Plano Estratégico: Anual e de Longo Prazo

Transcrição

1 Plano Estratégico: Anual e de Longo Prazo Distrito 4390 Rumo ao Futuro Hugo Dórea Governador Revisado e atualizado: XIX Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos XIX Assembleia Distrital Aracaju SE, 09, 10 e 11 de abril de 2010

2 Um presente... Meus caros companheiros, responsáveis pelo planejamento do Distrito e dos Clubes, enfim, a todos que não encaram o Planejamento Estratégico como um "dever de casa" e sim como um presente. Implementar o Plano Estratégico do Distrito 4390 deve ser uma atitude permanente de todos os líderes distritais e de clubes, os que já exerceram mandatos, os atuais e os futuros. O Plano deve ser avaliado, revisado e adequado pelo menos a cada cinco anos, de modo a garantir continuidade. O Planejamento do Distrito 4390 possibilita diagnosticar tanto as ações do passado, as ações profícuas e as que não foram tão talentosas para alcançar os objetivos, e traz perspectivas do momento atual e cria uma visão ampla, possível de ser realizada neste ano rotário (curto prazo) e nos próximos anos (longo prazo). É um avanço enorme este estímulo à profissionalização do Rotary, é a preocupação com toda a sua gestão e administração. Neste trabalho vocês terão uma visão ampla da importância do Planejamento Estratégico no Distrito 4390, no curto, médio e longo prazo. O mesmo define a missão, os propósitos, as prioridades, as ações e principalmente as metas. Tudo isso deve ser projetado para que haja a busca pelo inovar, encorajar e estimular os Clubes a ousar em seus trabalhos, nas ações e nas metas. Estudando-o, vocês terão subsídios importantes para somar aos planejamentos dos presidentes e líderes de Clube, facilitando para que cada Rotary Club possa contribuir com uma parcela de suas realizações para o todo, engrandecendo, assim, todo o Distrito O Plano Estratégico foi elaborado a partir de informações referentes aos próprios rotarianos e depende do apoio de todos nós para que seja bem-sucedido. Encorajo todos os companheiros a se familiarizarem com o Planejamento Estratégico e a se tornarem parceiros ativos do seu processo de implementação. Por fim, uma reflexão: Não desistamos quando ainda somos capazes de um esforço adicional. Nada termina até o momento em que se deixa de tentar. Não temam que não sejam perfeitos. Não temam enfrentar riscos. É correndo riscos que aprendemos a ser valentes. Não tenham medo de aprender. O conhecimento é leve. É um tesouro que se carrega facilmente. A vida não é uma corrida, mas sim uma viagem que deve ser desfrutada a cada passo. Lembrem-se: Ontem é uma história. Amanhã é mistério e Hoje é uma dádiva. Por isso se chama Presente. Um grande abraço fraterno, Hugo Dórea Governador Em caso de dúvidas, sugestões e ajuda: hugo@dorea.com.br (75)

3 Plano Estratégico Distrito 4390 Rumo ao Futuro O pensar, o criar e o fazer, será sempre o nosso desafio. Este é um mundo que muda, e nós precisamos aprender a mudar com ele. A história do Rotary será escrita muitas vezes Paul Harris 1. PRINCÍPIOS O que define uma organização são seus valores. Em cima deles é que se constroem as competências que a organização precisa ter. Desde sua fundação, muitos princípios básicos têm sido desenvolvidos para que os rotarianos atinjam o ideal de prestação de serviços e altos padrões de ética. O Objetivo do Rotary, formulado pela primeira vez em 1910 e adaptado à medida que a missão da entidade se expandia, define sucintamente o propósito da organização e as responsabilidades dos rotarianos. O OBJETIVO DO ROTARY é estimular e fomentar o Ideal de Servir, como base de todo empreendimento digno, promovendo e apoiando: PRIMEIRO: O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidade de servir; SEGUNDO: O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional; TERCEIRO: A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na vida pública e privada; QUARTO: A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações. Asseguramos que o Rotary é uma organização de líderes empresariais, profissionais e comunitários, unidos no mundo inteiro, que prestam serviços humanitários, fomentam um elevado padrão de ética em todas as profissões e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo. AVENIDAS DE SERVIÇOS: Embasadas no Objetivo do Rotary, dão sustentação às atividades e dividem-se em: SERVIÇOS INTERNOS: Enfoque no fortalecimento do companheirismo e no funcionamento eficaz do Clube. SERVIÇOS PROFISSIONAIS: Iniciativas que incentivam rotarianos a servir através de suas ocupações e da observância a elevados padrões de ética. SERVIÇOS À COMUNIDADE: Atividades empreendidas para melhorar as condições de vida na comunidade. SERVIÇOS INTERNACIONAIS: Ações para expandir o alcance humanitário do Rotary ao redor do mundo e para promover paz e compreensão mundial. A PROVA QUÁDRUPLA: Um dos valores e princípios de Rotary, venerada e seguida por rotarianos no mundo todo, foi cunhada pelo rotariano Herbert J. Taylor em 1932 e traduzida para mais de 100 idiomas. Do que nós pensamos, dizemos ou fazemos: 1. É a VERDADE? 2. É JUSTO para todos os interessados? 3. Criará BOA VONTADE e MELHORES AMIZADES? 4. Será BENÉFICO para todos os interessados? Consubstanciados no Objetivo do Rotary e na Prova Quádrupla, observemos os valores e princípios que norteiam os nossos processos decisórios e o comporta-mento dos integrantes da organização Rotary no Distrito 4390, no cumpri-mento de sua missão: COMPANHEIRISMO ÉTICA TOLERÂNCIA COMPROMETIMENTO LIDERANÇA DIGNIDADE HUMILDADE BOM SENSO FLEXIBILIDADE SOLIDARIEDADE INTEGRIDADE SERVIÇOS 2. MISSÃO A missão proporciona e desenvolve em todos os rotarianos do Distrito 4390 um senso comum de oportunidade, direção, significância e realização. A missão institucional do Distrito 4390 exprime e fundamenta a razão de existir da organização: Contribuir com a humanidade na prestação do serviço com espírito comunitário e humanitário no ideal de servir com ética e companheirismo, estreitando os laços de amizade, que nos unem na busca da paz e da compreensão mundial.

