Guia de apoio à codificação de medicamentos

Transcrição

1 Guia de apoio à codificação de medicamentos Para atender à RDC 54/2013 (Versão 2) Apoio:

2 Introdução... 3 Benefícios esperados... 3 Aplicações... 4 Embalagem secundária:... 4 Identificação: GTIN Codificação: GS1 DATAMATRIX Exemplo Embalagem terciária:... 9 Identificação: GTIN-14 e SSCC Codificação: GS1-128 Exemplo Boas práticas Qualidade de impressão Cor e contraste Tamanho (magnitude) Certificação de códigos Informações gerais Referências

3 INTRODUÇÃO O Guia de Apoio à Codificação de Medicamentos tem como objetivo apresentar as melhores práticas de identificação e codificação para embalagem secundária (cartucho) e terciária (de transporte), atendendo: LEI Nº , DE 14 DE JANEIRO DE 2009 RDC Nº- 54, DE 10 DE DEZEMBRO DE 2013 Embalagem Secundária Embalagem Terciária BENEFÍCIOS ESPERADOS Apoio técnico para aplicação correta dos códigos nas embalagens secundárias e terciárias. Direcionamento para garantir qualidade na impressão dos códigos. Atendimento aos requisitos da RDC 54/

4 APLICAÇÕES Embalagem secundária IDENTIFICAÇÃO: GTIN O GTIN (Global Trade Item Number/ Número Global de Item Comercial) é um número que identifica produtos e serviços de forma única. Ele é formado pelo prefixo da empresa GS1, uma referência de item e um dígito verificador. Apesar do GTIN não ser obrigatório, a sua utilização garante a interoperabilidade na cadeia de suprimentos e aderência aos mercados internacionais. Quando é atribuído um GTIN, o detentor da marca/registro deve vincular este número de identificação a características do item, tais como, descrição, peso, dimensões, princípio ativo etc. em seu banco de dados. O GTIN mais utilizado para identificação de medicamentos é o GTIN-13 (com 13 dígitos). GTIN-13 - Estrutura Prefixo GS1 de Empresa / Referência do Item N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 Para mais informações sobre a construção do GTIN: Dígito Verificador CODIFICAÇÃO: GS1 DATAMATRIX O GS1 DataMatrix é uma simbologia bidimensional, que permite codificar, com o uso de Identificadores de Aplicação (AI), uma série de informações, como: identificação do produto (GTIN), data de validade, lote, número serial etc. A RDC 54/2013 determina que o DataMatrix codifique minimamente os seguintes dados que compõem o IUM (Identificação Única do Medicamento): I - Número de registro do medicamento junto à Anvisa; II - Número serial; III - Data de validade; IV - Número do lote. O número de posições mencionadas na RDC 54/2013 varia de acordo com a tabela abaixo. Note que o padrão GS1 em alguns casos possui uma capacidade maior de posições. 4

5 Informações a serem inseridas no código: AI (Identificadores de Aplicação) Padrão GS1 RDC (01) GTIN Numérico 14 - (713) Número de registro ANVISA Alfanumérico até 20 Numérico 13 (21) Número serial Alfanumérico até 20 Numérico 13 (17) Data de validade* Numérico 6 AAMMDD Numérico 6 AAMMDD Nota 1* (10) Número do lote Alfanumérico até 20 Alfanumérico até 20 Para atender às Regulamentações Brasileiras, as empresas devem seguir as indicações da coluna RDC 54/2013. * Nota 1: Dependendo da utilização da data, seu formato será diferente: - Data no IUM comunicado a ANVISA quando necessário: MM/AA (RDC 54/2013) - Data dentro do DataMatrix impresso nas embalagens de comercialização de medicamentos: AAMMDD. Em caso da ausência do dia, deve ser inserido o valor 00, sendo: (AA: ano, MM: mês, DD: dia) - Data Humano Legível nas embalagens de medicamentos: mês/ano (RDC 71/2009) COMO CODIFICAR? Símbolo caractere Função 1 (FNC1) O GS1 DataMatrix usa uma combinação especial inicial para diferenciar o símbolo GS1 DataMatrix de outros símbolos DataMatrix. Utiliza-se o Símbolo Caractere Função 1 (FNC1) na posição inicial dos dados codificados. Esse símbolo, nessa posição, indica que se trata da simbologia específica GS1 DataMatrix. Dentro do GS1 DataMatrix, o FNC1 é codificado de duas maneiras diferentes: Quando usado como caractere inicial ASCII 232: ]d2 Quando usado como separador de campo - ASCII 29: <GS> Um GS1 DataMatrix é adequadamente codificado quando iniciado com o FNC1. Um scanner de código de barras corretamente configurado irá imprimir ]d2 no início dos dados decodificados.]d2 é o Identificador de Simbologia para GS1 DataMatrix padronizada pela ISO/IEC. Mais informações: Guia GS1 DataMatrix. O caractere separador de campos tem como funcionalidade avisar o sistema que a informação terminou, quando esta possui medida variável. Toda informação de medida variável deve ser imediatamente seguida por ele, a menos que este seja o último campo no código de barras. 5

