectamente lidam com o aprovisionamento de stocks e gerem os valores das existências. - Saber controlar as existências da farmácia, ao nível de compras e vendas; - Saber produzir e ler mapas de análise de stocks. 1. Controlo de vendas 2. Controlo de Encomendas 2.1. Preparação da Encomenda 2.2. Gestão de Entregas 3. Verificação de stocks 4. Encomendas por Quantidade Vendida 5. Produtos de Vendas 6. Preparação do Inventário 7. Produtos sem consumo 7.1. Produtos sem consumo 7.2. Eliminar produtos sem consumo 8. Prazos de Validade 8.1. Listagem para controlo de validade 9. Contagem física 9.1. Listagem para Contagem Física 9.2. Recolha das existências 9.3. Recolha automática 9.4. Listagem de diferenças 9.5. Correcção das existências 10. Edição de Produtos 11. Recolha de quebras 12. Alterar códigos 13. Listagem do Histórico de Vendas 14. Listagem do Inventário Caso prático para a listagem do inventário

9 Gestão de Stocks (Sifarma 2000) Todos os colaboradores que directa ou indirectamente lidam com o aprovisionamento de stocks e gerem os valores das existências. - Saber controlar as existências da farmácia, ao nível de compras e vendas; - Saber produzir e ler mapas de análise de stocks. 1. Controlo no Atendimento 1.1. Chamada de produto no Atendimento 1.2. Ficha de produto 1.3. Caso prático Controlo de stocks 2. Controlo de Encomendas 2.1. Preparação da Encomenda Caso prático Gestão de Encomendas 2.2. Recepção de Encomendas Caso prático Recepção de encomendas 3. Preparação do Inventário 3.1. Caso prático para a preparação do inventário 4. Produtos sem consumo 4.1. Listagem de Produtos sem Consumo 4.2. Caso prático para a Listagem e retirada de produtos sem consumo 5. Prazos de Validade 5.1. Listagem de Controlo de Validade 5.2. Correcção de prazos de validade 5.3. Caso prático Controlo de Validades 6. Contagem física 6.1. Listagem para Contagem Física 6.2. Recolha das existências 6.3. Listagem de diferenças 6.4. Correcção das existências 6.5. Caso prático para a Contagem Física 7. Editar Produtos 8. Gestão de Quebras 9. Listagem do Histórico de Vendas 10. Listagem do Inventário 11. Listagem de Irregularidades

10 Exportação e Tratamento de Dados Sifarma 2000 Introdução/Justificação da Acção: Apesar de termos no Sifarma2000 uma ferramenta essencial de apoio à actividade Farmacêutica, cada Farmácia apresenta as suas necessidades específicas, que muitas vezes não estão contempladas na aplicação. Dispomos no entanto hoje em dia no mercado, de inúmeras aplicações específicas para as mais variadas necessidades. Pretendemos assim, com este módulo, explorar as potencialidades das aplicações Office (Word, Excel e Outlook), transmitindo os conhecimentos base destas aplicações, com a vantagem do tratamento particular dos dados passíveis de exportação pelo Sifarma Farmacêuticos e/ou outros colaboradores que queiram aprofundar as potencialidades da exportação de dados da Ficha de Produto e de Cliente para outras plataformas. No final da sessão, o formando deverá ser capaz de realizar todo um conjunto de processos a nível de soluções de tratamento de dados provenientes do sistema, em programas de uso tão corrente como as ferramentas Office e Correio Electrónico. 1. A ficha de cliente em folha de cálculo e processador de texto 1.1. Introdução às funções de cálculo (Ex: Excel) 1.2. Sifarma 2000 em processador de texto (Ex: Word) 2. A ficha de produto em folha de cálculo 2.1. Calcular o total de vendas nos últimos 6, 12, 18 e 24 meses Calcular o número máximo e mínimo de vendas nos últimos 6, 12, 18 e 24 meses Efectuar vários tipos de filtragens 4. Comunicações sifarma2000 e correio electrónico 4.1.Envio da informação produzida por correio electrónico reais/laboratórios com aproximação à realidade da Farmácia)

11 Noções Básicas (Sifarma Clássico) Todos os colaboradores que não tenham tido contacto com o Sifarma para que rapidamente possam utilizá-lo no dia-a-dia da farmácia. - Efectuar atendimentos - Realizar Encomendas - Conhecer o processo da facturação 1. Vendas 1.1. Vendas Normais 1.2. Vendas Suspensas 1.3. Vendas a Crédito 2. Encomendas 2.1. Aprovação de Encomendas 2.2. Gestão de Entregas 2.3. Gestão de Bónus 3. Facturação 3.1. Emissão de Lotes 3.2. Fecho de Lotes 3.3. Resumo de Lotes e Factura 3.4. Recolha de Receitas 3.5. Correcção de Lotes 3.6. Lista de Resumo de Facturas 3.7. Documento de Entrega na ANF

