MANUAL DE CONTROLES INTERNOS ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

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1 2 Descrições do organograma Assembleias Gerais A Assembleia Geral dos associados é o órgão supremo, e dentro dos limites da Lei, do Estatuto e do Regimento Interno, tomará toda e qualquer decisão de interesse da Cooperativa, e suas deliberações vinculam a todos, ainda que ausentes ou discordantes. O funcionamento e as principais atribuições da Assembleia Geral estão definidos no Estatuto Social Conselho Fiscal A administração da Cooperativa deverá ser fiscalizada assídua e minuciosamente por um Conselho Fiscal. O funcionamento e as suas principais atribuições estão definidos no Estatuto Social Conselho de Administração. Compete ao Conselho de Administração a gestão dos negócios da Cooperativa. O funcionamento e as suas principais atribuições estão definidos no Estatuto Social. 2.4 Assessorias / Auditorias Assessoria Jurídica a) Elaboração de pareceres jurídicos em processos e assuntos de interesse da Cooperativa; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 1 de 15

2 b) Análise e revisão de contratos e demais documentos de interesse da Cooperativa; c) Acompanhamento de processos judiciais envolvendo a Cooperativa. Responsável: assessoria jurídica da ANCC e advogados contratados pela Cooperativa mediante contrato de prestação de serviço Assessoria Técnica a) Elaboração de circulares e orientações técnicas sobre as legislações e normativos aplicáveis as Cooperativas de Crédito; b) Assessoramento no desenvolvimento de trabalhos específicos como manuais, projetos, planejamentos. Responsável: assessoria técnica da ANCC e consultores contratados pela Cooperativa mediante contrato de prestação de serviço Auditorias a) Em atendimento a Resolução 2554/98 do Banco Central do Brasil, a Cooperativa deverá ter semestralmente auditado o Sistema de Controles Internos, visando identificar eventuais deficiências além do seu aprimoramento. b) Em atendimento as determinações do Banco Central do Brasil, a Cooperativa deverá também ter semestralmente as suas demonstrações contábeis auditadas, visando identificar eventuais deficiências. Responsável: Demonstrações Contábeis - Padrão Auditoria. Responsável: Controles Internos Narazzaqui & Cia.- Auditores Diretor responsável: nomeado para a área e cadastrado no sistema UNICAD do BACEN. Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 2 de 15

3 2.5 Ouvidoria a) Atendimento e gerenciamento das reclamações recebidas; b) Elaboração de relatórios e envio de informações para o Banco Central; c) Execução e aprimoramento da Política de Ouvidoria. Ouvidor responsável: Gerente Administrativo e Ouvidor backup: ANCC Ouvidores nomeados internamente pela diretoria da ANCC. Responsável pelo item b: Gerente Administrativo Diretor responsável: nomeado para a área e cadastrado no sistema UNICAD do BACEN. 2.6 Gerenciamento de Riscos a) Execução e aprimoramento das políticas de gerenciamento dos riscos Operacional, de Mercado, de Liquidez, de Crédito e de Gestão de Capital, além da Política de combate ao crime de lavagem de dinheiro; b) Elaboração dos relatórios periódicos de gerenciamento de riscos. Responsável: Gerente Administrativo. Diretor responsável: nomeado para as áreas e cadastrado no sistema UNICAD do BACEN. 2.7 Conselho de Administração O Conselho de Administração é composto por 6 Diretores sendo 5 efetivos e 1 suplente, os efetivos são compostos por Presidente, Tesoureiro, Secretário e Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 3 de 15

4 mais dois Conselheiros. O funcionamento e as atribuições do Conselho de Administração estão definidos no Estatuto Social, neste manual e nos demais manuais de gerenciamentos de risco. 2.8 Gerencia Administrativa a) Assessorar o Conselho de Administração no planejamento e organização das atividades da Cooperativa e apresentar a sugestões que julgar convenientes ao aprimoramento administrativo e sucesso das operações. b) Supervisão, implantação e execução das políticas corporativas e de gerenciamento de riscos da Cooperativa. c) Desenvolvimento e elaboração de demonstrativos e relatórios gerenciais; d) Supervisão das áreas de: operações, T.I., contabilidade, administração, marketing, financeiro e cobrança; e) Supervisão da política de RH da cooperativa e elaboração e envio das informações mensais da folha de pagamento; f) Aprovar e assinar, os contratos de empréstimos e propostas de admissão, com poderes outorgados pelo Conselho de Administração através de procuração pública renovada anualmente. g) Atendimento ao Conselho Fiscal, auditorias, Banco Central do Brasil, órgãos governamentais e entidades de classe; h) Elaboração do conteúdo do Relatório Anual da Administração e das Assembleias Gerais; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 4 de 15

