Soluções da SAP SAP Business One 2007 A

Transcrição

1 PÚBLICO Como realizar uma actualização de reconciliação interna Soluções da SAP SAP Business One 2007 A V2.0 Novembro 2007 Applies to SAP Business One 8.8

2 Conteúdo... 4 Introdução... 4 Informações adicionais... 5 Glossário... 5 Visão geral... 8 Identificação de inconsistências durante o processo de actualização... 9 Geração do relatório Pista de auditoria de inconsistências...10 Definição de critérios de relatório...10 Visualização do relatório...12 Área do cabeçalho...14 Área da tabela...14 Lançamentos no diário de actualização...18 Processamento de lançamentos no diário de actualização...20 Tipos de inconsistências...21 Factura ligada a pagamento reconciliado...21 Nota de crédito ligada a pagamento reconciliado...26 Pagamento ligado a transacção reconciliada...29 Factura/crédito ligado a crédito/factura...32 Lançamento no diário ligado a pagamento reconciliado...36 Reconciliação cancelada...40 Reconciliação não compensada...44 Cancelamento de pagamento/lançamento no diário no pagamento...47 Reconciliação de um pagamento cancelado...51 Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial...53 Reconciliação de pagamentos associados a pedido de adiantamento...58 Reconhecimento de diferença de câmbio de pagamento de adiantamento...61 Pagamento/Lançamento manual no diário cancelado na reconciliação de vários PNs...65 Diferença de taxa de câmbio em falta subjacente a reconciliação de vários PNs...67 Pagamento cancelado de pedido de adiantamento...68 Pagamento de um documento de transferência de exercício...71 Crédito de uma factura de transferência de exercício...73 Processamento de pagamento ligado a transacções...76 Parceiro de negócios de consolidação...79 Várias contas de reconciliação...82 Contas de reconciliação diferentes em pagamento cancelado...83 Transacção de compensação de lançamento no diário de actualização...84 SAP AG

3 Caso especial: reconciliação de parceiro de negócios com saldo vencido igual a zero...86 Direitos de autor e marcas registadas...88 SAP AG

4 Como realizar uma actualização de reconciliação interna Introdução Este documento descreve possíveis resultados e implicações de uma actualização para o SAP Business One 2007 A, no que diz respeito a dados relacionados com reconciliações internas. Se esta versão do SAP Business One 2007 A for a sua primeira instalação, este documento não é relevante para si. Se estiver a pensar em actualizar para o SAP Business One 2007 A e tiver instalado a ferramenta de simulação de actualização de reconciliação interna (Internal Reconciliation Upgrade Simulation Tool), este documento é relevante para si, pois o resultado desta ferramenta é idêntico ao resultado da actualização. Se tiver actualizado as suas bases de dados de aplicação e de empresa para o SAP Business One 2007 A, proceda da seguinte forma: 1. No Menu principal do SAP Business One, seleccione Administração Utilitários. 2. Verifique se a opção de menu Actualização de reconciliação interna aparece, como na imagem seguinte: A opção não aparece: Não houve implicações para os dados de reconciliação interna da sua empresa, durante a actualização para o SAP Business One 2007 A; pode ignorar o resto desde documento. A opção aparece: As bases de dados da sua empresa contêm pelo menos uma inconsistência relativa aos dados de reconciliação interna; este documento é relevante para si. SAP AG

5 O processo de actualização identifica a existência de inconsistências não as causa. Essas inconsistências foram criadas enquanto trabalhou com versões anteriores. Elas existem nas bases de dados da sua empresa, independentemente da actualização para o SAP Business One 2007 A. Este documento proporciona respostas às seguintes perguntas: O que é uma inconsistência e porque é que ela existe? Como é que o SAP Business One 2007 A identifica e corrige inconsistências? Como posso processar a correcção de inconsistências? Se utilizar a ferramenta de simulação de actualização de reconciliação interna (Internal Reconciliation Upgrade Simulation Tool), este documento ajudá-lo-á a analisar e a compreender os resultados da actualização simulada; no entanto, como a ferramenta de simulação de actualização de reconciliação interna é uma aplicação apenas de leitura, não poderá realizar quaisquer acções nem processar as correcções de inconsistências, até que actualize realmente a actualização do seu sistema produtivo. Informações adicionais Seguem-se links para páginas úteis no portal de parceiro, onde pode fazer o download de: Revisões posteriores deste Guia de procedimentos - o guia será revisto de tempos a tempos, com cenários e exemplos adicionais. Por favor, verifique periodicamente se existe um número de versão posterior. Sessões de formação gravadas que complementam este Guia de procedimentos, especialmente a sessão de formação em duas partes, que engloba: Parte 1: Actualização de reconciliação interna - Visão geral Parte 2: Actualização de reconciliação interna - Sessão detalhada SAP BUSINESS ONE NEW RECONCILIATION ENGINE SAP BUSINESS ONE RECONCILIATION TRAINING Para obter informações sobre possíveis implicações nos modelos do XL Reporter, consulte a Nota SAP nº Glossário Termo Inconsistência Tipo de inconsistência Descrição A correspondência entre todos os objectos envolvidos numa reconciliação interna específica, está comprometida A categoria da inconsistência, habitualmente baseada no cenário que originou a inconsistência SAP AG

6 Termo Factura Nota de crédito Pagamento Lançamento no diário Lançamento no diário associado a documento Descrição Representa um dos seguintes itens de Contas a receber ou Contas a pagar: Factura Factura de adiantamento Factura de reserva Nota de débito Representa um documento de nota de crédito de cliente ou de fornecedor Representa um recebimento e/ou um pagamento, independentemente da forma como foi gerado Qualquer lançamento no diário com a origem JE, que não tenha sido criado como resultado de se adicionar um documento O lançamento no diário que é criado automaticamente quando se adicionam determinados documentos no SAP Business One Documentos ligados Teoricamente Factura de cliente, factura de fornecedor, recebimentos e pagamentos, depósitos... Documentos que foram reconciliados através de documentos de recebimento/pagamento, notas de crédito de fornecedor ou notas de crédito de cliente Conceptualmente, efectivamente Reconciliação total Uma factura aberta teoricamente retém o seu status anterior à actualização, mas é apresentada como "em aberto" através de um lançamento no diário rectificativo, para fins de reconciliação interna. (Por exemplo, uma factura pode ser aberta parcialmente na actualização e nós reabrimos teoricamente parte da factura que se encontra encerrada). Transacções/documento seleccionados para reconciliação foram totalmente abertos antes da reconciliação e totalmente encerrados após a reconciliação SAP AG

7 Termo Reconciliação parcial Descrição Pelo menos uma das transacções/documentos envolvidos na reconciliação não foram totalmente abertos antes da reconciliação ou não foram totalmente encerrados após a reconciliação. Nas versões do SAP Business One anteriores à 2007 A, a reconciliação parcial apenas pode ser realizada ao nível do documento. Reconciliação manual Reconciliação do sistema As facturas de cliente nºs 500, 550 e 604 com os montantes USD 100, USD 150 e USD 250, foram pagas pelo recebimento nº 330, no valor de USD 470. O montante de pagamento foi aplicado da seguinte forma: As facturas de cliente nºs 500 e 550 foram pagas na totalidade ( = USD 250), enquanto, no caso da factura de cliente nº 604, apenas foram pagos 220 do total de USD 250. Embora as facturas de cliente nºs 500 e 550 tenham sido pagas na totalidade, esta é uma reconciliação parcial, devido ao pagamento parcial da factura de cliente nº 604. A reconciliação entre lançamentos manuais no diário, que podem estar associados a documentos Nas versões do SAP Business One anteriores à 2007 A, uma reconciliação manual apenas pode ser uma reconciliação total. Uma reconciliação total resultante do pagamento ou crédito de documentos e/ou transacções, através da criação de documentos Ao adicionar um recebimento que pague na totalidade uma factura de cliente, as transacções associadas a esses documentos são totalmente reconciliadas automaticamente pelo sistema. SAP AG

8 Visão geral Uma inconsistência é uma situação em que o valor Saldo vencido num documento é diferente do saldo vencido real no lançamento no diário associado a este documento. Versões anteriores ao SAP Business One 2007 A contêm dois motores de reconciliação interna: Por documentos Por lançamentos no diário Cada motor de reconciliação interna proporciona diversas funções, algumas das quais são comuns a ambos, como a reconciliação dos dados de dois documentos que possuam os montantes totais exactos, ou a reconciliação de dois lançamentos manuais no diário que possuam montantes idênticos - por outras palavras, reconciliação total. Os dois motores também diferem nas respectivas capacidades: O motor "Por documento" permite-lhe pagar ou creditar uma factura parcialmente, enquanto o motor "Por lançamentos manuais no diário" permite apenas o pagamento e crédito de montantes totais. Uma factura parcialmente paga ou creditada apresenta dados da seguinte forma: Esta é a factura de cliente nº 26, que está associada à transacção nº 77: No entanto, na janela Reconciliação interna, o lançamento no diário nº 77, que está associado à factura de cliente nº 26, não reflecte o pagamento ou o crédito parcial. O montante a reconciliar (saldo vencido) é o montante total e original da factura. Além disso, o utilizador pode reconciliá-la com qualquer lançamentos no diário ou qualquer conjunto de lançamentos no diário que apresentem um montante correspondente: Como o saldo vencido no documento é diferente do saldo vencido do lançamento no diário associado a esse documento, você obtém uma inconsistência. Essas inconsistências são as mais comuns. Se as transacções associadas aos documentos ligados não forem reconciliadas, essas inconsistências são automaticamente processadas na actualização e não exigem qualquer acção adicional por parte do utilizador. No entanto, algumas inconsistências são corrigidas através da criação automática de um lançamento no diário especial que tem de ser processado após a actualização. SAP AG

