MÓDULO DE CONTROLE DE CONSÓRCIO.

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.08 Parametrizando o sistema... 3 Administradoras... 3 Aba Configurações Gerais... 5 Aba Licenciamento/Valor Produto... 9 Aba Configurações Comissões Copiar Configurações Equipe de Vendas Inserindo a Equipe de Vendas e suas Comissões Copiar Configurações Configurando o Módulo Modelos de Veículos Grupos de Consórcio Situação dos Contratos Pontos de Venda Assembléias Parâmetros Cadastro de Clientes e Fornecedores Controlando o Estoque de Contratos Novos Cadastrando novos contratos Distribuindo os Contratos Novos Integração IHS Importação de Contratos Analisando Contratos com Pendência Etiquetas Relatórios da Integração Contratos Importados Apuração/Pré-Cancelados/2ª Parcela em Atraso/4ª Parcela a Vencer...56 Controle de Vendas Vendendo um contrato Aba Geral Aba Dados da Pessoa: Baixando a Primeira Parcela Situação do Contrato

2 Visualizando e Gerando Comissões Inserindo Lances no Contrato Configurando o Cadastro de Modelos de Veículos Remessa de Contratos Situação dos Contratos no Processo de Upload Controle de Comissões Baixa, Estorno e Cancelamento Comissões da Concessionária Aba Receber Aba Estornar Aba Cancelar Aba Resumo Geral Comissões dos Funcionários Aba Pagar Aba Estornar Aba Cancelar Aba Resumo Geral Re-Abertura de Comissões Re-Processa Valor Comissão Relatórios Mix de Estoque de Contratos Mix de Venda de Cotas Mix de Comissões Recibo de Comissão Etiqueta de pessoas por grupo Etiqueta de pessoas por período de venda Relatório Mapa Resumo de Consórcio Contratos Comissões não Geradas Lances em contratos

3 Parametrizando o sistema Para que o usuário possa utilizar a rotina do módulo de controle de vendas de cotas de consórcio, é necessário primeiramente proceder com a parametrização do sistema, como mostraremos neste capítulo. Administradoras É através do cadastro das administradoras que faremos a principal configuração deste módulo. Todas as rotinas de venda, comissões e valores estão vinculadas a este cadastro. Portanto é de inteira importância que o usuário que a fizer possua pleno conhecimento deste departamento. Para criar as administradoras de consórcio, acesse o menu Consórcio >> Tabelas >> Administradoras de Consórcio/Financeira/Leasing. O sistema irá carregar a seguinte tela: A partir dessa tela, o usuário poderá: Visualizar os dados de uma administradora Inclusão de uma administradora Alteração dos dados já anteriormente cadastrados 3 Botão VISUALIZAR Botão INSERIR Botão EDITAR

4 Visualizar os dados de uma administradora Inclusão de uma administradora Exclusão de uma administradora Copia comissões de um prazo/plano de venda a outros. Botão VISUALIZAR Botão INSERIR Botão EXCLUIR Botão COPIAR CONFIGURAÇÕES Ao Inserir, Editar ou Visualizar uma Administradora, a primeira aba é a Geral, nela constam os dados cadastrais da Administradora. Observe que nesta aba existe um campo chamado Apelido, este é utilizado para o relatório de Mix de Venda ( Faturamento >> Relatórios >> Mix de Venda ) que traz as vendas separadas por Administradora. A próxima aba é a de Configurações Gerais, nela são especificados parâmetros imprescindíveis para as vendas dos contratos. 4

5 Aba Configurações Gerais Ao acessar esta aba, a seguinte janela será apresentada: Aqui são cadastrados os Prazos, Planos de Venda, Modelos e Comissões da concessionária. O cadastro deve ser feito nesta mesma ordem, pois um cadastro é ligado diretamente a outro, desta forma, começaremos pelos Prazos. Para cadastrar um novo prazo, clique no botão Inserir: Depois, digite o prazo que desejar e tecle <ENTER>. Para cada prazo existem diversos Planos de Venda. Para cadastrar os planos de 5

6 venda, primeiro selecione o prazo referente a ele e logo após clique no botão Inserir dos planos de venda: E digite: o número que representa o plano, a contribuição mensal, a taxa de adesão, taxa de administração, fundo reserva, seguro e licenciamento. No campo Licenc., que refere-se a licenciamento, informe se este plano possui licenciamento incluso ou não. Todos estes valores são tabelados pela Administradora. Para cadastrar mais planos de venda, basta clicar novamente em Inserir, se desejar inserir planos para outros prazos, primeiramente selecione o prazo que desejar para depois iniciar a inserção dos planos. Depois de inseridos os prazos, informaremos os modelos que podem ser vendidos para cada prazo. Para tal operação, selecione primeiramente o prazo e o plano, e clique no botão Inserir: 6

7 Clique na caixa de seleção para escolher o modelo. Somente serão apresentados os modelos que estiverem com a opção Em Produção marcada em seu cadastro, veja capítulo de Modelos de Veículos. Agora iremos configurar as comissões administradora. que a concessionária receberá da A comissão é de acordo com cada prazo, plano de venda e modelo, portanto para inseri-las, primeiramente selecione o prazo, o plano de venda e o modelo, para depois clicar no botão Inserir, como mostra a imagem abaixo: 7

8 Digite o número da parcela, o percentual de comissão que a concessionária receberá por venda de contratos novos e reposição e a quantidade de dias de vencimento para a comissão que será aplicada sobre a data base (veja na Aba Configurações Comissões como escolher a data base para o cálculo das comissões). Para inserir as demais parcelas, clique novamente no botão Inserir. Caso a concessionária tenha uma mesma configuração para todos os prazos e planos, então poderá utilizar o recurso de Comissão Padrão, verifique na página 10. 8

9 Aba Licenciamento/Valor Produto Nesta aba, em % Limite para Licenciamento informe o percentual do licenciamento de cada modelo e em Valor do Produto informe o valor de cada modelo. Desta forma, ao efetuar a venda com um plano de venda que foi configurado com Licenciamento Sim, será calculado automaticamente o valor do produto + % Limite para Licenciamento informados nesta aba. Para informar os valores, basta selecionar o modelo e clicar no botão Editar. Esta configuração é de extrema importância para a integração fábrica, veja em Integração ao IHS Importação de Contratos como realizar a integração e a importância desta configuração. 9

10 Aba Configurações Comissões Aqui indicaremos o momento e a data base para geração de todas as comissões e sobre qual valor será aplicado o percentual de comissão. Qual momento será gerada as comissões?: Marque se deseja que as comissões sejam geradas no momento da Venda do contrato, ao realizar a Emissão Remessa no sistema ou no Retorno que é no momento da importação dos arquivos de contratos digitados da administradora. Qual data deverá ser utilizada p/ calcular comissão? Informe qual a data base para calcular a comissão, sobre a Data Venda, a data em que foi realizada a Emissão Remessa ou a data do Borderô Fábrica. Para um melhor entendimento adotaremos um exemplo: se na aba Configurações Gerais foi configurada a comissão da concessionária e foi indicado na segunda parcela um Vencimento de 30 dias, e na aba Configurações/Comissões foi marcada a opção Data Venda como data que deverá ser utilizada para calcular comissão, então a comissão da segunda parcela da concessionária será gerada com data de baixa de 30 dias após a data da venda. Parcelas de Comissão da Concessionária Padrão: Utilizada quando a Concessionária deseja gerar um mesmo percentual de comissão para os prazos, 10

11 planos e modelos, não Configurações Gerais. sendo necessário configurar cada item na aba Clique no botão Inserir e cadastre as parcelas que irão gerar comissão para a concessionária, informando o percentual de contratos novos e reposição e o seu vencimento. Se houver necessidade de alteração ou exclusão, clique no botão Editar ou Excluir. As opções: Novo e Reposição, significam poder utilizar a comissão padrão para os dois tipos de contratos ou somente para um dos dois. Configurando a Comissão Padrão, o sistema primeiramente fará a checagem se existem configurações para o prazo, plano de venda e modelo do contrato; caso não exista, fará a checagem se para aquela concessionária está configurado que permite configuração padrão mediante o tipo de contrato (Reposição ou Novo), estando habilitada a opção, será considerado o percentual cadastrado. Valor base p/ calcular a comissão da administradora, vendedor, supervisor e gerente. O valor selecionado aqui é sobre o qual será aplicado o percentual de comissão de cada um deles. O Valor do Produto é o valor informado na aba Licenciamento/Valor Produto e o Valor do Crédito é o valor do produto + % de limite de crédito. Agora, clique no botão SALVAR para confirmar as configurações. 11

12 Copiar Configurações Como já citado anteriormente, para que o usuário não precise cadastrar as comissões várias vezes de cada plano de venda, foi criada a rotina de Copiar Configurações, com esta opção é possível copiar todas as configurações de um prazo plano de venda para outro. Para acessar esta opção, selecione a administradora dos prazos planos de venda que serão copiados e clique no botão Copiar Configurações. A janela de cópia será aberta: 12

