MS PROJECT FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS

Transcrição

1 MS PROJECT FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS Aula 1 Prof. Guilherme Nonino Rosa

2 Apresentação: Prof. Guilherme Nonino Rosa - Técnico em Informática pela ETESP São Paulo no ano de Graduado em Ciências da Computação pela Unifran Universidade de Franca no ano de Pós-Graduado em Tecnologia da Informação aplicada aos Negócios pela Unip-Universidade Paulista no ano de Licenciado em Informática pela Fatec Faculdade de Tecnologia de Franca no ano de Docente do Senac Ribeirão Preto desde fevereiro/ Docente do Centro de Educação Tecnológica Paula Souza, na ETEC José Martimiano da Silva.

3 Contatos: Prof. Guilherme Nonino Rosa

4 INTRODUÇÃO Explicação sobre o curso e seus objetivos; Apresentação das normas de utilização e organização do Laboratório; Indicação de materiais de referência (livro do curso, outros livros e sites de pesquisa); Apresentação da Biblioteca

5 IDENTIFICAÇÃO DO CURSO Título do Curso: Gerenciamento de Projetos com MS Project 2016 Eixo Tecnológico: Informação e Comunicação Carga Horária: 20 horas

6 OBJETIVO DO CURSO Este curso tem como objetivo capacitar o aluno a utilizar as ferramentas do Microsoft Office Project Profissional 2016 para gerenciamento de projetos.

7 Elementos abordados no curso: Conhecimentos: Criação do projeto; Criação de vários tipos de relatórios; Utilização de diversos tipos de filtros; Utilização de tabelas; Criação de subprojetos Utilização sobre Comparação entre Projetos; Configuração para impressão.

8 Elementos abordados no curso: Habilidades: Criar projetos em qualquer área exigida pelo mercado; Criar diferentes tipos de relatórios com gráficos; Efetuar diferentes tipos de cálculos exigidos pelo projeto em relação a tempo e custos. Efetuar diversos tipos de filtros; Criar subprojetos; Efetuar Comparação entre Projetos; Configurar impressão.

9 INDICAÇÃO DE MATERIAIS

10 1ª AULA CRONOGRAMA Projetos Conceitos Fases e grupos de processos de um projeto Áreas de Conhecimento Processos de Gerenciamento de Projetos Apresentando o Project Versões do Project Tela do Project Tabela de Tarefas e Gráfico de Gantt Barra de Visões Guias, faixas de opções e principais botões Calendários

11 O ambiente Empresarial Atual Mercado Exigente Concorrência Acirrada Alto desempenho e crescimento Alta Qualidade Agilidade Menor Custo

12 O que é um Projeto? Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. (PMBOK 2004)

13 Projeto x Subprojeto

14 O que é um projeto bem sucedido? Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. Se o projeto gastou menos recursos que o previsto, houve uma falha de planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados, e não uma vitória ou economia.

15 Características de um projeto Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos São temporários, possuem um início e um fim bem definidos. São planejados, executados e controlados. São desenvolvidos em etapas progressivas São realizados por pessoas e com recursos limitados.

16 Exemplos de Projetos Pessoais Obra Civil Casamento Viagem Exposição

17 Exemplos de Projetos Educacionais TCC / TCM Novas Aulas Novo Curso Semana de TI

18 Exemplos de Projetos Industrial / Comercial Produção Anel Viário Infraestrutura de TI Comércio

19 Exemplos de Projetos Eventos Inaugurações Carnaval Show Beneficente Olímpiadas

20 Por que um projeto falha?. As metas e os objetivos são mal estabelecidos. Pouca compreensão da complexidade do projeto. O projeto inclui muitas atividades e muito pouco tempo para realizá-las. As estimativas financeiras são pobres e incompletas. O projeto não teve um GP, ou teve vários. Não foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento. Cliente/projeto tinham expectativas distintas, e, muitas vezes, opostas. As pessoas não estavam trabalhando nos mesmos

21 Etapas do Gerenciamento de um Projeto

22 Etapas do Gerenciamento de um Projeto Iniciação Identificação das necessidades Definição dos objetivos Estudos de viabilidade Busca de alternativas Seleção do projeto Identificação de restrições, premissas e riscos Autorização do projeto Designação das gerências de projeto

