Juliana de Oliveira Martins. Representante Distrital de Rotaract Clubs Distrito 4610

Transcrição

1 Rotaract Club Distrito 4610 Treinamento para Comissões Juliana de Oliveira Martins Representante Distrital de Rotaract Clubs Distrito 4610

2 Plano de Liderança de Clube: Adapte-se para Sobreviver Leigh Higinbotham (Ex-Governador de Distrito) Mudança! Esta é a palavra de ordem que estamos a ouvir mais e mais ultimamente nesta era de rápidas transformações. Dediquei a maior parte de minha carreira a atividades que promoviam mudanças em organizações de grande porte. Com base na experiência adquirida, pude verificar que as organizações abertas a mudanças eram as que tinham mais chances de prosperar, e aquelas que não conseguiam se adaptar, ficavam obsoletas e relegadas ao esquecimento. Como um lembrete desta palpável realidade, uma famosa faculdade internacional de administração de empresas dá de presente a seus formandos um peso de papel, feito em formato de dinossauro, onde lê-se: Adapt or Perish (Adapte-se para Sobreviver). O presente, digamos assim, serve para lembrá-los de que a organização para a qual trabalharem deve evoluir para sobreviver. No que se refere ao Rotary nos perguntamos se conseguiremos nos adaptar às mudanças alucinantes que acontecem na sociedade ou se seremos mais um dos tantos dinossauros de hoje? Sabemos que, em última instância, o que vale é a adaptação e o desenvolvimento de novas abordagens. Em poucas palavras: Inove ou Pereça. Como sabiamente dito por Winston Churchill: a mudança é o preço da sobrevivência. Muito tem sido escrito sobre o ritmo vertiginoso em que ocorrem as mudanças atuais, característica marcante da sociedade deste começo de século XXI. As nações estão passando por reviravoltas dramáticas nas arenas política, econômica e social. Somos diariamente inundados com informações vindas da mídia, dos canais de publicidade, da internet. Estamos transitando da Era da Informação para a Era do Conhecimento. A Era do Conhecimento é definida pela perpétua mutação e trará uma avalanche de mudanças em ciclos cada vez mais acelerados e freqüentes. Considerem que: A base de conhecimento é duplicada a cada dois ou três anos. Diariamente, artigos técnicos e científicos são publicados. Formandos de segundo grau têm agora mais informações que seus avós tiveram em toda uma vida. Haverá mais mudanças nas próximas três décadas do que todas as mudanças somadas ocorridas nos três últimos séculos

3 O Rotary não é imune a essas mudanças, e deve estar preparado para assimilá-las e responder à altura. Quanto a isto, o Rotary International está elaborando uma visão e plano estratégico que guiarão a entidade em seu segundo século. Para dar suporte aos Rotary Clubs, o Plano de Liderança de Clube foi lançado como uma extensão do Plano de Liderança Distrital e é vital à estabilidade, crescimento e sucesso de nossa organização. Adotando o plano, os clubes podem usar técnicas de liderança e estrutura administrativa na execução de suas atividades. Infelizmente costumo ouvir pessoas se referindo ao Plano de Liderança de Clube como sendo uma nova estrutura de comissões que substitui as Quatro Avenidas de Serviços. A intenção nunca foi essa. As Quatro Avenidas de Serviços continuam sendo a pedra angular da filosofia rotária. O Plano de Liderança de Clube é muito mais do que simplesmente uma nova estrutura de comissões de clube. Os clubes não precisam alterar sua estrutura para implementar o plano. O Plano de Liderança de Clube se baseia em nove processos, que fortalecem o clube ao possibilitar Continuidade nos projetos e processos de tomada de decisão Consenso nas decisões e no estabelecimento de metas Equilíbrio entre atividades de prestação de serviços e companheirismo Preparo e treinamento de um maior número de líderes de clube Participação de todos os sócios em atividades rotárias Oportunidades educativas a todos os sócios Adoção de plano de sucessão dos líderes de clube O Plano de Liderança de Clube fornece a base para que cada clube lapide sua própria identidade. Os nove passos podem garantir a eficácia do clube. Estou certo que cada um de vocês se concentra nesses mesmos processos em suas vidas profissionais. O clube pode tratá-los da forma que melhor lhe convier. Esta flexibilidade faz com que o Plano de Liderança de Clube possa ser implementado em qualquer lugar do mundo, pois é alicerçado em melhores práticas usadas por clubes vitoriosos desde a Fundação do Rotary. Estamos em momento bastante peculiar na adoção do Plano de Liderança de Clube. Muitos clubes estão cientes do plano e vários já o colocaram em prática, contudo, outros tantos sequer consideraram usá-lo