13 Origem: Selecione o Prazo e o Plano de Venda anteriormente configurados. Destino: Aparecerão os demais Prazos - Planos de Venda constantes no cadastro da administradora. Os prazos que estiverem sem plano de venda não serão apresentados. Destino Selecione para quais prazos/planos que deseja realizar a cópia. Tipo de Cópia: indique o que deseja copiar: Copiar Somente Modelos de Veículos? o sistema irá copiar somente os modelos do Prazo Plano de Venda origem. Caso o Prazo Plano de Venda destino já possua modelos e/ou comissões configuradas, estas serão excluídas e as comissões perdidas, pois esta opção copia somente os modelos. Copiar Modelos de Veículos e Comissões? o sistema irá copiar todos os modelos e comissões configuradas de cada um para o Prazo Plano de Venda destino selecionado(s). Caso estes já possuam modelos e/ou comissões configuradas, elas serão excluídas e ficará gravado somente o que for copiado. Depois de selecionar as opções desejadas, clique no botão Copiar e clique em Sim na mensagem de confirmação: 13

14 Se a cópia for realizada corretamente a seguinte mensagem será apresentada: Clique em OK para fechar. 14

15 Equipe de Vendas Antes de incluir uma equipe de vendas, será necessário cadastrar os funcionários que trabalham no departamento de consórcio no sistema Adicion. Para cadastrá-los, acesse o menu Utilitários >> Tabelas Gerais >> Funcionários. A partir dessa tela, o usuário poderá: Visualizar um cadastro Inclusão de um Funcionário Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Exclusão de um funcionário 15 Botão Botão Botão Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR EXCLUIR

16 Observação: Na inclusão de um funcionário novo não esqueça de informar o CPF dos funcionários, principalmente os relativos à consórcio, pois durante a integração fábrica os funcionários serão identificados através do número deste documento, a falta dele pode causar inconsistências na integração e tomar um tempo desnecessário. Veja como realizar a integração fábrica em Importação de Contratos. A partir da versão 5.0 do sistema, será possível pesquisar funcionários pela aba empresa, essa rotina é útil para clientes que possuem o sistema FUSION, pois permite que a empresa que esta acessando o sistema visualize somente os funcionários dela. Ao inserir, alterar ou visualizar o cadastro de um funcionário, verifique as seguintes abas: Aba Configurações : Além dos dados cadastrais do funcionário, na aba Departamentos o usuário deverá habilitar o funcionário no departamento, como mostra a figura. 16

17 Em seguida acesse a aba Permissões e verifique a opção: Avisa este funcionário para atualizar módulos? : Marcando esta opção o funcionário poderá efetuar atualização de módulos ao acessar o sistema. Essa rotina faz a verificação de arquivos mais atualizados e copia para a rede do cliente. Para que essa rotina seja concluída com sucesso, a máquina que estiver realizando a atualização de módulos deverá estar conectada na internet. 17

18 As outras opções devem ser analisadas nos manuais de controle Financeiro, Faturamento, Peças e Veículos, pois envolvem risco. 18

19 Aba Segurança : Para que o funcionário tenha acesso ao sistema, habilite para o funcionário os menus nos quais o ele poderá ter acesso. Além disso, deverá mencionar o LOGIN do funcionário. Esse login será usado para acessar o sistema na tela inicial. (Para cadastros novos, a senha de acesso ao sistema é igual ao login. Se o funcionário desejar alterar a senha de acesso, proceda com a alteração da senha pelo menu Utilitários >> Gersys >> Controle Acesso >> Trocar Senha Acesso, após ter completado a inclusão). Também na aba Segurança, o usuário poderá imprimir o acesso que foi configurado para cada funcionário, através do botão Imprimir. 19

20 Observação: É de fundamental importância que, os dados cadastrais do funcionário sejam feitos corretamente (principalmente o número do CPF, para fins de integração com o IHS, veja no capítulo de Integração ao IHS ). Na aba de Segurança, como pode observar, o sistema trouxe pré-configurado um perfil de acesso. Esse perfil pode ser criado ou alterado através do menu Utilitários >> Gersys >> Controle de Acesso >> Perfil de Acesso. Depois de todo o cadastro configurado, é possível incluir a equipe de vendas. 20

21 Inserindo a Equipe de Vendas e suas Comissões Para criar a equipe de vendas de cotas de consórcio e configurar suas comissões e metas, acesse o menu Consórcio >> Tabelas>> Funcionários - Configurações /Comissões/Metas. A partir dessa janela, o usuário poderá fazer a inclusão da equipe de vendas. Observe que a janela está dividida em 3 partes: Gerente (1.ª Parte - Superior) Inclusão de um gerente Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Exclusão de um Gerente Botão INSERIR Botão EDITAR Botão EXCLUIR Supervisor (2.ª Parte - Central) Inclusão de um supervisor Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Exclusão de um supervisor 21 Botão INSERIR Botão EDITAR Botão EXCLUIR

22 Vendedor (3.ª Parte - Inferior) Inclusão de um vendedor Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Exclusão de um vendedor Botão INSERIR Botão EDITAR Botão EXCLUIR Primeiramente deve ser inserido o Gerente da equipe, para isso, clique no botão Inserir que se encontra ao lado da caixa de gerentes: Selecione o Gerente através da lupa e selecione a opção Gerar comissão para o gerente? para que as comissões das vendas dos contratos sejam geradas. Será necessário inserir os percentuais de comissão, que serão pagos ao gerente de acordo com as vendas de sua equipe. As comissões são configuradas de acordo com a Administradora, prazo, plano de venda e modelo de veículo já configurados anteriormente no cadastro da administradora escolhida, veja em Parametrizando o Sistema Administradoras como configurar. Agora veja como proceder com a 22

23 configuração no cadastro do gerente: 1. Selecione na caixa Administradora a que será configurada, os prazos que já estiverem configurados na administradora aparecerão logo abaixo. 2. Selecione na caixa Prazo o que será configurado, os planos de venda já configurados para o prazo selecionado serão apresentados ao lado direito dos prazos. 3. Selecione o Plano de Venda, e os modelos já inseridos no plano de vendas selecionados serão apresentados ao lado direito dos planos de venda. Depois destas seleções, a seguinte janela será obtida: Veja que as informações são vinculadas umas às outras. Depois de selecionadas as opções acima descritas, clique no botão Inserir, conforme mostra o destaque da imagem para iniciar o cadastro das comissões e informe: Parcela: Referente à parcela de pagamento das comissões. % Novo: Informe o percentual pago de comissão para venda de contratos novos. 23

24 % Reposição: Informe o percentual pago de comissão para venda de contratos de reposição. Vencimento: Informe a quantidade de dias de vencimento para o vencimento da parcela. A data base é a configurada no cadastro da administradora, por exemplo, se a data base for a data da venda e for informado na primeira parcela de comissão do vendedor, 5 dias de vencimento, o vencimento será a data da venda + 5 dias. Para inserir mais parcelas, basta clicar novamente no botão Inserir. Para configurar as comissões de outras administradoras, não esqueça de selecioná-las antes, o mesmo vale para os prazos, planos de venda e modelos. Além das Comissões, há a opção de configurar as Comissões Padrão que são utilizadas quando se deseja gerar um mesmo percentual de comissão do gerente para os prazos, planos e modelos, não sendo necessário configurar cada item na aba Comissões. Para configurar as Comissões Padrão, clique no botão Inserir da aba Comissões Padrão, e informe os dados, como mostra a figura: 24

25 Sempre selecionar a administradora de consórcio que deseja configurar. As opções: Novo e Reposição, significam poder utilizar a comissão padrão para os dois tipos de contratos ou somente para um dos dois. Configurando a Comissão Padrão, o sistema primeiramente fará a checagem se existem configurações para o prazo, plano de venda e modelo do contrato; caso não existam, fará a checagem se para aquele gerente está configurado que permite configuração padrão mediante o tipo de contrato (Reposição ou Novo), estando habilitada a opção, será considerado o percentual cadastrado. Outra opção seria a configuração das Metas/Prêmios para os funcionários, especificando os mesmos a partir de uma quantidade de vendas mínima de contratos. Por exemplo, se o funcionário vender 15 contratos, receberá um prêmio de 20% sobre o valor de sua comissão. Esta quantidade é controlada através da baixa da primeira parcela de comissão. Se forem baixadas no fechamento do mês, incluindo as 15 primeiras parcelas de comissão, ele atingiu a meta. Para verificar como baixar comissões, veja Controle de Comissões. Para configurar as metas e prêmios, clique no botão Inserir da aba Metas/Prêmios, e informe os dados, como mostra a figura: 25

26 Qtde.: Informe a meta para o pagamento do prêmio, no nosso exemplo, o funcionário deverá ter pelo menos, 15 contratos vendidos. Sobre Base: Informe o percentual a ser pago sobre o valor total das vendas, caso o funcionário atinja a meta. Sobre Comissão: Informe o percentual a ser pago sobre o valor total da comissão recebida, caso atinja a meta. Por exemplo, se o funcionário recebeu R$ 300,00 de comissão e neste campo é informado um percentual de 20%, ele receberá como prêmio R$ 60,00. Valor Prêmio: Neste campo é informado um valor fixo em reais, por exemplo, se o funcionário vender 15 contratos receberá R$ 50,00 de prêmio. Não é necessário informar os três prêmios, informe quais desejar. As metas/prêmios não são vinculadas aos prazos, planos de venda e modelos, são vinculadas somente às administradoras. Depois de tudo cadastrado, clique no botão SALVAR para efetivar o cadastro. 26