9 Identificação de inconsistências durante o processo de actualização O SAP Business One 2007 A inclui um novo motor de reconciliação que combina as capacidades dos dois motores fornecidos em versões anteriores. Além disso, actualiza constantemente os dados de reconciliação interna, de modo a que um documento seja sempre um reflexo do lançamento no diário que lhe está associado, e vice versa. O novo motor de reconciliação interna não permite a criação de inconsistências, mesmo que não intencionais. Como esta é uma grande alteração em relação a versões anteriores, parte do processo de actualização para o SAP Business One 2007 A é dedicada à transição do trabalho com dois motores de reconciliação interna, para o trabalho com um motor integrado. O processo que se segue identifica e processa automaticamente quaisquer inconsistências que possam existir durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: 1. O sistema verifica todas as transacções do Razão e documentos, para identificar os que tenham sido reconciliados (parcial ou totalmente) e os que o não foram. 2. O sistema analisa ainda as transacções do Razão e os documentos identificados como parcial ou totalmente reconciliados, para determinar se a reconciliação identificada se reflecte de modo idêntico nos dados dos documentos e nos dados da transacção do Razão. 3. Se for identificada uma inconsistência, resultante de reconciliação interna, entre os dados do documento e da transacção do Razão que lhe está associada, o sistema cria um lançamento no diário especial de actualização, para corrigir a inconsistência. 4. Uma vez concluída a actualização, pode gerar um relatório que lista os lançamentos no diário rectificativos adicionados durante o processo (Administração Utilitários Relatório de pista de auditoria de actualização de reconciliação interna). O relatório proporciona informações detalhadas que explicam o antecedentes dos lançamentos no diário rectificativos, assim como os documentos e transacções do Razão associados que necessitaram de correcções. Não pode corrigir qualquer inconsistência antes da actualização. SAP AG

10 Geração do relatório Pista de auditoria de inconsistências Após a conclusão da actualização, gere o relatório Pista de auditoria de inconsistências, que fornece: Informações detalhadas sobre as inconsistências identificadas durante o processo de actualização. Detalhes sobre as transacções de actualização correspondentes, que foram criadas para resolver essas inconsistências. Definição de critérios de relatório Para criar o relatório, a partir do Menu principal do SAP Business One, seleccione Administração Utilitários Relatório de pista de auditoria de actualização de reconciliação interna. Aparece a janela Pista de auditoria de inconsistências - Critérios de selecção. Pode gerar o relatório para toda a base de dados ou filtrar os resultados utilizando qualquer um dos campos abaixo como critério: Campo Tipo de inconsistência Descrição-Acção Para filtrar o relatório apenas por um tipo de inconsistência, seleccione o tipo pretendido na lista; caso contrário, seleccione Todos. SAP AG

11 Campo Tipo de origem do documento "Teórico" Descrição-Acção Os resultados do relatório incluem: O tipo de origem dos documentos envolvidos nas inconsistências identificadas. Os documentos que o lançamento no diário de actualização reabriu teoricamente Seleccione um tipo de origem na lista para ver os lançamentos no diário de actualização criados por esse tipo de documento específico. Tipo de parceiro de negócios Parceiro de negócios De, Até Nº lançamento no diário de actualização De, Até Para gerar ***uma lista de lançamentos no diário de actualização criados para inconsistências identificadas em facturas de cliente, seleccione o tipo de origem IN. Para ver a legenda completa dos tipos de origens, consulte o Anexo I deste documento. Gere o relatório apenas para clientes, fornecedores ou para clientes e fornecedores. Indique um intervalo de parceiros de negócios para os quais pretenda gerar o relatório. As opções dependem da selecção efectuada no campo Tipo de parceiro de negócios. Indique um intervalo de números de lançamentos no diário de actualização a incluir no relatório. Data de lançamento de, até Os números atribuídos aos lançamentos no diário de actualização são consecutivos e são obtidos na série de numeração predefinida atribuída a lançamentos manuais no diário. Indique um intervalo de datas de lançamento para incluir apenas lançamentos no diário de actualização cujas datas de lançamento se enquadram neste intervalo. A data de lançamento do lançamento no diário de actualização é determinada pela data de lançamento do documento/transacção reaberto teoricamente para o qual o lançamento foi criado. Se o lançamento no diário de actualização contiver várias linhas, cada uma com uma data de lançamento diferente, o relatório só apresentará as linhas com data de lançamento no intervalo definido. SAP AG

12 Campo Data de vencimento De, Até Descrição-Acção Indique um intervalo de datas de vencimento para incluir apenas lançamentos no diário de actualização cujas datas de vencimento se enquadram neste intervalo. Data do documento de, até A data de vencimento do lançamento no diário de actualização é determinada pela data de vencimento do documento/transacção reaberto teoricamente para o qual o lançamento foi criado. Se o lançamento no diário de actualização contiver várias linhas, cada uma com uma data de vencimento diferente, o relatório só apresentará as linhas com data de vencimento no intervalo definido. Indique um intervalo de datas do documento para incluir apenas lançamentos no diário de actualização cujas datas de documento se enquadram neste intervalo. Valor do lançamento no diário de actualização (ML) De, Até A data do documento do lançamento no diário de actualização é determinada pela data de documento do documento/transacção reaberto teoricamente para o qual o lançamento foi criado. Se o lançamento no diário de actualização contiver várias linhas, cada uma com uma data de documento diferente, o relatório só apresentará as linhas com data de documento no intervalo definido. Indique um intervalo de montantes na moeda local para incluir apenas lançamentos no diário de actualização cujos valores se enquadram neste intervalo. Um valor positivo indica um montante de débito, enquanto um montante negativo indica um montante de crédito. Para o intervalo (-10 a 5), o relatório inclui os lançamentos no diário de actualização com valores de crédito entre 0 e 10, e os lançamentos no diário de actualização com valores de débito entre 0 e 5. Os critérios de selecção utilizados são guardados e aparecem automaticamente quando voltar a aceder a esta janela. Os resultados do relatório contêm detalhes como o tipo de inconsistência e uma explicação resumida sobre o motivo da inconsistência. Isso, juntamente com as informações adicionais incluídas no relatório, permitelhe compreender os motivos da criação de cada transacção de actualização. Pode imprimir os resultados do relatório e guardá-los em formato Microsoft Excel. Visualização do relatório Aparece a janela Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna que engloba duas secções: a área do cabeçalho e a área da tabela: SAP AG

13 SAP AG

14 Área do cabeçalho A área do cabeçalho apresenta detalhes da linha actualmente seleccionada na área da tabela. Área do cabeçalho Campo Nº do lançamento no diário Saldo total de lançamento no diário Explicação resumida Descrição Contém o número da linha seleccionada na tabela da pista de auditoria Para abrir a janela Lançamento no diário, clique em. Apresenta o montante total de saldo vencido, em moeda local, do lançamento no diário de actualização seleccionado, mesmo que tenha sido reconciliado. Indica o motivo da criação do lançamento no diário de actualização seleccionado. Área da tabela A própria tabela consiste em duas partes: Detalhes do lançamento no diário de actualização As colunas desta secção fornecem detalhes do lançamento no diário de actualização criado automaticamente durante o processo de actualização. Dados da pista de auditoria As colunas desta secção fornecem informações sobre os documentos/transacções e reconciliações envolvidos na inconsistência que desencadeou a criação do lançamento no diário de actualização. Para ver todos os dados da pista de auditoria, expanda a visualização do relatório. SAP AG

15 Área da tabela Campo Tipo de inconsistência Nº do lançamento no diário Descrição Indica o tipo de inconsistência, entre os tipos disponíveis: Factura ligada a pagamento reconciliado Nota de crédito ligada a pagamento reconciliado Pagamento ligado a transacção reconciliada Factura/crédito ligado a crédito/factura Lançamento no diário ligado a pagamento reconciliado Reconciliação cancelada Reconciliação não compensada Cancelamento de pagamento/lançamento no diário no pagamento Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial Transacção de compensação de lançamento no diário de actualização Reconciliação de pagamento ou lançamento no diário cancelado Cancelamento de pagamento/lançamento no diário no pagamento Diferença de taxa de câmbio em falta subjacente a reconciliação de vários PNs Aplicação dupla de pagamentos de pedidos de adiantamento Reconhecimento de diferença de câmbio de pagamento de adiantamento Reconciliação de pagamentos associados a pedido de adiantamento Reconciliação não compensada de vários PNs Aplicação dupla de factura após ligação de adiantamento... Pagamento cancelado de pedido de adiantamento Nota de crédito baseada numa factura de transferência de exercício Pagamento de um documento de transferência de exercício Processamento de pagamento ligado a transacções Parceiro de negócios de consolidação Várias contas de reconciliação O número atribuído ao lançamento no diário de actualização A série de numeração utilizada é definida como predefinição para lançamentos manuais no diário. SAP AG

16 Campo Nº da linha do lançamento no diário Origem Descrição O número consecutivo de cada linha no lançamento no diário de actualização Quando um lançamento no diário inclui várias linhas, cada linha é apresentada separadamente no relatório. O número da primeira linha é 0, a segunda é 1 e assim por diante. O tipo de origem e o número do documento/transacção original para o qual o lançamento no diário de actualização foi criado e reaberto teoricamente. Para visualizar o documento/transacção original, clique em. PC 479 representa a nota de crédito de fornecedor nº 479. Para ver a legenda completa de tipos de origens, consulte o Anexo I. Nº da transacção O número do lançamento no diário associado ao documento/transacção original para o qual o lançamento no diário de actualização foi criado e reaberto teoricamente. Para visualizar o lançamento no diário, clique em. Nº de linha da transacção Esta coluna não aparece na tabela como predefinição. Para a visualizar, clique em na barra de ferramentas, e seleccione esta opção na janela Definições de formulário. O número consecutivo da linha de transacção no lançamento no diário associado ao documento/transacção original para o qual o lançamento no diário de actualização foi criado e reaberto teoricamente. O número da primeira linha é 0, o segundo é 1 e assim por diante, enquanto, na janela Lançamento no diário, o número da primeira linha apresentada é 1. Certifique-se de que terá isso em conta ao verificar os resultados em relação à aplicação. Código do PN, Nome do PN Valor da linha do lançamento no diário de actualização Esta coluna não aparece na tabela como predefinição. Para a visualizar, clique em na barra de ferramentas, e seleccione esta opção na janela Definições de formulário. O código e o nome do parceiro de negócios para quem é lançado o lançamento no diário de actualização e/ou o documento/transacção original que foi reaberto teoricamente. O valor da linha do lançamento no diário de actualização, na moeda do parceiro de negócios. Um valor positivo representa um montante de débito, enquanto um montante negativo representa um montante de crédito. SAP AG

