#pragma TimeBot. Torne o lançamento de horas uma tarefa simples com a ajuda de um Bot*

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1 #pragma TimeBot Torne o lançamento de horas uma tarefa simples com a ajuda de um Bot* Realize lançamento de horas via Skype, Facebook Messenger ou Telegram. Obtenha insights sobre o Timesheet através de um assistente virtual. Torne o processo administrativo uma tarefa fácil dispensando sistemas complicados. * Bot (ou Chatbot) é um programa de computador que tenta simular um ser humano na conversação com as pessoas. SUMÁRIO PARA Empresas e organizações que desejam oferecer um canal automatizado de coleta de Timesheet. QUE Desejam aproximar mais seus colaboradores de processos administrativos. NOSSA SOLUÇÃO FAZ/INCLUI POSSIBILITA Bot para Timesheet acoplado ao Dynamics 365 for Operations (AX). Timesheet (Quadro de Horários) e Linguagem Natural. Difusão de processo administrativo em plataformas de mensagens. AO INVÉS DE Fornecer apenas meios tradicionais como livro, ponto ou interfaces defasadas. DIFERENCIAL Utilização de inteligência artificial e chats para facilitar preenchimento de horas em Timesheets.

2 PERGUNTAS & RESPOSTAS BENEFÍCIOS Canal automatizado de registro de horas diretamente para o banco de dados do Dynamics 365 for Operations. Acesso ao Bot pela Intranet assim como Skype, Facebook Messenger e Telegram, dentre outros. Alertas para preenchimento do Timesheet por meio de mensagens de chat. O QUE O #PRAGMA TIMEBOT FAZ? O #pragma TimeBot permite aos colaboradores realizarem o lançamento de despesas para posterior reembolso através de um Bot. A interação é feito via plataformas de mensagens como Skype, Facebook Messenger ou Telegram. Ele é conectado ao Microsoft Dynamics 365 for Operations ou mesmo o Microsoft Project, deste modo, a coleta das informações como valores, tipos de despesas e foto do comprovante são os tópicos do bate-papo entre o Cliente e o Bot, que ao final da conversa, finaliza o lançamento da despesa no mesmo modo tradicional do Dynamics. COMO O #PRAGMA TIMEBOT É INSTRUÍDO COM INFORMAÇÕES E DADOS? O #pragma TimeBot se conecta automaticamente com o Dynamics 365 for Operations e já passa a processar as solicitações de preenchimento de Timesheet assim como realizar alertas e notificações sobre a conformidade. Finalmente, outros bancos de dados e sistemas podem ser conectados, de modo a enriquecer a experiência da conversa, por meio de serviços Big Data em nuvem. O QUE ACONTECE COM AS TELAS ATUAIS DO DYNAMICS? Todas as telas do Dynamics 365 for Operations continuam funcionando da mesma forma. O #pragma TimeBot atua apenas como mais uma entrada de dados para coleta de informações referentes ao Timesheet de Projetos. O BOT PODE SER INTEGRADO A MINHA INTRANET? Sim, através do uso do HTML, padrão de internet para confecção de páginas, um pequeno código é fornecido para acoplagem do Bot na Intranet, independentemente da tecnologia. 2

3 CARACTERÍSTICAS PROCESSOS EMPRESARIAIS FLUÍDOS Uma nova plataforma de comunicação na Intranet Através do uso de bate-papo capture o lançamento de horas em apps como Skype, Facebook Messenger ou Telegram. Dispense o uso de telas e sistemas estimulando a participação em processos da empresa através do chat. Libere informativos sobre feriados, folgas e outras notificações trocando mensagens com os colaboradores em seus apps do cotidiano. Cortana Lance horas utilizando apenas a voz. Obtenha insights realizando perguntas em linguagem natural. Estenda as capacidades da Cortana do Windows 10 com o Cortana Skills, de acordo com o seu negócio. FACILIDADES NO LANÇAMENTO Linguagem natural que agiliza o processo Integrada ao Dynamics 365 for Operations, a lista de atividades do dia é usada para oferecer uma visão das pendências de lançamento de horas. Facilidades no diálogo e análise preditiva permitem que o colaborador informe apenas o número de horas, minimizando a digitação. Perguntando sobre o trabalho realizado nas tarefas, o Bot captura o esforço de trabalho em horas e envia ao administrativo. UM BOT DE USO DIÁRIO Uma ferramenta de processo e metodologia Ofereça alertas para criação de tarefas rotineiras como criação de timesheets e solicite preenchimento via Bot agendado a toda equipe. Tenha sempre à mão todas as atividades atribuídas no Timeesheet, o Bot atua como Post-it de pendências, mas sempre atualizado. Use o Bot para contabilizar tarefas que requerem Início/Fim cronometrados. O TimeBot utiliza o Cortana Intelligence Suite como seu núcleo de conversação e inteligência. 3

4 EXEMPLOS DE CONVERSAÇÕES qro lancar minhas horas. Sim, atualmente vejo que você está trabalhando no Gerenciamento de Projetos. Quantas horas trabalhou hoje neta atividade? 10h no dia 3/3. Certo. Parabéns, timesheet atualizado! Até amanhã e bom descanso. Queria justificar minha ausência ontem Lamento, qual o motivo da ausência? Figura 3 - Colaborador lança horas no Timesheet Consulta médica Certo, deseja anexar o atestado agora? Sim Utilize a câmera do celular para fotografar o documento. Preciso saber das minhas horas do mês Oi, claro... Você tem um total de 168h até o momento. Segue um demonstrativo: Figura 1 - Engenheiro realiza a justificativa por motivo médico diretamente no Bot 168h Figura 2 - Desenvolvedora consulta suas horas no fim do mês 4

5 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS O TimeBot é construído com base no conjunto de tecnologias do Azure e do Cortana Intelligence Suite, como pode ser conferido na Figura 4 - Arquitetura do #pragma. O BOT Framework é usado juntamente com o LUIS (Serviços Cognitivos) para realizar o processamento de linguagem natural. Através de um núcleo de processamento do TimeBot API, o Dynamics 365 for Operations fornece todas as informações necessárias para a realização dos diálogos com Colaboradores, que se comunicam através do Website com Bot. Dashboards Adminsitrativos são providos através do uso do Power BI, que realiza o consumo dos registros do TimeBot API, juntamente com os dados do Dynamics 365. Website com Chatbot BOT Framework Cortana Serviços Cognitivos Office 365 e Microsoft Graph Dashboards Administrativos Power BI #pragma Bot API Dynamics 365 API Azure Figura 4 - Arquitetura do #pragma TimeBot TAGS Timesheet, Quadro de Horários, Automação de Lançamento de Horas, Análise Preditiva, Aprendizado de Máquina, Big Data. 5