27 Depois de incluído o gerente, inclua o Supervisor da mesma forma, configurando as Comissões, as Comissões - Padrões e as Metas/Prêmios. Já com o gerente e supervisor inseridos e configurados, inclua o Vendedor, onde deverá também ser realizada as configurações de Comissões, Comissões - Padrões e as Metas/Prêmios e somente no caso do vendedor, o máximo de contratos que ele pode receber de cada administradora, veja a imagem: Observe que no quadro de administradoras existe uma nova coluna chamada Número Máximo de Contrato. Selecione a administradora, clique no botão Editar e digite o máximo de contratos desta Administradora, que o vendedor pode ter em mãos. Conforme as vendas forem lançadas no sistema, este entende que há menos contratos nas mãos do vendedor. O restante das informações devem ser configuradas de acordo com o explicado no cadastro do gerente. 27

28 Ao final do cadastro dos funcionários, obteremos a seguinte tela: Copiar Configurações Para facilitar a configuração de comissões dos funcionários, existe a possibilidade de cópia das configurações de um funcionário para outro. Para executar esta rotina, clique no botão Copiar Configurações: A janela de cópia será aberta: 28

29 Tipo: Informe se irá copiar as configurações de vendedor, supervisor ou gerente; Funcionário Origem: selecione o funcionário que servirá como base para a cópia. Copiar: Selecione o que será copiado do funcionário origem para o funcionário destino, este deve ser selecionado na caixa Funcionário Destino. Para que os nomes apareçam nesta caixa, eles já devem estar inseridos como funcionários em gerente, supervisor ou vendedor. Selecione a Administradora, que será copiada suas configurações. Clique no botão SALVAR para confirmar a cópia, e ao final será apresentada a mensagem: 29

30 Configurando o Módulo Veja agora alguns cadastros básicos necessários para o funcionamento perfeito do módulo de consórcio. Modelos de Veículos Para cadastrar os modelos dos veículos, acesse o menu Veículos >> Tabelas >> Modelos. A seguinte janela será apresentada: A partir dessa tela, o usuário poderá: Visualizar o cadastro de um modelo de veículo Inclusão de um modelo de veículo Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Exclusão de um modelo de veículo Botão Botão Botão Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR EXCLUIR Na janela de inclusão de um modelo, além dos dados cadastrais, verifique os demais campos: Em produção na aba Geral: Campo destinado para informar se o modelo em questão ainda é fabricado ou não. Essa configuração é utilizada no cadastro da 30

31 Administradora. Ordem de Impressão na aba Geral: Campo destinado para que o usuário possa definir em qual ordem no relatório os modelos serão listados. 1º Cód. Fábrica e 2º Cód. Fábrica na aba Informações Adicionais: Campos destinados para informar o pseudo fábrica de veículos, para proceder com a importação de arquivos de faturamento de veículos (Integração dos arquivos de faturamento de motos). Cód. Fábrica Upload na aba Informações Adicionais: Campo destinado para o pseudo fábrica de consórcio. Para fins de integração com o IHS. Esse campo é de EXTREMA IMPORTÂNCIA, pois é através dessa configuração que os arquivos de vendas de cotas serão exportados no sistema (Veja mais detalhes da integração de arquivos do IHS no capítulo Upload de Contratos de Consórcio Fabrica CNH. Cód. Fábrica Download na aba Informações Adicionais: Campo destinado para o pseudo fábrica de consórcio. Para fins de integração com o IHS. Esse campo é de EXTREMA IMPORTÂNCIA, pois é através dessa configuração que os arquivos de vendas de cotas serão importados no sistema (Veja mais detalhes da integração de arquivos do IHS no capítulo Integração IHS. 31

32 Grupos de Consórcio Para criar os grupos de consórcio, acesse o menu Consórcio >> Tabelas >> Grupo de Consórcio. A partir dessa tela, o usuário poderá fazer: Visualizar o cadastro de um grupo Inclusão de um grupo de consórcio novo Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Exclusão de um grupo de consórcio Botão Botão Botão Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR EXCLUIR Ao clicar no botão Inserir para cadastrar um novo grupo, as seguintes informações serão pedidas: 32

33 Selecione a Administradora através da lupa. Digite o número do Grupo e a Data da Abertura do mesmo. Clique no botão SALVAR para confirmar o cadastro. Os grupos não precisam ser cadastrados para a administradora Consórcio Nacional Honda, pois são cadastrados automaticamente na integração do arquivo CCO - Cadastro Consorciado, portanto não deixe de realizar a integração deste arquivo. 33

34 Situação dos Contratos Para criar as situações dos contratos de consórcio, acesse o menu Consórcio >> Tabelas >> Situação dos Contratos. A partir dessa tela, o usuário poderá fazer: Inclusão de uma nova situação Botão INSERIR Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR Exclusão de uma situação Botão EXCLUIR Para Inserir uma nova situação, basta informar o nome da mesma: Depois de digitar o nome da situação, clique no botão SALVAR para confirmar o 34

35 cadastro. A situação dos contratos é atualizada automaticamente na integração do arquivo CCO - Cadastro Consorciado, portanto não deixe de integrá-lo no sistema. 35

36 Pontos de Venda Os pontos de venda são cadastrados para que no momento da venda ele seja informado, assim o concessionário tem o controle das vendas externas, como estandes em shoppings, feiras, pontos de venda, etc. Para realizar o cadastro entre em Consórcio >> Tabelas >> Pontos de Venda. A partir dessa tela, o usuário poderá fazer: Visualizar um ponto de venda (anteriormente cadastrados) Botão Inclusão de um novo ponto de venda Botão Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão Exclusão de um ponto de venda Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR EXCLUIR Clique no botão Inserir para cadastrar um novo ponto de venda, e informe o nome do mesmo: Clique em SALVAR para confirmar o cadastro. 36

37 Assembléias Há a possibilidade de cadastrar assembléias no sistema Adicion, facilitando seu controle. Para cadastrá-las acesse o menu Consórcio >> Tabelas >> Assembléias. Clique no botão Inserir para cadastrar a assembléia: 37

38 Administradora: Selecione a administradora responsável pela assembléia. Grupo: Selecione o grupo da assembléia. Nos contratos vendidos neste grupo, constará a assembléia cadastrada. Data: Informe a data que será realizada a assembléia. Horário: Informe o horário que será realizada a assembléia. Local: Informe o local onde será realizada a assembléia. As assembléias do Consórcio Nacional Honda, não precisam ser inseridas, basta realizar a Integração fábrica do arquivo CCA Assembléias. Veja como realizar a integração em Integração IHS. 38

39 Parâmetros Há algumas opções nos parâmetros do sistema que devem ser informadas, para verificá-las acesse o menu Configurações >> Parâmetros >> Geral >> Aba Geral e proceda com a configuração dos campos: Corrigir dados de pessoas cadastradas através da integração do consórcio com a fábrica? : Selecionando esta opção, o cadastro do cliente será atualizado no sistema Adicion quando for realizada a integração do consórcio de acordo com o digitado no IHS. Administradora de Consórcio Fábrica : administradora de consórcio da fábrica. Clique em SALVAR para confirmar as configurações. 39 Selecione através da lupa

40 Cadastro de Clientes e Fornecedores Para iniciarmos o módulo de vendas é importante que o usuário saiba cadastrar cliente e fornecedores, pois na maioria das vendas serão necessárias a inclusão ou a manutenção no cadastro de pessoas. Para acessar o cadastro de pessoas, acesse Utilitários >> Tabelas Gerais >> Pessoas. A partir desta janela o usuário poderá: Visualizar os dados de uma pessoa Inclusão de uma pessoa Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Exclusão de uma pessoa Botão Botão Botão Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR EXCLUIR Veremos agora como incluir uma pessoa e para facilitar o entendimento, para incluir clique em INSERIR, traremos uma imagem com os dados do cliente já preenchidos, assim servindo como parâmetro ao usuário, pois o novo cliente deverá conter todas as informações que esta imagem trouxer: 40

41 Todos os campos do cadastro de pessoas são obrigatórios para a venda de contratos, portanto este deve ser feito de forma completa, com atenção especial para o Nome, CPF, Endereço e Telefones, que devem ter pelo menos dois. Depois de cadastrada a aba Geral, acesse a aba Adicionais: 41

42 Preencha o campo Grupo e o Endereço Secundário, sendo que este último é indispensável na venda de contratos e deve ser diferente do endereço principal. E por último, preencha os dados da aba Trabalho: 42

43 Preencha todos os dados do trabalho, em especial o campo Profissão que deve ser selecionada através da lupa e os campos Salário e Outras Rendas. Para atualizar o cadastro de Profissões, veja o capítulo Atualizando Profissões e Veículos. Depois de digitadas todas as informações, clique no botão SALVAR e a pessoa estará cadastrada. 43

