Criando Workflow de dispensa no Nintex

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1 No Site de dispensas (Leave): Clicar na lista de Requerimentos (Requests): Após a lista aberta selecionar a aba LIST em seguida Workflow Setting e por fim Create a Workflow in Nintex WorkFlow.

2 A primeira etapa de criação do Workflow é a seleção do template a ser usado. O Nintex já dispõe de alguns modelos prontos, porém no nosso exemplo iremos utilizar o modelo em branco. Após selecionar o template clique em Create : Essa é a tela básica de um Workflow em branco, o ícone verde indica onde começa e o vermelho o término do Workflow.

3 Para inserir as etapas do Workflow basta arrastar os ícones referentes a cada serviço para os pequenos quadrados em branco entre os ícones de início e término do Workflow. O primeiro passo para a criação do nosso WorkFlow de dispensa é a inclusão da tarefa envio de Notificação. Note que ao adicionar a tarefa existe um ponto de exclamação (!), indicando que para esse serviço há a necessidade de ser feita uma configuração.

4 Ao dar um duplo clica no serviço Send Notification que acabou de se adicionado, a seguinte tela de configuração irá aparecer. Ao clicar no ícone de adicionar um destinatário abrirá a janela a direta onde você poderá escolher entre enviar para um usuário do AD, um endereço de externo ou fazer um busca entre os usuários do Site. No nosso exemplo clicar para expandir a aba Lookup e selecionar a opção Iniciator (essa opção indica que quem receberá o será o usuário que iniciou o fluxo).

5 Após selecionado o destinatário, Adicionar o assunto, o texto no corpo do e a forma de envio da notificação. No nosso exemplo adicionamos um campo lookup no corpo do com o tipo da dispensa ( Leave Type ). Para adicionar o campo lookup basta clicar no botão Insert References e selecionar qual coluna deseja adicionar. Por fim Clique em Save. Nosso segundo passo é a seleção do serviço de Tarefa de Aprovação ( Assign Flexi Task ).

6 Duplo clique em Assign Flexi Task abrirá a seguinte janela para as configurações do serviço. Na aba Action iremos selecionar quem será reponsável por responder a solicitação. Nesse case será o gerente (Manager) do requerinte. Selecionar a opção Allow delegation, onde a aprovação pode ser delegada a outro usuário. Selecionar a opção LazyApproval, onde será possível aprovar a solicitação direto pelo com o uso de palavras chaves pré definidas.

7 Na opção Outcomes são mostradas as opções de respostas à solicitação. Por padrão as respostas são Approve e Reject, mas para o nosso exemplo criamos também a opção Pergunte para sua equipe clicando em Add outcome. Na aba Task Notification, selecionar o tipo de entrega (Delivery Type) e inserir o assunto refente a aprovação. Nesse exemplo não há necessidade de alterar o corpo do , no entanto você pode customiza-lo como achar melhor na hora de criar seus próprios Workflows. Clique em Save para finalizar essa etapa.

8 Nosso próximo passo é a inclusão de um serviço para criar um item no calendário do site de dispensas onde o Gerente poderá ter uma visualização mais rápida e simplificada das dispensas já aprovadas. Ao dar um duplo clique no serviço Create Item irá abrir a janela de configurações. No item Create item in, selecionar Calendar.

9 No nosso exemplo para simplificar a visualização no calendário, decidimos por o título com um texto concatenado com o campo Iniciator s Display Name, usando o ícone de inserir referências do lado direito da caixa de diálogo do título. Para indicar o período a ser preenchido no calendário, usamos a opção List Lookup tanto no campo Start Time quanto no End Time, buscando na lista de requerimento (Request) a Start Date e End Date respectivamente. Clique em Save.

10 O último passo do nosso Workflow é o serviço de notificação para avisar a resposta a solicitação de dispensa. Você deve adicionar um serviço Send Notification igual ao primeiro passo do Workflow logo abaixo do Create Item. Você deve adicionar novamente o destinatário como Iniciator, as alterações que fizemos em relação ao primeiro passo foi a mudança do texto no corpo do , indicando que a dispensa foi aprovada e o método de envio, que agora foi selecionado o IM (serviço de mensagens estantâneas, Lynq). Clique em Save.

11 Após concluidas as etapas anteriores é necessário definir como o workflow será iniciado, seleciona a aba WorkFlow Settings e clique em WorkFlow Settings. A janela de configuração irá se abrir e você deve selecionar o opção Yes no item Start when Itens are Created. Para que o fluxo seja iniciado toda vez que um item de dispensa for criado pelo usuário. Salvar.

12 Para finalizar a criação do WorkFlow é necessário publica-lo. Clique no botão Publish e irá abrir uma janela para Nomear o WorkFlow e submete-lo ao Site. Após o WorkFlow publicado basta fecha-lo no botão Close.

13 Testando o WorkFlow Para testarmos o WorkFlow é necessário estar na máquina virtual do usuário Eden Stafford. Clicar em New Item. Preencher os dados necessários no formulário de dispensa e salvar.

14 O usuário irá receber um de confirmação de recebimento (como configurado no passo 1 do WorkFlow) Assim que o usuário recebe o de confirmação mostrando que o WorkFlow teve início, é possível acompanhar o histórico do WorkFlow para visualizar quais etapas ja foram concluídas ou não. Voltando para o Site de dispensa no Sharepoint, o usuário pode clicar para visualizar as opções do item criado (...), e logo em seguida em View WorkFlow History.

15 Ao clicar para visualizar o histórico do WorkFlow, irão aparecer todos os WorkFlow que foram iniciados com a criação do item. No nosso exemplo há apenas o WorkFlow Aprovação de dispensa. Ao clicar em Aprovação de dispensa, irá abrir uma página indicando todas as etapa dos WorkFlow. Em VERDE os serviços que já foram concluídos, em AMARELO o serviço onde o WorkFlow está parado aguardando alguma ação, ou em VERMELHO caso tenha existido algum erro no serviço.

16 Existem também a possibilidade do usuário acompanhar as estatísticas do WorkFlow Clique em View Statistics. Nessa página o usuário tem acesso as informações de estatisticas do WorkFlow, mostrando o tempo médio para execução de cada serviço, a quantidade de vezes que cada serviço foi executado, se existiram erros durante a execução e muitas outras informações.

17 Alterne agora para a máquina virtual do usuário Brett Campbell, gerente designado para responder a solicitação. O gerente Brett Campbell recebeu um solicitando sua resposta à solicitação de dispensa, onde ele pode clicar para responder a solicitação, acompanhar o status do workflow ou responder a solicitação diretamente por pelo método LazyApproval que foi habilitado durante a criação dessa etapa no WorkFlow.

18 No nosso exemplo, a solicitação será repondida por LazyApproval. Para isso basta o ser respondido com a palavra Ok. Por padrão a função LazyApproval reconhece a palavra ok como sendo uma resposta positiva a solicitação, aprovando a mesma. Há também a possibildade de alterar as palavras para as diferentes respostas às futuras solicitações. Por fim o item é criado no calendário do Site de dispensas e o usuário que solicitou a dispensa recebe uma mensagem onde sua solicitação foi Aprovada.

19 Relatórios Existe também um Site de relatórios (Reports) onde pode ser visualizado a performance de todos os WorkFlows existentes nos Sites do Sharepoint. Clicando no Site Reports, irá aparecer no canto esquerdo da página uma lista com todos os relatórios disponíveis. Com esses relatórios é possível acompanhar a performance do WorkFlow (usuário que os inciaram, repostas as solicitações, WorkFlows completos, em progresso e com erro, dentre outras informações).

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