GESTÃO EMPRESARIAL AO SEU ALCANCE

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1 GESTÃO EMPRESARIAL AO SEU ALCANCE

2 ERP: prioridade número 1 das empresas brasileiras A demanda é clara: os software de gestão empresarial, os ERPs (Enterprise Resources Planning) se mantêm como prioridade de investimento em tecnologia da informação (TI) da maioria das empresas brasileiras. Os números não mentem jamais. De acordo com estudos realizados pela IDC Brasil, empresa internacional de consultoria de negócios, 23% das companhias que operam no País têm o ERP como prioridade em sua área de tecnologia. Os gastos com esse tipo de tecnologia continuam crescentes, segundo o levantamento da consultoria. No ano passado, 14% das empresas brasileiras desembolsaram 2,6 milhões de reais ou mais na implantação de projetos de ERP, enquanto 6% investiram menos de 9 mil reais. Esse investimento envolveu despesas com hardware (24%), software (32%) e serviços (44%). O foco contínuo das empresas nacionais com ERP não é descabido. Embora ainda seja uma prática comum em várias empresas, controlar os negócios no papel, em planilhas do Excel esparsas ou com software antigos e capengas está hoje completamente fora de moda. Quem busca maior redução de custos operacionais, respostas mais ágeis ao negócio, mais produtividade, enfim, só tem uma saída: o auxílio dos sistemas de ERPs. Pelo menos é o que comprova um estudo feito pela IDC com 2,7 mil empresas de diferentes portes e ramos de atividades. A busca por mais eficiência, crescimento e adoção de melhores práticas foram indicadas como os principais motivadores da adoção de software de gestão integrada. O sistema ERP é um pacote comercial de software que busca organizar, padronizar e integrar as informações transacionais que circulam dentro das empresas. Surgiu como uma evolução dos sistemas MRPs (Material Requeriment Planning planejamento das requisições de materiais), que fizeram muito sucesso nos anos 70. Na década de 80, que marcou o início das redes de computadores ligadas a servidores, o MRP se transformou em MRP II (Manufacturing Resources Planning-planejamento dos recursos de manufatura), agora controlando também outras atividades como mão-de-obra e maquinário. A partir da segunda metade dos anos 90, os sistemas ERPs se apresentaram em sua forma que têm atualmente, destinados a ajudar as empresas a melhorar sua produtividade e obter vantagem competitiva através do uso da tecnologia de informação. Um dos grandes benefícios dos sistemas de gestão integrada é que eles permitem acesso à informação confiável em uma base de dados central em tempo real. Possuem uma estrutura modular, onde as melhores práticas do mercado foram aplicadas aos principais processos de negócios das empresas: contabilidade, financeiro, compras, vendas, distribuição, planejamento e controle de produção, recursos humanos, processos fiscais, entre outros. Quer dizer, trata-se de um sistema que revoluciona uma empresa através de uma melhor administração da produção e investimento. Ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a empresa pode atingir um patamar de produção mais inteligente, rápida e melhor.

3 A melhor escolha do software de gestão Os software de gestão integrada podem incluir controles financeiro, de estoque, folha de pagamento, faturamento, logística, compras e ainda soluções específicas para determinados segmentos, mas a escolha de um bom sistema não é uma tarefa fácil. Anos de experiência em consultoria corporativa e em tecnologia da informação permitiram que a People Solutions, que atua desde 1995 com foco em soluções de gestão e prestação de serviços ASP (Application Service Provider), constatasse uma carência de sistemas integrados de gestão empresarial voltados à administração de negócios de acordo com a realidade brasileira. E que contemplassem os aspectos da tecnologia emergente. A preocupação em oferecer uma solução de alta tecnologia, considerando a possibilidade de acesso ao sistema remotamente via Internet ou por qualquer outro meio de comunicação, resultou em uma aplicação extremamente flexível, em ambiente Oracle e interface gráfica. Daí surgiu o Gestão*WEB, uma solução de gestão empresarial que une avançados conceitos de administração e alto grau de automação, desenvolvida de acordo com as exigências do mercado brasileiro e considerando-se todos os aspectos regionais em relação às questões operacionais e, principalmente, fiscais e tributárias. Um dos grandes problemas enfrentados pelas organizações brasileiras é obter as informações necessárias à tomada de decisões em tempo real. Muitas vezes, nem sempre é possível ter informações consistentes e rápidas, o que resulta em controles redundantes e deficientes no fluxo de informações entre os vários departamentos de uma empresa. O Gestão*WEB busca resolver essa dificuldade. O software unifica e organiza as informações de toda a empresa, introduzindo um padrão nos seus procedimentos internos, otimizando e reduzindo os custos das atividades operacionais. Manter uma base de dados única na empresa é condição para a qualidade do seu sistema de informação. A utilização de uma solução adequada como o Gestão*WEB, que assegura total integridade das informações, pode representar um passo importante para a administração das operações de uma empresa e suporte à tomada de decisões. É um software que propicia aumento de competitividade, pois também possui ferramentas de Business Intelligence que auxiliam na definição das estratégias de negócios. O acesso ao Gestão*WEB é feito via Internet ao datacenter da People Solutions, localizado em São Paulo, dentro do conceito ASP, o que possibilitará seu uso de qualquer estado ou país com segurança e rapidez.