23 Etapas do Gerenciamento de um Projeto Planejamento Definição do escopo do projeto e atividades Refinamento dos objetivos Sequenciamento de atividades Negociações políticas de apoio e patrocínio Programação das competências necessárias e de recursos operacionais e financeiros Análise dos resultados Desenvolvimento de orçamentos e cronogramas Desenvolvimento de planos de gerenciamento de comunicação, risco e de qualidade Elaboração do plano de projeto

24 Etapas do Gerenciamento de um Projeto Execução Cumprimento das atividades planejadas Treinamento de pessoal operacional Realizar as aquisições necessárias Monitoramento e controle das atividades Comunicação integrada entre participantes Adaptação dos planos às mudanças Entrega de produtos intermediários Verificação da qualidade do projeto Aprovação do resultado/produto final

25 Etapas do Gerenciamento de um Projeto Controle Acompanhamento paralelo das etapas para garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados

26 Etapas do Gerenciamento de um Projeto Final Entrega do resultado/produto final Encerramento das atividades Avaliação Comissionamento Realocação da equipe Preparo do material de trabalho para reutilização e consulta

27 Conceitos Essenciais em Gerência de Projetos

28 Stakeholders São indivíduos e organizações diretamente envolvidos no projeto, ou aqueles cujos interesses podem ser afetados, de forma positiva ou negativa, no decorrer do projeto, ou mesmo, após sua conclusão.

29 Sponsor O Sponsor (padrinho/patrocinador) é a pessoa que dá cobertura política e fornece apoio ao projeto. Auxilia a fixação da autoridade do Gerente do Projeto.

30 Integração Áreas de Conhecimento Garantir que os diversos elementos do projeto estejam corretamente coordenados. Gestão do Escopo Gestão do Tempo Gestão de Custos Gestão da Qualidade Recursos Humanos Gestão Comunicações Gestão de Riscos Aquisições

31 Gerenciamento do Escopo Por definição: É a delimitação de intenções e objetivos. Significa: O Que..., Como... e de que forma será feito pelo Projeto. (deixando explicito o que não será feito) EAP Estrutura Analítica do Projeto.

32 Gerenciamento de Custos São os processos definidos para garantir que o projeto complete dentro do orçamento aprovado. Orçamento é onde se apresenta as diretrizes e o controle de custos.

33 Gerenciamento de Qualidade São os processos definidos para garantir que as necessidades que originaram o projeto sejam atendidas.

34 Gerenciamento de Riscos São os processos necessários à identificação, análise e resposta aos riscos envolvidos no projeto.

35 Gerenciamento das Comunicações São os processos para garantir que a geração, captura, distribuição e armazenamento das informações relativas ao projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

36 Gerenciamento de Aquisições (Contratos e Suprimentos) São os processos definidos para garantir que se adquira corretamente os bens e serviços, de fornecedores externos à organização, necessários à execução do projeto.

37 Gerenciamento do Tempo São os processos definidos para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo previsto.

38 Gerenciamento de Recursos Humanos Recursos Humanos São os processos definidos para seleção de pessoas que vão participar do projetos nas equipes, seja no cliente ou na empresa contratada. Essas pessoas são selecionadas pelas suas habilidades e perfis para desempenhar determinadas atividades no projeto.

39 Gerenciamento de Integração São os processos necessários para garantir que os diversos elementos do projeto estejam corretamente coordenados.

40 Project x Projetos Processos Iniciação Planejamento Execução(Project não atua) Controle e Monitoramento Encerramento

41 PMI x Project Área do PMI Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Riscos Aquisições Integração Atuação do Project Definição da EAP Criação do Cronograma Relação dos Recursos Escopo Tempo - Custo Cronograma de Mão de Obra Relatórios e Informações Ligados a Qualidade Insumos - Equipamentos Visão de todos o Projeto

42 Fontes de Especialização PMI (Project Management Institute) é uma entidade mundial sem fins lucrativos voltada à área de gerenciamento de projetos. PMBOK é um conjunto de boas práticas em gestão de projetos publicado em PMI. pmisp.org.br

43 Versões do Project Standard Versão para trabalhar com equipamentos individuais, sem conexão com o Project Server(Servidor de Projetos). Professional Possui ferramentas mais avançadas e conexão com o Project Server Office 365 Versão online que pode ser acessada em qualquer lugar com conexão sem a necessidade de instalação.

