PORTAL DO FORNECEDOR. Oracle versão 11i. Dezembro/ Versão 1.0

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1 PORTAL DO FORNECEDOR Oracle versão 11i Dezembro/ Versão 1.0

2 Sumário 1. PORTAL DO FORNECEDOR PRIMEIRO ACESSO FORNECEDOR DE ORIGEM Página Inicial das Negociações VISUALIZANDO CONVITES Aceitando Convites CRIANDO COTAS (ENVIAR COTAÇÃO DE SDC) CRIANDO LANCES (ENVIAR COTAÇÃO DE LEILÃO) INFORMANDO VALORES DE UMA RFI CHAT COMINUCAÇÃO ENTRE FORNECEDOR E COMPRADOR

3 1. PORTAL DO FORNECEDOR O Portal do Fornecedor é uma ferramenta que a ODONTOPREV disponibiliza para otimizar os processos de compras e estreitar o relacionamento entre Fornecedores e Compradores. Com acesso ao portal os fornecedores poderão participar de Leilões, SDC (Solicitação de Cotação) e RFI (Analise de Fornecedores) neste tópico iremos exemplificar cada um deles. SDC Solicitação de Cotação A Solicitação de Cotação é aberta quando a empresa necessita de um determinado serviço ou produto e recorre mercado para obtê-lo, toda as cotações de produtos e serviços são realizadas de forma online e desta forma é possível garantir um contato mutuo entre fornecedor e comprador, facilitando a comunicação e agilizando o processo de compras. Quando uma SDC é aberta os fornecedores que irão participar, estes são notificados através de e portal do fornecedor. O fornecedor é responsável por informar o valor de cada item que está sendo solicitado (cotado) pela empresa. No caso de uma SDC, logo após o comprador receber todas as cotas (valor de cada item do pedido) dos fornecedores, ele iniciará o processo de premiação, no processo de premiação várias informações poderão ser usadas para premiar os fornecedores, nem sempre o melhor preço garante o prêmio. Leilão O leilão segue os mesmos princípios que uma SDC, porém, o acompanhamento passa a ser online (tempo real) com data de início e término definidos, o fornecedor pode acompanhar o valor do melhor preço de compra de cada linha e analisar a classificação em que se encontra em tempo real. Quando um leilão é inicializado uma tela de monitoramento é exibida para que fornecedor acompanhe os lances linha a linha do que esta sendo cotado (Pedidos), a tela de monitoramento é atualizada automaticamente renovando todos os preços e classificações de cada linha do pedido. No leilão o fornecedor consegue ter um número ilimitado de lances podendo alterar o preço toda vez que notar que está perdendo na classificação e melhor preço. O leilão tem os mesmos critérios da SDC, o comprador pode levar outros quesitos para premiar, a premiação pode considerar o preço mais os atributos (são perguntas feitas pelos compradores durante o processo de cotação). RFI (Request for Informarion) Uma RFI é aberta com o intuito de realizar uma análise dos fornecedores de mercado que irão participar do processo de cotação (SDC/Leilão). Em uma RFI não existem ganhadores, os compradores podem pedir uma RFI para analisar tecnicamente os fornecedores, se estes possuem condições de prestar o serviço ou entregar determinados produtos. Uma RFI possuí os mesmos parâmetros de uma SDC, porém, o preço das cotas não é levado em consideração neste momento, o comprador pode realizar uma série de perguntas e análises técnicas para filtrar os fornecedores. Quando uma RFI é concluída o comprador consegue listar quais fornecedores irão participar do processo de cotação SDC/Leilão.

4 2. PRIMEIRO ACESSO O sistema irá enviar por Usuário, Senha e link de acesso Informe o usuário e senha que foram enviados através do . O fornecedor deverá alterar a senha no primeiro acesso, informe a senha atual (Enviada via e- mail) e a nova senha. 3. FORNECEDOR DE ORIGEM Na responsabilidade Fornecedor de Origem o fornecedor Cota e Gerencia suas negociações. Clique em Home Page do Sourcing

5 3.1. Página Inicial das Negociações Ponto A: Em Pesquisar Negociações em Aberto o fornecedor faz uma busca rápida por alguma das referências. Ponto B: Em Suas Respostas Ativas e Preliminares o fornecedor visualiza o status das 5 (cinco) últimas negociações ativas. Ponto C: Em Convites em Aberto da sua Empresa o fornecedor visualiza seus convites ainda não aceitos. Através dos Links Rápidos o fornecedor pode: Gerenciar Rascunhos gerencia as respostas (cotas/lances) que ainda não foram submetidos para uma negociação. Informações Pessoais O próprio fornecedor pode alterar seus dados de contato. Ativo / Desqualificado / Premiado / Rejeitado visualiza, respectivamente, as Cotas que estão Ativas em negociações; as que foram Desqualificadas; as que foram Premiadas; verifica as linhas que foram rejeitadas em uma negociação