4 3. PROPÓSITO O propósito é definido como o entendimento do principal beneficio esperado pelos principais interessados pela organização Rotary. Tendo em vista as tendências relevantes para os próximos anos, considerando-se os principais benefícios que os nossos clientes internos e externos esperam dos rotarianos, no Distrito 4390 obteve-se o seguinte propósito, que será o nosso balizamento: Expandir e integrar o Distrito 4390, para melhor servir às comunidades, com a prestação de serviços, através dos profissionais e lideres empresariais com companheirismo, atuando em ações transformadoras, buscam contribuir para a paz e a compreensão mundial entre os povos. O grau de realização deste propósito será avaliado por intermédio dos seguintes indicadores, usando o cálculo percentual (%) para sua determinação. Índice de formalização de novos clubes Índice de aumento na admissão de novos rotarianos Índice de retenção de sócios; Número de projetos via Fundação Rotária alavancados no Distrito Número de ações de apoio as comunidades Índice de satisfação dos rotarianos Índice de aumento de doações à Fundação Rotária Índice de freqüência em reuniões do Clube Índice de conhecimento rotário pela comunidade 4. PREMISSAS Neste ano rotário 2009/2010 o Distrito 4390 seguindo orientação do RI dará seqüência a uma nova estrutura de gestão nos RCs, implantando o PLC Plano de Liderança de Clubes, um novo modelo de administração, mais dinâmica e eficaz que exigirá dos RCs uma nova estrutura administrativa criando assim as Comissões Permanentes de Serviço que foca os trabalhos com ação mais presente nas comunidades onde existem RCs. Este novo modelo irá favorecer o alcance das metas anuais e de longo prazo com a continuidade desejada. Deverá ser indicado o Governador do Distrito e o presidente do RC com pelo menos 24 meses de antecedência. O presidente indicado do 3º ano, do 2º ano a frente indicará o seu Conselho Diretor para ser respectivamente o 2º secretário, 2º tesoureiro, assim como 2º protocolo do presidente eleito que terá o 1º secretario, tesoureiro e protocolo. Este procedimento irá garantir a continuidade administrativa. O presidente eleito, o presidente atual e o último ex-presidente deverão formar uma trinca trabalhando juntos para garantir continuidade nos trabalhos, na liderança e no planejamento das atividades futuras no RC. Os membros das comissões deverão ser indicados para trabalhar por três anos na mesma comissão com o intuito de favorecer a continuidade dos trabalhos. As Comissões de Serviços Permanentes terão papel predominante nesta condição pela continuidade dos trabalhos. As Comissões Permanentes serão organizadas da seguinte forma, podendo cada RC, combinar, eliminar, expandir ou adicionar subcomissões às suas necessidades e seu tamanho: DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL: Desenvolve e implementa plano abrangente para recrutamento, retenção e expansão de clubes. IMAGEM PÚBLICAS DO CLUBE: Desenvolve e executa planos para informar o público sobre o Rotary e divulgar as atividades do clube. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE: Realiza atividades que conduzem ao funcionamento eficaz do clube. PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS: Elabora e executa projetos educacionais, humanitários e vocacionais que atendam necessidades de comunidades locais e de outros países. FUNDAÇÃO ROTÁRIA: Cria e implementa planos para obter apoio à Fundação Rotária através de assistência financeira e participação em programas. Além dessas cinco Comissões Permanentes, da missão e do propósito, observamos, também, como foco estratégico três pilares estruturais, que nortearão o de- senvolvimento das diretrizes estratégicas do Distrito 4390, para os próximos 5 anos. VISIBILIDADE Como nossa primeira tarefa, é a de dar visibilidade ao todo bem que o Rotary faz no mundo. O Rotary de hoje não pode ficar calado e nem ficar quieto. O Rotary de hoje deve fazer e mostrar à comunidade suas ações. É a busca incessante do fortalecimento da imagem pública de Rotary. INTEGRAÇÃO Juntos somos muito fortes. É a união, a realização de parcerias na comunidade e a mútua cooperação interna e externa. É a integração da família rotária na vida do Rotary Club. É desenvolver e criar um ambiente favorável e de motivação ao rotariano (a). MOBILIZAÇÃO Atender o chamamento na aplicação dos Serviços. É o ideal de servir. Ser cúmplices das metas e sonhos do ideal rotário, das realizações concretas. Mobilizar todo o quadro social e demais parceiros. Diante dessas premissas, buscando a consolidação do propósito para até , o Distrito 4390, define as seguintes diretrizes estratégicas, estruturadas, obedecendo ao novo modelo administrativo distrital e de Rotary Clubs respectivamente: PLD Plano de Liderança Distrital e do PLC Plano de Liderança de Clube.

