RELATÓRIO DE SUSTENTABILIDADE

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1 RELATÓRIO DE SUSTENTABILIDADE 2009/2010

2 Endereços e contatos APOENA Sustentável São Paulo Rua Tabapuã, conjunto 11 São Paulo/SP Tel.: São Carlos Avenida Dr. Carlos Botelho, 1816 sala 12 Centro / São Carlos contato@apoenasustentavel.com.br Créditos Coordenação geral Andrea Goldschmidt Consultoria de GRI e Textos APOENA Sustentável Levantamento de informações Andreza Antunes Maria Cristina Ciampolini Revisão Geni Goldschmidt Fotos Arnaldo Kikuti Arquivo Apoena Sustentável Sumário Mensagem aos leitores 05 Parâmetros para o Relatório 06 Perfil APOENA 10 Pilares de sustentabilidade 22 Pessoas 24 Excelência em serviços 29 Disseminação do conhecimento 33 Compromisso com o futuro 38 Diagramação Evelyn Marques

3 5 Mensagem aos leitores Os anos de 2009 e 2010 foram um período importante de consolidação dos trabalhos para a APOENA Sustentável. Com uma linha de serviços mais claramente definida, a empresa investiu na criação de processos que ajudaram a otimizar o tempo de nossos consultores e, consequentemente, gerou ganhos significativos nos prazos de atendimento das demandas de nossos clientes. As conquistas e resultados apresentados neste relatório mostram empresa e pessoas como um elemento único, que compartilham dos mesmos princípios e objetivos. A APOENA é o que é por sua equipe, que, em seu dia-a-dia, ajuda a construir uma empresa sempre transparente e melhor. O segundo Relatório de Sustentabilidade da APOENA, embasado nas diretrizes Global Reporting Iniciative (GRI), procura mostrar os avanços alcançados neste período em relação aos desafios identificados durante o processo de elaboração do nosso primeiro relatório. Ele não tem apenas o propósito de mostrar a história e as realizações da empresa, mas também de ser um instrumento que impulsiona melhorias em processos e produtos. Além disso, pretende ser um momento oficial de reflexão que contribua com a criação de novos desafios, projetos e processos que ajudem a tornar a nossa empresa e as empresas de nossos clientes mais sustentáveis. A elaboração deste relatório trouxe ainda um benefício adicional para a nossa equipe que foi a vivência das dificuldades e dúvidas de nossos clientes ao passar pelo mesmo processo. Acreditamos que, além de compartilhar nossos desafios com nossos públicos de interesse, esta experiência nos dá ainda mais subsídios para melhorar o serviço que prestamos. É justamente a busca constante pela excelência na prestação de serviço e pela disseminação dos conceitos de sustentabilidade que tem nos ajudado a nos consolidar como uma consultoria especializada em gestão seguindo os princípios da sustentabilidade. Obrigado a todos que acompanharam a APOENA desde seu início, em especial à nossa equipe, clientes e parceiros, principais agentes do sucesso do nosso negócio. Boa leitura! Andrea Goldschmidt Diretora executiva

4 6 7 Parâmetros para o Relatório

5 8 9 Este segundo relatório de sustentabilidade cobre o período de 1º de janeiro de 2009 a 31 de dezembro de 2010, complementando o relatório anterior, publicado em 2009 (com dados de 2007 e 2008). A proposta da APOENA, publicada em nosso primeiro Relatório de Sustentabilidade, é que a publicação aconteça a cada dois anos e, no período entre dois relatórios, a equipe deva focar na melhoria de processos que ajudem a tornar a empresa cada vez mais sustentável. Seguindo esta proposta, durante o ano de 2010, um grupo interno de consultores acompanhou a implantação dos 12 planos de ação - propostos como consequência das atividades e análises de desempenho realizadas para a elaboração do primeiro relatório - garantindo que os desafios mencionados fossem vencidos por meio da adoção de ações corretivas. Foram três planos de ação em gestão de pessoas, cinco relacionados à gestão da empresa, dois envolvendo aprendizagem e atualização contínua dos colaboradores e dois voltados à consciência ambiental no local de trabalho. A avaliação dos resultados de cada um dos planos de ação será apresentada no Anexo 1. Para a elaboração deste segundo relatório, sentimos a necessidade de começar o processo com um estudo de materialidade com a participação de todos os colaboradores da empresa (funcionários, estagiários e consultores). Esse estudo nos ajudou a avaliar quais dos temas propostos pela GRI são realmente relevantes para o nosso negócio uma vez que a APOENA é uma empresa de pequeno porte que atua na área de serviços e, portanto, tem características que dificultam a aplicação e o monitoramento de todos os indicadores propostos pela GRI. Como acreditamos que a principal função do relatório é facilitar a reflexão a respeito de oportunidades estratégicas, funcionando como um instrumento de gestão para a empresa, nos pareceu fundamental definir os itens de maior relevância que, além de aparecerem neste relatório e que serão o foco do trabalho interno que realizaremos nos próximos 2 anos, visando a melhoria da nossa gestão e dos nossos resultados. Nos próximos anos, outros stakeholders poderão ser convidados a participar da análise de materialidade, fortalecendo nossas percepções e ajudando a identificar oportunidades de melhoria em processos que Promover a educação para a sustentabilidade DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO Retenção de talentos - Desenvolvimento de carreira - Gestão da rotatividade Figura 01 Pilares de Sustentabilidade APOENA PESSOAS Os temas relacionados a estes 3 pilares serão, portanto, prioritariamente abordados neste relatório, bem como as metas e planos de ação que criamos para melhorar nosso desempenho em relação a estes itens. Além disso, serão apresentadas informações sobre nosso desempenho nos âmbitos ambiental e econômico. garantam o atingimento de nossas metas de sustentabilidade. O estudo de materialidade nos levou a definir os pilares, ou diretrizes de sustentabilidade para a APOENA, conforme ilustrado abaixo: EXCELÊNCIA EM SERVIÇOS Desenvolvimento profissional - Capacitação - Desenvolvimento e menutenção de Know-how Otimização dos serviços - Processos eficientes - Relacionamento com parceiros e fornecedores - Qualidade das propostas Qualidade dos serviços prestados Esperamos que o relatório seja especialmente útil para nossos clientes e potenciais clientes, que, ao ler este material, poderão conhecer melhor nosso trabalho e nossos compromissos. O público interno é outro importante alvo desta comunicação, já que assumimos juntos os compromissos aqui apresentados.