17 Campo Valor da linha do lançamento no diário de actualização (ML) Descrição O valor da linha do lançamento no diário de actualização, em moeda local. Um valor positivo representa um montante de débito, enquanto um montante negativo representa um montante de crédito. A soma total das linhas dos lançamentos no diário de actualização é apresentada ao fundo desta coluna. Documento aplicado e reconciliado Esta coluna não aparece na tabela como predefinição. Para a visualizar, clique em na barra de ferramentas, e seleccione esta opção na janela Definições de formulário. A origem e o número do documento que originalmente ligado ao documento/transacção para o qual o lançamento no diário de actualização foi criado. O Documento aplicado e reconciliado foi reconciliado com o documento/transacção (ver Nº de reconciliação) que é diferente daquele a que foi originalmente ligado (ver Documento ligado). Para visualizar o documento original, clique em. Documento ligado RC 99 representa o recebimento nº 99. Para ver a legenda completa dos tipos de origens, consulte o Anexo I deste documento. A origem e o número da transacção/documento ligado ao Documento aplicado e reconciliado. Para visualizar o documento original, clique em. RC 99 representa o recebimento nº 99. Para ver a legenda completa dos tipos de origens, consulte o Anexo I deste documento. Nº de reconciliação O número da reconciliação que envolve o documento ou a transacção que contém a inconsistência. Para abrir a janela Gerir reconciliação internas anteriores, onde pode ver todas as transacções envolvidas nesta reconciliação, clique em. X, Y, Z Estas colunas representam diferentes valores, dependendo do tipo de inconsistência. As informações que elas fornecem podem ajudar a compreender a derivação de valores de lançamentos no diário de actualização criados para cenários complexos. Como os cenários complexos são relativamente raros e não é relevante analisar cada lançamento no diário de actualização, estas colunas não são apresentadas no relatório como predefinição. Para as visualizar, clique em na barra de ferramentas, e seleccione a opção adequada na janela Definições de formulário. SAP AG

18 Lançamentos no diário de actualização Os lançamentos no diário de actualização criados durante o processo de actualização possuem características que os distinguem de todos os outros lançamentos no diário existentes nas suas bases de dados. As principais diferenças são: Os valores de débito ou de crédito em moeda local, estrangeira ou do sistema encontram-se a zero. O valor de um lançamento no diário de actualização reflecte-se apenas nas colunas Saldo vencido, que são recém-adicionadas no SAP Business One 2007 A, e representa o montante disponível para reconciliação. O valor dos lançamentos no diário de actualização pode estar em moeda local ou numa moeda estrangeira, dependendo da moeda atribuída ao parceiro de negócios em questão. Os lançamentos no diário de actualização para parceiros de negócios definidos com Todas as moedas, são lançados apenas na moeda local. Os lançamentos no diário de actualização não são criados nem registados na moeda do sistema. Os lançamentos no diário de actualização são incluídos e apresentados em todos os relatórios contabilísticos (Vencimento, janela Saldo da conta, Razão, Relatório do diário de transacções, e assim por diante), com um valor de zero de débito ou crédito e um valor diferente de zero no saldo vencido. Como não existe representação separada de valores de Débito de saldo vencido e de Crédito de saldo vencido, os valores positivos de Saldo vencido representam montantes de débito, enquanto os valores negativos de Saldo vencido representam montantes de crédito. Não pode cancelar, estornar nem duplicar lançamentos no diário de actualização. A origem de todos os lançamentos no diário de actualização é RU (actualização de reconciliação) Quando clicar na junto ao lançamento, abre-se o relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna, filtrado apenas para o lançamento no diário de actualização específico (por outras palavras, fornecendo a explicação do lançamento no diário de actualização em questão). SAP AG

19 Campo Série, Número Data de lançamento, Data de vencimento, Data do documento Descrição-Actividade A série de numeração utilizada para lançamentos no diário de actualização é a série de numeração predefinida atribuída a lançamentos manuais no diário. As datas nos lançamentos no diário de actualização são as do documento/transacção original que o lançamento no diário de actualização reabriu teoricamente. Se um lançamento no diário de actualização inclui mais de uma linha, cada linha pode ter uma data diferente. Nesse caso, as datas que aparecem no cabeçalho serão as mais recentes, com base nos linhas do lançamento no diário de actualização. Ref. 1, Ref. 2, Ref. 3 Observações Este comportamento ocorre mesmo que: A opção Bloquear edição de data de lançamento por linha esteja seleccionada no separador Prédocumento (Administração Inicialização do sistema Definições de documento) As datas atribuídas ao lançamento no diário de actualização são de um período de lançamento que já se encontra bloqueado. Ao nível da linha, estes campos contêm os valores dos campos correspondentes da transacção associada ao documento reaberto teoricamente pelo lançamento no diário de actualização. Pode actualizar manualmente estes valores nos lançamentos no diário de actualização. No cabeçalho, estes campos estão vazios. No cabeçalho do lançamento no diário: Indica o tipo da inconsistência subjacente ao diário de actualização Pagamento ligado a transacção reconciliada - Actualização de reconciliação interna Ao nível da linha do lançamento no diário: indica o documento que está a ser reaberto teoricamente pela linha específica do lançamento no diário Recebimento 13 indica que esta linha do lançamento no diário de actualização reabre teoricamente o documento Recebimento nº 13. O conteúdo do campo Observações ao nível da linha aparece no Extracto do cliente. Pode modificá-lo manualmente, se necessário. SAP AG

20 Processamento de lançamentos no diário de actualização Os lançamentos no diário criados durante o processo de actualização são listados no relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna. Para manter actualizado o sistema contabilístico, deve processar estes lançamentos no diário de actualização tal como faz com qualquer outra transacção lançada num parceiro de negócios. O processo de alto nível recomendado para lidar com lançamentos no diário de actualização é o seguinte: 1. A partir do Menu principal do SAP Business One, seleccione Administração Utilitários Relatório de pista de auditoria de actualização de reconciliação interna. Aparece a janela de critérios de selecção do relatório. 2. Defina os critérios pretendidos e seleccione OK. Aparece o relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna. 3. Seleccione a linha do lançamento no diário de actualização que pretende processar e seleccione Reconciliação interna. Aparece a janela Reconciliação interna para o parceiro de negócios em questão, listando todas as transacções não reconciliadas lançadas no parceiro de negócios, incluindo o lançamento no diário de actualização. Ao visualizar as colunas Detalhes, Ref. 1, Ref. 2, e Ref. 3 nesta janela (seleccionando-as na janela Definições de formulário), pode identificar a origem do documento reaberto teoricamente pelos lançamentos no diário de actualização. Deve processar o lançamento no diário de actualização de acordo com o tipo de inconsistência que o iniciou. Potencialmente, pode processar um lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. É possível: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma factura à espera do pagamento correspondente Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. A única maneira de lidar com lançamentos no diário de actualização que resultam do reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial consiste em transferi-los para contas de perdas e lucros de ganhos ou de perdas. SAP AG

21 Tipos de inconsistências Como mencionámos anteriormente, o relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna identifica os tipos de inconsistências que desencadeiam um lançamento no diário de actualização. Seguemse descrições detalhadas dos diferentes tipos de inconsistências que podem aparecer no relatório: esta informação pode ajudar a analisar cada lançamento no diário de actualização e a tomar a decisão adequada sobre como lidar com ele. Factura ligada a pagamento reconciliado Esta inconsistência surge quando uma factura é parcialmente ligada a um pagamento (ou a factura foi seleccionada na tabela de documentos de pagamento, ou foi utilizada a função Ligar facturas a pagamentos), mas o lançamento no diário associado a este pagamento é reconciliado com um lançamento no diário diferente do que estava associado à factura. Os exemplos seguintes demonstram diversos casos de inconsistências identificados como Factura ligada a pagamento reconciliado. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A factura de cliente 49 foi parcialmente paga (20 USD de 100 USD) pelo recebimento nº 33. Como o pagamento se refere apenas a um montante parcial, as transacções associadas aos documentos apresentados no exemplo acima não são reconciliadas uma com a outra. SAP AG

22 O lançamento no diário nº 147 está associado à factura de cliente nº 50, e é totalmente reconciliado com o lançamento no diário nº 146, que está associado ao recebimento nº 33. A factura de cliente nº 49 não está envolvida nesta reconciliação, embora tenha sido paga parcialmente pelo recebimento nº 33. Consequências desta inconsistência: A factura de cliente nº 49 é considerada parcialmente paga na perspectiva do documento e totalmente em aberto na perspectiva do Razão. Como resultado, quando gerar o relatório de vencimento por documentos, os resultados do relatório são diferentes dos calculados quando o relatório é gerado por lançamentos no diário. Além disso, o próprio relatório indica que existe uma inconsistência neste cenário: A janela acima apresenta o relatório Vencimento de contas a receber, gerado por documentos de vendas. O cliente C30000 aparece a vermelho para indicar a inconsistência. Além disso, pode ver que o valor Total NÃO é igual à soma dos vencimentos. SAP AG

23 Nem todos os tipos de inconsistências têm a mesma influência no relatório de vencimento. A inconsistência neste exemplo também influencia o relatório Lista de pontos em aberto: Como pode ver, a factura de cliente nº 49 é apresentada com um montante em aberto de 80 USD, enquanto o valor deveria ser de 100 USD. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que os 20 USD do recebimento nº 33 foram aplicados duas vezes: No pagamento parcial da factura de cliente nº 49 Na reconciliação total do lançamento no diário nº 146 (que está associado ao recebimento nº 33), com o lançamento no diário nº 147 (que está associado à factura de cliente nº 50). Para corrigir esta situação, tem de reabrir uma das transacções duplicadas. Como o documento ligado já se encontra em aberto na perspectiva do Razão, o sistema abri-lo-á sempre teoricamente. Neste caso, a factura de cliente nº 49 é reaberta teoricamente pela criação de um lançamento no diário de actualização para o valor saldo vencido de 20 USD. SAP AG

24 Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta os detalhes que explicam o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A primeira linha apresenta a factura de cliente nº 49, que foi criada para um montante total de 100 USD e parcialmente paga (20 USD) pelo recebimento nº 33, produzindo o montante de saldo vencido de 80 USD. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização criado para reabrir teoricamente a factura de cliente nº 49. Como pode ver, o lançamento no diário de actualização possui um montante de transacção de zero (o campo Montante está em branco) e um valor de saldo vencido de 20 USD). O motivo da criação do lançamento no diário de actualização, e não abertura do próprio documento, é que existe a possibilidade de a outra reconciliação (neste exemplo, a factura nº 50) dever ter sido reaberta, fornecendo-lhe a opção de modificar os detalhes do lançamento no diário de actualização para que digam respeito à factura nº 50. Como estes detalhes aparecem no extracto do cliente, pode ajustá-los na tela Lançamento no diário, se pretender. SAP AG

