RAFAELA HINGRID ALVES CUNHA

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇAO RAFAELA HINGRID ALVES CUNHA IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO FINANCEIRA NUMA PEQUENA EMPRESA DO RAMO DE SERVIÇOS: O CASO DA F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA. NATAL 2013

2 RAFAELA HINGRID ALVES CUNHA IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO FINANCEIRA NUMA PEQUENA EMPRESA DO RAMO DE SERVIÇOS: O CASO DA F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA. Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do curso de graduação em Administração da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Marco Aurélio Albuquerque Othon, M. Sc. NATAL 2013

3 Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA Cunha, Rafaela Hingrid Alves. Implantação de gestão financeira numa pequena empresa do ramo de serviços: o caso da F.I.Cunha Topografia Ltda / Rafaela Hingrid Alves Cunha. Natal, RN, f. : il. Orientador: Prof. Me. Marco Aurélio Albuquerque Othon. Monografia (Graduação em Administração) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Ciências Administrativas. 1. Administração financeira Monografia. 2. Gestão financeira Monografia. 3. Controle financeiro Monografia. 4. Administração de capital Monografia. I. Othon, Marco Aurélio Albuquerque. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título. RN/BS/CCSA CDU

4 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇAO IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO FINANCEIRA NUMA PEQUENA EMPRESA DO RAMO DE SERVIÇOS: O CASO DA F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA. RAFAELA HINGRID ALVES CUNHA Monografia apresentada e aprovada em / / pela Banca Examinadora composta pelos seguintes membros: Marco Aurélio Albuquerque Othon, M. Sc. Orientador Gabriel Martins de Araujo Filho, M. Sc. Examinador Vicente Moro, M. Sc. Examinador Natal, de de 2013.

5 Dedico este trabalho a Deus, por mais uma conquista em minha vida. Aos meus pais Ildemar e Elivoneide, e a minha irmã Hingred. Pois eles são a minha fortaleza.

6 AGRADECIMENTOS Depois de muita dedicação, chegou o dia tão esperado. Chegou à hora de partir para novos rumos, buscar novos desafios e novas experiências, todavia o momento é de expressar os agradecimentos aos que contribuíram para esta conquista. Agradeço primeiramente a Deus por ter me dado força e coragem para enfrentar todas as dificuldades encontradas e superar todos os obstáculos que se puseram em meu caminho. As pessoas mais importantes da minha vida, meus pais, ldemar e Elivoneide por terem me dado apoio nos bons e maus momentos, por terem me servido de espelho e me dado estimulo para conseguir alcançar todos os meus objetivos e por terem acreditado em mim, não duvidando da minha capacidade em nenhum momento. Ao meu orientador, professor Marco Aurelio, pelo conhecimento, incentivo e experiência, pela sua dedicação e interesse em me ajudar. A Universidade Federal do Rio Grande do Norte, por me proporcionar tamanho aprendizado durante esses quatro anos e aos professores, em especial Vicente Moro e Gabriel Martins, que contribuíram para minha formação através de seus ensinamentos e experiências compartilhados. Aos meus amigos, em especial Flavia Melo, que por muitas vezes foram fonte de aconchego e desabafo, tanto nas horas boas, quanto nos momentos difíceis. Ao meu namorado Reges Cássio pela compreensão, paciência e pelo apoio no decorrer deste estudo, por entender a importância desde trabalho durante o tempo em que me ausentei. Aos meus colegas de aula, em especial Kariolaine; Fernanda; Kezia; Alice; Werlley; Ben Eliel; Israel; Tarcisio e Felipe, pelo tempo de convívio e pelo grande elo de amizade formado, pelos agradáveis momentos vividos, pelo crescimento pessoal e profissional que juntos adquirimos graças ao apoio dado uns aos outros. Em fim, a todos que de uma forma ou de outra contribuíram para a conclusão deste trabalho.

7 A diferença entre uma pessoa e outra, entre os fracos e os poderosos, é a determinação, uma forma invisível de energia. Esta qualidade humana completará qualquer tarefa que precise ser realizada no mundo, e de nada adiantam talento, circunstâncias ou oportunidades sem a sua presença poderosa. Thomas Buxton

8 RESUMO O presente trabalho tem como finalidade demonstrar a utilização de planejamento e controle financeiro para micro e pequenas empresas do ramo de serviços. A pesquisa foi realizada para obter informações, fazer diagnóstico e verificar a utilização de planejamento e controle financeiro em uma pequena empresa para, a partir dai, propor um novo modelo de gestão financeira. A gestão financeira garante a saúde das empresas e, também, a tranquilidade das mesmas, mantendo assim uma permanente situação de liquidez. Os controles financeiros são formas de gerenciamento que permitem analisar a situação financeira da empresa e, portanto, a utilização destes controles pelos gestores é de vital relevância para permanência das mesmas no mercado. Para a realização deste estudo, primeiramente foi efetuada a revisão bibliográfica, seguida de um estudo de caso, realizado no período de estagio na F. I. Cunha Topografia Ltda., que vinha enfrentando dificuldades financeiras, com o objetivo de identificar as rotinas financeiras utilizadas pela empresa. A conclusão obtida foi que a empresa carece de absolutamente tudo na área de gestão financeira. Foi evidenciada a total ausência de planejamento; a falta de rotinas de tesouraria; de controle das despesas administrativas fixas, incluindo as provisões; os custos variáveis não são calculados de forma adequada; as demonstrações de resultados não são reais, impossibilitando avaliar de forma correta se a empresa apresenta lucro ou prejuízo. Devido a essa deficiente gestão financeira, a empresa derivou para um elevado grau de endividamento tributário, previdenciário, com agentes financeiros e pessoas físicas. O resultado da pesquisa foi à verificação da incapacidade da empresa em saldar suas dividas, mesmo com a implantação de uma gestão financeira eficiente, sendo inevitável sua falência num futuro próximo. Palavras chave: Gestão Financeira; Controle Financeiro; dificuldades financeiras.

