Manual de Aquisição de Materiais e Serviços

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1 1 PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO Manual de Aquisição de Materiais e Serviços Fortaleza Ceará 2014

2 2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO RESPONSABILIDADES POLÍTICAS GERAIS NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS PROCESSOS, NORMAS E POLÍTICAS DA AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS CADASTRO NO SICAF Cadastro de Fornecedores no SICAF ENCAMINHAMENTO DE DEMANDAS Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços ATENDIMENTO DAS DEMANDAS ESPECÍFICAS Atendimento à demanda no SRP Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação Atendimento das Demandas Específicas GESTÃO DO TRÂMITE LICITATÓRIO Gestão da Licitação Licitação por Pregão Eletrônico Licitação por Pregão Presencial Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência APLICAÇÃO DE SANÇÃO Aplicação de Sanção Defesa e Julgamento EQUIPE ATUALIZAÇÕES DO MANUAL DE PROCESSO APÊNDICES Apêndice A - Formulário AE01 - Lista de Verificação Elementos do Processo Apêndice B - Formulários de Check List do Processo Licitatório Apêndice C - Formulário SGCA 07 - SOLICITAÇÃO DE ITENS DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

3 3 1 OBJETIVO O objetivo deste manual é promover a padronização dos procedimentos operacionais referentes aos processos de aquisição de materiais e contratação de serviços na Universidade Federal do Ceará, de acordo com a legislação vigente. Este manual será disponibilizado para a comunidade universitária, com o intuito de orientar e esclarecer aos solicitantes questões básicas relacionadas ao assunto, visando contribuir para o aperfeiçoamento e divulgação dos procedimentos administrativos, fatores indispensáveis para a consecução qualificada dos objetivos desta Universidade.

4 4 2 RESPONSABILIDADES É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades do processo de Aquisição de Materiais e Serviços conhecer, entender e adotar o Estatuto da UFC, as normas, políticas e manuais existentes. Qualquer questão ou dúvida referente ao que influencie no desenvolvimento das atividades devem ser imediatamente esclarecidas junto à Pró-Reitoria de Administração por meio do endereço eletrônico ou no pradm@pradm.ufc.br. As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento organizacional.

5 5 3 POLÍTICAS GERAIS As aquisições de bens e contratações de serviços na Administração Pública obedecem à Lei nº , de 21/06/1993 (Lei geral de licitações e contratos), a qual regulamenta o Art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, instituindo normas e princípios para licitações e dá outras providências. Segundo o Art.14 da Lei nº 8.666/93, para a Administração realizar compra de materiais ou contração de serviços, devem ser observadas as seguintes condições necessárias: i) a definição precisa do seu objeto e ii) a existência de recursos orçamentários que venham a garantir o devido pagamento. Além destas duas condições necessárias, o Art. 3º da mesma lei apresenta os seguintes princípios básicos para a licitação: legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculação ao instrumento convocatório e julgamento objetivo. A Lei nº 8.666/93 rege ainda, em seu Art. 15º, que a Administração Pública, sempre que possível, deverá realizar compras mediante o Sistema de Registro de Preços, por meio de licitação na modalidade de Pregão e ser objeto de ampla e prévia pesquisa de mercado. Dentre os demais s e dispositivos legais que regem as atividades do processo de aquisição de bens e serviços na Administração Pública estão: Lei Nº , de 17 de julho de Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências; Decreto Nº 3.555/ Aprova o Regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. Decreto Nº 5.450/ Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Decreto Nº 5.504/ Estabelece a exigência de utilização do pregão, preferencialmente na forma eletrônica, para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos.

6 6 Instrução Normativa nº 5, de 27 de Junho de Dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral. Manual Pregão Presencial-Pregoeiro disponível em Manual Pregão Eletrônico-Pregoeiro disponível em Instrução Normativa MP/SLTI Nº04 de 12 de novembro de Instrução Normativa MP/SLTI Nº02 de 30 de abril de 2008 Para efeito deste manual, considera-se a seguinte terminologia: Pregoeiro: O Pregoeiro é o servidor designado pela autoridade competente, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, com atribuições que incluem, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor (Inciso 4º do Art. 3º da Lei nº , de 17 de julho de 2002) PRADM: Pró-Reitoria de Administração; SRP: Sistema de Registro de Preço; Comprasnet: Portal de Compras do Governo Federal; Sistema de Gestão do Almoxarifado: Sistema informatizado onde são desenvolvidas as atividades de gestão de materiais; Unidade Solicitante: Unidade demandante de algum serviço da universidade, não necessariamente corresponde a Unidade Gestora. Demanda Específica: Peculiar à Unidade Solicitante Demanda Comum: Contínua e de necessidade geral, de várias unidades solicitantes.

7 7 4. NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS. Definição O evento de início é representado por um círculo e simboliza o começo da execução do processo. O evento de fim é representado por um círculo com borda em negrito e simboliza o final do processo. Representação gráfica O processo é representado por um retângulo, que simboliza uma etapa de um processo formado pela realização sequencial de um determinado conjunto de atividades afins. A atividade é representada por um retângulo arredondado e simboliza uma determinada quantidade de tarefas que devem ser efetuadas dentro de um processo. Cada atividade possui uma identificação referente à como as ações são realizadas. Esta identificação está localizada no canto superior esquerdo do retângulo, conforme demonstrado nas linhas baixo. As atividades manuais, realizadas sem a utilização de um sistema, são representadas por uma mão. As atividades sistêmicas, realizadas por um usuário no sistema, são representadas por um boneco. As atividades automáticas, realizadas pelo sistema com base numa parametrização prévia são representadas por duas engrenagens. Os eventos intermediários são representados por círculos que simbolizam a interligação de atividades na mesma página do fluxo. Estes eventos sinalizam tanto saídas como entradas, no caso de saídas as setas são preenchida enquanto que nas entradas as setas são vazias. Caso haja mais de uma interligação dentro do fluxo os círculos

8 8 Definição possuirão cores diferentes, de forma a facilitar a visualização. Os eventos intermediários podem também sinalizar uma ação específica como à espera dentro de um mesmo processo sendo demonstrada por um relógio dentro do círculo. Representação gráfica Os gateways podem representar a escolha entre duas ou mais atividades adjacentes ou as possíveis rotas condicionais geradas por uma decisão. Os gateways podem representar também atividades desempenhadas de forma paralela. A condicional é representada por um losango enquanto o paralelismo é representado por um losango preenchido por uma cruz. A linha de fluxo é representada por uma linha com uma seta e é utilizada para demonstrar a ordem sequencial na qual cada atividade é desempenhada. A raia é representada por um retângulo nomeado e é utilizada para organizar e delimitar as diferentes atividades de um mesmo setor.

9 9 5. PROCESSOS, NORMAS E POLÍTICAS DA AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS. A figura a seguir representa o mapa do processo de Aquisição de Materiais e Serviços, na qual estão organizados e descritos os seguintes processos: Figura I Mapa de Processos Cadastro no SICAF Encaminhamento de Demandas AMS001 - Cadastro de Fornecedores no SICAF AMS002 - Alteração do Cadastro de Fornecedores no SICAF AMS003 - Abertura de Sol. de Materiais e Serviços Atendimento das Demandas Específicas AMS004 - Atendimento à demanda no SRP AMS005 - Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação AMS006 - Atendimento das Demandas Específicas Gestão do Trâmite Licitatório AMS007 - Gestão da Licitação AMS008 - Licit. por Pregão Eletrônico AMS009 - Licit. por Pregão Presencial AMS010 - Licit. por Convite / Tomada de Preço / Concorrência Aplicação de Sanção AMS011 Aplicação de Sanção - Defesa AMS012 Aplicação de Sanção - Julgamento Fonte: Dados oriundos do levantamento

10 CADASTRO NO SICAF Cadastro de Fornecedores no SICAF Descrição do Subprocesso O fornecedor realiza o cadastro no SICAF (Sistema de Cadastramento Único de Fornecedores) através do portal de compras do Governo Federal ( e, para facilitar o preenchimento dos formulários no sistema, ele pode consultar o Manual SICAF Unidade Fornecedor na aba de "Publicações" desse site. Uma vez que foi feito o pré-cadastro, o fornecedor pode solicitar validação do cadastro junto à UFC, apresentando a documentação exigida pelo SICAF, na Seção de Compras e Cadastro do Departamento de Administração. As inconsistências identificadas na documentação são comunicadas ao fornecedor. Vale ressaltar que, após o cadastro, essa documentação é arquivada por cinco anos Fluxo AMS001 Cadastro de Fornecedores no SICAF

11 Quadro de Tarefas. Subprocesso: Cadastro de Fornecedores no SICAF Para ter acesso aos formulários de 1 cadastro no SICAF, o fornecedor deve Providencia providenciar login e senha. Para isso, deve login e senha preencher CPF do responsável pelo do SICAF pré-cadastro a fim de que a senha gerada seja encaminhada ao registrado. De posse da senha, o fornecedor deve providenciar o preenchimento dos dados solicitados em todos os níveis, de cadastramento no SICAF (Sistema de Cadastramento Único de Fornecedores) para posterior validação junto ao órgão público. Realiza précadastro Ao acessar o portal ComprasNet 2 no ( o fornecedor SICAF preenche os campos indicados no SICAF seguindo as orientações do Manual SICAF Unidade Fornecedor. Vale ressaltar que, os níveis são interdependentes, ou seja, o preenchimento do nível seguinte está condicionado ao preenchimento do nível anterior. 3 Após o credenciamento, o fornecedor Recebe entrega ao servidor da Seção de Compras documentação e Cadastro os s comprobatórios da empresa do cadastramento. 4 Comunica As inconsistências identificadas são inconsistências comunicadas aos fornecedores. SICAF N/A N/A N/A Fornecedor Fornecedor Seção de Compras e Cadastro Seção de Compras e

12 12 Subprocesso: Cadastro de Fornecedores no SICAF Corresponde à validação do cadastro pelo servidor da Seção de Compras e Cadastro com base na documentação apresentada. Toda documentação recebida é conferida e, em caso de inconsistências, o fornecedor é comunicado. Regularidade Fiscal Federal (Etapa III): O servidor recebe do fornecedor as certidões negativas de débito junto à Receita Federal, ao INSS e ao FGTS. Dentro do SICAF, o servidor valida o código de controle da Certidão Negativa de Débito e seleciona a opção Obter Valida os Certidão para que o sistema já apresente 5 dados no as datas de emissão e validade. Quanto às SICAF demais certidões, o código de controle não é necessário. Basta o servidor selecionar Obter certidão para validá-las. É importante enfatizar que, caso alguma das certidões não esteja regular, não é possível concluir a validação do cadastro. Regularidade Fiscal Estadual/Municipal (Etapa IV) Com as certidões negativas Estadual e Municipal em mãos, o servidor valida os seguintes campos: Código de Controle da Certidão Negativa Estadual, Data e hora da Emissão, Data de Validade da Certidão, Código de Controle Portal SICAF Cadastro Seção de Compras e Cadastro

13 13 Subprocesso: Cadastro de Fornecedores no SICAF da Certidão Negativa Municipal, Data e hora da Emissão, Data de Validade da Certidão. Qualificação Técnica (Etapa V): Para validar os dados dessa etapa do cadastro, são necessárias as seguintes informações: Entidade de classe (CREA, CRA, CRC, etc.); Nº do registro na entidade de classe, Data de validade, Identificação da instituição certificadora técnica, Nº do certificado e Data de validade. Qualificação (Etapa VI): Econômico-Financeira Com base no Balanço Patrimonial registrado na Junta Comercial, o servidor valida o período do balanço (inicial e final), demonstração contábil, tipo de balanço, valores de ativo circulante, ativo realizável a longo prazo, total do ativo, passivo circulante, não-circulante e total do passivo. Além disso é verificado também a Certidão Certificação de Falência / Recuperação, Data de Emissão e Data de validade. Os índices de solvência geral, liquidez geral e liquidez corrente são preenchidos automaticamente pelo SICAF baseado nos dados do Balanço. 6 Arquiva Após a conclusão do cadastramento, a N/A Seção de

14 14 Subprocesso: Cadastro de Fornecedores no SICAF documentação documentação deve ser mantida por cinco por 5 anos anos de forma a assegurar a lisura do cadastro realizado e possibilitar eventuais consultas ao original em caso de questionamentos dos órgãos de fiscalização. Compras e Cadastro Alteração do Cadastro de Fornecedores no SICAF Descrição do Subprocesso A alteração do cadastro é permitida desde que solicitada formalmente pelo fornecedor, apresentando a documentação necessária, e apenas pelo o órgão que realizou o cadastro original. Alguns dados necessitam ser atualizados periodicamente como as certidões negativas de débito por exemplo. O servidor da Seção de Compras e Cadastro confere a documentação recebida e comunica as inconsistências que por ventura sejam identificadas ao fornecedor. Assim como no cadastramento inicial, a documentação do fornecedor é mantida por 5 anos.

