Desenvolvimento: Aprovação V. Weiss: Aprovação Confederação Sicredi:

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1 SISTEMA TRACKNET: RECEPÇÃO MALOTE SAÍDA MALOTE CONSULTA DE PEDIDOS RELATORIOS PARA CONFEDERAÇÃO SICREDI Desenvolvimento: Aprovação V. Weiss: Aprovação Confederação Sicredi: 1

2 Sumário 1. CADASTRO DE USUÁRIO APROVAÇÃO DE USUÁRIO EXCLUSÃO DE USUÁRIO ACESSANDO O TRACKNET INICIANDO O PROCESSO DE MONITORAMENTO DE DOCUMENTOS MENU - MOVIMENTO Sub-menu SAÍDA - MALOTE Sub-menu Recepção - Malote Sub- menu Cadastros Usuários (somente Aprovador) MENU CONSULTA DE PEDIDOS Consulta de Pedidos Talonário de Cheques Cartões Transacionais Carta, Senha INSS, Boletos Posta Não e Bloquetos Posta Não MENU RELATÓRIOS Movimentações Entrada e Saída Ocorrências Níveis de Serviços Utilização (SOMENTE USUÁRIO MASTER) CONSULTA Consulta de Documentos ESQUECI MINHA SENHA TROCA DE SENHA

3 1. CADASTRO DE USUÁRIO Para cadastrar um usuário, o requisitante deverá acessar a página: preencher todos os campos solicitados, e clicar em Enviar >. e Será encaminhado um para o Aprovador cadastrado da entidade informada e caso aprovado, o usuário receberá uma notificação através do cadastrado. Salienta-se que para cada entidade será liberado no máximo 03 (três) acessos de usuários (1 Aprovador e 2 Usuários de Atendimento), os quais serão gerenciados pelo Aprovador da mesma. 3

4 1.1 Cadastro de usuário pelo aprovador Caso deseje, o Aprovador poderá realizar diretamente o cadastro de usuário para sua entidade, conforme orientações: Acesse a opção: Movimento > Cadastros-Usuários. Clique em Adicionar Novo Usuário: Na tela que abrirá preencha os dados do usuário, inserindo uma senha genérica contendo as especificações necessárias, para finalizar o cadastro. Clique em enviar; 4

5 Na opção Movimento > Cadastros-Usuários, identifique o cadastro do usuário e clique na opção Reset Senha, para que o usuário receba no uma nova senha. 2. APROVAÇÃO DE USUÁRIO Para realizar a aprovação do novo usuário o aprovador cadastrado da entidade receberá no seu a seguinte mensagem: Caso queira aprovar clique no link encaminhado, ou pelo contrário ignore essa mensagem.com a aprovação o usuário estará cadastrado e pronto para utilizar o sistema. 3. EXCLUSÃO DE USUÁRIO Para realizar a exclusão de um usuário, o Aprovador deverá seguir as orientações abaixo: Selecione a opção: Movimento > Cadastros-Usuários; Identifique o usuário a bloquear o acesso e clique em excluir; 5

6 4. ACESSANDO O TRACKNET Usando o seu navegador de internet (mais aconselhado a utilizar o Google Chrome, atualizado na última versão) digite o endereço: Na parte central da tela de abertura do portal digite seu ID (Login) e a senha para ter acesso. 5. INICIANDO O PROCESSO DE MONITORAMENTO DE DOCUMENTOS Ao acessar o sistema, na parte superior esquerda da tela, aparecerão os seguintes menus: Home, Movimento, Consulta de Pedidos e Relatórios. 6