9 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO PARTE INTRODUTÓRIA CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMA OBJETIVOS Geral Específicos JUSTIFICATIVA REFERENCIAL TEORICO ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Administração Financeira e a Contabilidade Tratamento de fundos Tomada de decisão Administração financeira e a economia O PAPEL DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA NA EMPRESA OBJETIVOS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Maximização da Riqueza AS FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO FUNDAMENTOS E PRÁTICAS DE TESOURARIA ADMINISTRAÇÃO DO CAPITAL DE GIRO Capital Circulante Líquido ADMINISTRAÇÃO DO DISPONÍVEL Manutenção de Disponibilidades Planejamento de caixa Fluxo de Caixa ADMINISTRAÇÃO DE CONTAS A RECEBER ADMINISTRAÇÃO DE CONTAS A PAGAR ADMINISTRAÇÃO DOS ESTOQUES METODOLOGIA CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA POPULAÇÃO E AMOSTRA DADOS E INSTRUMENTOS DE COLETA TRATAMENTO ESTATÍSTICO E FORMA DE ANALISE LIMITAÇÕES ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS... 46

10 4.1 SETOR FINANCEIRO O SISTEMA CONTÁBIL DA EMPRESA AJUDA DA CONSULTORIA SEBRAE DESDOBRAMENTOS FUTUROS CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES REFERENCIAS ANEXOS ANEXO 1 Somatório das dividas adquiridas pela F.I.CUNHA TOPOGRAFIA...58 ANEXO 2 Comparativo das reduções de custos alcançado em seis meses de trabalho...59 ANEXO 3 Modelo da Planilha: Demonstração de Resultado Gerencial...60 ANEXO 4 Modelo da Planilha: Fluxo de caixa diário por mês...61 ANEXO 5 Modelo da Planilha: Fluxo de Caixa Realizado x Projetado...62 ANEXO 6 Modelo da Planilha: Contas a Receber...63 ANEXO 7 Modelo da Planilha: Contas a Pagar...64 ANEXO 8 Modelo da Planilha: Controle de Bancos...65 ANEXO 9 Modelo da Planilha: Demonstrativo de Resultado...66

11 10 APRESENTAÇÃO Na atividade empresarial a busca constante pelo aprimoramento e as necessidades advindas com o crescimento nos faz crer que a utilização de novos métodos de planejamento e controle seja fator imprescindível para a sobrevivência do negócio. Por essa razão, as organizações procuram melhorias de gestão com o uso de ferramentas que possibilitem o seu crescimento sustentável e destaque frente aos concorrentes. Assim, a necessidade de planejamento em relação às informações financeiras é fundamental para melhorar a rentabilidade do negócio. As dificuldades que os administradores encontram são crescentes nesta economia globalizada. Crises afetam a economia mundial, criando muita insegurança em relação ao futuro, e esse cenário mostra, de forma clara, a necessidade de planejamento das informações financeiras, seja através de análise de relatórios, ou através da implantação de ferramentas gerenciais com o intuito de dar rumo certo às ações da empresa. Neste contexto, nota-se a importância da correta gestão financeira. Há pouco tempo, quando a empresa pensava em expandir seus negócios, a única preocupação do administrador financeiro era levantar fundos necessários para a construção ou aquisição de máquinas e equipamentos. Agora, as decisões são tomadas de maneira mais coordenada e o gerente financeiro geralmente tem responsabilidade direta pelo processo de controle (BRIGHAM & HOUSTON, 1999, P.6). De acordo com o SEBRAE (2003-5), a capacidade empreendedora, que destaca a figura do administrador como peça fundamental, é a principal causa de sucesso das empresas, seguidas da logística operacional. O planejamento da área financeira também é citado. No processo de gestão empresarial, a busca por informações confiáveis vai além do noticiário econômico. É necessário, através de uma análise retrospectiva, com utilização de relatórios financeiros, arquivos e anotações, compilar os dados em ferramentas gerenciais que permitam detectar ameaças ou oportunidades relacionadas aos negócios empresariais. Em um ambiente competitivo, com grande avanço tecnológico, muitas empresas são obrigadas a utilizar novas formas de

12 11 gestão para se adequarem às mudanças, o que exige agilidade e planejamento em qualquer segmento do mercado. As micro e pequenas empresas (MPE), bem como as de porte médio, exercem um papel importante na economia do país no que se refere à geração de emprego e renda e, apesar da alta carga tributária e da concorrência direta com grandes organizações, continuam em expansão, independentemente do ramo em que atuam. Para a maioria dessas empresas, a eficiência da gestão financeira pode significar a diferença entre o seu sucesso ou fracasso. Nesse contexto, este trabalho tem como finalidade Identificar quais os procedimentos necessários para implantação de um sistema de gestão financeira na empresa F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA., de forma que ela consiga ter conhecimento e domínio da sua situação real, como também, condições para realizar seu planejamento financeiro, através de planilhas financeiras, possibilitando avaliar seus projetos e buscar melhoria progressiva na sua rentabilidade. O trabalho está dividido em cinco partes. A primeira apresenta as características gerais do trabalho: apresentação, caracterização da empresa estudada, contextualização (problema), os objetivos da pesquisa e a justificativa do estudo. A segunda apresenta a fundamentação teórica sobre o tema: conceitos de administração financeira, seu papel e objetivos; funções do administrador financeiro; fundamentos e praticas de tesouraria; administração do capital de giro, do disponível, das contas a receber e a pagar e dos estoques. Na terceira parte é apresentada a metodologia que será utilizada na pesquisa: caracterização da pesquisa; população e amostra; dados e instrumentos de coleta; tratamento estatístico e forma de analise; limitações. A quarta parte apresenta a analise e discussão dos resultados: do setor financeiro; do sistema contábil da empresa; da ajuda e consultoria SEBRAE; e dos desdobramentos futuros. A quinta parte discrimina as conclusões e recomendações resultantes do projeto de estágio e, por fim, as referencias bibliográficas e os anexos.

