Implantação de Grandes Projetos: Aumento de Produtividade pelo Uso do EDMS(Engineering Document Management System): Caso Mineração Serra do Sossego

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1 Implantação de Grandes Projetos: Aumento de Produtividade pelo Uso do EDMS(Engineering Document Management System): Caso Mineração Serra do Sossego Rogério Valle (D.Sc.) SAGE - COPPE UFRJ Centro de Tecnologia Bloco I 2000 Sala Ilha do Fundão Rio de Janeiro RJ Roquemar de Lima Baldam SAGE - COPPE UFRJ Centro de Tecnologia Bloco I 2000 Sala Ilha do Fundão Rio de Janeiro RJ Mineração Serra do Sossego (M.S.S.), a Brazilian firm dedicated to copper production, has its head offices in Rio de Janeiro and a new mining facilities in Pará. To get started, such a big and complex project requires a lot of documents, from ordinary notes and invoices to sophisticated models and plans. We bring in this contribution the case of an EDMS (Engineering Document Management System) intended to solve a large range of day-to-day specific problems with technological documents. As a result, we conclude that system features of the EDMS allowed work environment optimization by the staff. Key words: EDMS, TI, Project I. Introdução A Mineração Serra do Sossego (MSS) é um projeto de extração de cobre que está sendo instalado no Pará e com toda sua estrutura de gerenciamento no Rio de Janeiro. Ao iniciar um projeto de grande monta, como é o caso em questão, a necessidade de tramitar documentos oficiais, de contratos e documentos de engenharia é reinante. Torna-se fundamental o uso eficiente de um sistema de gerenciamento de documentos para auxiliar os profissionais envolvidos, pois além do grande volume de informação que necessita ser absorvido por cada membro da equipe individualmente, a garantia da última revisão e integração com fornecedores passa a ser fundamental. É apresentado neste trabalho uma aplicação prática de um caso de implantação de um ambiente EDMS (Engineering Document Management System), que permite à equipe aumentar sua produtividade por possuir alta disponibilidade de informação e com a qualidade exigida ao processo. II. Descrição do problema documental na implantação do projeto ENEGEP 2002 ABEPRO 1

2 A implantação de um grande projeto envolve inquestionavelmente uma quantidade muito significativa de documentos dos mais diversos tipos: contratos, ordem de compra, atas, cronogramas, planos, desenhos, etc. Pelo fato dos grupos do gerenciamento central serem relativamente pequenos quando comparados ao pessoal a ser gerenciado, o volume de dados que cada um destes membros precisam para tomar desde grandes até micro decisões é enorme. Estes gerentes e pessoal de comando podem manusear, ler, consultar centenas de documentos por dia. Segundo o Gartner Group, um executivo deste nível gasta 20 a 45% de seu tempo pensando, criando ou manipulando documentos. Geralmente os gerentes não tomam decisões ótimas e plenamente racionais, porque para isso ele precisaria: - Ao encontrar um ponto onde uma decisão precisa ser tomada, conhecer todas as alternativas possíveis para a solução; - Para cada alternativa, conhecer o espectro de conseqüências para cada alternativa escolhida; - Ordenar em uma escala de preferência ou valor todas as conseqüências; - Selecionar a alternativa preferida, baseado na análise das conseqüências. É muito difícil um gerente possuir tempo hábil e conhecimento suficiente para que todos os quesitos anteriores sejam atingidos. Herbert Simon, já comentava que a racionalidade envolvida da tomada da de decisão leva o gerente a decisões aceitáveis e não à decisão ótima. Como aceitável é considerada aquela que dadas às informações disponíveis, seria a melhor dentre as apresentadas e que atende à um mínimo de expectativa (preço, qualidade, prazo, quantidade, serviço, produto, etc.). Passa a ser então fundamental a dispor de mecanismos que permitam que este grupo de pessoas possam ter em mãos: - a informação disponível; - coerente com o objetivo à que se destina a decisão; - informação esta devidamente qualificada e classificada; - no menor tempo possível. Quanto melhor for a qualidade da informação e mais tempo disponível para o gerente para refletir, melhor a decisão a ser tomada. Para este tipo de auxílio à tomada de decisão um eficiente Gerenciamento Eletrônico de Documentos passa a ter importância crucial no aumento da competitividade e produtividade desta equipe. Estes princípios nortearam a Mineração Serra do Sossego a tomar a decisão de implantar um sistema que permitisse gerenciar documentos em geral. Um grupo de documento que merece atenção especial neste tipo de implantação são os documentos técnicos, pois os mesmos são a interface direta de montagem do empreendimento. Este trabalho dará ênfase a este tipo de documento/informação e serão apresentadas características e funcionalidades que foram exigidas para tornar mais eficiente a implantação deste projeto. ENEGEP 2002 ABEPRO 2

