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1 INDICE DESTE DESCRITIVO Assunto Páginas Apresentação geral do e-labore 2-3 Relação e descritivo dos módulos 4-5 Opções de comercialização 6 CRM: Pacotes Promocionais 6 Sadneg CRM - detalhamento 7-9 Sadneg CRM Relatórios dinâmicos Sadneg CRM Controle KM rodado 13 Sadneg CRM Gerente Eletrônico 14 TTS CRM - detalhamento TTS pesquisa de satisfação Tarefas - detalhamento Agenda - detalhamento Caso de Sucesso (51) (41)

2 Apresentação O e-labore é o ambiente colaborativo desenvolvido pela SPPS, modular e expansível, que permite que usuários em vários pontos locais ou remotos trabalhem em conjunto através de uma moderna interface padrão web. O sistema contém um completo CRM (Customer Relationship Management, ou Sistema de Gerenciamento de Relações com Clientes) e enfatiza em especial a área de negócios, incluindo controle de vendas, status, histórico e relatórios para um acompanhamento detalhado e seguro de todas as negociações de sua empresa, desde as prospecções até o pós-venda. No e-labore, todos os usuários podem se comunicar e compartilhar diversos tipos de informações em tempo real, como mensagens, arquivos, s, agenda, listas de tarefas e anotações. O e-labore oferece também um completo sistema de controle e acompanhamento de chamados e ordens de serviço eletrônicas e assistência técnica, com definição de prioridades e grupos de atendimento. Este módulo gera automaticamente uma base de conhecimento e emite estatísticas para análise gerencial e lembretes por integrados com a agenda do sistema. Algumas características do e-labore O sistema destaca as seguintes funcionalidades: Sistema de controle e acompanhamento de ordens de serviço e assistência técnica Gerenciador de prospecções e negócios / CRM Gerenciador de arquivos Webmail com interface poderosa e intuitiva Agenda/calendário com visualização de todos os usuários Envio automático de s Sistema de Workflow integrado Amplo controle sobre níveis de usuário e permissões de acesso Gráficos de fácil compreensão Integração com outros sistemas 2 - (51) (41)

3 Módulos do sistema O e-labore é dividido em módulos, e cada módulo possui uma finalidade específica. Acesso aos módulos Todos os módulos são acessados através do menu Módulos. Quando este menu é clicado, aparece um sub-menu com os módulos instalados. Os módulos instalados podem variar de acordo com as particularidades de seu sistema e seu nível de permissão. Módulos principais do e-labore MÓDULOS INTEGRADORES ANOTAÇÕES FORUM TTS CRM WORKFLOW WEBMAIL HOJE Sadneg CRM CONTATOS TAREFAS AGENDA GERENCIADOR ARQUIVOS BANCO DE DADOS 3 - (51) (41)

