Introdução a Eventos e Hospitalidade

Transcrição

1 Introdução a Eventos e Hospitalidade Prof. Éber Santos ejsantos2010@gmail.com ( 1º sem /03/2015 1

2 Ciclo de Gerenciamento de Eventos Avaliação Planejamento Implementação 27/03/2015 2

3 Etapas de Eventos Planejamento Pré-Evento Trans-Evento Implementação Execução Avaliação Pós-Evento 27/03/2015 3

4 Pré-evento É a fase que antecede a realização do evento. Se bem preparada, poderá conduzir ao sucesso do evento. 27/03/2015 4

5 Quais atividades são desenvolvidas na etapa Pré- Evento? 27/03/2015 5

6 Planejamento Plano Projeto Evento 27/03/2015 6

7 O que é Plano? Documento elaborado que consiste na sistematização do processo de organização da ação. É um Guia/Manual para a realização do evento. É uma visão mais macro que contempla as etapas do Pré, Trans e Pós- Eventos. 27/03/2015 7

8 O que é Projeto? Documento que apresenta, em riqueza de detalhes, as ações estabelecidas no Plano do Evento. Elenca todas as atividades a serem desenvolvidas com minucioso detalhamento. 27/03/2015 8

9 Desenvolvendo o conceito do Evento (1ª ação) Goldblatt (1997) propõe os 5 Ws como questões importantes para o desenvolvimento do conceito do evento: Who Why 5 Ws What Ferramenta de qualidade utilizada em Gestão Where When 27/03/2015 9

10 Uso da ferramenta de qualidade 5W3H Em gestão, existe uma ferramenta de qualidade denominada 5W3H que é utilizada na elaboração de planos de ação, é um planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. ( How many Why What How much 5 Ws 3 Hs When How Who Where 27/03/

11 Descrição da Ferramenta 5W3H Why Por que o evento está sendo feito? Deve existir razões muito fortes que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir o evento What Quais serão os parceiros do evento? Internos: conselho diretivo, comitê, equipe, plateia, convidados.. Externos: mídia, patrocinadores e apoiadores. 27/03/

12 >>>continua When Quando o evento será realizado? Há tempo hábil para se pesquisar e planejar o evento? Caso o evento seja ao ar livre, as condições climáticas estão sendo levadas em conta? Where Onde o evento será montado? Fatores como necessidades organizacionais, plateia, conforto e acessibilidade ao evento devem ser levadas em consideração 27/03/

13 >>>continua Who Quem participará do evento? É importante ter muito claro o perfil de público a que o evento será destinado. How Como o evento será realizado? De que forma? 27/03/

14 >>>continua How many Quantas pessoas participarão do evento? O número de público é extremamente importante para dimensionar o local do evento e o buffet que será oferecido, se houver. How much Quanto vai custar a realização do evento que será montado? Aspectos relacionados a custos de todos os materiais e serviços necessários devem ser minuciosamente detalhados de modo a definir o orçamento necessário. Com relação ao orçamento, importante observar que é definido após toda a especificação do Projeto. 27/03/

15 Pré-evento Elaboração do Projeto de Eventos (2ª ação) Após respondidas tais questões, é importante elaborar o detalhamento de todas as atividades a serem executadas para realização do evento: Detalhamento Documento Projeto de Evento 27/03/

16 Escopo de Projeto Profissional Aula de Projeto Profissional. Profª Ana Lúcia 27/03/

17 1. Breve análise do contexto Resposta às questões do conceito do evento citado por Goldblatt (1997) : Por que Definido depois das especificações do projeto Quanto Quanto $$ Como PROJETO Quem Quais Onde Quando 27/03/

18 2. Especificação do Projeto pelo Cliente O cliente especificaria o que deseja. Normalmente o profissional de eventos entrevista o cliente, escreve a especificação e submete a ele para aprovação. Além das informações obtidas pelo Organizador de Eventos em Breve análise do contexto, há uma série de dados que devem ser levantados como: planta do local, mobiliário a ser utilizado, alimentos e bebidas, música, staff, pós-evento. 27/03/

19 Projeto de Eventos Acadêmicos/Empresariais De acordo com Cesca (2008), para que os objetivos do evento sejam plenamente atingidos, sobretudo acadêmicos/empresariais, é necessário que se faça um planejamento criterioso que envolva, além dos detalhes, os seguintes fatores: Objetivos Gerais e específicos: É o que determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica Públicos É a quem destina o evento. Se é externo, interno ou misto. Estratégias Consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento 27/03/

