PROCESSO DE ENVIO DE CAMPANHAS DE MKT NA FERRAMENTA DA UOL

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1 Autor: Helio Watanabe Data: 13/06/13 Versão: 1.0 PROCESSO DE ENVIO DE CAMPANHAS DE MKT NA FERRAMENTA DA UOL A Izzo tem uma ferramenta de envio de mkt disponibilizada pelo provedor de UOL. A ferramenta é utilizada pela área de Marketing para disparo e monitoramento de campanhas de mkt e newsletters da Izzo. O Marketing cria os layouts das campanhas e dispara na ferramenta, monitorando os resultados das campanhas. TI direciona os s de retorno da campanha recebidos na caixa marketing@campanhasizzo.com.br e izzomusical@gmail.com para todos os vendedores e para o Gestor da área Comercial. Tutorial On Line Link do tutorial on line: 1/13

2 Manual de usuário para ferramenta de mkt 1. Acesso ao Painel de Controle Abrir o browser e digitar o seguinte endereço: Clicar no botão Painel: Digitar o login e a senha do painel usuário:marketing@campanhasizzo.com.br Senha:Izzo0005 Quando for disparar uma campanha digitar o endereço de para retorno de disparos e confirmações como izzomusical@gmail.com Abre-se a tela principal do painel: Clicar na opção Acessar Marketing do lado esquerdo da tela. Abre-se a tela principal do sistema: 2/13

3 2. Criação de uma nova Campanha Para se criar uma nova Campanha, deve-se primeiro ter uma lista de assinantes criada ou utilizar uma lista pré-existente. Você deve criar sua lista e salvá-la com formato csv. O arquivo deve ser formatado contendo separações com ponto e virgula ou tabulação. Ex.: ;nome;cidade teste@seudominio.com;tatiana;sao paulo ou nome cidade teste@seudominio.com tatiana sao Paulo Após a criação do arquivo será necessário a importação para a ferramenta. Para isso acesse o Painel de MKT e clique em Gerenciar Listas no box Contatos. Crie sua lista de contatos através do botão Criar lista e siga o passo a passo na ferramenta para agendar seu envio. Quantos contatos podem ser inseridos na Lista de Testes do Marketing? Você pode inserir até 5 contatos na lista de testes. Como criar e programar um envio na ferramenta de Marketing? Através da ferramenta de Marketing, é possível programar um disparo, para que ele seja enviado no dia e horário desejado. Para realizar esse procedimento, siga as orientações abaixo. 3/13

4 1. Acesse o Painel de MKT e, através da Visão Geral, clique em Gerenciar Listas` no box Contatos. 2. Crie sua lista de contatos através do botão Criar lista e siga o passo a passo na ferramenta para agendar seu envio. Quando tento no Marketing acessar a opção Inserir/editar figura é apresentada uma janela pop-up apenas com cancelar. Para solucionar a questão de acesso será necessário habilitar a opção de compatibilidade do seu navegador. Siga os passos abaixo para habilitar o modo de compatibilidade: - Clique em Ferramentas / Tools; - Clique em Modo de Exibição de Compatibilidade / Compatibility views; - Após clicar no item acima, a pagina irá carregar novamente; - Acesse a aba mensagem e clique na opção Inserir/editar figura. Quais são os erros gerados com maior frequência no relatório de envios do Marketing? Todos os erros que podem retornar dos servidores no envio de um marketing se agrupam em dois únicos grupos que são eles: Erros Permanentes Erros Permanentes são s com problema permanente. Ele pode nunca ter existido, a conta ter sido cancelada, o servidor estar com erro de sintaxe, ou seja, qualquer erro onde seja impossível localizar a conta ou o servidor. Abaixo alguns tipos de Erros Permanentes: 4/13