3 III. Sobre as características essenciais do EDMS adotado Conforme você perceberá a seguir, analisando com profundidade, perceberá que um EDMS é essencialmente um Document Management. Porém deve possuir algumas características adicionais para que possa manipular documentos técnicos, características estas que normalmente não estão disponíveis em software de Document Management comuns de mercado. Um Document Management possui as características que seguem: Interface de pesquisa, visualização e indexação; Banco de dados para armazenar os índices; Visualizador para as imagens; Recursos de customização e programação; Segurança; Controle de versões de documentos; Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos; Integração com programas geradores de novos documentos; Gerenciamento de documentos em construção; Fluxos documentais; Suporte a diversos tipos documentais. O propósito básico do EDMS é gerenciar durante todo o ciclo de vida, documentos técnicos da empresa, seja na fase da implantação, seja durante a vida útil do empreendimento. IV. Porque o EDMS exige tratamento especial? Por que esta categoria de documentos possui características e uma vida diferenciada dos documentos em geral. Exemplos: Temporalidade: enquanto a maioria dos documentos possui um ciclo de vida e uma condição de legal de sua existência, indicando por quanto tempo o documento deva ser armazenado, um documento técnico sempre existirá de acordo com a vida do equipamento, instalação, processo ao qual ele estiver relacionado. Tamanho físico de documentos: aqui podemos estar tratando de documentos com 2 metros ou mais de comprimento. O documento está sempre sujeito a alterações: Especialmente para documentos referentes a equipamentos, instalações e processo em implantação, um documento feito hoje poderá ser alterado a qualquer momento, seja daqui a uma semana ou daqui a 30 anos. Visualização de documentos CAD e híbridos: normalmente em demonstrações são apresentados desenhos elementares e nem sempre os desenhos de seu pessoal de engenharia é tão elementar. Disponibilidade imediata de documentos em manutenção corretiva e operação: Só para citar como exemplo, se a empresa produz em serviço ou produto US$ 100 milhões/mês, uma hora parada a mais por não encontrar de imediato toda a documentação necessária significa um prejuízo adicional de US$ ,00 por hora. Integração com outros sistemas de engenharia: existirá pelo pessoal da engenharia uma tendência a querer integrar o ambiente de EDMS à outras aplicações corriqueiras de engenharia, como: Manutenção, planejamento de obra, planejamento de parada, ERP com vistas à compra de peças e componentes, etc.. Custo do documento de engenharia: devido a forma como se trabalha documentos em engenharia, talvez seja a área que melhor consegue definir qual o custo de obtenção de um ENEGEP 2002 ABEPRO 3