44 Conhecendo o MS Project Iniciar o MS Project 2013 Iniciar > Programas > Microsoft Office > MS Project 2013 Figura 1: Área de Trabalho do MS Project

45 Conhecendo o MS Project Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: é uma área personalizável da interface onde você pode adicionar seus comandos favoritos ou mais usados. As Guias e a Faixa de Opções ativas substituem os menus suspensos e as barras de ferramentas com os quais você pode estar familiarizado. O guia de guias de alto nível enfoca todas as áreas do Project. A faixa de opções contém os comandos que você usará. Grupos: são coleções de comandos relacionados. Cada Faixa de opções esta dividida em múltiplos Grupos. Comandos são os recursos específicos a serem usados para controlar o Project. Cada Faixa de Opções contém vários comandos. Barra de Status exibe alguns detalhes importantes, como o modo de agendamento de novas tarefas(manual ouautomático), e se um filtro foi aplicado no modo de exibição ativo. Os menus de atalho e as minibarras de ferramentas podem ser acessados clicando com o botão direito do mouse na maioria dos itens que você vê em um modo de exibição.

46 Criando um Novo Projeto Para iniciar o planejamento de um novo projeto é preciso abrir um arquivo, seja ele um projeto novo ou um modelo pré-existente: Novo Projeto: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menu Arquivo > Novo > Projeto em branco ou clicando no ícone, com um desenho barra de uma folha em branco, na barra de ferramentas. Novo Projeto a partir de um modelo: para abrir um projeto partindo de um modelo utiliza-se o menu Arquivo > Novo > Modelos do Office.com e então a janela como a abaixo será exibida:

47 Modo de Exibição O espaço de trabalho do Project é denominado um modo de exibição. Quando iniciamos a exibição padrão é o modo Gráfico de Gantt, temos dezenas de modos de exibição mas usaremos poucos modos.

48 Modo de Exibição Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Escala de Tempo e em Dias.

49 Modo Divisão Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do Tempo. Clique no modo de exibição Linha do Tempo, o rótulo acima da guia Formato mudou para Ferramentas da Linha do Tempo.

50 Modo de Exibição de Planilha de Recurso Na guia Exibição, no grupo Modo de Exibição de Recurso, clique na caixa de seleção Planilha de recursos. O modo de exibição Planilha de recursos exibe detalhes sobre os recursos em um formato de linhas e colunas, com um recurso por linha.

51 Modo de Exibição de Recurso Na guia Exibição, no grupo Modo de Exibição de Recurso, clique em Uso dos recursos. Este modo agrupa as tarefas às quais cada recurso está atribuído e mostra as atribuições de trabalho por recurso em uma escala de tempo, como diária ou mensal.

52 Modo de Exibição Modo Divisão Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 12, na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique em Detalhes.

53 Novidades no Project Novos temas do Project Agora há três temas do Office que você pode aplicar ao Project 2016: Colorido, cinza escuro e branco. Para acessar esses temas, vá até Arquivo > Opções > Geral e, em seguida, clique no menu suspenso ao lado de Tema do Office.

54 Novidades no Project Recurso Diga-em Você vai observar uma caixa de texto na faixa de opções do Project 2016 com o texto Digame o que você quer fazer. Esse é um campo de texto no qual você insere palavras ou frases relacionadas ao que deseja fazer em seguida e obtém rapidamente os recursos que pretende usar ou as ações que deseja executar. Você também pode optar por obter ajuda relacionada ao que está procurando.

55 Novidades no Project Linhas do tempo mais flexíveis Com o Project 2016, além de tirar proveito das diversas linhas do tempo para ilustrar as diferentes fases ou categorias de trabalho, você pode também definir uma data de início e de término para cada linha do temposeparadamente, para ter uma visão mais clara do trabalho envolvido.

