Verifique a nossa lista de Planejamento- Nós agrupamos uma lista que está localizada na página 8, que irá ajudá-lo a se preparar para o evento.

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1 Prezado Expositor/Patrocinador do RFID Journal LIVE! Brasil Estamos felizes com a sua participação no nosso próximo evento RFID Journal LIVE! Brasil em de Setembro no Espaço APAS Centro de Convenções, São Paulo, Brasil. Em nome de nossa equipe de eventos, temos o prazer de lhe enviar o Manual de Serviços do Expositor do RFID Journal LIVE! Brasil Este manual será postado online. Por favor, verifique a versão online periodicamente para atualizações e mudanças. Você pode acessar a informação mais atual entrando no Inglês: Português: POR ONDE COMEÇO? Verifique a nossa lista de Planejamento- Nós agrupamos uma lista que está localizada na página 8, que irá ajudá-lo a se preparar para o evento. Faça a reserva de seu hotel com antecedência! O RFID journal não tem um valor de quarto negociado para este evento. Para acessar a lista de hotéis nesta região, por favor visite Prestadora oficial de serviços: Escolhemos a HOTMA Stand e Arquitetura Ltda para ser a prestadora oficial de serviços. Todos os pedidos de itens adicionais (móveis, show case, mostras, etc) devem ser comunicados ao Gustavo Yudi Nakagawa, gustavo@hotma.com.br. O formulário de pedido da HOTMA está disponível em: Inglês: Português: Envio/Alfândega / Frete / Armazenamento de Material Nós sugerimos que você use o método de transporte internacional que a sua empresa usa normalmente e está mais acostumada (FedEx, DHL, UPS). Você provavelmente terá que preencher um formulário de declaração aduaneira ou de fatura comercial. Como acontece com qualquer embarque internacional, possibilite um tempo adicional para passar seus materiais pela alfândega. Lembre-se de manter cópias de todos os documentos de embarque em caso de necessidade de acompanhar os embarques. Se tiver qualquer dúvida sobre a participação de sua organização no evento deste ano, sinta-se a vontade para contatar qualquer um de nossa Lista de Contatos na página 3. Estamos felizes em relação ao próximo evento e estamos nos dedicando para ser bem sucedido para todos! Atenciosamente, Equipe de Eventos do RFID Journal LIVE! Brasil Page 1

2 ÍNDICE Contatos RFID Journal LIVE! Brasil Página 3 Informação do Local Página Page 4 Informação de Hotel Página Page 4 Informação do Evento Páginas 5 & 6 Localização Área de Exposições Informação de Estandes Agende rapidamente a Área de Exposições Página 7 Lista de Planejamento Página Page 8 Perguntas Freqüentes Página Page 9 Custos Carpete Crachá Métodos de Envio Informação sobre a Inscrição Página 10 Ferramentas de Marketing do Expositor & Serviços Páginas Guia de Especificações da Programação do Local Página Page 14 Regras e Regulamentos Página * Page 2

3 Operações de Evento Logísticas de Expositor / Patrocinador Patrocínio de Evento/ Vendas de Exposição Ferramentas de Marketing Especificações do Guia de Programação Conteúdo da Programação da Conferência Perguntas / Questões do Orador Inscrição Crachás para Expositores/ Patrocinadores Outras Perguntas Prestador de Serviço Oficial Móveis, Gráfica, Iluminação, Outros Acessórios, Envio Envio Direto para Espaço APAS Centro de Convenções APENAS de Setembro 8:00 da manhã 6:00 da tarde) Equipamento Áudio Visual (monitores, controle de estandes, computadores, etc.) RFID Journal LIVE! Brasil Contatos Cheryl M. Johnson, RFID Journal Diretor Sênior de Gestão de Eventos Tel: cjohnson@rfidjournal.com Alan McIntosh, Diretor Sênior de Vendas Tel: ramal 4 amcintosh@rfidjournal.com Matthew Singer, Diretor Sênior de Vendas Tel: ramal 6 msinger@rfidjournal.com Kathleen Roach Coordenadora de Marketing Tel: ramal 3 kroach@rfidjournal.com Debbie Hughes, Diretora Sênior Editorial de Eventos Tel: dhughes@rfidjournal.com Cheryl Johnson, Diretora Sênior de Gestão de Eventos Tel: cjohnson@rfidjournal.com Kim Ray, Vice President of Events- Vice Presidente de Eventos Tel: kray@rfidjournal.com Gustavo Yudi Nakagawa Analista de Marketing- HOTMA Stand e Arquitetura Ltda Rua Moises Kauffmann, 340 Barra Funda São Paulo/SP gustavo@hotma.com.br / 55*100* Espaço APAS Centro de Convenções Juliana Seixas, Comercial-Eventos Rua Pio XI, 1200 Alto da Lapa Tel Fax Celular juliana.seixas@espacoapas.com.br Aquarius Brasil Promoções E Eventos Tv Luz da Naturea, 620 CEP São Paulo/SP Tel: / fax: eventos@aquariusbrasil.com.br Page 3

