PLATAFORMA DE GESTÃO INTEGRADA DA DOENÇA MÓDULO IRC. Manual de Utilizador. Transferência de Utentes

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1 PLATAFORMA DE GESTÃO INTEGRADA DA DOENÇA MÓDULO IRC Manual de Utilizador Transferência de Utentes

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO 3 2. DICIONÁRIO DE CONCEITOS 5 3. TRANSFERÊNCIA DE UTENTES TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA TRANSFERÊNCIA TEMPORÁRIA DOENTES ABRANGIDOS FLUXO DE INFORMAÇÃO UTENTES BENEFICIÁRIOS DO SNS OU DE UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE UTENTES BENEFICIÁRIOS UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE 9 4. ALTERAR A REQUISIÇÃO DE TRANSFERÊNCIA ANULAÇÃO DE REQUISIÇÃO UTENTES BENEFICIÁRIOS DO SNS OU DE UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE UTENTES BENEFICIÁRIOS UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE PEDIDO DE ALTERAÇÃO UTENTES BENEFICIÁRIOS DO SNS OU DE UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE UTENTES BENEFICIÁRIOS UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE FLUXO DE INFORMAÇÃO UTENTES BENEFICIÁRIOS DO SNS OU DE UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE UTENTES BENEFICIÁRIOS UM SUBSISTEMA PÚBLICO DE SAÚDE EXEMPLOS TRANSFERÊNCIAS DEFINITIVAS TRANSFERÊNCIAS TEMPORÁRIAS CONCLUSÃO 20 FM, , v2 1

3 ANEXOS 21 FM, , v2 2

4 1. INTRODUÇÃO A Plataforma de Gestão Integrada da Doença Módulo Insuficiência Renal Crónica, adiante designada por Plataforma, entrou em funcionamento em Dezembro de 2008, tendo sido, nessa altura, disponibilizada aos utilizadores das diferentes entidades. Ao longo dos meses de desenvolvimento, os utilizadores foram identificando oportunidades de melhoria que foram sendo introduzidas em produção. A Plataforma encontra-se disponível no endereço Para além da informação restrita, apenas disponível para utilizadores credenciados, e com acessos diferenciados por níveis de informação, a Plataforma reúne um conjunto de informação passível de ser consultada por qualquer cidadão. Os formulários de acesso público pretendem dar, à população em geral, um conjunto mínimo de informação genérica caracterizando a doença, identificando os prestadores e permitindo conhecer um pouco melhor a insuficiência renal crónica. FM, , v2 3

5 O acesso à Plataforma é feito através do portal público, clicando em Entrar : O acesso é restringido pela categoria profissional e função exercida pelo utilizador. Visa o presente manual servir de apoio ao funcionamento da Plataforma GID, por parte dos utilizadores das Administrações Regionais de Saúde (ARS), Unidades Locais de Saúde (ULS), Agrupamentos de Centros de Saúde (ACES) e Unidades de Diálise, públicas ou privadas, no âmbito das transferências dos utentes entre unidades e sua gestão. No anexo I, encontram-se os fluxogramas inerentes aos procedimentos descritos ao longo deste documento, e a respectiva legenda. Os print screen utilizados neste documento foram extraídos de uma Plataforma de Testes, pelo que os dados visualizados dizem respeito a registos realizados no âmbito dos testes efectuados. FM, , v2 4

6 2. ALTERAÇÕES MAIS RECENTES Esta secção do manual pretende enunciar, nas diferentes versões do mesmo documento, as alterações introduzidas, de forma a facilitar a actualização da informação pelos interlocutores. A versão número 2 actualiza o fluxograma III, referente às alterações de transferências de utentes beneficiários de subsistemas não públicos de saúde. FM, , v2 5

7 3. DICIONÁRIO DE CONCEITOS De forma a facilitar a interpretação de alguns conceitos, elencam-se, por ordem alfabética, os que se considera poderem suscitar mais dúvidas: Data fim Corresponde ao dia em que o utente regressa à unidade de origem, data a partir da qual a unidade de destino deixa de poder facturar o utente e data a partir da qual a unidade de origem volta a poder facturar o utente. Data início Corresponde à data a partir da qual o utente inicia os seus tratamentos na nova unidade, passando a ser facturado nessa unidade a partir desse dia. PA - Identificação prévia ao número de um pedido de alteração. Significa que se trata de um pedido de alteração. Pedido de alteração Pedido que deve ser efectuado para alterar os dados de uma, nomeadamente nome da unidade de destino ou datas inerentes à transferência. Número de processo GID Número sequencial atribuído aos utentes no momento do seu registo na Plataforma. Não existe qualquer relação com outros sistemas de informação, pelo que a sua utilização é exclusiva da Plataforma. Pode ser utilizado para facilitar a pesquisa de informação na Plataforma, uma vez que faz parte do conjunto de filtros disponibilizados em diversos formulários. TF Identificação prévia ao número de uma. Significa que se trata de uma de transferência. TP Identificação prévia ao número de uma. Significa que se trata de uma de transporte. Unidade de Destino Corresponde à nova unidade onde o utente vai iniciar os seus tratamentos de diálise, temporária ou definitivamente. Unidade de Origem Corresponde à unidade onde o utente realiza os seus tratamentos habitualmente. FM, , v2 6