25 O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Neste exemplo, pode ver, na janela Reconciliação interna acima, que o recebimento nº 35 no valor de 100 USD foi criado para o parceiro de negócios, e que ainda se encontra em aberto. Se isso reflectir a actividade empresarial com este parceiro de negócios, pode reconciliar o recebimento nº 35 com a factura de cliente nº 49 e o lançamento no diário de actualização nº 167. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

26 Nota de crédito ligada a pagamento reconciliado Esta inconsistência surge quando uma nota de crédito escolhida por si na tabela de documentos de pagamento está ligada a um pagamento, mas o pagamento é reconciliado manualmente com transacções que não incluem esta nota de crédito. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A nota de crédito nº 7 e a factura de cliente nº 51 foram pagas parcialmente pelo recebimento nº 34: Nota de crédito de cliente nº 7: -20 USD de -30 USD. Factura de cliente nº 51: 30 USD de 40 USD. Como todos os documentos acima são parcialmente pagos/utilizados, as transacções associadas a eles não são reconciliadas uma com a outra. SAP AG

27 Os lançamentos no diário nº 149 e nº 151, que estão associados às facturas de cliente nº 51 e nº 52, respectivamente, são totalmente reconciliados com a transacção nº 150, que está associada ao recebimento nº 34. A transacção nº 148, que está associada à nota de crédito de cliente nº7, não está envolvida nesta reconciliação, embora tenha sido parcialmente paga pelo recebimento nº 34. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica o recebimento nº 34, que foi utilizado para pagar parcialmente a nota de crédito de cliente nº 7, como totalmente reconciliado; a nota de crédito de cliente nº 7, e a respectiva transacção associada, é identificada como não reconciliada. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente a nota de crédito de cliente nº 7, para reflectir o seu valor real de saldo vencido: -30 USD e não -10 USD, como era antes da actualização. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

28 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. O lançamento no diário de actualização nº 169 aparece com um valor de saldo vencido de 20 USD, mas sem qualquer montante de débito ou de crédito (o campo Montante está em branco). Esta transacção reabre teoricamente a nota de crédito de cliente nº 7 e, juntamente com o respectivo valor de saldo vencido de 10 USD (como foi determinado antes da actualização), reflecte o valor real de saldo vencido da nota de crédito de cliente nº 7-30 USD. O que se segue? Como explicámos anteriormente neste documento, potencialmente é possível processar lançamentos no diário de actualização tal como faria com qualquer outros lançamentos no diário lançados na base de dados da sua empresa. A janela apresentada acima, Reconciliação interna, mostra a factura de cliente nº 53, com um valor de saldo vencido de 30 USD. Uma pesquisa mais aprofundada (clique na seta de ligação para abrir o documento e depois no ícone do documento de destino) revela que a factura foi creditada pela nota de crédito de cliente nº 8, com o montante de 70 USD. Com base no conhecimento das actividades empresariais deste cliente específico, o resto da factura de cliente nº 53 (30 USD) também deve ser creditado. Portanto, é possível reconciliar a SAP AG

29 nota de crédito de cliente nº 7 e o lançamento no diário de actualização nº 169, em conjunto, com a factura de cliente nº 53. Observando a coluna Montante a reconciliar, pode ver que, se as três transacções estiverem seleccionadas, o valor será zero - por outras palavras: a reconciliação está compensada. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Pagamento ligado a transacção reconciliada Esta inconsistência surge quando uma transacção (seja um lançamento manual no diário ou uma transacção associada a um documento), que foi parcialmente paga por um documento de pagamento, é posteriormente reconciliada na totalidade com transacções que não estão associadas a esse documento de pagamento. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A factura de cliente nº 40 foi parcialmente paga (70 USD de 180 USD) pelo recebimento nº 19, através da função Ligar facturas a pagamentos. As transacções associadas a estes documentos não estão reconciliadas entre si. SAP AG

30 O lançamento no diário nº 116, que está associado à factura de cliente nº 40, é totalmente reconciliado com a transacção nº 117, que está associada ao recebimento nº 19. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o recebimento nº 19 está ligado mas não reconciliado com a factura de cliente nº 40, que está totalmente reconciliada com a transacção nº 117, que, por sua vez, está associada ao recebimento nº 20. Como resultado, o sistema cria um lançamento no diário de actualização com um valor de crédito de saldo vencido de 70 USD, para reabrir teoricamente o recebimento nº 19 e reflectir o seu real valor de saldo vencido, um crédito de 270 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP SAP AG

31 Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A primeira linha apresenta o recebimento nº 19, com um valor de crédito de saldo vencido de 200 USD. Isso foi definido antes da actualização. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização, sem valor de débito nem de crédito (o campo Montante está em branco), mas com um valor de crédito de saldo vencido de 70 USD. Isso reabre teoricamente o recebimento nº 19 e, juntamente com o valor indicado de saldo vencido do recebimento nº 19, reflecte o seu valor real de saldo vencido - um crédito de 270 USD. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma factura ou uma transacção de lançamento no diário Reconciliá-lo com uma factura ou uma transacção de lançamento no diário existente Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

32 Factura/crédito ligado a crédito/factura Ao criar uma nota de crédito parcial baseada numa factura, as transacções associadas à nota de crédito e à factura creditada não são reconciliadas entre si e, portanto, podem ser reconciliadas com outras transacções. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A nota de crédito de cliente nº 6 credita parcialmente a factura de cliente nº 41. Os lançamentos no diário associados a estes documentos não são reconciliados um com o outro. SAP AG

33 O lançamento no diário nº 118, que está associado à factura de cliente nº 41, é totalmente reconciliado com o lançamento no diário nº 120, que não está associado à nota de crédito de cliente nº 6. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que: A nota de crédito de cliente nº 6 está ligada à factura de cliente nº 41 e o status do documento é fechado O lançamento no diário nº 119, que está associado à factura de cliente nº 6, não está reconciliado com o lançamento no diário nº 118, que está associado à factura de cliente nº 41, mas está totalmente reconciliado com o lançamento no diário nº Como resultado, o sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente a nota de crédito de cliente nº 6, para um valor de crédito de saldo vencido de 100 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

34 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. Como pode ver, o lançamento no diário de actualização nº 174, reabre teoricamente a nota de crédito de cliente nº 6, mas não tem efeito adicional no documento, cujo status permanece fechado. É por isso que a nota de crédito de cliente nº 6 não aparece na janela Reconciliação interna apresentada acima. Os campos Ref. 1 e Detalhes indicam que este lançamento no diário de actualização foi criado para reabrir teoricamente a nota de crédito de cliente nº 6. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma factura ou uma transacção de lançamento no diário SAP AG

35 Reconciliá-lo com uma factura ou uma transacção de lançamento no diário existente Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

36 Lançamento no diário ligado a pagamento reconciliado Esta inconsistência surge quando um lançamento no diário está ligado a um documento de pagamento. O pagamento é posteriormente reconciliado com um documento ou uma transacção que não é o lançamento no diário ao qual ele foi originalmente ligado. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O lançamento no diário nº 121 é pago na totalidade pelo recebimento nº 23. Como o montante do recebimento é diferente do montante do lançamento no diário, o lançamento no diário nº 121 não é reconciliado com a transacção nº 124, que está associada ao recebimento nº 23. SAP AG

37 O lançamento no diário nº 124 está: Associado ao recebimento nº 23, que foi utilizado para pagar o lançamento no diário nº 121 Totalmente reconciliado com a transacção nº 126, que está associada à factura de cliente nº 126 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o lançamento no diário nº 121 foi pago na totalidade pelo recebimento nº 23, mas não foi reconciliado com a transacção que lhe está associada. Como os 40 USD do recebimento nº 23 foram utilizados para pagar o lançamento no diário nº 121 e a factura de cliente nº 43, o sistema cria um lançamento no diário de actualização que reabre teoricamente o lançamento no diário nº 121, com um valor de débito de saldo vencido de 40 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

38 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A primeira linha apresenta o lançamento no diário de actualização criado para reabrir teoricamente o lançamento no diário nº 121. Ele não possui um valor de débito nem de crédito (o campo Montante está em branco), mas possui um valor de crédito de saldo vencido de 40 USD. Embora antes da actualização fosse óbvio que o lançamento no diário nº 121 não se encontrava reconciliado, ele não aparece na janela Reconciliação interna apresentada acima. Como o lançamento no diário nº 121 foi pago na totalidade pelo recebimento nº 23, o seu status é fechado, e os documentos/transacções com esse status não são considerados reconciliáveis. O campo Detalhes indica que o lançamento no diário de actualização nº 170 foi criado para reabrir teoricamente o lançamento no diário nº 121. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: SAP AG

39 Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

40 Reconciliação cancelada Nas versões do SAP Business One anteriores à 2007 A, quando se cancelava uma reconciliação manual (Bancos e pagamentos Extractos bancários e reconciliações Gerir reconciliações anteriores), quaisquer lançamentos manuais no diário e documentos de pagamento envolvidos na reconciliação cancelada eram reabertos, enquanto os documentos de facturas e notas de crédito permaneciam com um valor de zero no saldo vencido. A existência de um documento não reconciliado com status fechado e um valor de zero no saldo vencido, é considerado como uma inconsistência. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O lançamento no diário nº 127, que está associado à factura de cliente nº 44, é totalmente reconciliado manualmente com o lançamento no diário nº 128, que está associado ao recebimento nº 24, na reconciliação nº 2. SAP AG

41 A reconciliação nº 2 foi cancelada. Quando isso acontece, deixa de existir um histórico relacionada com estes reconciliação e, por isso, não existe conhecimento de que esta factura tenha alguma vez sido reconciliada com este pagamento. Desde o SAP Business One 2007 A, se cancelar reconciliações após a actualização, essa informação é guardada na base de dados da empresa e pode ser recuperada, se necessário. Como resultado, o recebimento nº 24 é reaberto, com um montante vencido total de 100 USD, enquanto a factura de cliente nº 44 permanece fechada, com um saldo vencido igual a zero, em vez de um status em aberto e um valor de saldo vencido de 100 USD. SAP AG