7 Caso a sua agência tenha algum malote pendente de recepção o sistema notificará com uma janela como essa: Onde: Home Sempre retorna à tela inicial do sistema, após logado; Movimento Através dos sub-menus dessa sessão (Recepção Malote e Saída - Malotes), que serão tratados individualmente neste manual, poderão ser realizadas todas as movimentações necessárias nos documentos registrados no sistema; Consulta de Pedidos Nesta sessão é fornecido diversos relatórios dos produtos específicos (Pedidos Talonários de Cheques; Pedidos Cartões; Pedidos Carta Senha; Pedidos Boletos; Pedidos Bloquetos). Relatório Neste menu temos as seguintes opções: Movimentações; Entrada e saída; Ocorrências e Níveis de serviços. 6. MENU - MOVIMENTO 6.1. Sub-menu SAÍDA - MALOTE Conforme decisão do departamento responsável da Cooperativa Sicredi, a utilização deste procedimento é obrigatória para todas as unidades, antes do envio físico de qualquer documento ou malote. Para registrar a saída de qualquer documento, na data do envio físico, clique na opção Movimento e, abaixo, na opção Saída Malote. Na tela que segue, duas informações deverão ser inseridas para se iniciar o registro de saída: 7

8 1) insira o número do lacre do malote (este lacre deve conter de 06 à 08 dígitos numéricos e apenas 1 lacre para cada operação). Caso seja digitado um número de lacre que não contenha a quantidade de caracteres solicitados, retornará uma mensagem de erro instantânea informando: 2) Escolha na lista suspensa, o Tipo do produto que se será registrado como Saída. Depois de efetuar a escolha, insira no campo Código de Barras, através de leitura ou digitação, o número do código de barras do malote. Abaixo segue definição de quantidade de caracteres por produto: Boleto e Bloqueto: Começa sempre com BOL e BLOQ Min. 12 Max. 12 8

9 Exemplo: BLOQ e BOL Carta Senha: Começa sempre com SEN Min. 12 Max. 12 Exemplo: SEN Cartões: Somente número Min. 8 Max. 8 Exemplo: Documentos em Geral: Campo livre Exemplo: Não existe um padrão de código de barras Envelope de envio único: Campo livre Exemplo: Não existe um padrão para esse código de barras Envelope vai-vem: Começa sempre com VV Min. 8 Max. 12 Exemplo: VV e VVRS Malote M02: Somente número Min. 6 Max. 8 Exemplo: Lacre de Malote Pasta Cinza: Campo livre Exemplo: Não existe um padrão para esse código de barras Talonário de Cheque: Somente número Min. 34 Max. 34 Exemplo: Após inserir os registros, o sistema retornará com duas opções: Salvar e Enviar Salvar: esta opção serve para posteriormente inserir mais documentos no mesmo malote, caso o operador queria mais tarde efetuar a saída. Enviar: Finaliza o processo de saída de malote. 9

10 Aviso Importante: Quando selecionado a opção Salvar o registro ficará salvo no sistema e assim que aberto o menu Movimento Saída-Malote o lacre salvo abrirá automaticamente. Para que o rastreamento do documento/envelope seja rápido e eficiente, são de responsabilidade das cooperativas da Confederação Sicredi a digitação ou leitura correta do código de barras, a identificação do produto e a remessa física apropriada do material. Realizado o preenchimento do campo Detalhamento na hora do cadastro dos documentos no sistema, este passo será útil para o rastreamento dos documentos, pois estas informações adicionais aparecerão quando realizada a consulta no próprio sistema Tracknet. Somente após seu preenchimento, clique na tecla Adicionar Após adicionado todos os documentos a serem enviados via malote, clique no botão Enviar e aparecerá um aviso de sucesso. Segue o exemplo: Aviso Importante: Todos os documentos cadastrados deverão ser encaminhados na data de finalização do envio, pois será efetuada uma certificação na Expedição que é responsável pela sua Cooperativa, e se encontrada alguma irregularidade será repassada para a Equipe competente. 10

11 3) Saída Malote Vazio Os malotes a serem encaminhados VAZIO também devem ser devidamente registrados no sistema, da seguinte forma. Realizar o passo 01 inserindo o lacre do malote, e no passo 02 para realizar o registro de itens a serem enviados, na lista suspensa PRODUTO escolher o produto MALOTE VAZIO como destino escolher a expedição responsável por sua unidade e clica em ADICIONAR, após este processo clicar em enviar, conforme imagens abaixo: Após adicionar o produto MALOTE VAZIO clicar no botão enviar e finalizar o envio do malote vazio devidamente registrado. 4) Remover saídas efetuadas no dia Para remover as saídas efetuadas no dia, acesse Relatórios >> Movimentações, filtre pelo dia atual e verifique a saída que deseje remover. Importante: Só estará disponível para remover saídas do dia atual. 11