13 12 1. PARTE INTRODUTÓRIA 1.1 Caracterização da empresa A F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA foi fundada em 14/11/2001, atualmente possui 23 colaboradores no seu quadro funcional. Suas atividades consistem na prestação de serviços de topografia para seus clientes: pessoas jurídicas e/ou físicas. A organização é detentora de dois certificados: um certificado de qualidade nos seus serviços conforme a ISO 9001:2008, e outro da OHSAS 18001:2007 que se refere à Saúde e Segurança no Trabalho e agora inicia a implantação da ISO (meio ambiente), todas com o escopo de: Execução de Serviços Topográficos. A F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA também se preocupa com os aspectos sociais relacionadas aos seus colaboradores, participando ativamente de programas sociais, tendo inclusive ganhado alguns prêmios, sendo dentre eles o de maior destaque o Prêmio SESI de Qualidade, onde conquistou por duas vezes seguidas o título de empresa com melhor qualidade de vida para os funcionários no estado do Rio Grande do Norte. A Missão da F.I. Cunha Topografia Ltda. é: Prestar serviços topográficos de boa qualidade para alcançar a satisfação dos seus clientes internos e externos. A visão é de uma empresa com crescimento contínuo, conduzidas por pessoas competentes e qualificadas, para empreender temas de topografia e prestar serviços acima das expectativas dos clientes. A empreiteira é de estrutura Organizacional de pequeno porte, e possui uma gestão familiar que se adéqua a sua realidade e necessidades. Sua divisão é feita de acordo com o cargo que cada um tem dentro da empresa, sendo que cada funcionário tem sua função bem definida. Sua estrutura de cargos se define da seguinte forma: direção, produção, administrativo, encarregado e técnico. Mas essa estrutura se permite a uma

14 13 flexibilidade, de maneira que todos de igual modo são preparados para uma eventual necessidade substituir um ao outro em sua ausência. Na cadeia produtiva a empresa se relaciona através da parceria com o SEBRAE/RN e REDE PETRO que ajuda a empresa no seu desenvolvimento: capacitando todos os níveis hierárquicos na organização, possibilitando a participação em agendamentos com empresas para conseguir um relacionamento direto na conquista de novas oportunidades de oferecer serviços e promove feiras de negócios para que os administradores destaquem seus produtos e serviços para serem comercializados. Tudo isto para firmar empresas no mercado e garantir que as mesmas não desapareçam. A empresa conseguiu ampliar seus serviços no inicio de outubro de 2009, ao mobilizar equipes para prestar serviços topográficos na região de Pernambuco, instalando sua filial na cidade de Cabo, construção da Refinaria daquele estado. 1.2 Contextualização e Problema A F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA tem a visão de estar entre as maiores empresas no ramo em sua região de atuação, a primeira opção para seus clientes, contudo, para se manter no foco é preciso acima de tudo analisar seus pontos fracos e buscar corrigi-los de forma eficiente. Apesar de ter a área comercial desenvolvida, a empresa enfrenta dificuldades em sua área financeira, que vai desde a aparente ineficácia dos processos internos até a falta de previsão de situações de sobra ou falta de caixa, com isso, ela também não consegue se preparar para aplicar ou captar recursos, respectivamente, de forma a otimizar a utilização do seu capital empregado. Esta situação reflete numa aparente gestão financeira por saldo bancário, onde os pagamentos são realizados de forma aleatória conforme a entrada de recursos. Uma gestão assim gera custos elevados com multas e juros, além de problemas de relacionamento com os fornecedores. A comunicação e troca de informações com a Contabilidade não estão adequadamente estruturadas, fazendo com que as informações necessárias para a tomada de decisão demore a chegar e que os demonstrativos contábeis não reflitam

15 14 a realidade da empresa. Desse modo se vislumbra claramente a necessidade de implantar um sistema de planejamento e controle financeiro nessa pequena empresa do ramo de serviços topográficos. E a partir dessa ideia, tem-se como problema de pesquisa o seguinte questionamento: Como elaborar uma gestão financeira adequada para uma empresa muito carente nessa função, sendo de fácil entendimento e utilizada de forma eficiente? 1.3 Objetivos Geral Identificar quais os procedimentos necessários para implantação de um sistema de gestão financeira na empresa, de forma que ela consiga ter conhecimento e domínio da sua situação real, como também, condições para realizar seu planejamento financeiro, através das planilhas financeiras, possibilitando avaliar seus projetos e buscar melhoria progressiva na sua rentabilidade Específicos Levantar a situação patrimonial da empresa. Conhecer as rotinas e procedimentos financeiros e contábeis adotados pela empresa. Elaborar um modelo de planejamento e controle financeiro adequado, que seja um reflexo da empresa, criando planilhas financeiras que servirão como fonte de informação estratégica, auxiliando na tomada de decisões, sendo elas inicialmente: - DRG Demonstração de Resultado Gerencial - Fluxo de caixa real e projetado - Contas a pagar e a Receber - Controle de Bancos - Demonstrativo de Resultado

16 15 Elaborar sugestões que estejam alinhadas a melhoria da gestão financeira da empresa. 1.4 Justificativa A situação da empresa estudada e a grande dificuldade do dirigente em visualizar suas verdadeiras capacidades financeiras frente aos seus compromissos, fez com que a autora, que pertence à família do seu dirigente, se interessasse pelo tema e desenvolvesse um estudo, através de técnicas disponíveis, para controlar as finanças, de modo a se adaptar às realidades peculiares e imprevisíveis do mercado. Além do fato de pertencer ao grupo familiar que administra o negócio, o que facilitou bastante o acesso às informações, a razão fundamental que orientou a escolha da empresa foi à possibilidade de vivenciar a gestão de um negócio e contribuir para o seu aprimoramento, constituindo-se numa oportunidade única de uma experiência memorável, muito embora o fato da empresa se localizar no interior do Rio Grande do Norte, em Alto do Rodrigues, ter dificultado a execução do trabalho. No entanto, por ser a F.I.CUNHA TOPOGRAFIA LTDA. uma empresa séria e reconhecida na região, não há dúvida de que o presente trabalho trará mais um avanço para a empresa, auxiliado-a nas tomadas de decisão, ao mesmo tempo em que se constituirá em valiosa experiência para a sua autora. Espera-se, também, que o presente estudo venha a contribuir de forma acadêmica, fazendo com que administradores tenham uma visão mais ampla para criar procedimentos adequados a situação peculiar vivida por cada empresa e, através disso, implantar um planejamento financeiro de acordo com as suas reais necessidades.

