Projeto de Gestão de Processos (PROGEP) em unidades da Secretaria-Geral Judiciária (SEGJUD)

Transcrição

1 Case: Implantação da Gestão de Processos para melhoria de indicadores no Judiciário Projeto de Gestão de Processos (PROGEP) em unidades da Secretaria-Geral Judiciária (SEGJUD)

2 APRESENTAÇÃO 1) Planejamento de materiais na indústria FMC Thechnologies, trabalhando com ERP e MRP. Contato inicial com processos de trabalho da área de produção, montagem e qualidade; 2) Gestão de equipe na Klin Produtos Infantis, tendo desenhado os fluxos das atividades internas da divisão administrativa; 3) No TJDFT como servidor, gerenciou o Projeto de Dimensionamento da Força de Trabalho (PROFAT); 4) No TST trabalhou no Projeto de Gestão de Processos(PROGEP), Projeto de Implantação do PJe-JT, fases I e II, implantou gestão para resultados, de qualidade e de processos na Coordenadoria de Processos Eletrônicos. Atualmente é coordenador dessa unidade

3 Contextualizando...

4 PLANO ESTRATÉGICO DO TST Fonte:

5 Metas e indicadores estratégicos do Tribunal Superior do Trabalho

6 Total de 33 Metas e indicadores estratégicos do TST Dessas 33 metas, 13 são judiciárias e 3 são institucionais Dessas 3 institucionais, 2 são judiciárias Metas Institucionais Índice do Tempo Médio de Tramitação ITMT Índice de Processos Antigos não baixados IPANB Índice de Satisfação dos Clientes - ISAT Metas Judiciárias Relação direta com a prestação jurisdicional Dimensiona: Tempo de tramitação (entrada, distribuição, julgamento e baixa do processo judicial) Quantitativo de saída de processos Congestionamento de processos (represamento) Fonte:

7 META 17 MEDIDO PELO ÍNDICE MÉDIO DE DISTRIBUIÇÃO - IMD ENTRADA DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO NO TST Fonte:

8

9 SECRETARIA-GERAL JUDICIÁRIA PROCESSOS ENCAMINHADOS DOS TRT s COM RECURSOS AO TST CADASTRADO TRATADO ELETRONICAMENTE DISTRIBUIDO E AUTUADO ENTRADA SAÍDA PETIÇÕES SOBRE MATÉRIA DE COMPETÊNCIA ORIGINÁRIA DO TST Coordenadoria de Cadastramento Processual Coordenadoria de Processos Eletrônicos Coordenadoria de Classificação, Autuação e Distribuição RELATORES O IMD MEDE O TEMPO DE ENTRADA DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO NO TST ATÉ A SUA DISTRIBUIÇÃO PARA RELATORIA

10 Como surgiu o case?

11 Desempenho do IMD no primeiro semestre de 2012 Surge um plano de ação para melhoria do indicador Mapear e melhorar os processos de trabalho das unidades envolvidas Fonte:

12 Assim foi criado o Projeto de Gestão de Processos nas unidades da SEGJUD

13 ESCOPO PRODUTOS RESULTADO FINAL Metodologia de mapeamento de processos de trabalho Mapeamento de processos de trabalho Redesenho de processos de trabalho (melhorias) Implementação do processo redesenhado Construção da cadeia de valor de cada unidade Detalhamento de alguns processos de trabalho Levantamento de indicadores para gerir o processo Mensuração do tempo de tramitação do processos IMPLEMENTAR UMA GESTÃO POR PROCESSOS NAS UNIDADES ENVOLVIDAS COM A META 17 DO PLANO ESTRATÉGICO TST

14 ESTRUTURA DE EQUIPE COORDENADOR REPRESENTANTES CCADP SEGJUD CCP CPE EXECUTANTES receberão os inputs dos líderes dos representantes e transformarão em outputs para o projeto HOMOLOGADORES CCADP SEGJUD CCP CPE

15 MEOTODOLOGIA CICLO PDCA levantar estratégias de prevenção corrigir o que estiver de errado ACTION (AGIR) mapeamento dos processos (modelagem) PLAN (PLANEJAR) redesenho do fluxo de processos Planejamento para Implementação de melhorias verificar resultados dos indicadores CHECK (CONTROLAR) DO (EXECUTAR) execução dos processos redesenhados elaborar relatórios de execução do processo coletar dados

16 CAPACITAÇÃO DOS REPRESENTANTES EM MAPEAMENTO DE PROCESSOS NA FERRAMENTA REUNIÃO DE SENSIBILIZAÇÃO FORMULÁRIO DE LEVANTAMENTO INICIAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS OFICINAS DE DISCUSSÃO DO ESBOÇO DO FLUXO (SITUAÇÃO ATUAL) IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS NO FLUXO OFICINAS DE DISCUSSÃO DE MELHORIAS VALIDAÇÃO DOS FLUXOS APRIMORAMENTO DOS FLUXOS VALIDAÇÃO DO FLUXO (SITUAÇÃO IDEAL) 3ª OFICINA - HOMOLOGAÇÃO

17 O PROGEP apresentou como resultados...

18 ESTRUTURA DE PROCESSOS MAPEADOS (TO BE) Cadastro de processos judiciais eletrônicos Tratamento de conteúdo processual eletrônico Autuação e distribuição de processos judiciais eletrônicos Cadastro e Distribuição de processos judiciais eletrônicos Análise de AIRR decididos pela Presidência Análise de AIRR decididos pela Presidência Análise de processo com petição pendente Análise de processos com dados inconsistentes e ilegíveis

19 MELHORIAS IMPLEMENTADAS COMUNICAÇÃO Melhoria da interface entre as unidades TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Mudança no sistema de autuação (esij) PROCESSO DE TRABALHO Mudanças de fluxo Aumento de dotação de pessoal Capacitação RECURSOS HUMANOS

20 MELHORIA DO INDICADOR Fonte:

21 MELHORIA DO INDICADOR Fonte:

22 MELHORIA DO INDICADOR Fonte:

23 HERANÇAS DO PROGEP - Criação da cultura de gestão de processos de trabalho nas unidades - Multiplicação de conhecimento - Utilização do trabalho em outros projetos (PJe-JT) - Composição do portfólio de processos do Escritório de Gestão Processos do TST - Envolvimento de número grande de pessoas - Case de sucesso para a instituição

24 Contato: Rodrigo Rosa Tel.: (61) / (61) rodrigo.rosa@tst.jus.br rodrigo.rosaconsultor@gmail.com