15 Fluxo Alteração do Cadastro de Fornecedores no SICAF Quadro de Tarefas. Subprocesso: Alteração do Cadastro de Fornecedores O SICAF permite a cada ente da administração pública realizar a atualização dos dados apenas das empresas que foram cadastradas 1 inicialmente por este mesmo órgão. Recebe Desta forma, caso uma empresa que tenha documentação sido cadastrada originalmente por outro da empresa órgão do poder público solicite a alteração cadastral à UFC, ela será orientada a procurar o órgão responsável pela realização do seu cadastro. Os principais dados que demandam SICAF Seção de Compras e Cadastro

16 16 Subprocesso: Alteração do Cadastro de Fornecedores atualizações são: identificação dos sócios, em casos de alteração da composição societária ( , endereço, telefone, etc) e o Balanço Patrimonial, que necessita ser atualizado anualmente. Vale ressaltar que, tanto o Balanço quanto a documentação dos sócios precisam ser entregues pessoalmente à Seção de Compras e Cadastro. Já as certidões negativas de débito podem ser encaminhadas por , pois a validação das certidões pode ser atualizada via internet. 2 Comunica Se forem identificadas inconsistências, inconsistências estas são comunicadas ao fornecedor. Assim como no cadastro inicial do 3 fornecedor, toda documentação é Altera dados conferida pelo servidor responsável. Após no SICAF a conferência, os dados são alterados no SICAF, conforme solicitação formal. A documentação deve ser mantida por 4 cinco anos de forma a assegurar a lisura Arquiva do cadastro realizado e possibilitar documentação eventuais consultas ao original por 5 anos em caso de questionamentos dos órgãos de fiscalização. N/A SICAF N/A Seção de Compras e Cadastro Seção de Compras e Cadastro Seção de Compras e Cadastro

17 ENCAMINHAMENTO DE DEMANDAS Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços Descrição do Subprocesso de Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços O processo de Solicitação de Compra se inicia pela identificação da necessidade de materiais ou serviços em cada unidade da UFC. Esta necessidade corresponde a demandas específicas das unidades solicitantes, as demandas comuns a toda Universidade são executadas pela Pró-Reitoria de Administração. Esta análise deve ser realizada pela autoridade máxima da unidade. Se houver uma Ata de Registro de Preço vigente que atenda as necessidades identificadas pela unidade, serão executados os trâmites previstos no fluxo AMS004 - Atendimento à demanda no SRP. As solicitações de obras são encaminhadas à Superintendência de Infraestrutura, que definirá o objeto da solicitação e a sua justificativa. Para maiores informações vide Fluxo GPOMSG002 Solicitação de Obra. Caso os recursos para execução do projeto ou obra sejam de custeio, a Superintendência de Infraestrutura encaminha o processo à Assessoria Executiva da Pró-Reitoria de Administração que analisa o processo. Se forem de capital, o processo é encaminhado à Pró-Reitoria de Planejamento para finalização do cadastro da obra no SIMEC (Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle). O servidor da Pró-Reitoria de Planejamento, completa os dados referentes ao Plano Interno (PI) no portal do SIMEC ( com base nas informações repassadas pela Superintendência de Infraestrutura. Após o preenchimento dos dados, o PI é criado e cadastrado no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira). Por fim, assim como nos processos de demanda de custeio,estes são encaminhados à Assessoria Executiva da Pró-Reitoria de Administração que os analisa. Caso a demanda seja de material de uso comum às unidades administrativas da UFC, o solicitante deverá checar se já está cadastrado no Sistema de Gestão do Almoxarifado. Se estiver, a unidade solicitante deve verificar se o material possui saldo em estoque. Havendo, serão realizadas as atividades previstas no fluxograma GM003 - Requisição de Materiais. Caso não haja, a unidade encaminhará ofício solicitando ao Almoxarifado que providencie a compra e o cadastro do item.

18 18 Em se tratando de demandas específicas de cada unidade, esta deve providenciar abertura de processo de solicitação de compra. Após a abertura do processo, o solicitante deverá fazer pesquisa de mercado a fim de embasar o Termo de Referência. O Termo de Referência é a documentação básica para o processo licitatório, pois sua correta elaboração é essencial para as etapas seguintes. Deve ser elaborado pela unidade demandante, uma vez que somente esta pode especificar suas necessidades. Se o material demandado for um bem patrimonial, o processo é encaminhado à Pró-Reitoria de Planejamento. O servidor responsável verifica, no portal SIAFI, a disponibilidade orçamentária da conta correspondente à natureza do gasto sinalizado. Em seguida, realiza a classificação conforme natureza do gasto. Por fim, a Pró-Reitoria de Administração realiza conferência do processo, por meio do formulário de checklist AE01 - Lista de Verificação Elementos do Processo e verifica a disponibilidade orçamentária.

19 Fluxo AMS03 Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços Quadro de Tarefas. Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços Identifica O processo de Solicitação de Compras se 1 necessidade de inicia pela identificação da necessidade N/A Unidades da UFC

20 20 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços materiais / de materiais ou serviços em cada unidade serviços da UFC. Esta análise deve ser realizada pela autoridade máxima do setor solicitante, de forma a evitar retrabalhos e garantir que todo material ou serviço solicitado seja de fato necessário para as atividades da unidade. A identificação da necessidade deve ocorrer com antecedência, considerando que o prazo médio de atendimento são de 90 dias, em casos de licitação. Se já houver uma Ata de Registro de Preço que atenda as necessidades identificadas pela unidade, serão executados os trâmites previstos no fluxo AMS004 - Atendimento à demanda no SRP. O processo é aberto e encaminhado à Superintendência de Infraestrutura. Nesta, será definido o objeto da solicitação e a sua justificativa. O processo deve ser autorizado pela da autoridade máxima da Abre processo área solicitante. Para maiores informações 2 de solicitação vide Fluxo GPOMSG002 Solicitação de obras de Obra. A Superintendência de Infraestrutura elabora a documentação referente ao projeto ou obra solicitado. Caso os recursos para execução do projeto ou obra sejam de custeio, a Processo Unidades da UFC

21 21 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços Superintendência de Infraestrutura encaminha o processo para Pró-Reitoria de Administração. A Assessoria Executiva da Pró-Reitoria de Administração analisa o processo com base no formulário AE01 - Lista de Verificação de Elementos do Processo se for identificada inconsistência, o processo é devolvido à unidade solicitante para os ajustes necessários. Caso os recursos para realização da obra ou projeto sejam de capital, o processo é encaminhado à Pró-Reitoria de Planejamento para finalização do cadastro da Obra no SIMEC (Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle). O servidor da Pró-Reitoria de Planejamento, com perfil para realizar o cadastramento no portal do SIMEC ( completa os dados referentes ao Plano Interno (PI) Finaliza o com base nas informações repassadas 3 cadastro da pela Superintendência de Infraestrutura. obra no Dentre estes dados estão: origem do SIMEC recurso, enquadramento da despesa e natureza da obra. Após o preenchimento dos dados, o PI é criado e cadastrado no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira). Por fim, o processo é encaminhado à Pró- SIMEC Pró-Reitoria de Planejamento

22 22 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços 4 5 Formaliza processo de solicitação de compra Solicita material almoxarifado ao Reitoria de Administração para realização do checklist do formulário AE01 - Lista de Verificação Elementos do Processo. No caso dos recursos serem de custeio, é realizada a formalização do processo de solicitação de compra. Nesta formalização, o solicitante deve indicar um fiscal e um substituto, nomeados por portaria providenciada pelo DCEO (Departamento de Contratos e Execução Orçamentária), Após a formalização do processo de solicitação de compra são executadas as atividades descritas na atividade Realiza checklist de conferência Caso a demanda seja de materiais de uso comum das unidades administrativas da UFC, o solicitante deverá verificar se o material existe no Sistema de Gestão do Almoxarifado e esta disponível. Se o material estiver disponível é realizada uma requisição. Se o material não estiver em estoque, a unidade solicitante encaminhará ofício solicitando ao Almoxarifado a compra do material. Não se tratando de materiais de uso comum, que são atendidos por meio do Almoxarifado, a unidade solicitante abrirá um processo de solicitação de compra. N/A N/A Unidades da UFC Unidades da UFC 6 Abre processo A Unidade solicitante realiza a abertura N/A Unidades da

23 23 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços de um processo para a aquisição de materiais ou serviços que são de necessidades específicas da unidade. Após a abertura do processo, o solicitante deverá realizar a pesquisa de mercado. Esta pesquisa tem como objetivo a obtenção de, no mínimo, 3 (três) propostas de preço do tipo CIF (ou seja, incluindo custos, seguro e frete). A pesquisa deve obedecer aos critérios de sazonalidade, regionalidade e periodicidade, ou seja, o resultado da pesquisa deve ser recente. O objeto da pesquisa deve ser idêntico à demanda da unidade. Realiza A pesquisa de mercado é realizada 7 pesquisa de preferencialmente em empresas mercado nacionais. Para sua realização, o solicitante encaminha ofícios ou s com confirmação de recebimento para fornecedores do produto ou serviço. As propostas de preço devem ser retornadas no prazo determinado pela Universidade. Este período pode ser prorrogado mediante justificativa do solicitante. Se a pesquisa de mercado não conseguir a quantidade de propostas necessária, a unidade poderá consultar o Banco de Preços, portal mantido por empresa terceira com os preços presentes no portal N/A UFC Unidades da UFC

24 24 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços ComprasNet. Vale ressaltar que o Banco de Preços é um serviço privado contratado. A Pesquisa de Preços é regulamentada pela Instrução Normativa nº 5, de 27 de Junho de No caso de aquisições de materiais relacionados à Tecnologia da Informação, Encaminha 8 a Secretaria de Tecnologia da Informação DOD para STI participará da solicitação juntamente com a unidade gestora. O processo é encaminhado à Pró-Reitoria Recebe DOD e de Administração para conferência por 9 elabora demais meio do formulário de checklist AE02 - documentações checklist de Demandas de TI. O Termo de Referência deve conter: objeto, descrição detalhada do objeto, justificativa da necessidade de contratação ou aquisição e suas especificações, valor estimado, dentre outros. Além das cotações atualizadas, é Elabora Termo 10 necessário anexar os s de Referencia comprobatórios das solicitações de cotações mesmo que o fornecedor contatado não tenha respondido. O Termo de Referência deve especificar de forma minuciosa o objeto da licitação sem, no entanto limitar a concorrência, conforme descrição do inciso II do Art. 3º DOD DOD Termo de Referência Unidades da UFC Unidades da UFC Unidades da UFC

25 25 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços da Lei nº , de 17 de julho de II - a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição"; Vale ressaltar que o Termo de Referência é a documentação básica para o processo licitatório, sua correta elaboração é essencial para as etapas seguintes. Desta forma, o TR deve ser elaborado pela unidade demandante, uma vez que somente esta pode especificar suas necessidades. Caso o material seja um bem permanente, o processo é encaminhado à Pró-Reitoria de Planejamento. O servidor responsável 11 verifica, no portal SIAFI, a Verifica disponibilidade orçamentária da conta disponibilidade correspondente à natureza do gasto orçamentária e sinalizado. Em seguida, realiza a realiza classificação conforme natureza do gasto. classificação Por fim, o(a) Pró-Reitor (a) de Planejamento analisa a pertinência da compra em relação aos objetivos maiores da universidade. 12 A Assessoria Executiva realiza Realiza conferência, por meio do formulário de checklist de checklist AE01 - Lista de Verificação conferência Elementos do Processo. (Apêndice A N/A N/A Pró-Reitoria de Planejamento Assessoria Executiva

26 26 Subprocesso: Abertura de Solicitação de Materiais e Serviços deste manual). 5.3 ATENDIMENTO DAS DEMANDAS ESPECÍFICAS Atendimento à demanda no SRP Descrição do Subprocesso de Atendimento à Demanda no SRP As solicitações de atendimento às demandas no Sistema de Registro de Preço (SRP) podem ser caracterizadas conforme abaixo: Solicitações de compra de material de consumo ou serviço; Solicitações de compra de material permanente; A Unidade solicitante verifica junto à Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios se há ata de Registro de Preço vigente e, se houver, informa-se quem é o fiscal a fim de encaminhar a este o formulário de Solicitação de Itens de Ata de Registro de Preço, apêndice C deste manual, acompanhado de memorando. Em seguida, o fiscal verifica a quantidade disponível na ata correspondente. Não havendo disponibilidade, o fiscal informará ao solicitante as razões do não atendimento, através de memorando. Caso seja possível atender, totalmente ou parcialmente, a demanda o fiscal preencherá a quantidade a ser atendida e encaminhará a solicitação para a Pró-Reitoria de Administração, nos casos de material de consumo ou serviço, ou para a Pró-Reitoria de Planejamento, quando se tratar de material permanente. Após a aprovação da solicitação pela autoridade competente, será emitido boletim de empenho pela Pró-Reitoria correspondente. Os boletins de solicitações de empenho são devidamente assinados pela autoridade competente e enviados à Seção de Execução Orçamentária para emissão de Nota de Empenho.