17 16 2. REFERENCIAL TEORICO 2.1 Administração Financeira Para compreender o real significado de Administração Financeira de uma empresa, é de suma importância entender o significado de finanças para a mesma. Gitman (2002, p. 4) define finanças como: A arte e a ciência de administrar fundos. Praticamente todos os indivíduos e organizações obtêm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Finanças ocupa-se do processo, instituições, mercados e instrumentos envolvidos na transferência de fundos entre pessoas, empresas e governo. Desta forma pode-se definir a Administração Financeira como um conjunto de atividades que visa gerir as finanças de uma empresa ou organização. (GITMAN, 2002). Ainda de acordo com Gitman (2002), pode-se dizer que a administração financeira é uma técnica utilizada para controlar o crédito aos clientes, análise de investimento, planejamento e, de meios possíveis para adquirir recursos para financiar operações e atividades da empresa, evitando gastos desnecessários e desperdícios, buscando sempre melhores caminhos para a condução financeira e um melhor desenvolvimento para a empresa. A administração financeira cada vez mais vem agregando grande importância para o crescimento das empresas de micro e pequeno porte. Nas palavras de Santos (2001), durante muitos anos, a administração financeira da pequena e média empresa visava basicamente em receber e pagar contas e, por isso, era considerada uma simples extensão da administração geral. Entretanto este conceito mudou, surgindo outras exigências maiores para as funções financeiras em razão do aumento da competitividade, que exige uma melhor gestão, e da sofisticação de mercado financeiro. A Administração Financeira está ligada diretamente com várias outras áreas de conhecimento como a Economia e a Contabilidade. Para Gitman (1978, p. 4),

18 17 A administração financeira pode ser vista como uma forma de economia aplicada, que se baseia em conceitos teóricos econômicos. A administração financeira também aproveita certos dados da contabilidade, outra área da economia aplicada. Diante da citação cabe ressaltar que apesar do inter-relacionamento entre as áreas, existe uma diferença muito grande entre a Administração financeira e a economia, bem como a administração financeira e a contabilidade, a qual será abordada a seguir, por tratar-se de uma das áreas mais próximas da função financeira, principalmente nas pequenas e médias empresas Administração Financeira e a Contabilidade Para os contadores, finanças é um fator indispensável. Em pequenas empresas em especial, os contadores geralmente são solicitados tanto a tomar decisões financeiras como cumprir as obrigações da contabilidade. De acordo com as afirmações de Ross et al (2000), pode-se relatar que cada vez mais os contadores precisam conhecer finanças, para entender as implicações de muitos dos novos tipos de contratos financeiros, e seu impacto sobre as demonstrações financeiras, já que cada vez mais a complexidade do mundo financeiro tende a crescer. Muitos consideram as funções financeira e contábil dentro de uma empresa como a mesma coisa. Apesar de existir uma relação muito próxima entre essas funções, a função contábil é mais bem visualizada como um insumo necessário à função financeira, ou seja, uma sub função da Administração Financeira. Segundo Gitman (1978), existem duas diferenças básicas de perspectiva entre a Administração Financeira e a Contabilidade, na qual uma se refere ao tratamento de fundos e a outra, a tomada de decisão Tratamento de fundos O contador, de acordo com Gitman (1978), executa uma função básica, que é fornecer e desenvolver dados para avaliar o desempenho da empresa e pagar

19 18 impostos, a qual difere da do administrador financeiro na maneira como visualiza os fundos da empresa. O contador prepara as demonstrações financeiras, baseando-se na premissa de que as receitas devem ser reconhecidas no ponto de vendas e despesas quando incorridas. Esse método contábil é denominado de regime de competência dos exercícios contábeis. De acordo com Gitman (1978, p. 6): As receitas oriundas da venda de mercadorias a crédito, pela qual não se tenha recebido ainda o pagamento efetivo de caixa, aparecem nas demonstrações financeiras da empresa como contas a receber, um ativo temporário. As despesas são tratadas de modos semelhantes, certos passivos são criados para representar bens ou serviços que foram recebidos, mas ainda devem ser pagos. Esses itens são normalmente listados no balanço como contas a pagar. Por outro lado, o administrador financeiro, ao contrário do contador, ao invés de reconhecer receitas no ponto de vendas e despesas, quando incorridas, reconhece receitas e despesas somente com respeito à entrada e saída de caixa. Sua preocupação é manter a solvência da empresa, proporcionando os fluxos de caixa necessários para honrar suas obrigações e adquirir os ativos circulantes e fixos, necessários para atingir as metas da empresa. (GITMAN, 1978) Tomada de decisão O contador dedica-se á coleta e apresentação de dados financeiros, enquanto o administrador financeiro avalia as demonstrações financeiras elaboradas pelo contador, desenvolve dados adicionais e toma decisões com base em suas análises, na visão de GITMAN (1978, p. 7): O papel do contador é prover dados consistentes que sejam interpretados com facilidade, sobre operações passadas, presentes e, possivelmente, futuras da empresa. O administrador financeiro usa estes dados, seja em forma bruta, seja depois de fazer certos ajustes e análises, como um importante insumo ao processo de tomada de decisão financeira.