6 10 11 Perfil APOENA

7 12 13 A APOENA Sustentável Consultoria em gestão Ltda. é uma empresa privada de capital nacional, que atua na área de consultoria, com foco em gestão para a sustentabilidade. Desde 2003 opera em todo o Brasil e atende a empresas de diversos portes e ramos de atuação, às quais presta serviços de consultoria em gestão. Receitas Valor Econômico Gerado (mil reais) Vendas líquidas Receitas provenientes de investimentos financeiros Venda de ativos O nome APOENA, que em Tupi significa aquele que enxerga longe, remete à cultura brasileira e ao desafio de gerir negócios pensando a longo prazo. Hoje, a empresa participa de um mercado consolidado no setor privado e oferece uma gama ampla de serviços que abrange desde a identificação de estratégias para a sustentabilidade das empresas, até ações pontuais de gerenciamento de projetos voltados à sustentabilidade. Apoena, em Tupi, significa aquele que enxerga longe. Valor Econômico Distribuído (mil reais) Pagamentos para fornecedores Aluguel e despesas de ocupação Taxas de licença Custos Operacionais Custos de treinamento de empregados Equipamentos de proteção para empregados Outros custos operacionais - GERAL Alocada em um escritório central na cidade de São Paulo, conta ainda com uma filial na cidade de São Carlos, focada no atendimento de empresas dessa região. Salários e benefícios aos empregados Total da folha de pagamento Total de benefícios Entre os anos de 2008 e 2010 a APOENA obteve um crescimento de aproximadamente 17% em vendas líquidas. Pagamento aos provedores de capital Dividendos para todos os acionistas Pagamentos de juros, despesas financeiras Provisão para imposto de renda Provisão da contribuição social Pagamentos ao Governo Impostos brutos Encargos sociais Multas pagas Doações voluntárias Investimentos na comunidade Recursos para apoiar projetos de infraestrutura da comunidade Patrocínio a serviços ou programas - - Valor Econômico Acumulado (mil reais) Figura 02 Demonstrativo de Valor Adicionado Cerca de 40% do valor adicionado é distribuído em forma de salários aos colaboradores, 23% é pago ao governo, em forma de tributos e cerca de 20% representam o custo operacional da empresa. A estrutura executiva da APOENA está dividida entre as áreas de Atendimento a Clientes, Comercial e Administrativa.

8 14 15 Conselho Administrativo Diretoria O relacionamento entre o Conselho de Administração e os demais colaboradores da APOENA destaca-se pela transparência: uma das práticas adotadas é a manutenção de uma pauta aberta a críticas ou sugestões de pessoas não pertencentes ao Conselho. Desde 2009 o planejamento anual da empresa é realizado de forma participativa, envolvendo todos os colaboradores. Alinhando-se às práticas de mercado aplicadas por seus clientes, a APOENA Sustentável escolheu o Balanced Scorecard (BSC) como metodologia. O planejamento conta com metas principais que se desdobram em secundárias e, por fim, em metas individuais para cada um dos colaboradores. O BSC é a base para as avaliações de desempenho, que acontecem duas vezes por ano, e para a distribuição de bônus anual, que acontece uma vez por ano. O conselho da Apoena é formado profissionais especializados em diferentes áreas empresariais. Atendimento ao cliente Comercial Administrativo A formalização da Visão, Missão e Valores ocorreu no início de 2007, mas seus conceitos sempre permearam as atividades da empresa desde o início de suas operações, abordando os aspectos econômico, social e ambiental. Prospecção Comunicação Administrativo Figura 03 Organograma APOENA A empresa possui um Conselho de Administração formado por seis profissionais, independentes, de destaque no mercado. Sua diretora executiva participa como membro, porém não como presidente do Conselho. A nomeação de membros baseia-se em suas habilidades, conhecimentos, especialização e independência para orientar o direcionamento estratégico da organização, incluindo questões relativas a oportunidades e riscos socioambientais. Uma das diretrizes estabelecidas na criação do Conselho foi a de buscar profissionais especializados em diferentes áreas empresariais, como gestão, finanças, marketing, entre outras, que ajudassem a trazer um olhar de mercado, mesmo sem ter conhecimento específico no tema sustentabilidade. Todos os conselheiros atuam de forma voluntária, doando algumas horas de trabalho e sua experiência profissional em prol do desenvolvimento da empresa. Entre as funções do Conselho estão o acompanhamento da atuação dos gestores e a avaliação do desempenho relacionado ao desenvolvimento da empresa, que é analisado e reavaliado duas vezes por ano.

9 16 17 Uma das metas mencionadas no relatório anterior era a criação de um Código de Conduta formalizado, contendo elementos condizentes com as boas práticas de interrelacionamento de colaboradores, conduta no processo de compras e atendimento aos clientes. Este código de conduta foi criado em 2009, de forma participativa, e disseminado entre os públicos de interesse, por meio de comunicações direcionadas. Hoje, o código encontra-se disponível para download em nosso site (www. apoenasustentavel.com.br/codigo_conduta) e é divulgado para os novos colaboradores no processo de integração e para novos clientes e fornecedores no momento da assinatura do contrato de prestação de serviços. Visão Ser a mais completa consultoria em gestão sustentável do Brasil. Missão Disseminar, desenvolver e promover a gestão corporativa sustentável garantindo o equilíbrio entre os fatores econômicos, sociais e ambientais alinhados à estratégia de negócios. Valores Ética Transparência Eficiência Compromisso com o resultado A APOENA Sustentável reconhece sua responsabilidade junto à sociedade e faz o possível para estar sempre engajada nas ações que envolvem esse público. A empresa é membro de Instituições como o Ethos e GRI, como Organizational Stakeholder (OS). Também é signatária do Pacto pela Integridade e Combate a Corrupção e do Pacto Nacional pela Erradicação do Trabalho Escravo, ambos apoiados pelo Instituto Ethos, e participa do World Community Grid, cedendo o tempo ocioso dos computadores da empresa para importantes pesquisas mundiais voltadas para a área de saúde. Buscando estimular a melhoria contínua de seus processos internos de gestão, a APOENA participou em 2008 e 2009 do Prêmio Superação Empresarial, organizado pelo Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP) e baseado na metodologia da Fundação Nacional da Qualidade). O processo de levantamento e organização de informações foi fundamental para a organização interna da APOENA, que foi uma das finalistas do prêmio nos dois anos em que participou do processo e Compromisso com a transformação social Trabalho em equipe Soluções construídas em conjunto com os clientes Respeito Profissionalismo

