XXVI ENEGEP - Fortaleza, CE, Brasil, 9 a 11 de Outubro de 2006

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1 Grau de utilização dos sistemas de fluxo de caixa na administração financeira das micro e pequenas empresas da cidade de Ponta Grossa Márcia Cristina de Mello Kaspczak (UTFPR) mcmjk@ig.com.br Luciano Scandelari (UTFPR) luciano@cefetpr.br Resumo O presente artigo teve por objetivo identificar se as empresas utilizam o sistema de fluxo de caixa para administrar seus recursos financeiros. O estudo analisou as práticas de administração financeira desenvolvidas pelo segmento de vestuário da cidade de Ponta Grossa no estado do Paraná, através da aplicação de questionários. Avaliou ainda, o perfil do administrador e definiu que em sua maioria ele é o proprietário da micro ou da pequena empresa, com idade adulta, e predominantemente do sexo feminino. Observou-se também que, em sua maioria, as empresas pesquisadas estão informatizadas, tendo sido comprovada a ocorrência da falta de planejamento financeiro e econômico. Palavras-chave: administração financeira, Fluxo de caixa, micro e pequena empresa. 1. Introdução As micro e pequenas empresas vêm obtendo grande importância no Brasil, e com seus empreendimentos respondem com 40% do Produto Interno Bruto (PIB), comentam Matias e Lopes Júnior (2002). Uma das grandes preocupações da sociedade brasileira está relacionada ao fechamento, após pouco tempo de atividade, das micro e pequenas empresas que são as responsáveis pela criação de muitos postos de trabalho. Segundo pesquisa do Sebrae (2004) a taxa de mortalidade destas empresas é em média de 60% já nos primeiros quatro anos de existência. Entre os fatores condicionantes como provocadores de mortalidade nas micro e pequenas empresas, apontados pelos microempresários na pesquisa do Sebrae (2004), estão a falta de capital de giro e os problemas financeiros. Em relação aos problemas financeiros, Matias e Lopes Júnior (2002), comentam que a maioria dos pequenos empresários sofre com problemas de falta de caixa para saldar seus compromissos de curto prazo e os problemas podem persistir por vários anos, sendo importante a administração criteriosa do caixa para o sucesso e a sobrevivência de uma pequena empresa. A elaboração deste artigo teve como objetivo principal, identificar se as micro e pequenas empresas conhecem e utilizam o sistema de fluxo de caixa na administração dos seus recursos financeiros. 2. Administração Financeira Em sua grande maioria as atividades empresariais envolvem recursos financeiros, caberá ao administrador financeiro analisar e manter controles financeiros, tomar decisões de investimentos e financiamentos. (HOJI, 1999) Num contexto de alta competitividade de produtos e de um mercado consumidor exigente, Gropelli (2002) comenta que uma empresa bem organizada e conhecedora de seus limites 1

2 financeiros, estará mais preparada para se adaptar às mudanças internas e externas e assim poderá responder com mais rapidez ao mercado consumidor. Manter o equilíbrio financeiro interno, segundo Zdanowicz (1995), exige um constante monitoramento por parte da administração financeira, colocando em foco os itens que podem causar a falta de recursos na empresa e em conseqüência desequilibrá-la. Para uma melhor visualização, Zdanowicz (1995, p. 40) sugere o seguinte diagrama. Diagrama 1 Desequilíbrio financeiro Este diagrama permite ao administrador financeiro, visualizar os sintomas, as causas e as conseqüências de possíveis desequilíbrios financeiros. Através da identificação destes fatores, poderão ser adotadas medidas preventivas e saneadoras, visando o equilíbrio financeiro da empresa. 2.1 Administração financeira nas micro e pequenas empresas Matias e Lopes Júnior (2002) comentam que, a administração financeira é responsável em muitos casos pelo insucesso das micro e pequenas empresas. Nas pequenas empresas ela assume papel fundamental, pois, este tipo de empresa geralmente não possui uma relativa folga financeira e nem garantias suficientes para oferecer às instituições financeiras, para obter recursos. Normalmente a função de administrador financeiro na micro e pequena empresa, segundo Matias e Lopes Júnior (2002) é exercida pelo proprietário, e que por estar com excesso de atribuições, acaba por não desempenhar esta função com o cuidado necessário, além de não possuir tempo e nem pessoal qualificado disponível. 3. Sistema de Fluxo de caixa O sistema de fluxo de caixa, na visão de Zdanowicz (1995), é uma ferramenta de gerenciamento e controle. Pode ser utilizado para se administrar a situação financeira das empresas, por permitir que se projetem as possíveis entradas e saídas de recursos financeiros no curto e no longo prazo. 2

