SISTEMA NORMATIVO CORPORATIVO PROCEDIMENTO CÓDIGO TÍTULO VERSÃO PR.FT.ABS CADASTRO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES 02

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1 SISTEMA NORMATIVO CORPORATIVO CÓDIGO TÍTULO VERSÃO PR.FT.ABS APROVADO POR DANIEL DE SOUZA SANTIAGO COMPRAS E LOGÍSTICA

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO HISTÓRICO DAS REVISÕES APLICAÇÃO REFERÊNCIAS EXTERNAS DEFINIÇÕES DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES Seleção de Fornecedores Cadastro e Qualificação Documental Cadastro de Novos Fornecedores Alteração de Cadastro Existente Relação de possíveis materiais ou serviços que poderão ser fornecidos à EDP Níveis de Cadastro Taxa de anuidade Validade do cadastro Qualificação Técnica Avaliação da Capacitação Técnica em Fornecedores de Serviços Avaliação Industrial em Fornecedores de Materiais Críticos Homologação de Protótipo em Fornecedores de Materiais Críticos REGISTROS DA QUALIDADE ANEXOS... 7 PÁGINA 2 DE 11

3 1. OBJETIVO Estabelecer as diretrizes para o processo de seleção de fornecedores desde o cadastro (Registro Repro), qualificação documental, qualificação técnica e homologação, para eventuais fornecimentos de materiais e serviços às empresas do Grupo EDP no Brasil. A seleção de fornecedores visa à contratação de empresas que atendam integralmente as legislações aplicáveis, que estejam com a situação regular diante dos órgãos públicos relativos a pagamento de impostos e tributos, comprometidos com os valores e princípios do Grupo EDP e aspectos relativos à saúde e segurança do trabalho, meio ambiente, responsabilidade social e que tenham capacitação técnica para fornecer os materiais e serviços. 2. HISTÓRICO DAS REVISÕES Versão Início da Vigência Responsáveis Seções atingidas / Descrição 01 01/12/2014 Elaboração: Erico Umezu e Aline Alvarez. Aprovação: Daniel de Souza Santiago 02 30/11/2016 Revisão: Fernanda Vieira, Givanaldo P. da Silva, Erico Umezu, Diego Dornelles Moitinho. 3. APLICAÇÃO Aprovação: Daniel de Souza Santiago Emissão inicial. Revisão geral do procedimento. Inclusão dos requisitos de qualificação técnica de fornecedores. Este procedimento se aplica aos fornecedores centralizados de materiais (bens) e serviços envolvidos pelos processos de aquisição centralizada ou descentralizada emergencial quando o valor contratado ultrapassa o valor limite vigente pelo Manual de Competências, nas empresas controladas exclusivamente pelo Grupo EDP no Brasil e naquelas onde haja acordo para tal. 4. REFERÊNCIAS EXTERNAS Manual de Competências NBR NBR ISO 9001 NBR ISO Manual de Competências da EDP que define os limites de responsabilidade por cargo, disponível somente ao público interno da EDP através da intranet. Avaliação Técnica de Fornecedores Sistemas de Gestão da Qualidade Gestão Ambiental OHSAS Sistema de Gestão Ocupacional de Saúde e Segurança 5. DEFINIÇÕES EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇO DA EDP PARA QUALIFICAÇÃO DOCUMENTAL FORNECEDOR MATERIAIS CRÍTICOS Empresa que realiza qualificação documental, que gere e armazena os documentos, mantém a base de dados e informações e disponibiliza ferramenta de consulta dos documentos e informações dos fornecedores e empresas que querem fornecer ao Grupo EDP. O contrato entre essa empresa e as empresas do Grupo EDP no Brasil é estabelecido pela EDP de Portugal. Pessoa física ou jurídica contratada pelas empresas do Grupo EDP do Brasil para fornecer materiais e/ou serviços. São considerados materiais críticos, todos os materiais padronizados pelas áreas de Engenharia das empresas do Grupo EDP no Brasil, que possuem especificação técnica PÁGINA 3 DE 11