10 18 19 A APOENA trabalha com o conceito de sustentabilidade em todas as suas relações, utilizando-o como base de suas decisões e atividades internas e também em recomendações destinadas aos projetos desenvolvidos para seus clientes. Em ambos os casos, a consultoria procura sempre aplicar o princípio do Tripé da Sustentabilidade (Triple Bottom Line), criado pela consultoria inglesa SustainAbility, que consiste na integração entre os aspectos social, ambiental e econômico em todas as ações desenvolvidas. A logomarca da empresa, redesenhada em 2008 para que se aproximasse do novo posicionamento da consultoria, retrata o foco do seu trabalho no Tripé da Sustentabilidade. Desde 2008 houve uma reestruturação dos serviços oferecidos, que passaram a ser apresentados no formato apresentado abaixo, sendo as questões econômicas, sociais e ambientais analisadas de forma transversal e não mais como produtos específicos: Figura 04 Logomarca APOENA Fonte: Arquivo APOENA Além disso, a APOENA Sustentável estrutura suas atividades dentro do ciclo tradicional de planejamento, composto de 4 fases estratégicas: Diagnóstico identificação das necessidades do cliente e dos ambientes econômico, social e ambiental que o envolvem; Planejamento determinação das mais eficientes formas de atuação para cada cliente, levando em consideração o Tripé da Sustentabilidade e visando à potencialização dos resultados e identificação de novas oportunidades de melhoria de produtos e processos; Implantação acompanhamento da implantação de novos projetos pelo cliente; A Apoena Sustentável estrutura suas atividades dentro do ciclo tradicional de planejamento. Figura 05 Produtos APOENA Fonte: Arquivo APOENA Avaliação de resultados processo de levantamento de informações que permitam identificar em que medida os resultados planejados inicialmente foram alcançados e as necessidades de melhoria para a continuidade de um projeto ou programa.

11 20 21 Investimento Social Privado se em consideração as demandas das comunidades beneficiadas. Gestão de Sustentabilidade O principal objetivo dos produtos que estão sob o guarda chuva da Gestão de Sustentabilidade é garantir que o tema se torne realmente estratégico na gestão da empresa. Os serviços prestados pela APOENA Sustentável incluem: Estratégia de sustentabilidade - A criação de uma visão de sustentabilidade deve ser o primeiro passo para a empresa criar e comunicar estratégias que garantam o alinhamento de todos em relação às ações sociais e ambientais necessárias para uma empresa ser mais sustentável; Diagnóstico da Sustentabilidade Consiste na aplicação de indicadores para análise de informações que medem o desempenho da empresa, visando à elaboração de um relatório de recomendações de sustentabilidade, focando especialmente em questões sociais e ambientais; Engajamento de stakeholders - Processo de identificação e envolvimento de partes interessadas, com o objetivo de criar canais de diplomacia empresarial e aprimorar produtos, processos e relacionamentos; Elaboração e implantação de Planos de ação A partir dos resultados obtidos na atividade de diagnóstico, apoio na elaboração e implantação de planos de ação para melhoria de desempenho e adequação legal em indicadores prioritários selecionados; Relatório de Sustentabilidade Elaboração de relatório que comunique as ações e desafios de sustentabilidade aos públicos de interesse da empresa. Cidadania Empresarial Consiste na aplicação de conceitos e ações de cidadania dentro das organizações, alinhando seus objetivos com estímulo à conscientização e ação dos colaboradores. Vários temas podem ser alvo de programas internos de sensibilização, entre eles: Voto cidadão, objetivos do milênio, consumo consciente, etc. Investimento Social é o repasse voluntário de recursos privados de forma planejada, monitorada e sistemática para projetos sociais, ambientais e culturais de interesse público. Nesse segmento, a APOENA trabalha em duas vertentes: Estruturação e Gestão do Investimento Social Privado busca de alinhamento entre o investimento em ações sociais e o negócio da empresa e gestão completa dos projetos sociais apoiados pela empresa; Incentivos Fiscais tem como objetivo a otimização do retorno do investimento e alinhamento com as estratégias da empresa. Cadeia de Valor As ações relacionadas à Cadeia de Valor têm como finalidade o alinhamento dos fornecedores às estratégias da empresa. Para promover a sustentabilidade nesse âmbito, a APOENA oferece os seguintes serviços: Gestão da sustentabilidade na cadeia de valor - Análise da cadeia de valor, definição de diretrizes para contratação de fornecedores e implantação de sistema de monitoramento; Fórum de fornecedores Sensibilização e mobilização dos fornecedores para o tema sustentabilidade, com a finalidade de estimular a adoção, pelos fornecedores, de comportamentos mais sustentáveis; Logística reversa Consiste no mapeamento das necessidades e estruturação de um sistema para implantação de logística reversa, atendendo à legislação. Voluntariado As ações ligadas a programas de Voluntariado Empresarial têm como finalidade garantir que os funcionários terão boas oportunidades de ação, alinhadas às estratégias de desenvolvimento de pessoas e/ou investimento social da empresa e levando- Para promover programas realmente transformadores, a APOENA oferece os seguintes serviços: Estruturação de programa de voluntariado empresarial Concepção de programas de voluntariado empresarial com diretrizes, pilares e passo a passo de implantação; Gestão de programas Desenvolvimento e monitoramento das atividades realizadas pelos voluntários a partir do plano previamente estruturado pela empresa. Avaliação de programas Reflexão sobre as atividades de voluntariado realizadas pelas empresas, os impactos reais das ações tanto para o público interno de voluntários participantes quanto para o público beneficiado pelo programa. A aplicação de nossos produtos por meio da prestação de serviços para importantes empresas atuantes no Brasil nos leva a acreditar que a nossa maior contribuição para o desenvolvimento sustentável está no apoio que damos a grandes corporações para que desenvolvam projetos socioambientais realmente impactantes.