42 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica o seguinte: A factura de cliente nº 44 tem o status fechado e um valor de zero no saldo vencido O lançamento no diário nº 127, que está associado à factura de cliente nº 44, não está reconciliado O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente a factura de cliente nº 44, e reflecte o seu valor de saldo vencido de 100 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A transacção nº 173 (terceira linha) é o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência. Ele não tem valor contabilístico (o campo Montante está em branco), apenas um valor de débito e saldo vencido de 100 USD, para reflectir o valor de saldo vencido da factura de cliente nº 44. SAP AG

43 A factura de cliente nº 44 tem o status fechado e não aparece na janela Reconciliação interna. No entanto, os campos Detalhes e Ref. 1, indicam que o lançamento no diário de actualização nº 173 foi criado para reabrir teoricamente a factura de cliente nº 44. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

44 Reconciliação não compensada Uma reconciliação não compensada tem um valor total de débito diferente do valor total de crédito; a soma total não é igual a zero. Existem diversas circunstâncias que, antes do SAP Business One 2007 A, poderiam ter causado uma reconciliação não compensada. Os exemplos abaixo detalham as situações mais comuns em que podem ter ocorrido reconciliações não compensadas. Antes do SAP Business One 2007 A: Na imagem acima, se seleccionar a caixa de selecção Visualizar transacções reconciliadas pelo sistema, e escolher Reconciliar, a janela Reconciliação interna apresenta transacções associadas a documento que foram reconciliados através, por exemplo, da criação de um recebimento que paga totalmente uma factura de cliente. Isso permite-lhe reconciliar outra vez uma ou mais dessas transacções. Se utilizar esta opção, mas reconciliar novamente todas as transacções envolvidas numa reconciliação do sistema específica, não surgirão inconsistências. Uma inconsistência só surge se não reconciliar novamente todas as transacções envolvidas numa reconciliação do sistema específica. O motivo disso é que cada reconciliação é numerada. O número de reconciliação é guardado ao nível da linha do lançamento no diário. Se uma transacção for reconciliada novamente, o novo número de reconciliação substitui o número de reconciliação anterior. Se, por exemplo, uma reconciliação do sistema envolver duas transacções, associadas a uma factura e a um pagamento, e apenas a transacção associada à factura for reconciliada novamente, a transacção associada ao pagamento terá um número de reconciliação diferente da transacção associada à factura. Quando o sistema verifica o número de reconciliação atribuído à transacção associada à factura, ele detecta que a reconciliação não está compensada, pois possui apenas um valor de débito de saldo vencido, e nenhum valor de crédito de saldo vencido. SAP AG

45 O recebimento nº 25 paga totalmente a factura de cliente nº 45. Como resultado, as transacções associadas a este documento são totalmente reconciliadas entre si. Esta é uma reconciliação do sistema. A transacção nº 130, que está associada à factura de cliente nº 45, está reconciliada duas vezes e tem apenas o nº de reconciliação mais recente. Como resultado, a primeira reconciliação não está compensada, pois apenas está envolvida a transacção associada ao recebimento nº 25. Por outras palavras, esta reconciliação apenas tem um valor de crédito de saldo vencido e nenhum valor de débito de saldo vencido e, portanto, é uma reconciliação não compensada. SAP AG

46 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o recebimento nº 25 está envolvido numa reconciliação não compensada. Para corrigir esta inconsistência, o sistema cria um lançamento no diário de actualização para o valor de crédito de saldo vencido de 100 USD, para reabrir teoricamente o recebimento nº 25. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A quarta linha representa o lançamento no diário de actualização criado para reabrir teoricamente o recebimento nº 25. A transacção nº 165 não tem valor contabilístico, apenas um valor de crédito de saldo vencido de 100 USD. SAP AG

47 Como o recebimento nº 25 tem o status fechado, não aparece na janela Reconciliação interna. No entanto, os campos Ref. 1 e Detalhes indicam que o lançamento no diário de actualização nº 165 foi criado para reabrir teoricamente o recebimento nº 25. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Cancelamento de pagamento/lançamento no diário no pagamento Antes do SAP Business One 2007 A, se criasse um documento de pagamento, daqui em diante denominado pagamento interior, e outro documento de pagamento, daqui em diante denominado pagamento exterior, através do qual pagasse o pagamento interior e depois cancelasse o pagamento interior, o saldo vencido do pagamento exterior não seria actualizado de acordo com o montante do pagamento interior cancelado. SAP AG

48 Antes do SAP Business One 2007 A: O lançamento no diário nº 134, que está associado ao pagamento nº 3, e a factura de cliente nº 46, são pagos na totalidade pelo recebimento nº 27. As transacções associadas a estes documentos são totalmente reconciliadas entre si. O pagamento nº 3 foi depois cancelado, resultando no seguinte: A reconciliação do sistema criada no momento em que o recebimento nº 27 foi adicionado, é aberta e todas as suas transacções podem agora ser novamente reconciliadas. O recebimento nº 27 permaneceu inalterado; não foi reaberto pelo valor do pagamento nº 3, que foi cancelado. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o pagamento nº 3 foi cancelado e que a reconciliação em que estava envolvido, foi aberta. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente o recebimento nº 27 para um saldo vencido de crédito de 50 USD, reflectindo assim o cancelamento do pagamento nº 3 (no valor de 50 USD). SAP AG

49 Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização nº 174, com um valor de crédito de saldo vencido de 50 USD. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios SAP AG

50 Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. SAP AG

51 Reconciliação de um pagamento cancelado Nas versões anteriores ao SAP Business One 2007 A, o cancelamento de um recebimento/pagamento cria automaticamente uma transacção de estorno, mas a transacção de estorno e a transacção original (associada ao documento cancelado) não são automaticamente reconciliadas uma com a outra. Como resultado, estas transacções podem ser reconciliadas com outras transacções, originando inconsistências. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O recebimento nº 29 foi criado para um montante de 100 USD, e posteriormente foi cancelado. O lançamento no diário nº 139 foi criado como transacção de estorno para o lançamento no diário nº 138, que está associado ao recebimento nº 29 que foi cancelado. Como a transacção de estorno e a associada ao documento cancelado não são automaticamente reconciliadas entre si, o lançamento no diário nº 139 (a transacção de estorno) foi posteriormente reconciliada com o lançamento no diário nº 40, que está associado ao recebimento nº 30. SAP AG

52 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o recebimento nº 29 está fechado (como resultado do seu cancelamento) mas não reconciliado. Para corrigir esta inconsistência, o sistema cria um lançamento no diário de actualização com um valor de crédito de saldo vencido de 100 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência. Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abrese a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização nº 175, sem qualquer valor contabilístico (o campo Montante está em branco), mas com um valor de crédito de saldo vencido de 100 USD, para reflectir o valor real de saldo vencido do recebimento nº 29. Como SAP AG

53 foi fechado durante o cancelamento, o recebimento nº 29 não aparece nesta janela. Os campos Ref. 1 e Detalhes indicam que este lançamento no diário de actualização foi criado para reabrir teoricamente o recebimento nº 29. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial Nas versões anteriores ao SAP Business One 2007 A, não ocorria o lançamento de uma transacção de diferenças de taxa de câmbio que devesse reflectir diferentes taxas de câmbio, quando: 1. Se cria um pagamento parcial para uma factura 2. Um ou ambos os documentos se encontram em moeda estrangeira 3. A taxa de câmbio da data de lançamento da factura é diferente da taxa de câmbio da data de lançamento do pagamento. Embora este lançamento não ocorra, os saldo em ML do documento são actualizados como se o lançamento ocorresse e, como resultado, o saldo em ME do parceiro de negócios está correcto, mas o saldo em ML não é exacto. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A 5 de Junho de 2007, foi criada a factura de cliente nº 48, no montante de 100 EUR; a taxa de câmbio era 1 EUR = 1,35 USD. A 8 de Junho de 2007, a factura de cliente nº 48 foi parcialmente paga por um recebimento de 60 EUR; a taxa de câmbio era 1 EUR = 1,2 USD. Não foi criada a transacção de necessária de diferenças de taxa de câmbio. Tabela nº 1 Nº da transacção Data de lançamento Mont.da transacção (ME) Mont.da transacção (ML) IN *1.35 =135 RC (60) (60)*1.2 = (72) Montante aplicado (ML) Saldo vencido no documento 60*1.35= (60)*1.2=(72) 0 (72) Total Saldo vencido no Razão A tabela acima descreve a situação em que as diferenças de taxa de câmbio não foram parcialmente reconhecidas - mas o montante aplicado da factura em moeda local é calculado como se tivesse ocorrido o reconhecimento da diferença de taxa de câmbio parcial. SAP AG

54 A tabela seguinte descreve o que teria acontecido caso não tivessem sido feitos ajustes de saldo relativos à falta de reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial. Tabela nº 2 Nº da transacção Data de lançamento Mont.da transacção (ME) Mont.da transacção (ML) Montante aplicado (ML) Saldo vencido no documento IN RC (60) (72) (72) 0 0 Total Saldo vencido no Razão O que deveria ter acontecido (e que acontece realmente no SAP Business One 2007 A) é que tanto o lançamento do reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial como os ajustes de saldo deveriam acontecer simultaneamente, como se segue: Tabela nº 3 Nº da transac ção Data de lançamento Sem título IN Factura de cliente RC Recebimen to RC Diferença taxa câmbio Mont.da transacç ão (ME) Mont.da transacç ão (ML) Montante aplicado (ML) Saldo vencido no documento (60) (72) (72) (9) (9) 0 0 Total Saldo vencido no Razão No SAP Business One 2007 A, o reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial é lançado na mesma linha do diário, juntamente com o pagamento; neste exemplo, a transacção tem o seguinte aspecto: Tabela nº 4 Nº da transac ção Data de lançamento Sem título Mont.da transacç ão (ME) JE Banco RC PN (60) (81) JE Diferença taxa câmbio 0 9 Total 0 0 Mont.da transacç ão (ML) Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que a transacção necessária de diferença de taxa de câmbio deveria ter sido reconhecida na data de pagamento, mas não foi. SAP AG

55 O sistema cria um lançamento no diário de actualização para um valor de débito de saldo vencido de 9 USD, que ajusta teoricamente o saldo vencido do recebimento nº 31, em relação à diferença de taxa de câmbio parcial que não foi lançada. O recebimento é ajustado teoricamente porque a diferença de taxa de câmbio parcial deveria ter sido reconhecida na data de criação do pagamento e, portanto, o lançamento no diário de actualização reflecte este saldo de taxa de câmbio na data do pagamento. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. Como o parceiro de negócios para quem o exemplo foi criado é um parceiro de negócios com moeda estrangeira, certifique-se de que selecciona a opção Visualizar apenas transacções em ML. Caso contrário, o lançamento no diário de actualização não será apresentado. Como pode ver, os campos Ref. 1 e Detalhes indicam que o lançamento no diário de actualização é relativo ao recebimento nº 31. O que se segue? SAP AG