5 Caixa Postal não existe: O servidor não encontrou a caixa postal e informa que ela não existe. Pode ter existido antes, mas no momento da consulta, ela é inexistente. Erro de sintaxe: O provedor do domínio do vê caracteres não permitidos ou espaços em branco no (logo, tido como inexistente), o que caracteriza erro na digitação (sintaxe). Devolvido: O servidor recebe o (que é contabilizado como entregue), mas ao processá-lo, posteriormente, não encontra a caixa ( não existe). Então, o devolve. Erros Temporários: Erros temporários são s temporariamente indisponíveis. Pode ser em função de caixa postal cheia, de servidor indisponível, de bloqueio por spam, etc. O que difere esses erros dos erros Permanentes é que, muitas vezes ao enviar novamente algumas horas depois, pode resultar em sucesso na entrega. Caixa Postal não encontrada: O servidor não consegue encontrar a caixa postal, mas não informa se ela existe ou não. Ela pode existir e no momento da consulta não foi encontrada. Pode ser também bloqueio por spam. Para esse tipo de erro é necessário verificar a mensagem que retornou do servidor. Sem resposta do servidor de destino: O servidor do está fora do ar, em processamento, não responde e não conecta. A plataforma não consegue entregar o . Falha de requisição / Caixa Postal ocupada A plataforma não conecta ao servidor, que pode estar com problemas de conexão. O não é entregue. Excesso de tentativas: Cada servidor de tem uma regra de recebimento diferente para quem faz muitos envios para o mesmo domínio com o mesmo IP, mensagem ou remetente. Isso serve para evitar o recebimento de spam. A plataforma de é configurada de acordo com o tempo de recebimento de cada servidor e entrega de acordo com esse tempo. Em alguns casos, quando o servidor de recebimento está configurado para receber menos mensagens, o envio pode demorar mais para finalizar, pois a plataforma vai tentar entregar mais de uma vez. Quando crio um envio e adiciono o meu mailing identifico que o número de contatos está menor que o cadastrado 5/13

6 inicialmente em minha lista. Por que isso ocorre? A ferramenta de marketing faz os envios apenas para os contatos que estiverem ativos, sendo assim os contatos que estiverem com a classificação de erro permanente, erro temporário ou Black List não serão contabilizados no envio. Informamos que um contato entra em Black List quando o contato que recebe o aciona a opção de opt-out e informa que não deseja mais receber seus comunicados. Os erros permanentes ocorrem quando o nosso servidor tenta entregar a mensagem e o servidor de destino responde que a conta não existe mais, já o erro temporário ocorre quando nosso servidor tenta entregar a mensagem e o servidor de destino responde que a caixa está lotada ou então por alguma falha momentânea do servidor de destino. Para verificar o status dos contatos de cada lista siga o procedimento abaixo: - Acesso o seu painel de controle - Clique no menu Listas - Clique no numero de contatos correspondente à lista em questão - Em com o status selecione o status dos contatos que deseja verificar - Clique em Ok - Serão mostrados todos os contatos do status selecionado. Estava criando uma campanha de Marketing e perdi o acesso a ferramenta. Como evitar a perda de informações? Isto é uma questão de tempo de inatividade em nossa ferramenta. Após determinado tempo de inatividade, o usuário é desconectado, da mesma forma que ocorre com sites de bancos, etc. 6/13

7 Para que isso seja evitado você pode usar a aba "Templates" disponível na ferramenta, onde você cria um novo template e salva para que possa usar aquela mensagem apenas no momento do envio ou para futura edição. Como verificar o meu extrato de utilização do serviço de Marketing? Você pode conferir o extrato de utilização do seu plano de Marketing no box Limite de envios da ferramenta disponibilizado na Visão Geral da ferramenta. Como fazer o download dos relatórios de envios do Marketing? Para fazer o download dos relatórios de envios de uma campanha na ferramenta de Marketing do UOL HOST, utilize os passos a seguir: - Faça Login no SAC/Painel de Controle utilizando seu de cadastro e senha; - Em seguida, você visualizará o "RESUMO DA CONTA"; - Identifique a opção " Marketing", selecione a mesma; - Passe o mouse sobre a opção "Envios", clique em "Download dos Relatórios de Envio"; - Localize a opção "Resultados de Envio"; - Selecione qual das análises de relatório que deseja avaliar (Ex.: "Enviados com Sucesso") e clique em "Avança"; - Realize o download do relatório escolhido, na coluna "Download enviados". O arquivo do download, tem o formato.zip, dentro dele encontram-se arquivos em.csv com as informações solicitadas. Enviei uma campanha através da ferramenta de Marketing. Como 7/13