6 Concatenação A utilização do GS1 DataMatrix permite diversos Identificadores de Aplicação (AI) e os seus dados em um único símbolo. Quando os dados são de comprimento fixo, não é usado o separador de campo e as próximas informações são inseridas na sequência. Quando os dados do AI são de comprimento variável, terão de ser seguidos pelo separador de campo, conforme figura abaixo. Exemplo de estrutura dentro do GS1 DataMatrix FNC1 AI 1 Dado 1 AI 2 Dado 2 <GS> 1 AI 3 (comprimento (comprimento pré-definido) pré-definido) Dado 3 (comprimento pré-definido) Localização da marcação Na superfície da embalagem, é recomendável que seja mantido apenas um código para que não haja equívocos na leitura da informação. O ideal é que a identificação fique sempre posicionada na embalagem secundária de modo a manter os códigos GS1 DataMatrix direcionados para a parte superior da caixa de embarque. Isso facilitará o manuseio das unidades nas operações logísticas, evitando a necessidade de que elas sejam retiradas da caixa de embarque para leitura. 6

7 Sugestão de layout para o atendimento à RDC 54/2013 com a inscrição dos dados de lote, fabricação e validade: 7

8 EXEMPLO Sugestão de como codificar os requisitos da RDC 54/2013 utilizando o GS1 DataMatrix: Apesar do GTIN não ser obrigatório na RDC 54/2013, ele será combinado com o IUM, devido aos resquisitos de mercado, conforme abaixo: IUMIUM É possível na parte Humano-Legível utilizar o AI (exemplo: (10)123ABC) ou especificar a informação (ex.: Lote:123ABC). Conforme regra de concatenação de dados e caracteres especiais para o exemplo acima, as informações ficariam organizadas da seguinte forma no GS1 DataMatrix: Dentro do do código Código <inicial> <separador> <separador> IUM 8

9 Embalagem terciária Embalagem terciária (caixas, cases, carregadores e paletes) pode ser marcada com GTIN ou identificadores de código de série da unidade logística (SSCC) com base em se eles são considerados itens comerciais ou unidades logísticas (Nota 1). IDENTIFICAÇÃO: GTIN-14 E SSCC O fabricante ou fornecedor tem a opção de identificar a embalagem terciária com um número de identificação único: o GTIN-13 ou GTIN-14. O GTIN-14 (com 14 dígitos) é recomendado para identificação de caixas homogêneas de embarque. Esses GTINs de 14 dígitos incluem o GTIN de item comercial (exceto o Dígito Verificador) contido em cada agrupamento. Logo, o Dígito Verificador para cada GTIN-14 é recalculado. GTIN-14 Estrutura GTIN-14 - Estrutura Indicador GTIN dos ítens contidos (sem Dígito Verificador) Dígito Verificador Indicador GTIN dos ítens contidos (sem Dígito Verificador) Dígito Verificador N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 Para mais informações sobre a construção do GTIN: Para mais informações sobre a construção do GTIN: O indicador N1 é utilizado na Estrutura de Dados GTIN-14. Ele aceita o valor de 1 a 8 e pode representar diferentes níveis de embalagens/empacotamento. Identificação única da embalagem de transporte: SSCC Segundo a RDC 54/ Art 9º: As embalagens de transporte deverão conter um código Segundo identificador a RDC no qual 54/2013 estejam - Art relacionados 9º: As embalagens todos os de IUMs transporte que compõem deverão conter a embalagem. um código identificador no qual estejam relacionados todos os IUMs que compõem a embalagem. Recomenda-se a utilização do SSCC (Código de Série de Unidade Logística) para esta Recomenda-se função. a utilização do SSCC (Código de Série de Unidade Logística) para esta função. O SSCC é um padrão voluntário que estabelece um sistema de identificação que pode ser usado por todas as partes na cadeia de suprimentos; desde o fabricante até a transportadora, distribuidora e varejista, para rastrear a distribuição dos produtos. Ele é um número de 18 dígitos que permite identificação exclusiva e serializada de unidades logísticas/de transporte. Nota 1: Item Comercial - Qualquer item (produto ou serviço) em que há uma necessidade de recuperar informações pré-definidas e que pode ter um preço, ou encomendadas, ou faturado em qualquer ponto em qualquer cadeia de abastecimento. Itens comerciais são identificados com um GTIN. Unidade logística - Um item de qualquer composição estabelecido para transporte e/ou armazenamento que precisa ser gerenciado na cadeia de suprimentos. Ele é identificado com um SSCC. 9

