Guia para Gestão de Pessoas 2008

Transcrição

1 Guia para Gestão de Pessoas 2008 Gerente responsável: Alberto Shinoda Apoio: 1

2 Revisão técnica FELLIPELLI Instrumentos de Diagnóstico e Desenvolvimento Organizacional 2

3 Índice Assunto Página Processo de seleção 4 Cadastro de membros 5 Contato com ex-membro 5 Acompanhamento de membros 6 Plano de carreira 7 Integração 8 Treinamentos 8 Apêndice: passo-a-passo de como criar um formulário no Gmail 10 3

4 Guia para gestão de pessoas Processo de seleção Importância: a seleção das pessoas é fundamental para o bom funcionamento da empresa, consequentemente, a alocação deste recurso é essencial também. Modelo utilizado pelo Núcleo: Devido ao fato de que cada EJ ter a sua realidade e suas próprias particularidades, não detalharemos este tópico. Entretanto estamos incluindo uma lista das principais etapas para sua informação: Etapas: 1. Análise da demanda de pessoas: analisar e definir quantas pessoas são necessárias para recrutamento em cada área da empresa; 2. Definição dos perfis desejados: trabalho em conjunto com os diretores das áreas, etapa essencial para alinhamento da empresa e alocação correta dos candidatos (o perfil do candidato coerente com a área pretendida); 3. Divulgação: a partir dos dois itens anteriores (análise da demanda de pessoas e definição dos perfis desejados), elabora-se a estratégia, os meios e a dimensão da divulgação. Este trabalho pode ser atrelado ao departamento de marketing; 4. Análise dos candidatos: a partir do número de candidatos dimensiona-se o processo. Dinâmica e resolução de casos serão utilizadas para avaliação quando o numero de membros for superior a X pessoas selecionadas, caso contrário, apenas entrevistas serão suficientes; 5. Escolha e divulgação dos aprovados: etapa muito importante para a imagem da empresa. O meio e a data de divulgação devem ser definidas desde do início do processo seletivo para 4

5 demonstrar transparência; 6. Feedback aos candidatos: última etapa, é fundamental para candidatos não selecionados se motivarem para prestar novamente, caso esta etapa for bem feita a imagem da EJ será muito melhor dentro de sua faculdade. E os selecionados também recebem feedback para saberem os erros e acertos, e assim se desenvolverem na empresa da melhor forma; 7. Responsaveis pelo Processo seletivo: As entrevistas serão conduzidas por no máximo três pessoas, para não intimidar, demasiadamente, o candidato, assim, recomenda-se que participe da atividade um membro de RH e o diretor da área, caso seja conveniente é possível ter mais uma pessoa da área ou mais uma pessoa de RH e o feedback aos candidatos será dado pelo membro de RH que participou das entrevistas, o feedback deverá ser pessoalmente, não usar telefone ou . Cadastro de membros Descrição: o cadastro de membros consiste em ter uma planilha com dados de contato dos atuais membros. Importância: agilidade para se contactar os membros e dados estatísticos. Modelo utilizado pelo Núcleo: A ferramenta do Google, Google Form (o formulário do Google) será muito útil quanto a isso. O membro receberá na sua caixa de entrada de um formulário para eles preencherem com seus dados. Então, o membro responde os dados no próprio corpo do , e, automaticamente, o Gmail já organiza as informações em uma planilha on-line. Ou seja, economiza-se muito tempo de compilação de dados e facilita o trabalho do membro que não precisa baixar nenhum arquivo. Segue o modelo de Google form para cadastro de membros: I3onKigqOwQJXedCgjSKg& =true 5

6 Segue o modelo de planilha on-line: Observação: Dados como RG e CPF também são importantes. Estas informações são fundamentais para que o Núcleo possa organizar o transporte dos integrantes. Essas informações pessoais ficarão restritas ao RH. As demais informações devem ser compartilhadas com a empresa. Passo-a-passo de como criar um Google Fom: no final deste documento. Contato com ex-membros Importância: aproximar-se dos ex-membros e com isso mantê-los informados sobre a EJ e aproveitar a experiência deles sobre mercado, desenvolvimento pessoal e profissional. Modelo do Núcleo: No Núcleo há um grupo de s chamado Núcleo Alumni formado por pessoas que exerceram cargos de liderança nas Ejs e participaram do corpo executivo do Núcleo. Este contato será importante para o desenvolvimento dos membros atuais. Acompanhamento dos membros É a principal parte deste manual quanto ao desenvolvimento dos integrantes das EJs. Mensuração de performance: Importância: Possibilita a medição da acuracidade e da produtividade. Desta forma, o membro de RH e/ou o diretor possui uma forma efetiva de cobrar resultados, acompanhar as atividades realizadas e validar o desempenho; Modelo do Núcleo: Existe uma planilha que fornece uma nota final para o desempenho do membro. Esta planilha deve ser preenchida pelo próprio diretor que terá um controle de todas as atividades de seus delegados. Segue a planilha: 6

7 I3onKigqOxwplTTL1jdGQ Satisfação dos membros: Importância: saber como esta o clima e motivação da empresa; Modelo usado pelo Núcleo: Segue o (Google Form): I3onKigqOxInJmnE8EkWw& =true I3onKigqOxInJmnE8EkWw Sistema de feedback: Descrição: será feito em avaliação 360º de tal forma que o membro avalia todos da área e todos avaliam o membro; Segue a planilha: Importância: saber a percepção externa sobre o seu trabalho e assim gerar desenvolvimento pessoal; Modelo do Núcleo: foi criado um modelo de competências para melhor avaliação dos membros, e assim um feedback mais rico, com competências já estabelecidas e espaço para comentários. Segue o link do modelo de competências: df?gda=igccru4aaaapb5dpxyvc0fzix0fa8pcmivwe75w3g0wnpecwh mwjpgg1qij7ubtiup-m2xpurdtglniqurvjelfeak-zb- SJCEJIdmTyDUksedC7t8P5Rg Para o input dos dados criou-se o seguinte formulário do Google: 7

