NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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1 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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3 ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos públicos ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente Conceitos Fundamentais de Arquivologia. Arquivologia O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral. Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes. Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. Para Martins 1 o arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações. Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços. O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte. A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de acondicionamento. O conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento. Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles: Princípio da Proveniência Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princípio da Organicidade As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Unicidade Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. 1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: Disponível em: 1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. Noções de Arquivologia 1

4 Princípio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui vai mais alguns princípios 2 : - Princípio da pertinência (ou temático) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original. - Princípio da reversibilidade todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. - Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. - Princípio da proveniência funcional com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional. O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho. É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária. A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto, na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja um campo extremamente importante. Modelos de arquivos Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: Segundo as entidades criadormantenedoras: - Públicos (federal, estadual, municipal) - Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.). Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados. Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. Pastas Suspensas Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pastas Intercaladoras Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis. No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, vários documentos são constituídos por grande quantidade de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo. Pasta AZ Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pasta Sanfonada Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Noções de Arquivologia 2

5 documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Pasta Americana Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Fichário O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e documentos. No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras modelo KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um grande número de fichas. Cadastro: recebimento e registro Receber as correspondências, separando as de caráter oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto recomenda-se: - Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; - Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; - Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; - Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. - Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; - Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; -Arquivar as fichas de protocolo. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação à expedição de documentos, destacam-se: - Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; - Separar as cópias, expedindo o original; - Encaminhar as cópias ao Arquivo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua instituição, como: missão institucional, acervos, endereço, horário de funcionamento e formas de contato. O CODEARQ somente será fornecido às entidades custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que com algumas restrições. A solicitação do código de identificação pela entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do preenchimento do formulário Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo para o conarq@arquivonacional.gov.br. Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. Noções de Arquivologia 3

6 Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: A classificação parte de um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos. De acordo com Faria 3, o plano de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivístico da instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais. A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta. A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: I Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); - arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). II Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, Noções de Arquivologia 4

7 III Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos após cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. IV Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. 4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para deixar como legado às gerações futuras. Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar. Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões. O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. Objetivos e benefícios da classificação - Organização lógica e correto arquivamento de documentos; - Recuperação da informação ou do documento; - Recuperação do contexto original de produção dos documentos; - Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor; - Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais; - Controle do trâmite; - Atribuição de códigos numéricos; - Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade. Métodos de Arquivamento Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Importante: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário. Mas, como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa. DIVISÃO - CLASSES Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: básicos padronizados - BÁSICOS Podemos dividir os métodos básicos em: alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) geográfico (principal elemento: local ou procedência) numérico (principal elemento: número) ideográfico (principal elemento: assunto) Observações: 1ª) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal 2ª) Os métodos ideográficos podem ser: alfabético (enciclopédico/dicionário) numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada) Noções de Arquivologia 5

8 -PADRONIZADOS Variadex É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Exemplos: métodos alfabético e geográfico. - Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Exemplo: métodos numéricos. Ex.: LETRAS CORES O, P, Q e abreviações azul Cores convencionadas: A D e abreviações ouro ou laranja E H e abreviações rosa ou amarelo I N e abreviações verde O Q e abreviações azul R Z e abreviações palha ou violeta As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. -Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores -Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. -Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto. ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos. SISTEMAS Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: direto indireto - Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. Método alfabético É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. Método numérico simples Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. Método alfabético numérico Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico. Método geográfico Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem. Método específico ou por assunto Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção. Noções de Arquivologia 6

9 Método decimal Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal. Método simplificado Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles. Avaliação, Temporalidade e Destinação A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá ser conservado por tempo maior que o necessário. A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação. A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação, que implica no estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou entidade, conforme legislação vigente. O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de documentos deve também ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação. As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações não poderão ser implementadas em documentos que estejam com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações: - Retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou. - Eliminação física; - Transferência; - Recolhimento para instituição arquivística pública. O arquivamento de registros informatizados ocorre por meio de programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) 4, os procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: Captura A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio das ações de: - registro; - classificação; - indexação; - atribuição de outros metadados; - arquivamento. Os objetivos da captura são: - identificar o documento como documento arquivístico; - demonstrar a relação orgânica dos documentos. A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais. Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a captura pode prever a introdução de outros metadados tais como: data e hora da criação, da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua relação com os outros documentos. A captura tem como pré-requisito a definição de: quais documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter 4 Noções de Arquivologia 7

10 acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto tempo serão retidos. As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da concepção do sistema de gestão arquivística de documentos. A decisão sobre quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores: legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau de risco que correm caso não capturem documentos arquivísticos. Documentos que exigem captura são aqueles que: - responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação; - documentam uma obrigação ou responsabilidade; - estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade. Registro O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, bem como facilitar sua recuperação. Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, um documento pode receber também um número único de processo/dossiê ao qual pertence. As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades destinatárias. Na Administração Pública, em determinados casos, documentos formarão processos, os quais deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de despesas. No procedimento de autuação, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um número único. Esse número é formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade. Existe legislação específica para utilização dos serviços de protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros procedimentos relativos aos processos e outros documentos oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos. O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: - número identificador atribuído pelo sistema; - data e hora do registro; - título ou descrição abreviada; O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais como: - data de produção; - data e hora da transmissão e recebimento; - destinatário (com identificação do cargo); - espécie documental; - classificação de acordo com o código de classificação; - associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação; - software e versão sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; - máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento; - restrição de acesso; - descritor; - prazos de guarda. Classificação Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos. A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Os objetivos da classificação são: - Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos; - Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; - Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido. - Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteúdo do documento. - Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado. A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos: - Identificar a ação que o documento registra; - Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; - Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento; Aplicar a classificação ao documento. Indexação A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em: - Tipologia documental; - Título ou cabeçalho do documento; - Assunto do documento; - Datas associadas com as transações registradas no documento; - Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; - Documentação anexada. Noções de Arquivologia 8