4 INFORMAÇÃO DO LOCAL O RFID Journal LIVE! Brasil será realizado no APAS Centro de Convenções, São Paulo, Brasil localizado na Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa São Paulo - SP CEP Tel: / 5000 Rotas Mapa Clicar aqui para visualizar o mapa INFORMAÇÃO DE HOTEL O RFID Journal não tem valor negociado de hospedagem para este evento. Para ter acesso a lista de hotéis recomendados na região, por favor visite: Page 4

5 Informação do Evento Local do evento: Espaço APAS - Centro de Convenções Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa - São Paulo - SP CEP Tel: / 5000 Local da Exposição: Hall Principal; Salão Europa & Palco do Salão Europa Os estandes contêm *: Estande em regime de shell construído em base de 6m ² e 9m ², inclui.: - Painéis de parede branca com três lados construídos com estrutura de alumínio, 2,4 m de altura - Identificação de uma empresa por estande. - 2 Holofotes - 1 tomada dupla com base de ligação elétrica - 1 mesa de reunião com base preta e tampo de vidro de cristal - 3 Cadeiras com assento estofado em preto - Um tubo de lixo preto - Carpete cinza Page 5

6 * Por favor, observe que os estandes com 33m ² receberão - 2 mesas de reunião com base preta e tampo de vidro de cristal - 6 cadeiras com assento estofado em preto - Dois tubos de lixo preto - 2 tomadas duplas com base de ligação elétrica - 4 Holofotes LOGÍSTICA O espaço de Exposições está localizado no Salão Europa, Palco do Salão Europa, e Hall Principal do Espaço APAS- Centro de Convenções. Acesso a Internet Conexão Wireless está disponível pelo valor de R$ 50 para os dois dias do evento. O acesso ao wireless deve ser comprado do APAS no local em dinheiro. Se preferir uma internet dedicada (específica), por favor, contatar Juliana Seixas, juliana.seixas@espacoapas.com.br até 25 de Agosto para cotação. Eletricidade A potência padrão é cortesia. Uma saída será fornecida a estandes de 6m ² e 9m ². Duas saídas serão fornecidas a estandes de 33 m². Faixas de energia com saída múltipla e cabos de extensão não estão disponíveis. Sugerimos que você traga as faixas de energia e cabos de extensão. Áudio Visual A Aquarius Brasil Promoções E Eventos oferece uma variedade de opções de áudio visual para locação. Por favor, contatar Celestino Gomez até 8 de Setembro. eventos@aquariusbrasil.com.br ou Tel: Valores por dia Monitor LED/LCD: 17 polegadas R$ 250,0 40 polegadas R$ 400,00 - notebook R$ 250,00 - desktop R$ 200,00 - impressora desk jet sem papel - R$ 180,00 - impressora mono laser R$ 300,00 - impressora Multifuncional - R$ 600,00 - rádios comunicadores R$ 500,00 (05 unidades) - kit de som para estande, sem microfones R$ 300,00 Envio Entregas serão aceitas diretamente no Espaço APAS Centro de Convenções ONLY em de Setembro das 8:00 da manhã até 6:00 da tarde. Você poderá enviar para HOTMA Stand e Arquitetura Ltda antes de 23 de Setembro. Por favor, contatar Gustavo Nakagawa, gustavo@hotma.com.br or Tel: Remessas enviadas para HOTMA vão conter uma taxa de estoque e de entrega. A shipping tutorial is available at: Um tutorial de envio está disponível no: Page 6

