MANUAL BI- Business Intelligence

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1 1. VISÃO GERAL 1.1 SISTEMA BI Business Intelligence: Segundo Gartner Group, a maior ameaça das empresas da atualidade é o desconhecimento... O Business Intelligence se empenha em eliminar as dúvidas e a ignorância das empresas sobre suas informações, aproveitando os enormes volumes de dados coletados pelas empresas. O BI ou Inteligência Empresarial tem como principal objetivo à integração dos aplicativos e tecnologias para extrair e analisar os dados corporativos de modo simples, no formato apropriado e no tempo certo, para que a empresa possa tomar decisões melhores e mais rápidas, auxiliando os executivos em seus negócios. Essa ferramenta tem como capacidade transformar dados em informação, informação em conhecimento e propiciar a descoberta de novas percepções, entendimentos, os quais podem prover suporte à tomada de decisão. BI congrega Inteligência Competitiva, ou Competitive Intelligence (CI), Gerência de Conhecimentos, ou knowledge Management System (KMS), Internet Business Intelligence (IBI), pesquisa e análise de mercados utilizando informações, comumente guardadas em Data Warehouses e Data Marts. 1.2 OBJETIVOS: A implementação de BI é uma mudança de cultura, se não for feito o alinhamento de conceitos, ele perde credibilidade. Se o usuário encontrar problemas, tende a voltar para o antigo relatório, diz diretora de TI da Avon, Andréa Pereira. BI proporciona analisar os dados corporativos de maneira simples, no formato correto e no tempo certo, para que a empresa possa tomar as decisões melhores e mais rápidas. Essa solução tem como finalidade transformar dados em informação e informação em conhecimento. 1.3 VANTAGENS: BI proporciona uma enorme quantidade de vantagens as empresas que a utilizam, benefícios tais como: Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

2 Analisar com facilidade todos os dados da empresa, como fatores de risco, tendências; Não depender da geração de relatórios para a tomada de decisão; Agilidade e precisão na tomada de decisões; Consistência na avaliação de desempenho da empresa; Otimização de resultados; Agilidade e precisão na definição, acompanhamento e realinhamento estratégico; Analisar e antecipar mudanças no mercado; Analisar e descobrir novos nichos de mercado; Analisar e antecipar movimentos e ações dos competidores; Analisar e descobrir novos potenciais competidores; Aprender com os sucessos e as falhas anteriores; Avaliar o impacto de novas tecnologias, produtos ou processos; Rever suas próprias práticas de negócio; Auxiliar na implementação de novas ferramentas gerenciais; Redução de custos na compra de softwares e treinamentos; Compartilhamento de informações entre diferentes grupos de usuários; 1.4 CENÁRIO ATUAL CORPORATIVO: Desde o início da era computacional, as organizações têm usado os dados de suas bases operacionais para atender as necessidades de informações. Nesta situação, além da dificuldade de encontrá-los por utilizarem diversas fontes de dados de sistemas diversificados, diversas vezes, dados inconsistentes são utilizados como base para tomada de decisões importantes. As empresas normalmente operam. Os níveis estratégicos dos Sistemas de Informações devem oferecer apoio aos processos de tomadas de decisões e precisa das informações geradas pelo nível organizacional da organização que possui ampla complexidade gerada pelas grandes bases de dados que acumulam as informações das transações. E são pouco aproveitadas Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

3 pela gerência para auxiliar em decisões estratégicas da empresa não aproveitando toda a potencialidade alcançável. Reunir estas informações, interpretá-las e extrair tudo o que realmente importa para a corporação é uma tarefa complexa, e para garantir algum resultado nesta área às informações devem ser consistentes e padronizadas. 1.5 NOVA FORMA DE TRATAR DADOS- BI: Um Data Warehouse (DW) ou Armazéns de Dados é uma grande base de dados capaz de integrar dados confiáveis e diretos, utilizando as informações de interesse para a empresa que se encontram disseminadas em diversos sistemas, para auxiliar o apoio à decisão. Data Warehouse usa estruturas lógicas dimensionais, possibilitando o seu processamento analítico por ferramentas especiais tais como OLAP e Mining. Como característica o DW possui um conjunto de dados orientados por assuntos, integrados, não voláteis, variáveis em relação ao tempo sendo alimentado por outras fontes de dados, que podem trazer dados representados de formas diferentes, mas que possuem o mesmo significado, por este motivo os dados devem ser integrados e padronizados, a Figura 1 exemplifica a idéia do processo. Figura 1 Processo de padronização dos Dados. Organização lógica dos negócios da organização sobre esse modelo permite um acesso facilitado de ferramentas para análise dos negócios, e os resultados dessas análises permitem visualizar cenários passados, atuais e possíveis da organização, Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