12 6.2. Sub-menu Recepção - Malote Conforme decisão do departamento responsável da Cooperativa Sicredi, a utilização deste procedimento é obrigatória para todas as unidades, no momento do recebimento físico de qualquer documento ou malote.para realizar a recepção de qualquer documento, clique na opção Movimento e, abaixo, na opção Recepção - Malote. Ao clicar em Recepção - Malote irão aparecer todos os protocolos pendentes da cooperativa na tela, conforme exemplo abaixo. Esta vinculação é feita automaticamente quando a expedição responsável faz o fechamento dos documentos para a cooperativa. Na Recepção - Malote as seguintes informações poderão ser visualizadas: Número de protocolo, número do Lacre do malote e data e horário em que foi realizado o fechamento do protocolo pela expedição responsável.. 12

13 Ao clicar no ícone ( número do lacre master/protocolo. ) aparecerão todos os malotes/produtos vinculados ao Se identificar que algum malote estiver faltando, desmarque a caixa de recebido do respectivo malote ou registre a ocorrência Malote Faltante, logo irá perceber que o número do documento irá mudar de cor (vermelho) e, após a checagem de todos os documentos recebidos na cooperativa, clique em Baixar. Automaticamente quando for realizada a baixa do malote recepcionado no sistema com alguma ocorrência, será enviado um e automaticamente abrirá um chamado/ocorrência no sistema, onde a expedição responsável e o departamento responsável da Cooperativa Sicredi serão informados do não recebimento do determinado documento. Todo o tramite do chamado será realizado via sistema e a cooperativa poderá acompanhar (para saber como funciona esse procedimento via sistema verifique o item 4. desta documentação). Também será possível registrar outros tipos de ocorrências no sistema. Neste caso também será enviado um e será aberto um chamado/ocorrência automaticamente 13

14 no sistema. A expedição responsável e o departamento responsável da Cooperativa Sicredi serão informados. Ocorrências do Malote: Ocorrências dos itens vinculados ao protocolo: Clique em Baixar. Lembrando que ao registrar a baixa com a ocorrência Malote Faltante o protocolo ficará pendente até a cooperativa realizar a baixa e recepcionar o item faltante. 6.3 Sub- menu Cadastros Usuários (somente Aprovador) Este sub-menu é disponível somente para o aprovador da entidade, conforme tela: 14

15 Através deste sub-menu o aprovador poderá gerenciar os acessos dos usuários cadastrados podendo realizar a inclusão e exclusão de usuários conforme itens 1.1 e 3 deste manual. 7. MENU CONSULTA DE PEDIDOS 7.1. Consulta de Pedidos Esta aba disponibiliza uma consulta de pedidos realizados pela entidade, cujos produtos são distribuídos via malotes, os relatórios são disponibilizados conforme tipo de produto. 15

16 7.2. Talonário de Cheques Com o auxílio dessa consulta o usuário irá filtrar os pedidos de Talonários de Cheques presentes para a sua Unidade em especifico, pelo período desejado e podendo utilizar os filtros presentes (Somente entregue em atraso, Somente com observação, Somente não recepcionados). Ou então pode inserir o número do Pedido desejado para realizar a pesquisa Cartões Transacionais Carta, Senha INSS, Boletos Posta Não e Bloquetos Posta Não. Com o auxílio dessa consulta o usuário irá filtrar os pedidos de Cartões Transacionais presentes para a sua Unidade em especifico, pelo período desejado, podendo 16