5 i) Acompanhamento do processo das Assembleias Gerais para envio ao Banco Central do Brasil e posterior arquivamento na Junta Comercial de São Paulo; j) Procurador da Cooperativa perante aos bancos; k) Atualização dos Manuais Ouvidoria, Manual do Risco de Liquidez, Combate ao crime e lavagem de dinheiro, Risco de Mercado, Risco Operacional, Risco de Perdas e Gestão de Capital; l) Análise e implantação dos normativos do BACEN; m) Condução dos assuntos relacionados à área de T.I.; n) Conciliação da movimentação de saldos das contas da cooperativa para o encerramento do mês; o) Controle da elaboração da ata de reunião do Conselho de Administração e Conselho Fiscal; p) Controle da elaboração do processo eleitoral dos delegados; q) Execução de demais ações, projetos e estudos que contribuam para o desenvolvimento da Cooperativa; r) Controle do envio de informações ao Banco Central do Brasil (COS, DLO, tarifas bancárias e demais documentos); s) Controle do envio das declarações à Receita Federal e demais obrigações; t) Cálculo anual dos juros sobre o capital e da distribuição das sobras líquidas no sistema; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 5 de 15

6 u) Aprovação dos contratos de empréstimo, propostas de admissão e pedidos de desligamento; conforme politicas aprovadas pela Cooperativa; As funções de Gerenciamento serão exercidas por um gerente administrativo, contratado mediante aprovação do Conselho de Administração e ficará diretamente subordinado ao Presidente. Responsável: Gerente Administrativo 2.9 Operações Operações SP a) Atendimento aos funcionários, o que compreende: admissões, alterações de quota capital, empréstimos, esclarecimento de dúvidas e prestação de informações sobre a Cooperativa a associados e potenciais associados, pedidos dos sistemas de compra cooperada, podendo os atendimentos ser feito pessoalmente, por telefone ou ; b) Realização de palestras sobre a Cooperativa para os novos funcionários da empresa; c) Atualização cadastral dos associados no sistema, em especial no momento do atendimento; d) Análise do crédito, conforme política da Cooperativa e inclusão do empréstimo no sistema; e) Geração do relatório de propostas de empréstimo, conferência com os contratos (solicitações); Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 6 de 15

7 f) Aprovação dos contratos de empréstimo de acordo com a politica da cooperativa; g) Cobrança ou renegociação de parcelas de empréstimo em atraso de associados ativos (afastados) e não ativos; h) Conferência dos contratos e notas promissórias dos empréstimos concedidos; i) Geração de senha do Internet Banking para os associados que solicitarem; j) Divulgação da Cooperativa nos meios de comunicação da empresa; k) Inclusão e exclusão de usuários na intranet; l) Inclusão das admissões no sistema; m) Inclusão das alterações de desconto de quota capital no sistema; Responsável: Assistente de Crédito I, exceto os itens ( e, m, f ). Responsável: Analista de Crédito Junior, exceto o item ( f ). Responsável: Analista de Crédito Pleno, exceto os itens ( e, m, f ). Responsável: Analista de Crédito Sênior Operações BELO HORIZONTE MG. a) Atribuições da área operacional, exceto os itens e, m e f das atribuições da área operacional. Responsável: funcionário contratado por empresa parceira (supervisionado pelo analista administrativo sênior SP). Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 7 de 15

8 2.10 T.I. a) Desenvolvimento e suporte ao sistema operacional da COOPERFEMSA Syscoop 32 e SyscoopWEB; b) Desenvolvimento e suporte a infraestrutura de rede e informática; c) Desenvolvimento e suporte a infraestrutura internet banking e intranet; d) Suporte e monitoramento da execução da rotina automatizada de backup diário da rede. e) Desenvolvimento e suporte ao site da COOPERFEMSA. Responsável: (item a ) Prodaf Informática Responsável: (itens b, c e d ) HP Informática. Responsável: (item e ) Rodrigo Paiva 2.11 Contabilidade a) Responsabilidade técnica pela contabilidade da Cooperativa; b) Classificação e conciliação contábil; c) Verificação das conciliações e controles de contas coletivas; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 8 de 15