4 O foco nas pequenas e médias empresas Consultores e analistas de mercado recomendam: a escolha de uma solução de ERP tem muito menos a ver com o porte da empresa do que com o número de transações. Quando uma empresa sistematiza suas informações, passa a depender menos das pessoas e mais dos processos. Entre as grandes empresas, o ERP já se tornou um lugar comum, mas entre as pequenas e médias organizações a carência por soluções de gestão integrada é muito grande. O que se vê ainda em muitas empresas é o uso de soluções pontuais, desenvolvidas sob encomenda, que atendem apenas parte das necessidades de negócios. Há, portanto, um mercado potencial expressivo para quem busca atingir os pequenos e médios empreendimentos, como é o caso da People Solutions. A procura por ERP vem aumentando porque as empresas, de modo geral, estão mais preocupadas em ganhar competitividade. As pequenas e médias empresas também estão percebendo isso e começam a correr atrás de soluções mais adequadas às suas necessidades. É um mercado realmente fabuloso, de acordo com as avaliações das entidades empresariais e empresas de pesquisas e consultoria de negócios. Um estudo da Yankee Group Brasil mostrou que mais de 50% das empresas com faturamento anual abaixo de 100 milhões de reais ainda não possuem esse tipo de sistema, enquanto que nas grandes empresas, com faturamento anual acima de 100 milhões de reais, a utilização de ERP é vista quase como uma panacéia. Segundo o Sebrae, os pequenos escritórios representam hoje 99,2% das empresas no país e 57,2% do total de empregados brasileiros, atingindo aproximadamente 4,9 mil pequenos negócios. Muitas dessas empresas, ainda de acordo com o Sebrae, quebram por problemas de administração, não por falta de mercado. Isso explica, dizem os analistas, a busca mais acelerada hoje por soluções de gestão que conduzam a um aumento da rentabilidade. Nesse novo contexto, os fornecedores de ERPs, muitos dos quais até então direcionados para as grandes organizações, lançam estratégias de atuação diferenciadas para competir nesse mercado. Nos últimos anos, a People Solutions consolidou-se como uma das principais consultorias brasileiras com foco direcionado no fornecimento de soluções de gestão e prestação de serviços ISP/ASP, tendo como principais produtos o Gestão*WEB, composto por vários aplicativos que permitem a automatização de diferentes áreas da empresa, independente do segmento de atuação. A empresa tem forte presença no mercado brasileiro atingindo um mercado vertical composto por empresas de serviços em geral, como gestão de convênios, hospitais, varejistas, atacadistas, concessionárias de veículos, escolas e faculdades, transportadoras e construtoras.