11 O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática. Atribuição de restrição de acesso Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes passos: identificar a ação ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence; verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo; Eliminação Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos seguintes princípios: - A eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de competência; - Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos; - A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificação pessoal ou assinatura. - Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independente do suporte, deverão ser destruídas. Transferência Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao serem transferidos, os documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência. A transferência pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo: - Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o documento; - Transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento. Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável pela sua custódia. Recolhimento Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a legislação vigente. Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deverão adotar algumas providências no que diz respeito a: - Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora; - Documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados); - Instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística; - Informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor. Pesquisa, localização e apresentação dos documentos O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos. Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, catálogos, repertórios e índices. Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos têm que ser submetidos a controles de acesso e segurança, os quais serão especificados a seguir. Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. Além disso, também devem ser levadas em conta exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções: - Restrição de acesso aos documentos; - Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários autorizados; - Uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados. Noções de Arquivologia 9

12 Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas como por exemplo dossiês funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. Um sistema de gestão arquivística de documentos deve garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentação interna do órgão ou entidade. O monitoramento e mapeamento das permissões de acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de gestão arquivística de documentos. Uso e rastreamento O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui: - Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, o que ele pode acessar; - Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos; - Garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente sigilosos; - Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência) com identificação de usuário, data, hora e, se possível, a estação de trabalho; - Revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização. O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos documentos produzidos. Trilhas de auditoria A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e hora e as ações tomadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e serve para: - Identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos; - Prevenir a perda de documentos; - Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. - Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que possam ser sempre localizados. As trilhas de auditoria devem registrar o número identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência entre pessoas, o retorno do documento ao originador (home location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo instituições arquivísticas. Cópias de segurança O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da informação do órgão ou entidade. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos convencionais pode-se prever a reprodução de documentos para outros suportes como medida de segurança, como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente. O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as informações não são armazenadas por períodos muito longos (normalmente até um ano). Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não pode ser confundido com uma estratégia de preservação a longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional. Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica. Deve haver controle contínuo para verificar se essas condições estão sendo atendidas; equipamentos contra incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas; a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de manutenção periódica, seguindo a legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de autenticação têm que estar de acordo com as atribuições individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade. Noções de Arquivologia 10

13 Armazenamento As considerações e as ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades desses dois tipos de documentos. As condições de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento; Segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão na adequação das condições de armazenamento. Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - como o controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção das opções de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas mídias de armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros), guardadas em depósitos; custo relativo das opções de armazenamento dos documentos: além do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua manipulação e dos softwares de controle. Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso, porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica. Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais comprometimentos de conteúdo. Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É interessante notar que do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso: - Memória primária; - Memória secundária; - Memória terciária. A memória primária é de funcionamento essencial, necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os softwares e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM (Random Access Memory). São memórias extremamente rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, permanecendo válido apenas durante a execução dos softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A memória secundária apresenta volume maior de armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos (hard disk HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem através do uso de disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados. A memória terciária compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária tem característica não volátil na preservação de dados. Seu preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas para armazenamento. Código de Classificação 5 O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. 5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: Noções de Arquivologia 11

14 No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência. Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente. Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses. CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMÔNIO 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 COMUNICAÇÕES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 020 PESSOAL Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 030 MATERIAL São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo. 040 PATRIMÔNIO Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas. 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 070 COMUNICAÇÕES Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação. 080 (VAGA) Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão. Noções de Arquivologia 12

15 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da nãoexistência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo se aplica aos últimos grupos: 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação. CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão. A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 920 CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades, comemorações, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados. 920 CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão. 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem como material de divulgação. 940 VISITAS E VISITANTES Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e assessoramento a visitantes. 950 a 980 (VAGAS) Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS. 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites; felicitações e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos. Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos. Classificação e Arquivamento de Documentos A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação 1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s). Arquivamento Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações: a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Noções de Arquivologia 13

16 Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita: racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. Exemplo: Pasta: Dossiês: VISUAL DIVULGAÇÃO 061 PRODUÇÃO EDITORIAL EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta: EXAMES DE SELEÇÃO Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados alfabeticamente. c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente. Rotinas Correspondentes às Operações de Arquivamento 1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: emprestar aos usuários; prestar informações; efetuar uma juntada. Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devolução do documento; 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de devolução. Preservação Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos documentos tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas intervenções periódicas. As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No caso específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento (refreshing) e conversão. Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como medida de preservação recomendável e necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação adotada, há que se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para preservar documentos digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de Noções de Arquivologia 14