27 Fluxo GC04 Atendimento à demanda no SRP 27

28 Quadro de Tarefas. Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP Unidade solicitante entra em contato com a Divisão de Gestão Consulta de Contratos, Atas e Convênios DGCAC sobre a existência de ata do item sobre a demandado. 1 existência No sistema ComprasNet podem de ata de ser consultadas todas as Atas de Registro de Registro de Preço da instituição Preço por meio da opção Consultas: Gestão de Atas de Registro de Preços/SRP Encaminha Unidade demandante encaminha solicitação formulário de Solicitação de Itens 2 de itens da de Registro de Preço Ata de acompanhado de memorando com Registro de a ciência da autoridade superior Preço para fiscal. Preenche e 3 encaminha Fiscal preenche os campos formulário reservados a ele com as de quantidades possíveis de Solicitação atendimento e encaminha à de Itens de Autoridade Competente, Ata de acompanhado de memorando. Registro de Preço 4 Autoriza Preenche e autoriza quantidade atendimento para atendimento da demanda N/A Memorando e formulário SGCA07 - Solicitação de Itens de Ata de Registro de Preço Memorando/ Formulário SGCA07 - Solicitação de Itens de Ata de Registro de Preço Formulário SGCA07 - Solicitação de Itens de Unidades da UFC Unidades da UFC Fiscal da Ata Autoridade Competente

29 29 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP Em casos de solicitações de compra de materiais permanentes, a Pró-Reitoria de Planejamento realiza a emissão do Boletim de Empenho correspondente. Este Boletim de Empenho deverá ser devidamente assinado pelo(a) Pró- Reitor(a) de Planejamento. O Boletim de Empenho deverá conter as seguintes informações: Número do Processo; Favorecido; Evento; Emite Esfera; 5 Boletim de PT Resumido; Empenho Fonte de Recursos; Natureza da Despesa; Plano Interno; Valor a ser disponibilizado para a compra; Tipo; Modalidade; Numero da Licitação; Data. Juntamente com o Boletim de Empenho de materiais permanentes, é encaminhado à PRADM o Ata de Registro de Preço Boletim de Empenho Pró-Reitoria de Planejamento

30 30 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP denominado Relação de Materiais, no qual está presente toda descrição do bem solicitado, assim as quantidades e os valores unitários. Os s referentes ao trâmite de solicitações de compra de material de consumo, serviços 6 e materiais permanentes são Encaminha encaminhados à Pró-Reitoria de ofício para Administração. PRADM Esta documentação deve conter o Termo de Referência, de forma a justificar a necessidade da demanda. Após o recebimento da solicitação, a Pró-Reitoria de Administração analisa a 7 solicitação e verifica se o Analisa Departamento de Administração é solicitação o fiscal responsável pela ata de registro de preço. Neste caso o DA deverá ser informado da solicitação. 8 A verificação das quantidades Verifica disponíveis é realizada no SIASG quantidades (Sistema de Automação de disponíveis Serviços Gerais). 9 Gera oficio Após a análise das quantidades de de resposta itens disponíveis, a Seção de Ofício Ofício SIASG Ofício Unidades da UFC Pró-Reitoria de Administração Seção de Gestão de Contratos e Atas Seção de Gestão de Contratos e Atas

31 31 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP da Gestão de Contratos e Atas quantidade realizará a emissão de um ofício disponível de resposta da quantidade disponível. O ofício de resposta da quantidade disponível deverá conter os seguintes elementos: Cabeçalho completo contendo a Pró-Reitoria, departamento e divisão na qual foi originado o ofício; Destinatário do ofício (Neste caso, a Assessoria Executiva/ PRADM); Local, data e ano da emissão do ofício; Assunto e Texto (no caso de ofícios relacionados a resposta de quantidade disponível, deverá ser descrita a relação de despachos, informando quais possuem disponibilidade de atendimento na presente data). Cada despacho/ae também é descrito o seu de origem relacionado. O ofício deverá ser assinado pelo

32 32 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP responsável, bem como pela Diretoria da Divisão de Contratos de Execução e Orçamento, ambos alocados na Pró-Reitoria de Administração. Caso a quantidade disponível para atender as solicitações não seja satisfatória, a Pró-Reitoria de Administração, irá emitir o despacho denegatório. O despacho denegatório é um de caráter decisório que deverá conter os seguintes elementos: Cabeçalho completo contendo a Pró-Reitoria, 10 Emite departamento e/ou divisão despacho na qual foi originado o denegatório despacho; Número do despacho; Destinatário do despacho; Local, data e ano da emissão do despacho; Assunto. No caso do despacho denegatório, o deverá ser devidamente assinado pelo (a) Pró-Reitor (a) Adjunto da PRADM. Despacho Denegatório Assessoria Executiva 11 Recebe O recebimento do despacho Despacho Unidades da UFC

33 33 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP despacho denegatório é realizado pelas denegatório unidades da UFC que realizaram as solicitações de compras, a fim de formalizar que a demanda não poderá ser atendida. Caso as quantidades disponíveis para atender as solicitações de demanda de compras sejam satisfatórias, a Pró-Reitoria de Administração, irá emitir o boletim de solicitação de empenho (somente nos casos em que a demanda não seja da Pró-Reitoria de Planejamento). Para a emissão do Boletim de Solicitação de Emite Empenho, a PRADM acessa o Boletim de Sistema de Orçamento, no portal 12 Solicitação da UFC na internet, e insere os de dados referentes à solicitação em Empenho questão. O Boletim de Solicitação de empenho gerado pela Pró-Reitoria de Administração deverá conter os seguintes elementos: Interessado; CNPJ; Evento; Esfera; PT Resumido; Programa de Trabalho; Denegatório Boletim de Solicitação de Empenho Assessoria Executiva

34 34 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP Natureza da Despesa; Fonte de Recursos; Projeto; Plano Interno; Modalidade; Forma de Licitação (se for o caso); Número de Licitação (se for o caso); Referência de Dispensa (se for o caso); Valor; Setor Interessado. O Boletim de Empenho deverá ser assinado pelo Ordenador de Despesas. Caso haja necessidade, o Magnífico Reitor poderá delegar a responsabilidade para a assinatura do Boletim de Empenho para outro servidor. Assina Nos casos em que a demanda seja 13 boletim relacionada à Pró-Reitoria de Planejamento, para materiais permanentes, o Boletim de Solicitação de Empenho será gerado pela PRPL e encaminhado posteriormente à PRADM, para assinatura do(a) Ordenador de Despesas. Boletim de Empenho Pró-Reitoria de Administração 14 Revisa A revisão do processo de N/A Seção de Execução

35 35 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP solicitação empenho será realizada pela Seção de Execução Orçamentária (SEOC). O responsável pelo setor irá verificar todos os s que foram gerados para o processo de empenho ser efetivado, como boletins de empenho, ofícios, despachos, dentre outros. O Departamento de Contratos e Emite Nota Execução Orçamentária emite de 15 de Nota de Empenho via o sistema Empenho informatizado Providencia as assinaturas dos diretores do: Gestor Financeiro (Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF); Providencia Ordenador Substituto as (Diretor do Departamento assinaturas 16 de Contratos e Execução dos Orçamentária - DCEO); diretores do A nota de empenho DCEO/DCF contém os seguintes elementos: Número de Emissão; Dados cadastrais do emitente (neste caso, a UFC); Nota de Empenho Nota de Empenho Orçamentária Departamento de Contrato e Execução Orçamentária Seção de Execução Orçamentária

36 36 Subprocesso: Atendimento à demanda no SRP Dados cadastrais do credor; Interessado; Processo de Origem; Classe; Tipo; Modalidade de Licitação; Valor do empenho; Especificações do Material e/ou serviço. Após a realização do empenho com as devidas assinaturas, a continuidade das atividades será realizada no subprocesso Atendimento das Demandas Específicas. As documentações suporte que foram geradas para a efetivação do empenho serão arquivadas e a nota de empenho finalizada será direcionada ao Departamento de Administração (DA) Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação Descrição do Subprocesso A dispensa ou inexigibilidade da licitação é a compra ou contratação realizada sem licitação, em situações excepcionais, expressamente previstas nos artigos 24 e 25 da Lei nº 8.666/93, que tratam, respectivamente, dos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação. O

37 37 gestor deve ser cauteloso ao decidir-se pela contratação sem licitação, seja com base na dispensa ou na inexigibilidade, pois a Lei de Licitação considera ilícito penal dispensar ou inexigir licitação fora das hipóteses descritas em lei ou deixar de observar as formalidades pertinentes. Entre os casos de dispensa de licitação (art. 24 da Lei nº 8.666/93), têm-se os com base nos valores contratados, fixando-se o valor de até R$ ,00 (quinze mil reais) para obras e serviços de engenharia e, para os demais bens e serviços, até R$ 8.000,00 (oito mil reais). Vale ressaltar que é vedado aos órgãos públicos o fracionamento de despesas para utilizar modalidade de licitação inferior à recomendada pela legislação para o total da despesa. É ilegal admitir, por exemplo, a compra de material de expediente, no mesmo exercício financeiro, em três contratos de R$ 6 mil cada, com a modalidade de compra com dispensa de licitação.

38 Fluxo GCC005 Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação 38

39 Quadro de Tarefas Subprocesso: Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação A unidade solicitante deve encaminhar o processo à Assessoria Executiva do (a) Ordenador(a) de Despesas. A Assessoria Executiva analisa o processo recebido com base no 1 formulário AE01 - Lista de Analisa Verificação Elementos do Processo. processo Em seguida, é elaborado o despacho para a Pró-Reitora de Administração. A dispensa ou inexigibilidade da licitação é descrita nos artigos 24 e 25 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de Providencia Não havendo inconsistências em assinatura do relação ao formulário de checklist, o 2 despacho pelo despacho será assinado pelo (a) Ordenador (a) Ordenador (a) de Despesas e de Despesas encaminhado à Procuradoria Jurídica. Devolve à Caso haja inconsistências na 3 origem para solicitação, a Assessoria Executiva irá saneamentos apontá-las no despacho, retornando ao necessários solicitante para que sejam corrigidas. 4 Realiza Os saneamentos necessários são saneamentos realizados pela unidade demandante. indicados Despacha e Se não for necessário contrato, o 5 encaminha despacho é encaminhado pelo para Ordenador de Despesa diretamente à Sistema / Processo Despacho Despacho N/A N/A Assessoria Executiva Assessoria Executiva Assessoria Executiva Unidades da UFC Assessoria Executiva

40 40 Subprocesso: Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação procuradoria Procuradoria Jurídica. Sendo necessário contrato, a 6 Elabora minuta Assessoria de Legislação elabora a do contrato minuta e encaminha para a Pró- Reitoria de Administração. Assina despacho O despacho de encaminhamento da 7 encaminhando minuta do contrato é assinado pelo (a) a minuta do Ordenador (a) de Despesas e contrato para encaminhado à Procuradoria Jurídica. Procuradoria A Procuradoria Jurídica elabora 8 parecer quanto à dispensa solicitada ou Analisa a inexigibilidade identificada e processo devolve à Pró-Reitoria de Administração. 9 Emite e assina Recebe o parecer e se for desfavorável, despacho a PRADM envia despacho denegatório denegatório, se à unidade solicitante. for o caso. Caso o parecer seja favorável, o (a) Ratifica Pró-Reitor (a) Adjunto declara a 10 dispensa ou dispensa ou a inexigibilidade de inexigibilidade licitação e o (a) Pró-Reitor (a) de Administração a ratifica. 11 Emite Boletim Emite o Boletim de Empenho se for de Empenho despesa de custeio. 12 O (a) Ordenador (a) de Despesas Assina boletim assina o Boletim de Empenho e de empenho encaminha o processo ao Sistema / Minuta do Contrato Despacho Parecer Jurídico Despacho Denegatório Ratificação da Dispensa ou Inexigibilida de Boletim de Empenho Boletim de Empenho Assessoria de Legislação Pró-Reitoria de Administração Procuradoria Jurídica Pró-Reitoria de Administração Assessoria Executiva Assessoria Executiva Pró-Reitoria de Administração