20 19 Diante da citação, não significa dizer que os contadores nunca tomam decisões e que os administradores financeiros nunca coletam dados. Contudo a ênfase básica da Contabilidade e Administração Financeira é sobre as funções que cada um desempenha, na qual geralmente são seguidas Administração financeira e a economia A economia é dividida em duas áreas amplas, a Macroeconomia e Microeconomia, as quais apresentam grande importância para o desenvolvimento do ambiente financeiro. De acordo com Gitman (1978, p. 4), A macroeconomia estuda o ambiente global, institucional e internacional em que empresa precisa operar, enquanto que a microeconomia trata de determinação de estratégias operacionais ótimas para empresas ou indivíduos.. È muito importante que o administrador financeiro esteja ciente de sua estrutura institucional, precisa estar atento para diferentes consequências de níveis de atividade econômica e mudanças na política econômica que podem afetar seu próprio ambiente de decisão. Também precisa conhecer as várias instituições financeiras e conhecer como estas operam, para poder avaliar as fontes de financiamento disponíveis para a empresa. As teorias microeconômicas preocupam-se pela operação eficiente da empresa. Visa definir ações que permitirão á empresa atingir o sucesso financeiro. De acordo com Gitman (1978) alguns conceitos, como o de oferta e demanda e da maximização do lucro são retirados da teoria microeconômica. Em resumo é de suma importância possuir conhecimento sobre Economia para se entender o ambiente financeiro e as teorias de decisão que constituem as bases da Administração Financeira contemporânea. 2.2 O Papel da Administração Financeira na Empresa As características e importância da função financeira dependem, na maioria das vezes, do tamanho da empresa. Relacionado aos conceitos de Gitmam (1978), pode-se afirmar que em empresas pequenas, a função financeira geralmente é

21 20 realizada pelo departamento de contabilidade, á medida que a empresa cresce, a importância da função financeira também cresce, tornando-se necessário a criação de um departamento financeiro separado. A função financeira pode estar relacionada inicialmente só com a função de crédito, com a avaliação, seleção e acompanhamento de clientes aos quais se concede o crédito. Na proporção em que a organização cresce dá-se atenção à avaliação da posição financeira e a aquisição de financiamento em curto prazo. Na medida em que a empresa se aproxima de uma produção em larga escala, a função financeira passa a incluir decisões referentes a ativos fixos, obtenção de fundos para financiar ativos fixos e distribuição do lucro da empresa para os donos (ROSS, et al 2000). Gitman (1978, p. 7), afirma que, [...] a função financeira é necessária para que a empresa opere em larga escala. Ela pode ser atribuída á contabilidade ou a um departamento financeiro separado, mas precisa existir, de alguma forma, para fornecer técnicas e habilidades necessárias que possibilitem a empresa maximizar seus retornos, dada a amplitude de suas operações. Diante da citação pode-se dizer que para que uma empresa sobreviva no mercado é de suma importância que ela cuide de suas finanças. A administração financeira tem ganhado grande importância nas empresas atualmente, e os controles financeiros são essenciais para uma boa administração, sendo que a falta destes controles podem trazer riscos à empresa e consequentemente levá-la a insolvência e a sua extinção do mercado. 2.3 Objetivos da Administração Financeira A compreensão em relação aos objetivos da administração é de suma importância, pois gera uma base concreta para tomar e avaliar decisões financeiras.

22 Maximização da Riqueza De acordo com Gitman (1997), o objetivo geral da administração financeira é maximização da riqueza dos proprietários seja a empresa uma firma individual, uma sociedade de pessoal (quotas), ou por ações. Para que o administrador atinja o objetivo de maximizar a riqueza, ele procura tomar decisões que contribuirão com maior lucratividade para a empresa, ao mesmo tempo em que cuida da gestão do risco, escolhendo as alternativas que irão proporcionar maior valor monetário possível ao valor das ações ou quotas do capital da empresa. Ainda sob a visão de Gitman (1997), a maximização da riqueza é dada por várias razões, como a data de ocorrência dos retornos, o fluxo de caixa disponível aos acionistas, (as receitas da empresa não representam fluxo de caixa disponível aos acionistas) e o risco (possibilidade de os resultados realizados serem diferentes dos planejados). 2.4 As Funções do Administrador Financeiro Tendo como base Ross (2000, p. 3) A função do administrador financeiro frequentemente está associado a um alto executivo da empresa, geralmente denominado diretor financeiro, ou vice-presidente de finanças. Desta forma pode-se dizer que a administração financeira de uma empresa é exercida por pessoas ou um grupo de pessoas, na qual apresentam diferentes denominações, na qual algumas empresas preferem chamar de diretor financeiro, outras de gerente financeiro, vice-presidente de finanças ou administrador financeiro. As atividades de operações existem em função do negócio da empresa e não compete ao administrador financeiro determinar como elas devem ser conduzidas. Todavia, o administrador financeiro pode contribuir com os conhecimentos relacionados de sua área, mostrando a melhor forma de conduzir essas atividades. Quaisquer atividades da empresa envolvem recursos, e, portanto são conduzidas para a obtenção de lucro.

23 22 De acordo com Brigham (2001, p.34), o principal objetivo do administrador financeiro é a de maximizar a riqueza dos sócios acionistas. Ou seja, o administrador financeiro deve visar atingir os objetivos dos proprietários da empresa, deve preocupar-se em cuidar do patrimônio do proprietário, bem como analisar fatores externos, decisões de política estratégica, níveis de atividade econômica e condições no mercado acionário, maximizando assim o preço da ação da empresa no mercado. Este conceito existe até os dias de hoje, porém de uma forma maximizada, tendo uma visão mais abrangente e sistêmica. De acordo com Plantullo (2004), em seu artigo publicado, as funções do administrador financeiro passaram por uma série de mudanças no decorrer dos tempos. No inicio do século XX, as principais tarefas do administrador financeiro eram aspectos legais de fusões e aquisições, processo de formação de novas empresas e emissão de títulos para captação de recursos. Ainda sob a ótica de Plantullo (2004), em 1929, como a ênfase passou a ser nos processos de falência, reestruturação, liquidez empresarial e regulação dos mercados de títulos e valores mobiliários, o administrador financeiro passa a ter importância na análise dos demonstrativos financeiros, ou seja: análise do Balanço Patrimonial, Demonstrativo e Resultado do Exercício, também no Demonstrativo das Origens e Aplicações de Recursos e Demonstrativo do Patrimônio Liquido. O autor relata ainda, que uma das maiores contribuições para a evolução da teoria financeira ocorreu em 1958, com os modelos propostos por Modogliani Miller, demonstrando a influência da estrutura de capital sobre o valor das empresas. Sendo assim, o principal objetivo da administração financeira e do administrador financeiro passou a ser a maximização da riqueza para os seus acionistas proprietários, através de uma gestão adequada e suas políticas de investimento, financiamento e dividendo. Para tanto as funções básicas do administrador financeiro de uma empresa relacionado aos conceitos de Hoji (2000) são: a) Análise, planejamento e controle financeiro: o administrador financeiro tem a responsabilidade de coordenar, monitorar e avaliar todas as atividades da empresa, bem como sua condição financeira, por meio de dados e relatórios financeiros, e determinar o numero de capital necessário.

