Gestão de Produtividade Controlo de custos nas empresas de construção

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1 Gestão de Produtividade Controlo de custos nas empresas de construção Por Alberto Manuel* As empresas de construção civil enfrentam um desafio importante na atual conjuntura, tendo em atenção que no passado puderam auferir de margens de comercialização elevadas, na casa dos dois dígitos e neste momento devido à falta de carteira de obras e ao excesso de oferta contribuíram para uma redução muito acentuada das margens de comercialização. O facto de as empresas de construção civil, assim como as empresas de prestação de serviços profissionais como por exemplo consultoria, terem criado o hábito de suportar o negócio em crescimento rápido com elevado valor acrescentado, negligenciaram os aspetos de controlo de produtividade. As obras são muitas vezes caracterizadas pela singularidade, pela necessidade de cumprir prazos, pela transitoriedade dos recursos afetos e principalmente pela imprevisibilidade de ocorrência de factos supervenientes que obriga a atuar e a rebalancear o trabalho que se encontrava estruturado. Independentemente do cenário de conjuntura que a empresa atravessa é crítico que a sua empresa encontre novas maneiras de responder às mudanças do âmbito do projeto, custos e cronogramas. Fatores exógenos como: condições adversas, alterações súbitas de planeamento, quebras de produtividade dos funcionários, é necessário superar cada obstáculo para alcançar o resultado proposto. A inexistência de mecanismos de controlo de produtividade ou processos de controlo imprecisos não permitem apoiar a gestão no acompanhamento dos prazos e custos da obra. Hoje em dia com a deslocalização dos locais de execução e com o aparecimento de fatores como a internacionalização, contribuem para aumentar o esforço para controlar as equipas que muitas vezes permanecem meses fora do país, pelo que não é possível efetuar o acompanhamento dos custos de execução através de contacto telefónico. O controlo de custos de obra é um processo crítico que também suporta o processo de orçamentação. É com base dos dados que são obtidos nas frentes de obra que permite olhar para os índices de rendimento utilizados nos orçamentos e comprovar se é necessário efetuar ajustes aos pressupostos utilizados nas propostas comerciais enviadas aos clientes. Os riscos de um processo de orçamentação mal estruturado são os seguintes: Risco Comercial: pode-se não ganhar uma obra porque o preço não é competitivo, mas devido ao preço ter sido mal calculado (anormalmente alto / anormalmente baixo). Risco Económico: se não existir uma estimativa fidedigna de custos, a obra pode dar prejuízo desde o primeiro minuto. Muitas vezes as empresas de construção fazem alterações de preços porque o concorrente pratica um preço mais baixo, contudo, se a empresa não tiver dados fidedignos como pode assegurar que consegue diminuir os preços sem causar prejuízos?

2 Designação Atividade Qtd. UN Cofragem tradicional de solho tosco e sarrafos, escorados para o terreno, em vigas de fundação de média dimensão 1 m 2 Recursos construtivos Qtd. Un Qtd.total UN Óleo de descofragem 0,060 0,060 LT Barrote de pinho meia-quadra com 10cmx7cm 0,008 0,008 M3 Solho tosco de pinho com 2,5cm de espessura 0,396 0,396 M2 Ripa de telhado com 9,0cm x 2,5cm 1,320 1,320 ML Prego meia galeota 0,140 0,140 KG Prego galeota 0,070 0,070 KG Cofrador 0,840 0,840 H Custo total 13,5 Ilustração 1- Se o concorrente faz a 8,9, tenho as contas mal feitas e vou baixar o preço (e se as contas estão bem feitas?) Algumas empresas consideram que a causa pela qual são pouco competitivas está relacionada com os custos com o pessoal. Os custos com o pessoal têm um impacto elevado do custo das atividades construtivas, mas nem sempre podemos concluir que um funcionário que execute a mesma função e tenha um custo hora mais baixo contribua para o aumento de competitividade da empresa. Outros fatores como os índices de produtividade do funcionário assim como a qualidade do trabalho executado são também muito importantes. Ilustração 2 - Custos anuais - massa salarial de uma empresa de construção. Como é que uma empresa destas não consegue ganhar obras? Os desafios com que as empresas de construção se deparam são os seguintes: Quais são os custos diários de execução? Quais são os funcionários mais produtivos? Os índices de produtividade estão de acordo com o orçamento? Como garantir justiça nas remunerações? Um processo de controlo de custos é simples de implementar. Basta ter um computador portátil de baixo custo e uma ligação à internet para todos os dias submeter os dados relacionados com os trabalhos desenvolvidos.