3 Assaf Neto conceitua o fluxo de caixa como um instrumento que relaciona os ingressos e saídas de recursos monetários no âmbito de uma empresa [...] A partir da elaboração do fluxo de caixa é possível prognosticar eventuais excedentes ou escassez de caixa, determinando-se medidas saneadoras a serem tomadas (ASSAF NETO, 1997, p. 35) Autores como Yoshitake (1997) afirmam que o lucro pode ter sido maquilado, portanto se determinada empresa apresentar sucessivos períodos com lucro, porém ao mesmo tempo apresentar sucessivos déficits de caixa, isto pode significar que na verdade esta empresa não deve estar gerando nenhum lucro. No entanto, a maioria dos autores pesquisada é de opinião que a partir do fluxo de caixa podese avaliar o passado financeiro e projetar o fluxo financeiro das empresas administradas. Na opinião de Zdanowicz (1995), o administrador financeiro poderá através do fluxo de caixa visualizar em que momentos poderão ocorrer as possíveis dificuldades financeiras ou até mesmo, folgas financeiras. A expressão fluxo de caixa apresenta duas formas de entendimento: (a) o fluxo de caixa passado, isto é, aquele que já foi realizado; e (b) o fluxo de caixa previsto, ou seja, previsão de caixa que abrange um período futuro. (SILVA, 1998, p. 262) Situações de dificuldades financeiras acontecem em todas as empresas, seja no início de suas atividades, ou no decorrer de seu desempenho. Gitman (1997) fala que o fluxo de caixa permite visualizar com antecedência as necessidades financeiras. 4. Administração através do Sistema de Fluxo de Caixa Este tipo de gestão é defendida por vários autores como Campos Filho (1999), Silva (1998) e Zdanowicz (1995) que dizem ser menos prejudicial à empresa apresentar prejuízo, do que apresentar falta de caixa, tal é o estrago produzido pela insuficiência recorrente de caixa. Reforçando esta afirmação, Campos Filho (1999) apud Goldratt e Cox: É possível que uma empresa apresente lucro líquido e um bom retorno sobre investimentos e ainda assim vá à falência. O péssimo fluxo de caixa é o que acaba com a maioria das empresas que fracassam. (GOLDRATT E COX, 1990, p. 45). Kieso (1992), afirma que a quantia de caixa de um empreendimento deve ser controlada cuidadosamente de forma que não ocorra excesso ou falta de disponível. Uma reserva adequada sempre deve ser mantida sem prejudicar os recursos da empresa. A administração através do fluxo de caixa sofre influências de todos os setores da empresa, Assaf Neto (1997) comenta que os saldos de caixa são influenciados significativamente pelas técnicas de produção e vendas, bem como pelos procedimentos adotados para a cobrança destas vendas, bem como o pagamento de seus fornecedores. A análise dos ciclos operacional e de caixa da empresa pode esclarecer como ocorrem essas influências. Por meio de uma gestão eficiente desses ciclos, o administrador financeiro conseguirá manter um baixo nível de investimento em caixa. De acordo com Gitman (1997), as estratégias básicas a serem empregadas pela administração do ciclo de caixa seriam as seguintes: a) Girar tão rápido quanto possível, evitando a falta de estoques, que poderia resultar na perda de vendas. b) Cobrar duplicatas a receber o mais cedo possível, sem que isso motive perdas futuras de vendas, devido a técnicas que pressionem os clientes de forma exagerada. Descontos 3

4 financeiros que sejam economicamente justificáveis poderiam ser usados para atingir esse objetivo. c) Retardar o pagamento das duplicatas a pagar tanto quanto possível, sem prejudicar o conceito de crédito da empresa, mas aproveitar quaisquer descontos financeiros favoráveis. Matarazzo comenta que Muitas empresas vão à falência por não saberem administrar seu fluxo de caixa. (1998, p. 369). De acordo com os autores pesquisados a administração do fluxo de caixa é essencial para as empresas, não importando qual o ramo de sua atividade, ou seu porte. 