44 Controlando o Estoque de Contratos Novos Cadastrando novos contratos Para cadastrar novos contratos no sistema, acesse o menu Consórcio >> Controle de Contratos ou clique no botão A janela abaixo será apresentada: Para proceder com a inclusão de contratos novos, clique no botão NOVOS e a janela de cadastro será aberta: 44

45 Administradora: Informe a administradora dos contratos novos. Vendedor: Informe o vendedor que receberá os contratos novos. Contrato Inicial/Final: Informe o número inicial e final dos contratos novos, o intervalo de numeração será criado automaticamente. no nosso exemplo serão gerados os contratos de número 100 até 200, todos com série C. Série: Informe a série do contrato, caso houver. Data Inclusão: Data de inserção dos contratos no sistema. Clique em SALVAR para confirmar a inclusão, e uma janela de confirmação será apresentada: Clique em Sim para confirmar. 45

46 Distribuindo os Contratos Novos Para proceder com a distribuição de contratos novos, acesse o menu Consórcio >> Controle de Contratos ou acesse o Browser de Consórcio (figura localizada logo abaixo do menu consórcio), em seguida clique no botão DISTRIBUIR. A janela abaixo será apresentada. Administradora: Informe a administradora dos contratos que serão distribuídos. Vendedores: Informe o vendedor que receberá os contratos. Pesquisa: Se desejar visualizar todos os contratos que podem ser distribuídos para o vendedor, selecione a opção Disponível, todos os contratos com situação disponível que esteja em nome de outros vendedores que não seja o selecionado, serão apresentados. Porém, se já souber a numeração de contratos que serão distribuídos, selecione a opção Contato de... à e informe o número inicial e final. Clique no botão Pesquisar, os contratos serão apresentados na caixa. 46

47 Termo de Distribuição: Clique na lupa para selecionar ou criar um termo para ser impresso após a distribuição dos contratos. Selecione os contratos que serão distribuídos ao vendedor e clique no botão DISTRIBUIR. A seguinte mensagem será apresentada: Clique em Sim para confirmar, e uma nova mensagem informará a quantidade de contratos distribuídos: Para fechar a mensagem, clique no botão OK, e o termo de distribuição escolhido será impresso em vídeo com o número dos contratos distribuídos. 47

48 Integração IHS O módulo Consórcio, disponibiliza para seus clientes Honda a integração com o IHS, que funciona da seguinte forma: o usuário faz a digitação das vendas das cotas de consórcio no site do IHS ( e este por sua vez, disponibiliza em arquivos os contratos (propostas) digitados, através destes arquivos é feita a integração dos dados digitados com o sistema Adicion, gerando automaticamente a inclusão da venda dos contratos. A seguir falaremos do processo de integração. Para fazer a integração, siga os seguintes passos: 1º Passo: Acesse o site do IHS ( Selecione a opção: Honda Serviços Financeiros; Digite o login e senha da concessionária; Escolha a opção Formulários e Downloads e depois na opção Baixar Informações; Faça o download dos arquivos de contrato de consórcio e salve no diretório C:\integra, (caso não haja, pode ser criado a pasta); Os arquivos que podem ser integrados ao sistema são: CCA - Assembléias CCB - Contratos Digitados CCO - Cadastro Consorciado CCS - 2ª Parcelas em Atraso CCM - Comissão Concessionária CCP - Contratos Pré-Cancelados CCQ Contratos até a 4ª Parcela a Vencer CCK - Apuração de Contratos Pré-Cancelados CRE - Títulos pendentes CCC - Conta Corrente 2º Passo: Acesse o Adicion 2R, vá até o menu Utilitários >> Integração Fábrica. Nesse momento o sistema irá descompactar os arquivos e deixará pronto para importação: Pressione o botão OK na caixa de mensagem e o sistema indicará o que será 48

49 integrado: Clique no botão IMPORTAR na parte inferior da janela de integração e uma confirmação será pedida: Clique em Sim para confirmar a integração. Ao final uma mensagem de conclusão será apresentada: 49

50 Clique em OK para fechar. 50

51 Importação de Contratos Depois de realizado o procedimento acima descrito, caso tenha sido integrado o arquivo CCB Contratos Digitados, os contratos vendidos e digitados no IHS ficarão disponíveis para importação no sistema Adicion no menu Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Importação Contratos. Nesta janela serão apresentadas todas as vendas à importar no sistema. Observe que alguns contratos estão com uma bolinha vermelha em Vendedor, isto quer dizer que durante e integração o sistema não encontrou o vendedor deste contrato, portanto deve-se clicar no botão Editar Vendedor e selecionar o vendedor do contrato. O supervisor e o gerente serão preenchidos automaticamente, se forem preenchidos com os nomes incorretos, utilize os botões Editar Supervisor e Editar Gerente para alterar. O vendedor é buscado no cadastro de funcionários pelo numero do CPF, portanto para que não volte a ocorrer este problema corrija o cadastro dos funcionários, veja como fazê-lo em Equipe de Vendas. É necessário informar o Ponto de Venda dos contratos no momento da importação, basta selecionar o contrato e clicar no botão Editar Outros para que a caixa de seleção do ponto de venda desejado seja habilitada. Alguns contratos também constam com Valor Produto zerado, para que apareça o valor correto configure-o no cadastro da administradora, veja em Administradoras Aba Licenciamento/Valor Produto como configurar. Quanto ao Valor Crédito, este é 51

52 possível informá-lo na própria janela de importação, clicando no botão Editar Outros e pressionando a tecla <TAB> até chegar na coluna de Valor Crédito, onde será possível digitar o valor desejado. Caso tenha algum contrato que não deseje importar, selecione o mesmo e clique no botão Excluir. Depois dos dados corrigidos, clique no botão Importar para efetivar a integração dos contratos no sistema. 52

53 Analisando Contratos com Pendência O módulo de Consórcio oferece também, através da integração da fábrica, a importação dos contratos com as seguintes situações: Contratos Pré-Cancelados CCP; 2ª parcela em atraso CCS; Contrato até a 4ª Parcela a Vencer CCQ; Apuração de Contratos Pré-Cancelados CCK; Para a visualização dessas informações, faça o processo de Integração IHS, explicado no início deste capítulo, baixando o arquivo referente à cada tipo de informação que desejar no site do IHS. Após a integração, veja os dados importados em Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Situação dos Contratos. Cada informação estará em sua respectiva Aba. No nosso exemplo, estamos visualizando os contratos com segunda parcela em atraso, para verificar as demais situações, clique na aba desejada. 53

54 Etiquetas É possível após a integração dos arquivos de pendência imprimir etiquetas com os dados dos clientes na situação escolhida. Para imprimir as etiquetas, acesse Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Etiquetas. Selecione se deseja imprimir etiquetas dos clientes com Contratos 2ª Parcela em Atraso, que estão na Apuração Contratos Pré-Cancelados ou com Contratos Pré-Cancelados. Em Ordenar pesquisa por selecione a opção Contrato para que os clientes sejam listados por ordem de número do contrato, e Consorciado para que sejam listados em ordem alfabética. Clique no botão Pesquisar. Deixe selecionados somente os clientes que terão sua etiqueta impressa. Indique a Etiqueta Inicial para impressão e no campo Qtde Colunas informe se irá utilizar formulário com duas ou três colunas. Clique no botão SALVAR para confirmar a impressão. 54

55 Relatórios da Integração Para visualizar as informações importadas na integração através de relatórios, acesse o seguinte caminho Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Relatórios e visualize os seguintes: Contratos Importados Visualize através deste relatório os contratos que foram importados no sistema através da Integração em Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Importação de Contratos. Informe o Período de Importação dos contratos no sistema. Em Ordem Impressão indique de que forma deseja ordenar as informações no relatório. Clique no botão IMPRIMIR para gerá-lo em vídeo e posterior impressão. 55

56 Apuração/Pré-Cancelados/2ª Parcela em Atraso/4ª Parcela a Vencer Neste relatório é possível listar os clientes dentro de cada situação, assim tendo uma visão geral dos clientes em situação de pendência. Em Tipo Relatório, selecione o tipo de pendência que deseja listar os clientes referentes à ela. Para que o endereço dos clientes seja impresso no relatório, selecione a opção Inserir Endereço do Consorciado. E para inserir os clientes que estão com contrato sem vendedor, selecione Inserir Contratos sem Vendedores. Em Ordem de Impressão indique como devem ser organizadas as informações do relatório e informe o Período da Assembléia. Para listar todos os contratos vendidos de todos os funcionários, deixe a opção Todos os Funcionários selecionada, mas se quiser selecionar funcionários específicos, desmarque esta opção. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 56

57 Controle de Vendas O usuário poderá também fazer a venda de uma cota de consórcio direto pelo sistema Adicion, através do menu Consórcio >> Controle de Contratos. Para realizar a venda o contrato já deve estar disponível no sistema. Visualizar os dados de um contrato Vender um contrato Alterar um contrato já cadastrado Cancelar contrato disponível Retornar contrato para status anterior Excluir definitivamente um contrato Botão Botão Botão Botão Botão Botão 57 VISUALIZAR VENDER EDITAR CANCELAR RE-ABRIR EXCLUIR