17 documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso e acesso aos documentos digitais durante todo o período previsto para sua guarda. Questões 01. A seguir temos a representação de uma pequena parte de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos sem os títulos de cada coluna: Serviço telefônico Listas telefônicas internas Ações judiciais Solenidad es 2 I II III anos Eliminaç ão 074. Enquan Eliminaç to vigora ão 091 De 5 a 95 anos Guarda permanente ano Eliminaç ão As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: (A) espécie documental, prazos de guarda e observação. (B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. (C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. (D) código de classificação, prazos de guarda e destinação final. (E) número do documento, ciclo documental e controle. 02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos, ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de classificação utilizado será: (A) alfabético. (B) alfanumérico. (C) cronológico. (D) geográfico. (E) numérico. 03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale a alternativa correta. (A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivísticos. (B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa. (C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais e adjetivado de arqueolo gico. (D) A arquivíśtica e a te cnica e a arquivologia, a cie ncia, segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. (E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o arquivista e a instituição arquivística. 04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas documentais acumuladas é o arquivo (A) corrente. (B) intermediário. (C) permanente. (D) inativo. (E) morto. 05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo depósito legal de publicações no Brasil é o (a) (A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). (B) Biblioteca Nacional (BN). (C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN). (D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT). (E) Instituto Nacional do Livro (INL). Respostas 01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B 2.2. Gestão de Documentos. Gestão de documentos A gestão de documentos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente 6. A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária, atuando na: - Produção; - Avaliação; - Uso; - Tramitação; - Arquivamento. Objetivos da Gestão de Documentos - Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente; - Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão; - Preservar a memória institucional; - Otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte. Organização e administração de arquivos Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de: - política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa; - ferramentas apropriadas; - redução do tempo de arquivamento; - profissionais qualificados; - instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e; - instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. 6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de Disponível em: < Noções de Arquivologia 15

18 Objetivos: - redução de custos com a administração e manutenção do acervo; - padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; - aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; - maior controle da massa documental; - sigilo das informações; - preservação e conservação dos documentos; - recuperação rápida e eficiente das informações. Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas: 1º) Levantamento de dados Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito: Do funcionamento dos órgãos internos; Do trâmite documental; Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; Da entrada e expedição de documentos; Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; Do gênero e espécie dos documentos existentes; Do volume dos documentos arquivados; Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc. 2º) Análise dos dados coletados Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração: As instituições físicas e equipamentos empregados; Elaboração de um projeto de arquivo; Os recursos humanos e financeiros; Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc. 4º) Implantação e acompanhamento Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição. Questões 01. O processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se (A) Gestão da Informação. (B) Gestão de Depósito. (C) Gestão do Conhecimento. (D) Gênero Documental. (E) Gestão de Documentos. 02. Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações. (...) Certo (...) Errado 03. No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação. (...) Certo (...) Errado 04. A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de: (A) produção e destinação (B) emulação e migração; (C) conservação e restauração; (D) eliminação e preservação; (E) criação e aquisição. Respostas 01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A Instrumentos de Gestão de Documentos. Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia Protocolo. PROTOCOLO. 7 Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, p SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, p Noções de Arquivologia 16

19 intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Lei Federal nº 8.159, de ). A gestão de arquivos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, p. 27). É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Recebimento: Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação. Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: -Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto, recomenda-se: -Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; -Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; -Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; -Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. -Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; -Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; -Arquivar as fichas de protocolo. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo-Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a tramitação informal. A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. A expedição trata-se da saída da correspondência e demais documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se: -Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; -Separar as cópias, expedindo o original; -Encaminhar as cópias ao Arquivo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem Noções de Arquivologia 17

20 situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las, proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes. Questões 01. De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar as seguintes rotinas: I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o motivo da devolução. II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor. III. separar a correspondência institucional da particular. IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a correspondência particular mediatamente ao destinatário. V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico. É correto o que está contido em: (A) I e IV, apenas. (B) III, apenas. (C) II e V, apenas. (D) I, II, III e V, apenas. (E) I, III e IV, apenas. 02. Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta. (...) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto facultativos. (...) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal em casos apropriados. (...) A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. (...) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais. (...) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo- Geral seu cadastramento e tramitação. (A) F/ V/ V/ F/ F (B) V/ F/ V/ V/ V (C) V/ V/ V/ F/ F (D) F/ /F/ F/ V/ F (E) V/ F/ F/ F/ V 03. Ao receber os documentos para expedição, o Protocolo- Geral não deverá proceder da seguinte forma: (A) verificar se as correspondências recebidas coincidem com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade organizacional. (B) conferir o endereçamento. (C) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário. (D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades. (E) expedir correspondência de caráter particular com especial atenção. 01: D / 02: B / 03: E Respostas 2.5. Legislação Arquivística. Caro(a) Candidato(a) apresentaremos neste tópico as leis mais exigidas nos concursos públicos, caso tenha interesse em estudar todo o conteúdo pertinente a legislação arquivística acesse: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Art. 1 É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. 2 Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. Noções de Arquivologia 18