8 4. TRANSFERÊNCIA DE UTENTES A transferência de utentes entre unidades de diálise é despoletada pela unidade onde o utente é acompanhado, que efectua uma de transferência definitiva ou temporária. Nenhuma outra unidade acede ao utente, não sendo possível que este processo seja despoletado por outra entidade TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA A transferência definitiva de unidade é utilizada quando, por qualquer razão, o utente pretende mudar de unidade de diálise. Esta situação pode acontecer por inúmeras razões, nomeadamente quando o utente é transferido, pela primeira vez, do Hospital para a unidade extra-hospitalar de diálise ou por mudança de residência. A transferência definitiva de unidade é requisitada pela unidade em que o utente se encontra activo, ou seja, onde efectua, nesse momento, os seus tratamentos de diálise. Nas situações em que os Hospitais do SNS transferem os utentes para unidades extra-hospitalares, cabe ao hospital efectuar esse pedido TRANSFERÊNCIA TEMPORÁRIA A de transferência temporária deve ser efectuada quando o utente se ausenta, por qualquer motivo, e por período não superior a seis meses, da unidade onde habitualmente faz os seus tratamentos de diálise. Esta situação acontece por diversas razões, nomeadamente em férias, ou quando o utente alterna a sua residência em casa de familiares por determinado período de tempo. À semelhança das transferências definitivas, também a de transferência temporária deve ser efectuada pela unidade em que o utente se encontra em tratamento. Assim, a unidade de diálise identifica a unidade de preferência do utente, bem como o período em que o utente se vai ausentar, identificando a data início e a data fim desse período DOENTES ABRANGIDOS A transferência de utentes entre unidades de diálise, públicas e privadas está pendente da efectivação de uma de transferência na Plataforma. FM, , v2 7

9 Uma vez que todos os utentes insuficientes renais crónicos inseridos em programa ambulatório de diálise nas unidades de Portugal Continental estão registados na Plataforma, as requisições de transferência devem ser efectuadas para todos os utentes, independentemente da responsabilidade financeira associada a cada um FLUXO DE INFORMAÇÃO O fluxograma que se segue (e que se encontra também em anexo) pretende esclarecer o circuito de informação que existe durante um procedimento de transferência de um utente, independentemente de se tratar de uma transferência definitiva ou temporária, ou mesmo da responsabilidade financeira associada. UO requisita TF para UD Utente SNS ou SPS? ARS/ULS/ ACES: Atende? ARS/ULS/ ACES: Autoriza? Utente mantém- -se na UO Altera data e/ou UD da TF? Unidade contacta ARS/ULS/ACES Utente é alocado à UD na data início Colocação do utente na UD e data seleccionadas pela ARS/ULS/ACES Utente mantém-se na UO Utentes beneficiários do SNS ou de um Subsistema Público de Saúde Estão sob a responsabilidade da ARS/ ULS/ ACES, para transferência para unidade convencionada, ficando pendentes da sua autorização, os utentes beneficiários do SNS, bem como dos subsistemas públicos de saúde ADM, ADSE, Ministério da Justiça, SAD PSP e SAD GNR, ou ainda outros que se encontrem sob a responsabilidade financeira da ARS/ ULS/ ACES (e.g. Cartão Europeu de Seguro de Doença). FM, , v2 8