5. Apresentação e discussão dos resultados A natureza da pesquisa foi, na fase inicial, de caráter exploratório, de modo a permitir uma visão mais precisa do atual quadro da administração financeira das micro e pequenas empresas atuantes no setor de comércio varejista de confecções na Cidade de Ponta Grossa, Estado do Paraná. A partir das hipóteses iniciais, o estudo aprofundou a realidade identificada, para, em seguida, iniciar um estudo descritivo dessa realidade. O universo alvo desta pesquisa mostrou-se numeroso, tornando-se inviável a realização desta pesquisa em todos os estabelecimentos comerciais de confecções da cidade de Ponta Grossa, optou-se por uma amostra de 50 empresas. Optou-se por enviar, pessoalmente, um conjunto de questões a 50 empresas do ramo de Comércio Varejista de Confecções, respectivamente, tomando-se como amostra operacional os questionários recebidos em retorno e corretamente preenchidos. Destes, somente 45 lojas concordaram em responder o questionário, representando um percentual de 90% do total. Quando questionados sobre quem era o responsável pela administração financeira observouse que a maioria destas micro empresas tem suas finanças administradas por seus proprietários, esta é uma característica específica relativa ao porte destas empresas, na opinião de Matias e Lopes Júnior (2002), isto evidencia a falta de recursos para a contratação de um funcionário que atue especificamente como administrador financeiro. Alguns microempresários alegaram insegurança em delegar essa função a um funcionário, mostrando certa resistência em passar o controle de suas finanças para outras pessoas. Em sua maioria, as micro empresas do ramo de confecções são administradas por mulheres. A presença marcante do sexo feminino neste ramo de atividade confirma-se pela própria afinidade com os produtos comercializados, neste caso confecções. Verificou-se que 80% das micro empresas são administradas por pessoas em idade adulta, ou seja, acima de 21 anos, o que revela um bom grau de maturidade. Quanto à escolaridade, foi constatado que 76% possuem 2º grau completo e 22% possuem 3º grau completo. Quanto maior for o grau de escolaridade do administrador, mais fácil será o entendimento do fluxo financeiro de sua empresa, mesmo que este não possua conhecimento específico dos princípios de administração financeira. Segundo a pesquisa do Sebrae(2004), o grau de escolaridade não foi considerado um item relevante quanto ao sucesso ou insucesso das micro empresas pesquisadas, pois o percentual constatado naquela pesquisa, foi relativamente igual entre os dois grupos de empresas: as em atividade e as extintas. No entanto, esta variável pode afetar o grau de utilização do sistema de fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira, pelo não entendimento de seu funcionamento, e conseqüente não utilização. 4

5 Foi constatado que a maioria das empresas questionadas afirmou possuir controle periódico de seus estoques e de seus recebimentos, tais controles são em conjunto, fundamentais para a formulação da projeção do fluxo de caixa (ASSAF NETO, 1997), pois propiciam a exata noção do fluxo de entradas e saídas de mercadorias do estabelecimento estudado. Questões Sim Não A empresa possui controle de estoque? 100% 0% A empresa possui controle de recebimentos? 100% 0% A empresa possui planejamento de receitas, custos e despesas? 22% 78% Para aumentar a concessão de crédito a seus cliente, isto é considerado no fluxo de caixa? 25% 75% Questões Fichas manuscritas Informatizado Como é feito o controle de recebimentos? 16% 84% Como é feito o controle de estoque? 13% 87% Tabela 1 Pesquisa sobre: controle de estoque, receitas, custos, despesas e recebimentos Verificou-se que, 84% das empresas, ou seja, a grande maioria já está informatizada, e que apenas 16% das empresas ainda utilizam fichas manuscritas de controle de estoques e recebimentos. Constatou-se que a informática está alcançando quase que a totalidade das micro empresas deste ramo de atividade, isto na prática administrativa vem facilitar e muito as atividades de planejamento financeiro. Cerca de 73% dos administradores entrevistados responderam que não conhecem o sistema fluxo de caixa, alguns observaram que possuem um movimento de caixa simplificado, elaborado de forma empírica. No entanto, desta amostra apenas 27% dos administradores afirmaram que têm conhecimento do sistema de fluxo de caixa, como ferramenta essencial à boa administração financeira das empresas, porém, dentre as empresas que conhecem o sistema de fluxo de caixa, somente 5 o utilizam em suas atividades. Deduz-se que o restante da amostra além de não o conhecer, não o utiliza em sua administração financeira cotidiana. Questões Sim Não O responsável pela administração financeira conhece o sistema fluxo de caixa? 