12 22 23 Pilares de Sustentabilidade

13 24 25 As atividades descritas neste relatório estão classificadas de acordo com os temas identificados como mais relevantes no estudo de materialidade conduzido recentemente. Desta maneira, os próximos capítulos abordarão as nossas ações, desempenho, metas e compromissos relacionados a pessoas, excelência em serviços e disseminação do conhecimento sobre sustentabilidade. Pessoas O pilar pessoas foi desenhado levando em consideração 2 grandes focos de atenção: Retenção de talentos, com foco no desenvolvimento de carreira e na gestão da rotatividade de consultores. Desenvolvimento profissional, pensando especialmente na capacitação dos consultores e no desenvolvimento e manutenção de Knowhow. Os principais desafios da Apoena Sustentável relacionados a pessoas são desenvolvimento profissional e retenção de talentos. O principal objetivo dos produtos que estão sob o guarda chuva da Gestão de Sustentabilidade é garantir que o tema se torne realmente estratégico na gestão da empresa. A APOENA Sustentável é formada por uma equipe altamente capacitada. A empresa acredita que o reconhecimento contínuo do trabalho de cada um é a chave para um relacionamento eficaz, transparente e duradouro. Desde o início de suas atividades, 50 profissionais já passaram pela empresa, sendo que, nos anos de 2009 e 2010, 22 pessoas prestaram serviços como funcionários, estagiários ou consultores independentes. Uma das características que tornam a equipe completa é a diversidade etária e de formação, o que promove um ambiente rico e propenso à criatividade no desenvolvimento de projetos: Figura 06 Distribuição etária dos colaboradores Faixa etária dos colaboradores Formação dos colaboradores Figura 07 Diversidade de formação dos colaboradores

14 26 27 Retenção de talentos Desenvolvimento profissional Com o crescimento da equipe nos últimos anos, foi identificada a necessidade de criação de uma política de carreira clara, que permitisse aos colaboradores ter conhecimento sobre as suas possibilidades em termos de cargos e/ou remuneração. A partir de 2009, foi implantado o primeiro plano para a área de Atendimento a Clientes. Foram estabelecidos três níveis de consultores: júnior, pleno e sênior, sendo sênior o grau mais alto no sistema hierárquico. A APOENA planeja instaurar os cargos de coordenador de projetos e gerente de atendimento, visando descentralizar as decisões e acelerar Rotatividade de Funcionários, Estagiários e Consultores os processos internos, dando mais agilidade no atendimento às demandas de clientes e, ao mesmo tempo, criando oportunidades para que os funcionários cresçam e permaneçam na empresa. A rotatividade de funcionários e consultores é algo que precisa ser gerido de forma próxima, dado que este é o principal recurso da APOENA. Os índices de rotatividade têm sido historicamente altos, o que prejudica a manutenção de know how e gera uma necessidade grande de investimentos em treinamentos. Pensando na capacitação e no desenvolvimento de competências, foram criadas descrições de cargo por atividade desenvolvida e nível hierárquico que ajudam os colaboradores a compreender o que se espera deles. Cada cargo possui uma lista de competências desejadas, que estão descritas e são avaliadas a cada 6 meses. O objetivo de avaliações tão regulares é dar orientações individuais a todos os colaboradores e ajudá-los a desenvolver, no menor tempo possível, as competências fundamentais para o bom desempenho de suas atividades. Além disso, todos os colaboradores, ao ingressar na APOENA, preenchem um questionário que faz um diagnóstico dos principais pontos fortes de cada pessoa. O objetivo desta avaliação é permitir que as pessoas se conheçam mais (individualmente e como equipe) para que aproveitem melhor suas habilidades inatas, obtendo maior satisfação pessoal com o trabalho e possibilitando a formação de equipes que gerem melhores resultados para a empresa pela complementaridade de habilidades. Do ponto de vista de desempenho, a partir das metas empresariais, definidas em conjunto por toda a equipe com o uso da metodologia BSC, são estipuladas metas individuais para cada um dos colaboradores e seu atingimento também é avaliado semestralmente. A avaliação de desempenho é seguida de um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), que tem como função orientar o colaborador sobre as atividades que deve desenvolver durante o próximo período, visando à melhoria de seu desempenho na atividade atual ou capacitação para a próxima etapa na hierarquia da empresa. A empresa investe continuamente na especialização e atualização de seus colaboradores e, apesar de ainda não haver uma política formalizada de incentivo ao aprendizado, todos os colaboradores têm consciência de que a empresa está sempre disposta a apoiá-los em atividades voltadas ao aprendizado por meio de patrocínios, flexibilização do horário de trabalho, fornecimento de materiais de estudo, entre outros. 1. Eventos/ Feiras Número de participações Carga horária total Número de participações Carga horária total Número de participações Carga horária total Palestras/ Conferências Figura 08 Rotatividade de funcionários e colaboradores autônomos 3. Cursos/ Workshops TOTAL Figura 09 Total de horas em eventos voltados à atualização da equipe