10 DESCRIÇÃO DO FLUXO A unidade de origem efectua o pedido de transferência; O pedido de transferência fica pendente de autorização da ARS: Autoriza: o utente pode deslocar-se na data início para a unidade de destino; Autoriza com alterações: o utente pode deslocar-se na data indicada pela ARS, para a unidade de destino indicada pela ARS; Recusa: o utente mantém-se na unidade de origem; Utentes beneficiários um Subsistema Não Público de Saúde Para os utentes beneficiários de subsistemas não públicos de saúde (ou outros que não se encontrem sob a responsabilidade financeira da ARS/ ULS/ ACES), as autorizações são automáticas, passando o utente para a unidade de destino na data indicada na, não existindo qualquer intervenção por parte da ARS/ ULS/ ACES. DESCRIÇÃO DO FLUXO A unidade de origem efectua o pedido de transferência; O pedido de transferência fica automaticamente autorizado; O utente pode deslocar-se na data início para a unidade de destino. FM, , v2 9

11 5. ALTERAR A REQUISIÇÃO DE TRANSFERÊNCIA Todas as alterações efectuadas sobre uma de transferência visam responsabilizar a unidade de origem pelo acompanhamento do utente, no que diz respeito à gestão das suas ausências. Assim, as alterações apenas são permitidas pela unidade de origem até ao momento em que o utente inicia a sua diálise na unidade de destino. No caso das transferências temporárias, salienta-se que, ultrapassada a data de início, a unidade de destino apenas poderá proceder ao pedido de alteração da data fim. Não pode, em qualquer situação, proceder à transferência do utente para outra unidade ANULAÇÃO DE REQUISIÇÃO A opção anular permite, tal como o nome indica, anular um pedido de transferência efectuada Utentes beneficiários do SNS ou de um Subsistema Público de Saúde No caso dos utentes beneficiários do SNS e de subsistemas públicos de saúde, esta opção apenas se mantém disponível antes de a ARS atender a. Após este momento, apenas a ARS estará autorizada a proceder à anulação da, no máximo, até à véspera da data início indicada na. Para aceder à opção anular : A unidade de diálise selecciona o utente e acede ao menu Gestão do doente Visualizar requisições, selecciona a em causa e clica no botão indicado na figura: FM, , v2 10

12 A ARS acede ao menu Gestão do doente Visualizar requisições selecciona a em causa e clica no botão indicado na figura: Utentes beneficiários um Subsistema Não Público de Saúde No caso dos restantes utentes, a opção anular encontra-se disponível até à véspera da data início indicada na PEDIDO DE ALTERAÇÃO O pedido de alteração permite alterar os campos referentes à de transferência, nomeadamente as datas de início e fim, bem como a designação da unidade de destino. Para efectuar um Pedido de alteração, a unidade de diálise: Selecciona o utente e acede ao menu Gestão do doente Visualizar requisições, selecciona a que pretende alterar e clica no botão indicado na figura: Certifica que pretende efectuar uma alteração, clicando na opção indicada: FM, , v2 11

13 Indica as alterações a efectuar, nomeadamente a designação da unidade ou a data de início e/ou fim da transferência definitiva ou temporária: Regista o pedido de alteração: Para analisar um pedido de alteração, a ARS/ ULS/ ACES: Acede ao menu Gestão do doente Atender requisições, seleccionando o separador Pedidos de alteração. FM, , v2 12

14 Selecciona o pedido de alteração que pretende atender, clicando no botão do lado direito: Confirmar os dados apresentados, nomeadamente no que se refere ao nome, número de utente, nome e número de subsistema (nos casos aplicáveis), bem como os dados inerentes ao pedido efectuado. Analisar o pedido, contactando as entidades necessárias para garantir que o utente pode iniciar diálise na data indicada, na unidade solicitada. Tomar uma decisão relativamente ao passo seguinte: autorizar, proceder a algumas alterações ou recusar o pedido. É disponibilizado um conjunto de informação que a unidade de diálise pôde registar para justificar o pedido que efectuou. FM, , v2 13

15 Utentes beneficiários do SNS ou de um Subsistema Público de Saúde No caso dos utentes beneficiários do SNS e de subsistemas públicos de saúde, esta opção apenas se encontra disponível após a ARS proceder à autorização da primária. O pedido de alteração gera um novo pedido junto da ARS, que fica pendente de autorização Utentes beneficiários um Subsistema Não Público de Saúde No caso dos restantes utentes, esta opção encontra-se disponível até à véspera da data início indicada na na unidade de origem e a partir dessa data na unidade de destino. À semelhança do que acontece com as requisições de transferência, os pedidos de alteração ficam automaticamente autorizados para estes utentes FLUXO DE INFORMAÇÃO Os fluxogramas, apresentados a seguir, pretendem ilustrar o circuito de informação que existe quando, após um pedido de transferência, a unidade de origem necessita de fazer alterações à inicial. Uma vez que o fluxo de informação é diferente consoante o tipo de beneficiário, opta-se por apresentar os dois fluxogramas de forma distinta Utentes beneficiários do SNS ou de um Subsistema Público de Saúde Sempre que, após a realização de uma de transferência para um utente beneficiário do SNS ou de um subsistema público de saúde (ou outros que se encontrem sob a responsabilidade financeira da ARS), a unidade de origem necessita de fazer alguma alteração, deve realizar um pedido de alteração que fica pendente de resposta da ARS. FM, , v2 14

