Gerenciamento de Projetos de TI. Alércio Bressano, MBA

Transcrição

1 Gerenciamento de Projetos de TI Alércio Bressano, MBA

2 Os projetos possuem em seu código genético o fracasso! Eles nasceram para dar errado! Nós é que temos a responsabilidade de conduzí-los ao sucesso! Ricardo Viana Vargas Palestra no 2o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos Agosto/2007, Salvador-BA Os executivos brasileiros são especialistas no fazejamento! Farhad Abdollahyan Palestra no 2o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos Agosto/2007, Salvador-BA

3 Vamos nessa?

4 Apresentação Alércio Bressano Líder PMO (Escritório de Projetos) Coca-Cola Company (SE, AL e parte BA), Tecidos e Cosméticos (Grupo Constâncio Vieira) Professor Universitário Universidade Tiradentes (UNIT) Um dos autores do livro Visual Studio Team System Rocks Colunista do site Áreas de Interesse: Gestão de Projetos, Liderança e Gestão de Pessoas, Governança de TI, Engenharia de Software e Administração Especialista em Melhoria de Processo de Software UFLA/MG Especialista (MBA) em Gestão Empresarial FGV/RJ Graduado em Processamento de Dados UNIT/SE Minhas Expectativas: 1) despertar o interesse dos futuros profissionais para o gerenciamento de projetos e demonstrar a importância da gestão de projetos para os resultados dos projetos de TI;

5 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

6 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

7 Cenário e Motivação Construção de software de forma artesanal (Crise do Software década de 60) Início dos Conceitos de Engenharia de SW Cenário Atual (século XXI): globalização e competividade acirrada Tecnologia deixou de ser um diferencial e passou a ser um fator de sobrevivência para os negócios (commodity) Aumento da Demanda por Sistemas Informatizados Os Projetos de Software são bem sucedidos?

8 Cenário e Motivação Resultados dos Projetos de Software Fonte: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2004 estamos vivendo a Revolução Industrial do Software

9 Cenário e Motivação Desafio: como melhorar os resultados de projetos em Tecnologia da Informação?

10 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

11 Conceitos Iniciais Trabalho Operações (Rotinas) Projetos Contínuas Repetitivas Temporários Únicos

12 Conceitos Iniciais O que é um projeto? Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo [PMBOK 3ª edição]

13 Conceitos Iniciais Características de um Projeto: Temporário: todo o projeto tem um início e um fim Único: todo o projeto desenvolve algo que nunca foi feito antes Progressivo: a caracterização do que está sendo desenvolvido é progressivamente elaborada

14 Conceitos Iniciais Exemplos de Projeto: Desenvolver um novo produto; Implementar uma mudança organizacional; Construir um novo prédio; Abrir uma filial; Desenvolver e Implantar um Software; Elaborar um programa de Treinamento

15 Conceitos Iniciais Problemas Típicos de um projeto: Atrasos no cronograma; Falta de recursos de pessoal; Custos acima do previsto; Mudança de escopo; Qualidade abaixo da esperada; Produtos que não funcionam; Retrabalhos; Stress no dia-a-dia; Insatisfação do cliente

16 Conceitos Iniciais Custos de Correção de Erros um erro de especificação é 5 vezes mais caro que um erro de codificação

17 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

18 Gerenciamento de Projetos - Conceito A aplicação de conhecimentos e técnicas nos projetos para alcançar ou superar as necessidades e as expectativas das partes interessadas Atual Cenário Competitivo [PMBOK Guide, PMI] Fazer Mais com Menos (fazer mais com mais todo mundo sabe!)

19 Gerenciamento de Projetos - Sucesso The CHAOS Ten (fatores de sucesso) 1. Apoio da Alta Direção 2. Envolvimento dos Usuários 3. Experiência em Gestão de Projetos 4. Objetivos do Negócio Claros 5. Escopo minimizado 6. Infraestrutura padrão de software 7. Requisitos básicos bem definidos 8. Metodologia Formal 9. Estimativas Confiáveis 10.Outros padrões de comparação Fonte: Standish Group

20 Gerenciamento de Projetos - Sucesso Outros Fatores Críticos de Sucesso Complexidade inerente Riscos do projeto Evoluções tecnológicas Dificuldade em estimar prazos e custos (ciência inexata) Balancear demandas conflitantes (trade-off) Patrocínio Comunicação MUDANÇAS! Elas sempre irão ocorrer...