41 41 Subprocesso: Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação Departamento de Administração para publicação da Dispensa ou Inexigibilidade. 14 Caso a solicitação seja uma demanda Emite e assina de bem permanente, a emissão do boletim de Boletim de Empenho é empenho responsabilidade da PRPL. 15 O Boletim de Empenho emitido e Assina boletim assinado pela PRPL deve ser assinado de empenho também pela PRADM. A Seção de Compras e Cadastro da 16 Divisão de Materiais do Departamento Publica a de Administração recebe os processos dispensa ou e publica a dispensa ou a inexigibilidade inexigibilidade de licitação no SIDEC de licitação no (Sistema de Divulgação de Compras e SIDEC Contratação) encaminha ao DCEO para emissão da Nota de Empenho. A Nota de Empenho é emitida em duas vias, sendo uma via a ser anexada aos autos do processo e a segunda via, para o Departamento de Administração, o qual complementará 17 Emite Nota de a referida Nota com as informações Empenho relacionadas à entrega do produto. Em seguida, deverá encaminhar uma cópia ao fornecedor e outra para o Almoxarifado. No caso de serviços com contrato, a Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios publica Sistema / Boletim de Empenho Boletim de Empenho SIDEC Nota de Empenho Pró-Reitoria de Planejamento Pró-Reitoria de Administração Departamento de Administração Departamento de Contratos e Execução Orçamentária

42 42 Subprocesso: Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação portaria nomeando o fiscal do contrato. Por fim, uma cópia da Nota de Empenho é encaminhada ao fiscal. Envia nota de O Departamento de Administração 18 empenho para encaminha a Nota de Empenho ao o fornecedor fornecedor. Sistema / Nota de Empenho Departamento de Administração

43 Atendimento das Demandas Específicas Descrição do Subprocesso Após a conferência do processo, a Assessoria Executiva emite o Boletim de autorização para abertura de processo licitatório por meio do Sistema de Orçamento no portal da UFC. O Boletim é encaminhado ao Departamento de Licitação ou, no caso de serviços de obras, à Comissão de Licitação de Obras e Projetos que irá elaborar o edital da licitação. Caso haja necessidade de contrato, o Departamento de Licitação irá elaborar uma minuta e anexar ao edital para que esta também seja analisada pela Procuradoria Jurídica. A Procuradoria Jurídica emite parecer quanto ao edital e seus anexos. Os ajustes necessários são realizados pelo Departamento de Licitação ou pela Comissão de Licitação de Obras e Projetos. Após a adjudicação da licitação, a Comissão Permanente de Análise de Conformidade do Processo de Licitação (CPACPL) reavalia todo processo licitatório, a Pró-Reitoria de Administração realiza os ajustes identificados pela Comissão. Após análise da CPACPL, a Pró- Reitoria de Administração realiza a homologação do resultado e a Assessoria Executiva publica o resultado da licitação no sistema ComprasNet. A emissão do Boletim para Empenho será realizada pela Pró-Reitoria de Planejamento caso o processo seja relativo a um bem permanente ou obras, caso contrário o Boletim será emitido pela Assessoria Executiva da Pró-Reitoria de Administração. Por fim, é colhida a assinatura do (a) Ordenador(a) de Despesas e o processo é encaminhado ao Departamento de Contratos e Execução Orçamentária. O Departamento de Contratos e Execução Orçamentária recebe o processo, analisa o orçamento da universidade e empenha os valores correspondentes. Caso haja necessidade de contrato, o Departamento de Contratos e Execução Orçamentária preenche a minuta com os dados do licitante vencedor. Em seguida, o contrato é encaminhado para assinatura do fornecedor e do(a) Ordenador(a) de Despesas. Após assinatura, o contrato é publicado pelo Departamento de Administração e o Departamento de Contratos e Execução Orçamentária emite portaria nomeando o fiscal do contrato. A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios realiza o cadastro da garantia no SIASG (Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais), a obrigação de cobrar o fornecedor para que o depósito da garantia seja realizado é do fiscal do contrato. Uma via do contrato é encaminhada ao fiscal do contrato para acompanhamento da sua execução.

44 44 Se a licitação executada destina-se a implantação de Sistema de Registro de Preço, o Departamento de Licitação, após a homologação, encaminha a relação de licitantes que comporão o cadastro de reserva e encaminha, juntamente com a ata de Registro de Preço para o Departamento de Controle e Execução Orçamentária (DCEO). O DCEO visa à ata e colhe as assinaturas devidas. Por fim, é solicitada a publicação da ata e o fiscal responsável é nomeado.

45 Fluxo AMS006 Atendimento das Demandas Específicas 45

46 Quadro de Tarefas. Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas Emite boletim para licitação Autoriza processo Elabora Edital de Licitação Após a análise realizada conforme o formulário AE01 - Lista de Verificação Elementos do Processo, apêndice A deste manual, a Assessoria Executiva emite o Boletim para Licitação. O Boletim é aprovado pelo (a) Ordenador (a) de Despesas e encaminhado ao Departamento de Licitação ou, no caso de serviços de obras, à Comissão de Licitação de Obras e Projetos. O edital é elaborado com base em modelos da Advocacia Geral da União, conforme a modalidade e o tipo de licitação. Caso a demanda por licitação seja dentro do âmbito do Sistema de Registro de Preços, poderá ser realizada a modalidade de Pregão ou Concorrência. Sendo pregão, deve ser priorizada a utilização da modalidade de pregão eletrônico. O edital da licitação é encaminhado para parecer da Procuradoria Jurídica. Boletim para Licitação Boletim para Licitação Edital de Licitação Assessoria Executiva Ordenador de Despesas Departamento de Licitação / Comissão de Licitação de Obras e Projetos 4 Anexa minuta Caso haja necessidade de Minuta do Departamento

47 47 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas de contrato ao contrato, o Departamento de edital, se for o Licitação, ou Comissão de caso Licitação de Obras e Projetos, irá elaborar uma minuta do contrato e anexar ao edital para que esta também seja analisada pela Procuradoria Jurídica. Caso sejam realizadas recomendações, o edital e seus Emite parecer anexos serão encaminhados de do edital e da volta para correções no 5 minuta e visa Departamento de Licitação. Após edital e os ajustes a licitação será anexos executada conforme visto no fluxo AMS007 - Gestão da Licitação. As inconsistências identificadas 6 pela Procuradoria Jurídica são Realiza os ajustadas pelo Departamento de ajustes Licitação ou pela Comissão de devidos Licitação de Obras e Projetos, no caso de obras. Após a adjudicação da licitação, 7 a Comissão Permanente de CPACPL Análise de Conformidade do realiza Processo de Licitação reavalia conferência do todo processo licitatório de forma processo a verificar inconsistências. Esta licitatório avaliação é realizada conforme os formulários de checklist. Contrato de Licitação / Comissão de Licitação de Obras e Projetos Parecer do Procuradoria Edital e da Jurídica Minuta Departamento de Licitação / Comissão de N/A Licitação de Obras e Projetos CC01 - Lista de Comissão Verificação Permanente de de Análise de Concorrência Conformidade CV01 - Lista do Processo de de Licitação Verificação

48 48 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas Providencia Se a CPACPL identificar alguma 8 medidas inconsistência no processo, de Convite; DL01 - Lista de Verificação de Dispensa de Licitação; IN01 - Lista de Verificação de Inexigibilidad e de Licitação; PRE01 - Lista de Verificação de Pregão Eletrônico; PRP01 - Lista de Verificação de Pregão Presencial; TP01 - Lista de Verificação de Tomada de Preços. N/A Departamento de Licitação /

49 49 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas cabíveis. solicita as medidas cabíveis para saneamento junto ao Departamento de Licitação, ou à Comissão de Licitação de Obras e Projetos, no caso de obras. Após os ajustes, retorna à CPACPL. Caso as medidas tenham sido insatisfatórias encaminha ao (à) Ordenador (a) de Despesas para anulação, revogação ou cancelamento. Após constatada a regularidade, o 9 (a) Ordenador (a) de Despesas Homologa realiza a homologação do resultado da resultado da licitação no sistema licitação ComprasNet e encaminha para a Assessoria Executiva. Recebe o processo e publica o Publica resultado da licitação no Diário 10 resultado da Oficial da União, mesmo que a licitação licitação tenha sido fracassada ou cancelada. A Assessoria Executiva emite o Boletim para Empenho das 11 Emite boletim licitações que obtiveram êxito para empenho caso o processo seja referente a uma demanda de materiais de custeio. 12 PRPL emite A PRPL emite o Boletim para boletim de Empenho caso o processo seja Sistema ComprasNet Sistema ComprasNet Boletim para Empenho Boletim de Solicitação de Comissão de Licitação de Obras e Projetos Ordenador de Despesas Assessoria Executiva Assessoria Executiva Pró-Reitoria de Planejamento

50 50 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas solicitação de empenho Ordenador (a) de Despesas (a) assina boletim Realiza Cadastro de Reserva e elabora Ata Verifica o processo e empenha relativo a uma demanda de materiais permanentes ou obras. Por fim, é providenciada a assinatura do (a) Ordenador (a) de Despesas e o processo é encaminhado à Seção de Empenhos. Se for um Sistema de Registro de Preço (SRP), o processo é encaminhado ao DCEO para elaboração da Ata de Registro de Preço. No caso de SRP, o DCEO convoca os licitantes remanescentes para formação do Cadastro de Reserva. Elabora a Ata incluindo o vencedor do certame e os licitantes que concordaram em fazer parte do quadro de reserva. Realiza o empenho no sistema informatizado. Sendo SRP. O empenho será providenciado mediante solicitação da unidade interessada. Caso o licitante vencedor de SRP não possa, por quaisquer motivos, atender ao volume total empenhado, poderá ser convocado outro fornecedor do cadastro de reserva na ordem de Empenho N/A Ata do Sistema de Registro de Preço N/A Ordenador de Despesas DCEO Seção de Execução Orçamentária

51 51 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas classificação apresentada na Ata, (Art.11 do Decreto 7892/13). Se não houver ata ou contrato, a Seção de Execução Orçamentária encaminha emite em duas vias da Nota de Empenho, sendo uma via a ser anexada aos autos do processo e a segunda via, para o Departamento de Administração, 16 o qual complementará a referida Encaminha Nota com as informações empenho para relacionadas à entrega do produto Almoxarifado. Em seguida, deverá encaminhar e Div. uma cópia ao fornecedor e outra Materiais para o Almoxarifado. O Almoxarifado verifica a existência de espaço físico disponível e programa o recebimento com os conferencistas. O fornecedor deve agendar a entrega conforme acordado com o Almoxarifado. Caso haja necessidade de contrato, a Seção de Gestão de 17 Preenche Contratos e Atas preenche o contrato Termo de Contrato ou Ata com base na minuta publicada, anexa ao edital. 18 Visa Em seguida, o responsável pelo contrato/ata setor de contratos visa o contrato Empenho Contrato Contrato/ Ata do Sistema de Seção de Execução Orçamentária Seção de Gestão de Contratos e Atas Seção de Gestão de

52 52 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas de Registro de Preço Colhe assinatura do 19 fornecedor no contrato Ordenador(a) de Despesas assina contrato/ata Prepara o formulário para publicação Solicita publicação da ata ou contrato Publica contrato ou ata Emite portaria nomeando fiscal do contrato/ata e encaminha-o para assinatura do fornecedor. A assinatura do fornecedor ocorre antes da assinatura do (a) Ordenador(a) de Despesas O (a) Ordenador(a) de Despesas assina o contrato. Antes de ser publicado, o contrato, ou a ata, passam pela Seção de Gestão de Contratos e Atas para preparar o formulário para publicação. A Seção de Contratos e Atas solicita ao Departamento de Administração a publicação do contrato ou ata. Após assinatura, o contrato/ ata de registro de preços é publicado pelo Departamento de Administração. A Pró-Reitoria de Administração emite portaria nomeando o fiscal do contrato. Uma via do contrato, ou ata, é enviada para o fiscal nomeado, juntamente com a documentação necessária, conforme consta no Registro de Preço Contrato/Ata Contrato/Ata Contrato/Ata Contrato/Ata Contrato Portaria Contratos e Atas Seção de Gestão de Contratos e Atas Ordenador de Despesas Seção de Gestão de Contratos e Atas Seção de Gestão de Contratos e Atas Departamento de Administração Pró-Reitor(a) de Administração