56 Novidades no Project Adicionar Compromisso Quando um gerenciador de recursos configura o pool de recursos da empresa no Project Online, ele pode identificar alguns recursos que exijam para serem atribuídos a projetos. Quando um gerente de projeto decide usar um desses recursos em um projeto, ele envia uma solicitação de compromisso com o intervalo de datas necessário para o recurso, além de um determinado percentual de tempo ou um número definido de horas para o recurso durante esse intervalo de datas. O gerenciador de recursos examina a solicitação e pode aceitá-la, sugerir alterações ou rejeitá-la. O gerente de projeto atualiza o status do compromisso no novo modo de exibição de Planejamento de Recursos no Project Professional 2016 para ver a resposta do gerenciador de recursos.

57 Tipos de Calendários: Padrão 24 horas Turno da noite Definição de Calendários Aplicação dos Calendários Projeto Tarefas Recursos Criação dos Calendários Semanas de Trabalho Exceções Organizado

58 Criando o calendário 1-Aba Projeto 2-Alterar Período de Trabalho

59 Criando o calendário 3- Criar Novo Calendário 3.1 Definimos o nome do novo calendário 3.2 Se ele será cópia do Padrão ou não. 3.3 Clique em OK

60 4)Definindo dias não úteis 1) Vamos indicar que 19 de janeiro será dia não útil. 2) Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alternar Período de Trabalho. 3) Na caixa Para calendário, clique na seta para baixo. 24 horas = Não tem período útil. Turno da Noite = Abrange um agendamento do turno da madrugada, das 23:00 às 08:00, com um intervalo de um hora por dia. Padrão= O dia útil tradicional, de segunda a sexta de 09:00 às 18:00 com um intervalo de uma hora/dia.

61 4)Definindo dias não úteis O calendário do projeto define o período útil e não útil para as tarefas. 4) No campo nome da guia Exceções na parte Inferior da Caixa de diálogo, digite Evento de motivação da equipe, e vá para o campo Início. 5) No campo Início, digite 19/01/2012 e tecle ENTER. 6) Clique em OK para fechar a caixa diálogo Alterar Período Útil.

62 5)Alterando dias não úteis para uteis. Selecione o dia, coloque um texto na exceção e quando habilitar clique em Detalhes, ao lado direito. Será aberta a janela ao lado, ao qual você selecionará a opção Horas de Trabalho e selecionará qual o horário desse dia especial. Clique em OK.

63 6)Exportando o calendário para ser usado em todos os projetos no Project. Clique em Ficheiro, e selecione a opção Organizador

64 6)Exportando o calendário para ser usado em todos os projetos no Project. Vá em Calendários, selecione seu calendário criado e clique em << Copiar A partir de agora seu calendário criado segue presente em todos os projetos do Project.

65 Exercícios Criar projeto vazio com o nome Projeto_Calendarios. 1. Calendários das Áreas (30 min) a. Criar os três calendários descritos a seguir: Nome: Produção; Tipo: Cópia de Calendário Básico (padrão); Dias úteis: Segunda a sábado Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 hr. Feriados: 13/02, 30/03, 21/04, 30/04; 01/05, 18/06; 19/06; Horários Especiais: dias 20/04 e 29/03, meio expediente matinal. E dias 07/05 a 11/05 e 14/05 a 18/05, fim de expediente às 19:00 hr Nome: Administração; Tipo: Cópia de Calendário de Produção; Dias úteis: Segunda a sexta OBS: A cópia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sábados que estavam configurados diferentemente do padrão devem ser reconfigurados individualmente.

66 Exercícios Criar projeto vazio com o nome Projeto_Calendarios. Nome: Reuniões; Tipo: Cópia de Calendário de Administração; Horários Especiais: todos os dias saída as 22:00 hr; OBS: Verificar as datas que estavam com horário especial pois as mesmas não são alteradas automaticamente. b. Disponibilizando os Calendários para projetos futuros. Disponibilize os calendários de modo que fique para todos os projetos. Guia Arquivo >>> Informações >>> Organizador >>> Calendários Disponibilizar os 3 calendários para o modelo Global.mpt.

67 Perguntas?