4 REGISTRO REPRO e são aplicados nas redes de distribuição de energia elétrica, geração e demais utilização pelas empresas do Grupo EDP no Brasil. Os materiais críticos são identificados no SAP pelo campo Suprimento QM ativo na aba Admin. Qualidade no cadastro do material (mestre de materiais). Processo referente ao cadastro da empresa na base de possíveis fornecedores da EDP, gerenciado pela Empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental. Cada empresa cadastrada na base de fornecedores da EDP recebe um número de identificação que também pode ser chamado de Registro. 6. DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES 6.1. Seleção de Fornecedores A seleção de fornecedores da EDP é composta pelas seguintes etapas: Etapa de Cadastro e Qualificação Documental. Etapa de Qualificação Técnica: 6.2. Cadastro e Qualificação Documental Cadastro de Novos Fornecedores Avaliação da Capacitação Técnica em Fornecedores de Serviços; Avaliação Industrial em Fornecedores de Materiais Críticos. Homologação de Protótipo para Fornecedores de Materiais Críticos. A solicitação de cadastros novos de empresas que desejam fazer parte da base de possíveis fornecedores da EDP devem ser realizadas através do site da EDP ( no qual a empresa preencherá um questionário e dará início ao fluxo de Registro Repro da empresa prestadora de serviços de qualificação documental da EDP. O cadastro do fornecedor na base de fornecedores do Grupo EDP no Brasil não garante necessariamente a contratação. O mesmo constará na base de possíveis fornecedores e poderá ser convidado a participar dos processos de cotação conforme necessidade do Grupo EDP Alteração de Cadastro Existente As alterações e/ou atualizações cadastrais pelo fornecedor devem ser solicitadas para a empresa prestadora de serviços de qualificação documental, conforme divulgado no site da EDP ( É de total responsabilidade do fornecedor, manter a informação de registro atualizada e fidedigna perante o Grupo EDP Relação de possíveis materiais ou serviços que poderão ser fornecidos à EDP Durante o preenchimento do questionário do site da EDP, o fornecedor deverá informar todos os possíveis materiais ou serviços que poderá fornecer à EDP. Esta relação de materiais ou serviços informados no questionário é disponibilizada aos compradores da EDP através da ferramenta de e-commerce utilizado pela EDP Níveis de Cadastro Os cadastros dos fornecedores são classificados em três níveis, conforme o volume de negócios anual com o Grupo EDP. Nível Básico potenciais empresas fornecedoras em seu cadastro inicial ou fornecedores com um volume de negócios anual com o Grupo EDP inferior a R$ ,00; Nível Standard fornecedores com um volume de negócios anual com o Grupo EDP situado entre R$ ,00 e R$ ,00; Nível Estratégico fornecedores com um volume de negócios anual com o Grupo EDP superior a R$ ,00. PÁGINA 4 DE 11

5 Após o envio do questionário, o fornecedor receberá no do contato cadastrado, um da empresa prestadora de serviços da EDP de qualificação documental com a lista de documentos solicitados e o link para upload dos mesmos. Para cada nível de registro é solicitado uma quantidade de documentos, conforme Anexo A. Depois do envio da documentação completa e vigente, o processo de registro entra em fase de validação dos documentos enviados, onde a empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental tem um prazo para atendimento de 48 (quarenta e oito) horas úteis para os níveis básico, standard e estratégico. Além da validação dos documentos obrigatórios relacionados no Anexo A, a empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental também realiza consulta ao Portal de Transparência Pública e Lista de Trabalho Escravo ou Infantil do Ministério do Trabalho. A presença do CNPJ consultado no Portal de Transparência ou na Lista de Trabalho Escravo ou Infantil do Ministério do Trabalho terá como resultado o cancelamento do cadastro do fornecedor no sistema. Ao término da validação, não havendo inconsistências na documentação, a empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental informa o número de registro à empresa Taxa de anuidade Somente aos fornecedores classificados no Nível Estratégico é cobrada uma taxa de anuidade. Esta taxa de anuidade visa suportar parte dos encargos com o processo de gestão e manutenção da informação na base de dados e é compartilhada entre o fornecedor e a EDP. As empresas registradas neste nível tornar-se-ão visíveis a outras empresas aderentes ao sistema, para além das estruturas do Grupo EDP, tanto no Brasil como em outros países. O valor da taxa de anuidade imputável ao fornecedor pode ser consultado no site da EDP ( A cobrança é realizada diretamente pela empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental ao fornecedor. Nos níveis de registro Básico e Standard, os encargos administrativos envolvidos são suportados na íntegra pela EDP, sendo que os fornecedores registrados nestes níveis encontram-se visíveis apenas para as estruturas do Grupo EDP Validade do cadastro O cadastro tem validade de 12 meses, a contar a partir da data de registro, conforme acordado com a empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental. A Empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental notifica o fornecedor com antecedência de 60 (sessenta) dias antes do vencimento para iniciar o processo de renovação. Após o vencimento do registro RePro, os fornecedores dos níveis básicos e standard tem 60 (sessenta) dias para concluir o processo de renovação e os fornecedores do nível estratégico tem 120 (cento e vinte) dias para tal. Durante este período, o status do registro RePro fica com status Em processo de renovação. Vencendo o prazo do processo de renovação do registro Repro e não havendo a renovação no prazo estipulado acima, o fornecedor tem seu registro cancelado no sistema RePro e seu cadastro descentralizado no SAP. Durante o processo de renovação do registro RePro, o fornecedor deve entrar em contato com a Empresa de qualificação documental, atualizar as informações cadastrais e enviar as documentações que estiverem vencidas. Após ter o registro cancelado no Repro, para reativação, o fornecedor deve entrar em contato com a Empresa prestadora de serviços da EDP para qualificação documental, atualizar as informações cadastrais e enviar as documentações que estiverem vencidas. Durante o período de validade anual do registro RePro do fornecedor, eventualmente, alguma documentação pode ter a validade vencida. Nestes casos, a ferramenta RePro indica aos utilizadores a situação do fornecedor. A Empresa de qualificação documental verifica e atualiza o documento somente no momento da renovação ou se solicitado pela EDP a qualquer momento, em caso de necessidade. PÁGINA 5 DE 11