5 Diretrizes Estratégicas Diretrizes 1.1. Prospectar e fomentar a criação e desenvolvimento de novos Clubes 1.2. Realizar planejamento do Quadro Social classificação/profissões, novas gerações/jovens, aposentados. Criação de clube misto. Elaborar processo de retenção do sócio, valorização do novo sócio e estímulo aos mais antigos 1.3. Criar mecanismos para a integração, motivação e participação dos sócios 1.4. Trabalhar no desenvolvimento e capacitação do líder rotariano treinamentos, palestras, desenvolvimento de novas metodologias e novos conteúdos 1. DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL Meta Curto Prazo Ações Prioritárias Estimular a criação de novos clubes no Distrito Ampliar clubes mistos no Distrito Ampliar o Quadro Social, com novos profissionais; jovens, mulheres e aposentados Estimular o crescimento dos Clubes com até 20 sócios Ações continuas de valorização, envolvimento e comprometimento dos sócios (novos e antigos) Envolver todos os sócios em todas as atividades do Clube, cumplicidade nas ações do RC. Presença nas reuniões Promover e ampliar os treinamentos, palestras de capacitação e formação de novos líderes de Rotary Realizar um RYLA por região (Alagoas, Bahia e Sergipe) 2 novos clubes no Distrito 10 novos RCs 67% dos clubes do Distrito Obs.: Hoje somos mais de 60% companheiros. Crescimento real de pelo menos 2 sócio ou 10% por Clube Reduzir em 10 pontos percentuais o índice de RCs com menos de 20 companheiros Obs.: Atualmente 34 Clubes do Distrito (64%) estão neste patamar Alcançar um índice de admissão superior ao índice de baixas, em pelo menos 5% (Ex: Admissão 100 Baixas 95 = 5) Criar mecanismos de treinamento para obter participações, visando um acréscimo de 50% dos rotarianos envolvidos nos trabalhos e atividades do RC em , especialmente com a implantação do PLC Realizar 6 eventos Meta Longo Prazo 5 Anos ( ) 100% dos RCs companheiros Atingir índice inferior a 40% de Clubes com 20 ou menos sócios Buscar manter um percentual de admissão superior ao de baixas, em pelo menos 20% Ter todos os companheiros cúmplices com os trabalhos e realizações do RC Realizar 30 eventos 3 eventos nos estados (regiões) 15 eventos nos estados (regiões)