16 UO requisita TF para UD ARS/ULS/A CES: Atendeu? UO quer alterar TF? * ARS/ULS/A CES: Autorizou? UO quer alterar TF? UO não pode alterar Já foi ultrapassa da a data de início? UO faz pedido de alteração Já foi ultrapassa da a data de início? Pretende anular a efectuada? Anula TF actual e faz nova TF Anula TF Pretende anular a efectuada? Utente mantém- -se na UO Colocação do utente na UD e data indicadas no pedido de alteração do PA. ARS/ULS/ ACES: Autorizou? Ninguém pode anular UO contacta UD UO contacta ARS/ ULS/ ACES ARS anula a Colocação do utente na UD e data indicadas na TF. UO contacta ARS/ ULS/ ACES UD faz pedido de alteração. Utente fica na UO. DESCRIÇÃO DO FLUXO A unidade de origem efectua o pedido de transferência; O pedido de transferência fica pendente de autorização da ARS; Existem três momentos chave no fluxo de informação: Data de realização da ; Data da autorização por parte da ARS; Data de início da transferência. Desde a data de realização da até à data de autorização por parte da ARS (independentemente de já ter sido ultrapassada a data de início da transferência): A unidade de origem por anular a, assumindo que a transferência não se irá efectivar; Não é permitido efectuar o pedido de alteração, devendo, caso se pretenda alterar alguma informação, ser anulada a primária e efectuada uma nova com a informação correcta. Desta forma evitam-se pedidos múltiplos para o mesmo processo de transferência; FM, , v2 15

17 Desde o momento da autorização por parte da ARS até à data de início da transferência: A unidade de origem pode efectuar um pedido de alteração, mencionando os campos que pretende alterar, nomeadamente datas e designação da unidade; A ARS pode anular a, devendo, caso seja esse o objectivo, a unidade de origem contactar a ARS para solicitar a anulação. A partir da data de início da transferência: A unidade de origem deixa de ter acesso ao utente, o que a impede de realizar qualquer procedimento na Plataforma; A ARS deixa de poder anular a, uma vez que esta já teve início; A unidade de destino fica com a possibilidade de: i. Nas transferências temporárias, efectuar um pedido de alteração, alterando a data fim; ii. Nas transferências definitivas, efectuar uma nova transferência definitiva indicando a unidade correcta Utentes beneficiários um Subsistema Não Público de Saúde Para os utentes beneficiários de subsistemas não públicos de saúde (ou outros que não se encontrem sob a responsabilidade financeira da ARS/ ULS), os pedidos de alteração ficam automaticamente autorizados, passando o utente para a unidade de destino na data indicada na. FM, , v2 16

18 UO requisita TF para UD UO anula a UO quer alterar/ anular TF? UO faz nova Pretende efectuar nova? Colocação do utente na UD e data indicadas na nova Utente fica na UO Colocação do utente na UD e data indicadas na TF DESCRIÇÃO DO FLUXO A unidade de origem efectua o pedido de transferência; O pedido de transferência fica automaticamente autorizado; É possível anular a inicial, no máximo até à véspera da data início indicada na ; Após a data de início, não é possível anular a. Apenas a unidade de destino tem acesso ao utente, podendo: No caso das TF temporárias, alterar a data fim; No caso das TF definitivas, efectuar nova de transferência definitiva para a unidade correcta. FM, , v2 17