6 6.3. Qualificação Técnica O cadastro e qualificação documental não garantem a contratação do fornecedor e trata-se de uma etapa independente da qualificação técnica do fornecedor. Após a qualificação documental, para os materiais e serviços considerados críticos para o Grupo EDP no Brasil, haverá processos de qualificação fabril e homologação de materiais/serviços quando aplicável, de acordo com as normas e especificações técnicas vigentes, tão como o processo comercial para contratação. Para os fornecedores de materiais críticos é obrigatória a aprovação na Qualificação Técnica antes de quaisquer fornecimentos. Todas as despesas envolvidas com hospedagens, locomoção, alimentação e homem/hora das visitas técnicas para Avaliação Industrial, Homologação de Protótipo são de responsabilidades do Grupo EDP no Brasil, com exceção dos casos de necessidade de reavaliação por algum motivo de responsabilidade do fornecedor Avaliação da Capacitação Técnica em Fornecedores de Serviços A avaliação da capacitação técnica dos fornecedores de serviços é de responsabilidade da área requisitante, a qual será a gestora do contrato. As análises pertinentes a avaliação da capacitação técnica do fornecedor poderá ocorrer em um dos dois momentos abaixo, ficando a critério da EDP: Em paralelo a etapa de cadastro e qualificação documental do fornecedor; Durante o processo de contratação, antes da assinatura de contrato. A avaliação da capacitação técnica tem como objetivo avaliar a capacidade do fornecedor em atender a especificação técnica do serviço a ser contratado, atendendo às legislações e diretrizes Ambientais, de Saúde e Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social, no que esteja relacionado às suas instalações e atividades. A avaliação da capacitação técnica, a critério do Grupo EDP no Brasil, poderá ser realizada através de análise de documentação técnica disponibilizada pelo fornecedor ou de visita técnica às instalações deste realizada pela área requisitante Avaliação Industrial em Fornecedores de Materiais Críticos Para os materiais da UNG, UNC e Centro Corporativo, fica a critério da área requisitante decidir quanto a avaliação industrial nas instalações do fornecedor. Caso seja decidido pela realização, esta deverá ser feita pela área requisitante. Para os materiais das empresas distribuidoras do Grupo EDP no Brasil, é de responsabilidade da área de Compras realizar a avaliação industrial e homologação nos materiais críticos antes da contratação. Para iniciar o processo de avaliação industrial o fornecedor deverá solicitar a visita técnica de representante da EDP através do homologacaomateriais@edpbr.com.br. O agendamento para realização da avaliação industrial seguirá conforme prioridades internas do plano de compras da EDP. A Avaliação Industrial avalia a capacidade técnica industrial do fornecedor em produzir, armazenar e fornecer materiais críticos em conformidade com as especificações técnicas, atendendo às legislações e diretrizes Ambientais, de Saúde e Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social, no que esteja relacionado às suas instalações, fábricas e atividades. A Avaliação Industrial é realizada através de visita técnica, in loco às instalações do fornecedor onde são fabricados os materiais para eventual fornecimento ao Grupo EDP no Brasil e é baseada no Relatório de Avaliação Industrial, conforme modelo no Anexo B deste procedimento. São documentos obrigatórios para aprovação na Avaliação Industrial: Licença de Operação emitida pelo órgão ambiental; Alvará de Funcionamento emitido pela Prefeitura municipal; Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros AVCB; Cadastro Técnico Federal CTF do IBAMA, em caso de fornecimento de artefatos de madeira. Os documentos obrigatórios deverão ser anexados ao Relatório de Avaliação Industrial. PÁGINA 6 DE 11