4 gerando informações estratégicas que possibilitem a tomada de decisões de melhorias e evoluções. 1.6 ESTRUTURA BI: BI usa uma série de ferramentas para colher, analisar e retirar conhecimentos, que poderão ser utilizados como subsídio aos procedimentos de tomada de decisão. A Figura 2 mostra os principais elementos deste ambiente. Figura 2 Estrutura BI. Data Mining trabalha esquadrinhando dados por meio de algoritmos inteligentes e avançados, estatísticas tradicionais e gráficas sobre uma amostra procurando reconhecer padrões, para apresentar relações ocultas e encontradas no repositório de dados da organização. Um característico Sistema BI é composto pelas seguintes partes: Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

5 Módulo de ETL (Extract, Transform and Load): Componente dedicado à extração, carga e transformação de dados. É a parte responsável pela coleta das informações nas mais diversas fontes, desde sistemas ERP s, arquivos de texto ou planilhas eletronicas. Data Mart e ou Data Warehouse: Local onde ficam concentrados todos os dados extraídos dos sistemas operativos da organização. Data Marts significa armazém de dados e é subconjunto de dados de um Data Warehouse A vantagem de ter um repositório de dados à parte é a possibilidade de armazenar informações históricas e agregadas, dando um suporte melhor para as análises posteriores. Front-End: É a parte visível ao usuário de um projeto de BI. Pode ser em forma de relatórios padronizados, análise OLAP e outras funções, como Data Mining e projeções de cenários futuros. 1.7 TERMOS BI: Modelagem Dimensional: é uma técnica de concepção e visualização de um modelo de dados e um conjunto de medidas que descrevem aspectos comuns de negócios. O objetivo dessa modelagem é fornecer a capacidade de visualizar os dados de uma organização, de modo a permitir a análise de valores significativos para a mesma. As visões multidimensionais, igualmente conhecidas como Cubos, que são uma metáfora que ajuda a entender como se comporta uma visão multidimensional que compõem sistemas OLAP (Online Analytical Process) quebram paradigmas, saindo das atuais visões bidimensionais. Um cubo é apenas uma visão multidimensional, como um relatório, OLAP é a técnica ou ferramenta para construir cubos e Business Intelligence é o conjunto de cubos, KPIs, BSC, Data Mining, relatórios e demais ferramentas que compõe uma solução de análise gerencial e estratégica para a empresa. Os metadados do cubo são normalmente criados com base no esquema estrela ou esquema floco de neve de tabelas de bases de dados relacionais. E esse modelo é formado por três elementos básicos: os fatos as dimensões e as medidas (variáveis). Fatos: definem a importância e a motivação da modelagem dimensional representa numericamente valores que refletem temporalmente a evolução dos negócios de uma Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

6 organização. É representado no modelo por uma tabela chamada tabela de Fatos formados por dados de medidas e de contexto. Dimensões: As dimensões determinam o contexto de um assunto de um fato do negócio. Possui uma ou mais hierarquias naturais, além de atributos descritivos sem relacionamento hierárquico. É representada por uma tabela que descreve uma característica de um fato. Determina como se podem filtrar informações sobre os fatos, como: por região. Medidas: Atributos numéricos que representam um fato, o desempenho de um indicador de negócios relativo às dimensões que participam do fato. OLTP - Processamento de Transações On Line (On Line Transaction Processing): Registram transações referentes às atividades operacionais (cotidianas) que movimentam a organização. Essas operações envolvem um conjunto de atividades que juntas formam uma transação. Os Sistemas de Informação com foco operacional são sistemas transacionais. Visões bidimensionais. OLAP - Processamento Analítico On Line (On Line Analytical Processing): São ferramentas que possibilitam a manipulação de muitos dados de um DW para fins de análise de determinadas variáveis para descoberta de cenários e tendências sob múltiplas perspectivas. O objetivo é dar suporte ao processo de tomada de decisões. Visões multidimensionais. Um cubo para ser conhecido como tal, deve prover as seguintes operações: Drill down: significa descer um nível hierárquico em uma dimensão. Ex: dimensão tempo, ano para o trimestre e trimestre para o mês. Drill up/ Roll up: significa subir um nível hierárquico em uma dimensão. Ex: dimensão insumo, subir o nível do insumo para categoria do insumo. Drill across: significa analisar um nível intermediário dentro de uma mesma dimensão. Ex: dimensão produto, venda dos produtos num determinado ano, avança para venda de um produto X no ano Y. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