9 d) Entrega ao BACEN dos meios magnéticos relativos à contabilidade (COS4010 e COS4016), Central de Risco de Crédito (COS 3040), DLO e demais documentos exigidos pela legislação; e) Emissão das guias de recolhimentos fiscais, exceto aquelas cuja apuração do tributo ou contribuição seja emanada dos controles internos da Cooperativa sob a responsabilidade do Financeiro; f) Processamentos das rotinas trabalhistas, compreendendo, dentre outras:. Elaboração da folha mensal de pagamentos de funcionários e estagiários;. Confecção da folha de pagamento e contra cheques do adiantamento Quinzenal de salários;. Orientação na admissão de funcionários e estagiários;. Elaboração de rescisões de contratos de trabalho com emissão de todos os documentos necessários para homologação nos órgãos competentes;. Cálculo de férias;. Emissão de contra cheques mensais de funcionários e estagiários;.elaboração e apresentação ao Ministério do Trabalho da Relação Anual de Informações Sociais RAIS;. Elaboração e apresentação ao Ministério do Trabalho do CAGED;. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;. Orientação sobre a atualização do Livro de Registro de Empregados e CTPS;. Emissão das guias de Previdência Social (GPS), DARF do Imposto de Renda retido nas folhas de pagamento, férias e rescisões e guias de recolhimento do FGTS;. Elaboração de planilhas com as provisões de férias e 13º salário com os respectivos encargos sociais;. Acompanhamento da escala anual de férias com emissão de avisos para a Cooperativa; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 9 de 15

10 . Confecção das Declarações de Rendimentos do Trabalho Assalariado e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte;. Solicitação e controle da emissão de Certidões Negativas de Débitos junto ao INSS, FGTS, Receita Federal, Prefeitura;.Emissão de relatórios necessários para solicitação de benefícios por parte dos funcionários junto à Previdência Social;.Cálculo de guias para recolhimento em atraso de tributos e encargos sociais (IRRF, FGTS, Contribuição Sindical, INSS, etc.);. Solicitação dos saldos rescisórios (Fundo de Garantia) junto a Caixa Econômica Federal;.Acompanhamento e orientação sobre toda legislação aplicável à área de Recursos Humanos;.Apresentação de calendário mensal de obrigações pertinentes ao departamento de pessoal;.elaboração e entrega das declarações a Receita Federal: DIRF, DIPJ, DCTF, DACON, FCONT, DIMOF;.Elaboração do LALUR Livro de Apuração do Lucro Real atendendo à legislação tributária federal;.emissão de relatórios e gráficos gerenciais contendo a evolução patrimonial e de resultado da Cooperativa;.Organização e preparo dos livros contábeis e demais livros auxiliares para encadernação e registro na Junta Comercial;.Acompanhamento e orientação com relação às normas do Banco Central do Brasil, Receita Federal, legislação comercial e demais normas aplicáveis à Cooperativa;.Realização e manutenção por no mínimo 6 (seis) anos dos backups cópias de segurança da base de dados dos relatórios, demonstrações e demais documentos relacionados à área contábil, mencionados no contrato de prestação de serviços. Responsável: Bruske & Verdan Contabilidade Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 10 de 15

11 2.12 Administração a) Compra de material de escritório; b) Envio solicitação e controle de documentos do arquivo inativo; c) Elaboração dos processos de admissão e demissão de funcionários e estagiários; d) Compra de vale transporte e ticket alimentação; e) Controle da folha de ponto, dos holerites e dos documentos das férias dos funcionários e estagiários; f) Controle dos exames admissionais e periódicos dos funcionários e estagiários; g) Atualização das CTPS dos funcionários; h) Administração dos benefícios dos funcionários e estagiários (convênio médico, seguro de vida); i) Anotações e atualizações no livro de registro de funcionários; j) Atualização do quadro de horário de trabalho; l) Cotações e compra de equipamentos de informática, utensílios, móveis e demais itens em geral; m) Cotações e contratação de serviços diversos para a Cooperativa; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 11 de 15