53 53 Subprocesso: Atendimento das Demandas Específicas Manual de Fiscalização de Contratos da UFC. A Seção de Gestão de Contratos Cadastra o e Atas realiza o cadastro da contrato, ou garantia no SIASG (Sistema ata, no Integrado de Administração de 25 cronograma Serviços Gerais). físico A obrigação de cobrar o financeiro no fornecedor para que o depósito da SIASG garantia seja realizado é do fiscal do contrato. A documentação é encaminhada Envia para o Departamento de Controle 26 processo para Interno para a análise e arquivo, Controle conforme fluxo AC003 - Interno Acompanhamento de Conformidade. Acompanha Após o cadastro no SIASG, o 27 execução do Fiscal inicia o acompanhamento contrato/ata do contrato/ata. Caso a demanda seja da Encaminha Superintendência de 28 documentação Infraestrutura, o contrato e o à UFC Infra empenho são encaminhados para esta. SIASG N/A Contrato / Ata Contrato / Ata Seção de Gestão de Contratos e Atas Departamento de Contratos e Execução Orçamentária Fiscal do Contrato Seção de Gestão de Contratos e Atas

54 GESTÃO DO TRÂMITE LICITATÓRIO Gestão da Licitação Descrição do Subprocesso Existem diversas modalidades de licitação que podem ser utilizadas no ato da compra, conforme mostra o quadro abaixo: Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das proposta Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação. Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto. O Concurso é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 dias. Leilão é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados,

55 55 ou para a alienação de bens imóveis prevista no art. 19, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação O Pregão é a modalidade de licitação em que a disputa pelo fornecimento de bens ou serviços comuns é feita em sessão pública, por meio de propostas de preços escritas e lances verbais. Foi instituída como uma nova modalidade de licitação por meio da Lei Nº , resultante da conversão da Medida Provisória nº /2001, que por sua vez foi originada da Medida Provisória nº 1.655/1998. Foi regulamentada no âmbito federal pelo Decreto Nº /2000 e pelo Decreto Nº 5450/2005. Foram incorporados inúmeros aperfeiçoamentos de redação destinados a melhor esclarecer aspectos do rito do pregão. O Decreto Nº /2005 tornou obrigatória a utilização da modalidade Pregão (de preferência na forma eletrônica) para as contratações de bens e serviços comuns. A utilização de pregão do tipo presencial só será permitida após a justificativa da inviabilidade da utilização do Pregão na forma eletrônica pelo dirigente ou autoridade competente. A Gestão do Trâmite Licitatório está detalhada nos fluxos AMS008 - Licit. por Pregão Eletrônico, AMS009 - Licit. por Pregão Presencial e AMS010 - Licit. por Convite, Tomada de Preço e Concorrência Fluxo AMS007 Gestão da Licitação

56 Licitação por Pregão Eletrônico Descrição do Subprocesso O Departamento de Licitação inicia as atividades externas pela publicação do edital de convocação, neste são descritas as documentações necessárias ao fornecedor para habilitação técnica e jurídica, além da proposta comercial. Conforme Art. 6º da Lei Nº , de 17 de julho de 2002, o prazo de validade das propostas deverá ser de 60 (sessenta) dias, a não ser que outro prazo esteja fixado no edital da licitação. Os objetos da licitação por pregão eletrônico devem ser os bens e serviços comuns conforme descrição contida no parágrafo único do Art. 3º da Lei Nº Consideram-se bens e serviços comuns, para os fins e efeitos deste artigo, aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado. Na data e horário definido no edital para abertura da sessão pública, o Pregoeiro dá início aos preparativos para a fase de lance no portal do sistema ComprasNet. A primeira análise destina-se à identificação de propostas inconsistentes, com valores muito divergentes daqueles estabelecidos como valores de referência ou com itens cuja descrição não condiz com o objetivo da licitação. Após a pré-classificação, o sistema ComprasNet apresenta as propostas habilitadas por ordem de preço. Após apresentação do ranking de propostas, o Pregoeiro abre a etapa de lances no sistema ComprasNet. Durante esta etapa são recebidos os lances dos licitantes. Encerrada a etapa de lances o pregoeiro identifica a proposta classificada em primeiro lugar e verifica a compatibilidade entre o valor apresentado e aquele estimado. A proposta recebida é confrontada com as exigências previstas no edital. Caso todas as exigências sejam atendidas, o pregoeiro aceita a proposta no sistema ComprasNet e convoca o fornecedor para a habilitação. Após a análise da documentação recebida, o pregoeiro habilita o licitante vencedor. Neste momento os demais licitantes podem manifestar interesse em recorrer à decisão. Após a manifestação, o licitante terá três dias para apresentar as razões do recurso. O Pregoeiro avalia os recursos das empresas, e caso nenhum recurso seja apresentado, ou estes sejam deferidos pelo pregoeiro, a adjudicação será realizada pelo próprio pregoeiro. Se os recursos não forem deferidos, o pregoeiro encaminha a documentação para o(a) Ordenador(a) de Despesas. Após o julgamento dos recursos, os licitantes são comunicados da decisão. Caso algum recurso seja considerado procedente, o(a) Ordenador de Despesas tomará as medidas

57 57 cabíveis. Se o(a) Ordenador(a) de Despesas considerar os recursos improcedentes, este realiza a adjudicação e homologação do processo licitatório. A Divulgação do processo licitatório é realizada conforme art. 21 da Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993: Art. 21. Os avisos contendo os resumos dos editais das concorrências, das tomadas de preços, dos concursos e dos leilões, embora realizados no local da repartição interessada, deverão ser publicados com antecedência, no mínimo, por uma vez: I - no Diário Oficial da União, quando se tratar de licitação feita por órgão ou entidade da Administração Pública Federal e, ainda, quando se tratar de obras financiadas parcial ou totalmente com recursos federais ou garantidas por instituições federais; II - no Diário Oficial do Estado, ou do Distrito Federal quando se tratar, respectivamente, de licitação feita por órgão ou entidade da Administração Pública Estadual ou Municipal, ou do Distrito Federal; III - em jornal diário de grande circulação no Estado e também, se houver, em jornal de circulação no Município ou na região onde será realizada a obra, prestado o serviço, fornecido, alienado ou alugado o bem, podendo ainda a Administração, conforme o vulto da licitação utilizar-se de outros meios de divulgação para ampliar a área de competição. 1o O aviso publicado conterá a indicação do local em que os interessados poderão ler e obter o texto integral do edital e todas as informações sobre a licitação. 2o O prazo mínimo até o recebimento das propostas ou da realização do evento será: I - quarenta e cinco dias para: a) concurso; b) concorrência, quando o contrato a ser celebrado contemplar o regime de empreitada integral ou quando a licitação for do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço"; II - trinta dias para: a) concorrência, nos casos não especificados na alínea "b" do inciso anterior; b) tomada de preços, quando a licitação for do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço"; III - quinze dias para a tomada de preços, nos casos não especificados na alínea "b" do inciso anterior, ou leilão; IV - cinco dias úteis para convite..

58 58 3o Os prazos estabelecidos no parágrafo anterior serão contados a partir da última publicação do edital resumido ou da expedição do convite, ou ainda da efetiva disponibilidade do edital ou do convite e respectivos anexos, prevalecendo à data que ocorrer mais tarde. 4o Qualquer modificação no edital exige divulgação pela mesma forma que se deu o texto original, reabrindo-se o prazo inicialmente estabelecido, exceto quando, inquestionavelmente, a alteração não afetar a formulação das propostas. Para participar do processo licitatório, o fornecedor deverá estar credenciado no SICAF (Sistema de Cadastramento único de Fornecedores), conforme visto nos fluxos AMS001 Cadastro de Fornecedores no SICAF e AMS002 Alteração do Cadastro de Fornecedores no SICAF. Após o cadastramento no SICAF, a empresa receberá uma chave de acesso e login que serão utilizados para cadastrar as propostas no sistema ComprasNet. Após a divulgação do edital, os fornecedores interessados poderão solicitar esclarecimentos ou realizar impugnações ao edital, que serão avaliadas pelo Pregoeiro com a ajuda do setor técnico interessado.

59 Fluxo AMS008 Licitação por Pregão Eletrônico Quadro de Tarefas Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico O Departamento de Licitação inicia as 1 Publica Edital atividades externas pela publicação do edital de convocação, conforme Decreto nº 5.450/2005. O edital de Edital Departamento de Licitação

60 60 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico convocação irá detalhar todas as informações que as empresas interessadas deverão encaminhar à UFC. Dentre elas, poderá constar a documentação referente à habilitação técnica e jurídica, além da proposta comercial. No edital estará prevista também a data limite para o cadastramento das propostas no sistema ComprasNet. ( O Pregoeiro inicia a sessão pública no portal ComprasNet. Após a abertura da sessão pública, é realizada a pré-classificação das propostas. A pré-classificação Abre sessão consiste na identificação de propostas pública e inconsistentes, ou seja: com valores 2 realiza préclassificação inexequíveis em comparação àqueles estabelecidos como valores de das propostas referência ou a especificação divergente daquela constante no Termo de Referência. As propostas inconsistentes são desclassificadas para as etapas seguintes do processo licitatório. 3 Apresenta Após a pré-classificação, o sistema ranking de ComprasNet apresenta as propostas propostas por habilitadas por ordem de preço. preço ComprasNet ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação

61 61 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico Após apresentação do ranking de propostas, o Pregoeiro abre a etapa de lances no sistema ComprasNet. Considerando o disposto no 3.º do art. 24, do decreto n.º 5.450/2005, o licitante somente poderá oferecer 4 lance inferior ao último por ele Acompanha ofertado e registrado pelo sistema. etapa de Caso o fornecedor classificado em lances primeiro lugar não honre o preço ofertado, o pregoeiro poderá contratar fornecedores que participaram da fase competitiva, mas que não obtiveram a primeira colocação, observado o valor obtido em relação ao valor de referência. O encerramento da etapa competitiva 5 ocorrerá mediante aviso de Encerra fase fechamento iminente dos lances. Este competitiva aviso será realizado com no máximo, 60 minutos de antecedência. O preço final obtido na etapa de lances deve ser igual ou inferior ao 6 preço estabelecido como valor de Identifica referência. Caso contrário, o empresa com Pregoeiro negociará com o o melhor fornecedor, detentor do menor lance, preço de forma a tentar atingir o preço de referencia. Caso nenhuma empresa aceite o preço referencial, o item ComprasNet ComprasNet ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação

62 62 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico deverá ser cancelado, e se nenhum item for aceito, a licitação é considerada fracassada. Convoca fornecedor O licitante com o menor preço é 7 para identificado e convocado para envio apresentação da proposta final digitalizada. da proposta A proposta original a ser enviada deverá ser ajustada de acordo com o lance final do licitante ou com a negociação realizada pelo pregoeiro. Caso o material licitado seja um Julga equipamento ou outro produto muito especificações específico, é necessário parecer 8 e contexto técnico da unidade solicitante para geral da validação da proposta. proposta O Pregoeiro verifica se a proposta está de acordo com as definições do edital. Nesta etapa, é possível também solicitar uma amostra do produto, caso o edital preveja esta possibilidade. Conforme 5º do art. 25 do Decreto Nº5.450, de 31 de Maio de 2005, se a 9 proposta não for aceitável ou se o Desclassifica licitante não atender às exigências proposta habilitatórias, o pregoeiro examinará a proposta subsequente e, assim sucessivamente, na ordem de ComprasNet ComprasNet ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação

63 63 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico classificação, até a apuração de uma proposta que atenda ao edital. Caso o menor preço oferecido tenha sido igual ou menor que o valor de Realiza referência e a empresa tenha 10 aceitação da cumprido todas as demais exigências proposta do edital, o Pregoeiro realizará a aceitação da proposta vencedora no sistema ComprasNet. 11 O Pregoeiro comunica o fornecedor, Convoca por meio do sistema ComprasNet, fornecedor para que seja encaminhada proposta para original e a documentação de habilitação habilitação. A documentação de habilitação deverá estar descrita no edital da licitação, mas deve contemplar os seguintes tópicos, conforme Art. 14 do Decreto Nº5.450 de 31 de maio de 2005: Analisa Habilitação Jurídica; 12 documentação Qualificação Técnica; do licitante Qualificação Econômica Financeira; vencedor Regularidade fiscal com a Fazenda Nacional, o sistema da seguridade social e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS; Regularidade fiscal perante as Fazendas Estaduais e Municipais, quando for o caso. ComprasNet ComprasNet N/A Departamento de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação

