Guia Rápido de Uso. Aqui seguem os tópicos tratados nesse guia, para que você aprenda a usar o Sistema HOT SMS. SUMÁRIO

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2 Guia Rápido de Uso Aqui seguem os tópicos tratados nesse guia, para que você aprenda a usar o Sistema HOT SMS. SUMÁRIO 1 Acesso ao sistema Entenda o Menu Como enviar torpedos Envio Rápido de SMS Envio de SMS Personalizado Aniversariante Envio de SMS segmentado Importe seus contatos Gerando seu arquivo para importação Importando o arquivo no SISTEMA Acompanhe os relatórios Lista de SMS Enviados Status de Créditos adicionados na conta: Lista de SMS enviados por operadora: Dúvidas Frequentes

3 1 ACESSO AO SISTEMA Inicialmente, você deve ter acesso ao sistema. Se você já recebeu o com os dados de acesso a sua conta, siga os passos a seguir. a) Acesse o sistema através do seu navegador, pelo endereço: b) Você será remetido à tela de login: c) Preencha os campos corretamente e, ao final pressione ENTER ou clique no botão OK.! Se você receber uma mensagem de erro ao tentar acessar, verifique se digitou os campos "Login" e "Senha" de acordo com recebido. Tente também redigitar sua senha, verificando se o CAPS Lock não está ligado. d) Se seus dados estiverem corretos, a tela inicial do sistema será exibida. 3

4 2 ENTENDA O MENU A seguir detalhamos cada opção do menu e seus respectivos itens. 2.1 Contatos Grupos Crie ou liste grupos de contatos, para poder organizar melhor seus contatos Novo Contato Cadastre novos contatos em sua conta Listar Contatos Visualize as pessoas que estão cadastradas em sua conta Segmentação Busque contatos de acordo com um perfil. Segmente os seus envios Importar contatos Adicione vários contatos de uma só vez, através de modelos em.csv e.xls 2.2 Mensagens Nova mensagem Envie um torpedo rapidamente, digitando a mensagem e o número do destinatário. Ou envie um torpedo para um ou mais grupos de pessoas cadastrados em sua conta Envio Personalizado Envie torpedos com informações detalhadas para cada contato individualmente. Personalize informações como hora, data, etc Aniversariantes Crie mensagens personalizadas para os aniversariantes que estão dentro da sua lista. Grave seu texto e deixe que o sistema envie automaticamente as mensagens para seus contatos. 2.3 Relatórios 4

5 2.3.1 Relatórios Possibilidade de retirar relatórios com gráficos de uso mensal, onde você pode consultar os envios dia-a-dia ou todos os torpedos enviados em um determinado mês. Detalhamento de quantidade de SMS entregues, não entregues, em espera, e relatórios de operadoras. 2.4 Configuração Alterar Senha Altere a sua senha sempre que precisar Adicionar Créditos Disponível apenas para painel de revenda. Permite gerenciar os créditos dos seus clientes Clientes Cadastre novos clientes para ter acesso ao sistema Usuários Cadastre novos usuários para ter acesso ao sistema 2.5 Sair do Sistema No canto superior direito, você visualiza quantas mensagens ainda possuem na sua conta, assim como a data e o horário do servidor e o nome do usuário. Você tem acesso ao link para "Sair". 5

6 3 COMO ENVIAR TORPEDOS Existem diferentes formas de enviar torpedos através do sistema. A seguir você pode ver cada uma delas. 3.1 ENVIO RÁPIDO DE SMS Acessando o menu "Mensagens > Nova Mensagem" você é direcionado à seguinte tela: Entenda cada um dos campos do formulário de envio: Remetente: Nome do remetente da mensagem, sendo automaticamente preenchido pelo remetente padrão da conta. O remetente aparece na mensagem, para que o usuário identifique quem a está enviando. Mensagem Agendada: Aqui você pode escolher o dia e horário em que deseja enviar essa mensagem. Corpo da Mensagem: Conteúdo da mensagem que será enviada ao usuário. Caracteres que não sejam letras e números poderão vir a ser eliminados dependendo da operadora e do aparelho usado pelo usuário. Para maior compatibilidade, use apenas letras sem acentuação, dígitos, espaços e caracteres de pontuação (.,;:!?). Campo Personalizado: Nele você pode enviar a sua mensagem com o primeiro nome dos contatos que estão dentro dos grupos que deseja enviar a mensagem. Lembrando que contatos que não possuírem o nome, aparecerá com a seguinte TAG: <primeironome>, e é retirado 20 caracteres do texto. GSM Números: Número do celular do destinatário, apenas com dígitos sem traços, espaços ou pontos e contendo o código de área do país 55 e o código de área da região. Por exemplo, o numero