7 Drill throught: significa alternar a análise de uma dimensão para outra. Ex: produto para região ou mesmo de uma agregação (todos os pedidos de maio de 2010) para os detalhes (tabela com cada pedido no período analisado) altera de região para tempo. Drill back/ Write back: é bastante utilizado em previsões e consiste na ação de alterar os valores existentes em um cubo. Pode ser usado, por exemplo, para medir o impacto na empresa do aumento em 10% do orçamento para o ano seguinte. Drill Around: Ocorre quando a tabela de fatos que compartilha dimensões em comum não é organizada em uma ordem linear, assim é preciso fazer uma sondagem do valor. Existem diversas entidades cuidando de um paciente, compartilhando informações entre si. É possível gerar poderosos relatórios realizando consultas distintas para cada tabela fato e fazer uma junção com as configurações dos resultados do paciente. Drill Out: São o detalhamento para informações externas como fotos, som, arquivos texto, tabelas. Drill Within: É o detalhamento através dos atributos de uma dimensão. Slice: Significa analisar determinada fatia do cubo, funcionando como um filtro. Ex: analisar determinado pedido de um determinado cliente. Dice: Significa alterar a visão de um cubo, como se o cubo fosse girado, como exemplo a análise de região (no caso linha) para ano (no caso coluna) altera região como coluna e ano como linha. Sort: Tem a função de ordenar a informação, podendo ser aplicada a qualquer tipo de informação, não somente a valores numéricos. Ordenar as cidades em ordem alfabética. Ranking: Permite agrupar resultados por ordem de tamanho, baseado em valores numéricos, refletindo somente na apresentação do resultado e não no resultado em si. Ordenar a relação de filiais de acordo com os maiores volumes de vendas. Pivoting: Alternar linhas e colunas, sendo que todos os valores totalizados serão recalculados. Arrastar a dimensão sexo para dentro da coluna de tempo que compõe as linhas da tabela. Paging: Apresentação dos resultados de uma consulta em várias páginas, permitindo a navegação do usuário. Permitir um máximo de n resultados por página. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

8 Filtering: Apresentação de consultas com restrições sobre atributos ou fatos. Tiling: Visualização múltipla em uma única tela. Páginas resultantes de uma consulta, diferentes metáforas visuais referentes a uma consulta, ou resultados de diferentes consultas. Alerts: Utilizados para indicar situações de destaque em elementos dos relatórios, baseados em condições envolvendo objetos e variáveis. Definir que os vendedores com vendas mensais inferiores a determinado valor devem aparecer em destaque. Break: Permite decompor o resultado de uma análise em grupos de informações, permitindo subtotalizar valores para cada grupo. Tendo a necessidade de visualizar a informação por clientes, então é solicitado um break. O relatório será automaticamente agrupado por clientes, somando os valores mensuráveis por clientes. Dashboards: fornecem uma representação ilustrada do desempenho dos negócios, também conhecido como Painel de Controle, Painel de Indicadores ou Painel de Desempenho é a apresentação visual das informações mais importantes e necessárias para alcançar um ou mais objetivos de negócio, consolidadas e ajustadas em uma tela para fácil acompanhamento do processo de negócio. ALGUMAS ABREVIATURAS E SIGLAS ERP Enterprise Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada) CRM Customer Relationship Management (Sistema de Relacionamento com Clientes) KPI Key Performance Indicator, significa Indicador Chave de Desempenho. COCKPIT - em sistemas de inteligência de negócios são os representadores gráficos em conjunto com os KPI s e outras informações. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

9 2. TEOREMA BI 2.1 O que o Teorema BI pode fazer O módulo Teorema BI possibilita a detecção de desvios no negócio, em atendimentos, nas receitas ou lucros, proporciona desvendar rapidamente aonde é possível melhorar o desempenho da organização, de onde estão ocorrendo decréscimos ou acréscimos significativos, seja em receitas, em atendimentos, em margens ou qualquer outra variável do negócio. É possível visualizar as informações em diversos ângulos, sem precisar refazer a consulta. Partindo de uma única consulta é possível percorrer as informações livremente até descobrir o que está buscando. A tecnologia de Business Intelligence até pouquíssimo tempo era disponível em softwares enormes, complexos, caros e importados. O Sistema teorema BI em sua tela inicial, Figura 3, apresenta diversos componentes que tornam seu uso prático e simples Figura 3 Tela inicial do Teorema BI. 2.2 Conhecendo as visões do Sistema O Sistema Teorema BI consiste em uma barra de Ferramentas com todas as funcionalidades organizadas em grupos, o cubo e o gráfico, conforme a indicação da Figura 4. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

