sigec HOC Outsourcing dos processos de cadastro, homologação e monitoramento de fornecedores

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1 sigec HOC Outsourcing dos processos de cadastro, homologação e monitoramento de fornecedores

2 Conteúdo Quem Somos HOC. O que é? O Processo Modelo Proposto Benefícios Fases da Implantação

3 QUEM SOMOS Uma empresa inovadora, sempre atenta às tendências e necessidades do mercado e buscando evolução constante, lançando produtos que buscam a excelências dos processos de gestão de terceiros. Essa especialidade e foco proporciona uma grande ajuda no gerenciamento e operação do relacionamento dos nossos clientes com seus fornecedores. Somos desenvolvedores e implantadores dos processos: Gestão de Contratos Gestão de Estoques Cadastro e Homologação de Fornecedores

4 Empresas usuárias do portal HOC:

5 Conteúdo Quem Somos SIGEC HOC. O que é? O Processo Modelo Proposto Benefícios Fases da Implantação

6 SIGEC HOC. O que é? É o outsourcing dos processos administrativos e burocráticos de Cadastramento, Homologação e Monitoramento Documental dos Fornecedores, garantindo uma maior segurança à contratante, podendo ser totalmente parametrizada e modulável de acordo com cada necessidade e realidade: Categorização de materiais e serviços Documentação e análise por categoria Análises Financeiras Portal in cloud Cadastro espontâneo ou por Convite

7 Conteúdo Quem Somos SIGEC HOC. O que é? O Processo Modelo Proposto Benefícios Fases da Implantação

8 O Processo A Homologação de Fornecedores define os pré-requisitos que devem ser atendidos pelos fornecedores para sua atuação junto ao Cliente. De acordo com o atendimento a esses pré-requisitos o fornecedor recebe uma classificação. A contratação de um fornecedor depende da aprovação do mesmo no processo de homologação. Porém, tal aprovação não garante a efetiva contratação, pois a mesma se dá somente após o processo de concorrência e negociação. É interessante que o fornecedor seja homologado para todas as categorias de fornecimento ou prestação de serviços para as quais ele possa vir a ser contratado, de forma a evitar a necessidade de um novo processo de homologação para categoria adicional.

9 O objetivo desse processo é averiguar se o fornecedor cumpre com os requisitos legais, fiscais, financeiros, técnicos e de meio ambiente aplicáveis à sua categoria de fornecimento ou prestação de serviço. Essa etapa ocorre antes do processo concorrencial, pois assim o comprador verifica com quais fornecedores ele pode negociar. Um fornecedor que não esteja participando de uma concorrência pode também solicitar a sua homologação e assim fazer parte da base de fornecedores do Cliente, estando disponível para concorrências futuras. No caso de fornecedores contratados, essa etapa deve ser repetida anualmente, sendo de responsabilidade nossa acompanhar o vencimento da documentação e entrar em contato com os fornecedores em tempo hábil.

10 Suprimentos Cadastra os fornecedores a serem convidadados Macro Fluxo da Homologação Sigec HOMOLOGA Fornecedor Convite ao fornecedor Sigec dispara o convite aos fornecedores Sigec NÃO homologa fornecedor e informa ao cliente NÃO OK? SIM NÃO Cadastro do fornecedor 5 dias OK? NÃO OK? SIM Sigec analisa documentos 5 dias SIM Sigec define documentação por categoria Fornecedor carrega documentos 10 dias

11 Análises Emergenciais Para os casos em que: O fornecedor não tenha toda a documentação ou não tenha tempo de carregá-la; O fornecedor consiga colocar toda a documentação no sistema, mas precise ser analisado rapidamente; Para solicitar a análise emergencial de um fornecedor, o Gestor deve abrir um chamado no sistema de homologação solicitando prioridade no processo. O fornecedor precisará estar com todos os documentos carregados ou com a Carta de Exceção, que substitui os mesmos.

12 Fornecedores Subsidiados Será negociada uma taxa de x% de fornecedores subsidiados. Estes terão isenção do pagamento referente à homologação naquele ano. O cliente informa quais os fornecedores que estão aptos a requerer o subsídio, através do próprio convite pelo sistema.