58 Vendendo um contrato Digite o número do contrato a ser vendido e clique no botão Vender, a janela de venda será aberta para preenchimento dos dados. Aba Geral Concessionárias Honda: A partir da versão os contratos inseridos no sistema são tratados como PROPOSTAS. Os contratos inseridos anteriormente permanecem na forma de contrato. Para facilitar nosso exemplo, veja abaixo uma Proposta já preenchida: Administradora: Preenchido automaticamente cadastrado no momento de inserir a proposta. Contrato: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi cadastrado no momento de inserir a proposta. 58 de acordo com o que foi

59 Digito: Informe o digito do contrato. Campo obrigatório para envio de Arquivo Remessa. Tipo: Indique se é uma proposta nova ou de reposição. Prazo / Plano de Venda: Selecione o prazo e em seguida o plano de venda. Veja como configurar prazos e planos de venda em Administradoras Configurações Gerais Grupo/Cota/RD: Informe o Grupo, Cota e RD. Dia Vencto: Informe o dia de vencimento da proposta Duração: Informe a duração do consórcio. Nº. Participantes: Informe o número de participantes do consórcio. Autoriza Divulgação de Dados em Lista? : Marque a opção para permitir a divulgação dos dados em lista. Data da Venda: Inicialmente preenchida com a data do computador, mas pode ser alterada. Sit. Contrato: Informe a situação do contrato. Substituta? : Marque esta opção em caso de proposta substituta. Nº. Proposta Original/Dg.: No caso de propostas substitutas, informe o número da proposta original. Modelo: Selecione o modelo do veículo. Será apresentado neste campo somente os modelos configurados no cadastro da Administradora, dentro do prazo e plano de venda escolhidos. Veja como efetuar a configuração em: Administradoras Configurações Gerais. Ao selecionar o modelo, o Valor do Produto e o Valor Crédito (valor do produto + licenciamento, se houver) Produto: Selecione o produto. Valor Crédito: Valor do produto + licenciamento, se houver. Preenchido automaticamente de acordo com a configuração do modelo em Licenciamento / Valor Produto. Lance Fixo: Autoriza? : Marque esta opção para autorizar lances fixos. Deve ser preenchido de acordo com a característica do produto. Amortização: Informe como será feita a amortização: Antecipado, Redução ou Nenhuma para casos onde não haverá amortização. Deve ser preenchido de acordo com a característica do produto. Percentual: Percentual de lance livre ofertado no momento da assinatura da proposta. 59

60 Vendedor/Supervisor/Gerente: Serão preenchidos conforme informado na distribuição da proposta, mas podem ser alterados. Ponto de Venda: Informe o ponto de venda. Taxas (%): As taxas serão preenchidas automaticamente de acordo com o que foi configurado em Administradoras - Configurações Gerais. 1ª Parcela: Informe a data de pagamento, valor da parcela e se o pagamento foi em dinheiro ou cheque. Aba Dados do cheque: Caso o pagamento tenha sido feito em cheque, preencha os campos com os dados do cheque: Conta corrente: Em caso de ressarcimentos, marque a opção para autorizar depósitos em conta corrente e informe os dados da conta. 60

61 Outras concessionárias: Administradora: Preenchido automaticamente cadastrado no momento de inserir a proposta. Contrato: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi cadastrado no momento de inserir a proposta. Sr / Digito: Informe a série e digito do contrato. Tipo: Indique se é uma proposta nova ou de reposição. Prazo / Plano de Venda: Selecione o prazo e em seguida o plano de venda. Veja como configurar prazos e planos de venda em Administradoras Configurações Gerais Grupo/Cota/RD: Informe o Grupo, Cota e RD. Dia Vencto: Informe o dia de vencimento da proposta Duração: Informe a duração do consórcio. Nº. Participantes: Informe o número de participantes do consórcio. Autoriza Divulgação de Dados em Lista? : Marque a opção para permitir a 61 de acordo com o que foi

62 divulgação dos dados em lista. Data da Venda: Inicialmente preenchida com a data do computador, mas pode ser alterada. Sit. Contrato: Informe a situação do contrato. Modelo: Selecione o modelo do veículo. Será apresentado neste campo somente os modelos configurados no cadastro da Administradora, dentro do prazo e plano de venda escolhidos. Veja como efetuar a configuração em: Administradoras Configurações Gerais. Ao selecionar o modelo, o Valor do Produto e o Valor Crédito (valor do produto + licenciamento, se houver) Valor Crédito: Valor do produto + licenciamento, se houver. Preenchido automaticamente de acordo com a configuração do modelo em Licenciamento / Valor Produto. Vendedor/Supervisor/Gerente: Serão preenchidos conforme informado na distribuição da proposta, mas podem ser alterados. Ponto de Venda: Informe o ponto de venda. Taxas (%): As taxas serão preenchidas automaticamente de acordo com o que foi configurado em Administradoras - Configurações Gerais. 1ª Parcela: Informe a data de pagamento, valor da parcela e se o pagamento foi em dinheiro ou cheque. Aba Dados do cheque: Caso o pagamento tenha sido feito em cheque, preencha os campos com os dados do cheque: 62

63 Aba Dados da Pessoa: Para inserir o cliente no contrato, basta digitar o CPF do mesmo, se ele já estiver cadastrado, os dados do cadastrado serão trazidos, ou selecione o mesmo pela lupa. Caso ele não esteja cadastrado, veja no item Cadastro de Clientes e Fornecedores, como proceder. Somente será possível a venda de contratos para maiores de 16 anos. Venda à menores, o sistema bloqueará. Por enquanto deixaremos a aba Situação, Comissões e Observações e Assembléias/Lances, pois elas estarão mais completas depois da geração da venda. Depois de digitado os dados da venda e do consorciado, basta clicar no botão SALVAR para que o contrato fique como vendido. 63

64 64

65 Baixando a Primeira Parcela Depois de Vendida a cota, é o momento do caixa realizar a baixa da primeira parcela que o cliente pagou, para isso acesse o botão ou Financeiro >> Movimentações, selecione a conta caixa onde foi recebida a primeira parcela, e clique no botão Inserir. Na janela de lançamento, selecione o lançamento: Recebimento de Venda Consórcio, como mostra a imagem abaixo: Selecione a administradora e digite o número do contrato e a série, clique no botão Pesquisar e os contratos encontrados serão listados. Selecione o que deseja baixar e clique no botão Confirmar. O sistema retornará à janela principal do caixa, agora com os dados do lançamento em tela: 65

66 O valor em Dinheiro e/ou Cheque já serão preenchidos conforme o informado na venda do contrato. Agora basta clicar no botão Confirmar e a baixa será efetivada. A primeira parcela pode ser recebida antes da venda do contrato no sistema, desde que o contrato já esteja cadastrado e disponível. Ao Editar o contrato agora, e entrar na aba Observações, as seguintes informações serão apresentadas: 66

67 As informações financeiras somente serão apresentadas após o recebimento da primeira parcela no caixa. Nesta aba além das informações financeiras, podem ser digitadas as informações que o funcionário acreditar ser importantes. 67

68 Situação do Contrato Nesta aba, é possível visualizar os dados da venda do contrato algumas informações financeiras e informações sobre upload e download no caso de Concessionárias Honda. O sistema indica nesta aba: a Administradora do contrato, o Número, Série e Digito do mesmo, a Situação e de que forma o contrato entrou nesta situação. No nosso exemplo, ele está vendido. E Financeiro está como recebido, porque já foi feita a baixa da primeira parcela no sistema. 68

69 Visualizando e Gerando Comissões Se no cadastro da administradora, foi selecionado na aba Configurações Comissões, para que as comissões fossem geradas no momento da venda do contrato, já é possível através da aba Comissões, visualizar as comissões geradas para a concessionária, vendedor, supervisor e gerente, somente se foram configuradas para gerar comissão. Veja em Administradora Aba Configurações Comissões como configurar em que momento as comissões serão geradas, para saber quando deve consultar a aba Comissões do contrato. O sistema indica nesta aba: a Administradora do contrato, o Número, Série e Digito do mesmo, a Situação e de que forma o contrato entrou nesta situação. No nosso exemplo, ele está vendido. E Financeiro está como recebido, porque já foi feita a baixa da primeira parcela no sistema. Logo abaixo está indicado que a Comissão já foi gerada, em que Momento gerou comissão e qual a Data Base Comissão. 69

70 Em Concessionária visualize as comissões geradas para a concessionária que serão pagas pela administradora. Em Funcionários veja as comissões do vendedor, supervisor e gerente, se configuradas para gerar comissão no cadastro de funcionários. Caso não tenham sido geradas as comissões por algum erro de configuração, clique no botão Gerar Comissão para que elas sejam geradas. Desta forma o campo Momento Gerou Comissão ficará como Manual e a Data Base Comissão será a do micro onde foram geradas as comissões. 70