10 Estrutura Indicador Prefixo GS1 de Empresa / Referência Serial Dígito Verificador Indicador N1 Prefixo GS1 de Empresa / Referência Serial N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N15 N16 N17 Dígito Verificador N18 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N15 N16 N17 N18 Quando combinado com informações de embarque fornecidas antecipadamente por meio eletrônico, o SSCC dará suporte a aplicações tais como expedição/recebimento, atualização de estoques, seleção, conciliação de ordens de compra, rastreabilidade de produtos etc. O SSCC é particularmente adequado para identificar embalagens de transporte mistas e/ou que contenham itens serializados, permitindo que seja identificada a mercadoria que está embalada e favorecendo a checagem e controle. 10

11 Sobre a estrutura do SSCC: O dígito de extensão (indicador N1) é usado para aumentar a capacidade do SSCC (ex: 0, 1, 2, até 9). O Prefixo GS1 de Empresa é atribuído ao usuário do sistema pela GS1, tornando o SSCC exclusivo em todo o mundo, onde quer que seja atribuído ou utilizado. As empresas devem obter um Prefixo GS1 de empresa para poderem gerar SSCCs. O número sequencial de referência é atribuído pela empresa a uma unidade logística/de transporte. O dígito verificador (DV) é calculado a partir dos dezessete dígitos anteriores, de acordo com o algoritmo padrão GS1. CODIFICAÇÃO: GS1-128 O código GS1-128 é recomendado para codificar informações entendidas como variáveis e é aplicável às necessidades de codificação da embalagem de transporte para rastreabilidade; é nele que serão inseridas informações de produto, lote, validade, SSCC, utilizando a estrutura de AIs (Identificadores de Aplicação). Margem clara Start C FNC1 AI DADO D Stop Margem Clara 11

12 Margens Claras: existentes à esquerda e à direita do código evitam interferência em sua decodificação. StartC + FNC1: esse duplo caractere é utilizado para sinalizar ao aplicativo que fará a leitura do código GS Quando detecta esses caracteres, o programa prepara-se para interpretar a estrutura de AIs do Sistema GS1. AI: Identificador de Aplicação DADOS: dados correspondentes ao AI utilizado, com formato determinado. D: dígito verificador da simbologia. Stop: caractere de finalização, indica ao leitor óptico o final do código. Dados fixos e variáveis: A imagem abaixo demonstra a estrutura do código com dados fixos e variáveis: STARTC FNC1 (01) DADOS... Start (code C) FNC FNC D Stop Al formato FIXO Al formato VARIÁVEL 12

13 Margem clara Start C FNC FNC D Stop <=Dado Fixo => <=Dado Variável => <=Dado Variável => FNC1: caractere separador de campos. Um campo de formato variável deve ser imediatamente seguido por esse caractere, a menos que este seja o último campo no código de barras. LEITURA: os leitores ópticos decodificarão as informações do código GS1-128 da seguinte maneira: ]C <GS> ]C1 = Identificador de Simbologia, sendo: ] = Caractere Indicador (ASCII 93). Indica que os dois caracteres seguintes determinam o tipo da simbologia. C = Caractere do Código. Determina o tipo de simbologia. 1 = Caractere Modificador. Indica o modo como será utilizada a simbologia. <GS> = Caractere Separador Indica o final de um campo com formato variável. Se este campo for o último da string, não é necessário inseri-lo. EXEMPLO Sugestões de codificação de embalagens de transporte que minimamente deverão conter o SSCC. 13