10 BARRA DE FERRAMENTAS PARTE INTERNA DO CUBO GRÁFICO Figura 4 Tela principal do Sistema Teorema BI. A barra de Ferramentas é composta pelos grupos: Cadastros, Consultas, Impressão, Customização e Contatos, os mais utilizados serão tratados na sequência deste documento. A região do Cubo é a forma de relatório multidimensional para visualizar as informações sobre diversos ângulos, dinamicamente, sendo o cubo a parte principal do Sistema Teorema BI, pois em termos de análise das informações da empresa tem a função de proporcionar uma visão nítida do que esta acontecendo na organização. A área interna do Cubo mostra as informações ativas da analise em vigor, sendo composta de linhas e colunas. Na área externa do Cubo aparecem os campos disponíveis para análise, porém não utilizados na visualização apresentada no momento. Qualquer campo disponível tanto na área interna (sendo linhas e colunas) quanto na externa pode ser arrastado 1 para a outra área fazendo com que o sistema recalcule 1 Arrastar: significa clicar no campo e, sem largar o mouse, levar o mouse até a posição desejada, largando o botão. Lembre que o botão sempre é o esquerdo, para o caso de arrastar. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

11 automaticamente os valores internos do cubo (medidas), podendo inclusive colocar mais de um campo na coluna ou na linha, de modo que o Cubo irá subdividir as informações. A Figura 5 mostra como o sistema indica a possibilidade de movimentação de campo, neste caso o campo CONDIÇÃO é arrastado para a parte interna do cubo como coluna e ao aparecerem às setas verdes fica indicada a validade do campo. Figura 5 Mover campo. 2.3 Ordenando A direita de cada campo existe dois triângulos. O primeiro é usado para mudar a ordenação,. Todos os campos possuem exclusiva para ordenação, clicando nela as informações serão ordenadas automaticamente em ordem crescente ou decrescente, conforme a ordenação anterior. A Figura 6 mostra a ordenação decrescente, note a mudança de posição do triangulo. Figura 6 Ordem decrescente. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

12 2.4 Filtrando Informações e valores O Filtro dos campos é feito a partir da pequena seta que se encontra mais a direita dos campos, tanto dos campos externos quanto internos ao Cubo, filtros na área externa do Cubo influenciam as informações da área interna, forçando um recalculo automático no Cubo. Ao pressioná-lo é exibida uma lista com as informações disponíveis em ordem alfabética. Cada filtro influencia nos filtros posteriores, a Figura 7 demonstra como é a lista de filtros. Cada opção listada pode ser desmarcada através da caixa à esquerda. A opção Show All marca todas as opções. Figura 7 Lista de Filtros. ATENÇÃO: Caso seja esquecido um filtro as novas pesquisas mostrarão os resultados utilizando os filtros aplicados anteriormente. 2.5 Cadastros de Consulta O item Consultas permite cadastrar novas consultas SQL utilizando o botão para novas consultas, excluir consultas por meio do botão, replicar consultas através de Sistema, Figura 8. e analisar as consultas SQL armazenadas no Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

13 O botão Criar Padrões replica a consulta que estiver aberta na tela, este recurso é excelente quando são interessantes pequenas modificações em consultas SQL e não queremos abrir mão da consulta existente. Para navegar entre as diferentes consultas cadastradas utilizar a barra de navegação. Figura 8 Cadastro de Consultas. 2.6 Layout É possível montar visões de consultas que sejam desejáveis serem abertas regularmente, como clientes por vendedores, contas a pagar e receber, e assim por diante. Abre a tela com os cenários previamente salvos. É importante salientar que é salvo o Layout da tela, quando forem abertas as informações estas serão carregadas atualizadas. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

14 2.7 Selecionar Consulta Selecionar a consulta utilizando o item. Cada consulta é confeccionada com deter minados parâmetros e trazem uma serie de possibilidades. A consulta escolhida determina a que informações o usuário terá acesso na interação com o cubo. Para utilizar clique sobre a consulta desejada e utilize o botão procedimento seleciona a consulta SQL indicada, Figura 9. este Figura 9 Lista de Consultas. 2.8 Consultar Usado para que o Sistema delimite um determinado período das informações que serão apresentadas no cubo. E a empresa que deve ser consultada. A primeira busca normalmente é a mais demorada. Quanto menor o período a busca é mais rápida, Figura 10. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