24 23 b) Administração da estrutura de ativo da empresa (Decisão de Investimento): o administrador financeiro determina a destinação dos recursos financeiros para a aplicação em ativos correntes (circulantes), e não correntes (realizável á longo prazo e permanente), atividade localizada no lado esquerdo do Balanço. O administrador financeiro deve tentar manter níveis ótimos para cada tipo de Ativo Circulante, observar e decidir quando investir, como e quanto, se valerá à pena adquirir um bem ou direito. Deve decidir também qual são os melhores tipos de Ativos Permanentes para adquirir e saber quando os ativos existentes se tornarão obsoletos, na qual precisarão ser modificados, substituídos ou liquidados. c) Administração da estrutura financeira da empresa (Decisões de Financiamento): o administrador financeiro busca a captação de recursos financeiros para financiar os ativos circulantes e não circulantes da empresa. É de responsabilidade do administrador financeiro verificar as melhores opções de financiamento existente no mercado, seja ela de curto ou longo prazo, para conseguir os melhores retornos financeiros possíveis. Estas são as funções básicas que um administrador financeiro deve ter, seja ele um administrador financeiro de uma empresa de pequeno, médio ou grande porte. Um grande problema encontrado nas micro e pequenas empresas, em relação ao administrador financeiro exercer seu papel, é que o pequeno empresário depende, na maioria das vezes, somente dele para administrar todas as áreas compras, vendas, finanças, etc., exercendo múltiplas e variadas funções dentro da empresa. Diante disto percebem-se as enormes dificuldades que os pequenos empresários enfrentam, diferenciando-se das grandes empresas nas quais existem pessoas qualificadas e treinadas, que trabalham em um setor especifico que administra e cuida somente da saúde financeira da empresa. Um dos principais motivos pelos quais as micro e pequenas empresas brasileiras são extintas do mercado é justamente a falta de uma adequada administração financeira, falta de informações precisas para o controle e planejamento financeiro. Sem um planejamento e controle eficazes, o administrador da empresa não sabe quando e quanto entrará de dinheiro em caixa, ou seja, não acompanha com exatidão o fluxo financeiro da empresa, e assim não tem como

25 24 programar as contas a pagar, correndo risco de acumular dividas onde não haverá entradas suficientes para liquidá-las. De acordo com Hoji (2000) os administradores financeiros administram ativamente as finanças de todos os tipos de empresas, financeiras ou não, privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos. As áreas de atuação do administrador financeiro podem variar muito, ele pode trabalhar em diversas áreas especificas da empresa, em cargos ou funções como: 1. Analista Financeiro: Cargo na qual sua principal função é preparar os planos financeiros e orçamentários, através da preparação da demonstração financeira e orçamentária, estabelece os planos financeiros a curto e longo prazo, com objetivo de atingir suas metas. 2. Gerente de Orçamento de Capital: O administrador financeiro tem a função de avaliar, dizendo se é viável ou não investir em ativos, pois ele já terá realizado uma previsão futura e saberá avaliar se determinado investimento trará retorno financeiro positivo ou negativo a empresa. 3. Gerente de projetos de Financiamentos: Em empresas de grande porte o papel do administrador financeiro é conseguir financiamento para investir em ativos da empresa. Desta forma o gerente de orçamento de capital e o gerente de projetos de financiamentos podem trabalhar juntos, por exemplo, em algumas empresas antes de realizar um grande investimento de capital, é necessário avaliar se o custo inicial esta dentro de sua capacidade de pagamento (gerente de orçamento de capital), para depois estabelecer como financiá-lo (gerente de projetos de financiamento), comparando assim alternativas de comprar a vista ou a prazo. 4. Gerente de Caixa: Sua função básica é controlar e manter os saldos do caixa da empresa. É responsável pelas cobranças, desembolso do caixa e investimento de curto prazo. 5. Analista ou Gerente de Credito: Gerencia os créditos a receber da empresa, monitoramento e solicitação de credito. Pode-se perceber que o administrador financeiro pode exercer sua atividade em diversas áreas da empresa, porem qualquer que seja a área que estiver

26 25 atuando, o objetivo é sempre o mesmo, ou seja, trazer resultado e retorno financeiro positivo para a empresa. Para o administrador financeiro ser bem sucedido, no ponto de vista de Groppelli e Nikbakht (1998), é necessário que ele esteja envolvido nas mudanças que ocorrem no campo de finanças, ou seja, são responsáveis pelo reconhecimento e respostas aos fatores de mudanças em todos os ambientes, sejam eles privados financeiros, ou públicos. Sendo assim pode-se ressaltar que a administração financeira é uma atividade orientada por objetivos, na qual as ações do administrador financeiro relativo á análise e ao planejamento financeiro, as decisões de investimento, e as decisões de financiamentos devem ser tomadas sempre visando ao cumprimento dos objetivos dos proprietários da empresa, seus acionistas. Para os administradores das pequenas e médias empresas, porém, existem algumas áreas e funções operacionais que são mais críticas e fazem parte da rotina diária, merecendo um devido destaque como as apresentadas a seguir. 2.5 Fundamentos e Práticas de Tesouraria Pelo fato de praticamente todos os recursos financeiro que giram na empresa transitarem pela tesouraria em algum momento, sob a forma de dinheiro, esta é uma das áreas mais importantes em uma empresa. De acordo com Hoji (2001, p. 1) a tesouraria moderna administra grandes volumes de ativos e passivos financeiros, o que torna uma das áreas mais importantes de uma empresa. Ainda Hoji (2001), devido o alto nível de competitividade da economia globalizada, a participação ativa do tesoureiro, é cada vez mais exigida, isso para alavancar os negócios da empresa, através de seus conhecimentos técnicos em transações financeiras e comerciais. Para Hoji (2003, p. 137) a finalidade básica da Tesouraria é assegurar os recursos e instrumentos financeiros necessários para a manutenção e viabilização dos negócios da empresa.