6 4. VISUALIZANDO CONVITES Convite para participar de SDC. Clique no nome do Convite para visualizá-lo. Se desejar visualizar a SDC clique em Clique em aqui, ou Sim/Não para confirmar/declinar sua participação. 4.1 Aceitando Convites Acesse Fornecedor de Origem > Home Page do Sourcing. Clique no Número da Negociação para abri-la. Primeiramente analise todas as abas e confirme sua participação.

7 Abrirá uma tela onde o fornecedor tem a opção de Aceitar ou Recusar a sua participação, pode-se inserir um Aviso ao comprador. Clique em Aplicar. Assim que confirmar voltará à tela inicial. 5. CRIANDO COTAS (ENVIAR COTAÇÃO DE SDC) Após confirmar a participação, é necessário criar a Cota para enviá-la ao Comprador Na tela seguinte, leia e aceite os Termos e Condições para dar andamento à negociação.

8 Cabeçalho Insira a data de validade da Cota e o Número da referência (pode ser qualquer número, sigla que referencie a SDC, pode ser informado um número interno para controle do fornecedor, ou mesmo o código do cliente, este campo não é obrigatório), se necessário, adicione um aviso ao comprador. Anexos Atributos O campo atributo indica que o comprador fez um questionamento para o fornecedor, neste exemplo, o valor da cota (campo resposta) será a data de entrega, o valor deste campo deve ser informado pelo fornecedor. Linhas Em linhas no campo Valor da Cota coloque sempre o Valor Unitário com todos os impostos inclusos. O campo Data da Promessa poderá vir preenchido de forma automática, esta informação pode ser alterada pelo fornecedor. Abrirá uma nova página para inserir as informações e em seguida, clique em Continuar. *Dica: Caso queira modificar algum dado, clique em Voltar *Dica: Se preferir continuar em outro momento, clique em Salvar Rascunho Clique em Continuar para seguir adiante

9 Depois de preencher todos os campos, valide as informações e clique em Submeter. Neste momento sua Cota foi inserida na SDC e o comprador pode visualizá-la. 6. CRIANDO LANCES (ENVIAR COTAÇÃO DE LEILÃO) Assim como para SDC, o convite de leilão aparece na Lista de Trabalho Se desejar visualizar o Leilão clique em Clique em aqui, ou Sim/Não para confirmar/declinar sua participação.

10 Acesse a responsabilidade Fornecedor de Origem > Home Page do Sourcing e clique no número do Leilão. Analise todo o documento e Confirme a Participação Em seguida selecione Criar Lance

11 Aceite os termos e Condições, como em uma SDC. Cabeçalho Insira a data de validade da Cota e o Número da referência (pode ser qualquer número, sigla que referencie a SDC, pode ser informado um número interno para controle do fornecedor, ou mesmo o código do cliente, este campo não é obrigatório), se necessário, adicione um aviso ao comprador. Atributos O campo atributo indica que o comprador fez um questionamento para o fornecedor, neste exemplo o valor da cota (campo resposta) será a data de entrega, o valor deste campo deve ser informado pelo fornecedor. Linhas Em linhas no campo Preço de Compra e Mínimo da Procuração coloque sempre o Valor Unitário com todos os impostos inclusos. O campo Data da Promessa poderá vir preenchido de forma automática, está informação pode ser alterada pelo fornecedor.