15 Figura 10 Parâmetros da Consulta. 2.9 Setup Possibilita configuração de página para visualização e impressão do BI. Permitindo alteração de tamanho de papel, orientação, configuração de margens, formatação de cabeçalho e rodapé, e escala de ajuste, Figura 11. Figura 11 Tela de Configuração de Página. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

16 2.10 Visualizar Abre a visualização da impressão, oferecendo diversas funcionalidades como exportar para PDF e formato.rps (Recibo Provisório de Serviços). Ajuste à página (Fit to Page), inserir título, rodapé, numeração de página, data e hora. Inserir fundo, navegação entre as páginas, diversas formas de visualização da página, Figura 12. Figura 12 Visualização de Impressão Impressão Atalho para impressão rápida da visualização que o cubo apresenta no momento. Faz a impressão da área do CUBO Customização O grupo Customização na barra de Ferramentas a exportação do cenário para diversos formatos de arquivos tais como XLS (EXCEL), HTML (Hypertext Markup Language), TXT (Text File), XML (Extensible Markup Language), Figura 13. Se for necessário alterar alguma informação ou o layout de impressão, pode se exportar para o Word ou Excel as informações do Cubo e então alterar livremente o que for preciso. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

17 Figura 13 Grupo Customização. Para adicionar visões como Favoritas utilize que permite salvar o cenário corrente para futuras consultas. A visão adicionada passará a fazer parte das telas armazenadas para futura recuperação: Dessa forma, quando utilizar o sistema novamente, e clicar na linha com o nome salvo, o sistema abrirá a consulta exatamente com a estrutura salva anteriormente. A Figura 14 mostra a tela aonde é inserida a descrição do cenário a ser salvo. Caso seja marcada a caixa Favorito quando o Sistema for aberto novamente este cenário é aberto imediatamente após ser selecionada a consulta e o período. Figura 14 Cadastro de Layout Contatos O grupo Contatos traz Links para o site da Teorema Informática, o Twitter, o da teorema e o atalho para a abertura da chamadas para o Suporte Técnico, Figura 15. Figura 15 Grupo Contatos. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

18 2.14 Analisando as Informações A utilização é simples, conforme a seleção da consulta SQL são apresentadas diversas variáveis no cubo externo para que sejam empregadas na área interna do cubo, a área de posicionamento das variáveis de manipulação está em destaque da Figura 16. Figura 16 Área para inclusão das variáveis. Ao montar os cenários são colocadas variáveis nas colunas, linhas e a terceira dimensão a qual chamamos de cubo, esta associação configura as visões que podem ser alcançadas por meio da utilização do BI. As variáveis que o usuário deseja que sejam posicionadas na coluna podem ser arrastadas e soltas em Família como item da Coluna no Cubo.. A Figura 17 mostra a indicação da variável Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

19 Figura 17 Coluna com a variável Família. Aquelas variáveis que o usuário deseja visualizar como linhas devem ser arrastadas até linhas.. A Figura 18 possui a indicação da variável Vendedor para as Figura 18 Linha com a variável Vendedor. A variável chave e que faz toda a diferença no conjunto de itens associados é a variável apontada no cubo. Está variável deve ser arrastada em. A Figura 19 mostra toda a associação alcançada pelas variáveis inseridas no Cubo. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

20 A localização das variáveis no cubo não modifica o resultado dos cálculos somente altera a visualização das informações. Figura 19 Cubo para Custo Real Gráficos No Sistema Teorema BI toda consulta realizada gera automaticamente uma representação em gráfico, Figura 20. Figura 20 Gráfico. O Sistema apresenta a possibilidade de alteração do tipo de Gráfico. Column Diagram é a opção padrão do Sistema por ser o tipo de Gráfico mais utilizado, entretanto Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

21 ao clicar sobre esta opção é aberta uma listas com outras opções de tipos de Graficos tais como: Bar Diagram, Line Diagram, Area Diagram, Pie Diagram, Figura 21. Figura 21 Lista de Tipos de Gráficos. Observações: Em Customize Chart as variáveis que são mostradas no gráfico podem ser filtradas. Os campos Fonte de Dados e Fonte de Categorias também servem para manipulações de gráfico, Figura 22. Figura 22 Manipulação de Gráficos. Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Teorema Informática (42) suporte@teorema.inf.br Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)