27 26 O sistema de tesouraria envolve o controle das informações financeiras de todos os setores da empresa, Recursos Humanos, RH, Financeiro, Logísticas, dentre as demais áreas. È responsável pelo recebimento e pagamentos diários, além de disponibilizar informações gerenciais que indicam os recursos suficientes para as movimentações diárias. (HOJI, 2001). Conforme Hoji (2003 p. 140): Direta ou indiretamente, todas as áreas das empresas mantêm algum tipo de vinculo com a área de Tesouraria. Se numa empresa existem as áreas industriais, comercial e administrativa, todas elas são fornecedoras de dados e informações para a elaboração do importante instrumento de gestão financeira: a previsão do fluxo de caixa. Quase todos os atos praticados por outras áreas acabam transformando-se em contas a receber, ou em contas a pagar. E, consequentemente, todos os valores a receber ou a pagar transitam, obrigatoriamente, pela Tesouraria. Catelli (1999) apresenta uma mesma visão, na qual relata que a tesouraria administra e controla o dinheiro da empresa e que é exatamente através desta transação que ocorre a geração de caixa, sendo assim este processo representa fluxos financeiros que envolvem todas as atividades das áreas funcionais e que constituem a atividade financeira da empresa. Desta forma devem ser considerados tópicos de suma importância como: estrutura de capitais, elaboração de estratégias financeiras, níveis de intermediação, otimização financeira e elaboração de estratégias financeiras. Através disto certamente haverá uma interação eficaz na empresa, onde os objetivos serão melhor estabelecidos, para consequentemente obter um sucesso mais rápido. (CATELLI, 1999). são: Baseado em conceitos de Hoji (2003), as principais funções de tesouraria - Planejamento Financeiro: Elaborar projeções de fluxo de caixa; Verificar qual é a estrutura de capital e alternativas de financiamento; Estabelecer política de aplicação financeira e de financiamento de capital de giro. - Administração do fluxo de caixa: Controlar os recursos disponíveis em bancos e em caixa; Elaborar e analisar a Demonstração do Fluxo de Caixa Realizado; Planejar e executar ações para suprir insuficiências de caixa; Planejar e

28 27 executar ações para maximizar as sobras de caixa; Analisar alternativas de financiamento de capital de giro; Analisar antecipações de recebimento e pagamento, dentre outros. - Negociação e Controle de Aplicações Financeiras: Verificar os aspectos legais e financeiros das aplicações financeiras; Negociar e Controlar as aplicações financeiras; Conceder limite de crédito para instituições financeiras; Controlar e analisar a rentabilidade das aplicações financeiras. - Negociação e Controle de Empréstimos e Financiamentos: Analisar os aspectos legais e financeiros das modalidades de empréstimos e financiamentos; Negociar linhas de créditos com instituições financeiras; Negociar e controlar empréstimos e financiamentos bancários; Controlar e analisar os custos de empréstimos e financiamentos. - Negociação e Controle de Garantias e Seguros: Negociar linhas de créditos para fianças bancárias e seguro garantia; Controlar os instrumentos de garantia entregues a terceiros; Analisar, controlar e manter a guarda dos instrumentos de garantia recebido de fornecedores. - Crédito e Cobrança: Analisar os cadastros dos clientes para fornecer o crédito; Cobrar e receber as duplicatas nos respectivos vencimentos. - Contas a Pagar: Estabelecer políticas de pagamento; Controlar adiantamentos a fornecedores; Controlar abatimentos e devoluções de mercadorias; Controlar cobranças bancárias e cobranças em carteira; Liberar duplicatas para pagamento. 2.6 Administração do Capital de Giro A administração financeira de empresas tem passado por uma evolução nos últimos anos, novos conceitos, ferramentas e instrumentos foram surgindo, visando capacitar os executivos a tomar melhores decisões e criar programas que visem maximizar a riqueza dos proprietários. Um dos temas que vem sendo bastante abordado é a administração do capital de giro, devido à crescente falta de equilíbrio e estabilidade financeira nas organizações. Desta forma o capital de giro é uma atividade que requer muito tempo dos executivos financeiros, tanto nas grandes como nas pequenas e médias empresas. De acordo com Santos (2001, p. 15),

29 28 [...] grande parte do tempo do gestor financeiro é destinada à solução de problemas de capital de giro, como financiamentos de estoques, gerenciamento da inadimplência de clientes e administração das insuficiências de caixa. Esses problemas podem ser minimizados ou mesmo evitados por meio de uma administração de capital de giro que valorize a prevenção de sua ocorrência. O capital de giro como seu próprio nome diz, são os recursos ligados à atividade operacional que ficam girando dentro da empresa e, a cada vez que sofre transformação em seu estado patrimonial, produz reflexo na contabilidade. É conhecido também como capital circulante e corresponde aos recursos aplicados em ativos circulantes, que se transformam constantemente dentro do ciclo operacional. Para Assaf Neto e Silva (1997, p. 14) a administração do capital de giro encontra-se inserida no contexto decisório das finanças das empresas, permitindo melhor entendimento de como as organizações geram, aplicam e gerenciam seus recursos financeiros. Ou seja, é um conjunto de regras que tem por objetivo a preservação da saúde financeira da empresa, sendo que sua administração inadequada resulta em sérios problemas financeiros, contribuindo para a formação de uma situação de insolvência. Sendo assim, a correta administração do capital de giro é primordial para a administração financeira das empresas, pois esta precisa recuperar todos os custos e despesas, inclusive as financeiras, incorridos no ciclo operacional, e obter o lucro desejado, por meio da venda do produto ou prestação de serviços. De acordo com Vieira (2005, p. 33), a administração do capital de giro pode ser caracterizada, Como o campo de estudos que trata da gestão dos ativos e passivos que compõe os grupos circulantes do balanço patrimonial ativo circulante e passivo circulante, e se preocupa em buscar respostas para duas questões principais: (1) Quanto deve ser investido nas contas do ativo circulante, e (2) Como esses investimentos deveriam ser financiados? Desta forma o capital de giro ou capital circulante diz respeito à administração das contas dos elementos de giro, ou seja, dos ativos e passivos circulantes, e as inter-relações existentes entre eles. É representado pelo ativo circulante (bens e