64 64 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico Ao cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7o da Constituição e no inciso XVIII do art. 78 da Lei no 8.666, de A documentação exigida para atender ao disposto nos incisos I, III, IV e V do artigo Art. 14 poderá ser substituída pelo registro cadastral no SICAF. Caso seja identificada alguma inconsistência na avaliação da documentação apresentada, o Pregoeiro poderá inabilitar o licitante. Neste caso, será analisada a aceitação da proposta de outro fornecedor que tenha atingido o preço de referência. Conforme 3º do art. 26 do Decreto Nº 5.450, de 31 de Maio de 2005, no 13 julgamento da habilitação e das Inabilita propostas, o pregoeiro poderá sanar licitante erros ou falhas que não alterem a substância das propostas, dos s e sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado, registrado em ata e acessível a todos, atribuindo-lhes validade e eficácia para fins de habilitação e classificação. Caso nenhuma empresa seja considerada apta nas etapas de ComprasNet Departamento de Licitação

65 65 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico julgamento das propostas e da documentação entregue, a licitação é considerada fracassada e o edital deverá ser publicado novamente de forma a serem recebidas novas propostas. Após aceitação da proposta e a constatação da conformidade da Realiza documentação encaminhada pelo habilitação do fornecedor vencedor com as 14 licitante exigências estabelecidas pelo edital vencedor ou lei específica, o Pregoeiro realiza a habilitação do fornecedor no sistema ComprasNet. Após a habilitação do fornecedor vencedor, o Pregoeiro realiza o encerramento da sessão pública no sistema ComprasNet. Ao finalizar a sessão é concedido o prazo mínimo de 20 minutos para a manifestação das empresas participantes e, neste Encerra prazo, os fornecedores devem 15 sessão pública sinalizar se possuem intenção de apresentar recursos à decisão do processo. O Pregoeiro a proceder ao juízo de admissibilidade das intenções de recurso manifestadas pelos licitantes nas sessões públicas (Pregão Eletrônico ou Presencial) deverá ComprasNet ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação

66 66 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico 16 Analisa recursos 17 Julga decisão verificar tão somente a presença dos pressupostos recursais, ou seja, sucumbência tempestividade, legitimidade, interesse e motivação, abstendo-se de analisar, de antemão, o mérito do recurso, que somente poderá ser analisado pela autoridade competente. O Pregoeiro avalia os recursos encaminhados pelas empresas no sistema ComprasNet. Caso seja mantida a decisão do pregoeiro, toda a documentação referente ao processo, incluindo os argumentos elaborados pela empresa recorrente e as contrarrazões dos demais participantes na licitação e os argumentos elaborados pelo Pregoeiro, são encaminhados à PRADM. O (a) Ordenador(a) de Despesas definirá a pertinência do recurso apresentado. O (a) Ordenador(a) de Despesas decide, no prazo de 5 (cinco) dias, se os recursos elaborados pelos fornecedores serão acatados. Caso algum recurso seja considerado procedente, a licitação poderá ser revista ou até mesmo cancelada. N/A N/A Departamento de Licitação Pró-Reitoria de Administração 18 Comunica Após o julgamento, o resultado é N/A Pró-Reitoria de

67 67 Subprocesso: Licitação por Pregão Eletrônico resultado dos lançado em campo específico do recursos aos Comprasnet para conhecimento da licitantes decisão pelos demais licitantes. Realiza A Pró-Reitoria de Administração 19 medidas realiza as medidas cabíveis em caso cabíveis do recurso ser acatado. A adjudicação será providenciada 20 pelo pregoeiro. Caso haja recursos e o Adjudica pregoeiro decida por manter sua licitação decisão, a adjudicação é executada pelo (a) Ordenador(a) de Despesas. N/A N/A Administração Pró-Reitoria de Administração Departamento de Licitação/ Pró-Reitoria de Administração Licitação por Pregão Presencial Descrição do Subprocesso O Departamento de Licitação inicia as atividades externas pela publicação do edital de convocação, neste são descritas as documentações necessárias ao fornecedor para habilitação técnica e jurídica, além da proposta comercial. Os objetos da licitação por pregão presencial devem ser os bens e serviços comuns conforme descrição contida no parágrafo Único da Lei Nº A abertura da sessão pública é realizada pelo Pregoeiro no dia, hora e local definidos em edital. Cada licitante entrega ao Pregoeiro o envelope com sua proposta, que será aberta imediatamente e analisada. Os licitantes devem possuir dois envelopes, sendo um contendo a proposta e outro, contendo a documentação. Após a abertura dos envelopes das propostas, é realizada a pré-classificação, ou seja, são identificados os valores e as descrições dos itens. As propostas inconsistentes são desclassificadas para as etapas seguintes do processo licitatório. As propostas consideradas consistentes são lançadas no sistema ComprasNet, que as apresenta por ordem de preço. O pregoeiro inicia a etapa de lances. Quando não houver mais disposição para novos lances o pregoeiro irá identificar o licitante com o menor preço.

68 68 Após o término da etapa competitiva, é aberto o envelope de habilitação do licitante vencedor, após a análise e julgamento das documentações encaminhada pelo licitante vencedor, o Pregoeiro realiza a habilitação do licitante no sistema ComprasNet. Neste momento os demais licitantes podem realizar recursos à decisão. O Pregoeiro avalia os recursos das empresas, caso nenhum recurso seja apresentado, ou estes sejam deferidos pelo pregoeiro, a adjudicação será realizada pelo próprio pregoeiro. Se os recursos não forem deferidos, o pregoeiro encaminha a documentação para o(a) Ordenador(a) de Despesas. Após o julgamento dos recursos, os licitantes são comunicados da decisão, caso algum recurso seja considerado procedente, o(a) Ordenador de Despesas tomará as medidas cabíveis. Se o(a) Ordenador(a) de Despesas considerar os recursos improcedentes, este realiza a adjudicação do processo licitatório.

69 Fluxo AMS009 Licitação por Pregão Presencial Quadro de Tarefas. Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial Após parecer favorável da Procuradoria Jurídica quanto ao edital da licitação e a 1 Publica Edital minuta do contrato, o Departamento de Licitação inicia as atividades com a publicação do edital de convocação. O edital de convocação irá detalhar todas Edital de Licitação Departamento de Licitação

70 70 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial as informações que as empresas interessadas deverão encaminhar à UFC. Dentre elas, poderão constar: a documentação referente à habilitação técnica e jurídica e a proposta comercial. Após a divulgação do edital, os fornecedores interessados poderão solicitar esclarecimentos ou realizar impugnações ao edital, que serão avaliadas pelo Pregoeiro com a ajuda do setor técnico interessado. A abertura da sessão pública é realizada pelo Pregoeiro no dia, hora e local definidos em edital. Neste momento, os representantes das empresas devem se identificar e comprovar a existência dos necessários poderes para formulação de Abre sessão propostas e para a prática de todos os 2 pública demais atos inerentes ao certame. Cada licitante entrega ao Pregoeiro o envelope com sua proposta, que será aberta imediatamente e analisada. Os licitantes devem possuir dois envelopes, sendo um contendo a proposta e outro, contendo a documentação. Após a abertura dos envelopes das Credencia propostas, é realizada a préclassificação, ou seja, são identificados licitantes e 3 realiza préclassificação os valores e as descrições dos itens. As propostas inconsistentes são N/A N/A Departamento de Licitação Departamento de Licitação

71 71 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial desclassificadas para as etapas seguintes do processo licitatório. As propostas consideradas consistentes 4 são lançadas no sistema ComprasNet, Lança onde são identificadas as marcas dos propostas produtos e o valor presente nas propostas. 5 Apresenta Após a pré-classificação, o sistema ranking de ComprasNet apresenta as propostas propostas por lançadas, por ordem de preço. preço Os licitantes serão convocados a apresentar lances verbais, observando a ordem decrescente das propostas. A etapa de lances é realizada de acordo com o inciso VIII Art.4 da lei Nº , 6 de 17 de julho de No curso da Inicia e sessão, o autor da oferta de valor mais acompanha baixo e os das ofertas com preços até etapa de 10% (dez por cento) superiores àquela lances poderão fazer novos lances verbais e sucessivos, até a proclamação do vencedor. O licitante pode realizar novos lances de forma a buscar uma classificação intermediária. O preço final obtido na etapa de lances 7 Encerra fase deve ser igual ou inferior ao valor de competitiva referência, estabelecido com base na pesquisa realizada pelo setor interessado ComprasNet ComprasNet N/A ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação

72 72 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial 8 9 Identifica empresa com o preço. Realiza aceitação proposta menor da e constante no Termo de Referência. Caso contrário, o Pregoeiro negociará com o fornecedor de forma a tentar atingir o preço de referencia. Caso nenhuma empresa aceite o preço referencial, o item deverá ser cancelado, e se nenhum item for aceito, a licitação é considerada fracassada. No final da etapa competitiva, é identificado o licitante com o melhor preço. Após o término da etapa competitiva, é aberto o envelope de habilitação do licitante vencedor. Tal documentação está descrita no edital da licitação, e deve contemplar os seguintes tópicos, conforme Art. 13 do Decreto Nº3.555, de 8 de Agosto de 2000 Habilitação Jurídica; Qualificação Técnica; Qualificação Econômica - Financeira; Regularidade Fiscal; Cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição e na Lei nº 9.854, de 27 de outubro de ComprasNet ComprasNet Departamento de Licitação Departamento de Licitação 10 Analisa Caso a empresa com melhor preço seja N/A Departamento

73 73 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial documentação considerada inapta, analisa-se a segunda do licitante colocada e assim sucessivamente. Caso vencedor nenhuma empresa seja considerada apta nas etapas de julgamento das propostas e da documentação entregue, a licitação é considerada fracassada. Neste caso, novo edital será publicado, de forma a ser realizada nova licitação. Após aceitação da proposta e a constatação da conformidade da Realiza documentação encaminhada pelo 11 habilitação do fornecedor vencedor com às exigências licitante estabelecidas pelo edital ou lei vencedor específica, o Pregoeiro realiza a habilitação do fornecedor no sistema ComprasNet. Após a habilitação do fornecedor vencedor, o Pregoeiro realiza o encerramento da sessão pública no sistema ComprasNet. Ao finalizar a sessão, declara o vencedor e os licitantes são questionados se há intenção de 12 Encerra apresentar recursos à decisão do sessão pública processo. Em caso positivo, o fornecedor deverá fazê-lo no prazo de 3 (três) dias para apresentação das razões do recurso, ficando os demais licitantes desde logo intimados para apresentar contrarrazões em igual número de dias, que começarão a correr do término do prazo do ComprasNet ComprasNet de Licitação Departamento de Licitação Departamento de Licitação

74 74 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos,.conforme inciso XVIII do Art. 4º da Lei Nº de 17 de julho de 2002). O Pregoeiro avalia os recursos encaminhados pelas empresas no sistema ComprasNet. Caso seja mantida a decisão do pregoeiro, toda a documentação referente ao processo, 13 incluindo os argumentos elaborados pela Analisa empresa recorrente e as contrarrazões recursos dos demais participantes na licitação e os argumentos elaborados pelo Pregoeiro, são encaminhados à PRADM. O (a) Ordenador(a) de Despesas definirá a pertinência do recurso apresentado. N/A Departamento de Licitação O (a) Ordenador(a) de Despesas decide, no prazo de 5 (cinco) dias, se os recursos elaborados pelos fornecedores serão Pró-Reitoria 14 Julga decisão acatados. Caso algum recurso seja N/A de considerado procedente, a licitação Administração poderá ser revista ou até mesmo cancelada. 15 Comunica resultado dos recursos aos licitantes Após o julgamento, o resultado é lançado em campo específico do Comprasnet para conhecimento da decisão pelos demais licitantes. N/A Pró-Reitoria de Administração 16 Realiza medidas A Pró-Reitoria de Administração realiza as medidas cabíveis em caso do recurso N/A Pró-Reitoria de

75 75 Subprocesso: Licitação por Pregão Presencial cabíveis ser acatado. Administração Pró-Reitoria A adjudicação será providenciada pelo de pregoeiro. Caso haja recursos e o Adjudica Administração 17 pregoeiro decida por manter sua decisão, N/A licitação / a adjudicação é executada pelo (a) Departamento Ordenador(a) de Despesas. de Licitação Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência Descrição do Subprocesso Após parecer favorável da Procuradoria Jurídica quanto ao edital da licitação e a minuta do contrato, o Departamento de Licitação inicia as atividades externas pela publicação do edital de convocação. O edital de convocação irá detalhar todas as informações que as empresas interessadas em participar da licitação deverão encaminhar à UFC. Para a modalidade de cartaconvite, é efetuado o envio do Edital da Licitação para no mínimo 3 (três) empresas. A abertura da sessão pública é realizada pela Comissão Permanente de Licitação, ou Comissão Especial de Licitação no dia, hora e local definidos em edital. Após a abertura da sessão pública o pregoeiro abre os envelopes de habilitação e julga os licitantes de acordo com o edital. A documentação para habilitação esta descrita no edital da licitação, mas deve contemplar os seguintes tópicos, conforme Art. 27 da Lei De 21 De Junho De 1993: Habilitação Jurídica; Qualificação Técnica; Qualificação Econômica Financeira; Regularidade Fiscal; Cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art 7 da Constituição Federal (Garantia dos direitos dos trabalhadores).

