GUIA ATS INFORMÁTICA: GESTÃO DE ESTOQUE

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1 GUIA ATS INFORMÁTICA: GESTÃO DE ESTOQUE

2 SUMÁRIO O que é gestão de estoque...3 Primeiros passos para uma gestão de estoque eficiente...7 Como montar um estoque...12 Otimize a gestão do seu estoque...16 Use a tecnologia para otimizar os seus processos...19 Conclusão...21 Sobre a ATS Informática

3 O QUE É GESTÃO DE ESTOQUE 3

4 O QUE É GESTÃO DE ESTOQUE Prática essencial para a gestão de empresas de todos os segmentos e tamanhos, a gestão de estoque referese, basicamente, à gestão de recursos materiais que podem auxiliar a companhia a gerar receita no futuro. Uma loja de departamentos, por exemplo, não costuma ter todos os produtos que são vendidos nas prateleiras armazenados dentro do próprio estabelecimento. Parte deste estoque é mantido em outro local, como um depósito ou armazém. A soma de todos os produtos que estão na loja e no depósito é chamada de inventário. A gestão de estoque eficiente é essencial para empresas que atuam com a produção e venda de bens. Com um bom sistema de gerenciamento de estoques, as chances de se sobressair em relação aos concorrentes e até mesmo sobreviver no mercado são muito maiores. 4

5 O QUE É GESTÃO DE ESTOQUE Uma boa gestão de estoque possibilita que as demandas sejam atendidas de forma constante, já que a procura por produtos específicos varia durante o ano. Ar-condicionado, por exemplo, é um item bastante procurado no verão e com baixa demanda no inverno. Ao planejar e gerir o estoque de forma eficiente, o gestor consegue que a empresa atenda as demandas dos clientes de forma integral, o que é a chave para o aumento da receita. Executar e dar continuidade nas operações sem maiores sustos no caminho é outro benefício da gestão de estoques eficientes. Uma indústria que fabrica produtos que dependem de determinadas matérias-primas necessita, em nome da eficiência, de um estoque destes recursos para que suas operações transcorram sem problemas. A economia é outra vantagem. Uma companhia que conta com um bom sistema de gestão de estoques tem a possibilidade de reduzir custos. Isto acontece porque, com planejamento, o gestor consegue adquirir determinados itens, que terão uma demanda significativa, com antecedência e em grande quantidade, o que reduz seu preço. Uma loja que vende itens de Natal, por exemplo, pode começar a formar seu estoque para este período logo no meio do ano, tendo mais possibilidade de conseguir descontos. 5

6 O QUE É GESTÃO DE ESTOQUE Alcançar uma gestão de estoques eficiente passa por três princípios fundamentais: previsão da demanda, acompanhamento do sistema e tamanho e qualidade do depósito ou armazém onde os produtos serão estocados. Prever a procura por bens específicos para determinados momento do ano é possível quando a empresa cria e mantém um sistema de inventário todo baseado em demandas, sejam elas reais ou previstas. O próximo passo neste sentido é ter um inventário que conte com mecanismo de monitoramento da quantidade de estoque em tempo real. É importante que o gestor saiba exatamente qual é a quantidade em estoque de cada produto em qualquer momento do ano. A qualidade e o tamanho do armazém ou depósito em que os produtos serão estocados também é prática essencial. É importante que o local tenha capacidade para manter o estoque da empresa em boas condições evitando que materiais sejam desperdiçados, o que causa não só perda de oportunidades, mas também de receitas. 6

7 PRIMEIROS PASSOS PARA UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE 7

8 PRIMEIROS PASSOS PARA UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE O estoque tem importância vital para as empresas. O campo é tão vasto e rico em detalhes que é considerado um ramo da administração. Para poder fazer uma gestão eficiente, é importante conhecer os tipos de estoque e suas especificidades. Assim, é possível ter uma ideia de qual o melhor tipo para se trabalhar na sua empresa. Confira: Estoque físico único Geralmente, este tipo de estoque é abastecido de acordo com a demanda da loja. Uma de suas vantagens é a independência em relação a fornecedores terceirizados e o fato de que sempre tem o produto para pronta-entrega. É importante apenas que o gestor fique atento porque o estoque único pode ter muita sobra de produtos o que, 8