71 Inserindo Lances no Contrato Na aba Assembléias/Lances, somente aparecerão as assembléias já cadastradas. Veja em Assembléias como cadastrar assembléias. Somente será possível a inserção ou visualização de assembléias no contrato depois que for informado o grupo do mesmo, seja editando o contrato e selecionando o grupo, seja por integração do arquivo de cadastro de consorciado (concessionárias Honda), pois as assembléias são cadastradas por grupo. Com as assembléias cadastradas, é possível inserir no contrato os lances feitos pelo consorciado. Para isso, na aba Assembléias/Lances, insira os lances da seguinte forma: Número de Assembléia de / a: O número da assembléia é o que consta no canto esquerdo do quadro de assembléias. Para inserir lances para várias assembléias de uma só vez, insira o número da assembléia inicial e final, que será atribuído os dados do lance à todas automaticamente. 71

72 Valor: Informe o valor em reais do lance. Percentual: Informe o percentual do lance em relação ao valor do produto ou valor do crédito. Data Efetuou Lance: A data em que o consorciado efetuou o lance. Horário Efetuou Lance: A hora em que o consorciado efetuou o lance. Com os dados acima preenchidos, clique no botão Inserir Lance para que os dados sejam atribuídos na assembléia. 72

73 Configurando o Cadastro de Modelos de Veículos Para que a transferência dos arquivos seja completada com sucesso, é necessário que cada modelo esteja relacionado ao código disponibilizado pelo IHS. Para esta configuração entre em Veículos >> Tabelas >> Modelos, selecione o modelo desejado, clique no botão EDITAR, acesse a aba Informações Adicionais e a seguinte janela será visualizada: Observe o campo Cód. Fábrica Upload. Neste campo deve ser informado qual o código referente a este modelo. Este campo não deve ser digitado e sim selecionado através da lupa. Veja o cadastro completo de modelo em Configurando o Modelos de Veículos. 73

74 Remessa de Contratos É através da geração da remessa de contratos que o arquivo de remessa para o IHS é gerado. Para acessar esta opção, entre em Consórcio >> Remessa de Contratos. Veja como funcionam as opções da geração da remessa: Tipo Movimentação: Emissão: Selecione esta opção para gerar uma nova remessa. Re-Emissão: Selecione esta opção para emitir novamente uma remessa já gerada. Cancelamento: Selecione esta opção para gerar o cancelamento de uma remessa. Informações da Remessa Administradora: Selecione a administradora dos contratos. 74

75 Remessa: No caso de Emissão da Remessa este número será gerado automaticamente pelo sistema de forma seqüencial, podendo ser alterado pelo usuário se desejar. Deseja gerar arquivo texto para upload? : Selecione esta opção para que ao gerar a remessa, seja criado um arquivo xml contendo os contratos vendidos selecionados, para ser enviado ao IHS. Pesquisa: Indica as formas de pesquisa dos contratos para geração da remessa. Data Venda: Selecione o período de venda dos contratos vendidos no sistema que deverão integrar esta remessa. Data Digitação: Se preferir, ao invés de localizar os contratos por data da venda, localize-os pela data de digitação da venda dos mesmos no sistema. Cancelados em: Além dos contratos vendidos, podem ser inseridos na remessa os contratos cancelados. Para inseri-los, selecione esta opção e indique o período de cancelamento. Verifique antes com a administradora para onde a remessa está sendo gerada, se os contratos cancelados devem ou não constar na remessa. Somente Contratos Recebidos pelo Financeiro?: Selecionando esta opção, somente os contratos que já tiveram a primeira parcela baixada no financeiro serão selecionados para gerar a remessa. Veja em Baixando a Primeira Parcela, como proceder com a baixa. Contratos Novos: Marque esta opção para que os contratos novos sejam selecionados. Contratos Reposição: Marque esta opção para que os contratos de reposição sejam selecionados. Depois de todos os dados informados, clique no botão Pesquisar, e os contratos que o sistema encontrar de acordo com as informações digitadas, serão apresentados. Para visualizar os cancelados, clique na aba Cancelados. Marque todos os contratos que desejar que entrem na remessa, e clique no botão IMPRIMIR. Uma janela de aviso será apresentada, contendo o caminho em que o arquivo foi gerado. 75

76 Quando o usuário for realizar o envio da remessa deverá selecionar o caminho que constar em sua mensagem. Para a Re-Emissão, não é necessário selecionar novamente os contratos, basta informar a administradora, o número da remessa, se desejar gerar arquivo para upload e clicar no botão IMPRIMIR, que ela será gerada novamente. Para Cancelamento, informe somente a administradora e o número da remessa, clique no botão IMPRIMIR para confirmar o cancelamento. Desta forma todos os contratos constantes na remessa cancelada, poderão fazer parte de uma nova remessa. 76

77 Situação dos Contratos no Processo de Upload No processo de upload, é possível visualizar se os contratos foram apenas digitados no sistema, se foram transferidos e se já foram confirmados. Isto é possível através dos símbolos constantes ao lado esquerdo da situação dos contratos. Digitado A venda do contrato foi digitada no Adicion. Transferido Este contrato já foi ou está pronto para ser enviado. Ele fica com esta situação quando foi incluído em alguma remessa. Confirmado O IHS recebeu a venda do contrato. Após o envio do arquivo para o IHS, este disponibilizará para download, o arquivo de Contratos Digitados. Fazendo o procedimento de integração previsto no capítulo Integração IHS os contratos disponibilizados no arquivo, que antes se encontravam como Transferido, passarão ao status de Confirmado, Observação: O contrato com situação Transferido encontra-se no arquivo de remessa gerado para ser enviado para o IHS, isto não quer dizer que certamente foi ou será enviado. 77

78 Controle de Comissões Passaremos a entender agora, como funciona o controle geral de comissões da concessionária e dos funcionários. Antes de ver este capítulo, consulte o capítulo de Parametrizando o Sistema Administradoras e Equipe de Vendas, para verificar como configurar a geração das comissões. Baixa, Estorno e Cancelamento É possível baixar, estornar ou cancelar comissões em um único processo no sistema Adicion, facilitando o controle de comissões dos funcionários e concessionária. Para acessar este recurso, entre em Consórcio >> Comissões >> Baixa/ Estorno/Cancelamento Comissões. Comissões da Concessionária O procedimento de baixa de comissões da concessionária pode ser feito de forma manual ou através da integração fábrica. Para realizar a baixa por integração, o usuário deverá realizar a baixa do arquivo CCM - Comissão Concessionária e proceder conforme explicado no capítulo Integração IHS. Ao realizar a integração no sistema, as comissões encontradas que estivem no arquivo CCM, serão automaticamente baixadas. Para a baixa manual, acesse o caminho acima descrito e visualize as seguintes abas: 78

79 Aba Receber Nesta aba informe os dados das parcelas que deseja baixar. Informe a Administradora e o Vencimento Inicial e Final das parcelas que serão baixadas. Para verificar uma parcela específica, digite em Somente Parcela o número da mesma, assim se parcelas diferentes da informada vencerem no mesmo período, não serão listadas. Clique em Pesquisar para que as parcelas encontradas pelo sistema, de acordo com as informações fornecidas, sejam listadas. Selecione as parcelas que desejar baixar. Caso alguma esteja com valor incorreto, selecione a mesma e clique no botão Editar Valor para alterar. 79

80 Aba Estornar Nesta aba, estorne a baixa de parcelas. Ao estornar uma baixa, não será possível realizá-la novamente para a mesma parcela. Para encontrar as parcelas a serem estornadas, informe a Administradora e o número do Contrato e Série ou a data de Pagamento inicial e Final. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas. 80

81 Aba Cancelar Cancele comissões que não serão recebidas ou que foram geradas incorretamente. Para esta rotina, as parcelas deverão estar abertas. Para encontrar as parcelas a serem canceladas, informe a Administradora e a data de Vencimento inicial e Final das parcelas. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas de acordo com os dados informados. Selecione as que deseja cancelar. 81

82 Aba Resumo Geral Nesta aba finalize tudo o que foi selecionado em receber, estornar e cancelar. O Resumo Geral é o total selecionado em cada aba, somando as Comissões a Receber das parcelas selecionadas e diminuindo as Comissões a Estornar. As Comissões a Cancelar são neutras, não influindo no Total Geral a Receber. Caso seja necessário alterar algo, é possível voltar na aba que desejar para fazer as alterações necessárias. Se estiver tudo certo, clique no botão Confirmar para que um recibo seja gerado com todas as informações de baixa, estorno e cancelamento que foram marcados até a aba Resumo Geral. Este recibo tem numeração seqüencial, e poderá ser re-impresso através deste número, portanto a re-impressão será uma cópia exata do recibo impresso aqui. Veja em Relatórios Recibo de Comissão, como re-imprimir os recibos. 82

83 Comissões dos Funcionários Para ilustrar melhor, faremos as três etapas (baixa, estorno, cancelamento) do contrato que vendemos. Ao acessar o menu de baixa, estorno e cancelamento, entraremos na aba Vendedor. O procedimento que iremos ver para o vendedor é o mesmo utilizado para o supervisor e o gerente. Aba Pagar Esta aba é o local para fazer a baixa das comissões. Para baixar as comissões, primeiro devemos localizá-las, para isso informe a Administradora, o Vendedor, o Vencimento Inicial e Final das parcelas que serão baixadas. Para verificar uma parcela específica, informe o número da mesma em Somente Parcela, assim se parcelas diferentes da informada vencerem no mesmo período, não serão listadas. Selecionando Somente parcelas recebidas pela concessionária, somente serão disponibilizadas para baixa as parcelas que a concessionária já recebeu da administradora. 83

