QUALITY ASSURANCE. Com a Auditoria Interna da Telefônica Vivo se Estruturou para Obter a Certificação Internacional do IIA

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1 QUALITY ASSURANCE Com a Auditoria Interna da Telefônica Vivo se Estruturou para Obter a Certificação Internacional do IIA Viviane Souza Miranda CCSA Diretora de Auditoria Interna Telefônica Vivo

2 Índice A Auditoria Interna na Telefônica Vivo 1) Estrutura da Auditoria Interna 2) Projeto Certificação IIA 3) Avaliação IIA 4) Benefícios 5) Desafios

3 Estrutura da Auditoria Interna Presidente del Grupo Telefónica Brasil DG de Intervención, Inspección y Auditoria Interna Corporativas Comité de Auditoria de Telesp Dir. de Intervenção, Inspeção e Auditoria Interna Corporativas 64 Dir. Auditoria Interna 21 Dir. de Intervenção 17 Riscos 3 Auditoria de Processos 8 Auditoria Tecnologia 8 Intervenção Operações 6 Intervenção de Pagos 10 Auditoria Financeira 13 Inspeção 11

4 Estrutura da Auditoria Interna Diretrizes e Guias Regulamento das Atividades de Auditoria Interna (diretrizes e regras básicas para a função); Código de Ética da Auditoria Interna; Declaração de Independência (anual ou sempre que necessário); Manual de Auditoria Interna (guia para a atividade). Plano de Auditoria Elaborado anualmente, através de avaliação de risco do universo auditável; A Avaliação de risco considera: premissas estratégicas, risk assessment, risco inerente e de controle dos processos, reincidência dos trabalhos e modificações recentes; Reservamos horas para os trabalhos de consultoria e solicitações especiais.

5 Estrutura da Auditoria Interna Programa de Garantia de Qualidade & Melhoria (PGQ&M) A Diretora de Auditoria Interna é responsável pelo PGQ&M; O objetivo é assegurar que a Auditoria Interna desempenhe suas atividades de acordo com as Normas Internacionais, Regulamento e Código de Ética da Auditoria Interna e; Grupo (1 gerente e 3 auditores) reuni-se trimestralmente e/ou sempre que necessário para avaliar as atividades da Auditoria Interna e sugerir melhorias; Há rodízio anual dos integrantes do grupo.

6 Projeto Certificação IIA Objetivo Estruturar a Auditoria Interna da Vivo para obter a Certificação concedida pelo IIA Brasil. Equipe Diretora de Auditoria Interna, 1 Gerente de Projeto, 1 Auditor de cada gerência (total de 6 pessoas). Etapas 1. Planejamento; 2. Execução; 3. Preparação; 4. Avaliação pelo IIA; 5. Planos de ações.

7 Projeto Certificação IIA Maio/08 Planejamento Definição de escopo e cronograma (1ª semana); Compreensão das Normas e Práticas do IIA (2ª semana); Execução Diagnóstico: 23 Gaps do total de 82 Normas e Práticas (3ª semana); Definição dos planos de ações (última semana). Junho/08 Execução Implementação dos planos de ações (todo mês); Follow up das ações (todo mês). Julho/08 a Julho/09 Preparação Trabalhos de acordo com as novas práticas e metodologia implantadas (Ex: Política, Código de Ética da AI, Declaração de Independência, Manual de AI, etc.); Treinamentos específicos para equipe de Auditoria Interna (redação, relatório de AI, auditoria com foco em riscos e ACL) de Fevereiro a Junho/2009; Auto-avaliação em relação às Normas e Práticas do IIA (1ª quinzena de Julho/09); Comunicação interna do início dos Trabalhos pelo IIA em 20/07.