20 Nota Segundo Magalhães (2013): Objetivo geral: Alvo de maior abrangência ao qual o projeto aportará uma contribuição. Possuem poucas linhas. Objetivo específico: Alvos concretos que se busca alcançar no âmbito do projeto. Costumam ser mensuráveis. 27/03/

21 Exemplo de objetivos Festival Gastronômico do Shiitake Objetivo geral: Organizar o evento para fomentar os negócios e divulgar a destinação turística. Objetivo específico: Organizar um festival gastronômico do shiitake na cidade de Cunha, SP, com 25 restaurantes da cidade. Montar um roteiro de visitação aos produtores do município e proporcionar vivência aos visitantes sobre o processo de cultivo. Implementar concurso com chefs de cozinha de modo a oferecer pratos variados cuja composição principal seja o shiitake. 27/03/

22 Pré-evento Projeto de Eventos Recursos São todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento Implantação É a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até o seu término. Programação do evento Fatores condicionantes São fatos, decisões, acontecimentos, aos quais o projeto fica condicionado para sua realização. Ex: Evitar época de copa; próximo a feriados. 27/03/

23 Pré-evento Projeto de Eventos Acompanhamento e Controle É a determinação de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como ela será feita Avaliação É feita após o término do evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É a prestação de contas. Orçamento previsto Deve ser detalhado. É a partir dele que se buscam os recursos financeiros para o pagamentos. 27/03/

24 Projeto de Evento Empresarial/Acadêmico Objetivos (Geral e específicos Públicos Estratégias Acompanhamento Controle Fatores condicionantes Avaliação Implantação Orçamento Os itens em verde são acréscimos. Os amarelos já estão contemplados no modelo apresentado em aula 27/03/

25 Trans-evento É a execução do evento propriamente dito. É fase em que serão aplicadas todas as atividades determinadas no planejamento do evento. (Dorta, 2015) 27/03/

26 Trans-evento Importante: Check-list. É essencial que os horários previstos na programação sejam criteriosamente respeitados. 27/03/

27 Pós-evento Tem como característica principal a avaliação técnica de todos os envolvidos Avaliar é extremamente necessário para o aprimoramento das atividades desenvolvidas, afirma Dorta (2015, p. 51). 27/03/

28 Pós-evento Lista de atividades a executar nesta fase: Fechamento dos custos financeiros (pagamentos finais, excedentes e terceirizados); Avaliação de resultados junto ao cliente; Avaliação de resultados junto aos fornecedores; Análise de cada fase; Geração de relatório; 27/03/

29 Pós-evento Encaminhamento de agradecimentos aos convidados e participantes; Envios de certificados; Envio de release para a imprensa; Desmontagem física; Pendências; Avaliações. 27/03/

30 Notas sobre Avaliações em Eventos Quais fases são avaliadas? Avaliação: processo de observação, mensuração e monitoração crítica da implementação de um evento a fim de avaliar resultados de forma precisa. Pré-evento Trans-evento Pós-evento 27/03/

31 O que avaliar em cada fase? Pré-evento A avaliação nesta fase é importante para analisar a viabilidade de realização do evento, sobretudo, se está sendo organizado pela primeira vez. Indica níveis de recursos que o evento requer e ajuda na tomada de decisão se organização deve ou não prosseguir com o evento. Ex: pesquisa de mercado para saber da adesão do público, previsão de público, custos, benefícios. Serve, ainda, para comparar com outros eventos similares. 27/03/

32 O que avaliar em cada fase? Trans-evento A avaliação nesta fase contribui para ajustes de fatores de implementação do evento. É apropriado para eventos que têm uma duração maior, em que se pode verificar aquilo que, por mais que tenha sido planejado e testado, ainda carece de ajustes ou adaptações. Ex: redistribuição da equipe de segurança e limpeza em razão de aglomeração de pessoas em determinado espaço. Essa monitoração é essencial para a avaliação final. 27/03/

33 O que avaliar em cada fase? Pós-evento A avaliação nesta fase consiste na compilação de dados estatísticos e informações sobre o evento. Pode-se valer de reuniões de feedback com parceiros e participantes para apontamento dos pontos fracos e melhorias para a próxima edição. Questionários para os participantes é outra forma eficaz. O método de avaliação a ser aplicado varia de acordo com o tipo de evento. 27/03/