84 Clique em Pesquisar para que as parcelas encontradas pelo sistema de acordo com as informações fornecidas, sejam listadas. Selecione as parcelas que desejar baixar. Caso alguma esteja com valor incorreto, selecione a mesma e clique no botão Editar Valor para alterar. Aba Estornar Nesta aba é feito o estorno de comissões já baixadas. Atente-se que não será mais possível baixar a parcela após o estorno de uma baixa anterior. Para encontrar as parcelas a serem estornadas, informe a Administradora, o Vendedor, o número do Contrato e Série ou a data de Pagamento inicial e Final. Clique no botão Pesquisar para que o sistema selecione as parcelas que satisfaçam a pesquisa. No nosso exemplo nenhuma parcela foi encontrada, pois o contrato informado para o vendedor, não teve nenhuma baixa ainda, pois ainda não confirmamos o passo anterior da aba pagar. 84

85 Aba Cancelar Utilize esta aba para cancelar comissões em aberto que não serão mais baixadas. Para encontrar as parcelas a serem canceladas, informe a Administradora, o Vendedor e a data de Vencimento Inicial e Final das parcelas. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas de acordo com os dados informados. Selecione as Parcelas que deseja cancelar. Aba Resumo Geral Depois de selecionar as comissões a pagar, estornar e cancelar entraremos na aba resumo geral que é o local onde todas as informações se encontram. 85

86 Em Meta/Prêmio o sistema analisa quantas primeiras parcelas estão sendo baixadas, se este número atingir o indica nas configurações do funcionário em metas/prêmios, o sistema irá calcular o prêmio informado neste cadastro. No nosso exemplo, havíamos configurado uma meta de 15 contratos, como estamos baixando apenas 1, não está sendo calculado o prêmio. Em Resumo Geral há os totais selecionados em cada aba: o total selecionado a pagar, o total selecionado a estornar e o total a cancelar. As Comissões a Pagar, somam ao total, as Comissões a Estornar, diminuem e as Comissões a Cancelar não somam nem diminuem, são neutras. Se houver Prêmio por meta, também será somado ao Total Geral a Pagar. Se estiver tudo certo, clique no botão Confirmar para que um recibo seja gerado com todas as informações de baixa, estorno, cancelamento e prêmio que foram marcados até a aba Resumo Geral. Este recibo tem numeração seqüencial, e poderá ser re-impresso através deste número, portanto a re-impressão será uma cópia exata do recibo impresso aqui. Veja em 86

87 Relatórios Recibo de Comissão como re-imprimir os recibos. Antes de clicar no botão Confirmar, em qualquer momento o usuário poderá voltar em quaisquer abas para realizar as alterações que desejar. Somente depois de confirmado isto não será mais possível, neste caso, caso tenha feito algum procedimento incorreto, o usuário deverá Re-abrir as Comissões. 87

88 Re-Abertura de Comissões A re-abertura de comissões é utilizada para voltar uma parcela de comissão ao seu status anterior, por exemplo: Status Atual (De) Paga Cancelada Estornada Status Anterior (Para) Aberta Aberta Baixada Para acessar a Re-abertura, entre em Consórcio >> Comissões >> Re-abre Comissões. Concessionária Para re-abrir comissões da Concessionária, informe a Administradora das comissões que irá re-abrir, se são comissões já Pagas pela administradora, Estornadas 88

89 ou Canceladas. Informe o período que ocorreu a baixa, estorno ou cancelamento e clique em Selecionar. As Parcelas encontradas serão apresentadas. Selecione a que desejar reabrir e clique em Reabrir Selecionadas. Para re-abrir as comissões dos funcionários, traremos como exemplo a aba do Vendedor, pois o mesmo procedimento é utilizado nas abas Supervisor e Gerente. Selecione a Administradora e o Vendedor utilizando as lupas. Indique em Comissões o tipo que deseja re-abrir: pagas, estornadas ou canceladas e informe a data de baixa, estorno ou cancelamento, de acordo com o escolhido. Clique no botão Pesquisar e as parcelas encontradas serão listadas, selecione as que deseja re-abrir e clique no botão Reabrir Selecionadas. 89

90 Re-Processa Valor Comissão Quando o valor de um veículo é alterado e essa alteração influi nas comissões já geradas da concessionária e dos funcionários, é necessário re-processar o valor destas comissões. Para re-processar o valor das parcelas de comissão de acordo com o novo valor do veículo, o usuário deverá verificar em Parametrizando o Sistema Administradoras Aba Licenciamento/Valor Produto, como alterar o valor dos modelos para que esta atualização seja realizada antes do re-processamento das parcelas. Depois de atualizado os valores, acesse Consórcio >> Comissões >> Reprocessa Valor Comissão. Ao acessar o menu, a janela acima será aberta, avisando que esta se trata de uma rotina perigosa, pois irá alterar o valor das parcelas de comissão em aberto. Leia atentamente a mensagem e clique no botão Fechar. A seguinte janela será aberta: 90

91 Em Período de Venda informe o período desejado(inicial e final). Em Comissões marque de quem deseja re-processar o valor das comissões. Em Parcela indique se quer re-processar Todas as Parcelas (todas em aberto), Somente Parcela específica, digitando o número da mesma ou em Acima Parcela digite o número da primeira que deverá ser alterada e as subseqüentes à ela também serão alteradas. Para que seja atualizado o valor nas parcelas em aberto marque Atualizar valor das parcelas em aberto?. Para adicionar a parcelas novas que foram configuradas marque Adicionar novas parcelas configuradas? Para que também seja inserido nas parcelas o percentual de taxa de licenciamento configurado no cadastro da administradora, na aba Licenciamento/Valor Produto, selecione a opção Inserir % Taxa Licenciamento?. Ou para utilizar o percentual configurado atualmente maque Utilizar % de comissão configurado atualmente?. 91

92 Selecione as administradoras referentes às comissões que serão alteradas. Devem ser indicados também os modelos de veículos, assim somente as comissões referentes aos modelos selecionados serão re-processadas. Deixe a opção Todos os Modelos de Veículos selecionada, para que todas as parcelas sejam re-processadas independente do modelo. Utilize as abas Vendedor, Supervisor e Gerente para indicar os funcionários que terão sua comissões re-processadas. Para selecionar pessoas específicas, desabilite a opção Todos os Funcionários. Clique no botão PROCESSAR para confirmar. 92

93 Relatórios O módulo de Consórcio oferece diversos relatórios. Todos os relatórios do módulo são gerados primeiramente em vídeo, posteriormente o cliente escolhe a impressora que deseja enviar a impressão. Vejamos alguns deles: Mix de Estoque de Contratos Este relatório demonstra dentro de um período de inclusão informado pelo usuário, quais contratos estão disponíveis em estoque ou cancelados, ordenando por administradora ou por vendedor. Para acessar o relatório entre em: Consórcio >> Relatórios >> Mix de Estoque de Contratos Tipo Relatório: Para um relatório com dados completos dos contratos, selecione a 93

94 opção Analítico, para imprimir somente totais, selecione Sintético. Situação: Há duas situações em estoque de contratos, os Disponíveis, que estão disponíveis para venda, e os Cancelados, que por algum motivo foram cancelados quando estavam disponíveis. Selecione o que deseja visualizar. Ordem de Impressão: Indique a forma que deseja ordenar os dados do relatório, separando por Administradora ou por Vendedor. Período Inclusão/Cancelamento: Selecionando a situação Disponíveis, digite o período de inclusão. Selecione a situação Cancelados, digite o período de cancelamento. Opções: Listar somente contratos recebidos no caixa?: Marcando esta opção será impresso somente os contratos que foram recebidos no caixa. Selecione: Administradora: Selecione as administradoras que devem ter seus contratos listados nos relatórios. Funcionário: Somente serão listados no relatório os contratos em nome dos funcionários selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Funcionários para visualizar todos os contratos, independente do funcionário. Para selecionar um funcionário específico, desmarque Todos os Funcionários e selecione o que desejar. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 94

95 Mix de Venda de Cotas Visualize através do Mix de Venda de Cotas, quantos e quais contratos foram vendidos num determinado período de cada administradora, funcionário e modelo de veículo. Acesse o relatório pelo caminho: Consórcio >> Relatórios >> Mix de Venda de Cotas Tipo Relatório: Para um relatório com dados completos dos contratos, selecione a opção Analítico, para imprimir somente totais, selecione Sintético. Ordem de Impressão: Indique a forma que deseja ordenar os dados do relatório, ordenando por Data da Venda ou separando por Administradora, Modelo de veículos, Cidade, Vendedor, Supervisor, Gerente ou Ponto de Venda Período Venda: Indique o período de venda que deseja visualizar. Selecione Administradora: Selecione as administradoras que devem ter seus contratos listados nos relatórios. 95