12 Em Linhas Informe os valores para os campos: Ponto 1: Preço de Compra informar o preço unitário do item. Veja que o comprador definiu um Preço Inicial, sendo assim, o fornecedor deve dar lances abaixo deste valor. O preço inicial pode ou não ser definido pelo comprador, nos casos que não estiverem definidos o fornecedor pode informar qualquer valor. Ponto 2: Mínimo Procuração O campo Mínimo da Procuração funciona como um gatilho que irá acionar um novo lance para a linha de forma automática. Neste exemplo iniciamos o preço de compra em 100 reais e colocamos o mínimo da procuração em 80,00 reais (melhor preço que o fornecedor pode chegar), após submetermos esta linha o primeiro lance será feito no valor de 100,00 reais, suponhamos que o fornecedor X entrou com um valor para este item de 95,00 reais. Após receber um lance menor que os 100,00 reais iniciais o sistema irá informar automaticamente um novo lance de 93,00. Mas por que este valor de 93,00? Este valor é calculado com base no valor informado no campo Diminuição do Lance por Procuração, o valor do lance (cota) sempre irá respeitar o que foi informado neste campo para diminuir o valor do próximo lance. Suponhamos que o fornecedor Y informou o valor de 85,00 para este item, neste caso o próximo lance será de 83,00 o sistema sempre irá buscar o menor lance (linha) e diminuir o valor do lance com base no valor informado até que este valor chegue no Mínimo da Procuração o valor informado neste campo será o limite de preço que o fornecedor poderá chegar. Suponhamos que o fornecedor Z faça um lance de 75,00 reais, neste caso o último lance será 80,00 chegando no mínimo da procuração, após este valor o sistema não executará nenhum lance de forma automática. O campo Diminuição do Lance por Procuração e Mínimo da Procuração podem ser alterados a qualquer momento. O valor informado no campo Mínimo da Procuração somente será executado em casos que hajam lances inferiores ou que cheguem no seu mínimo, neste exemplo se houvesse um lance de 82,00 reais automaticamente o sistema iria informar um valor de 80,00 chegando assim no mínimo da procuração, o fornecedor caso queira, pode informar um novo mínimo. Caso o melhor lance fosse 90,00 o sistema iria dar um lance de 88,00 reais obtendo o melhor preço para o item (linha) e finalizando neste valor (88,00). Ponto 3: Diminuição do Lance por Procuração O valor deste campo é definido pelo comprador, a configuração poderá ser de um valor específico sendo porcentagem (%) ou valor moeda (Ex: 10,00). Caso o campo venha preenchido o fornecedor somente poderá altera-lo para um valor acima e nunca abaixo do valor estipulado. Suponhamos que o valor definido foi de 10,00, caso o fornecedor queira aumentar o lance ele pode informar 20,00. Este procedimento é válido para Valores e Porcentagens. Clique no lápis para terminar de adicionar as informações relevantes ao Leilão e em seguida em Aplicar.

13 Clique em Continuar Valide as informações do Leilão e clique em Submeter Ao submeter o lance, você pode clicar em Monitorar Leilão e acompanhá-lo online.

14 Nesta página serão exibidos todos os itens que a Odontoprev está cotando, podendo haver de uma a dezenas de linhas. Em Linhas, serão demonstrados os valores do item que está sendo cotado, as colunas são Linha (Descrição do Item), Categoria, Tempo Restante, Classificação, Melhor Preço de Compra, Preço de Compra Quantidade do Lance, Quantidade, Quantidade Total (BRL), Data de Necessidade e Data da Promessa. Alguns campos são de extrema importância para a análise do fornecedor que são eles: Intervalo da Renovação Automática: Campo informativo passivo de alteração, os valores contidos neste campo podem ser alterados pelo fornecedor, os valores de intervalo variam entre 6 segundos (mínimo) e máximo de 15 minutos, o valor escolhido neste campo será o tempo que a página será atualizada (por este motivo sugerimos não colocar um tempo muito alto, sugerimos valores entre 06 a 60 segundos). Tempo Restante: O campo funciona como um cronômetro marcando quanto tempo falta para que o leilão seja encerrado, este campo é atualizado seguindo o valor informado no campo intervalo renovação automática como parâmetro. Classificação (Classic.): Neste campo será mostrado a classificação do fornecedor, este valor pode variar dependo do número de participantes que compor o Leilão, suponhamos dez (10) participantes estejam participando do leilão, seguindo este raciocínio a classificação do fornecedor pode variar de 1 (primeiro lugar) ao 10 (décimo lugar). Melhor Preço de Compra: O melhor preço de compra poderá ser exibido para o fornecedor, este é o melhor preço dentre todos os participantes do Leilão, o melhor preço é exibido linha a linha. Preço de Compra: O valor (Preço) informado pelo fornecedor será exibido neste campo, a diferença de preços entre o melhor e o preço (cota) informado pelo fornecedor podem ser comparados através dos campos Melhor Preço de Compra e Preço de Compra. Observação: O tempo restante do Leilão pode ser alterado ou mesmo ser encerrado pelo comprador antecipadamente caso ele analise que esta ação é necessária e, não causará impactos negativos aos participantes. Todas as modificações em relação ao tempo do Leilão quando alteradas serão sinalizadas para o fornecedor.