15 28 29 Além disso, os colaboradores são estimulados a ler, mensalmente, os materiais produzidos para os eventos (Café com Sustentabilidade, Happy hour Sustentável e Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial) de forma a estarem sempre atualizados em relação a temas ligados à sustentabilidade, mesmo que não estejam diretamente relacionados a sua área principal de atuação dentro da APOENA. Estes materiais são produzidos pela área de Comunicação, com o apoio dos consultores especialistas que, desta maneira, também dividem seus conhecimentos com os demais membros da equipe. Durante os anos de 2009 e 2010 foram criados 10 materiais de leitura, disponibilizados para todos os colaboradores. Outra importante maneira de ampliar o acesso de novos consultores a informações relevantes para os projetos em que atuam é a sistematização de processos internos de trabalho. Desde 2008, algumas ferramentas, utilizadas de forma recorrente em nossos trabalhos, como por exemplo as tabelas para coleta de informações segunda a metodologia da GRI e os roteiros de entrevistas vêm sendo sistematizados de forma a facilitar o trabalho dos consultores, otimizar o tempo em projetos e, ao mesmo tempo, garantir que toda a experiência acumulada em projetos anteriores será aproveitada da melhor maneira possível. Por outro lado, pensando no desenvolvimento pessoal dos membros da nossa equipe, temos procurado implantar internamente, alguns interessantes produtos que oferecemos a nossos clientes. Um destes produtos é o Voto Cidadão, que é um conjunto de ações que visa estimular os funcionários da empresa a analisar de forma mais consciente para quem irão dar o seu voto. Em 2010, aproveitando a oportunidade das eleições federais e estaduais, o programa foi aplicado internamente para os colaboradores da APOENA. Durante todo o ano foram divulgadas informações relevantes sobre o processo eleitoral brasileiro e foi proposto um desafio: tornarse um candidato fictício e pensar em propostas de governo que faria se realmente fosse candidato à Presidência da República. Cerca de 30% dos colaboradores participaram ativamente, enviando planos de governo, com suas ideias de propostas nas áreas de infraestrutura, educação, saúde e meio ambiente. Ao final da campanha, 100% dos colaboradores tinham lido os planos de governo dos funcionárioscandidatos e votaram no plano que lhes pareceu mais completo e transformador. Acreditamos que esta iniciativa ajuda a despertar o interesse por um tema de grande relevância para o país e para a formação de cidadãos mais conscientes, como os que queremos que façam parte de nossa equipe de trabalho. Excelência em serviços O pilar excelência em serviços também foi subdivido em 2 grandes focos de atenção: Qualidade dos serviços prestados. Otimização dos serviços, com ênfase especial na criação de processos eficientes, no relacionamento com parceiros e fornecedores e na elaboração de propostas com alta qualidade. Qualidade dos Serviços Prestados A fim de compreender melhor as expectativas dos clientes e garantir o sucesso dos projetos, implantamos, desde o início de 2010, um sistema de indicadores de sucesso e de processo por etapa do projeto que são acordados entre o consultor e o cliente na fase de planejamento do trabalho e revisados periodicamente, ao final de cada etapa, de forma que haja tempo hábil para ajustes durante o período de execução dos serviços. A experiência piloto foi conduzida em 2010 com alguns projetos com características distintas e nosso objetivo é que a partir de 2011, 100% dos projetos sejam iniciados com sistema de indicadores já negociados com o cliente. Além disso, a cada nova proposta apresentada, procuramos montar uma apresentação do fluxo de trabalho que muitas vezes extrapola o que está sendo contratado pelo cliente, mas que o ajuda a compreender melhor as atividades que terá que realizar após o término do contrato com a consultoria. O objetivo dessa apresentação é aumentar a probabilidade de implantação das ações propostas a nossos clientes e, consequentemente, ampliar o retorno que eles terão com o projeto iniciado por nós. Além disso, apesar de que a demanda por serviços em nosso setor de atuação tem crescido ano após ano, a APOENA optou, desde 2008, por concentrar seus esforços em projetos maiores e mais transformadores e, desta maneira, o número de projetos conduzidos anualmente, que vinha crescendo A APOENA Sustentável atua no mercado Business to Business e seu foco está em companhias de médio e grande porte de diversos segmentos de mercado, como, por exemplo, empresas do setor químico, farmacêutico, bebidas, financeiro, de saneamento básico, energia, entre outros. Não há restrições em relação à localidade da empresa, já que a APOENA tem possibilidade de atender clientes em qualquer parte do território nacional. desde a fundação da empresa, tem se reduzido nos últimos anos (como pode ser visto no gráfico abaixo) para que, desta maneira, possamos concentrar mais nossos esforços em atender bem os nossos clientes atuais. A cada nova proposta apresentada, procuramos montar uma apresentação do fluxo de trabalho que muitas vezes extrapola o que está sendo contratado pelo cliente, mas que o ajuda a compreender melhor as atividades que terá que realizar após o término do contrato com a consultoria.

16 30 31 Quantidade de projetos realizados a cada ano Figura 10 Número total de projetos realizados por ano Figura 11 Número de clientes nos últimos 3 anos e grau de fidelidade Otimização dos Serviços Prestados Pensando em otimizar os serviços e tornar os processos mais eficientes foi criado, em 2010, um procedimento em que os projetos conduzidos pela APOENA passam por uma avaliação com 4 etapas que incluem: avaliação de rentabilidade do projeto, avaliação do alcance das metas em cada um dos indicadores de sucesso e de processo acordados com o cliente, avaliação geral da satisfação do cliente (realizada ao final do projeto) e avaliação das oportunidades de melhorias para próximos projetos similares. Este sistema de avaliação também foi implantado em formato piloto em Os testes realizados nos indicam que as análises realizadas ao final de cada projeto realmente nos ajudam a melhorar processos e otimizar nosso tempo e, portanto, definiu-se que o desafio para o próximo biênio será garantir que 100% dos projetos passem pelo processo desenhado. Estas 4 etapas da avaliação têm uma importante contribuição para tornar os nossos processos de trabalho mais eficientes. Isso vem sendo reconhecido por nossos clientes, que, ano após ano, renovam seus contratos ou expandem nossa área de atuação em outras oportunidades que surgem. A figura abaixo mostra o número de clientes que trabalharam com a APOENA a cada ano, bem como o número de clientes que renovam seus contratos, permanecendo fiéis à consultoria. Vários destes projetos são conduzidos em parceria com agências de comunicação, empresas de pesquisa, empresas de software, entre outras. As parcerias sempre permearam a história da APOENA Sustentável. Os principais parceiros da APOENA atualmente são: As agências de comunicação, que complementam nosso trabalho na realização dos relatórios de sustentabilidade (BeOn Branding, FullCase, KlaumonForma e Mandarin Design). Empresas de pesquisa, como a Aumento, que atuam de maneira conjunta em ações de engajamento de stakeholders e definição de processos de pesquisa mais eficientes. O site Agenda Sustentável, canal virtual voltado à disseminação de informações, que ajuda na divulgação de cases e eventos da APOENA. A H DANTAS & DANTAS LTDA-ME que nos apoia por meio de orientação em questões ligadas ao setor público e à política de uma forma mais abrangente nos programas de cidadania, especialmente aqueles relacionados ao voto Cidadão. Buscamos estar constantemente abertos à formação de novas parcerias com empresas que complementem e ajudem a fortalecer o trabalho da APOENA para que possamos prestar serviços cada vez melhores e mais completos a nossos clientes.