12 Noções Básicas (Sifarma 2000) Todos os colaboradores que não tenham tido contacto com o Sifarma para que rapidamente possam utilizá-lo no dia-a-dia da farmácia. - Efectuar atendimentos - Realizar Encomendas - Conhecer o processo da facturação - Realizar funções de controlo 1. Atendimento 1.1. Vendas Normais 1.2. Vendas Suspensas 1.3. Vendas a Crédito 1.4. Vendas Suspensas/Crédito 2. Encomendas 2.1. Gestão de Encomendas 2.2. Recepção de Encomendas 2.3. Gestão de Bónus 3. Facturação 3.1. Emissão de Lotes 3.2. Fecho de Lotes 3.3. Resumo de Lotes e Factura 3.4. Recolha de Receitas 3.5. Correcção de Lotes 3.6. Lista de Resumo de Facturas 3.7. Documento de Entrega na ANF 4. Funções Diversas 4.1. Prazos de Validade 4.2. Impressão de Códigos de Barras 5. Gestão de Caixa

13 Procedimentos Operacionais de Vendas e Encomendas Colaboradores da Farmácia que efectuem a gestão dos processos de vendas e de compras - Efectuar uma gestão mais eficaz e rigorosa das vendas - Obter e consultar listagens indicadoras de Gestão de Compras/Vendas; Elaborar encomendas não diárias com base em listagens indicadoras, para uma gestão programada de compras 1. Opção Atendimento 1.1. Tipos de componentes no Atendimento: 1.2. Ecrã do Atendimento 1.3. Ecrã de envelope de Atendimento: Verificação do Atendimento Abate de componente Guardar Atendimento Terminar Atendimento 1.4. Ecrã de Pagamento: 2. Atendimento 2.1. Atendimento mono-componente Indicação do tipo de componente 2.2. Atendimento multi-componente Indicação do tipo de componente 2.3. Dispensa de produtos Recolha de produtos Validações na recolha do produto Controlo de Validade do produto Remoção de produtos recolhidos Alteração de preço de venda de produtos recolhidos 3. Tipos de dispensas: 3.1. Sem receita 3.2. Receita 3.3. Protocolo 3.4. Suspensa 3.5. Serviços farmacêuticos 3.6. Devolução 3.7. Credito a utentes 4. Opções várias 4.1. Criação de ficha de produto 4.2. Alteração de Pvp 4.3. Pesquisa em grupo genérico 4.4. Pesquisa em grupo homogéneo 4.5. Informação Cientifica 4.6. Observações ao Produto 5. Consulta de Vendas 5.1. Pesquisa de Atendimentos 5.2. Reimpressão de documentos 5.3. Anulação de Atendimentos 6. Gestão de Caixa 7. Lista de Produtos Vendidos 8. Lista de Prestação de Serviços 9. Gestão de Encomendas 9.1. Encomenda Diária Proposta de Encomenda Envio da Encomenda 9.2. Encomenda-tipo

14 Procedimentos Operacionais de Vendas e Encomendas 9.3. Encomenda de Reforço de Stock 9.4. Encomenda Directa 9.5. Encomenda de Esgotados 9.6. Encomenda Manual 10. Recepção de Encomendas 11. Gestão de Devoluções Criar / Alterar Devoluções Regularizações de Devoluções Devolução Não Aceite Devolução Aceite por Emissão de Nota de Crédito Devolução Aceite por Troca de Produto Regularizações Parciais Lista de Produtos a Regularizar Lista de Produtos Regularizados 12. Ficha do Fornecedor 13. Impressão de Códigos de Barras 14. Listagens Produtos em Encomendas Fornecedores da Farmácia

15 Facturação às Entidades (Sifarma Clássico) Colaboradores que intervêm activamente no processo de Facturação às Entidades. - Compreender o processo de Facturação - Executar o processo de Facturação correctamente - Saber interpretar os valores dos vários documentos 1. Lotes 1.1. Emissão de Lotes 1.2. Fecho de Lotes 1.3. Resumo de Lotes e Factura 1.4. Regularização de Factura 1.5. Recolha de receitas 1.6. Correcção de lotes 2. Organismos 2.1. Situação dos Organismos 2.2. Edição de Organismos 2.3. Listagem de Organismos 3. Listagem de Resumo de Facturas 4. Documento para entrega na ANF 5. Abate de Facturas aos Organismos 6. Envio de Facturação

16 Facturação às Entidades (Sifarma 2000) Colaboradores que intervêm activamente no processo de Facturação às Entidades. - Compreender o processo de Facturação - Executar o processo de Facturação correctamente - Saber interpretar os valores dos vários documentos 1. As receitas 2. Os lotes 3. Período de Facturação 4. Série 5. Casos particulares 6. Documentação 7. Estrutura da aplicação 7.1. Organização em Lotes por Facturar e Facturados 7.2. Organização das receitas em lotes de 30 unidades 8. Gestão de Lotes por Facturar 8.1. Estrutura do ecrã 8.2. Facturação em curso 8.3. Facturação fechada 9. Gestão de Lotes Facturados 9.1. Consulta de períodos de facturação anteriores 9.2. Repetição de documentos 10. Gestão de Planos e Entidades 11. Listagens Lista de resumo de facturas e Entidades Documento para a ANF