4 Aqueles que o utilizam devem avaliá-lo anualmente, para adaptá-lo de acordo com as mudanças ocorridas no clube. Costumo escutar que alguns clubes estão sofrendo perda real de um ou dois sócios por ano, e sentem que seu vigor está se esvanecendo. Via de regra, os líderes desses clubes são bemsucedidos em seus ramos profissionais graças a seus talentos e sagacidade. Se os negócios deles estivessem diminuindo ao ritmo que os clubes perdem sócios, vocês não acham que eles fariam nova análise da situação e de seus processos para ver se ainda servem ou se devem ser trocados? É um tanto irônico que estamos sempre a buscar homens e mulheres competentes para ingressar no Rotary, mas não temos o costume de encorajá-los a usar seus talentos em prol dos clubes. Vários clubes ainda preferem cruzar os braços e lamentar dizendo: É assim que sempre fizemos, por que mudar?. Nos últimos 12 anos, o Rotary vem se esforçando de forma hercúlea para atrair e reter sócios. Obtivemos êxito em trazer um bom contingente de novos sócios, entretanto, acabamos por perder grande parte deles logo no primeiro ano. Qual será a razão de não conseguirmos manter esses sócios engajados? Acredito que a qualidade dos líderes do clube tem muito a ver. Líderes eficazes influenciam as reuniões positivamente, estabelecem o rumo dos trabalhos, a ultrapassagem de metas e a celebração de sucessos. Vou lhes dar um exemplo. Um homem jovem e de boa aparência, em seus 30 e poucos anos, se associa a um Rotary Club. Ele confessa não estar satisfeito, pois está procurando oportunidades de lapidar suas habilidades de liderança, de fazer contatos, de contar com aconselhamento de pessoas experientes, e, obviamente, de colaborar em atividades que farão diferença no mundo. Certamente o clube não está atendendo suas expectativas. Vocês acham que ele será sócio por muito tempo? Espero que sim, pois ele possui as qualidades e energia para um dia se tornar um brilhante líder no Rotary! Mas se em troca de seu tempo e comprometimento não fornecermos algo que valoriza, que tem significado, ele certamente deixará o clube. O futuro de nossa grande organização está nas mãos daqueles que liderarão os clubes: seus presidentes eleitos. As habilidades necessárias são muitas entre nossos sócios. Devemos implementar processos que garantam que essas habilidades sejam utilizadas para o crescimento dos clubes. É por este motivo que o Plano de Liderança de Clube foi criado. Como líderes distritais, vocês deverão dirigir os clubes eficazmente no próximo ano. Uma boa maneira de seguir o lema do Presidente Eleito D.K. Lee, Realizemos os Sonhos, é incentivando os clubes a implementar o plano. Como governadores eleitos, vocês têm a responsabilidade de comunicar e apoiar as melhores práticas em liderança. Temos as ferramentas. Precisamos agora de sua ajuda na implementação do plano. Peço que aceitem o desafio e coloquem o Plano de Liderança de Clube como tópico principal no PETS, e que pessoalmente promovam o uso do plano entre os clubes de seus - 3 -

5 distritos. A liderança de vocês pode resultar em um legado de clubes fortes e eficazes, com crescimento comprovado no quadro social e melhores taxas de retenção. Mudanças organizacionais não são fáceis, pois requerem paciência e perseverança, no entanto, são essenciais à sobrevivência das empresas. Jamais nos esqueçamos do triste fim dos dinossauros. Adapte-se para Sobreviver! PLANO DE LIDERANÇA DE CLUBS (PLC) O que é PLC? É uma nova estrutura organizacional recomendada aos Clubs de Rotary pelo RI, com o objetivo de possibilitar melhores condições para alcançar eficácia na realização dos trabalhos, através da necessária continuidade nas ações, com pleno envolvimento dos rotaractianos. Características Essencialmente, a estrutura administrativa do Club, estabelecida conforme o PLC, leva à constituição de cinco Comissões Permanentes que se subordinam funcionalmente ao Conselho Diretor do Club: DQS, Relações Públicas, Administração, Prestação de Serviços e Fundação Rotária. Caberá aos Presidentes de cada uma das 5 Comissões Permanentes coordenar os trabalhos planejados em cada uma delas, com suficiente detalhe para permitir a avaliação do progresso alcançado e definir eventuais medidas corretivas ao longo da gestão visando alcançar as metas e os objetivos propostos. Em relação à estrutura clássica, com atividades distribuídas nas quatro Avenidas de Serviço, a nova estrutura prevê cinco Comissões Permanentes, em um novo modelo gerencial mais apropriado para conseguir o bom andamento do Club. As clássicas Avenidas de Serviço permanecem ainda preservadas no aspecto filosófico e operacional de atuação equilibrada do Club, mas com nova distribuição do gerenciamento das atividades correspondentes. Atividades da Avenida de Serviços Internos passam à gerência separada de cada um dos Presidentes das Comissões Permanentes de DQS, Relações Públicas e Administração. A Comissão de Administração, da qual participam o Secretário, o Tesoureiro e o Diretor de Protocolo, se ocupará dos Serviços Internos remanescentes sob coordenação do Presidente da Subcomissão de Serviços Internos (Companheirismo, Freqüência, Boletim, Programas), além das Subcomissões de Planejamento Estratégico e de Assuntos Legais e Fiscais

