APROPRIAÇÃO DE DESPESAS EM BUSCA DO CUSTO REAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Transcrição

1 APROPRIAÇÃO DE DESPESAS EM BUSCA DO CUSTO REAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS José Júlio de Carvalho e Silva (1) Engenheiro Mecânico pela Universidade Santa Úrsula. Engenheiro da Companhia Municipal de Limpeza Urbana - COMLURB desde Natália Peçanha Caninas Engenheira Química pela UFRJ. Mestre em Engenharia de Produção pela PUC-RJ. Engenheira da Companhia Municipal de Limpeza Urbana - COMLURB. Marcelo dos Santos Bonfim Engenheiro de Produção pela UFRJ. Engenheiro da Companhia Municipal de Limpeza Urbana - COMLURB. José Maria de Mesquita Júnior Engenheiro Químico pela UFRRJ. Pós-graduação em Engenharia Sanitária pela UERJ. Engenheiro da FEEMA. Assessor-Chefe da Diretoria Operacional da Companhia Municipal de Limpeza Urbana - COMLURB. Endereço (1) : Rua Uruguai, 564 / Tijuca - Rio de Janeiro - RJ - CEP: Brasil - Tel: (021) jjulio@openlink.com.br RESUMO O presente trabalho tem por objetivo demonstrar a metodologia empregada na apropriação das despesas em busca do custo real dos serviços prestados, através de uma parceria multisetorial de uma grande empresa, que presta serviços de limpeza urbana na cidade do Rio de Janeiro. Primeiramente será abordada a metodologia para apuração de custos nos serviços de limpeza urbana tendo por finalidade servir de base para futuros projetos neste segmento de mercado. Em seguida será apresentado um estudo de caso envolvendo uma região do município do Rio de Janeiro, no qual é aplicada a metodologia bem como a memória de cálculo. PALAVRAS-CHAVE: Limpeza Urbana, Apropriação de Custos, Custos, Apropriação de Despesas. INTRODUÇÃO O levantamento dos custos de uma empresa pressupõe o conhecimento de conceitos básicos e a adoção de uma metodologia apurada e criteriosa. Para que se possa iniciar qualquer tipo de avaliação é necessário que se faça um retrospecto da evolução histórica da contabilidade de custos. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3316

2 Até o século XVIII, época da Revolução Industrial, a contabilidade era utilizada para fins mercantilistas. A ênfase era dada ao levantamento da quantidade dos estoques e ao montante das compras do período, que resultava no custo das mercadorias. O confronto das receitas obtidas com a venda das mercadorias com esse valor resultava no lucro bruto, do qual, abatendo-se todas as despesas, originava o resultado líquido ou lucro líquido. Como a ênfase era o comércio, o controle dos custos era bastante simplificado. Com o surgimento das indústrias, o levantamento dos dados para a apuração do resultado se tornou mais complexa. Passaram a fazer parte do custo do produto o custo dos fatores de produção utilizados para a sua fabricação. Outro fator importante na contabilidade industrial foi o valor do estoque dos produtos existentes na empresa. O desenvolvimento do mercado de capitais trouxe a necessidade de uma análise mais apurada dos balanços e resultados da empresa por parte dos acionistas. Outro fator que influenciou a abordagem da contabilidade em relação aos dados da empresa foi a crescente complexidade do sistema bancário, que resultou na figura da auditoria, que muito colaborou para a homogeinização dos critérios da contabilidade. Entretanto, a Contabilidade de Custos não alcançou um desenvolvimento tão acentuado quanto seria de se esperar. Conforme Eliseu Martins: "A preocupação primeira dos Contadores, Auditores e Fiscais foi a de fazer da Contabilidade de Custos uma forma de resolver seus problemas de mensuração monetária dos estoques e do resultado, não a de fazer dela um instrumento de administração". Com o passar do tempo, ocorreu justamente o oposto e a contabilidade de custos passou a ser um instrumento gerencial e de apoio à decisão. Ocorreu também a sua utilização não só na indústria, mas também em outros setores da economia como instituições financeiras, empresas comerciais, firmas de prestação de serviços, etc. As empresas privadas se adaptaram melhor ao controle e depuração dos custos, pois o lucro que perseguem exige uma visão direcionada para a minimização dos custos envolvidos nas suas atividades. Nas empresas públicas o foco nos custos não é uma prática usual, não por serem perdulárias, mas por não terem a cultura do lucro. Entretanto, essa visão não é compatível com dias de hoje, onde cada centavo do contribuinte deve ter um direcionamento justo e bem aplicado. Lidando com um orçamento fixo, muitas vezes as empresas públicas, na hora de reduzir custos, adotam cortes que nem sempre afetam a principal causa dos problemas financeiros da empresa: o desperdício. Isso provoca, muitas vezes, o cancelamento de projetos e suspensão de investimentos que poderiam tornar a empresa mais forte. No presente trabalho é apresentada uma metodologia de apropriação de custos em uma empresa de limpeza urbana. A apropriação permite economizar sem sacrificar a qualidade dos serviços, pois a identificação do setor ou gerência onde se encontra o desperdício ou o uso não otimizado da verba pública, se torna mais preciso e facilitado. APROPRIAÇÃO DE CUSTOS Para a elaboração da metodologia de apropriação dos custos, era indispensável a definição sobre qual unidade de custos seria feito o estudo. Foi adotado o conceito de centro de custo, definido como toda unidade ou setor existente na empresa que gera despesas. A 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3317