17 Gestão e Manutenção do Sistema (Sifarma Clássico) Directores técnicos ou colaboradores por eles indicados com funções de gestão de acessos e parametrização do sistema - Saber parametrizar os acessos dos vários utilizadores; - Saber configurar o Sistema; - Saber manter o Sistema saudável 1. Gestão do Sistema 1.1. Gestão Alterar código de acesso Código de validação do empregado Gestão de grupos/utilizadores 1.2. Parâmetros Número de documentos Recebimentos Diário de Gestão Acumulados do Diário de Gestão Acesso às gavetas 2. Manutenção do Sistema 2.1. Eliminação e cópia de dados Eliminação de vendas suspensas caducadas Documentos de venda Documentos de clientes Abate de facturas aos organismos Eliminação de produtos sem consumo Recolha de quebras Alterar códigos Seguranças

18 Gestão e Manutenção do Sistema (Sifarma 2000) Directores técnicos ou colaboradores por eles indicados com funções de gestão de acessos e parametrização do sistema - Saber parametrizar os acessos dos vários utilizadores; - Saber configurar o Sistema; - Saber manter o Sistema saudável 1. Margens de comercialização 2. Motivos de devolução 3. Mensagens dos Planos de Comparticipação 4. Serviços de chamada 5. Serviços domiciliários 6. Outros serviços 7. Contadores de vendas / registos 8. Dados para cabeçalhos e rodapés 9. Configuração do número de cópias 10. Gestão do Sistema Activa / desactiva Caixa Central Permissão ao Utente Gestão de Perfis Gestão de Empregados

19 Procedimentos Fim de Dia (Sifarma Clássico) Colaboradores com necessidade de adquirir/aprofundar conhecimentos na área de Fim de Dia - Conhecer e tirar partido das funcionalidades de Fim de Dia; 1. Líquido em caixa 2. Listagem de produtos vendidos 3. Abate de vendas 4. Análise de detalhe de vendas 5. Fecho do dia 6. Resumo do Talão recapitulativo 7. Listagem de irregularidades 8. Abate de irregularidades 9. Impressão de documentos de dias anteriores

20 A Caixa (Sifarma 2000) Colaboradores com participação activa na Gestão da Farmácia Gestores e/ou Contabilistas - Interpretar os documentos Diários e Contabilísticos/Fiscais de Fim de Dia; 1. Apurar valores de Fim de Dia 1.1. Ecrã de Caixa Interpretação das rubricas do Ecrã de Caixa 1.2. Diário de Gestão Interpretação das rubricas do Diário de Gestão Detalhe por Atendimentos Efectuados 1.3. Talão Recapitulativo Interpretação das rubricas dos valores do Talão Recapitulativo Diferença entre Valores Recebidos e Apurados 1.4. Recebimentos Detalhe das rubricas do Ecrã Formas de Pagamento Validação com valores em caixa

21 Procedimentos Fim de ano Colaboradores da Farmácia com tarefas nos Procedimentos de Fim de Ano e na Gestão de Stocks - Optimizar os procedimentos de Fim de Ano na Farmácia 1. Preparação do Inventário 1.1. Verificação de produtos sem consumo 1.2. Verificação de Margens de Comercialização 2. Contagem Física 3. Quebras 4. Listagem do Inventário a 31 de Dezembro 5. Inventários de anos anteriores Copiar Inventário 6. Guardar Tape com Segurança de 31 de Dezembro 7. Edição do Inventário 8. Verificação de Anomalias e possível correcção 9. Gerar Inventário 10. Listar Inventários de anos anteriores

22 Cálculo de Margens de Comercialização Directores técnicos ou colaboradores por eles indicados com funções de gestão compras e preços de produtos. - Demonstrar ter conhecimentos base sobre Preços/Margens e capacidade do seu cálculo - Saber tomar decisões quanto ao método de registo a produzir no Sistema Informático - Saber a influência que os diferentes métodos de registo produzem nos mapas finais de gestão 1. Ficha de Produto 1.1. Preço de Factura 1.2. Preço Médio 1.3. Preço de Custo 2. A margem 2.1. Sobre o preço de factura/custo 2.2. Como porção do PVP 2.3. Coeficientes de multiplicação 2.4. Tabela das Margens de Comercialização 2.5. Origem do PVP

23 Gestor + Farmácia Directores técnicos ou colaboradores responsáveis pela Gestão da Farmácia. - Utilizar o Sifarma como ferramenta de auxílio para Gestão de Stocks e para a Gestão Financeira da Farmácia. - Criar modelos de acompanhamento e controle de gestão 1. Gestão de Stocks 1.1. Abc de produtos 1.2. Cálculo da Rotatividade 1.3. Rentabilidade (ex: linear) 2. Análise de procedimentos 3. Controlo financeiro e informático

24