17 32 33 Qualidade das propostas Disseminação do Conhecimento A qualidade das propostas que elaboramos impacta diretamente na quantidade e no tipo de projetos que iremos conduzir nos próximos períodos. Como o tema sustentabilidade é um tema novo, notamos que muitos executivos utilizam nossas propostas como forma de apresentar internamente a ideia que querem implantar e por isso, todo o detalhamento da proposta é fundamental. Todas as propostas que elaboramos são integralmente customizadas para cada potencial cliente. Para garantir que as propostas apresentadas estejam realmente alinhadas às suas expectativas e necessidades, procuramos, durante das reuniões iniciais de briefing, identificar todos os detalhes que ajudem a aumentar a adesão entre o que propomos e o que o cliente realmente necessita. Esta tarefa, bastante trabalhosa, consumiu mais de horas de trabalho nos últimos 2 anos, mas, ao mesmo tempo, ajuda a aumentar o índice de aprovações em relação ao número de propostas apresentadas, que atualmente é de 29%. Da mesma maneira, para garantir um valor justo para ambas as partes, as estimativas de horas de trabalho em cada proposta têm sido elaboradas tendo como base nossas experiências passadas. Apesar dos projetos sempre terem características próprias, a análise do número de horas efetivamente gastas em projetos realizados anteriormente nos ajuda a fazer projeções cada vez mais precisas, que garantem que o preço justo seja cobrado do cliente. Neste sentido, o sistema de avaliação do resultado dos projetos, que visa a otimização dos nossos serviços, também tem impacto significativo no processo de elaboração de novas propostas, garantindo que os processos e as despesas relativas a cada projeto sejam permanentemente revisadas e ajustadas a cada nova proposta elaborada. O principal objetivo do pilar de disseminação do conhecimento, assim como previsto em nossa missão, é investir na educação para a sustentabilidade como Depois de 2 anos de trabalho, em novembro de 2010, foi lançado o livro Gestão dos Stakeholders, organizado pela consultora da APOENA Sustentável Andrea Goldschmidt e pela professora Thelma Rocha, da ESPM, com a participação de outros 7 autores, todos renomados profissionais em suas áreas de atuação. O livro aborda teorias, cases e ideias inovadoras para gerir de forma mais eficiente o relacionamento e a comunicação da empresa com seus diferentes públicos de interesse, dando especial ênfase a: acionistas, funcionários, consumidores e clientes, imprensa, comunidade de entorno e sociedade, além de fornecedores e cadeia produtiva. forma de promover o tema e ampliar seu impacto potencial. O livro já está sendo utilizado como material didático em algumas disciplinas da ESPM e também está à venda em livrarias, para todas as pessoas interessadas no assunto. O principal objetivo do desenvolvimento deste material foi a orientação a jovens que, no futuro, poderão atuar de forma mais completa com este grande desafio que é a inclusão das opiniões e ideias dos stakeholders nos principais processos decisórios das empresas. Outra importante forma de disseminar informações sobre temas relacionados à sustentabilidade é a organização, desde 2008, de eventos que ajudam profissionais da área a ter um espaço para troca de informações e discussão de possibilidades. Atualmente, são 3 os grupos coordenados pela APOENA com este objetivo: Os Cafés com Sustentabilidade, Os Happy Hours sustentáveis e os encontros do grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial, conforme descritos a seguir:

18 34 35 Café com Sustentabilidade trata-se de um evento mensal, em que empresas de vários portes e áreas de atuação são convidadas a participar, de forma gratuita, de um café da manhã informal, para discutir temas variados, trocar ideias e buscar soluções para problemas comuns aos participantes. A cada edição do evento um convidado especial é chamado para discorrer sobre um tema. Em vários encontros, contamos com a participação de pessoas que vieram, voluntariamente, contar suas experiências e dividir conhecimentos com outros profissionais. Após o evento, as informações sobre o tema discutido são inseridas no Blog do grupo ( wordpress.com/) com o objetivo de tornar as informações disponíveis para as pessoas que não tenham podido comparecer e também como um espaço para troca de informações entre os encontros. Durante os anos de 2009 e 2010, foram realizados 16 encontros, com a participação de 235 pessoas como mostra a tabela abaixo: Happy Hour Sustentável evento mensal similar ao Café com Sustentabilidade. Em 2010, buscando ampliar este benefício para outras regiões, iniciamos a realização dos encontros no interior de São Paulo, na cidade de São Carlos. Devido às peculiaridades locais, optou-se por realizar os encontros à noite, fora do horário comercial. Com o nome de Happy Hour Sustentável, os encontros têm estrutura e objetivos idênticos aos dos encontros realizados em São Paulo. Foram realizados 7 encontros, com a participação de 135 pessoas. O Happy Hour Sustentável também conta com um blog onde são postadas as informações sobre os temas discutidos durante os encontros - Data Assunto / Tema Participantes 05/02/09 Relatório de Sustentabilidade 16 05/03/09 Gestão Ética 11 26/03/09 Investimento Social Privado 18 29/04/09 Cadeia de Suprimentos 14 25/06/09 Voluntariado 8 28/01/10 Formação do grupo de estudos 8 25/02/10 Criação de diretrizes de sustentabilidade 11 25/03/10 Governança das ações de sustentabilidade 19 29/04/10 Engajamento de Stakeholders 13 27/05/10 Comunicação de Produtos com foco na Sustentabilidade 21 24/06/10 Gestão da Sustentabilidade na Cadeia de Valor 15 29/07/10 Voluntariado Empresarial 19 26/08/10 Investimento Social Privado 14 30/09/10 Gestão de Indicadores e monitoramento do seu desempenho 25 27/10/10 Envolvimento do Público Interno 10 02/12/10 Relatório de sustentabilidade e outras ferramentas de comunicação 13 Figura 12 Cafés com sustentabilidade realizados em 2009 e 2010 Data Assunto / Tema Participantes 12/05/10 Sustentabilidade Empresarial em debate 17 08/06/10 Conscientização do Público Interno 14 15/07/10 Engajamento de Stakeholders 23 18/08/10 Gestão da Sustentabilidade na Cadeia de Valor 20 16/09/10 Voluntariado Empresarial 15 26/10/10 Investimento Social Privado 22 25/11/10 Política Nacional de Resíduos Sólidos Somos todos responsáveis pela Sustentabilidade 24 Figura 13 Happy hours sustentáveis realizados durante o ano de 2010