14 Caixa homogênea Sugestão 1 (00) SSCC - Código de Série de Unidade Logística: n2+n18 (01) GTIN - Número Global de Item Comercial: n2+n14 (17) USE BY/ EXPIRY - Data de Durabilidade Máxima: n2+n6 (10) BATCH/LOT - Número de Batch ou Lote: n

15 Caixa heterogênea ou palete (00) SSCC - Código de Série de Unidade Logística Obs.: para níveis intermediários na hierarquia de embalagens, como por exemplo bundle, recomenda-se consultar a GS1 Brasil para orientação específica na codificação. 15

16 BOAS PRÁTICAS QUALIDADE DE IMPRESSÃO: Alguns fatores devem ser considerados para se obter uma boa qualidade de impressão, tais como: COR E CONTRASTE Contraste é o nome técnico para a diferença entre as áreas escuras e claras de um código de barras e, em particular, como a diferença é vista pelo scanner. O processo de impressão deve assegurar a facilidade com que o scanner pode distinguir as áreas escuras e claras do símbolo. O contraste sofre um grande impacto pela cor e pelo reflexo do substrato usado. Abaixo algumas regras simples que auxiliam na seleção da melhor combinação de cores e ajudam em um bom contraste no símbolo: Preto impresso em branco é a melhor combinação de cores. Áreas escuras devem usar cores sólidas escuras (preto, azul ou cores que contenham uma alta percentagem de preto). Áreas claras devem usar cores brilhantes e refletivas (branco, amarelo ou vermelho - note que alguns scanners usam uma luz vermelha, portanto o vermelho aparece como branco ao scanner). Não devem ser usadas cores intermédias ou tons as que não parecem nem escuras, nem claras. Certos materiais de substrato, particularmente metais de alto reflexo e tintas altamente refletoras (por exemplo, dourados ou prateados) devem ser evitados, visto que o reflexo pode cegar o scanner. TAMANHO (MAGNITUDE) Os códigos de barras podem ser impressos em diversos tamanhos. O tamanho a ser selecionado depende das condições da impressão e da quantidade de informações a serem inseridas. Para cada tipo de código de barras, o tamanho pode variar entre um mínimo e um máximo. 16

17 Padrão para leitura de itens na cadeia de suprimentos e no varejo: GS1 DataMatrix: Utilizando as magnitudes recomendadas e codificando o GTIN e o IUM, o tamanho mínimo do GS1 DataMatrix será em torno de 10 mm X 10 mm e utilizando o tamanho ideal será de 13 mm x 13 mm. Padrão para leitura na cadeia de suprimentos: GS1-128: A altura mínima das barras é de mm (não inclui os números impressos abaixo das barras). A largura máxima do código é de 165 mm incluindo as margens de silêncio (ou margens claras). A magnitude do código é escalonada entre 50% e 100%. Em que 50% representa um módulo de 0,495 m e 100% representa um módulo de 1,016 mm CERTIFICAÇÃO DE CÓDIGOS Existem diversos meios para avaliar a qualidade de um código de barras. A GS1 Brasil coloca à disposição de seus associados o serviço de verificação de qualidade dos códigos de barras (Certificação) e guias de boas práticas. As condições da impressão devem ser verificadas regularmente no decorrer do processo, para garantir que não se tenham deteriorado desde a avaliação inicial. 17

18 INFORMAÇÕES GERAIS Este guia é uma referência rápida de consulta. Para obter mais informações, entre em contato com a GS1 Brasil, pelo telefone (11) , ou visite o nosso portal: Todos os símbolos de códigos de barras representados neste material são meramente ilustrativos. Mais informações e detalhes: Manual de Usuário do Sistema GS1. A GS1 Brasil coloca à disposição de seus associados o serviço de verificação de qualidade dos códigos de barras. Envie amostras dos códigos de barras à GS1 Brasil. 18

19 REFERÊNCIAS Manual do Usuário. Guia GS1 DataMatrix. Padrões GS1 na cadeia de suprimentos do setor da saúde. Encarte Técnico GS