5 Case 1: Mais rapidez na logística da Aurora Alimentos Com 17 cooperativas filiadas, mil associados, mais de nove mil funcionários, e um faturamento líquido de quase 1,5 bilhão de reais, a Cooperativa Central Oeste Catarinense Aurora é hoje um dos maiores conglomerados industriais do Brasil e referência mundial na tecnologia de processamento de carnes. Suas prioridades giram em torno da ampliação do mix de produtos com embalagens menores e semi-elaborados, levando ao consumidor alimentos de preparo rápido. Nesse cenário, a logística de distribuição e vendas é um componente fundamental e motivou a cooperativa a adotar uma solução de gestão empresarial que assegurasse um controle permanente e eficaz de suas operações. Com a utilização do software Gestão*WEB, desenvolvido pela People Solutions, a Aurora passou a gerenciar, faturar e atender cerca de sete mil pedidos de vendas registrados diariamente em todo o país em até 24 horas. Nosso cliente certamente se beneficiou muito com a solução adotada porque, agora, podemos atender pedidos até às 19 horas e emitir notas fiscais a qualquer hora do dia, conta Leomar Somensi, diretor comercial da Aurora. É uma mudança substancial. Há 36 anos, o setor frigorífico se caracterizava pelas atividades artesanais, oferecendo uma pequena variedade de produtos. A Cooperativa Central Oeste Catarinense Aurora buscou investir na industrialização da matéria-prima para agregar mais valor aos seus produtos e crescer, levando consigo toda uma comunidade que começava a fazer parte desta cooperativa. Durante mais de três décadas, a Aurora obteve nobres conquistas: fez crescer uma região, deu qualidade de vida ao homem do campo, foi responsável pelo surgimento e sustentação de comunidades inteiras, modernizou o setor frigorífico e deixou sua marca em um dos períodos de maior desenvolvimento agroindustrial do Brasil. Mas algo precisava ser feito ainda na área de tecnologia da informação para aumentar ainda mais a competitividade da cooperativa. Com uma estrutura de distribuição que visa alcançar não só as grandes redes, como os varejistas, padaria e pequenos mercados, a Aurora tem seis unidades comerciais estrategicamente posicionadas nas cidades de Erechim (RS), Recife (PE), Brasília (DF), Rio Preto e São Paulo (SP) e Rio de Janeiro (RJ). Antes da implantação do Gestão*WEB, todas as unidades comerciais possuíam seu próprio servidor e backup. O cadastramento de novos produtos, a alteração de preços e pesos ou configuração de impostos eram realizados em cada unidade, um processo pouco ágil. O faturamento ocorria uma vez ao dia, o que dificultava a emissão de notas a qualquer hora e carregamentos extras. Por isso, foi identificada a necessidade de implantar um sistema que agilizasse todo esse processo. A implantação do Gestão*WEB começou em Recife e se estendeu depois para outras unidades. Em São Paulo, a solução já funciona há nove meses, sendo o centro de distribuição com maior volume de pedidos e notas fiscais, com uma média diária de 4 mil pedidos de vendas por dia. A próxima etapa será a unidade do Rio de Janeiro, finalizando o projeto de

6 implantação. São mais de sete mil notas fiscais por dia, um crescimento de mais de 30% durante o projeto, sem necessidade de aumentar gastos de pessoal e infra-estrutura. Antes, não tínhamos como centralizar a gestão de preços. Hoje, o sistema permite faturar uma grande venda em São Paulo e enviá-la direto do complexo industrial de Chapecó (SC), comemora Somensi. Para o gerente de tecnologia da Aurora, Cláudio Cotini, a possibilidade de customizar o software foi um dos grandes diferenciais na escolha do fornecedor. Precisávamos centralizar as operações comerciais em uma única infra-estrutura e a People Solutions foi escolhida por ter aderência, facilidade de negociação e flexibilidade para mudanças ou customizações, afirma o executivo. A People Solutions, empresa especializada em soluções de gestão e consultoria está oferecendo mais facilidade para quem deseja investir no sistema de gestão empresarial Gestão*Web. O ERP da empresa já se encontra cadastrado no portal de operações do BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social) e pode ser comprado via internet, com financiamento de longo prazo, juros baixos e taxas fixas. A iniciativa visa beneficiar todos os micros, pequenas e médias empresas, portadoras do cartão BNDES, o qual pode ser adquirido por todos que estão em dia com as obrigações com o INSS, FGTS, RAIS e demais tributos federais. Através do portal, o comprador pode fazer a solicitação do Gestão*Web virtualmente e com a garantia da instituição financeira como intermediadora do negócio. Segundo a empresa, as parcelas fixas do financiamento ajudam o comprador a organizar melhor o seu orçamento.