6 Diretrizes 2.1. Divulgar amplamente o trabalho do Rotary, bem como os resultados alcançados Buscar parcerias junto à mídia para divulgação dos projetos do Clube e do Distrito 2.3. Planejar sistematicamente a divulgação de todos os trabalhos do Clube e da Fundação Rotária projetos e ações 2.4. Criar um plano distrital de comunicação 2. IMAGEM PÚBLICA DO RC Ações Prioritárias Divulgar todas as atividades dos Clubes e do Distrito nos meios de comunicação. Dando visibilidade interna e externa de todos trabalhos desenvolvidas pelos Clubes e especialmente do Distrito Ampliar o desenvolvimento dos boletins nos Clubes, com conteúdos formativos, educativos, sociais, atividades e ações do Clube Realizar eventos no Distrito, regionalizados, para a mídia, com conteúdos apropriados e focando as realizações, projetos e ações do Rotary Buscar parceiros em todos os meios de comunicação, para divulgar as ações do Rotary Clubes e do Distrito Divulgar mensalmente todos os trabalhos dos Rotary Clubes via mídia escrita, falada e televisiva e em especial via mídia eletrônica com website do Clube e do Distrito, boletins, e outros meios Fortalecer a imagem pública do Rotary e da Fundação Rotária, divulgando seus projetos e ações Desenvolver e implementar um plano de comunicação para o Distrito Meta Curto Prazo Meta Longo Prazo 5 Anos ( ) 50% das atividades divulgadas Busca dos 100% das atividades realizadas pelos RCs serem divulgadas assim como do Distrito e do RI Ter 50% dos clubes do Distrito com boletins implantados em utilizando também a ferramenta eletrônica website 3 eventos nas principais cidades do Distrito 2 parceiros regionais (nos estados) e 1 parceiro por Clube 40% dos Clubes divulgando suas atividades 40% dos Clubes divulgando seus projetos Ter um plano anual de comunicação 80% dos clubes com boletins implantados 15 eventos 4 parceiros regionais e 2 parceiros por Clube 80% dos Clubes divulgando suas atividades 80% dos Clubes divulgando seus projetos Contínuo desenvolvimento do plano distrital de comunicação

7 Diretrizes 3.1. Estabelecer mecanismos de estímulo para presença e participação dos sócios nas reuniões dos RCs 3.2. Elaborar o Plano Estratégico do Clube. Implementar gestão profissional no RC (definir visão de futuro, ações, projetos, orçamento, serviços, contribuições à Fundação Rotária, entre outros) 3.3. Promover reuniões organizadas para estimular a participação de todos 3. ADMINISTRAÇÃO DO ROTARY CLUB Meta Curto Prazo Ações Prioritárias Tornar as reuniões mais atrativas, estimulantes, desafiadoras e participativas Fazer pesquisa de satisfação dos sócios do Clube Ampliar a freqüência dos sócios nas reuniões e eventos rotários dos Clubes e em especial do Distrito Estimular a realização de Plano Estratégico nos RCs do Distrito conforme orientações do PLC Estimular a condução de uma gestão profissionalizada nos Clubes do Distrito Antecipar a agenda e organização das reuniões da semana Tornar o Clube eficaz, dinâmico e atrativo informação rotária, discussão dos problemas comunitários, palestras, a família envolvida, etc. Busca de um índice médio de 75% de freqüência nas reuniões dos Clubes Realização bienal de pesquisa de satisfação dos sócios no RC Índice de 75% em média de freqüência 30% dos Clubes 60% dos RCs 30% dos Clubes 60% dos RCs 70% dos Clubes organizados 90% dos Clubes Envolver a comunidade em todas as ações do RC. Ser o retrato da comunidade no RC Meta Longo Prazo 5 Anos ( ) Busca de um índice médio de 80% de freqüência nas reuniões dos RCs Realização anual de pesquisas de satisfação dos sócios no RC Busca de 80% em média de freqüência Ser referência em todos os municípios que se tenha um RC com a prestação de serviços à comunidade e sua participação nos eventos comunitários