3 dimensão dos centros de custo de uma empresa pública pode inviabilizar a aplicação da apropriação, se a aproximação ao problema não for orientada por uma metodologia adequada e conseqüente. Neste trabalho os vários centros de custo existentes foram divididos em Centro de Custo Administrativo e Centro de Custo Operacional, que se subdivide em direto e indireto. O total das despesas alocadas no centro de custo administrativo é rateada proporcionalmente pelo custo operacional direto e indireto. Nos centros de custo operacionais indiretos são apropriadas o total das despesas incorporadas à despesa operacional direta, por atividade e quantidade (peso) transferida e recebida no local de destinação final. No estudo de caso, os centros de custos operacionais diretos podem ser entendidos como o local onde é alocada a despesa operacional direta mais a taxa de administração rateada pelas atividades envolvidas, ou seja, coleta domiciliar, remoção de lixo público e limpeza de logradouros. METODOLOGIA Deve-se ter em mente que para a elaboração dos custos de uma empresa, principalmente em se tratando de empresa pública, é necessário a criação e uso de uma cultura de planejamento participativo, onde seus diversos componentes, como a apropriação de custos, sejam internalizados, trabalhados, usados e respeitados por todos os empregados desde a direção até o nível operacional. É preciso estar consciente das vantagens que podem ser auferidas com o conhecimento pleno dos custos praticados pela empresa e das possibilidades gerenciais que se abrem a partir deste conhecimento, no que diz respeito ao aumento da produtividade e com os reflexos positivos que se pode ter na qualidade oferecida aos clientes. Dada a importância de que se reveste este assunto para os resultados da empresa, é indispensável que esta apropriação seja efetuada com base em uma metodologia adequada. A metodologia para apuração dos custos de limpeza urbana nas atividades a ela inerentes, como limpeza de logradouros, coleta domiciliar e remoção de lixo público, tem por finalidade servir de base para futuros projetos de operação de custos em uma empresa cujo segmento de mercado seja a limpeza urbana. Para uma criteriosa apuração dos custos são necessários os seguintes passos: Definição dos centros de custos da empresa; Divisão do organograma da empresa em centros de custos; A área operacional da empresa deve estar em centros de custos que devem estar afinados com as atividades e as áreas onde estas se desenvolvem; Para que se possa valorar os serviços de coleta domiciliar, limpeza de logradouros e remoção de lixo público é imprescindível que se relacione os materiais consumidos por cada serviço; Cada centro de custo deve conter despesas referentes a pessoal, encargos sociais, materiais, serviços e outros catalogados como geral; 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3318