19 6. EXEMPLOS 6.1. TRANSFERÊNCIAS DEFINITIVAS No caso das transferências definitivas, e uma vez que a passagem do utente é feita na sua totalidade na data início, a resolução de erros apenas pode acontecer com a efectivação de uma nova de transferência definitiva que coloca o utente noutra unidade. Utente que vai alterar a sua residência do Porto para Coimbra: Unidade A efectua o pedido de transferência para a unidade B; Depois de estar uma semana em Coimbra o utente decide que quer regressar ao Porto para residir; A unidade B efectua nova de transferência definitiva para a unidade A. Utente vai passar um ano noutra residência, no Algarve: Unidade A efectua definitiva para a unidade B; O utente mantém-se na unidade B durante a sua estadia noutra residência; Quando quiser regressar à sua residência de origem, a unidade B fará a de transferência definitiva para a unidade A TRANSFERÊNCIAS TEMPORÁRIAS Tal como mencionado anteriormente, a unidade de origem do utente é responsável pela gestão das ausências do utente, sendo dela a responsabilidade pela de transferências para outras unidades por períodos determinados. Utente que inicia período de férias na unidade B e, passados alguns dias, decide que quer mudar para outra unidade A para terminar o seu período de férias. A unidade A efectua a de transferência temporária para a unidade B; A unidade B recebe o utente e é informada, a meio do período de férias, que o utente pretende terminar as suas férias noutro local; A unidade B está impedida de efectuar novas requisições de transferência pelo que deverá solicitar o regresso antecipado à unidade A, através de um pedido de alteração; FM, , v2 18

20 A ARS autoriza o regresso antecipado e, cabe à unidade de origem, A, responsável pelo acompanhamento do utente, efectuar uma nova transferência para a unidade C onde o utente pretende terminar o seu período de férias; De salientar que, para que não seja atribuído qualquer dia de facturação à unidade A, onde o utente não vai efectuar qualquer tratamento, a data de início da nova deve corresponder à data fim da primeira. FM, , v2 19

21 7. CONCLUSÃO O presente documento pretende esclarecer os utilizadores sobre os procedimentos inerentes à gestão das transferências de utentes entre as unidades de diálise, públicas ou privadas. Naturalmente, poderão, em qualquer momento, surgir dúvidas cuja resposta não se encontre disponível neste documento. Para um esclarecimento imediato, devem os utilizadores entrar em contacto com o serviço de helpdesk, disponível através dos seguintes contactos: LIGHT BRAIN IT - APOIO HELPDESK Tel: Fax: suporte@light-brain-it.pt FM, , v2 20

22 ANEXOS Anexo I Fluxograma I Fluxo de informação para gestão do processo de transferência (definitiva/ temporária) sem alterações. Anexo II Fluxograma II Fluxo de informação para gestão do processo de transferência (definitiva/ temporária) com alterações, nomeadamente anulação ou pedido de alteração, em beneficiários do SNS, subsistemas públicos de saúde ou equivalente. Anexo III Fluxograma III Fluxo de informação para gestão do processo de transferência (definitiva/ temporária) com alterações, nomeadamente anulação ou pedido de alteração, em beneficiários de subsistemas privados de saúde ou equivalente. LEGENDA: ACES Agrupamento de Centros de Saúde ARS Administração Regional de Saúde SNS Serviço Nacional de Saúde SPS Subsistema Público de Saúde ULS Unidade Local de Saúde UO Unidade de Origem UD Unidade de Destino TF transferência (definitiva ou temporária) * - Independentemente do tipo de autorização (com / sem alterações) FM, , v2 21

23 ANEXO I - FLUXOGRAMA I UO requisita TF para UD Utente SNS ou SPS? ARS/ULS/ ACES: Atende? ARS/ULS/ ACES: Autoriza? Utente mantém- -se na UO Altera data e/ou UD da TF? Unidade contacta ARS/ULS/ACES Utente é alocado à UD na data início Colocação do utente na UD e data seleccionadas pela ARS/ULS/ACES Utente mantém-se na UO

24 UO requisita TF para UD ANEXO II - FLUXOGRAMA II ARS/ULS/A CES: Atendeu? UO quer alterar TF? * ARS/ULS/A CES: Autorizou? UO quer alterar TF? UO não pode alterar Já foi ultrapassa da a data de início? UO faz pedido de alteração Já foi ultrapassa da a data de início? Pretende anular a efectuada? Anula TF actual e faz nova TF Anula TF Pretende anular a efectuada? Utente mantém- -se na UO Colocação do utente na UD e data indicadas no pedido de alteração do PA. ARS/ULS/ ACES: Autorizou? Ninguém pode anular UO contacta UD UO contacta ARS/ ULS/ ACES ARS anula a Colocação do utente na UD e data indicadas na TF. UO contacta ARS/ ULS/ ACES UD faz pedido de alteração. Utente fica na UO.

25 ANEXO III - FLUXOGRAMA III UO requisita TF para UD UO anula a UO quer alterar/ anular TF? UO faz nova Pretende efectuar nova? Colocação do utente na UD e data indicadas na nova Utente fica na UO Colocação do utente na UD e data indicadas na TF