9 PRIMEIROS PASSOS PARA UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE dependendo dos itens armazenados, como alimentos e outros perecíveis, pode gerar grandes perdas. Uma forma inteligente de lidar com isto é automatizar a gestão do estoque e fazer uma integração com uma plataforma virtual para segurança e para garantir o controle dos itens armazenados. Estoque físico descentralizado O estoque físico descentralizado é distribuído por várias regiões. Por isso, é uma solução eficiente para gestores que trabalham em áreas que enfrentam problemas de entrega devido à sazonalidade. Este tipo de estoque é vantajoso a partir do momento que oferece agilidade e facilidade na logística de entrega dos itens. No entanto, o investimento realizado em espaço para armazenar costuma ser maior. Para ter um estoque descentralizado eficiente, integre e controle todos os seus pontos. Estoque consignado Neste modelo, fornecedor e lojista estabelecem um acordo que permite que o varejista compre determinado número de produtos. Caso não consiga vender os itens ou não os utilize até uma data 9

10 PRIMEIROS PASSOS PARA UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE estabelecida, o empresário pode devolver ao fornecedor as sobras e pagar o valor apenas pelo que ele realmente vendeu ou usou. Este tipo de estoque pode ser indicado para o gestor que não deseja ter que lidar com o estoque excedente e comprometer capital, por isso costuma ser usado por empresas que vendem produtos com menor giro. O distribuidor, neste caso, costuma cobrar mais caro por produto. Para não ter problemas, é importante que o gestor se previna e controle sempre o mínimo de produtos para não correr o risco de ter gastos desnecessários e comprometer seu espaço físico. Estoque compartilhado Empresas que contam tanto com lojas físicas quanto virtuais podem utilizar o mesmo estoque para os dois modelos. Chamado de estoque compartilhado funciona da mesma forma que o físico. Sua grande vantagem é utilizar um espaço único. Por outro lado, costuma-se haver diferenciação do sistema utilizado para a gestão do estoque físico e virtual, o que pode causar confusão. Para melhor gestão, é 10

11 PRIMEIROS PASSOS PARA UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE possível alinhar as compras realizadas na loja virtual para a física em tempo real. Outra solução é investir na venda assistida no estabelecimento físico fazendo a migração da compra realizada para a loja online. Estoque de terceiros É quando é o fornecedor que define a quantidade de produtos que será vendida nas lojas. Muito usado por varejistas virtuais que trabalham com multimarcas tem como facilidade a gestão do estoque, que é mais simples. No entanto, a limitação de produtos para a venda pode ser um problema. Para evitar dor de cabeça, é importante negociar com o fornecedor a quantidade mínima de peças que deverão ser postas à venda e realizar um alinhamento segundo a demanda de pedidos no e-commerce. 11

12 COMO MONTAR UM ESTOQUE 12

13 COMO MONTAR UM ESTOQUE Antes de montar um estoque, é importante avaliar as vantagens e desvantagens desta prática. Entre os pontos positivos que levam as empresas a montar um estoque está a possibilidade assegurar que um produto poderá ser consumido regularmente mesmo que sua produção aconteça de forma irregular. A redução do preço unitário de cada item quando os produtos são comprados em grande quantidade é outro ponto relevante. Montar o próprio estoque também é uma forma de lidar com as variações de consumo e, ainda, armazenar os itens que serão comercializados evita a prática de fazer compras ou entregas frequentemente. 13

14 COMO MONTAR UM ESTOQUE Por outro lado, montar um estoque pode se revelar uma opção ruim quando certos produtos, por sua fragilidade, não podem ser armazenados ou só podem permanecer estocados por pouco tempo. Além disso, muitas vezes, o gestor pode lidar com grande quantidade de produtos não vendidos no seu estoque, o que traduz em dinheiro parado, sem gerar valor. Os custos de montagem e manutenção do estoque também são relevantes. Entre os custos variáveis há o valor investido em operação e manutenção dos equipamentos, manutenção dos próprios estoques, custos de perdas, produtos que ficam obsoletos, materiais operacionais e, ainda, instalações. Custos fixos também devem ser considerados: seguros, equipamentos para manutenção e armazenamento, folha de pagamento dos funcionários, mobiliário e custo do imóvel. O primeiro passo para quem não deseja cometer erros e montar o estoque corretamente é avaliar o espaço físico que tem disponível para armazenar produtos. Assim, você pode avaliar a quantidade de itens que será estocada. Analise fatores como umidade e temperatura, que influenciam de forma significativa no tempo em que os produtos poderão ficar armazenados e, também, na sua qualidade. 14

15 COMO MONTAR UM ESTOQUE Definir que tipo e a quantidade de itens que deseja estocar é essencial para que não sejam adquiridos produtos em excesso ou mercadorias que vão acabar antes do previsto. Para ter sucesso na montagem do estoque, avalie o fluxo de vendas em diferentes períodos do ano e atente-se às variações de venda de acordo com a época. Dependendo do produto comercializado, datas comemorativas como Dia das Mães, Dia das Crianças e Natal costumam representar um boom de vendas. É importante ter um estoque preparado para isso. 15