4 documento.uma série de referências aponta como custo de um desenho de engenharia perdido como sendo US$ 250,00 em média. Em alguns casos terá de reengenheirar a solução. V. Particularidades adicionais do EDMS Conforme já visto, um EDMS possui essencialmente todas as características de um Document Management. Porém é desejável que o EDMS suporte adicionalmente: Fazer referências entre documentos Normalmente um documento de engenharia está relacionado a outros que complementam a informação necessária ao entendimento como um todo. Diz-se então que um documento faz referência ou é referenciado à outro. Exemplo de controle de referências entre documentos Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto Chamamos aqui de funcionalidades reais, não me referindo ao caso das funcionalidades mais comuns serem fictícias, mas ao fato que em situação real de funcionamento de uma equipe de projeto, as seguintes situações poderão aparecer com freqüência: Precisar visualizar um desenho 3D; Desenhos híbridos (CAD + Imagem) em um mesmo documento; Ser compatível com a última versão do software de CAD em uso; No caso de uma fonte de letra usada no desenho não estar disponível para uso no computador do colaborador, o EDMS deverá substitui-la por outra; Imprimir em escala real e espessuras de linhas dependendo de cor ou atributo do desenho. Impressão de layouts com o modelo em CAD do projeto. Visualização de documentos híbridos Essencialmente em um documento híbrido tenho a presença conjunta de dois arquivos: um de CAD e um de imagem digitalizada sendo apresentados juntos. Normalmente seu uso visa entrada de dados ou para agilizar processos de revisão de desenhos. Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação Controlar somente o primeiro nível de versão não é suficiente para engenharia. A situação abaixo mostra um caso desta necessidade: 1 o nível: controla a versão atual do documento. Exemplo de preenchimento: 1, 2, 3,... ou A, B, C,... ENEGEP 2002 ABEPRO 4

5 2 o nível: controla versão de um documento em um processo de alteração de versão. 3 o nível: controla a versão de documentos que sairão temporariamente do grupo principal de documentos que estão sendo alterados. As regras anteriores não são obrigatórias, mas são muito desejáveis em um sistema de EDMS. Comparar versões de CAD para checar diferenças Quando você tem duas versões de desenhos em mãos, normalmente os projetistas identificam a alteração que houve de uma versão para outra com canetas coloridas fazendo uma ameba em torno da região do desenho que foi modificada. Porém eventualmente pequenos detalhes poderão passar despercebidos pelo colaborador responsável por esta checagem. Exemplo de ferramenta para comparar versões de desenhos. Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho Conforme já comentado, alguns visualizadores possuem limitações quanto à visualização e impressão de arquivos de grande porte, especialmente quando se trata de imagens de grandes dimensões. Ferramenta de comentários e marcações com recursos para CAD Exemplo de marcação em projeto Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos No exemplo apresentado a seguir, foi feita uma integração no ambiente de EDMS de forma que toda vez que o desenho for aberto para ser editado o programa automaticamente aciona uma rotina para atualizar a legenda do desenho, de forma que sempre se tenha certeza que a informação da legenda é a que está registrada no EDMS. ENEGEP 2002 ABEPRO 5

6 Exemplo de integração entre índices do EDMS e o programa gerador de documentos. Estruturas versáteis de múltiplas pesquisas em árvore Os documentos tem a tendência em ser agrupados de acordo com sua funcionalidade dentro da empresa. Esta estrutura em árvore deverá ser flexível suficiente para que o usuário possa selecionar que tipo de estrutura deseja visualizar no momento. Exemplo de estrutura de exibição de árvore Anexar histórico/notas ao índice Uma funcionalidade comum em ambientes de EDMS é eventualmente anexar históricos e para isso a ferramenta deverá prover esta funcionalidade que não é comum em qualquer aplicação GED. ENEGEP 2002 ABEPRO 6