3 Não Pedido Correção Índices Rendimento Aprova? Sim Registo Produtividade Direção de Obra Direção de Obra 100 % 90% Equipa em Obra 80% Encarregado Custos Obra Materiais Ilustração 3 - Processo de controlo de custos Existem alguns fatores importantes ao nível da implementação de um processo desta natureza que têm de ser olhados para não criar resistência à mudança: As pessoas que introduzem os dados na frente de obra, devem apenas comunicar quantidades de execução e quais os funcionários afetos às atividades construtivas. Isso implica que seja pensado um formato em que todos os dados relacionados com a obra, como o nome da obra; cliente; designação da atividade construtiva; unidades de medição; nome do funcionário; materiais; sejam todos automatizados, caso contrário os funcionários vão criar resistência à mudança e os dados enviados carecem de acuidade. Como incentivo ao reporte dos dados deve ser estabelecido um prémio de produtividade a quem efetua o reporte (pode ser o Encarregado ou Chefe de Equipa) caso sejam alcançados os índices de produtividade das pessoas que estão na frente de obra. O processo de controlo de custos não passa apenas for recolher dados. É necessário ter mecanismos de controlo e acompanhamento. Na realidade um processo bem estruturado passa pelas seguintes fases. Preencher todos os dias os registos de produtividade Analisar no dia seguinte os desvios Efetuar o lançamento /integração nos sistemas de apoio Implementar medidas preventivas/corret ivas para impedir desvios Ilustração 4 - Processo de controlo de custos - desde a obtenção dos dados até à implementação de medidas

4 Após a comunicação dos dados é necessário efetuar uma análise se os índices de produtividade estão dentro dos padrões orçamentados. A existência continuada de desvios implica atuar na frente de obra para prevenir perdas. Este aspeto é crítico para garantir a execução da obra vai ter o lucro esperado. Ilustração 5 -Qual a causa de variação do índice de produtividade? Outro funcionário que efetuou a mesma atividade também diminuiu o rendimento? Existem situações em que devido à equipa que se encontra a realizar trabalhos, assim como erros de orçamentação implica assumir as perdas. Mas também é importante apreender com os erros. Ao manter de forma continuada e estruturada o registo de dados é possível à empresa ter uma ideia muito clara de que forma é competitiva. Média global Desvio Padrão da empresa h un h 0,29-0,21 1m2 0,50 Média Desvio Familia Sub família Descrição Produtividade Real h h % dias RASTREL Qtd. Unit. h 0,29-0,21-71% Mão-de-obra Montagem CARPINTARIA rastrel 16 Oficial artur 25,25 0,28-0,22-44% CARPINTARIA rastrel 16 oficial jose f 25,25 0,28-0,22-44% CARPINTARIA rastrel 16 oficial antonio vieira 24,00 0,29-0,21-42% CARPINTARIA rastrel 16 oficial manuel luis 24,00 0,29-0,21-42% CARPINTARIA rastrel 17 Oficial artur 27,50 0,33-0,17-34% CARPINTARIA rastrel 17 oficial jose f 27,50 0,33-0,17-34% CARPINTARIA rastrel 17 oficial antonio vieira 24,00 0,29-0,21-42% CARPINTARIA rastrel 17 oficial manuel luis 24,00 0,29-0,21-42% Ilustração 6 - Monitorização dos índices de produção A recolha dos dados sobre os índices de produtividade contribui para três aspetos importantes: Controlo de custos da obra, sobre os quais os Responsáveis da Obra e Gestores se devem debruçar para garantir a disponibilidade de recursos financeiros. Orçamentação, na medida que estes dados servem para melhorar a acuidade dos índices de rendimento utilizados. Se existirem desvios deve ser efetuada a sua atualização, ou seja, variações de 15% devem ser levadas em conta para efetuar a atualização. Se em termos médios nos tornamos mais rápidos a aplicar pavimentos então devemos fazer refletir isso no orçamento. Remuneração e escolha das equipas. Desta forma os gestores ficam a ter dados concretos sobre quem é mais produtivo e quem merece ganhar mais de forma objetiva e sem assunções.

5 Ilustração 7 Analise de índices de rendimento Como tivemos oportunidade de ver, um processo de controlo de custos de obra é um processo crítico, que bem implementado consegue garantir os seguintes benefícios: Escolher as equipas mais qualificadas para a execução em função da produtividade. Ter a certeza que a remuneração está alinhada com o rendimento. Garantir equidade na remuneração dos colaboradores. Antecipar os desvios e as perdas financeiras. Obter de imediato os índices produtividade dos funcionários. Ganhar precisão na forma como a orçamentação é executada. Na atual conjuntura é importante a sua implementação e monitorização. As empresas de construção sempre dependeram dele. *Alberto Manuel é CEO da Process Sphere e consultor da Nervir no âmbito do projecto Coopetir Cooperação para a Competitividade Empresarial