7 para um celular de Salvador, ou o número para o rio de janeiro. Destinatários: Espaço reservado para os grupos selecionados na aba no canto direito. Marque os grupos que deseja enviar a mensagem e eles aparecerão no sessão de destinatários. Após preencher os campos, basta clicar no botão ENVIAR MENSAGEM para concluir a operação. 3.2 ENVIO DE SMS PERSONALIZADO Se deseja enviar SMS em lote sem precisar criar grupos ou que contenha informações especificas para cada contato que for receber a mensagem, a ferramenta de envio de SMS personalizado é a solução. Acesse o menu Mensagens > Envio Personalizado Caso tenha algum tipo de dúvida sobre como deve ser feito o processo de importação do documento, baixe os modelos dos arquivos em Excel ou CSV. Após selecionar o arquivo, a seguinte tela aparecerá: 7

8 Cada coluna que for utilizada na mensagem, será retirada um total de 20 caracteres. O número do celular deve vir sempre na primeira coluna 3.3 ANIVERSARIANTE Através dessa ferramenta, você pode criar campanhas para os aniversariantes dos seus grupos e contatos. Para isso vá em Mensagens > Aniversariantes Ao clicar na opção Inserir Nova Mensagem, uma tela como a que está abaixo aparecerá: Remetente: Nome do remetente da mensagem, sendo automaticamente preenchido pelo remetente padrão da conta. O remetente aparece na mensagem, para que o usuário identifique quem a está enviando. Dias Antecedência: Com quantos dias de antecedência você deseja que seu contato receba a mensagem. Hora do Envio: Qual o horário que deseja que a mensagem seja enviada para os seus contatos. Mensagem: Conteúdo da mensagem que será enviada ao usuário. Caracteres que não sejam letras e números 8

9 poderão vir a ser eliminados dependendo da operadora e do aparelho usado pelo usuário. Para maior compatibilidade, use apenas letras sem acentuação, dígitos, espaços e caracteres de pontuação (.,;:!?). Campo Personalizado: Nele você pode enviar a sua mensagem com o primeiro nome dos contatos que estão dentro dos grupos que deseja enviar a mensagem. Lembrando que contatos que não possuírem o nome, aparecerá com a seguinte TAG: <primeironome>. É retirado 20 caracteres da mensagem sempre que colocar o primeiro nome. 3.4 ENVIO DE SMS SEGMENTADO Se você deseja enviar SMS para pessoas de acordo com um perfil específico, acesse o menu "Contatos > Segmentação". Você terá acesso à seguinte tela: 9

10 Na tela de segmentação, você terá acesso a diversos filtros que poderão ser aplicados aos seus contatos, de modo a gerar uma lista de pessoas com as quais você poderá selecionar para seu envio de SMS. Após preencher os filtros, à direita você pode ainda escolher grupos às quais as pessoas devem pertencer. Após concluir essa escolha, você pode clicar em SEGMENTAR. Caso tenha escolhido mandar mensagem, você será direcionado para a tela de envio de mensagem com os resultados do filtro determinado por você. 4 IMPORTE SEUS CONTATOS 4.1 GERANDO SEU ARQUIVO PARA IMPORTAÇÃO a) Se seus contatos estão armazenados em uma planilha Excel, certifique-se que: Cada contato deve estar em uma linha diferente (apenas uma linha); Cada informação do contato deve estar em uma coluna diferente; O código do Brasil, o prefixo e o número do celular devem estar em uma mesma célula; O único campo obrigatório é o numero do celular, os demais campos são opcionais; A primeira linha do arquivo não precisa necessariamente ter a descrição do que é cada campo, embora seja recomendável para facilitar toda a operação. * Na sessão importar contatos existe dois modelos para importação, em.xls e.csv. Você pode baixar os modelos e seguir a partir deles. 4.2 IMPORTANDO O ARQUIVO NO SISTEMA a) Efetue o login no sistema. Se você ainda não criou nenhum grupo para o qual esses contatos devem ser importados, acesse Contatos > Grupos > Inserir Novo Grupo, e surgirá a seguinte tela: Preencha o nome e a descrição do grupo a que se referem as pessoas que você irá importar, e depois clique em SALVAR 10