96 Situação: Somente serão listados no relatório os contratos com as situações selecionadas. Ponto de Venda: Selecione os pontos de venda que deseja visualizar os contratos vendidos por ele. Funcionário: Somente serão listados no relatório os contratos vendidos pelos funcionários selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Funcionários para visualizar todas as vendas, independente do funcionário. Para selecionar um funcionário específico, desmarque Todos os Funcionários e selecione o que desejar. Modelos: Somente serão listados no relatório os contratos vendidos de modelos selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Modelos para visualizar todas as vendas, independente do modelo que foi vendido. Para selecionar um modelo específico, desmarque Todos os Modelos e selecione o que desejar. Cidades: Somente serão listados no relatório os contratos vendidos para clientes das cidades selecionadas. Deixe marcada a opção Todas as Cidades para visualizar todas as vendas, independente da cidade do cliente. Para selecionar uma cidade específica, desmarque Todos as Cidades e selecione a que desejar. Exportar Contatos: Clicando sobre este botão será gerada uma planilha em Excel com os dados dos clientes que adquiriram cotas durante o período informado. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 96

97 Mix de Comissões O Mix de Comissões lista todas as comissões geradas da concessionária e dos funcionários, em todas as situações, num período informado pelo usuário. Para visualizar o relatório entre em: Consórcio >> Relatórios >> Mix de Comissões Tipo Relatório: Para um relatório com dados completos dos contratos, selecione a opção Analítico, para imprimir somente totais, selecione Sintético. Tipo Comissão: Selecione de quem deverá listar Concessionária, dos Vendedores, Supervisores ou Gerentes. Totaliza Comissões por Vendedor: Se em Tipo Comissão for selecionado Concessionária, há a possibilidade de visualizar o vendedor que realizou a venda do contrato que gerou tal comissão. Período: Informe o período de vencimento, baixa, estorno ou cancelamento de comissões, de acordo com o selecionado no item Situação. 97 as comissões: da

98 Situação: Selecione a situação das comissões que deseja visualizar. Parcela Todas: Selecionando esta opção todas as parcelas serão listadas, desmarcando há a possibilidade de digitar um número específico de parcela para que somente estas sejam listadas no relatório. Somente parcelas recebidas pela concessionária: Selecionando em Tipo Comissão Vendedor, Supervisor ou Gerente, e em Situação Pagar, é possível listar somente as parcelas dos funcionários referente aos contratos que a concessionária já recebeu da administradora. Administradora: Selecione as administradoras dos contratos vendidos que geraram as comissões que deseja visualizar. Funcionário: Somente serão listadas no relatório as comissões referentes aos funcionários selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Funcionários para visualizar todas comissões, independente do funcionário. Para selecionar um funcionário específico, desmarque Todos os Funcionários e selecione o que desejar. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 98

99 Recibo de Comissão O recibo de comissão é o comprovante de pagamento das comissões pagas aos funcionários. Nesse recibo são informados o contrato, a parcela, o bem, o valor do crédito e o valor da parcela de comissão. Depois de fazer o lançamento das comissões, como vimos no capítulo Controle de Comissões, é emitido um recibo, com numero sequencial, contendo todas as operações feitas pelo usuário. E é através do relatório Recibo de Comissão que é possível reimprimir este recibo. Para acessá-lo entre em: Consórcio >> Relatórios >> Recibo de Comissões Em Tipo selecione se irá re-imprimir um recibo de comissões da Concessionária, do Vendedor, do Supervisor ou do Gerente. Informe a Administradora dos contratos que geraram as comissões, o Funcionário, exceto para o Tipo Concessionária, e o período de lançamento das comissões. Clique no botão Pesquisar e os lançamentos do período informado serão listados. Selecione o que desejar e clique no botão IMPRIMIR para gerar o recibo em vídeo e posterior impressão. 99

100 Etiqueta de pessoas por grupo Nesse relatório serão impressas etiquetas com o nome e endereço dos clientes de um grupo escolhido pelo usuário. Acesse o caminho: Consórcio >> Relatórios >> Etiquetas Pessoa por Grupo Selecione a Administradora e o Grupo dos quais serão impressas as etiquetas. Em Etiqueta Inicial escolha em qual posição da folha deseja começar a impressão e no campo Qtde Colunas informe se irá utilizar formulário com duas ou três colunas. A medida da etiqueta encontra-se no campo Tipo Etiqueta. Clique em IMPRIMIR para gerar as etiquetas primeiramente em vídeo e posterior impressão. 100

101 Etiqueta de pessoas por período de venda Neste relatório é possível imprimir etiquetas com o nome e endereço de clientes de acordo com a data da venda dos contratos à eles. Para acessar o relatório entre no menu: Consórcio >> Relatórios >> Etiquetas Pessoas por Período de Venda Indique o Período de Venda dos contratos que deseja listar os dados do cliente, e clique no botão Pesquisar. Os contratos encontrados serão apresentados, conforme mostra a imagem acima. Selecione os que devem ser impressos nas etiquetas. Em Etiqueta Inicial escolha em qual posição da folha deseja começar a impressão e no campo Qtde Colunas informe se irá utilizar formulário com duas ou três colunas. A medida da etiqueta encontra-se no campo Tipo Etiqueta. Clique em IMPRIMIR para gerar as etiquetas primeiramente em vídeo e posterior impressão. 101

102 Relatório Mapa Resumo de Consórcio Este relatório vêm demonstrar o ranking anual de vendas de cotas de consórcio baseado em uma meta mensal informada pelo usuário. Também traz uma visão gráfica do demonstrativo mensal e da apuração de vendas X meta. Acesse o relatório pelo menu: Consórcio >> Relatórios >> Mapa Resumo Consórcio Ano: Informe o ano de movimento de venda que quer visualizar. Inserir Gráfico: Para inserir os gráficos de Ranking Anual, Demonstrativo Mensal e de Apuração de Vendas X Meta, selecione esta opção. Meses: Marque de que meses deseja visualizar as vendas. Somente é possível marcar até o mês corrente se estiver no ano atual. Resumo por: Informe como deseja separar as vendas e visualizar o gráfico de Ranking Anual. Atente-se que o item situação refere-se à situação do contrato (Em Formação, Cancelado, Normal, Pré-Ajuizado, etc.. ) Selecione: Administradora: Selecione as administradoras que devem ter suas vendas contadas nos relatórios. 102

103 Situação: Somente serão listados no relatório os contratos com as situações selecionadas. Ponto de Venda: Selecione os pontos de venda que devem ter suas vendas contadas no relatório. Funcionário: Somente serão contadas no relatório as vendas realizadas pelos funcionários selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Funcionários para considerar todas as vendas, independente do funcionário. Para selecionar um funcionário específico, desmarque Todos os Funcionários e selecione o que desejar. Modelos: Somente serão contadas no relatório as vendas realizadas dos modelos selecionados. Deixe marcada a opção Todos os Modelos para considerar todas as vendas, independente do modelo que foi vendido. Para selecionar um modelo específico, desmarque Todos os Modelos e selecione o que desejar. Cidades: Somente serão contadas no relatório as vendas realizadas para clientes das cidades selecionadas. Deixe marcada a opção Todas as Cidades para considerar todas as vendas, independente da cidade do cliente. Para selecionar uma cidade específica, desmarque Todos as Cidades e selecione a que desejar. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 103

104 Contratos Comissões não Geradas Se as comissões de algum contrato não foram geradas por alguma configuração incorreta, é possível através deste relatório visualizar estes contratos para a verificação do motivo de não ter gerado a comissão. Para acessá-lo entre em: Consórcio >> Relatórios >> Contratos Comissões não Geradas Para visualizar os contratos, basta digitar o Período de Venda dos mesmos e clicar no botão IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. Veja como gerar as comissões destes contratos em Controle de Vendas Visualizando e Gerando Comissões. 104

105 Lances em contratos Os contratos e grupos sem lances, bem como os contratos com lances podem ser listados neste relatório para melhor visualização e controle por parte dos funcionários. Para visualizar o relatório entre em: Consórcio >> Relatório >> Lances em Contratos Somente os grupos sem lance: Selecionando esta opção serão impressos todos os grupos que já possuem assembléias cadastradas, porém ainda não foram incluídos os lances das cotas referentes à eles. Habilitando esta opção, as duas seguintes serão desabilitadas. Cotas com lance: Selecione esta opção para imprimir as cotas que possuem lances incluídos nela. Cotas sem lance: Selecione esta opção para imprimir as cotas sem lances incluídos nelas. Período assembléia: Informe o período de assembléia que deseja visualizar os lances. Todos os Grupos: Selecione esta opção para verificar todos os grupos, e desmarque-a para digitar um grupo específico. 105

106 Selecione Administradora: Selecione as administradoras referente aos contratos que devem ser listados seus lances no relatório. Funcionários: Somente serão listados no relatório, os lances realizados pelos funcionários selecionados. Marque a opção Todos os Funcionários para considerar todos, e desmarque para selecionar um funcionário específico. Situação: Somente serão listados no relatório os contratos com as situações selecionadas. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 106