8 Diretrizes 4.1. Implementar e fazer projetos de atuação em conjunto entre os RCs do Distrito envolvendo a prestação de serviços à comunidade 4.2. Envolver os Rotaract, Interact, e intercambistas, em projetos e atividades de apoio às comunidades 4.3. Buscar junto aos intercambistas do IGE Intercâmbio de Grupos de Estudos oportunidades de parcerias com Clubes ou Distritos do exterior 4.4. Buscar junto aos participantes do Intercâmbio de Jovens, um canal de parcerias com Clubes de outros países 4. PROJETOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Meta Curto Prazo Ações Prioritárias Estimular os Rotary Clubs na realização conjunta de projetos Estimular os Clubes na elaboração de projetos, com abrangência em Alfabetização, Recursos Hídricos, Saúde,Desenvolvimento Econômico e Comunitárioo, Paz e Prevenção a Violência, entre outros Estimular os RCs na prestação de serços trabalhando e usando o NRDC Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário Estimular os Rotaract, Interact, e intercambistas para participar de atividades comunitárias, gerando o espírito do servir Estabelecer estratégias de aproximação entre Clubes e Distritos através do IGE Realizar treinamentos específicos de preparação dos intercambistas e dos hospedeiros Maior envolvimento e comprometimento dos RCs com o IGE Estabelecer estratégia de aproximação de relações interclubes através do Intercâmbio de Jovens 2 projetos comunitários em envolvendo parcerias locais ou interdistrital Iniciar os trabalhos para que possamos ter implantado projetos em 50% do Distrito nestas ênfases Criação de mais 3 NRDCs no Distrito 40% dos integrantes participando de atividades Criar pelo menos 1 Rotaract Club e 1 Interact Club Buscar um melhor relacionamento com os Distritos parceiros no Programa Realizar treinamentos com os intercambistas e com os hospedeiros para elevar a conscientização sobre Rotary e da importância do IGE Ampliar o nº de Clubes participantes no Programa. Dinamizar o planejamento e execução das visitas no Distrito Manter contatos com 50% dos RCs envolvidos no Intercâmbio de Jovens na busca de parceiros para projetos Meta Longo Prazo 5 Anos ( ) 4 projetos/ano até 2015 envolvendo parcerias locais ou interdistrital Elaboração de projetos nestas ênfases em 90% dos RCs do Distrito Ter no Distrito NRDC em 30% das comunidades onde exista um RC 70% dos integrantes participando de atividades Estreitar mais ainda o relacionamento, buscando atingir emparceiramento em outros programas e projetos Incrementar ainda mais estes treinamentos, a fim de se obter crescentes performances Manter contatos com900% dos RCs envolvidos no Intercâmbio de Jovens até 2015 na busca de parcerias

9 4.5. Ampliar o Intercâmbio de Jovens (nº de vagas) e se certificar de que a preparação das famílias e dos intercambistas estejam de acordo com os objetivos propostos pelo programa 4.6. Buscar parcerias com instituições de ensino, entidades de classes, ONG s, Distritos rotários etc. para projetos de promoção e melhoria da qualidade de vida Prospectar novos Distritos, novos Clubes no exterior e ampliar o número de vagas para o Intercâmbio de Jovens Realizar treinamento específico de preparação dos intercambistas e das famílias, rotarianas ou não, que vão receber os jovens Aumentar contatos com os Clubes do exterior, buscando parcerias em projetos Fazer atividades mobilizadoras de grande vulto, com outros parceiros, entidades e ONG s, empresas, órgãos do governo etc. Expandir projetos e ou ações do Clube, de atendimento às necessidades da comunidade local, em parceria com instituições locais Criar irmandades distritais no Brasil e exterior Ampliar em pelo menos 10% o número de vagas Realizar os encontros específicos com as famílias exigindo a presença de todos em 100% dos casos, assim como dos intercâmbistas. 10% dos Clubes com efetivo contato formando se possível irmandade para ampliar os trabalhos Aumentar em 40% o n de vagas 20% dos Clubes do Distrito com efetivo contato formando inclusive irmandades 3 eventos regionalizados 15 eventos regionalizados e 2 no Distrito 1 por clube 2 por clube 1 distritos 3 distritos

10 Diretrizes 5.1. Tornar conhecida a ABTRF Associação Brasileira da The Rotary Foundation nos meios rotários e na comunidade, sensibilizando-os para a arrecadação de fundos e investimentos 5.2. Criar um balcão de informações e consultas para a elaboração de projetos 5.3. Ampliar a doação à Fundação Rotária, através da divulgação interna das atividades desenvolvidas e apoiadas por ela 5.4. Criar, planejar e estimular a obtenção de contribuições permanentes para as doações à Fundação Rotária 5. FUNDAÇÃO ROTÁRIA Meta Curto Prazo Ações Prioritárias Divulgar a finalidade e objetivos da ABTRF Buscar doações de fundos via a ABTRF Formar equipes distritais capacitadas para atender e orientar na elaboração de projetos Promover palestras para orientação na elaboração de projetos para a Fundação Rotária Estimular os Clubes para a elaboração de projetos de subsídios globais à Fundação Rotária Ampliar a obtenção de doações para Fundação Rotária Buscar formas inovadoras que garantam uma contribuição sustentável e permanente por Clube á Fundação Rotária 25% dos clubes 60% dos RCs Meta Longo Prazo 5 Anos ( ) Arrecadar U$ 3.000,00 Arrecadar U$ ,00 1 equipe no Distrito Ter 3 equipes regionalizadas 1 palestra no Distrito 5 palestras regionalizadas e 1 distrital 5 projetos 15 projetos Arrecadar U$ ,00 Aumento de 10% ao ano 10% dos clubes 30% dos clubes