56 A única maneira de lidar com lançamentos no diário de actualização que resultam do reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial consiste em transferi-los para contas de perdas e lucros de ganhos ou de perdas. Se o parceiro de negócios para quem o lançamento no diário de actualização é lançado for um parceiro de negócios com moeda estrangeira - como neste exemplo, a moeda do parceiro de negócios é EUR, enquanto a moeda local é USD. Ao seleccionar a linha do lançamento no diário de actualização, o botão OK muda para um botão Reconciliar, porque o montante a reconciliar é zero. Seleccione Reconciliar; o processo que se segue é executado automaticamente: i. Como o montante que está a ser reconciliado em moeda local não é zero, é criado o seguinte lançamento no diário para compensar a reconciliação de moeda local para zero: FC_Cust Diferença de câmbio realizada - Perda* Débito (ML) 9 EUR Crédito (ML) 9 EUR *O lançamento no diário é lançado na conta de diferenças de taxa de câmbio definida para a empresa em Administração Configuração Finanças Determinação de conta do Razão. ii. O lançamento no diário de diferenças de taxa de câmbio descrito acima é automaticamente reconciliado com o lançamento no diário de actualização. iii. O lançamento no diário é lançado automaticamente na Data de reconciliação, que pode ser ajustada manualmente na janela Reconciliação interna. Caso o parceiro de negócios para quem o lançamento no diário de actualização foi criado é definido como Todas as moedas, é criado o mesmo lançamento no diário de actualização, mas a acção do utilizador é diferente. i. Na janela Reconciliação interna, seleccione o lançamento no diário de actualização criado par corrigir a inconsistência de reconhecimento de taxa de câmbio parcial. ii. Seleccione Ajustes. Na janela Ajustes, seleccione Criar lançamento no diário. A janela Lançamento no diário aparece com uma primeira linha já criada para o parceiro de negócios, compensando o valor do lançamento no diário de actualização. Neste exemplo, o parceiro de negócios é creditado. iii. Complete a linha adicional no lançamento no diário, seleccionando a conta de perdas ou ganhos de diferença de taxa de câmbio realizada. Adicione o lançamento no diário. SAP AG

57 iv. Aparece novamente a janela Reconciliação interna. Tanto o lançamento no diário de actualização e a transacção de compensação que acabou de criar, são seleccionados automaticamente. O Montante a reconciliar total é zero. v. Seleccione Reconciliar. É processado o lançamento no diário de actualização criado para o reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial. Se encontrar mais do que um lançamento no diário de actualização lançado no mesmo parceiro de negócios devido ao tipo de inconsistência Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial, pode processá-los todos de uma só vez, seleccionando todos na janela Reconciliação interna, e executando depois as etapas descritas acima, dependendo da definição de moeda do parceiro de negócios. SAP AG

58 Reconciliação de pagamentos associados a pedido de adiantamento Este tipo de inconsistência só é relevante para localizações em que estejam disponíveis pedidos de adiantamento. Antes do SAP Business One 2007 A, se criasse um pedido de adiantamento, o pagasse totalmente com um adiantamento e depois pagasse o adiantamento, as transacções associadas a esses dois pagamentos (o adiantamento e o pagamento do adiantamento) não eram automaticamente reconciliados um com o outro. Como resultado, era possível reconciliar cada um com outras transacções. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O pedido de adiantamento de cliente nº 4 foi pago na totalidade pelo recebimento nº 105. SAP AG

59 O recebimento nº 105 foi depois pago pelo recebimento nº 106, que é o pagamento exterior. Como as transacções nº e nº 10127, que estão associadas aos recebimento nº 105 e nº 106, não foram reconciliadas entre si, foi possível reconciliar cada uma delas com outras transacções. Neste exemplo, a transacção nº 10127, que está associada ao recebimento nº 106, foi reconciliada com o lançamento no diário nº Como resultado, o recebimento nº 106 foi aplicado duas vezes: Para pagamento do recebimento nº 105 SAP AG

60 Quando foi reconciliado com o lançamento no diário nº Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o recebimento nº 106 foi aplicado duas vezes. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente o recebimento nº 105 para o valor de crédito de saldo vencido de 100 EUR. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. Como pode ver, os campos Ref. 1 e Detalhes indicam que o lançamento no diário de actualização nº foi criado para reabrir teoricamente o recebimento nº 105, que foi utilizado para pagar o pedido de adiantamento de cliente nº 4. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: SAP AG

61 Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Reconhecimento de diferença de câmbio de pagamento de adiantamento Antes do SAP Business One 2007 A, a diferença de taxa de câmbio não é reconhecida no seguinte cenário: 1. Cria-se um pagamento, daqui em diante denominado pagamento interior, para um pedido de adiantamento em moeda estrangeira. 2. Após algum tempo, cria-se o pagamento final, daqui em diante denominado pagamento exterior, através do qual se paga também o pagamento interior. 3. A taxa de câmbio definida para a moeda estrangeira é diferente na data de criação do pagamento exterior em relação à taxa de câmbio utilizada na data de criação do pagamento interior. Este tipo de inconsistência só é relevante para localizações em que estejam disponíveis pedidos de adiantamento. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O pedido de adiantamento de cliente nº 6, no montante de 100 USD, foi pago a 18 de Junho de 2007, pelo recebimento nº 107, no valor de 100 USD (80 EUR). SAP AG

62 A 20 de Junho de 2007, o recebimento nº 107 foi pago pelo recebimento nº 108, no valor de 100 USD (75 EUR). SAP AG

63 As transacções nº e 10130, que estão associadas aos recebimentos nº 107 e nº 108, não são reconciliadas entre si. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que as transacções nº e nº 10130, que estão associadas aos recebimentos nº 107 e nº 108, não estão reconciliadas uma com a outra. Para evitar futuras inconsistências resultantes da reconciliação de um ou de ambas as transacções com outras transacções, o sistema assinala estas transacções como fechadas, como se tivessem sido reconciliadas. Além disso é criado um lançamento no diário de actualização para reflectir a diferença de taxa de câmbio entre a data de criação do recebimento nº 107 e a data de criação do recebimento nº 108. Neste exemplo, este lançamento no diário de actualização é um valor de crédito de saldo vencido de 5 EUR. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A transacção nº é o lançamento no diário de actualização criado para reconhecer a diferença de taxa de câmbio. Os recebimentos nº 107 e nº 108 não são apresentados, pois estes documentos são considerados como reconciliados. No entanto, os campos Ref. 1 e SAP AG

64 Detalhes indicam que o lançamento no diário de actualização foi criado para o recebimento nº 107. O que se segue? A única maneira de lidar com lançamentos no diário de actualização que resultam do reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial consiste em transferi-los para contas de perdas e lucros de ganhos ou de perdas. Para obter uma explicação detalhada, consulte O que se segue? em Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial. SAP AG

65 Pagamento/Lançamento manual no diário cancelado na reconciliação de vários PNs Este tipo de inconsistência só é relevante para a República Checa, Hungria, Polónia, Eslováquia e Rússia. Esta inconsistência surge quando se cancela um pagamento ou um lançamento manual no diário que esteve envolvido numa reconciliação de documentos/transacções lançados em mais de um parceiro de negócios. Nesse caso, os outros documentos envolvidos nesta reconciliação não são reabertos e, por isso, não podem ser novamente reconciliados com um pagamento/lançamento no diário diferente. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O lançamento no diário nº 141, que está associado à factura de cliente nº 48 que, por sua vez, é lançada no parceiro de negócios C1001, e totalmente reconciliado com a transacção nº 142, que está associada ao recebimento nº 30, lançado no parceiro de negócios C Mais tarde, o recebimento nº 30 é cancelado e o lançamento no diário nº 144 é criado para reflectir o cancelamento. No entanto, a factura de cliente nº 48 permanece fechada, com um valor de zero no saldo vencido, em vez de ser reaberta. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o lançamento no diário nº 144 estorna o recebimento nº 30, o que significa que a factura de cliente nº 48 não foi realmente paga. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente o saldo devido do parceiro de negócios C10002 através de um valor de débito de saldo vencido de 100 SKK. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

66 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas.. SAP AG

67 Diferença de taxa de câmbio em falta subjacente a reconciliação de vários PNs Este tipo de inconsistência só é relevante para a República Checa, Hungria, Polónia, Eslováquia e Rússia. Se reconciliar transacções ou documentos em moeda estrangeira que foram lançados em mais de um parceiro de negócios, e que foram criados com diferentes taxas de câmbio, a diferença de taxa de câmbio não é reconhecida no momento em que ocorre a reconciliação. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A factura de fornecedor nº 11 no valor de 100 EUR (3.500 SKK) foi criada para o fornecedor FC_V001. A factura de cliente nº 49 no valor de 100 EUR (3.300 SKK) foi criada para o cliente FC_C001. A transacção nº 145, associada à factura de cliente nº 49, está totalmente reconciliada com a transacção nº 146, associada à factura de fornecedor nº 11. A taxa de câmbio na data de reconciliação é 1 USD = 33 SKK. As transacções respectivas de diferença de taxa de câmbio não foram lançadas automaticamente no momento em que ocorreu a reconciliação. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que a diferença de taxa de câmbio não foi reconhecida no momento da reconciliação da factura de cliente nº 49 e da factura de fornecedor nº 11. Como resultado, o sistema cria dois lançamentos no diário de actualização diferentes para reconhecer a diferença de taxa de câmbio, em relação a cada documento envolvido na reconciliação. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta os lançamentos no diário de actualização criados para corrigir a inconsistência: SAP AG

68 Ao seleccionar uma linha que apresenta os lançamentos no diário de actualização criados para corrigir esta inconsistência, e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. A janela acima é a janela Reconciliação interna do parceiro de negócios FC_C001. Foi aberta porque o lançamento no diário de actualização seleccionado no relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna foi o criado para a factura de cliente nº 49, originalmente criada para o parceiro de negócios FC_C001. Ao seleccionar outro lançamento no diário de actualização no relatório (nº 168) e escolher Reconciliação interna, teria aberto a janela Reconciliação interna para o outro parceiro de negócios envolvido na reconciliação. O que se segue? A única maneira de lidar com lançamentos no diário de actualização que resultam do reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial consiste em transferi-los para contas de perdas e lucros de ganhos ou de perdas. Para obter uma explicação detalhada, consulte O que se segue? em Reconhecimento de diferença de taxa de câmbio parcial. Pagamento cancelado de pedido de adiantamento Este tipo de inconsistência só é relevante para a República Checa, Hungria, Polónia, Eslováquia e Rússia. SAP AG