7 Resumo da Programação do Salão de Exposições Terça-feira, dia 23 de Setembro de 2014 _ 12:00 6:00 da tarde Instalaçao do Expositor/ Patrocinador (Todas as exposições DEVEM terminar às 6:00 da tarde). Quarta-feira dia 24 de Setembro de :30 9:00 da manhã Café servido no Salão Principal e Palco do Salão Europa 9:00 da manhã 4:45 da tarde Sessões da Conferência do RFID Journal LIVE! - Auditório 12:15 2:45 da tarde Abertura do Salão de Exposições- Almoço no Hall de Exposições 5:45 7:15 da tarde Abertura do Hall de Exposições Coquetel de Recepção de Boas-vindas no Salão de Exposições Quinta-feira dia 25 de Setembro de :45 9:00 da manhã Café servido no Salão Principal e Palco do Salão Europa 9:00 da manhã 12:30 da tarde Sessões da Conferência do RFID Journal LIVE! 10:15 10:45 da manhã Café servido no Salão Principal e Palco do Salão Europa 12:30 2:15 da tarde Abertura do Salão de Exposições: Almoço no Salão de Exposições 2:15 5:30 da tarde Fundamentos da RFID- Auditório 2:30 8:00 da tarde Deslocamento de Expositor/Patrocinador Page 7

8 Lista de Planejamento Reserva de Hotel O mais rápido possível Ilustração apresentada para o Guia do Evento e anúncio no local 22 de Agosto de 2014 Requisição de móveis-balcões, cadeiras e cestos de lixo 8 de Setembro de 2014 Locação de audio visual, computador e monitor 8 de Setembro de 2014 Inscrição de Crachá de Expositor /Patrocinador 5 de Setembro de 2014 Envios para serem entregues diretamente no Espaço APAS Centro de Convenções* APENAS 23 e 24 de Setembro 8:00 da manhã 6:00 da tarde *Por favor, contatar Juliana Seixas Tel: para mais instruções. Envios avançados para HOTMA Antes de 23 de Setembro *Contatar HOTMA para maiores informações Gustavo Nakagawa, gustavo@hotma.com.br Page 8

9 Perguntas frequentes Quais custos adicionais devo ter conhecimento? Geralmente, as despesas mais comuns além da locação do espaço para exposição estão incorridas no envio, manuseio de frete e locação de móveis Preciso colocar carpete no meu estande? Não, o seu estande irá receber um carpete cinza. Quantos crachás irei receber com meu estande de patrocínio/exposição? Depende do nível de participação/ patrocínio. Por favor, leia a Seção de Informação de Inscrição para uma descrição detalhada. Que formas de envio devo utilizar? Nós sugerimos que você use o método de transporte internacional que sua empresa usa normalmente, e está mais acostumada (ou seja, FedEx, DHL, UPS). Você provavelmente terá que preencher um formulário de declaração aduaneira ou de fatura comercial. Como acontece com qualquer embarque internacional, considere um tempo adicional para seus materiais na alfândega. Lembre-se de manter cópias de todos os documentos de embarque em caso de necessidade de acompanhar os embarques. Os expositores podem enviar seus itens diretamente para Espaço APAS em de Setembro das 8:00 da manhã 6:00 da tarde. Por favor, contatar Juliana Seixas Tel: para maiores instruções. Espaço APAS Centro de Convenções Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa - São Paulo - SP CEP aos cuidados de Juliana Seixas ATTN: RFID Journal LIVE! Brasil 2014 Nome da Empresa Expositora/ estande # OU Entregas avançadas antes de 23 de Setembro podem ser enviadas para HOTMA Nome da Empresa Expositora/ estande # RFID JOURNAL LIVE! BRASIL 2014 HOTMA Stand e Arquitetura Ltda Rua Moises Kauffmann, 340 Barra Funda São Paulo/SP Tel: Por favor, observe que uma taxa será cobrada para itens enviados para HOTMA. Contate HOTMA para maiores informações. Pacotes podem também ser enviados para o hotel onde seus funcionários estão hospedados. Por favor, certifiquese de que o nome do funcionário de sua empresa esteja indicado. Um tutorial para envios internacionais está disponível no: Page 9