7 Emissão e recepção de Guias Eletrônicas de Remessa de Documentos Facilita a troca de informações internamente entre os setores da MSS e externamente junto a fornecedores. Através de um aplicativo livre de custo, o fornecedor poderá receber grupos de documentos diretamente de dentro da aplicação EDMS e fornecer documentos diretamente para dentro do EDMS, sem necessidade de intervenção do pessoal de arquivo e/ou protocolo. Exemplo de interface de um sistema de envio de Guia Eletrônica de remessa de Documentos Interface do programa com WEB Para permitir a fácil distribuição dos documentos. Criação de grupos de documentos para implementação de fluxos Alterações em grupos de documentos ficam imediatas e facilmente detectáveis. VI. Melhorias geradas pelas características anteriores As entrevistas com a equipe usuária nos conduz a uma diretriz de redução de tempo em organização, localização e consulta dos documentos necessários à implementação do projeto. O tempo total de consulta de documentos não foi eliminado e em certos casos não o será. Porém em nenhum caso os apontadores da pesquisa indicaram reduções de tempo inferiores a 75%. Em alguns casos em particular este tempo supera a 95%. Embora não tenha efetivamente medições de tempo em projetos anteriores equivalentes, o valor é sensitivo devido à experiência anterior da equipe envolvida. Se usarmos a pesquisa da pesquisa da Coopers & Lybrand (Antes da associação com Price Watherhouse), USA, : - que aponta que mostra que executivos gastam em média, 150 horas/ano procurando, localizando, solicitando, esperando documentos; - supondo uma redução do tempo de acesso de documento de apenas 75% (para evitar exageros de análise); - 8 horas dias, 11 meses úteis por ano. Chegaremos a conclusão que é de se esperar um aumento de produtividade/tempo disponível total de aproximadamente 6,5%, que poderá ser aproveitado em melhoria de tomada de decisão e folga total em projeto. Aqueles que trabalham com projetos desta natureza sabem que este tipo de folga é realmente uma folga muito considerável. ENEGEP 2002 ABEPRO 7

8 VII. Conclusões As pesquisas de mercado têm apontado de modo geral um crescimento constante do uso de GED nas empresas. A 7 a pesquisa do Cenadem (2001) aponta que cerca de 79.7% das empresas entrevistadas, possuem em implantação ou pretendem implantar ao menos um ambiente de GED. Além disso, aponta que 47% das entrevistadas já possuem pelo menos um sistema em uso. O caso da Mineração Serra do Sossego não apenas corrobora com a pesquisa, mas aponta diferencial marcante e inerente a implantações de grandes projetos industriais. As particularidades exigidas de distribuição e recebimento de grande massa documental, necessidade de se manipular revisões de documentos a uma velocidade exagerada, a rapidez na tomada de decisões, volumes de interferências de projeto e montagem, além de outras, não permitem que um sistema de GED convencional possa ser usado sem que um preço muito grande seja pago. Conforme visto pelas características especiais descritas e implantadas na MSS, o EDMS implantado permite que atividades que antes dependiam de intensiva atividade humana possam ter um nível de automação e ajuste ao usuário racionalizando e otimizando seu trabalho. Estas mesmas características podem ser usadas em uma série de projetos equivalentes. VIII. Bibliografia SIMON, Herbert. ComportamentoAdministrativo. Rio de Janeiro: Editora da FGV: DAVENPORT, Thomas & PRUSAK, Laurence. Conhecimento Empresarial. Como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Editora Campus, ALLIPRANDINI et alli. Fábrica do futuro. Entenda hoje como sua indústria vai ser amanhã. São Paulo: Banas, NONAKA, Ikujiro & TAKEUCHI, Hirotaka. Criação de conhecimento na empresa. Rio de Janeiro: Campus, BENEDON, Willian. Records and information management. São Paulo: Cenadem, CRUZ, Tadeu. E-Workflow. São Paulo: Cenadem, BALDAM, Roquemar. Autocad 2002 Utilizando Totalmente. São Paulo: Érica, AVEDON, Don M. Gerenciamento da imagem eletrônica. São Paulo: Cenadem, STARBIRD, Robert & VILHAUER, Gerald. Como tomar a decisão de implantar a tecnologia do Gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Cenadem, KOCH, Valter. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Cenadem, CARPENTER, Ken. Knowledge Management Material de Treinamento. São Paulo: Cenadem, TKACH, Daniel. The pillars of Knowledge Management. Institute for Kowledge Management, 2001 WEITZNER. Gabriel. Interpretação da pesquisa de mercado do Gartner Group. São Paulo: Infoimagem, ENEGEP 2002 ABEPRO 8