8 I3onKigqOzbjJ1mn6RkNA& =true Segue a planilha on-line também: Nesta planilha há duas planilhas. Uma, com dados de toda uma área, e outra com os dados compilados de um membro. E, partir desta compilação é possível realizar bem completos como comentado na parte de importância acima. Plano de carreira Importância: posicionar o membro sobre as oportunidades dentro da empresa e do MEJ e a EJ sabe quem tem interesse em ocupar os cargos, o que facilita o planejamento. Modelo do Núcleo: o membro terá uma fácil visualização de quais habilidades que ele deseja ter; o quanto das competências (do modelo de feedback citado acima) deseja se desenvolver; e quais cargos existem no MEJ para que ele possa traçar um plano e se desenvolver da forma desejada. Segue o formulário: Segue a planilha on-line: Integração Importância: Atingir o sucesso profissional nunca foi tarefa fácil. Cada vez mais, a concorrência e as exigências estão maiores. O autoconhecimento é o primeiro passo para você entender suas preferências, traçar os seus objetivos e começar a idealizar o seu plano de carreira. Aprender sobre si mesmo é essencial, porém não esqueça de que conversas frequentes com seus gestores são fundamentais para que exista um alinhamento das 8

9 expectativas e um acompanhamento do seu desempenho no trabalho. Adriana Fellipelli, Presidente da Fellipelli Instrumentos de Diagnóstico e Desenvolvimento Organizacional. Com este depoimento se nota a importância se ter um bom ambiente de trabalho, e para isso, a integração da equipe é fundamental. Modelo do Núcleo: cada EJ tem suas particularidades e realidades, mas segue uma lista de atividades que ajudam na integração da equipe: Aniversariantes do mês; Churrascos (batizado dos novos membros, por exemplo); Festa Junina; Oscar (os membros da empresa, para um dia de premiação aos melhores do ano); Bares; Encontros com ex-membros; Eventos do Movimento Empresa Junior (MEJ); Treinamentos Importância: capacitação dos membros. Com o desenvolvimento de certas habilidades, aumenta-se a performance. Modelo do Núcleo: o Núcleo elaborou uma lista de treinamentos interessantes de serem captados. É bem importante que os treinamentos sejam focados e tenham uma abordagem prática, ou seja, as devolutivas devem ser mais do que palestras de forma que as pessoas já produzam algo durante o treinamento. Segue a lista: Gerais: Gestão de tempo; Gestão de equipes de alta performance; Apresentações em PPT ; Oratória; 9

10 Gestão estratégica para resultados; Desenvolvimento de lideranças (a própria liderança); Desenvolvimento de lideranças (Desenvolver outras pessoas); Plano de carreira; Escrita (Gramática e redação); Negociação; Para a área de projetos: Gerenciamento de projetos (PMBok); Atendimento ao cliente; Desenvolvimento de produto (portfólio); Para a área de marketing: Análise de mercado; Relacionamento com cliente; Corel Draw ou similares; Para a área de recursos humanos: Processo Seletivo; Medição de competências; Para a área administrativa-financeira: Aspectos jurídicos de uma empresa; Planejamento financeiro; Para a área de qualidade: Indicadores estratégicos; 5 S; Possibilidades para obtenção dos treinamentos: Via Núcleo: a equipe de trabalho de Desenvolvimento Humano (ET de DH) buscará treinamentos; Via outras Ejs: algumas empresas juniores da Unicamp costumam disponibilizar treinamento obtidos para outras Ejs; Via Amcham: a Amcham mantém convênio com muitas Ejs e ela fornece, sem nenhum custo, alguns de seus comitês; Captação própria: as Ejs têm potencial de buscar treinamentos por si só, também; Apêndice: passo-a-passo de como criar um formulário do Google 10

11 Em inglês. You can create a form from any spreadsheet. Just follow these instructions: 1. Open a new spreadsheet. 2. Save the spreadsheet. 3. Click the Share tab. 4. Under 'Invite people:' choose the radio button to fill out a form. 5. Click Start editing your form... you'd like. In the form template that opens, you can add any questions and options 6. Click the Next, choose recipients tab. Here, you can add addresses, a custom confirmation message, and choose whether you want people to see the responses. 7. When you're finished, click Send. Em português. Crie um formulário de qualquer planilha. Basta seguir estas etapas: 1. Abra uma nova planilha. 2. Salve-a. 3. Clique na guia Compartilhar. 4. Em "Convidar pessoas:", selecione o botão para preencher um formulário. 11

12 5. Clique em Começar a editar seu formulário... No modelo de formulário aberto, adicione as perguntas e opções que desejar. 6. Clique na guia a seguir, escolha os destinatários. Aqui, adicione endereços de , uma mensagem padrão de confirmação e escolha se as pessoas poderão ver as respostas. 7. Quando terminar, clique em Enviar. Veja outras dicas: Se você editou um formulário e precisa enviá-lo novamente, clique no botão Editar e reenviar no canto inferior esquerdo na guia Compartilhar. Para ver os resultados de um formulário, abra a planilha original. É uma boa alternativa usar o mesmo nome da planilha no formulário, para achá-lo mais facilmente. Para desativar um formulário, vá para a guia Compartilhar na planilha e clique em Desativar formulário no canto inferior à direita. Os limites da coluna, célula e linha se aplicam também às planilhas anexadas aos formulários. 12