69 Cria-se um pagamento para pagar uma factura de adiantamento. Este pagamento é depois utilizado para reduzir o montante da factura final. Depois disso, este pagamento é cancelado. Como resultado, o saldo vencido da factura final não é actualizado com o montante ligado a partir do pagamento cancelado. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A factura de adiantamento de cliente no valor de 100 SKK foi paga pelo recebimento nº 27 e, 90 SKK desse total foram ligadas à factura de cliente nº 45. O recebimento nº 27 foi cancelado. O saldo vencido da factura de cliente nº 45 não foi actualizado em conformidade, permanecendo 40 SKK em vez de ser actualizado para 130 SKK. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o recebimento nº 27 foi cancelado, mas a factura de cliente nº 45 ainda é considerada como 90 SKK pagas, e a factura de adiantamento de cliente nº 36 está em aberto. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente a factura de cliente para um valor de débito de saldo vencido de 90 SKK, e fecha a factura de adiantamento de cliente nº 36. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

70 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. Como pode ver, na primeira linha, a factura de cliente nº 45 está em aberto para um montante de débito de saldo vencido de 40 SKK (tal como antes da actualização). Na segunda linha, o lançamento no diário de actualização não possui valor contabilístico (o campo Montante está em branco), mas apenas um valor de débito de saldo vencido de 90 SKK. Os campo Ref.1 e Detalhes indicam que o lançamento no diário de actualização foi criado para a factura de cliente nº 45. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. SAP AG

71 Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Pagamento de um documento de transferência de exercício Este tipo de inconsistência só é relevante para Israel e Países Baixos Durante o processo de Transferência de exercício, os documentos em aberto são transferidos da empresa de origem para a empresa de destino, enquanto o formulário do documento é separado do lançamento no diário que lhe está associado. Como resultado, ao criar um pagamento para um documento de transferência de exercício, o saldo vencido do documento de pagamento é reduzido de acordo com o montante pago, embora não tenha ocorrido qualquer reconciliação. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: Foi criada a factura de cliente nº no valor de 100 NIS, e o lançamento no diário nº 279 foi criado em conformidade. A factura de cliente nº teve transferência de exercício para a empresa de destino e aparece aí apenas como um documento, sem que o lançamento no diário nº 279 lhe esteja ligado (o lançamento no diário em aberto correspondente foi transferido noutro momento, sem link para a factura de cliente nº 15102). Após a empresa começar a trabalhar na empresa de destino, o recebimento nº 28 no montante de 100 NIS foi criado para a factura de cliente nº SAP AG

72 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o saldo vencido do recebimento nº 28 é igual a zero, enquanto o saldo vencido na transacção associada ao recebimento é um débito de 100 NIS. Este é o valor da inconsistência. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente o recebimento nº 28 para um saldo vencido de crédito de 100 NIS. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. SAP AG

73 Como pode ver, a primeira linha mostra a transacção de saldo de abertura lançada no parceiro de negócios. Esta transacção também inclui os 100 NIS da factura de cliente nº que teve transferência de exercício. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização que reabre teoricamente o recebimento nº 28, que foi criado após a realização da Transferência de exercício. O que se segue? A transacção nº 283 representa o saldo de abertura do parceiro de negócios, incluindo um montante de débito de 100 NIS que reflecte o lançamento no diário associado à factura de cliente nº Se isto se adequar às necessidades da sua empresa, poderá reconciliar o lançamento no diário de actualização nº 281 com 100 NIS da transacção nº 283, seleccionando as duas transacções e ajustando o valor no campo Montante a reconciliar, para 100 NIS. Crédito de uma factura de transferência de exercício Este tipo de inconsistência só é relevante para Israel e Países Baixos Durante o processo de Transferência de exercício, os documentos em aberto são transferidos da empresa de origem para a empresa de destino, enquanto o formulário do documento é separado do lançamento no diário que lhe está associado. Como resultado, ao criar uma nota de crédito para um documento de transferência de exercício, o Saldo de abertura da nota de crédito é reduzido de acordo com o montante creditado, embora não tenha ocorrido qualquer reconciliação. SAP AG

74 Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: Foi criada a factura de cliente nº no valor de 100 NIS, e o lançamento no diário nº 278 foi criado em conformidade. Quando o processo de Transferência de exercício ocorreu, a factura de cliente nº ainda estava em aberto (nem paga nem creditada) e, portanto, teve transferência de exercício para a empresa de destino, aparecendo aí apenas como um documento, sem que o lançamento no diário nº 278 lhe esteja associado. Após a empresa começar a trabalhar na empresa de destino, a nota de crédito de cliente nº no montante de 100 NIS foi criada com base na factura de cliente nº SAP AG

75 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o saldo de abertura da nota de crédito de cliente nº é igual a zero, embora não tenha sido reconciliada com qualquer lançamento no diário. Portanto, o valor da inconsistência é (100) NIS. O sistema cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente a nota de crédito nº para um saldo vencido de crédito de 100 NIS. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: SAP AG

76 Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. Como pode ver, a primeira linha mostra a transacção de saldo de abertura lançada no parceiro de negócios. Esta transacção também inclui os 100 NIS da factura de cliente nº que teve transferência de exercício. A segunda linha apresenta o lançamento no diário de actualização que reabre teoricamente a nota de crédito de cliente nº 16018, para um saldo vencido de crédito de 100 NIS. O que se segue? A transacção nº 283 representa o saldo de abertura do parceiro de negócios, incluindo um montante de débito de 100 NIS que reflecte o lançamento no diário associado à factura de cliente nº Se isto se adequar às necessidades da sua empresa, poderá reconciliar o lançamento no diário de actualização nº 280 com 100 NIS da transacção nº 283, seleccionando as duas transacções e ajustando o valor no campo Montante a reconciliar, para 100 NIS. Processamento de pagamento ligado a transacções Foi criado um pagamento por conta (daqui em diante denominado pagamento interior) e outro documento de pagamento (daqui em diante denominado pagamento exterior) que liquidou o pagamento interior. Depois ligou-se o pagamento interior pela segunda vez a outras transacções (não incluindo a transacção criada pelo pagamento exterior). Como resultado, o pagamento interior está duplamente ligado, uma vez ao pagamento exterior e outra vez às outras transacções. i. este comportamento foi alterado no nível de patch 18 do SAP Business One 2005 A SP01, e já não é possível ligar um pagamento interior a outras transacções depois de ser liquidado por um pagamento exterior. ii. Caso o pagamento interior tenha sido cancelado, será automaticamente processado por outro tipo de inconsistência, descrito anteriormente neste documento. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O recebimento nº 10 foi criado como um pagamento por conta no montante de 110 USD. SAP AG

77 O recebimento nº 12 no montante de 100 USD pagou parcialmente o recebimento nº 10. de seguida, o recebimento nº 10 foi ligado à factura de cliente nº 7. Como resultado, o recebimento nº 10 foi reconciliado duas vezes: SAP AG

78 Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que tanto o recebimento nº 12 como a factura de cliente nº 7 estão ligados ao recebimento nº 10 e que o saldo vencido de ambos os documentos é igual a zero. O SAP Business One cria um lançamento no diário de actualização que reabre teoricamente a factura de cliente nº 7 para um saldo vencido de débito de 100 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. SAP AG

79 O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Parceiro de negócios de consolidação O SAP Business One suporta a atribuição de um parceiro de negócios de consolidação para efeitos de consolidação de pagamento ou entrega. Se utilizar um parceiro de negócios de consolidação baseado em pagamento e esse parceiro de negócios for alterado após o lançamento de algumas transacções, então pode acontecer o seguinte: uma transacção é lançada num parceiro de negócios específico quando existe um parceiro de negócios de consolidação; posteriormente, o parceiro de negócios de consolidação é alterado (substituído ou removido) e depois é criado um pagamento para essa transacção. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O cliente C10000 tinha o cliente PC0000 definido como um parceiro de negócios de consolidação. SAP AG

80 A factura nº 9 foi lançada no cliente C O cliente PC0000 (o parceiro de negócios de consolidação) foi removido do campo PN de consolidação nos dados mestre do cliente C O recebimento nº 13 foi então criado para a factura de cliente nº 9: Como resultado, o saldo vencido dos dois documentos é zero, no entanto, as transacções associadas a ambos os documentos não são reconciliadas uma com a outra nem com outras transacções. SAP AG

81 Os cenários em que pelo menos uma das transacções tenha sido reconciliada manualmente com outras transacções são automaticamente processados como tipos diferentes de inconsistências que aparecem anteriormente neste documento. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que tanto o recebimento nº 13 como a factura de cliente nº 9 estão ligados um ao outro e possuem saldo vencido de zero, no entanto, os lançamentos no diário associados a estes documentos têm saldo vencido no valor de 100 USD. O SAP Business One reabre teoricamente a factura de cliente nº 9 e o recebimento nº 13 para um valor de saldo vencido de 100 USD. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência: Como pode ver, o lançamento no diário de actualização nº 40 tem duas linhas. A primeira reabre teoricamente o recebimento nº 13 para um saldo vencido de crédito no valor de 100 USD e é lançada no cliente C A segunda reabre teoricamente a factura de cliente nº 9 para um saldo vencido de débito no valor de 100 USD e é lançada no cliente PC0000, que era o parceiro de negócios de consolidação do cliente C10000 no momento em que a factura de cliente nº 9 foi criada. Ao seleccionar a linha específica que apresenta o lançamento no diário de actualização e escolher Reconciliação interna, abre-se a janela Reconciliação interna apresentada em SAP Business One 2007 A. A janela apresenta as transacções actualmente em aberto lançadas para o parceiro de negócios em questão. SAP AG