21 Gerenciamento de Projetos - Stakeholders Partes Interessadas Organizações, grupos ou pessoas que tenham interesses que possam ser positivamente ou negativamente afetados pelo Projeto

22 Gerenciamento de Projetos - Stakeholders O Chefe Patrocinador PROJETO O Time Cliente Gerente de Projeto Organização

23 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

24 Atividades do Gerente de Projeto Aloca recursos Define prioridades Coordena as interações com clientes e usuários Procura manter a equipe de projeto focada na meta do projeto Supervisiona, delega, motiva, gerencia o stress Resolve conflitos de stakeholders com diferentes expectativas e necessidades Gerencia riscos, escopo, tempo e custo Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a qualidade dos artefatos do projeto Identifica requisitos GERÊNCIA DE EXPECTATIVAS

25 Competências do Gerente de Projeto Gerenciamento de Projeto Administração Geral Área de Aplicação

26 Competências do Gerente de Projeto Administração conhecimentos básicos em finanças, recursos humanos, marketing, etc. Liderança Gerência sem Liderança não produz resultados (Philip Kotler) Envolve: Estabelecer Direção; Alinhar Pessoas; Gerar Motivação Comunicação Stakeholders devem receber a informação certa, no tempo certo e no formato certo

27 Competências do Gerente de Projeto Negociação Discutir com outro(s) com a finalidade de se chegar a um acordo Resolução de Problemas Envolve a capacidade de 1) definir o problema e 2) tomar a decisão Política Habilidade de conseguir que as coisas sejam feitas Capacidade de mobilizar, influenciar e persuadir de forma criativa e positiva

28 Desafio do Gerente de Projeto (Trade-Off) Tempo Qualidade Recurso Escopo

29 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

30 PMI Project Management Institute Associação de profissionais da área de gerenciamento de projetos Fundado em 1969, sede nos EUA. Visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre GP Mais de membros em mais de 100 países 12 Chapters no Brasil (BA, DF, ES, CE, GO, SC, AM, MG, PR, PE, RS, RJ)

31 PMBOK Project Management Body of Knowledge Guia de conhecimento e melhores práticas em Gerenciamento de Projetos 3ª. Edição: 2004 Não é uma metodologia! É um conjunto de boas práticas, padrões e normas Serve para todas as áreas de aplicação Visa padronizar termos utilizados

32 PMBOK Grupos de Processos (5) Iniciação Iniciação Planejamento Planejamento Monitoramento Monitoramento e Controle Controle Execução Execução Encerramento Encerramento

33 PMBOK Grupos de Processos (5) Iniciação: obter o comprometimento da organização para o projeto e levantar as informações iniciais para o Planejamento Planejamento: definição e planejamento das ações para alcançar os objetivos do projeto Execução: coordenar pessoas e recursos para realizar o plano Controle: monitoramento do projeto para verificar que os objetivos estão sendo atingidos; definição de ações corretivas, se necessário Encerramento: formalizar a aceitação do projeto (ou fase) e encerrá-lo de forma organizada

34 PMBOK Áreas de Conhecimento (9) Escopo Tempo Recursos Humanos Qualidade Integração Comunicação Custos Riscos Aquisição

35 PMBOK Áreas de Conhecimento (9) Escopo: abrange os processos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário Tempo: inclui os processos para assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto Custos: assegura que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado Recursos Humanos: torna mais efetivo o uso dos recursos humanos envolvidos no projeto Integração: assegura a coordenação dos elementos do projeto

36 PMBOK Áreas de Conhecimento (9) Comunicação: garante a regular e apropriada geração, coleta, disseminação e armazenamento das informações do projeto Qualidade: garante que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido Riscos: inclui processo para garantir, regularmente, a identificação, análise e resposta aos riscos do projeto Aquisição: obter os produtos e serviços, externos à organização executora, necessários ao projeto

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38 Visão Geral dos 44 processos I1 I2 P1 P15 P16 P2 P4 P3 P7 P10 P11 P5 P8 P6 E1 E2 E3 E4 E6 E5 E7 C3 C4 C5 C6 P17 P13 P9 C1 C7 P18 P20 P12 P14 P21 P19 N1 N2 C2 C8 C9 C10 C11 C12

39 Estrutura de um Processo Documentos ou Itens documentáveis que influenciarão o processo Mecanismos aplicados às entradas para gerar as saídas Documentos ou Itens documentáveis resultantes do processo

40 Processos de Iniciação (2) I1 I2 O objetivo é obter o compromisso da organização para o projeto (ou próxima fase) e levantar as informações iniciais para o planejamento I1: Desenvolver o Termo de Abertura I2: Desenvolver a Declaração de Escopo

41 Processos de Planejamento (21) P1 P15 P16 P17 P18 P2 P4 P20 P3 P7 P10 P11 P13 P12 P14 P21 P5 P8 P6 P9 Visa planejar todo o esforço necessário para desenvolver o projeto Planejar é um esforço contínuo durante todo o projeto Planejar não é uma ciência exata P19

42 Processos de Planejamento (21) P1 P15 P16 P17 P18 P2 P4 P20 P3 P7 P10 P11 P13 P12 P14 P21 P19 P5 P8 P6 P9 P1: Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projeto P2: Planejar o Escopo P3: Definir o Escopo P4: Criar a WBS P5: Definir as Atividades P6: Sequenciar as Atividades P7: Estimar os Recursos das Atividades P8: Estimar a duração das atividades P9: Desenvolver o Cronograma P10: Estimar os Custos P11: Desenvolver o Orçamento P12: Planejar a Qualidade P13: Planejar os Recursos Humanos P14: Planejar as Comunicações P15: Planejar o Gerenciamento dos Riscos P16: Identificar os Riscos P17: Desenvolver a Análise Qualitativa dos Riscos P18: Desenvolver a Análise Quantitativa dos Riscos P19: Planejar a Resposta aos Riscos P20: Planejar as Aquisições P21: Planejar as Contratações