4 setor de contabilidade deve fornecer os valores por contas de despesas alocadas por centro de custo; Para uma apuração preliminar e também para uma sintonia fina da metodologia estabelecida do custo é aconselhável escolher uma região da cidade e estudá-la separada e detalhadamente. Deve-se quantificar os centros de custos que ocorrem na área em estudo e alocar as contas de despesas aos serviços. Com o conhecimento da operação dos serviços especificados pode-se separar as contas de despesas agrupando-as nos respectivos serviços. A área operacional deve fornecer, de forma organizada e criteriosa e no tempo estabelecido é importante que os dados sejam tratados no tempo da ocorrência, pois custos apurados com atraso perdem a oportunidade e o valor gerencial - os dados referentes à operação. ESTUDO DE CASO - COMLURB O presente trabalho tem por finalidade apresentar um estudo de caso sobre a metodologia dos custos nas gerências operacionais, admitindo como parâmetro de comparação alguns indicadores de importância gerencial para uma possível análise das áreas estudadas. O estudo dos custos das gerências operacionais surgiu da parceria das diretorias operacional e financeira, através das gerências de contabilidade, de controle e informações e de programação e controle. A metodologia empregada permite uma apropriação das despesas por gerência além de servir de subsídio para os dados dos custos por tipo de serviço. A empresa em questão é responsável pela limpeza da cidade. A cidade foi dividida por regiões, denominadas gerências, e são responsáveis pela limpeza de determinadas áreas. As gerências coordenam diversos serviços de limpeza tais como: coleta domiciliar, limpeza de logradouros públicos, limpeza de praias, favelas e feiras, dentre outros. As empresas hoje estão se adaptando aos novos tempos procurando ajustar seus custos de tal forma que o serviço desempenhado não se altere em qualidade. A empresa em estudo tem receita própria oriunda da cobrança da taxa de serviço de coleta. O montante do pagamento da taxa de serviço uma receita para a mesma. Como a empresa não cobra diretamente aos clientes pelos serviços realizados consequentemente um pequeno incremento no recolhimento de resíduos sólidos nos logradouros públicos gera uma despesa não planejada. O trabalho visa um controle e planejamento dos custos nas gerências operacionais para que a empresa tenha informações capazes de indicar que área da cidade executa um bom serviço de qualidade pelo menor custo. Como foi explanado na metodologia, a estrutura organizacional da Comlurb foi dividida em centros de custo: Presidência Diretoria de Administração e Finanças Diretoria de Recursos Humanos Centro de custo administrativo Centro de custo administrativo Centro de custo administrativo 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3319

5 Diretoria Jurídica Diretoria Técnica e Industrial Diretoria de Operações de Limpeza Centro de custo administrativo Centro de custo operacional indireto Centro de custo operacional direto É importante salientar que a presidência e todas as diretorias, exceto as diretorias técnica e industrial e a de operações de limpeza, foram consideradas centro de custo administrativo. Na apropriação dos custos foi levado em conta que os custos administrativos são todos incorporados pelos centros de custos operacionais. Esse conceito originou a taxa de administração, que é definida como a soma das despesas alocadas nos centros de custo administrativo pelas despesas dos centro de custos operacionais. A memória de cálculo da taxa de administração da companhia está assim detalhada: Administração PRE ,03 DAF ,01 DRH ,39 DJU ,79 Total ,22 Operacional Indireto ,81 Operacional Direto ,16 Despesa Total ,19 Tx. de Administração 25,858% A diretoria técnica e industrial é representada na estrutura organizacional pelo custo operacional indireto onde estão descritas algumas atividades. No escopo desse trabalho as despesas da diretoria técnica e industrial não serão acrescidas ao centro de custo operacional direto. O detalhamento da apropriação do custo operacional indireto é feito da seguinte maneira: Coleta hospitalar ,85 Controle de vetores ,20 Limpeza hospitalar ,31 Controle urbano ,56 Transferência ,70 Aterros ,51 Máquinas e equipamentos ,59 Fábrica ,26 Sub total ,98 Outros ,83 Total ,81 Tx. Adm. Oper. Indireto 3,74% A taxa obtida acima é a parcela administrativa das despesas da diretoria técnica e industrial. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3320