10 Informação de Inscrição Funcionário Expositor / Patrocinador e Passes Gratuitos Com o evento se aproximando, o próximo passo será o de tirar proveito de seus passes de cortesia da Conferência para sua equipe e VIPs. Estes passes gratuitos fornecem acesso à palestra e sessões gerais, sessões de abertura, a área da exposição, bem como noções básicas de RFID e todas as áreas de alimentação em 24-25, de setembro de IMPORTANTE! Este passe não inclui o acesso à Conferência IEEE Brasil em 25 de setembro. Se você deseja mudar seu passe de cortesia da Conferência para incluir a Conferência IEEE Brasil, você pode alterar para um passe de acesso ilimitado por R $ 300. Entre em contato com Cheryl Johnson em cjohnson@rfidjournal.com para mais informações. INSCRIÇÃO How to Register Your Staff, Customers & Prospects- Como inscrever seus funcionários, clientes & clientes em potencial Instruções: 1. Preencha a planilha inscrição de expositor do RFID Journal Live! Brasil e devolva para Cheryl Johnson cjohnson@rfidjournal.com até 05 de setembro. 2. Caso necessite de mais ajuda, por favor, entrar em contato com Brasil@rfidjournal.com ou com Cheryl Johnson em cjohnson@rfidjournal.com ou tel: Por favor, observe que o seu contrato de expositor / patrocinador aloca um número de passes gratuitos que você tem direito. Uma vez que você usa esse número de passes gratuitos, você deve pagar por quaisquer passes adicionais com os valores indicados abaixo: Passe de Expositor da Conferência R$999 Passes de Funcionário de Estande de Exposição R$250 Atualização para um Passe com Acesso Ilimitado R$300 Se tiver mais perguntas em relação à Inscrição de Expositor, por favor, entre em contato com Cheryl Johnson at cjohnson@rfidjournal.com ou Tel: O número de passes de cortesia e VIP para funcionários inclusive para cada nível de participação está descrito abaixo: Passes: Patrocinador Oficial- 5 passes Patrocinador Ouro 4 passes Patrocinador Prata- 3 passes Expositor- 2 passes Page 10

11 MARKETING DO EXPOSITOR & FERRAMENTAS PROMOCIONAIS Hora de se preparar! Não espere até o último minuto para informar os funcionários, clientes e clientes em potencial sobre o envolvimento de sua organização com o RFID Journal LIVE! Brasil Para garantir o máximo de exposição, não se esqueça de aproveitar todas as oportunidades de condução de tráfego listadas abaixo. 5 formas fáceis de maximizar a sua exposição no RFID Journal LIVE! Brasil 2014: Datas Item de Ação Custo Em andamento Marketing Online: Publique o logotipo do evento RFID Journal LIVE! Brasil, URL, banner e / ou escreva a listagem do calendário no site da sua empresa. Procure e selecione promoção / marketing para atender às suas necessidades em / mídia. Para promoção / marketing personalizado, entre em contato com Kathy Roach kroach@rfidjournal.com Tel: ramal 3 GRÁTIS O mais rápido possível até 25 de Julho de 2014 O mais rápido possível até 25 de Julho de 2014 O mais rápido possível até 22 de Agosto de 2014 Convite HTML personalizado: Peça um convite personalizado por para promover sua participação e fornecer um desconto especial de 15% para seus principais clientes potenciais e melhores clientes. Entre em contato com Kathy Roach kroach@rfidjournal.com. Tel: ramal 3 Brochura Eletrônica Personalizada do Evento: Direcione sua mensagem para o seu público através do envio de um folheto eletrônico, incluindo o logotipo da empresa e um desconto especial de inscrição. Entre em contato com Kathy Roach kroach@rfidjournal.com. Tel: ramal 3 Anúncio no Guia de Programação: Coloque um anúncio no guia de programação oficial do evento, a ser distribuída a todos os participantes durante a sua inscrição. Entre em contato com Alan McIntosh amcintosh@rfidjournal.com, Tel: ramal.4, ou Matthew Singer msinger@rfidjournal.com, Tel: ramal 6 GRÁTIS GRÁTIS Contate o seu representante de vendas para cotação Page 11