15 7. INFORMANDO VALORES DE UMA RFI Com explicado no tópico deste manual, o conceito de uma RFI é extrair informações dos fornecedores para fins de avaliação. Esta avaliação indicará se o fornecedor está apto a participar do processo de cotação ou se será desclassificado deste processo. Uma RFI tem os mesmos conceitos que uma SDC, porém, não existem ganhadores e sim classificados e desclassificados no processo de cotação. Quando uma RFI for aberta, os fornecedores convidados irão receber uma notificação no portal e também por .

16 O fornecedor deverá confirmar a participação clicando em SIM. Caso o fornecedor queira informar alguma observação o texto pode ser descrito em Resposta Aviso ao Comprador. Quando o fornecedor acessar a página principal a RFI estará disponível nos Convites Abertos, Após clicar sobre o número da negociação a RFI será aberta. Em ações, selecionar Confirmar Participação e clicar sobre o botão Ir.

17 Caso a empresa do fornecedor/usuário já tenha realizado a confirmação, uma mensagem de advertência será exibida. Caso a advertência seja exibida, o fornecedor poderá prosseguir normalmente clicando em Aplicar ou Cancelar. O Fornecedor será direcionado novamente para tela inicial da RFI, antes de tomar alguma ação, é viável analisar as informações que o comprador enviou para os fornecedores. O fornecedor poderá analisar as informações enviadas pelo comprador. Neste exemplo o comprador colocou algumas perguntas (Atributos) a serem preenchidas, foi enviado no cabeçalho um anexo, para abrir basta clicar sobre o link do anexo e uma nova janela será aberta para realizar o download do arquivo. Salve o arquivo na máquina (fornecedor) e analise as informações.

18 Após analisar todas as informações, vá ao campo Ações e selecione Criar Resposta. Uma nova tela será apresentada contendo os termos e condições da OdontoPrev, é de reponsabilidade do fornecedor ler o termo e aceitar as condições. Após ler os termos clique em Aceitar. Após o termo de aceite, será aberta uma página em que o fornecedor deverá entrar com as informações. Está página possui os mesmos valores de uma SDC, neste exemplo o comprador enviou dois questionamentos para os fornecedores, os Atributos estão como obrigatórios e devem ser informados para seguir com o processo. Após informar todos os atributos é necessário preencher as linhas da RFI, neste caso existe somente uma linha, porém, em uma RFI/SDC/Leilão podem haver de uma a diversas linhas. Preencher a linha com as informações solicitadas, o Preço no caso de uma RFI é simbólico, mas sempre pedimos para o fornecedor aproximar o preço com o valor de mercado praticado.

19 O comprador solicitou que a proposta técnica seja anexada no cabeçalho da RFI, para executar esta ação o fornecedor deverá clicar sobre o botão Adicionar Anexos. Uma nova página será aberta com as informações do anexo. Preencher a descrição do anexo com o assunto e buscar o arquivo que será enviado para o comprador clicando no botão Browser/Pesquisar. Uma tela será aberta para que o arquivo possa ser selecionado, selecionar o arquivo e clique em Open (Abrir). Após, selecionar o arquivo e clique em Aplicar.

20 Verifique se o arquivo selecionado foi adicionado e clique no botão Continuar. Analise as repostas fornecidas e clique no botão Submeter para envia-las ao comprador. Caso algo esteja errado, clique no botão voltar e corrija. Após submeter a proposta, será exibida uma mensagem confirmando que a FRI foi submetida. Clique em Retornar para a Home Page do Sourcing.

21 Após retornar para a Home Page do Sourcing, a RFI estará disponível em Suas Respostas Ativas e Preliminares, caso queira verificar ou alterar algo, clique sobre o número da Negociação para ser direcionado para as Negociações da RFI. 8. CHAT COMUNICAÇÃO ENTRE FORNECEDOR E COMPRADOR. A aplicação disponibiliza um chat para troca de mensagens entre fornecedor e comprador, caso o fornecedor queira enviar uma mensagem para o comprador. Este procedimento pode ser realizado clicando no botão Ações e selecionando Discussões On-line. Clicar no botão Nova Mensagem.

22 Selecione o comprador, informe o assunto e descreva no campo mensagem as dúvidas ou informações. Após preencher os dados, clique no botão Enviar. O histórico de mensagens ficará disponível para o fornecedor. Quando o comprador responder à mensagem o histórico será atualizado e uma notificação será apresenta logo acima do botão ações. Clique sobre a mensagem não lida, para verificar a resposta. O fornecedor poderá responder as mensagens e enviar novas perguntas sempre que necessário.

23 Observação: O Chat ficará disponível para todos os tipos de documentos RFI, SDC e Leilões. O Chat é restrito somente entre fornecedor e comprador, não existe comunicação entre fornecedores.