27% 73% Dos que conhecem, quantos utilizam o sistema de fluxo de caixa? 43% 57% Existe planejamento financeiro na empresa? 9% 91% A empresa conhece o montante de suas saídas de caixa? 33% 67% O administrador financeiro conhece a sazonalidade deste tipo de atividade? 100% 0% Tabela 2 Pesquisa sobre sistema de fluxo de caixa O sistema de fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que pode ser utilizada em todas as empresas, não importando seu porte, e especialmente nas microempresas que segundo dados do Sebrae (2004) apresentam invariavelmente dificuldades financeiras. Quanto ao planejamento financeiro, percebeu-se que a maioria das micro empresas inquiridas não projetam suas finanças, e 41 empresas não podem determinar se terão dificuldades financeiras no futuro ou não. Somente 4 micro empresas planejam o futuro de suas finanças, este número está aquém do que a teoria preconiza como recomendável. Quanto às saídas de caixa, 67% das micro empresas não sabem qual é o montante real de suas saídas de caixa durante um determinado período. O conhecimento aproximado de como se comportam as saídas de caixa, sejam com custos de seus produtos, ou seja, as despesas de 5

6 suas atividades são fundamentais para se estabelecer um fluxo de caixa no dia a dia das atividades do comércio varejista, (ZDANOWICZ, 1995). O fenômeno da sazonalidade em administração financeira mostrará que em alguns períodos do ano o fluxo de entradas de recursos financeiros através das vendas será maior. O comércio varejista de confecções apresenta épocas em que suas vendas são maiores, e a maioria dos administradores financeiros sabem qual é a sazonalidade específica de seu ramo de comércio, afirmaram que as vendas aumentam significativamente na época do Natal e datas especiais como: dia das mães, dia dos pais, dia das crianças, dia dos namorados, entre outros. As micro empresas deste ramo financia sua eventual falta de recursos basicamente através do limite do cheque especial, e a injeção de capital próprio dos sócios. A utilização do cheque especial é uma fonte de recursos não muito eficaz na prática, pois o prazo para devolução do capital é curtíssimo, dificultando principalmente para a micro empresa, que normalmente devido a seu porte possui pouca folga financeira. Alguns microempresários comentaram que evitam fazer retiradas para reinvestir o lucro de suas operações. Segundo Assaf Neto (1997) os saldos de caixa são influenciados significativamente pelas técnicas de produção e vendas, sendo assim a concessão de prazos mais dilatados para o recebimento das vendas irá impactar no sistema de fluxo de caixa. Constatou-se que a maioria dos microempresários não considera este impacto, mesmo sabendo em muitos casos que isto ocorrerá. Alguns entrevistados acrescentaram que não conseguem mensurar este impacto, por puro desconhecimento da técnica. Questões Sim Não Quando a empresa decide aumentar o volume de vendas através da concessão de crédito a seus clientes, ela considera o impacto no fluxo de caixa? 25% 75% A empresa possui planejamento de receitas, custos e despesas? 22% 78% Antes de tomar uma decisão financeira o administrador financeiro consulta algum tipo de controle particular, elaborado por ele? 82% 18% É realizada análise sobre o passado financeiro da empresa para detectar possíveis falhas? 22% 78% O administrador financeiro desta microempresa possui meios para detectar com antecedência, uma possível escassez ou excesso de recursos financeiros? 20% 80% Tabela 3 Pesquisa sobre o planejamento e controle financeiros A grande maioria dos administradores destas microempresas, desconhecem a diferença de custos e despesas, e, portanto não fazem o planejamento de suas receitas, dos custos e das despesas. Como foi constatado através das respostas, que os microempresários deste ramo de atividade não tem por costume planejar, segundo os mesmos não possuem esse conhecimento e técnica, por isso não conseguem planejar seu fluxo econômico. Segundo o resultado da pesquisa, os entrevistados utilizam algum tipo de controle, que provém da simples observação, e 18% não utilizam controle algum para tomar decisões a respeito da situação financeira de suas empresas. Os resultados deixam clara a percepção de que a maioria dos microempresários não analisam o que ocorreu de negativo no desempenho da situação financeira de suas empresas, porém os que analisam o fazem com um certo amadorismo. 6