7 Homologação de Protótipo em Fornecedores de Materiais Críticos Para os materiais da UNG, UNC e Centro Corporativo, fica a critério da área requisitante decidir quanto a necessidade de homologação de protótipo. Caso seja decidido pela realização de homologação, esta deverá ser feita pela área requisitante. Para os materiais das empresas distribuidoras do Grupo EDP no Brasil, é de responsabilidade da área de Compras realizar a homologação nos materiais críticos antes da contratação. Para iniciar o processo de homologação de material o fornecedor deverá encaminhar para o endereço homologacaomateriais@edpbr.com.br, informando a relação de materiais de interesse a serem homologados. O processo será iniciado conforme prioridades internas do plano de compras da EDP. Os Protótipos devem, obrigatoriamente, ser submetidos e aprovados no processo de homologação conforme definido por cada especificação técnica antes de qualquer fornecimento à EDP. Este processo poderá ser realizado em conjunto com a Avaliação Industrial. 7. REGISTROS DA QUALIDADE Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Descarte Registros e Documentos dos fornecedores Relatório de Homologação de Materiais Relatório de Avaliação Industrial Relatório de Avaliação de Capacitação Técnica 8. ANEXOS Eletrônico Eletrônico (Registro Info QM) Firewall e Sistema de Proteção da Contratada Firewall e Sistema SAP CNPJ ou Número do Registro Código do Fornecedor e Código do Material Pasta na rede Firewall Nome do Fornecedor Área requisitante Firewall Nome do Fornecedor 5 anos A partir de 5 anos A. RELAÇÃO DE DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA O CADASTRO DE FORNECEDORES COM REPRO B. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO INDUSTRIAL PÁGINA 7 DE 11

8 ANEXO A - RELAÇÃO DE DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA O CADASTRO DE FORNECEDORES COM REPRO NÍVEL BÁSICO Auto declaração e Questionário assinado e carimbado pelo(s) Representante(s) Legal(is). Consulta do CNPJ nas Listas Negras de Trabalho Infantil ou Escravo no site do Ministério do Trabalho, porém não há evidências de registros desta atividade. NÍVEL STANDARD Auto declaração e Questionário assinado e carimbado pelo(s) Representante(s) Legal(is). Certidão de Regularidade com a Fazenda Federal (Certidão da União). Certidão do FGTS Consulta do CNPJ nas Listas Negras de Trabalho Infantil ou Escravo no site do Ministério do Trabalho, porém não há evidências de registros desta atividade. NÍVEL ESTRATÉGICO Contrato Social. Declaração de Ato Constitutivo (o representante legal declara que a alteração encaminhada é a última e deve ser indicada a data que logo é avaliada com o documento). Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados dos últimos 2 (dois) anos (autenticados). Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados em Formato da Empresa de qualificação documental. Certidão Negativa de Débitos Estaduais. Certidão Negativa de Débitos Municipais. Certidão do FGTS. Certificado de Registro ou documento comprovatório de inscrição na entidade profissional competente. Certidão de Regularidade com a Fazenda Federal (Certidão da União). Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Declaração Cadastral junto ao Fisco Estadual (somente para empresas de SP). Atestados de Capacidade Técnica (quando aplicável). Certificados de Qualidade, Meio Ambiente e Segurança No Trabalho (opcional). Declaração sobre a inexistência em o quadro de funcionários de trabalho infantil. Declaração de registro RePro. Termo de Responsabilidade Socioambiental (documento específico do Grupo ENDESA BR, porém é obrigatório para todos os fornecedores de nível Estratégico). Declaração de Relação Comercial ou de Parentesco com Firma Reconhecida (documento específico do Grupo ENDESA BR, porém é obrigatório para todos os fornecedores de nível Estratégico). Questionário Socioambiental (documento específico do Grupo ENDESA BR, porém é obrigatório para todos os fornecedores de nível Estratégico). Consulta do CNPJ nas Listas Negras de Trabalho Infantil ou Escravo no site do Ministério do Trabalho, porém não há evidências de registros desta atividade. PÁGINA 8 DE 11

9 ANEXO B RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO INDUSTRIAL PÁGINA 9 DE 11

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