82 O que se segue? Como as duas linhas do lançamento no diário de actualização são lançadas nos dois parceiros de negócios distintos, pode reconciliar cada linha com a respectiva transacção que está associada ao parceiro de negócios. Em alternativa, pode utilizar a funcionalidade de reconciliação de vários PNs e reconciliar as duas linhas do lançamento no diário de actualização uma com a outra. Várias contas de reconciliação No SAP Business One, cada parceiro de negócios em uma conta de reconciliação. Normalmente, a conta de reconciliação atribuída a um parceiro de negócios não pode ser alterada, mas é teoricamente possível que ela seja modificada por meio de manipulação da base de dados (um procedimento não recomendável). Como resultado, pode ocorrer o seguinte cenário: um pagamento é criado para uma transacção específica, enquanto no momento da criação da transacção paga, a conta de reconciliação atribuída ao parceiro de negócios para quem a transacção foi lançada, era diferente da conta de reconciliação utilizada no momento em que o pagamento foi criado. Como resultado, o saldo vencido do pagamento e da transacção paga é igual a zero, no entanto, o saldo total por cada conta de reconciliação não é igual a zero com um saldo igual e contrário existente em cada conta de reconciliação. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: A factura de cliente nº 13 no valor de 100 USD foi criada para o cliente C A conta de reconciliação ligada ao parceiro de negócios no momento em que a factura de cliente foi adicionada era a O lançamento no diário associado à factura de cliente nº 13 é: Código PN/Conta do Razão Conta de reconciliação Débito Crédito USD C USD De seguida, a conta de reconiliação que foi atribuída a O recebimento nº 16 foi criado para o cliente C10000 e ligado à factura de cliente nº 13. Os lançamentos no diário associados a ambos os documentos não foram reconciliados. O lançamento no diário associado ao recebimento nº 16 é: Código PN/Conta do Razão Conta de reconciliação Débito USD Crédito C USD Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que tanto o recebimento nº 16 como a factura de cliente nº 13 estão ligados entre si e possuem um saldo vencido de zero, no entanto, as transacções associadas a estes documentos não estão reconciliadas uma com a outra nem com outras transacções. Embora o saldo global do cliente C10000 esteja correcto, é encontrada uma inconsistência no saldo das contas do Razão e O SAP Business One cria um lançamento no diário de actualização para reabrir teoricamente ambos os documentos para o montante pago. O valor da inconsistência neste exemplo é de 100 USD. SAP AG

83 Os cenários em que pelo menos uma das transacções tenha sido reconciliada manualmente com outras transacções são automaticamente processados como tipos diferentes de inconsistências que aparecem anteriormente neste documento. Após a actualização para o SAP Business One 2007 A: O relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna apresenta o lançamento no diário de actualização criado para corrigir a inconsistência. O lançamento no diário de actualização criado inclui duas linhas: uma para reabrir teoricamente a factura de cliente e a outra para reabrir teoricamente o recebimento. Cada uma é lançada na respectiva conta de reconciliação: Nº da linha Código PN/Conta do Razão Débito Crédito Saldo vencido USD (100) USD A primeira linha do lançamento no diário de actualização actualiza a conta do Razão com a criação do recebimento nº 16. A segunda linha estorna o efeito do lançamento do recebimento nº 16 na conta do Razão O que se segue? Como o lançamento no diário de actualização foi criado para ajustar o saldo das duas contas de reconciliação, pode reconciliar a linha #1 do lançamento no diário de actualização com o lançamento no diário associado à factura de cliente nº 13 - ambos lançados na conta do Razão , e reconciliar a linha #2 com o lançamento no diário associado ao recebimento nº 16 - ambos lançados na conta do Razão Contas de reconciliação diferentes em pagamento cancelado No SAP Business One, cada parceiro de negócios em uma conta de reconciliação. Normalmente, a conta de reconciliação atribuída a um parceiro de negócios não pode ser alterada, mas é teoricamente possível que ela seja modificada por meio de manipulação da base de dados (um procedimento não recomendável). Como resultado, pode ocorrer o seguinte cenário: um pagamento é criado para um parceiro de negócios específico. Posteriormente, a conta de reconciliação do parceiro de negócios é substituída e depois o pagamento é cancelado. O lançamento no diário do cancelamento é lançado numa conta de reconciliação diferente daquela em que foi lançado o lançamento no diário associado ao pagamento. Como resultado, o saldo vencido do pagamento e da transacção de cancelamento é igual a zero, no entanto, o saldo total por cada conta de reconciliação não é igual a zero com um saldo igual e contrário existente em cada conta de reconciliação. Antes da actualização para o SAP Business One 2007 A: O recebimento nº 17 foi lançado no cliente C10000, enquanto a conta de reconciliação atribuída ao cliente era a O lançamento no diário associado ao recebimento nº 17 é: Código PN/Conta do Razão Conta de reconciliação Débito USD Crédito C USD SAP AG

84 Depois de a conta de reconciliação ter sido substituída pela conta do Razão , o recebimento nº 17 foi cancelado. O lançamento no diário criado como resultado do cancelamento do recebimento nº 17 foi lançado na nova conta de reconciliação: : Código PN/Conta do Razão Conta de reconciliação Débito Crédito USD C USD No momento da actualização, nenhuma das transacções se encontra reconciliada. Durante a actualização para o SAP Business One 2007 A: O sistema identifica que o saldo vencido do recebimento nº 17 é igual a zero, no entanto, o saldo vencido da transacção associada ao recebimento é um crédito de 100 USD, e o lançamento no diário de cancelamento possui um saldo vencido de débito de 100 USD. Embora o saldo global do cliente esteja correcto, as várias contas de reconciliação não estão compensadas. O SAP Business One cria um lançamento no diário de actualização com duas linhas, cada uma lançada numa conta de reconciliação diferente: Nº da linha Código PN/Conta do Razão Débito Crédito Saldo vencido USD USD (100) A primeira linha do lançamento no diário de actualização actualiza a conta do Razão com o cancelamento do recebimento. A segunda linha ajusta o lançamento no diário do cancelamento que efectuou o lançamento na conta do Razão O que se segue? Os cenários em que pelo menos uma das transacções tenha sido reconciliada manualmente com outras transacções são automaticamente processados como tipos diferentes de inconsistências que aparecem neste documento. Como o lançamento no diário de actualização foi criado para ajustar o saldo das duas contas de reconciliação, pode reconciliar a linha #1 do lançamento no diário de actualização com o lançamento no diário associado ao recebimento nº 17 - ambos lançados na conta do Razão , e reconciliar a linha #2 com o lançamento no diário de cancelamento lançado na conta do Razão Transacção de compensação de lançamento no diário de actualização A grande maioria das inconsistências são identificadas e explicadas pelo sistema, mas podem existir inconsistências não identificadas para as quais é criada uma transacção de compensação de lançamento no diário de actualização. Este lançamento no diário de actualização alinha o valor total do Saldo vencido dos documentos com o saldo total conhecido da conta do Parceiro de negócios. Valor total de montantes de transacção = Valor total de saldo vencido de documentos A transacção de compensação de lançamento no diário de actualização é sempre criada ao nível do parceiro de negócios - por outras palavras, apenas pode existir uma transacção de compensação de lançamento no diário de actualização para cada parceiro de negócios. Os motivos que se seguem podem explicar a criação de uma transacção de compensação de lançamento no diário de actualização: Pequenas diferenças de arredondamento SAP AG

85 Alteração de uma conta de reconciliação para parceiros de negócios A transacção de compensação de lançamento no diário de actualização é apresentada no relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna como se segue: O valor da transacção de compensação de lançamento no diário de actualização, e até a sua existência, é influenciado pelo valor limiar definido pela empresa antes de executar a actualização (consulte o Administrator's Guide). Como a transacção de compensação de lançamento no diário de actualização alinha o valor total de montantes de transacção com o valor total do saldo vencido dos documentos, quanto mais baixo for o valor limiar, mais elevada será a probabilidade de criação de lançamento no diário de actualização para cada inconsistência identificada. No fim do processo de actualização, ou não existirá diferença entre o valor total dos montantes de transacção e o valor total do saldo vencido dos documentos lançados no parceiro de negócios específico, ou existirá uma diferença relativamente pequena, que é o valor da transacção de compensação de lançamento no diário de actualização. No entanto, se o valor limiar definido for um montante relativamente elevado, existe uma maior probabilidade de que algumas inconsistências identificadas não iniciem a criação de um lançamento no diário de actualização específico, pois o valor deste lançamento no diário de actualização será inferior ao valor limiar. Nesse caso, o valor necessário para alinhar o valor de montantes de transacção e o valor total do saldo vencido de documentos lançados no parceiro de negócios específico, será maior e, portanto, o valor da transacção de compensação de lançamento no diário de actualização será também respectivamente maior. O valor limiar predefinido é 0,05 da moeda local definida para a empresa. Processamento de uma transacção de compensação de lançamento no diário de actualização Se clicar no ícone junto ao código do parceiro de negócios no relatório Pista de auditoria de actualização de reconciliação interna, abrirá a janela Dados mestre do parceiro de negócios para este parceiro de negócios. Clique no ícone no campo Saldo da conta para visualizar a janela Saldo da conta para o parceiro de negócios: SAP AG

86 Aqui, pode começar a investigar a causa da transacção de compensação de lançamento no diário de actualização, que pode tornar-se óbvia para si quando verificar as outras transacções lançadas neste parceiro de negócios. O que se segue? Potencialmente, pode processar este lançamento no diário de actualização tal como faria com uma transacção normal de parceiro de negócios. Decida se quer: Deixá-lo no Razão, a aguardar o lançamento de uma transacção correspondente, por exemplo, uma nota de crédito ou um pagamento Reconciliá-lo com uma transacção de pagamento ou crédito existente Reconhecê-lo como dívida incerta e lançá-lo na conta de reconciliação de dívidas incertas do parceiro de negócios Reconhecê-lo como um ganho ou uma perda e lançá-lo numa conta de perdas e lucros. Como a reconciliação do lançamento no diário de actualização com a respectiva transacção (ou transacções) constitui o seu processamento, o lançamento no diário de actualização já não aparecerá em relatórios que apresentem transacções não reconciliadas. Caso especial: reconciliação de parceiro de negócios com saldo vencido igual a zero Se, após a actualização, um parceiro de negócios possuir transacções em aberto que incluam transacções de actualização e também um saldo vencido de zero, então será possível realizar a reconciliação de contas sem qualquer inspecção. Todas as transacções em aberto podem simplesmente ser reconciliadas em conjunto, pois não existem dúvidas quanto a qual transacção ou transacção parcial deve permanecer em aberto. SAP AG