7 Alguns microempresários acrescentaram que não relacionam ou documentam o fluxo de seus pagamentos ou recebimentos, mas estes possuem um conhecimento deste fluxo de forma um tanto rudimentar, ou seja, sabem que em certos períodos tiveram dificuldades financeiras. Foi constatado que, a maioria dos microempresários que administram suas finanças, não possuem meios para proceder a uma relativa previsão, ou projeção das ocorrências de eventos essencialmente financeiros em suas empresas. Em relação às expectativas do administrador financeiro da micro empresa, identificou-se o seguinte perfil: 71% gostaria de dispor de mais recursos financeiros; 16% gostaria de dispor de mais recursos humanos; 13% mais tempo disponível. Deduz-se que, essa necessidade de um maior volume de recursos financeiros, após a avaliação do conjunto de respostas, deve-se à falta de planejamento que a maioria das micro empresas apresentou. 6. Conclusões Percebe-se através dos resultados da pesquisa junto aos microempresários do ramo do comércio varejista de confecções da cidade de Ponta Grossa, que é predominante o desconhecimento do sistema de fluxo de caixa, e conseqüente não utilização. Estes resultados confirmaram as evidências de que existem falhas na administração financeira das micro e pequenas empresas e ainda mostraram que a administração não possui ferramentas capazes de fornecer subsídios para um maior controle de seus recursos financeiros cotidianos, relevantes para um bom desempenho no mercado altamente competitivo. Deduz-se que, a maioria dos administradores possui controle de estoques, controle de recebimentos, conhecem a sazonalidade de seu ramo de atividade, porém, em sua maioria, não planejam a situação financeira e econômica de suas empresas. Concluiu-se que, os administradores possuem alguns dos elementos necessários para se implementar o sistema de fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira diária. Muitos empresários quando questionados afirmaram o desconhecimento desta ferramenta, alegaram que só conheciam o movimento de caixa. Apesar de não possuírem conhecimento específico das técnicas financeiras, através de um fluxo de caixa diário, e de fácil utilização poderão iniciar a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros. Com base nos resultados obtidos, constatou-se que, se houvesse conhecimento e utilização do sitema de fluxo de caixa pelos administradores, a situação financeira das micro e pequenas empresas pesquisadas, poderia ser projetada e como conseqüência serem previstos os problemas financeiros em tempo de solucioná-los. Referências ASSAF NETO, Alexandre; SILVA, César Augusto Tibúrcio. Administração de capital de giro. 2.ed. São Paulo: Atlas, CAMPOS FILHO, Ademar. Demonstração dos fluxos de caixa: uma ferramenta indispensável para administrar sua empresa. São Paulo: Atlas, GITMAN, Lawrence J. Princípios de administração financeira. 7. ed. São Paulo: Harbra,

8 GROPELLI, A. A.; NIKBAKHT, Ehsan. Administração financeira. 2. ed. São Paulo: Saraiva, Tradução de: Célio Knipel Moreira. HOJI, Massakazu. Administração financeira: uma abordagem prática: matemática financeira aplicada, estratégias financeiras, análise, planejamento e controle financeiro. São Paulo: Atlas, KIESO, D. E.; WEYGANDT, J. J. Intermediate accounting. 7. ed. Canadá: John Wiley, MATARAZZO, Dante C. Análise Financeira de Balanços: abordagem básica e gerencial ed. São Paulo: Atlas, MATIAS, Alberto Borges.; LOPES JÚNIOR, Fábio. Administração financeira nas empresas de pequeno porte. São Paulo: Manole, SEBRAE. Fatores condicionantes e taxa de mortalidade de empresas no Brasil. Disponível em: 008E4CA.pdf. Acessado em 04 de junho de SILVA, José Pereira da. Gestão e análise de risco de crédito. 2. ed. São Paulo: Atlas, YOSHITAKE, Mariano. Gestão de tesouraria: controle e análise de transações financeiras em moeda forte. São Paulo: Atlas, ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de caixa: uma decisão de planejamento e controle financeiros. D.C. Luzzatto Ed.,