6 Os valores apresentados são da Área de Planejamento 3 e de acordo com os percentuais, é uma região representativa dentro do município do Rio de Janeiro. A área que serviu de base para os estudos tem as seguintes características: Peso total coletado t/mês (33,97% de toda a diretoria) Peso total removido t/mês (33,81% de toda a diretoria) MOD envolvida garis/mês (30,42% de toda a diretoria) Despesa média R$ ,50 (29,70% de toda a diretoria) Despesa média diretoria operacional R$ ,16 As despesas da AP 3 foram agrupadas de maneira a possibilitar uma melhor representação para o estudo em questão. Abaixo está explanado o demonstrativo de despesas da AP3: Nome das contas Despesas (R$) Pessoal Enc. Sociais ,01 Pessoal ,93 Mat. Seg. Trabalho 7.569,65 Vestuário 7.963,89 Total parcial ,49 Materiais Mat. Limpeza ,64 Outros materiais ,84 Total parcial ,44 Transporte Contrato ,34 Concessionárias Água ,49 Telefone 5.795,35 Luz 9.223,04 Total parcial ,88 Total ,16 Tx. Adm. Oper. Direto 0,997% 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3321

7 Figura 1- As despesas da AP3 estão divididas em Transporte, Pessoal e Materiais (os valores das Concessionárias estão rateadas nas contas citadas). Transporte 33,88% Materiais 1,45% Pessoal e Enc. Soc 64,67% Os indicadores de produção que nortearam o trabalho foram: Utilização MOD Peso Lixo Público Peso Coleta Domiciliar h.dia t t A apropriação dos custos por atividade foi distribuída pelos serviços mais importantes da empresa. A conta de Pessoal é calculada como sendo o total de Pessoal (Enc. Sociais, Pessoal, Mat. Seg. Trabalho e Vestuário) gasto pela AP3 dividido pelo total da mão-de-obra direta multiplicado pela mão-de-obra do serviço em questão. A percentagem atribuída nos serviços de coleta domiciliar, remoção de lixo público e limpeza de logradouros na conta de Transporte foi calculada de acordo com a utilização dos veículos em cada serviço. Coleta Domiciliar MOD Utilizada (h.dia) Peso Coletado (t) Pessoal (R$) ,74 Transporte (R$) ,29 Sub total ,03 Administração ,26 Total ,29 Custo Unitário (R$/t) 36,91 Remoção Lixo Público MOD Utilizada (h.dia) Peso Coletado (t) Pessoal (R$) ,93 Transporte (R$) ,59 Sub total ,52 Administração ,63 Total ,15 Custo Unitário (R$/t) 29,42 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3322

8 Limpeza de Logradouros MOD Utilizada (h.dia) Pessoal (R$) ,69 Transporte (R$) ,24 Material (R$) ,69 Sub total ,62 Administração ,05 Total ,66 Custo Unitário (R$/h.dia) 76,23 Demonstrativo final Coleta Domiciliar Peso (t) Custo Unitário (R$/t) 36,91 Custo Total (R$) ,29 Remoção de Lixo Público Peso (t) Custo Unitário (R$/t) 29,42 Custo Total (R$) ,15 Limpeza de Logradouro Utilização de MOD (h.dia) Custo Unitário (R$/t) 76,23 Custo Total (R$) ,66 Total da AP 3 R$ ,10 Figura 2 - O gráfico representa a contribuição dos serviços abordados no custo total da AP. Limp. Logradouro 46% Coleta Domiciliar 35% Rem. Lixo Público 19% 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3323

9 CONCLUSÕES FINAIS A metodologia apresentada para a apropriação dos custos por áreas da cidade é relevante para a empresa, pois tal conhecimento capacita o corpo gerencial a tomar medidas e antecipar problemas. A nível estratégico, a Comlurb tem hoje dados que possibilitam uma melhor avaliação da área, podendo com isso gerir melhor os seus recursos. A adoção de uma gestão direcionada para a alocação das despesas por centros de custos conduz a empresa a um patamar superior de qualidade, já que os serviços são realizados com a utilização otimizada dos recursos, minimizando o desperdício e fazendo o melhor uso do dinheiro do contribuinte. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. CARR, D.K., LITTMAN, I. D., Excelência nos Serviços Públicos: Gestão da Qualidade Total na década de 90, Qualimark Editora, MARTINS, E.. Contabilidade de Custos, Editora Atlas, 4 a edição, o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3324