19 36 37 Grupo de Voluntariado Empresarial evento bimestral que promove a discussão de temas ligados à gestão de programas de voluntariado. Promovido em parceria com o Centro de Voluntariado de São Paulo, a Philips e a Txai Consultoria. O Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial também conta com um blog onde são postadas as informações sobre os temas discutidos durante os encontros - com/. Um dos compromissos assumidos pela APOENA em relação a este grupo foi o de gerar uma publicação que resumisse as ideias e dicas dos gestores de programas de voluntariado empresarial. O material para esta publicação foi coletado ao longo de 2010 e está em fase de revisão final, com publicação prevista para meados de O primeiro encontro do grupo aconteceu em dezembro de 2009, quando foram definidos os temas de interesse dos participantes e organizados os encontros do ano seguinte. Em 2010, foram realizados mais 6 encontros, com a participação de 185 pessoas. Além disso, desde 2006, a APOENA vem produzindo alguns materiais de comunicação - que são disponibilizados a todo o nosso mailing bem como em nosso site na internet que abordam importantes áreas de conhecimento ligadas à sustentabilidade. Os principais materiais produzidos atualmente pela área de Comunicação da APOENA são: Newsletter APOENA Sustentável jornal virtual enviado mensalmente, em que são divulgados assuntos em evidência comentados por um especialista. Também contém indicações de livros, filmes e eventos relacionados ao tema abordado; Informativo 10 Dicas enviado virtualmente uma vez por mês, no qual são apresentadas dicas simples de ações relacionadas a áreas importantes de atuação da APOENA; Site vários cases desenvolvidos pela equipe da APOENA são divulgados no site como forma de mostrar o tipo de trabalho que desenvolvemos e ajudar as empresas a ter ideias de como podem melhorar seus próprios processos internos; Além disso, artigos interessantes e sites de referência são indicados aos visitantes que têm interesse pelo tema; Twitter divulgação diária de informações pertinentes à área de sustentabilidade. Desde sua criação no final de 2009, foram realizados 264 posts no twitter da APOENA (inserir endereço) que contava em 31/12/2010, com 411 seguidores; Teste sua empresa é sustentável desenvolvido como uma forma de avaliação geral das atividades de uma empresa ajuda a dar ideias de outras ações que podem ser implantadas para que a empresa trilhe o caminho da sustentabilidade. Desde que foi ao ar pela primeira vez em setembro de 2009, já foram realizados 56 diagnósticos gratuitos. Dada a alta qualificação técnica de nossa equipe, somos regularmente convidados a atuar como palestrantes, de forma voluntária. Infelzimente não é possível atender a todas as solicitações, mas, ainda assim, nos últimos anos,a participação de nossos profissionais foi significativa, conforme mostra a figura abaixo: Número de palestras 5 11 Carga horária 15 horas 28 horas Figura 15 Quantidade de palestras realizadas de forma voluntária pelos profissionais da consultoria Data Assunto / Tema Participantes 10/02/10 Diagnóstico de oportunidades em voluntariado empresarial 37 14/04/10 Planejamento em voluntariado empresarial 34 16/06/10 Implantação e Mobilização 30 18/08/10 Comunicação 40 06/10/10 Reconhecimento 28 01/12/10 Monitoramento e Avaliação 16 TOTAL 185 Figura 14 Encontros do Grupo de estudos de voluntariado durante o ano de 2010 Como prova de que pequenas decisões podem contribuir para chamar a atenção das pessoas e incentivar comportamentos que demonstram atenção às pessoas, os colaboradores utilizam, desde 2004, cartões de visita com inscrições em braile. Mais do que facilitar o contato com deficientes visuais, essa medida causa grande impacto pela disseminação da ideia a todas as pessoas com quem os consultores têm contato. A partir de indicações, muitas empresas adotaram essa prática, auxiliando na geração de renda de uma pessoa com deficiência que é prestadora deste serviço e, principalmente, conscientizando um número maior de pessoas sobre a possibilidade de realizar ações básicas de inclusão. Outra importante contribuição para a sociedade e para a disseminação de conhecimentos ligados à sustentabilidade é o atendimento à crescente demanda de estudantes que buscam informações para trabalhos acadêmicos. Apesar de não haver um controle sobre o número de atendimentos realizados, é política da APOENA não deixar nenhuma solicitação sem resposta.

20 38 39 Compromisso com o futuro Com as ações e projetos descritos ao longo do relatório, a APOENA visa desenvolver ainda mais negócios de forma sustentável. Para isso, firmamos o compromisso de buscar constantes melhorias em nossos serviços, melhorar a qualidade de trabalho e de vida da nossa equipe e ajudar na disseminação de conhecimentos que ajudem a tornar os negócios de nossos clientes também mais sustentáveis.