43 Processos de Execução (7) E1 E2 E3 E4 E6 E5 E7 Processos usados para executar as atividades definidas no planejamento para criar o projeto Recebe entradas dos processos de Planejamento e Controle e gera saída para os processos de Controle

44 Processos de Execução (7) E1 E2 E3 E4 E6 E5 E7 E1: Gerenciar a Execução do Projeto E2: Realizar a Garantia da Qualidade E3: Mobilizar a Equipe do Projeto E4: Desenvolver a Equipe do Projeto E5: Distribuir as Informações E6: Solicitar Respostas de Fornecedores E7: Selecionar Fornecedores

45 Processos de Controle (12) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 O objetivo é monitorar constantemente o projeto para identificar as mudanças nos planos Qualquer desvio deve gerar um ajuste no planejamento As ações devem ser preventivas antecipando-se aos problemas

46 Processos de Controle (12) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C1: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto C2: Controlar as Mudanças C3: Verificar o Escopo C4: Controlar o Escopo C5: Controlar o Cronograma C6: Controlar os Custos C7: Realizar o Controle da Qualidade C8: Gerenciar a Equipe do Projeto C9: Elaborar Relatórios de Desempenho C10: Gerenciar os Stakeholders C11: Monitorar e Controlar os Riscos C12: Administrar os Contratos

47 Processos de Encerramento (2) N1 Visa declarar oficialmente o projeto como finalizado, encerrar os contratos e consolidar e disseminar as lições aprendidas N2 N1: Encerrar o Projeto N2: Encerrar os Contratos

48 PMP Project Management Professional Certificação fornecida pelo PMI para os profissionais em gerenciamento de projetos A mais difundida certificação do mundo Válida internacionalmente

49 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

50 Outros Organismos e Guias em GP PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) Governo Britânico IPMA (International Project Management Association) ABGP (Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos)

51 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

52 Trajetória e Experiência nessa Área Belo dia no ano de 2003: pressões aumentavam por melhores resultados nos projetos de software. Surge a seguinte questão: por que os projetos atrasam? Por que não cumprimos prazos? Inicío de um trabalho de pesquisa em busca de respostas. Uma das fontes pesquisadas informava o percentual das causas de falhas em projetos de software : 15% - TECNOLOGIA 85% - GERENCIAMENTO (???!!!)

53 Trajetória e Experiência nessa Área As pesquisas seguiam e todas convergiam num só assunto: Gerência de Projetos Nesse mesmo ano (2003), numa ida a uma livraria, foi adquirido o primeiro livro para estudar e se aprofundar mais nesse assunto:

54 Trajetória e Experiência nessa Área A partir dessa referência, passava a conhecer o PMI e o principal guia em gerenciamento de projetos: o PMBOK. Chegava a ouvir, nos anos que se seguim, os comentários: mas esse PMBOK é também usado para gerenciar projetos de construção civil. Mas construir prédio é muito diferente de construir um software! Lá não posso refazer e no software posso!. Continuava o aprofundamento nos estudos e cada vez mas concluía que sem gerenciamento o fracasso é mais provável (com ele já é difícil!).

55 Trajetória e Experiência nessa Área Conclusão: passei a enxergar o gerenciamento de projetos como o segredo para conduzir os projetos para o sucesso! Seus conceitos, técnicas e métodos servem para esse objetivo! Palavra-Chave: EXPECTATIVAS! Hoje, atuo profissionalmente liderando equipes e administrando projetos, continuo me aprofundando nesse assunto e meu papel é difundir cada vez mais a importância da gestão, principalmente na nossa área de TI (amadora e informal).

56 Trajetória e Experiência nessa Área Motivações do Profissional (Estilo e Perfil) Programador: eu construi aquela tela, aquele sistema! Analista: eu analisei e projetei aquela tela, aquele sistema! Gerente de Projeto: eu administrei e conduzi as pessoas, para que elas executassem o combinado e entregassem o sistema conforme solicitado pelo cliente! Carreira Horizontal e Vertical

57 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

58 Referências para Estudo em GP Revista MundoPM ( Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação (Marconi Vieira) Gerência de Projetos (Kim Heldman) Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos (Paul Dinsmore)

59 Escopo Cenário e Motivação Conceitos Iniciais Gerenciamento de Projetos Atividades, Competências e Desafios dos Gerentes de Projetos Principal referência em GP: PMI e PMBOK Outros Organismos e Guias em GP Trajetória e Experiência nessa Área Referências para Estudo em GP Discussões Finais e Contato

60 Discussões Finais Dúvidas, Comentários Expectativas atendidas? Espero que sim! Meus contatos: Alércio Bressano, MBA Gerente de Projetos Professor Universitário ( ) (Blog) (Perfil)