13 Objetivo Manter uma base de fornecedores saneada e qualificada a partir de critérios definidos por categoria de compras, pelas áreas Técnica, SSMAC, Jurídica, Compliance, Fiscal e Sustentabilidade. Seleção, avaliação e reavaliação de desempenho dos fornecedores numa visão consolidada, dando suporte às contratações. Qualificação e Homologação Gestão de Contratos Avaliação de Desempenho Processo de Homologação de Fornecedores Perpetuação e melhoria contínua dos processos implantados Processo de avaliação dos prestadores de serviço

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15 Modelo Proposto A Equipo que homologará os fornecedores de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo cliente e disponibilizará sistema parametrizado para suportar o processo; O modelo de remuneração da Equipo será através de cobrança aos fornecedores que forem avaliados independente da situação final (aprovado ou reprovado); Os fornecedores pagarão uma taxa anual, no valor aproximado de R$ 300,00 por CNPJ raiz avaliado, ou seja será paga uma única taxa para os CNPJ Matriz e os CNPJ Filiais; O valor independe da quantidade de categorias de compras para as quais o fornecedor será avaliado/homologado. Premissa geral: zero investimento.

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17 Melhorias Esperadas para o Cliente Maior gestão do conhecimento, já que o sistema terá um catálogo de fornecedores por Categoria de Compras; Comprador economiza tempo no processo de cadastro; Análise mais abrangente da situação do fornecedor (fiscal, legal, compliance, atendimento a normas internas, etc.); Visão dinâmica do fornecedor, mostra situação em tempo real, não só no momento do cadastro; Apoio na tomada de decisão dos Compradores, pois facilita a comparação entre empresas; Compradores e Administração de Contratos têm acesso aos documentos dos fornecedores no sistema.

18 Melhorias Esperadas para o Fornecedor Melhor gestão e organização da documentação. A Equipo alertará os fornecedores antes do vencimento de cada documento; Mais conhecimento da documentação legal necessária para sua atividade econômica (consultoria fiscal/legal); Menor tempo gasto para reunir documentos e enviá-los à Administração de Contratos. As CNDs, cartão CNPJ e outros documentos públicos serão carregados pela Equipo; Fornecedor cotará preços apenas com empresas que estiverem no mesmo nível de comprometimento legal que ele; Poderá divulgar a outros clientes que é um fornecedor homologado.

19 O que muda na rotina atual? Para Administração de Contratos: No momento da análise das evidências, verificar se o fornecedor está homologado. Caso não esteja, aguardar regularização para efetuar o pagamento do fornecedor; Os documentos obrigatórios poderão ser baixados do sistema, sem a necessidade de requisitá-los ao fornecedor.

20 O que muda na rotina atual? Para Compradores: Verificar o status do fornecedor para a Categoria de Compras desejada antes da negociação e apenas iniciar o processo caso o fornecedor esteja homologado; Instruir o fornecedor a se pré-cadastrar gratuitamente no sistema, caso tenha interesse em fornecer, reduzindo o tempo gasto em ligações e e- mails, além de eliminar cadastros paralelos; A partir da data acordada com o cliente, todos os novos cadastros serão através do Sistema de Homologação, eliminando essa atividade burocrática dos compradores.

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22 Os 20 passos da Implantação 1. Definição da base de fornecedores ativos; 2. Definição das categorias de compras; 3. Desenvolvimento da Matriz de documentos/informações por categoria de compras; 4. Definição das informações financeiras a serem analisadas (Boa Vista / Serasa / validade da análise); 5. Definição das regras de análise de documentos; 6. Definição dos Termos de aceite obrigatórios(código de ética, manual do fornecedor, políticas internas, etc); 7. Definição dos RFI s; 8. Definição dos perfis de acesso; 9. Definição do modelo de cadastro inicial (convite/espontâneo/misto); 10.Definição do Hotsite;

23 11. Definição das imagens institucionais a serem utilizadas; 12. Desenho do modelo de integração com o ERP (integral/parcial/txt); 13. Desenho dos fluxos e processos internos (homologação, bonificação, emergência, carta de exceção); 14. Realização de simulado e trial com fornecedores; 15. Definição dos formatos e conteúdos de comunicação com os fornecedores para o momento da implantação; 16. 1ª. Comunicação aos fornecedores; 17. Mensuração dos impactos e definição final dos valores da anuidade; 18. Criação do cronograma de absorção dos fornecedores/categorias de compra ª. Comunicação aos fornecedores; 20. Go live.

24 Nos visite na web: Matriz: Av Dr. Silva Melo 520. Edif. Negro cj Jd. Marajoara. São Paulo. SP Escritório Comercial: Rua Helena, 275. cj. 22. Vila Olímpia. São Paulo. SP