21 40 41 Níveis de aplicação O Relatório de Sustentabilidade da APOENA atende aos requisitos para o nível B de aplicação da GRI, de acordo com os parâmetros ressaltados na tabela: GRI EXPLICAÇÃO DO INDICADOR NÚMERO DA PÁGINA 1.1 Estratégia e análise Declaração do detentor do cargo com maior poder de decisão na organização no Brasil sobre a relevância da sustentabilidade para organização e sua estratégia. página Descrição dos principais impactos, riscos e oportunidades. página 9 Perfil Organizacional 2.1 Nome da organização. página Principais produtos. páginas 19 a Estrutura organizacional da organização. página Localização da sede da organização. página Número de países em que a organização opera. página Tipo e natureza jurídica da propriedade. página Mercados atendidos. página Porte da organização. página Principais mudanças durante o período coberto pelo relatório referentes a corte, estrutura ou participação acionária Prêmios recebidos no período coberto pelo relatório. página 17 Parâmetros para o relatório 3.1 Período coberto pelo relatório para as informações apresentadas. página Data do relatório anterior mais recente. página Ciclo de emissão de relatórios. página Dados para contato em caso de perguntas relativas ao relatório ou seu conteúdo. página Processo para a definição do conteúdo do relatório. página Limite do relatório. página Declaração sobre quaisquer limitações específicas quanto ao escopo ou ao limite do relatório. Base para a elaboração do relatório no que se refere a joint-venture, subsidiárias, instalações arrendadas, operações terceirizadas e outras organizações que possam afetar significativamente a comparabilidade entre períodos e/ou entre organizações. Técnicas de medição de dados que sustentam as estimativas aplicadas à compilação dos indicadores e outras informações do relatório. Explicação das consequências de quaisquer reformulações de informações fornecidas em relatórios anteriores e as razões para tais reformulações. Mudanças significativas em comparação com anos anteriores no que se refere a escopo, limite ou métodos de medição aplicados no relatório Tabela que identifica a localização das informações no relatório. páginas 40 a Índice Remissivo GRI Política e prática atual relativa à busca de verificação externa para o relatório.

22 42 43 GRI EXPLICAÇÃO DO INDICADOR NÚMERO DA PÁGINA Governança, Compromissos e Engajamento 4.1 Estrutura de governança da organização. página Indicação caso o presidente do mais alto órgão de governança também seja um diretor executivo. Para organizações com uma estrutura de administração unitária, declaração do número de membros independentes ou não-executivos do mais alto órgão de governança. Mecanismos para que acionistas e empregados façam recomendações ou dêem orientações ao mais alto órgão de governança. página 14 página 14 Antes de cada reunião do Conselho de Administração é realizada uma reunião com todos os colaboradores para que conheçam os temas que serão discutidos e façam contribuições para serem encaminhadas. 4.5 Relação entre remuneração para membros da alta gestão. não disponível Processos em vigor no mais alto órgão de governança para assegurar que conflitos de interesse sejam evitados. Processo para determinação das qualificações e conhecimento dos membros do mais alto órgão de governança para definir a estratégia da organização para questões relacionadas aos temas econômicos, ambientais e sociais. Declarações de missão e valores, códigos de conduta e princípios internos relevantes para o desempenho econômico, ambiental e social. Procedimentos do mais alto órgão de governança para supervisionar a gestão do desempenho econômico, social e ambiental. Processos de auto-avaliação do desempenho do mais alto órgão de governança, especialmente com respeito ao desempenho econômico, ambiental e social. Explicação de se e como a organização aplica o princípio da precaução. Cartas, princípios ou outras iniciativas desenvolvidas externamente de caráter econômico, ambiental e social que a organização subscreve ou endossa. Participação em associações e/ou organismos nacionais/internacionais de defesa. Relação de grupo de stakeholders engajados pela organização. Base para identificação e seleção de stakeholders com os quais se engajar. não disponível página 14 página 16 página 14 não disponível não disponível página 17 página 17 página 9 página Abordagens para o engajamento dos stakeholders. página Principais temas levantados por meio do engajamento dos stakeholders. página 9 GRI EXPLICAÇÃO DO INDICADOR NÚMERO DA PÁGINA Desempenho Econômico EC1 Valor econômico direto gerado e distribuído página 13 EC2 EC3 Implicações financeiras e outros riscos e oportunidades para as atividades da organização devido a mudanças climáticas Cobertura das obrigações do plano de pensão de benefício definido que a organização oferece Diretamente, não há. Indiretamente, pelo fato da empresa trabalhar com este tema como base de suas ações de consultoria, pode haver um crescimento de demanda. EC4 Ajuda financeira significativa recebida do governo EC5 EC6 EC7 EC8 EC9 Variação da proporção do salário mais baixo comparado ao salário mínimo local em unidades operacionais importantes Políticas, práticas e proporção de gastos com fornecedores locais em unidades operacionais importantes Procedimentos para contratação local e proporção de membros da alta gerência recrutados na comunidade local em unidades operacionais importantes Desenvolvimento e impacto de investimentos em infra-estrutura e serviços oferecidos, principalmente para benefício público, por meio de engajamento comercial, em espécie ou atividades pro bono Identificação e descrição de impactos econômicos indiretos significativos, incluindo a extensão dos impactos Desempenho Ambietal 4 vezes Não há política formal para contratação de fornecedores locais. Considernado que a sede da empresa localizase em SP, este também é um indicador pouco relevante e pouco capaz de promover o desenvolvimento local. As 2 unidadees operacionais estão localizadas em grandes centros urbanos. Todos os colaboradores são contratados nestas localidades, mas, ainda assim, este é um indicador pouco relevante e pouco capaz de promover o desenvolvimento local. EN1 Materiais usados por peso ou volume não disponível EN2 Percentual dos materiais usados provenientes de reciclagem não disponível EN3 EN4 Consumo de energia direta discriminado por fonte de energia primária Consumo de energia indireta discriminado por fonte de energia primária não disponível não disponível EN5 Energia economizada devido a melhorias em conservação e eficiência não disponível EN6 Iniciativas para fornecer produtos com baixo consumo de energia EN7 Iniciativas para reduzir o consumo de energia indireta e as reduções obtidas EN8 Total de retirada de água por fonte EN9 Fontes hídricas significativamente afetadas por retirada de água