12 MARKETING DO EXPOSITOR & FERRAMENTAS PROMOCIONAIS (cont.) Publique o logotipo do RFID Journal LIVE! Brasil 2014, banner e / ou listagem do calendário em uma página de destaque no site da sua empresa, ou em seu boletim, o mais rápido possível. (Veja modelos de banners abaixo.) Modelo de Banners na Internet: Baixar imagens de banners ou anúncios é fácil. Apenas siga estes 3 passos: No seu site de busca prossiga para: Encontre a listagem de evento do RFID Journal LIVE! Brasil Selecione o banner ou o anúncio que atende as suas necessidades; e faça o link diretamente com o site do RFID Journal LIVE! Brasil 2014 no Não encontra o que precisa? Para encontrar tamanhos personalizados, por favor, contate Kathy Roach kroach@rfidjournal.com. Tel: ramal 3 Page 12

13 MARKETING DO EXPOSITOR & FERRAMENTAS PROMOCIONAIS (cont.) Convide clientes para ir vê-lo e ver seus produtos em ação! Deadline: ASAP thru July 25, Prazo: O mais rápido possível até 25 de Julho de 2014 Como um número crescente de produtos entra no mercado, a capacidade de promover relacionamentos íntimos com os clientes é vital. Engajar clientes e prospectos em um ambiente interativo é a melhor maneira de obter e fechar novos negócios. Ofereça aos seus melhores clientes e prospectos um desconto especial de 15% na inscrição com essas ferramentas de marketing grátis que são métodos comprovadamente fáceis para atrair mais compradores potenciais e prospectos para o seu estande. Convites por Peça um HTML personalizado que inclui um desconto de 15% na inscrição e um hiperlink para um documento em PDF de nossa mais recente brochura do evento. Mande o , ou faça com que a equipe de gestão do RFID Journal envie os convites por em seu nome. Não há necessidade de se preocupar em ter um projetado ou codificado: nós cuidamos de tudo. Modelo de Convite por Nome e logotipo da sua empresa aqui Mande aos seus clientes uma brochura eletrônica personalizada do evento: Tenha uma brochura eletrônica personalizada do evento na mensagem de sua empresa com um desconto especial de inscrição. Não é preciso se preocupar com o design ou a redação - cuidamos de tudo. Para maiores informações, por favor, contate Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com), Tel: ramal. 3 Page 13

14 MARKETING DO EXPOSITOR E FERRAMENTAS PROMICIONAIS (cont.) ESPECIFICAÇÕES DO GUIA DE PROGRAMAÇÃO DO LOCAL Deadline: August 22, Prazo: 22 de Agosto de 2014 O guia de programação do evento do RFID Journal LIVE! Brasil 2014 será distribuído a todos os participantes. Os principais compradores da indústria irão consultar o guia, durante e após a conferência. O guia do programa lhe oferece a oportunidade de comunicar a mensagem e as capacidades da sua empresa para os participantes. Por favor, observe que a cópia apresentada para o guia de programação será editada com base em diretrizes de estilo do RFID Journal, e que a aprovação final da cópia do guia permanece a critério da equipe de gestão do evento. Dependendo do seu nível de participação, por favor, envie os seguintes itens para Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com), Tel: ramal 3, até 22 Agosto de PATROCÍNIO Principal Patrocinador Perfil Corporativo (100 palavras no máximo) Uma página, anúncio com 4 cores Biografia e fotografia do orador (50 palavras no máximo) Patrocinador Ouro: Perfil Corporativo (50 palavras no máximo) Biografia e fotografia do orador (50 palavras no máximo) Patrocinador Prata: Perfil Corporativo (50 palavras no máximo) Biografia e fotografia do palestrante (50 palavras no máximo) Expositor: Perfil Corporativo (30 palavras no máximo) Por favor, enviar seu perfil corporativo e demais resultados para Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com) Tel: ramal. 3, até August 22, 2014, para garantir a sua inclusão no Guia de Programação. Aguardamos ansiosamente para encontrá-lo em São Paulo em 24 de Setembro. Page 14