11 tela: b) Acesse o menu Contatos > Importar Contatos, e surgirá a seguinte c) Na parte inicial da tela, você deve selecionar o arquivo salvo na etapa anterior. Para isso, basta clicar no botão de Escolher arquivo e encontra-lo na sua pasta salva. d) Na segunda parte da tela, você tem 3 opções:...associar as pessoas importadas a um grupo existente: Essa é a opção mais comum. Ao escolher essa opção, uma lista de grupos aparecerá à direita do texto, onde você deverá selecionar o grupo ao qual deseja associar os contatos. Caso você ainda não tenha criado um grupo, poderá cria-lo também na segunda opção....associar as pessoas importadas a um novo grupo: Poderá criar um novo grupo a partir dessa importação. Quando selecionar essa opção, uma caixa de texto aparecerá para colocar o nome do novo grupo para o arquivo importado....somente adicionar e atualizar os já existentes: Essa opção serve para você atualizar informações de sua 11

12 base de dados. OBSERVAÇÃO: Ao concluir a importação, a execução poderá demorar vários minutos dependendo da quantidade de pessoas. IMPORTANTE: Não feche a janela do navegador enquanto a tela de sucesso não for exibida. Caso você tenha problemas com a importação, entre em contato com nosso suporte através dos seguintes endereços: MSN: Skype: hotmobile.brasil 5 ACOMPANHE OS RELATÓRIOS Através dos relatórios, você acompanha os envios realizados, créditos adicionados na conta, envios realizados para as operadoras, de modo geral ou detalhado. 5.1 LISTA DE SMS ENVIADOS Ao acessar Relatórios, você pode acompanhar rapidamente o envio da mensagem, visualizando a lista de SMS enviados e os respectivos status de entrega: 12

13 A seguir você visualiza o que significa cada status informado: Enviada à Operadora: Mensagem que foram entregues com sucesso à plataforma da operadora, mas não obtiveram sinalização da operadora sobre seu status de entrega. Não Recebida: Mensagens que não foram recebidas pelo aparelho celular do usuário destinatário. Na listagem completa é possível ver o motivo de não recebimento. Entregue sem confirmação: Mensagens cuja operadora não confirma o recebimento ou não por parte do celular do destinatário. Entregue com confirmação: Mensagens que tiveram confirmação de recebimento por parte do celular, e que certamente foram recebidas. TOTAL: Quantidade total de mensagens enviadas no período solicitado. Ver relatório detalhado: Clicando nessa opção, você terá acesso ao detalhamento dos envios feitos no período solicitado, conforme mostra a imagem abaixo: Caso queira, é possível exportar a listagem dos números em excel, conforme mostra a figura abaixo: 13

14 5.2 STATUS DE CRÉDITOS ADICIONADOS NA CONTA: Acessando a opção Relatórios, você terá acesso aos relatórios de créditos que foram adicionados na sua conta ou, caso você seja um revendedor, na conta do seu cliente. Conforme mostra a imagem abaixo. 5.3 LISTA DE SMS ENVIADOS POR OPERADORA: Por sermos Brokers homologados pelas maiores operadoras de telefonia móvel do país, nossa base de portabilidade permite que você tenha acesso a um relatório dos envios para quais operadoras durante um período pré-selecionado por você. 6 DÚVIDAS FREQUENTES A seguir respondemos algumas das dúvidas frequentes dos usuários. 6.1 Dúvidas sobre acesso ao sistema É preciso instalar o sistema no meu computador? Não. O Sistema Hot Mobile é totalmente via web. Sendo assim, tudo que você precisa é um computador com acesso à Internet e um navegador atualizado. Dessa forma, você pode operar o sistema através de qualquer 14