17 utilizar os filtros presentes (Tipos de Arquivo, Somente entregue em atraso, Somente com observação, Somente não recepcionados). Ou então pode inserir o número do Pedido ou do Código de Barras para realizar a pesquisa. Nessa consulta tem a possibilidade de gerar uma planilha em Excel marcando a opção. As mesmas especificações se aplicam as consultas da Carta Senha INSS, Boletos Posta Não, Bloquetos Posta Não. 8. MENU RELATÓRIOS 8.1. Movimentações Com esse Relatório a Unidade de Atendimento visualizará os pedidos que tiveram Saída da Expedição e entrada na UA e o destino final da mesma. Nesse relatório tem a possibilidade de gerar uma planilha em Excel marcando a opção. 17

18 Neste relatório também é possível remover as saídas que foram realizadas no dia Entrada e Saída Através desta opção a Unidade de Atendimento pode visualizar em um relatório analítico tudo o que envia e recebe em um determinado período de tempo, mancando a opção Gerar CSV, bem como quem enviou ou recebeu, data e local de destino. 18

19 Abaixo conteúdo do relatório analítico: Temos a opção de visualizar de forma gerencial em gráficos se houve documentos retidos na expedição e justificativa da retenção gerado pela expedição, sem fazer a marcação do Gerar CSV. 19

20 8.3. Ocorrências Ao realizar a recepção do malote com uma ocorrência, será enviado um e será aberto um incidente automaticamente no sistema. A expedição responsável por sua unidade e o setor de Logística da Cooperativa Sicredi serão informados da ocorrência, e todo tratamento será realizado dentro do sistema. Para realizar o acompanhamento da sua ocorrência, clique na opção Relatórios e, abaixo, na opção Ocorrências. Ao clicar nessa opção insira o período desejado para visualizar os incidentes que foram geradas, podendo filtrar os mesmos por Status, Palavra-Chave ou Número do Incidente. Ao realizar a pesquisa abaixo do botão pesquisar o sistema retornará uma lista com todos as ocorrências geradas no sistema e a cooperativa poderá realizar o tramite dos chamados clicando no Lápis do lado direto do incidente aberto ( ). 20

21 A tela que surgirá, a unidade poderá incluir um complemento no chamado, ou até mesmo responder no próprio sistema um incidente Níveis de Serviços Este relatório tem por objetivo disponibilizar os índices de documentos atendidos dentro SLA acordado, considerando o desempenho da Expedição, o desempenho da entidade e outros motivos que podem impactar no SLA, tais como frequência de coleta alternada, inoperância da transportadora de malotes, gerando um gráfico onde mostra o nível de Assertividade e os Não Cumpridos: basta inserir o período, a empresa e clicar em Gerar. 21

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23 8.5. Utilização (SOMENTE USUÁRIO MASTER) Os usuários cadastrados com o tipo de acesso Usuário Master, terão a oportunidade de visualizar o nível de utilização da ferramenta Tracknet de suas agências, em Relatórios >> Utilização. Poderá selecionar os filtros de acordo com o período, por todas as agências ou somente de uma agência em específico. Se o usuário selecionar a opção Gerar CSV?:, o sistema irá gerar o mesmo relatório, porém com as informações expandidas em um arquivo compatível com o excel. 9. CONSULTA A Consulta dos documentos poderá ser feita dentro do sistema no menu Consulta ou na tela Home. 23

24 Figura 1. Tela de consulta através da opção Home 9.1. Consulta de Documentos O histórico dos documentos registrados no Tracknet fica disponível por um período de 1 ano, e a consulta dos registros é visualizada da seguinte forma: 10.ESQUECI MINHA SENHA Caso tenha esquecido a sua senha, na página principal do sistema tem um campo com a opção Esqueceu a senha ou usuário bloqueado? Clique aqui., clique na mesma e digite seu cadastrado para recuperá-la. 24

25 11.TROCA DE SENHA Você irá logar no sistema, e no canto superior e direito terá um ícone Trocar 25

26 Senha. Clique no ícone Trocar Senha, isto fará saparecer à tela abaixo, coloque sua senha antiga e a nova senha. 26