76 76 Os licitantes poderão apresentar recursos, se os recursos apresentados forem considerados procedentes a Comissão de Licitação realiza as medidas cabíveis. Os prazos os recursos são definidos no Art. 109 da Lei De 21 De Junho De 1993: I - recurso, no prazo de 5 (cinco) dias úteis a contar da intimação do ato ou da lavratura da ata, nos casos de: habilitação ou inabilitação do licitante; julgamento das propostas; anulação ou revogação da licitação; indeferimento do pedido de inscrição em registro cadastral, sua alteração ou cancelamento; rescisão do contrato, a que se refere o inciso I do art. 79 desta Lei; aplicação das penas de advertência, suspensão temporária ou de multa; II - representação, no prazo de 5 (cinco) dias úteis da intimação da decisão relacionada com o objeto da licitação ou do contrato, de que não caiba recurso hierárquico; III - pedido de reconsideração, de decisão de Ministro de Estado, ou Secretário Estadual ou Municipal, conforme o caso, na hipótese do 4o do art. 87 desta Lei, no prazo de 10 (dez) dias úteis da intimação do ato.. Após a habilitação, e decisão dos recursos, se existirem, a Comissão de Licitação irá avaliar as propostas conforme a modalidade da licitação. Se os critérios de julgamento forem pela técnica e preço o pregoeiro irá abrir o envelope correspondente à capacidade técnica, em seguida são abertos os envelopes correspondentes à proposta comercial. Se o critério de avaliação for apenas o preço não haverá etapa de análise da capacidade técnica. A comissão responsável organiza o ranking de propostas conforme a modalidade da licitação. Neste momento os licitantes podem realizar recursos à decisão, novamente os recursos serão julgados pela Comissão de Licitação e as medidas cabíveis serão tomadas caso estes sejam considerados procedentes. Após julgamento dos recursos apresentados a comissão responsável encerra a sessão pública e realiza a adjudicação do resultado da licitação.

77 Fluxo AMS010 Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência Quadro de Tarefas. Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência Após parecer favorável da Procuradoria 1 Departamento de Licitação publica Edital Jurídica quanto ao edital da licitação e a minuta do contrato, o Departamento de Licitação inicia as atividades externas pela publicação do edital de convocação. O edital de convocação irá detalhar todas as informações que as empresas interessadas deverão encaminhar à UFC. Dentre elas, deverão constar a documentação referente à habilitação fiscal, técnica e jurídica e a proposta comercial. ComprasNet Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação.

78 78 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência A Divulgação do processo licitatório é realizada conforme art. 21 da Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993: Art. 21. Os avisos contendo os resumos dos editais das concorrências, das tomadas de preços, dos concursos e dos leilões, embora realizados no local da repartição interessada, deverão ser publicados com antecedência, no mínimo, por uma vez: I - no Diário Oficial da União, quando se tratar de licitação feita por órgão ou entidade da Administração Pública Federal e, ainda, quando se tratar de obras financiadas parcial ou totalmente com recursos federais ou garantidas por instituições federais; II - no Diário Oficial do Estado, ou do Distrito Federal quando se tratar, respectivamente, de licitação feita por órgão ou entidade da Administração Pública Estadual ou Municipal, ou do Distrito Federal; III - em jornal diário de grande circulação no Estado e também, se houver, em jornal de circulação no Município ou na região onde será realizada a obra, prestado o serviço, fornecido, alienado ou alugado o bem, podendo ainda a Administração, conforme o vulto da licitação, utilizar-se

79 79 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência de outros meios de divulgação para ampliar a área de competição. 1o O aviso publicado conterá a indicação do local em que os interessados poderão ler e obter o texto integral do edital e todas as informações sobre a licitação. 2o O prazo mínimo até o recebimento das propostas ou da realização do evento será: I - quarenta e cinco dias para: a) concurso; b) concorrência, quando o contrato a ser celebrado contemplar o regime de empreitada integral ou quando a licitação for do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço"; II - trinta dias para: a) concorrência, nos casos não especificados na alínea "b" do inciso anterior; b) tomada de preços, quando a licitação for do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço"; III - quinze dias para a tomada de preços, nos casos não especificados na alínea "b" do inciso anterior, ou leilão; IV - cinco dias úteis para convite.. 3o Os prazos estabelecidos no parágrafo anterior serão contados a partir

80 80 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência da última publicação do edital resumido 2 3 Abre pública Abre envelopes com sessão documentação de habilitação ou da expedição do convite, ou ainda da efetiva disponibilidade do edital ou do convite e respectivos anexos, prevalecendo a data que ocorrer mais tarde. 4o Qualquer modificação no edital exige divulgação pela mesma forma que se deu o texto original, reabrindo-se o prazo inicialmente estabelecido, exceto quando, inquestionavelmente, a alteração não afetar a formulação das propostas. Após a divulgação do edital, os fornecedores interessados poderão solicitar esclarecimentos ou realizar impugnações ao edital, que serão avaliadas pelo Pregoeiro com a ajuda do setor técnico interessado. A abertura da sessão pública é realizada pela Comissão no dia, hora e local definidos em edital. Os envelopes dos concorrentes inabilitados, contendo as respectivas propostas, devem ser devolvidos, após decorrido o prazo para interposição de recursos ou após a expressa desistência de todos os participantes da licitação. N/A N/A Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação.

81 81 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência O julgamento da habilitação é realizado 4 5 Julga habilitação Julga recursos apresentados de acordo com edital. Caso todos os representantes legais dos licitantes estejam presentes à reunião e declarem expressamente que não possuem intenção de recorrer, a sessão pública poderá ter prosseguimento. Tal fato deve ser necessariamente, registrado na ata da sessão, que deverá ser assinada pelos licitantes presentes e pelos membros da Comissão de Licitação. Se for manifestada intenção de recurso por algum licitante, a sessão será interrompida para elaboração do recurso e sua posterior análise pela Comissão de Licitação. Conforme inciso o Art. 109 o recurso terá efeito suspensivo caso seu objeto seja a habilitação ou inabilitação de um licitante ou o julgamento das propostas Após o julgamento da habilitação pela Comissão e Licitação, os licitantes poderão apresentar recursos à decisão. Os licitantes poderão apresentar recursos, se os recursos apresentados forem considerados procedentes a Comissão de Licitação realiza as medidas cabíveis. Os prazos os recursos são definidos no Art. 109 da Lei De 21 De Junho De 1993: N/A N/A Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão de Licitação

82 82 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência I - recurso, no prazo de 5 (cinco) dias 6 7 Realiza medidas cabíveis Julga qualificação técnica úteis a contar da intimação do ato ou da lavratura da ata, nos casos de: habilitação ou inabilitação do licitante; julgamento das propostas; anulação ou revogação da licitação; indeferimento do pedido de inscrição em registro cadastral, sua alteração ou cancelamento; rescisão do contrato, a que se refere o inciso I do art. 79 desta Lei; aplicação das penas de advertência, suspensão temporária ou de multa; II - representação, no prazo de 5 (cinco) dias úteis da intimação da decisão relacionada com o objeto da licitação ou do contrato, de que não caiba recurso hierárquico; III - pedido de reconsideração, de decisão de Ministro de Estado, ou Secretário Estadual ou Municipal, conforme o caso, na hipótese do 4o do art. 87 desta Lei, no prazo de 10 (dez) dias úteis da intimação do ato.. Se os recursos apresentados forem considerados procedentes a Comissão de Licitação realiza as medidas cabíveis. Nesta etapa, apenas os envelopes de propostas dos licitantes habilitados são abertos. O julgamento é realizado conforme N/A N/A Comissão de Licitação Comissão Permanente de Licitação / Comissão

83 83 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência definições do edital e o preço identificado Abre envelope com propostas Julga propostas conforme edital Organiza ranking propostas de Julga recursos apresentados no Projeto Básico. Caso a modalidade da licitação seja Técnica e Preço, serão analisadas também as propostas técnicas dos licitantes. Após a habilitação e a avaliação da qualificação técnica, são abertos os envelopes com as propostas comerciais dos licitantes habilitados. As propostas são avaliadas conforme os critérios previstos no edital. A comissão organiza o ranking de propostas conforme a modalidade da licitação. Os demais licitantes poderão interpor recursos no prazo de 05 (cinco) dias (ou 02 dias, no caso da modalidade convite). Caso todos os representantes legais dos licitantes estejam presentes à reunião e declarem expressamente que não possuem intenção de recorrer, tal fato deve constar N/A N/A N/A N/A Especial de Licitação. Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão de Licitação

84 84 Subprocesso: Licitação por Convite / Tomada de preço / Concorrência necessariamente da respectiva ata da Realiza medidas cabíveis Encerra sessão pública Adjudica licitação sessão, assinada pelos licitantes e responsáveis pela licitação. Os recursos elaborados serão julgados pela Comissão de Licitação. Se os recursos apresentados forem considerados procedentes a Comissão de Licitação realiza as medidas cabíveis. Após julgamento dos recursos apresentados, a comissão responsável encerra a sessão pública. A comissão realiza a adjudicação do resultado da licitação. N/A N/A N/A Comissão de Licitação Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação. Comissão Permanente de Licitação / Comissão Especial de Licitação.

85 APLICAÇÃO DE SANÇÃO Aplicação de Sanção Defesa e Julgamento Descrição do Subprocesso As atividades da Aplicação e Sanção são descritas no art. 7º da lei nº , de 17 de julho de 2002: Art. 7º Quem, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, não celebrar o contrato, deixar de entregar ou apresentar documentação falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da execução de seu objeto, não mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execução do contrato, comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal, ficará impedido de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios e, será descredenciado no SICAF, ou nos sistemas de cadastramento de fornecedores a que se refere o inciso XIV do art. 4o desta Lei, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais. Adicionalmente, os art. 86º, à 88º da lei nº de 21 de junho de 1993 também descrevem as atividades de Aplicação e Sanção: Art. 86. O atraso injustificado na execução do contrato sujeitará o contratado à multa de mora, na forma prevista no instrumento convocatório ou no contrato. 1o A multa a que alude este artigo não impede que a Administração rescinda unilateralmente o contrato e aplique as outras sanções previstas nesta Lei. 2o A multa, aplicada após regular processo administrativo, será descontada da garantia do respectivo contratado.

86 86 3o Se a multa for de valor superior ao valor da garantia prestada, além da perda desta, responderá o contratado pela sua diferença, a qual será descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administração ou ainda, quando for o caso, cobrada judicialmente. Art. 87. Pela inexecução total ou parcial do contrato a Administração poderá, garantida a prévia defesa, aplicar ao contratado as seguintes sanções: I - advertência; II - multa, na forma prevista no instrumento convocatório ou no contrato; III - suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos; IV - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que o contratado ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso anterior. 1o Se a multa aplicada for superior ao valor da garantia prestada, além da perda desta, responderá o contratado pela sua diferença, que será descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administração ou cobrada judicialmente. 2o As sanções previstas nos incisos I, III e IV deste artigo poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo, no prazo de 5 (cinco) dias úteis.

87 87 3o A sanção estabelecida no inciso IV deste artigo é de competência exclusiva do Ministro de Estado, do Secretário Estadual ou Municipal, conforme o caso, facultada a defesa do interessado no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 2 (dois) anos de sua aplicação. (Vide art 109 inciso III) Art. 88. As sanções previstas nos incisos III e IV do artigo anterior poderão também ser aplicadas às empresas ou aos profissionais que, em razão dos contratos regidos por esta Lei: I - tenham sofrido condenação definitiva por praticarem, por meios dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos; II - tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação; III - demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados. O subprocesso de aplicação de sanção se inicia na abertura do processo pelo Fiscal do Contrato/Ata,que deve notificar a empresa, solicitando a regularização da questão e a justificativa pelo não cumprimento da cláusula contratual. Não tendo sido a situação regularizada nem acatada a possível justificativa da empresa, o fiscal do contrato deverá relatar à Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios, da Pró-Reitoria de Administração a questão de forma detalhada e objetiva, sugerindo a penalidade a ser aplicada, via Memorando, juntamente com a documentação sobre a notificação, ambos instruindo processo administrativo de apuração de irregularidade na execução contratual. Este processo é encaminhado à Assessoria Executiva, que o repassa à Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios (DGCAC). Esta analisa o processo e encaminha para a Assessoria de Legislação. Em caso de inconsistências o processo será encaminhado de volta ao fiscal para ajustes.