34 Modelo de pesquisa de satisfação de Curso Itens de avaliação Bom Regular Deficiente 1. Avaliação do curso Carga horária Local/Instalações Recursos didáticos utilizados Material distribuído Conteúdo Organização geral 27/03/

35 Modelo de pesquisa de satisfação de Curso Itens de avaliação Bom Regular Deficiente 2. Avaliação do apresentador Conhecimento da matéria/assunto Comunicação e expressão Relacionamento com os participantes Cumprimento do horário Esclarecimento de dúvidas 27/03/

36 Modelo de pesquisa de satisfação de Curso Itens de avaliação Bom Regular Deficiente 2. Auto-avaliação Aproveitamento do curso Interesse no assunto/matéria Aptidão para transmitir os conhecimentos recebidos Possibilidade de aplicação de empresa Observações: Fonte: Zanella (2008) 27/03/

37 Nota sobre Segurança em Eventos Autorizações e Licenças (essenciais); Legislações (importante saber se a localidade onde será realizado o evento possui alguma legislação específica. E, naturalmente, atentar-se para todas as demais legislações vigentes). Comunicar oficialmente os órgãos oficiais como PM, Corpo de Bombeiros, Prefeitura, Promotoria de Justiça, ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição - Brigada contra incêndios (importante atentar para o uso de extintores) 27/03/

38 Nota sobre Segurança em Eventos Plano de contingências (documento que descreve quais as estratégias serão usadas para minimizar os danos em caso de acidentes graves) Plano de abandono (prevê ação ordenada para evacuação da área em caso de sinistro (incêndios, ameaças de bomba, desabamentos). Normas técnicas de segurança, de eletricidade, de trabalho (altura) e outras. 27/03/

39 Nota sobre Segurança em Eventos Fazer leitura sobre a Cartilha Evento Seguro disponível no SIGA Fonte: ABEOC 27/03/

40 Montagem em eventos A atenção aos detalhes é primordial neste momento. 27/03/

41 Montagem de mesas em eventos Cesca (2008) e Zanella (2008) apresentam alguns arranjos de mesa para eventos: As mesas redondas são utilizadas em reuniões com um número reduzido de participantes de nível equivalente, para abordagem de assuntos menos polêmicos, em um ambiente cordial e sóbrio (Zanella, 2008) 27/03/

42 Montagem de mesas em eventos Assim como a redonda, a mesa oval também é utilizada para mesmo fim. 27/03/

43 Montagem de mesas em eventos Podem ser dispostas em I (30 a 40 pessoas); T (40 a 50 pessoas) e U e E (mais de 50 pessoas). 27/03/

44 A Santa Ceia 27/03/

45 Montagem de mesas em eventos Mesa em I com lugares de um só lado Mesa em I com lugares dos dois lados. Mesa à francesa (cabeceiras ao centro). 27/03/

46 Mesa à inglesa Mulher do anfitrião Anfitrião Mesa em I com lugares dos dois lados. Mesa à inglesa (Cabeceiras nas extremidades) 27/03/

47 Visita de Ministro de Estado da C&T&I ao CEMADEN Coord. CEMADEN Secretário do MCTI Diretor Pq. Tec. Ministo da C&I Prefeito de SJC Diretor CEMADEN Coord. CEMADEN 27/03/

48 Formato em T Cabeceira 27/03/

49 Formato em U com lugares externos Cabeceiras centrais 27/03/

50 Formato em U com lugares externos e internos Cabeceira 27/03/

51 Formato em E ou pente de três dentes É apropriada para reuniões? Por quê? Formato utilizado em eventos sociais com mais de 50 pessoas. Este é somente um exemplo para demonstração dos assentos /03/

52 Atividade prática Lançamento do Livro Organização de Eventos Corporativos Rodada de Negócios sobre Eventos Jantar beneficente em prol de um orfanato. Exposição de artes plásticas Show artístico Inauguração da sede de um órgão público estadual 27/03/

53 Roteiro da Atividade O Projeto deverá contemplar: Nos projetos acadêmicos/empresariais, ou ainda, naqueles em que o objetivo não é óbvio, deve-se acrescentar os objetivos, estratégias e públicos 27/03/