15 NORMAS E REGULAMENTOS Crachás Todos os participantes e expositores devem usar o crachá oficial da Conferência RFID Journal - RFID Journal LIVE! Brasil o tempo todo nas sessões de área de exposição e conferências. A Conferência é aberta apenas para comércio. Ninguém com menos de 18 anos de idade será permitido no piso de exposição a qualquer momento. Não será permitido entrar no piso de exposição sem um crachá adequado. Câmeras/Filmagens Câmeras e filmagens não são permitidas nas sessões da Conferência. Se um expositor quiser tirar fotos de seu estande deverá fazê-lo antes da abertura do Salão de Exposições. Caixas Caixas vazias e embalagens devem ser removidas da sua área de exposição. Não podem ser armazenadas por trás do display de sua mesa. A HOTMA fornecerá adesivos escritos VAZIOS para serem colados nas caixas. Nós vamos coletar e armazenar as caixas, em seguida, devolver logo após o fim da Conferência. Por favor, certifiquese ter quantidades reserva de material, pois você não terá acesso a caixas armazenadas e embalagens durante o horário da exposição. Exposições O estande para exposição deve estar montado, com funcionário e pronto para abrir no início de cada período de exposição agendado para visualização. O estande para exposição deve permanecer intacto até o fechamento da área de exposição. A desmontagem de displays é estritamente proibida. Eventos do Expositor Faz parte da política de gestão de eventos que os expositores não podem planejar eventos que interfiram com a exposição ou horário da conferência. Se você tiver alguma dúvida se o seu evento interfere com a programação da conferência, entre em contato com o seu gerente de vendas, Alan McIntosh tel: , ramal 4 ou Matthew Cantor, tel: , ramal 6. 7 Regulamentos referentes a materiais inflamáveis / perigosos Operações perigosas, incluindo o uso de materiais inflamáveis, explosivos ou tóxicos, não são permitidas. O RFID Journal, LLC restringe a utilização dos seguintes materiais perigosos, incluindo, mas não se limitando a gases inflamáveis comprimidos, gases inflamáveis e latas de aerossóis com propulsores inflamáveis. Qualquer material, equipamento, substância ou objeto que possam possivelmente pôr em perigo a vida, ou provocar ferimentos a qualquer pessoa ou que possam possivelmente constituir um perigo para o edifício ou a qualquer propriedade dentro dele não será permitida. Produtos cheios de hélio (balões) e tanques de hélio também são proibidos. Page 15

16 NORMAS E REGULAMENTOS (continuação) Devido aos regulamentos da instalação, os seguintes itens não são permitidos no local: Etiquetas adesivas ou decalques Glitter ou confete Hélio ou balões de poliéster Materiais promocionais e folhetos Materiais promocionais só podem ser distribuídos a partir do display de sua mesa. Nenhum material promocional de qualquer tipo pode ser entregue na área da conferência ou fora da sala de conferência. Os expositores também são advertidos que se os seus materiais promocionais forem encontrados afixados na área de exposições, eles serão responsáveis pelo custo de sua remoção. Acesso ao Armazenamento Regulamentos de incêndio proíbem o armazenamento de qualquer objeto atrás das exposições, inclusive material com embalagem vazia. Por favor, marque todas as suas embalagens vazias e faça com que o RFID Journal os armazene até a saída. Taxas e licenças Os expositores serão responsáveis pela obtenção de quaisquer licenças, autorizações, ou aprovações exigidas pela legislação local ou estadual aplicável à sua atividade na exposição. Os expositores serão responsáveis pela obtenção de quaisquer números de identificação fiscal e de pagar todos os impostos, taxas de licença ou outros encargos que são devidos a qualquer autoridade do governo em relação à sua atividade na conferência. Gorjetas Regras de trabalho proíbem a solicitação e / ou aceitação de gorjetas por qualquer funcionário, inclusive todos os empregados que representam o RFID Journal LLC e o Espaço APAS - Centro de Convenções Conduta Anti-ética A adulteração de exposição de outro expositor não será tolerada. Nesse caso, o infrator será imediatamente removido do piso de exposição por sua própria conta e será impedido de participar futuramente. Violações Espera-se que os expositores respeitem todas as Normas e Regulamentos do RFID Journal - RFID Journal LIVE! Brasil. Page 16