8 obter o resultado do mapeamento de cliques? Este recurso está diretamente relacionado com a aba URL existente na ferramenta no momento da criação do envio. Esteja atento as possibilidades abaixo: Se você clicar em Extrair URL s fará com que a ferramenta mostre as URL s existentes em sua mensagem. Já se você clicar em Validar URL s, a plataforma acessará as URL s existentes em suas mensagens para verificar se elas estão acessíveis. Pois caso alguma não esteja no ar, você será informado. E se você marcar as URL s, você estará fazendo com que os cliques não sejam mensurados nos resultados de seu envio. Que dia ocorre a renovação dos créditos do serviço de Marketing? Informamos que o plano de Marketing comercializado pelo UOL HOST é um plano mensal que tem o vencimento dos créditos todo 1º dia de cada mês independente da data de contratação e de pagamento de sua fatura. Ou seja todo 1º dia de cada mês os créditos para utilização do Marketing serão renovados. Lembramos que o saldo de créditos não utilizados em determinado mês, continuam valendo para o mês seguinte, somando-se aos créditos do mês atual. Exemplificando: Suponhamos que você possua o plano de Marketing I com 10 mil créditos mensais. - No mês 1 você realizou apenas envios dos de créditos disponíveis; - Ao virar para o mês 2, você terá seu crédito mensal de mais um bônus de referente ao restante do mês anterior; 8/13

9 - Lembrando que os de bônus expiram automaticamente no final do mês 2; - Por exemplo: se você usar créditos no mês 2 ( créditos, bônus) quando virar para o mês 3 você terá de crédito, pois não terá sobrado nada do mês 2 para acumular. Sugerimos que você execute o seu envio, sempre, baseando-se em uma lista obtida de modo legítimo (Opt In) com autorização dos destinatários. Informamos que a franquia de disparos não é acumulativa e os disparos, que por ventura não sejam entregues, devido a endereços incorretos (Caixas postais inexistentes), por exemplo, serão descontados de sua franquia, pois mesmo a conta não existindo o sistema realizou uma tentativa de entrega. Como verificar o meu extrato de utilização do serviço de Marketing? Você pode conferir o extrato de utilização do seu plano de Marketing no box Limite de envios da ferramenta disponibilizado na Visão Geral da ferramenta. Quando cadastro meu template, ao utilizar o teste de Anti-Spam no sistema de Marketing, recebo uma pontuação, porém uso apenas texto. Por que isso ocorre? O Teste Anti-Spam no cadastro de templates faz uma simulação representando a análise de um servidor de no destino. Deste modo, ele leva em consideração todos os aspectos de um , entre eles a existência de cabeçalho, assunto e a presença de um destinatário. Como quando você gera o template, estas informações ainda não encontram-se presentes, é normal que o simulador acuse sua ausência e a pontue. Não existe como zerar esta pontuação, porém, para que fique mais claro o entendimento, 9/13

10 iremos desconsiderar os itens de destinatário e assunto no teste de conteúdo nas proximas versões da ferramenta. Dicas para o desenvolvimento de templates para marketing - Nunca utilize imagens para conteúdos muito importantes como chamadas, links ou qualquer outro ponto que chame para a conversão. Fazendo isso, evita-se que as imagens bloqueadas atrapalhem a eficiência da mensagem. - Garanta que seu conteúdo mais relevante esteja no topo à esquerda. É o primeiro local para onde os olhos se dirigem ao ler e também é o ponto que sempre será visualizado no painel de preview. - Evite surpresas ruins que podem comprometer a performance de seu , testando seu design no painel de preview, com a tela cheia e com as imagens habilitadas e desabilitadas antes de enviá-lo. - Utilize imagens em JPG para elementos gráficos maiores com maior transição de cores, como fotos. O GIF é perfeito pra elementos menores que contém menor complexidade de cores, como botões, por exemplo. - Evite qualquer outro formato que não seja JPG e GIF para imagens. Você pode estar tentado a salvá-los em PNG, mas não é uma boa idéia. O PNG aumenta muito o tamanho do arquivo. - Salvar o JPG em 80% de qualidade e em 40% pode não fazer grande diferença em termos visuais e diminui muito o tamanho do seu arquivo. Vá diminuindo a qualidade de sua imagem até o mínimo possível, sem que ela fique distorcida. - Tente sempre pensar no que pode ser transformado em HTML e formatação inline e utilize o mínimo de imagens possível. - Sempre coloque ALT tags, altura e largura nas imagens para evitar que as imagens bloqueadas prejudiquem com o design de seu . COLOQUE SEMPRE - Link para cancelamento da inscrição. - Link para página de atualização de interesses. 10/13