12 n) Preparação de reuniões. Responsável: assistente de crédito I - SP. (item b) Responsável: analista crédito júnior SP. (item c) Responsável: analista crédito sênior SP. (item g) Responsável: analista crédito pleno SP. (demais itens) 2.13 Marketing a) Elaboração da apresentação da reunião do Conselho de Administração, Assembleia Geral e demais apresentações; b) Negociação e compra de produtos promocionais; c) Envio de informativos, comunicados e resoluções aos RHs por ; d) Desenvolvimento e execução do plano anual de marketing; e) Formatação do Relatório Anual da Administração e da apostila da Assembleia Geral; f) Elaboração e envio do convite da Assembleia Geral para os membros dos Conselhos, delegados, funcionários da COOPERFEMSA e demais convidados; g) Atualização do conteúdo do site, do banco de dados do Internet banking e da intranet; f) Criação / elaboração de boletins, comunicados e informativos; i) Atualização do Manual do Associado; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 12 de 15

13 j) Contratação, atendimento e operacionalização dos convênios e parcerias; m) Elaboração e acompanhamento da execução do cronograma de visitas de parceiros nas unidades; n) Atualização das informações no quadro de aviso da COOPERFEMSA na empresa; o) Execução do projeto de divulgação e demais projetos; q) Suporte no desenvolvimento de ações, projetos e estudos sob a responsabilidade da gerencia administrativa; r) Desenvolvimento e atualização de todos os formulários utilizados pela COOPERFEMSA. Responsável: assistente de crédito I SP. (itens j, m, n) Responsável: analista crédito pleno SP. (demais itens) 2.14 Financeiro a) Cálculo mensal dos valores de empréstimo e capital a serem descontados em folha de pagamento dos associados e envio destas informações aos RHs; b) Geração dos boletos bancários para os associados demitidos e afastados; c) Conciliação bancária diária das contas correntes e aplicações financeiras; Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 13 de 15

14 d) Conciliação mensal dos reembolsos de desconto em folha efetuados pelas empresas; e) Rotinas de contas a receber: identificação e baixa dos recebimentos no sistema, emissão dos respectivos relatórios; f) Rotinas de contas a pagar: conferência documental dos pagamentos e cadastro no sistema do banco para liberação, inclusive pagamentos a associados e ex-associados, liberação dos empréstimos e emissão dos respectivos relatórios; g) Efetivação das demissões (funcionários desligados da empresa) no sistema e envio dos valores a serem processados em rescisão de contrato aos RHs; h) Aplicação e resgates de aplicação financeira; i) Processamento e controle dos pedidos de desligamento: baixa no sistema operacional, após aprovação e pagamento mensal através de crédito em conta; j) Elaboração mensal dos demonstrativos para a reunião do Conselho de Administração: pagamentos efetuados, fluxo de caixa e quadro de empréstimos; k) Apuração e recolhimento dos tributos: IRRF juros ao capital, IRRF serviços prestados, IOF, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL; l) Arquivo das demissões e arquivo de Convênios tais como: Cinemark, Servare e Academia para desconto em folha depois de efetivados e aprovados; Responsável: analista crédito júnior - SP (item g ) Responsável: analista crédito pleno - SP (item h ) Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 14 de 15

15 Responsável: analista crédito sênior SP (demais itens) 2.15 Cobrança a) Execução, acompanhamento e controle dos processos de cobrança dos associados e ex-associados devedores de todas as unidades, compreendendo contato telefônico, envio de carta, envio de boleto bancário, protesto da nota promissória, envio da cobrança para a área jurídica e encaminhamento para cobrança judicial; b) Elaboração mensal do demonstrativo de inadimplência; c) Administração dos associados afastados, incluindo a atualização do status do associado no sistema, o envio da carta de comunicação, a geração das informações de cobrança, o controle de pagamentos e dos casos de exclusão, o atendimento aos associados enquadrados nesta situação. Responsável: analista crédito pleno SP. (item a ) Responsável: analista crédito sênior SP. (demais itens) OBS. Todos os colaboradores e estagiários devem fazer o backup dos seus arquivos de usuários, no mínimo mensalmente. Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 15 de 15