6 Atividades das Avenidas de Serviços Profissionais, Serviços à Comunidade e Serviços Internacionais passam à gerência unificada do Presidente da Comissão Permanente de Projetos de Prestação de Serviços. Essas atividades terão a coordenação exercida pelos Presidentes das Subcomissões correspondentes a esses serviços (Profissionais, à Comunidade e Internacionais). Atividades relativas à Fundação Rotária serão gerenciadas pelo Presidente de uma Comissão independente. O motivo para dar tratamento particular à condução das atividades dessa Comissão é a importância dos programas e de como devem ser administradas as contribuições e a utilização de recursos financeiros para os projetos. PRESIDENTE E CONSELHO DIRETOR ADMINISTRAÇÃO IMAGEM DQS PRESTAÇÃO DE PÚBLICA SERVIÇOS FUNDAÇÃO ROTÁRIA Secretaria Retenção S.Profissionais Subsídios Tesouraria Recrutamento S.Comunidade Bolsas Protocolo S. Internos Classificações Treinamento S.Internacionais Captação de Recursos Atividades Pró-Juventude IGE Fundo Anual Fundo Permanente Parceria no Servir Pólio Comissões Permanentes 1. Comissão de Administração Esta comissão será responsável pela freqüência, companheirismo, programas e outros assuntos que possam ser adequados, além de Planejamento Estratégico e de Assuntos Legais e Fiscais. Além do tesoureiro, desta comissão participam o Secretário e o Diretor de Protocolo. É função do Secretário manter todos os registros e lavrar as atas de todas as reuniões do Club, providenciando cópias das mesmas ao Presidente da comissão de Rotaract do Rotary Patrocinador. Já o Tesoureiro terá sob sua custódia todos os fundos do Club, manterá a necessária contabilidade e depositará as arrecadações e semelhantes em conta bancária aprovada pela Administração e Diretoria do Club. Compete ao Diretor de Protocolo fazer com que as reuniões do Club obedeçam, na sua parte formal, ao programa preestabelecido e - 5 -

7 consoante as normas usuais nas reuniões rotárias; receber os visitantes e convidados; zelar pela boa ordem dos locais de reunião. Subcomissão de Companheirismo - Sua incumbência é fazer com que todos os sócios se interagem e se conheçam e aumentem os laços de amizades; - Organizar reuniões de companheirismo nas casas dos sócios ou qualquer outro lugar propício; - Inovar sempre as condições de ambiente e motivação; - Enviar cartões de aniversários e datas especiais. Subcomissão de Programas do Club - Basicamente, todos os eventos, festas e criatividade são atribuições desta subcomissão, além dos programas para arrecadar fundos para o Club, inclusive as palestras e sessões extraordinárias; - Ela irá estabelecer os roteiros dos eventos e cronogramas. 2. Comissão de DQS (Desenvolvimento de Quadro Social) Esta comissão será responsável pelo desenvolvimento do quadro social, classificações, admissão e informação rotária. Preocupa-se principalmente com o desenvolvimento do quadro social de forma equilibrada (idade, sexo, profissão, etc), para que o Club possa ter um crescimento e seus sócios sejam treinados para serem líderes. A peça chave e fundamental num Club são seus sócios, porém, a mágica está um bom programa de recrutamento de escolha de sócios, e proporcioná-los reciclagem de informações e dados importantes sobre Rotaract. - É uma das mais importantes, pois visa manter o quadro de sócios harmonioso, unido e interagido. Trabalha a motivação de todos e o seu desenvolvimento; - Examinar a qualificação dos sócios, coletar informações e repassá-las ao conselho diretor; - Manter todos informados; - Integração de novos sócios. 3. Comissão da Fundação Rotária Esta comissão será responsável pelas atividades relativas à Fundação Rotária, como doações, Subsídios, IGE e Bolsas Educacionais

