custos simplificados

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1 custos simplificados Auditoria e controlo na aplicação dos diferentes regimes Carlos Trigacheiro Inspeção-Geral de Finanças 1

2 VANTAGENS DA ADOÇÃO DOS MODELOS DE CUSTOS SIMPLIFICADOS Redução da carga administrativa para os beneficiários no âmbito dos pedidos de reembolso e / ou saldo; Simplificação das verificações de gestão, que permite canalizar os recursos humanos para uma análise mais técnica do projeto relacionada com o atingimento dos objetivos definidos; Redução do peso das auditorias; Diminuição da taxa de erro. 2

3 PRINCIPAIS ALTERAÇÕES NO PERÍODO Alargamento aos 5 fundos EEI; Concretiza as formas de apoio (subvenções e ajuda reembolsável); Torna obrigatório para operações FSE inferiores a 50 mil euros de apoio público a pagar ao beneficiário; Introduz novos métodos de cálculo; Em geral, alarga o âmbito de aplicação para os vários métodos 3

4 OPÇÕES DE CUSTOS SIMPLIFICADOS Taxa fixa aplica-se a categorias específicas claramente identificadas e consiste numa percentagem fixada previamente sobre uma ou várias outras categorias de custos elegíveis. Tabelas de custos unitários cálculo com base nas atividades quantificadas, meios e recursos, realizações ou resultados multiplicados pelos valores constantes das tabelas normalizadas de custos unitários previamente estabelecidas. Montantes fixos um montante preestabelecido (justificado pela AG ou Comité de acompanhamento nos CTE), de acordo com condições predefinidas para as atividade e/ou realizações. 4

5 VERIFICAÇÕES EM AUDITORIA E CONTROLO As verificações variam em função do método escolhido importa analisar os métodos de cálculo com base em dados sobre o beneficiário (dados históricos, práticas contabilísticas, ) Taxa fixa verificação do método de cálculo usado para determinar o financiamento e assegurar que não existe duplicação de financiamento (rubricas consideradas em duplicado). Controlo do custo real das categorias de custos elegíveis aos quais é aplicada a taxa. Tabelas de custos unitários e montantes fixos verificação da correta aplicação do método estabelecido, através de uma análise das realizações/resultados do projeto (especial atenção para os controlos da realização no local). 5

6 RECENTRAR A AUDITORIA: No âmbito das auditorias de sistemas, a AA deve centrar a sua análise no modelo de custos simplificados adotado pela gestão, nomeadamente, deve verificar se o modelo: obedeceu ao processo de aprovação instituído para os FEEI; foi estabelecido com base num método de cálculo: Justo - razoável,ouseja, basear-se em factos reais e não ser excessivo ou extremo, Equitativo - não deve favorecer alguns beneficiários ou operações em detrimento de outros, e Verificável - deve basear-se em provas documentais que possam ser verificadas, 6

7 Auditorias de sistemas Verificar que o método de cálculo foi baseado: i) em dados estatísticos ou outra informação objetiva; ii) nos dados históricos verificados sobre os beneficiários individuais; iii) na aplicação das práticas habituais de contabilidade dos custos dos beneficiários individuais. No caso da taxa fixa, auditar normalmente os custos reais. Assegurar a inexistência de duplicação de despesas nos dois métodos. 7

8 Auditorias de operações No âmbito das auditorias a operações, a Autoridade de Auditoria deve verificar a correta aplicação do método de cálculo da metodologia de custos simplificados adotada. Não é necessário verificar os documentos de despesa, MAS É necessário confirmar os pressupostos para aplicação do método de custos simplificados (v.g. documentos que evidenciem o cumprimento dos objetivos e a execução da operação ou dos custos reais); É necessário manter a pista de auditoria. 8

9 PARA O PERÍODO DE PROGRAMAÇÃO (PT2020) A IGF: No âmbito dos processo de designação identifica as tipologias de operações com opção de custos simplificados e faz uma primeira análise ao modelo adotado. Nas auditorias de sistemas deverá: validar a correta construção do modelo de custos simplificados, testar a correta aplicação do modelo numa amostra de operações, confirmar a adequação das verificações de gestão. 9

10 PARA O PERÍODO DE PROGRAMAÇÃO (PT2020) A IGF: Nas auditorias a operações deverá: testar a correta aplicação do modelo de cálculo, nas auditorias realizados através de auditores próprios; confirmar a adequação do trabalho efetuado pelos outros auditores na análise da aplicação da opção de custos simplificados. 10

11 ALGUMAS SITUAÇÕES DE ALERTA TAXA FIXA A metodologia utilizada pode não respeitar as condições regulamentares; Os resultados do método de cálculo não foram respeitados ao fixar as taxas; Os beneficiários não respeitaram as taxas fixadas ou declararam custos que não estavam incluídos nas categorias de custos elegíveis estabelecidos pela autoridade de gestão; Dupla declaração de despesas, como custos reais (custo base), montante fixo ou custo unitário e incluído na taxa fixa; Redução dos custos reais (custo base) sem redução proporcional dos custos por taxa fixa. 11

12 ALGUMAS SITUAÇÕES DE ALERTA CUSTOS UNITÁRIOS E MONTANTES FIXOS O principal objetivo dos controlos e auditorias é verificar se foram preenchidas as condições fixadas em matéria de realização ou resultados para o reembolso dos custos. No caso dos custos unitários, deve ser confirmada a correta aplicação da taxa ao número real de unidades produzidas. Exemplos de situações de alerta: Não consideração dos resultados obtidos no cálculo do montante a reembolsar; Falta de justificação, ou justificação parcial, dos outputs, embora pagos na totalidade. 12

13 PERSPETIVAS PARA O PT2020 O investimento na definição de uma adequada opção de custos simplificados implica um trabalho profundo e bem sustentado. Mas este investimento inicial permitirá poupar tempo e recursos nas verificações de gestão e auditorias, e Espera-se que reduza a taxa de erro. 13

14 Obrigado pela vossa atenção 14 CONTROLO ESTRATÉGICO DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO ESTADO