16 OTIMIZE A GESTÃO DO SEU ESTOQUE 16

17 OTIMIZE A GESTÃO DO SEU ESTOQUE A constante manutenção nas informações de estoques é essencial para o sucesso da empresa. Por isso, é importante conhecer as melhores práticas de gestão de estoque. Uma delas é a contratação de profissionais qualificados para cuidar do processo de gestão. Estes funcionários, além de organizar os produtos do estoque, também devem cuidar de pontos essenciais, como retirada de itens, prazo de vencimento da mercadoria, cadastro de materiais que entram e baixa nos que saem. Contabilizar a quantidade de cada produto no estoque é outro ponto que garante qualidade no processo de gestão e faz com que o gestor saiba exatamente quais investimentos têm parados. 17

18 OTIMIZE A GESTÃO DO SEU ESTOQUE Depois de contabilizar os materiais estocados, é importante validar as mercadorias com a ajuda de relatórios de compras e vendas e analisar medidas que possam melhorar o seu processo de gestão. Outra prática de gestão de estoque eficiente é montar um esquema de organização por produto. Armazene itens de categorias similares perto uns dos outros. Produtos perecíveis podem ser organizados de acordo com seu prazo de validade. Um estoque organizado ajuda a reconhecer os produtos que estão sem giro e facilita na hora de realizar a padronização de mercadorias e suas respectivas descrições. Defina ainda controles periódicos, contabilizando materiais que estão estocados por período. Uma maneira de fazer isso é investir no inventário rotativo. Com a prática é possível definir ciclos de verificação para tipos diversos de mercadorias. Ao apostar no modelo, é possível encontrar desvios, analisar possíveis falhas da operação e verificar se o seu estoque físico está de acordo com o controle. 18

19 USE A TECNOLOGIA PARA OTIMIZAR OS SEUS PROCESSOS 19

20 USE A TECNOLOGIA PARA OTIMIZAR OS SEUS PROCESSOS A tecnologia é uma aliada valiosa para quem deseja otimizar os processos. Apostar em um sistema de gestão para implementar melhores formas de gestão de estoque permite que você acompanhe as alterações realizadas no seu inventário, defina permissões de profissionais que estão autorizados a dar entrada e baixa de mercadorias no sistema, além de ser automaticamente alertado em relação à falta de produtos no estoque ou, pelo contrário, itens que têm pouca saída e estão encalhados há tempos. Um sistema de gestão ajuda na verificação de informações, que se tornarão mais precisas, ajudando no processo de tomada de decisões em relação à precificação, compras e, até mesmo, práticas operacionais. Ter um controle de estoques integrado e organizado fica mais simples com a ajuda da tecnologia, que otimiza não só processos, mas também os recursos humanos da empresa. 20

21 CONCLUSÃO 21

22 CONCLUSÃO A partir da leitura desse material, você pode apronfundar o seu conhecimento sobre a gestão de estoque e conheceu os diferentes tipos que existem no mercado, para identificar aquele que melhor encaixará com as práticas da sua empresa. Coloque em prática estas dicas de gestão de estoque desse e-book e tenha um controle mais eficiente, menos perdas e despesas com aquisições desnecessárias de produto. A lucratividade do seu negócio agradece. 22

23 Sobre a ATS Informática A ATS informática é uma empresa pioneira no mercado de softwares para pequenas e médias empresas. Seus produtos são comercializados em suas unidades e por mais de 50 distribuidores localizados em todo território nacional. Formada por uma equipe de profissionais de alto nível, a ATS é responsável pelo desenvolvimento de produtos segmentados que atendem, com ampla aderência, importantes varejistas, distribuidores e prestadores de serviços em todo país. As soluções da empresa incorporam recursos que foram planejados e são constantemente evoluídos para antecipar-se as necessidades do mercado, às exigências do fisco e adequar-se às regras de negócio de cada um dos segmentos que atende. Os produtos são compostos de softwares de gestão e inteligência de mercado, módulos acessórios, produtos complementares e treinamentos. O sistema Resulth é o principal produto da empresa. Em 2014 foi lançado a 3ª Geração do Sistema, em linguagem JAVA. Essa tecnologia, muito mais moderna, segue a tendência e a demanda do mercado de tecnologia: acesso pela web (browser), acesso mobile (celular/tablet) e navegação na nuvem (cloud computing). 23

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