11 - Link para feedback, comentários sobre o (principalmente no caso de Newsletters). - Link para que o leitor adicione o seu a lista de contatos dele. - Link para uma versão na web. - Telefone, ou contato do remetente ou do departamento responsável pelo envio (no caso de Newsletters). - Política de privacidade. (no caso de Newsletters). - Link para enviar para um amigo. Quais as características e recursos do serviço de Marketing oferecido pelo UOL HOST? O UOL HOST disponibiliza um serviço de Marketing com recursos que facilitam e otimizam o processo do envio de campanhas online. Alto nível de customização de campanhas: - Configuração de até 20 campos na base de contatos, além dos pré-definidos: nome, celular, data de - nascimento, e do campo obrigatório: ; - Personalização da mensagem de acordo com dados presentes na base; - Cadastro de mensagens (template), de forma fácil, através de editor html; - Possibilidade de agrupar as ações em uma campanha, tornar o template privado ou deixálo em edição; - Envio segmentado através de filtros e combinações de listas; - Programação de data e horário de disparo; - Agendamento de rotina automática de envios; - Opção de criar uma nova lista a partir dos resultados de uma ação para envio posterior; - Funcionalidade de Programação BASIC em html para personalizar a mensagem, condicionando o conteúdo (textos e imagens) ao perfil de cada contato cadastrado. Informações e acompanhamentos detalhados do resultado de campanhas: - Todos os s enviados que possuem erro efetivo mudam seu status para erro 11/13

12 permanente, passando a não receber mais as mensagens, otimizando os custos e qualificando o envio; - Análise de código html da mensagem para viabilizar o envio (avaliação de pontuações Anti-SPAM); - Acompanhamento, em tempo real, do progresso da ação; - Resumo contendo o resultado da ação com: data de início e término do disparo, duração do envio, número de conexões excessivas, total de processados, etc, exibidos em valores absolutos e porcentagem; - Cálculo automático de click through para leitura de resultados; - Download dos resultados de envio, com dados completos, em CSV: cliques, visualizações, opt-out, contatos fidelizados, s devolvidos, s recebidos ou erros; - Relatórios gráficos estatísticos Opt-out - Mensagem de opt-out personalizada e automática em todos os envios; - Configuração de pesquisa de opt-out para saber os motivos que levam os contatos a não quererem receber mais mensagens; - Os s cujo opt-out foi acionado ficam com o status Black list e automaticamente, passam a não mais receber as mensagens. Segurança - Relatórios de Logs (tentativas de acesso ao sistema); - Restrição de acesso do usuário por faixa de IP; - Extrato de utilização de créditos por mês e ano com: créditos utilizados por ação, plano contratado, saldo atual, aquisição de novos créditos e total a pagar; - Disparo da mensagem a uma base de teste. A importância da identificação do remetente da mensagem no Marketing O nome e o endereço do remetente são informações disponíveis para visualização na caixa postal. Ao receber uma comunicação por que gere dúvidas, o primeiro impulso do destinatário é tentar responder a mensagem, por isso, o endereço de utilizado deve ser ativo. Imagine o desapontamento de um leitor que separa alguns minutos do seu precioso tempo digitando uma mensagem para a empresa e recebe em sua caixa de entrada 12/13

13 uma informação de que o não existe? Vale muito mais a pena investir horas respondendo mil s do que perdê-las tentando desfazer a má impressão que ficou em um leitor desapontado. Isso quando for possível saber quando e quantos desapontamentos existiram, pois se os s não chegaram, como saber, não é? Em suma, endereços de do tipo no-reply, criados só para disparos e que não aceitam respostas, não são recomendados no marketing. A não ser que seja apresentado um alternativo na própria mensagem, para esclarecimento de dúvidas, o que é comum em s transacionais, enviados através de um sistema. O remetente deve ser um com o domínio da empresa. Além de prejudicial na entrega, utilizar s uol, gmail etc, pode caracterizar o remetente como spam, afetar sua legitimidade e balançar a confiança do destinatário. Segundo uma pesquisa realizada pela Bredin Business Information (2007), 64% dos executivos decidem se querem ou não visualizar o com base em seu remetente. 13/13