8 Projeto Certificação IIA Agosto/09 Avaliação de Qualidade (IIA) Setembro/09 Avaliação de Qualidade (IIA) Outubro/09 a Dezembro/09 Planos de Ações Pesquisas com 22 Auditores e 54 clientes internos, via web (20/07 a 10/08); Avaliação do auto estudo e questionário da Diretora de Auditoria Interna (11 a 12/08); Trabalhos de campo (entrevistas com 15 executivos, seleção e avaliações dos trabalhos de auditoria interna, etc.) (17 a 28/08). Recebimento da Minuta do Relatório do IIA (01/09); Definição dos planos de ações e envio da Minuta do Relatório ao IIA (08/09); Recebimento do Relatório final do IIA até (11/09). Implantações dos planos de ações até 31/12/2009; Atuação do PGQ&M para melhoria contínua.

9 Projeto Certificação IIA Fatores Críticos de Sucesso Apoio dos acionistas majoritários, Comitê de Auditoria e Controle e Presidente; Bom nível de governança corporativa da Vivo; Forma de atuação da Auditoria (proximidade e parceria com as áreas clientes); Capacidade técnica e liderança do gestor do projeto; Comprometimento de toda a equipe da Auditoria (verdadeiro trabalho de equipe!).

10 Avaliação IIA Resumo dos trabalhos realizados pelo IIA Estrutura, papel, relacionamento e independência da Auditoria Interna; Programa de Garantia da Qualidade e Melhoria; Avaliação de riscos e Plano Anual de Auditoria; Formação, capacitação e desenvolvimento profissional; Tecnologia da informação; Produção e valor agregado; Planejamento, execução, relatório e follow-up dos trabalhos; Pesquisa com os clientes internos; Pesquisa e entrevistas com os Auditores Internos; Entrevistas com a Alta Administração, Presidente do Comitê de Auditoria e Controle e Auditor Externo.

11 Avaliação IIA EM SETEMBRO/09 OBTIVEMOS A CERTIFICAÇÃO!

12 Resultado da avaliação Avaliação IIA Cumpre Geralmente: significa que o avaliador concluiu que as Políticas, procedimentos e estrutura existentes cumprem com os requisitos das Normas, seções, categorias ou elemento do Código de Ética dos Auditores Internos em todos os seus aspectos materiais. Aspectos positivos a ressaltar 92% dos clientes entrevistados avaliaram a Auditoria entre bom e excelente; Interação da Auditoria Interna com o Comitê de Auditoria e Controle, reforçando a independência da função de Auditoria Interna e sua capacidade para contribuir com o êxito corporativo; O alinhamento dos trabalhos de auditoria com os objetivos e riscos estratégicos; O PGQ&M; Bom relacionamento e ambiente de trabalho da equipe de Auditoria Interna, que promove uma realização eficaz de atividades.

13 Avaliação IIA Recomendações do IIA Introdução de job rotation ; Indicadores de acompanhamento das atividades da Auditoria Interna; Completar o universo auditável; Aumentar os serviços de consultoria; Incrementar treinamentos para a equipe; Plano de comunicação para toda a Organização, que permita melhorar o conhecimento das atividades realizadas pela Auditoria Interna.

14 Benefícios Maior visibilidade da área dentro da Organização; Maior capacitação dos Auditores para obtenção das Certificações individuais (CIA, CCSA, CISA, etc.); Valorização dos profissionais de Auditoria Interna da Vivo por fazerem parte de uma empresa certificada; Melhoria da produtividade; Reconhecimento da Vivo no mercado interno e externo, por ser uma empresa que adota as melhores práticas de Auditoria Interna; Valorização da imagem da Vivo perante os investidores; Possibilidade de melhoria na avaliação do rating (risco) da Vivo pelas agências de rating.

15 Desafios da Auditoria Interna Desafios Somos mais solicitados a opinar em assuntos complexos e de alto valor para a organização, sendo necessário um conhecimento do negócio mais aprofundado; Estamos envolvidos nos comitês estratégicos e devemos nos posicionar, alertando à organização sobre os riscos e oportunidades das tomadas de decisão; Participamos das reuniões de Conselho de Administração e temos o desafio apresentar os resultados dos trabalhos de forma objetiva e com o devido comprometimento das áreas responsáveis pelos planos de ação; Com a certificação o grau de exigência dos nossos trabalhos subiu e temos o desafio de manter o nível de excelência dos trabalhos.