88 88 A Assessoria de Legislação emite Nota Técnica quanto à aplicação de sanção e encaminha o processo para Procuradoria Jurídica, que por sua vez também emite parecer e encaminha o processo a Assessoria Executiva. Por sua vez, a Assessoria Executiva reencaminha o processo à DGCAC, que o analisa e comunica o fiscal responsável. Se o parecer for favorável à aplicação da sanção, o contratado terá o prazo de cinco dias úteis para apresentação de defesa. A defesa realizada pelo contratado segue o mesmo trâmite do processo encaminhado pelo Fiscal, sendo analisada pela Assessoria de Legislação e pela Procuradoria Jurídica. Se a defesa apresentada for considerada improcedente, o processo é encaminhado ao(a) Pró-Reitor(a) de Administração. Após o julgamento do(a) Pró-Reitor(a), o contratado é notificado da decisão final, se houver aplicação de penalidade, o processo é encaminhado para o Departamento de Administração. Este registra a penalidade no SICAF e encaminha o processo para o DGCAC para arquivamento Fluxo AMS0011 Aplicação de Sanção - Defesa

89 Quadro de Tarefas. Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa No processo constam os seguintes s: Ofício, Cópia do Contrato, Cópia do Termo de Referência e Ordem de Serviço. a) Ofício de solicitação de aplicação de penalidade, relatando a ocorrência do fato e o enquadramento da referida ocorrência nas penalidades prevista a na Ata ou no Contrato com "De acordo" do superior Abre e instrui 1 imediato. processo b) Cópia do Contrato ou Ata c) Cópia do Termo de Referência. d) Ordem de Serviço, empenho ou algo que possa comprovar a necessidade de sanção. Vale ressaltar que em casos que não haja Ata ou Contrato, considera-se a Nota de Empenho como hábil para compor a instrução do processo. Recebe A Assessoria Executiva recebe o 2 processo processo do Fiscal do Contrato. Encaminha A Assessoria Executiva encaminha o 3 para DGCAC processo para a DGCAC. Analisa o A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e 4 processo Convênios analisa o processo. Processo Processo Processo Processo Fiscal do Contrato Assessoria Executiva Assessoria Executiva DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos,

90 90 Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa Atas e Convênios DGCAC - Encaminha o Divisão de processo ao A DGCAC encaminha o processo ao Gestão de Processo fiscal para fiscal para sana-lo. Contratos, saneá-lo Atas e Convênios Encaminha o DGCAC - processo para Divisão de A DGCAC Encaminha o processo para Assessoria de Gestão de Assessoria de Legislação emitir Nota Processo Legislação Contratos, Técnica. emitir Nota Atas e Técnica Convênios Emite Nota Técnica sobre A Assessoria de Legislação emite Nota Nota Assessoria de a aplicação Técnica sobre a aplicação de sanção Técnica Legislação de sanção Junta Nota ao A Assessoria de Legislação junta a Nota Assessoria de Processo processo ao processo. Legislação Encaminha A Assessoria de Legislação encaminha processo para Assessoria de processo para Procuradoria emitir Processo Procuradoria Legislação parecer. emitir parecer Emite parecer sobre Procuradoria emite parecer sobre aplicação de aplicação de sanção. Parecer Procuradoria sanção 11 Encaminha o A Procuradoria encaminha o processo Processo Procuradoria

91 91 Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa processo para para a Assessoria Executiva. a Assessoria Executiva Recebe A Assessoria Executiva recebe o processo processo Encaminha A Assessoria Executiva encaminha o para DGCAC processo para DGCAC. Analisa o A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e parecer Convênios analisa o parecer. Informa ao fiscal do contrato do O DGCAC informa ao fiscal do contrato parecer do parecer denegatório da Procuradoria. denegatório da Procuradoria Notifica contratado A DGCAC notifica contratado para para apresentação da defesa. apresentar defesa Aguarda A DGCAC apresenta defesa no prazo de apresentação 5 dias úteis. de defesa no Processo Processo Parecer Parecer Denegatório N/A Defesa Assessoria Executiva Assessoria Executiva DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de

92 92 Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa prazo de 5 dias úteis Solicita ao DA 18 publicação da notificação no D.O.U. Encaminha processo para 19 julgamento do (a) Pró- Reitor (a) Encaminha processo para 20 Assessoria de Legislação Recebe o 21 processo Emite Nota Técnica sobre 22 consideração da defesa Junta Nota ao 23 processo A DGCAC solicita ao Departamento de Administração a publicação da Notificação no Diário Oficial da União. A DGCAC encaminha processo para julgamento do (a) Pró-Reitor (a) A DGCAC encaminha processo para Assessoria de Legislação A Assessoria de Legislação recebe o processo A Assessoria de Legislação emite Nota Técnica sobre consideração da defesa A Assessoria de Legislação Junta nota ao processo Notificação no D.O.U Processo Processo Processo Nota Técnica N/A Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios Assessoria de Legislação Assessoria de Legislação Assessoria de Legislação

93 93 Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa Encaminha processo para A Assessoria de Legislação encaminha 24 Procuradoria processo para Procuradoria emitir parecer emitir parecer sobre defesa. sobre defesa 25 Emite parecer A Procuradoria emite parecer sobre sobre defesa defesa 26 Recebe processo A Assessoria Executiva recebe processo 27 Encaminha A Assessoria Executiva encaminha o para DGCAC processo para a DGCAC. 28 Analisa o parecer A DGCAC analisa o parecer. Encaminha 29 processo para A DGCAC encaminha processo para julgamento julgamento do (a) Pró-Reitor(a). da Pró- Reitor(a) Informa Pró- 30 Reitor(a) A DGCAC informa a Pró-Reitor(a) sobre sobre reconsideração da Procuradoria. reconsideraçã o da Processo Parecer sobre Defesa Processo N/A Parecer sobre Defesa Processo N/A Assessoria de Legislação Procuradoria Assessoria Executiva Assessoria Executiva DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e

94 94 Subprocesso: Aplicação de Sanção - Defesa Procuradoria Encaminha 31 processo para A DGCAC encaminha processo para julgamento julgamento do (a) Pró-Reitor(a). da Pró- Reitor(a) Processo Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios

95 Fluxo AMS0012 Aplicação e Sanção Julgamento Quadro de Tarefas. Subprocesso: Aplicação de Sanção Julgamento 1 O(a) Pró-Reitor(a) de Administração recebe Pró-Reitor(a) Recebe o processo da Divisão de Gestão de Processo de processo Contratos, Atas e Convênios conforme Administração descrito no fluxo anterior. 2 O(a) Pró-Reitor(a) de Administração realiza Pró-Reitor(a) Faz o julgamento com base na documentação N/A de julgamento recebida. Administração 3 Não será aplicada penalidade se a defesa Pró-Reitor(a) Não aplica apresentada pelo contratado for acatada N/A de penalidade pelo(a) Pró-Reitor(a) de Administração. Administração 4 Inclui na Se a defesa não for acatada e houver Notificação Pró-Reitor(a)

96 96 Subprocesso: Aplicação de Sanção Julgamento notificação de decisão o aplicação de multa, o contratado será informado do prazo para pagamento. de Decisão de Administração prazo para pagamento da multa Notifica contratado 5 sobre decisão o a do julgamento Despacha o processo com 6 a decisão 7 8 para o DGCAC Recebe o processo com a decisão do julgamento Encaminha cópia da decisão do julgamento para fiscal/chefe imediato Pró-Reitor(a) O contratado é notificado da decisão do Notificação de julgamento. de Decisão Administração O(a) Pró-Reitor(a) de Administração Pró-Reitor(a) despacha o processo com a decisão para a Processo de Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Administração Convênios. DGCAC - Divisão de A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Gestão de Convênios recebe o processo com a decisão Processo Contratos, do julgamento. Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Uma cópia da decisão do julgamento é Cópia da Gestão de encaminhada para o fiscal/chefe imediato Decisão do Contratos, responsável. Julgamento Atas e Convênios 9 Recebe a O fiscal/chefe imediato responsável toma Cópia da Fiscal/ Chefe

97 97 Subprocesso: Aplicação de Sanção Julgamento decisão do ciência decisão do julgamento. Decisão do Imediato julgamento Julgamento DGCAC Se não houver penalidade, a Divisão de Arquiva o Gestão de Contratos, Atas e Convênios processo arquiva o processo. Processo Encaminha o Se houver penalidades, o processo é processo para encaminhado para o Departamento de Processo o DA Administração. Recebe o processo Registra penalidade no SICAF Encaminha processo com cópia do registro da penalidade para DGCAC providenciar arquivamento A Seção de Compras e Cadastro, do Departamento de Administração, recebe o Processo processo. A Seção de Compras e Cadastro registra as penalidades no Sistema de Cadastramento SICAF Único de Fornecedores. Após a aplicação da sanção, a Seção de Compras e Cadastro encaminha processo com cópia do registro da penalidade para Processo Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios. Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DA - Seção de Compras e Cadastro DA - Seção de Compras e Cadastro DA - Seção de Compras e Cadastro 15 Recebe o A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Processo DGCAC -

98 98 Subprocesso: Aplicação de Sanção Julgamento processo Convênios recebe o processo da Seção de Compras e Cadastro. 16 Arquiva o A Divisão de Gestão de Contratos, Atas e processo Convênios arquiva o processo. Processo Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios DGCAC - Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios

99 99 6. EQUIPE A equipe diretamente responsável pela Aquisição de Materiais e Serviços da UFC é composta pelos cargos e profissionais relacionados abaixo. A tabela ilustra a atuação dos profissionais, no que diz respeito às principais responsabilidades, relacionadas aos processos descritos neste Manual: Cargo Principais Responsabilidades Processos que executa* Pró-Reitor de Administração Realiza conferência de todos os processos de solicitação de compras Analisa solicitações de atendimento pelo SRP Verifica quantidades disponíveis de materiais nas Atas de Registro de Preços Assina Boletim de Empenho para atendimentos no SRP Assina despacho relativo às solicitações de dispensa e inexigibilidade e encaminha à Procuradoria Jurídica Autoriza processo licitatório Homologa o resultado das licitações Aprova boletim para empenho Assina atas de registro de preço/contratos com fornecedores PRADM emite portaria nomeando fiscal do contrato ou ata Julga defesa encaminhada pelos contratados e notifica a decisão AMS003 - Abertura de Sol. de Materiais e Serviços AMS004 - Atendimento à demanda no SRP AMS005 - Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação AMS006 - Atendimento das Demandas Específicas Realiza cadastro dos fornecedores no sistema AMS001 - Cadastro SICAF de Fornecedores no Diretoria do Recebe registros de inconsistências na SICAF Departamento de entrega dos materiais pelos fornecedores AMS002 - Alteração Administração Registra a aplicação das sanções às empresas do Cadastro de definidas pela autoridade competente Fornecedores no SICAF

100 100 Cargo Principais Responsabilidades Processos que executa* Publica dispensa de licitação no SIDEC AMS012 Aplicação Diretoria do Departamento de Contratos e Execução Orçamentária Preenche as atas de registro de preço/contratos com fornecedores Emite Notas de Empenho dos materiais e serviços Providencia as assinaturas das alçadas devidas. Cadastra o contrato, ou ata, no cronograma físico financeiro no SIASG contratada. de Sanção - Julgamento - Diretor do Departamento de Licitação Chefe da Divisão de Gestão de Contratos, Atas e Convênios (DCEO) Elabora e Publica edital Acompanha lances dos licitantes Habilita licitante vencedor Decide recursos e encaminha para Pró- Reitoria de Administração Analisa solicitações de aplicação de sanção à fornecedores Analisa parecer da Assessoria Executiva, Procuradoria Jurídica e Assessoria de Legislação. Notifica contratado para apresentação da defesa Analisa Parecer da Procuradoria Jurídica quanto à defesa encaminhada pela AMS007 - Gestão da Licitação AMS008 - Licit. por Pregão Eletrônico AMS009 - Licit. por Pregão Presencial AMS010 - Licit. por Convite Tomada de Preço Concorrência AMS011 Aplicação de Sanção - Defesa (*) Refere-se àqueles processos pelo qual o profissional é responsável pela execução de 80% ou mais das atividades descritas nos fluxogramas do tópico 05 deste Manual.

101 VIGÊNCIA Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se disposições em contrário.

102 ATUALIZAÇÕES DO MANUAL DE PROCESSO A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que julgado necessário. CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES Versão Data Tipo de Alteração Revisor/Aprovador

103 9. APÊNDICES 103

104 APÊNDICE A 104

105 Apêndice A - Formulário AE01 - Lista de Verificação Elementos do Processo 105