15 computador on-line. Quais as configurações necessárias para ter o Sistema Hot SMS? O Sistema Hot SMS não exige um padrão de configuração, pois o sistema não é instalado em seu computador, mas sim operado via web. Portanto, os únicos itens indispensáveis são: acesso à Internet e um navegador atualizado. 6.2 Dúvidas sobre SPAM e Permissão Posso comprar listas de celulares para enviar torpedos? As operadoras fornecem listas de celulares? Algumas empresas podem vir a fornecer listas de celulares para você, contudo, você não pode enviar torpedos a essas pessoas, uma vez que elas não deram permissão explícita à sua empresa/marca. As próprias operadoras ainda não fornecem nenhum tipo de lista autorizada para envio de torpedos. É importante saber que a permissão é um requisito legal para que as empresas possam enviar torpedos. Sem a permissão, sua empresa estará desrespeitando a privacidade das pessoas e gerando resultados negativos em suas ações de marketing. Preciso pedir autorização a cada pessoa para poder enviar torpedos? Sim. A autorização de recebimento (opt-in) é indispensável para que suas mensagens não sejam consideradas SPAM, desvalorizando sua comunicação e o nome de sua empresa. A Hot Mobile adota as melhores práticas de permissão na utilização deste canal e, por isso, prevê em contrato o cancelamento da conta, além de outras medidas cabíveis, das empresas que não as respeitem. Como consigo a autorização de uma pessoa para enviar torpedos? Existem diversas formas de obter a autorização de seus clientes ou colaboradores. Ainda não há um formato padronizado para essa autorização. Assim, auxiliamos sua empresa a definir qual a forma correta para seu modelo de negócios e os tipos de conteúdo que você planeja enviar através de torpedos. Entre em contato conosco através do 6.3 Dúvidas sobre o envio de torpedos Posso enviar torpedos a qualquer pessoa, independente de região e operadora? Sim. O sistema está integrado a todas as operadoras em território nacional (consulte sobre envios internacionais). Você pode enviar às pessoas cadastradas no sistema ou optar pelo envio rápido para pessoas que podem não estar cadastradas. É indispensável, contudo, que você possua a autorização da pessoa antes de enviar suas mensagens a ela. 15

16 Qual o modo mais rápido de enviar uma mensagem pelo sistema? O meio mais rápido para você enviar uma mensagem é pelo modo "Enviar Mensagem", clicando em "Mensagens" no Menu Principal. Nessa modalidade de envio você pode enviar SMS sem que a pessoa tenha sido previamente cadastrada no sistema e pode, se desejar, cadastrá-la assim que realizar o envio, pois o sistema identifica se o nº. faz parte do cadastro ou não. Há confirmação de leitura ou recebimento das mensagens? As operadoras não fornecem informações relativas à leitura do torpedo, por outro lado, o recebimento da mensagem é confirmado pela maioria das operadoras. Você pode acompanhar o status de recebimento de cada mensagem através do sistema. É possível saber quantas mensagens foram enviadas até o momento pelo sistema? E quantas foram enviadas no mês? Sim. Quando você acessa o sistema, nos relatórios que fornecem informações detalhadas sobre o total enviado no mês, na semana e no dia, desde a criação de sua conta. O que acontece se o número de mensagens enviadas excederem a franquia contratada no meu plano? Não há problema algum. Pois como o sistema é pré-pago, você não precisa se preocupar em exceder o volume contrato. Caso precise de mais créditos, entre em contato com o seu gerente de conta, ou através do nosso site É possível receber as respostas dos torpedos enviados aos celulares? O recebimento de mensagens depende de aprovação do projeto por parte das operadoras, envolvendo ainda custos operacionais. Solicite maiores informações a respeito pelo 16

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