8 4. Comissão de Imagem Pública Esta comissão terá a responsabilidade das relações públicas, visando divulgar o Rotaract Club na comunidade. Subcomissão de Boletim - Deverá coletar informações para o boletim junto com os sócios, secretaria e tesouraria quaisquer outras fontes para a confecção do boletim; - Deverá racionalizar as informações dentro do Club de modo que todos os sócios contribuam para as matérias, sendo as mesmas de origem geral, cotidiana e rotaractina também. 5. Comissão de Programas Dividida em Subcomissões (Serviços Profissionais, Serviços Internacionais e Serviços à Comunidade), esta comissão terá a responsabilidade de (a) ampliar o conhecimento e compreensão das necessidades e dos problemas mundiais; (b) desenvolver atividades de prestação de serviços com a finalidade de promover a boa vontade e compreensão internacional entre os povos; (c) ampliar o conhecimento e a compreensão das necessidades e problemas da comunidade; (d) elaborar e desenvolver projetos destinados a servi-la; (e) desenvolver um programa destinado a proporcionar informações sobre um amplo corte transversal dos negócios e profissões; e (f) estimular uma consciência e aceitação de elevados padrões de ética na vida profissional. Subcomissão de Serviços à Comunidade: o ideal de servir a comunidade é, sem dúvida, o maior de todos. Todos os esforços se concentram em ajudar ao próximo através das experiências de vida, profissionais e particulares. O planejamento dos projetos é fundamental, principalmente quanto aos custos e quantidade de pessoas envolvidas para a sua realização. As atribuições são várias e quase todos os projetos precisam de esforços de todos os sócios e também da própria comunidade. Um grande objetivo é divulgar os ideais do Rotary Internacional nas comunidades mundiais para uma maior conscientização por parte da comunidade. As áreas abrangem desde alfabetização de crianças e adultos, saúde (vacinas - Pólio Plus), assistência a idosos e deficientes físicos, prevenção contra o abuso de drogas e proteção ao meio ambiente. Há também algumas subcomissões dentro desta Subcomissão: Desenvolvimento Humano; Desenvolvimento Comunitário; Proteção ao Meio Ambiente. Algumas sugestões para projetos à comunidade: visitas a asilos, creches e orfanatos; promover campanhas de arrecadação de alimentos; as campanhas médicas e de saneamento básico; campanhas de arrecadação de livros e materiais escolares; campanha Pólio Plus; instalar praças e áreas - 7 -

9 de lazer na própria comunidade com apoio do Rotary; doação de materiais de higiene pessoal e remédios; incentivar o reflorestamento e plantio de árvores; e projetos com crianças e idosos. Subcomissão de Serviços Profissionais: Conscientização e Apoio Profissional; Reconhecimento e Orientação Profissional; Ética. Portanto, profissionais é uma subcomissão na qual temos não só um grande comprometimento pois, todos nós estamos iniciando ou caminhamos para uma carreira, mas uma grande oportunidade para o desenvolvimento profissional de cada sócio. Não sendo só isso o bastante, este é um trabalho que, bem desenvolvido, atrairá muitos sócios vindo de Universidades, assim como estagiários de empresas. Algumas atividades realizadas com sucesso por Clubs e distritos que vocês devem tentar implementar: seminários especiais sobre administração de empresas; excursões a fábricas e indústrias; palestras sobre planejamento de carreira; convênio: Rotaract-Empresa-Universidade, para cursos, palestras, feiras e seminários; programas de estágios supervisionados (com auxílio de órgãos competentes) em empresas; apresentação sobre sistema de classificação do Rotary Internacional Subcomissão de Serviços Internacionais: Esta comissão é a Porta para o Mundo do Rotaract, é através dos projetos desenvolvidos que teremos contato com os Clubs de outros países e também a troca de informações e presentes. Um dos fatores mais interessante, é que a possibilidade de nós encontrarmos estas pessoas ou visitar seus Clubs é muito grande, pois às vezes, fazemos contatos com Clubs bem próximos ao Brasil. Todavia há uma gama enorme de possibilidades e temas para projetos. O objetivo maior é promover a compreensão, a boa vontade e a paz entre os povos no Mundo, através da fraternidade. Assim, a troca e conhecimento das diferentes culturas, costumes e problemas de outros povos, certamente, nos farão mais próximos. As viagens, assim como a Internet e as cartas são ferramentas importantes na realização dos projetos às vezes, mesmo de longe, podemos contribuir muito com atividades em prol da união entre os Clubs de vários países. Podemos ainda contar com o apoio das Organizações das Nações Unidas ONU (visando a Paz Mundial) e da própria Fundação Rotária com seus projetos. Uma novidade interessante que vem ganhando cada vez mais força é a criação de uma subcomissão que cuida das relações com os Intercambistas da Fundação Rotária. Funciona como um Rotex, dentro do Rotaract, atraindo esta fonte inesgotável de sócios em potencial