30 29 direitos), pelas aplicações correntes, identificadas geralmente pelas disponibilidades, valores a receber e estoques, os quais são capazes de serem convertidos em dinheiro no prazo máximo de um ano. E pelo passivo circulante (obrigações), como fornecedores, contas apagar, salários e encargos, que também são exigidos no prazo de um ano. Ainda de acordo com Vieira (2005, p.33) são contas que contêm elementos essenciais para a viabilização das atividades operacionais, a exemplo dos estoques e das contas a receber dos clientes, e se destinam a apoiar o giro dos negócios da organização. Diante disto à administração do capital de giro é frequentemente abordada sob a ótica das decisões financeiras em curto prazo e tem como foco principal à definição da política de capital de giro. De acordo com Vieira (2005, p. 40), a administração do capital de giro tem como objetivo principal a manutenção do equilíbrio financeiro da empresa como forma de garantir a continuidade da atividade operacional e propiciar condições adequadas que favoreçam a sua sobrevivência e o crescimento. Este equilíbrio financeiro pode ser entendido como cumprir com os compromissos financeiros assumidos (pagar o que deve ser pago no vencimento), mantendo assim um fluxo de caixa saudável e uma boa situação de liquidez. A definição do montante de capital de giro de acordo com Assaf Neto e Silva (1997) é uma tarefa muito difícil, pois afeta diretamente o sucesso do negócio, exercendo influência sobre a liquidez e a rentabilidade da empresa. De acordo com as afirmações de Santos (2001), o capital de giro precisa de recursos para seu financiamento, como acontece com o capital permanente representado pelos imóveis e instalações físicas. Sendo assim quanto maior for o capital de giro, maior será a necessidade de financiamento, seja com recursos próprios, ou recursos de terceiros. Ainda Santos (2001, p. 23), a quantidade de capital de giro utilizada por uma empresa, depende de seu volume de vendas, de sua política de crédito comercial e do nível de estoque que ela precisa manter. Sendo que estes três fatores podem variar independentemente uns dos outros.

31 Capital Circulante Líquido Como já mencionado, a expressão capital de giro é definida como o montante total investido no ativo circulante (caixa, bancos, aplicações financeiras, estoque e contas a receber de clientes), enquanto a expressão capital de giro líquido é definida como sendo a diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante e refere-se ao saldo liquido de aplicações e fontes efetuadas num horizonte de tempo. Conforme Assaf Neto e Silva (1997, p. 16), o capital de giro liquido reflete a folga financeira da empresa, representa o volume de recursos de longo prazo que se encontra financiado os ativos correntes (de curto prazo). Para Vieira (2005 p. 49): È um valor monetário (um montante de dinheiro), calculado pela diferença entre os recursos que se prevê estarão disponíveis e as obrigações vencíveis á curto prazo. Representa uma medida da folga financeira da empresa em fazer frente aos seus compromissos registrados no passivo circulante. Sob a ótica da liquidez, quanto mais elevado maior. No Quadro 1, verificam-se os tipos de situações que podem ocorrer com o capital circulante liquido, podendo ser positivo, negativo ou nulo. Quadro 1: Situações de capital circulante líquido. Fonte: HOJI, 2001 p.112

32 31 Quando a soma dos elementos do ativo circulante for maior do que a soma dos elementos do passivo circulante, o CCL é positivo, significando a existência de recursos de longo prazo aplicados nas contas de curto prazo do ativo. Significa que a empresa tem mais bens e direitos a receber, do que obrigações a pagar. Isso resulta em risco mais baixo, porém afetando a rentabilidade do negócio. Caso for menor, o CCL é negativo, indicando a existência de aplicações de longo prazo sendo financiadas por recursos de curto prazo. Significa que os recursos passivos permanentes da empresa não são suficientes para cobrir todas as necessidades de investimento de longo prazo, devendo, ser utilizado fundos provenientes do passivo circulante (curto prazo) elevando o risco do negócio. E quando a soma do ativo circulante for igual à soma do passivo circulante o CCL é nulo. 2.7 Administração do Disponível De acordo com Braga (1995, p. 123) as disponibilidades compreendem o numerário mantido em caixa, os saldos bancários de livre movimentação e as aplicações financeiras de liquidez imediata. Se as disponibilidades forem conservadas em níveis muito baixos, haverá o comprometimento da capacidade de solvência da empresa. Todavia o excesso de disponibilidades prejudica a rentabilidade da empresa. A administração das disponibilidades busca um equilíbrio entre tais extremos, contudo não é uma tarefa fácil devido aos constantes e muitas vezes incertos fluxos de pagamento e recebimento (BRAGA, 1995). Sob os conceitos de Hoji (2003), a administração eficiente das disponibilidades contribui para a maximização do lucro das empresas, sendo que quando a área de tesouraria recebe ou paga, normalmente as decisões que geram os fluxos financeiros já foram tomadas anteriormente por administradores de outras áreas, restando pouca coisa que o tesoureiro possa fazer para influir sobre esses fluxos financeiros. O Tesoureiro é o responsável pela administração do caixa, portanto deve ter uma visão integrada do fluxo de caixa de sua empresa, e interagir juntamente as áreas geradoras de pagamento e recebimento.