7 Case 2: Sigvaris usufrui de sistema integrado de gestão empresarial A Sigvaris, empresa do setor medico hospitalar têxtil, acaba de integrar todos os seus sistemas de gestão empresarial em uma única ferramenta, desenvolvida e implantada pela People Solutions. Trata-se do GestãoWeb, solução capaz de agilizar o processo de faturamento da empresa. Com todas as informações em um único sistema, a Sigvaris avalia que diminuiu o tempo e quantidade de horas trabalhadas para o atendimento dos pedidos de vendas. A empresa necessitava modernizar seu sistema de gestão, que havia sido projetado para ser eficiente há cinco anos. Segundo o controller da empresa, Alfredo Vieira, a Sigvaris sofria com a falta de integração: Ter o faturamento e a contabilidade separados, exigia mais horas de trabalho. Hoje, quando se digita o pedido de venda, o sistema é capaz de consultar o estoque, o histórico do cliente e o limite de crédito, e, logo em seguida, processar o faturamento, com a emissão da nota fiscal, conta. Com a solução, o controller afirma que todo o processo se tornou mais ágil e preciso, beneficiando, no fim, os clientes. Não incorremos em erros como faturar e não ter em estoque. Além disso, o que demorava até um dia, podemos realizar, muitas vezes, em cinco minutos, diz. A implantação do GestãoWeb começou em março de 2005, quando a empresa optou por realizar a instalação em etapas, sendo integrados, primeiro, os módulos Faturamento e Contabilidade, depois, Compras e Estoques, implantados até julho de 2005 e, por último, estamos implantando, Fluxo de Caixa e Ativo Fixo. Houve customização de alguns módulos: A parte legal e tributária é quase sempre padrão e não modificamos nada, mas precisamos inserir a atualização da lista de preços, pois vendemos meias medicinais de tamanhos e cores diferentes, ou seja, diversos itens do mesmo produto. Assim, temos mais rapidez e segurança no atendimento., afirma Alfredo. A integração envolveu não só os sistemas antigos da companhia, como também o sistema industrial, que está situado fisicamente nos Estados Unidos, afirma o responsável pela área TI e administração de vendas da Sigvaris, Jorge Okumura. Como o servidor da empresa não tinha capacidade para armazenar todas as informações, a Sigvaris optou pela transição do banco de dados para o servidor da People Solutions, que ficou responsável pela manutenção e atualização do sistema. Com isso, a empresa evita problemas técnicos, a indisponibilidade do sistema e garante a segurança de acesso via internet.

8 Case 3: Dakhia comemora ganho de velocidade e segurança A Dakhia, importadora e indústria de compostos termoplásticos, usufrui hoje de uma moderna solução de gestão empresarial desenvolvida e implantada pela People Solutions. O GestãoWeb, ferramenta que ajuda na administração de empresas de vários setores da economia, trouxe agilidade e segurança na troca de informações gerenciais. A solução previne a perda de dados porque oferece o armazenamento das informações em um DataCenter mantido pela People Solutions, fora da empresa. Com isso, a Dakhia não precisa se preocupar com a manutenção e atualização do sistema. Para Enio de Souza, gerente de sistemas da empresa, essa foi uma das principais razões para escolha do GestãoWeb: Agora não somos mais vulneráveis a problemas técnicos e temos a certeza de que a informação estará sempre disponível, afirma. Além da segurança de backup, o GestãoWeb proporcionou mais rapidez pois reuniu e organizou em um único sistema toda a parte administrativa da empresa. Antes, utilizávamos três sistemas e tínhamos muito trabalho de digitação, agora, economizamos tempo e temos as informações mais acessíveis, diz Enio. Os módulos adquiridos pela Dakhia foram: Cadastros Gerais, Faturamento de Serviços, Gestão de Compras, Gestão de Vendas, Estoques e Caixas e Bancos. Houve customização no módulo Estoques, para melhor rastreabilidade dos lotes, o que também afetou indiretamente os módulos de Gestão de Vendas e Compras, afirma o gerente. O processo de implantação se iniciou há mais de um ano até se ajustar perfeitamente ao funcionamento da empresa. Hoje, com a solução implantada, a Dakhia reconhece os benefícios e pretende ampliar o projeto. Ainda temos a intenção de implantar os módulos Comissões, Fluxo de Caixa e Contabilidade, completa Enio.