4 Relação e descritivo dos módulos A seguir apresenta-se a lista de todos os módulos que compõem o e-labore e sua respectiva descrição. Os módulos foram agrupados de acordo com as suas características funcionais em relação ao produto. Sadneg CRM: ambiente para registro e controle das atividades de prévenda. Registra o histórico de contatos, propostas em vários formatos, reuniões, negociações e contratos. Possui recursos de envio automatizado de , relatórios gráficos do funil e do ciclo de vendas, além do desempenho das pessoas de vendas. Suas funcionalidades possibilitam à empresa o gerenciamento de equipes comerciais, vendedores e gerentes, fidelização e cross-selling na carteira de clientes. TTS CRM: registro e controle das atividades de pós-venda. Registra o histórico de contatos do cliente. Através da abertura de chamados, permite verificar o histórico do cliente. Possui recursos de envio automatizado de e- mail, cria uma base de conhecimento de resoluções de problemas. Possui relatório gráfico que aponta os índices de atendimento por tipo de assunto e período de tempo. Organização e formalização do atendimento de pósvendas. Ordem de serviço eletrônica. Identificação de novas oportunidades nos clientes e de produtos/serviços problemáticos. Workflow: a função deste recurso é a de criar um fluxo de atividades automatizadas, fazendo uso dos diversos módulos do e-labore, permitindo definir um roteiro, um fluxo de ações pré-determinadas para implementação dos processos internos de uma empresa. Podemos, por exemplo, transformar o processo de cadastramento de um novo cliente em um workflow, integrando os módulos Sadneg CRM (passar o status do negócio para fechado), Contatos (inserindo os nomes dos contatos do cliente no módulo), TTS CRM (abrindo um chamado técnico para a configuração dos serviços contratados pelo cliente), Agenda (registrar na agenda um lembrete para o comercial entrar em contato com o cliente para a verificação da qualidade dos serviços contratados) e Tarefas (lembrar ao Diretor Comercial de ligar para o cliente para as boas vindas). Este módulo agrega ao e-labore uma enorme flexibilidade. Agenda: agenda de compromissos que possui a visão do dia, semana e mês de cada um dos usuários de uma determinada empresa no e-labore. Permite o compartilhamento de agendas, a marcação de compromissos individuais e de grupo. Sua função no sistema é implementar o controle de compromissos e disponibilidades por grupos de trabalho. Flexibilidade de agendamento mesmo que a pessoa não esteja na empresa. Contatos: cadastro de contatos pessoais e corporativos. Permite o registro de nome, fone, , empresa e outros campos que podem ser livremente definidos. Este módulo geralmente é integrado ao sistema de gestão da empresa (ERP). Sua função é manter um cadastro centralizado de contatos para uso nos diversos outros módulos do e-labore. FAQ - Base de conhecimento 4 - (51) (41)

5 Gerenciador de Arquivos: módulo que permite o armazenar e compartilhar pastas e arquivos, com acesso baseado em regras de permissões. Pode ser usado para publicar arquivos na Internet, disponibilizando-os para grupos de pessoas que tem necessidade ou interesse. Notícias: Publicação de notícias e avisos internos da empresa. Permite o arquivamento para posterior consulta, podendo ser utilizado como um repositório de informações da empresa. Anotações: Módulo para a inserção de textos e informações para organização e divulgação de conhecimento. Permite a criação de grupos para facilitar a leitura e definir permissões de acesso diferenciadas. Disponibiliza informações relevantes de forma rápida e organizada para o grupo de pessoas que tem necessidade e/ou interesse. Hoje: o módulo Hoje é uma rápida visualização dos compromissos do usuário no dia. Sua função é oferecer uma visão geral de todos os eventos ou compromissos que ocorrerão no dia de hoje. Configurável pelo usuário, o qual pode definir que informação deseja ver (agenda, tarefas, chamados abertos e notícias). Tarefas: criar e monitorar tarefas pessoais ou de terceiros, registrando o histórico das ações tomadas para a execução das tarefas. Possibilita a programação de início e fim das atividades, bem como mostra graficamente o andamento da tarefa. Sua principal utilidade é o registro e acompanhamento de atividades pessoais ou de grupo. Webmail: interface Web moderna e poderosa que possibilita a conexão com vários servidores de . Possibilita centralizar o acesso ao com um único usuário e senha. Complemento: Integrador Web Site: Complemento ao e-labore que permite ao cliente a publicação de formulários no seu site de forma a inserir informações automaticamente em um ou mais módulos do ambiente. Suas aplicações mais comuns estão relacionadas com os módulos Sadneg CRM e TTS CRM. no (51) (41)

6 Opções de comercialização do e-labore O e-labore está disponível nas versões Tradicional e ASP, ou seja, sua empresa pode optar por um ou vários módulos do produto e ainda optar se deseja realizar o investimento na ferramenta ou simplesmente disponibilizar suas funcionalidades via Internet. A versão ASP ou SaaS (software as a service) é muito indicada quando a empresa prefere realizar investimentos de forma parcelada e contínua. Esta versão também é ideal quando existem vários usuários remotos que precisam ou desejam usar os recursos do e-labore. ASP: Sigla da língua inglesa que significa que o sistema, sua manutenção, atualização e backup, fazem parte do produto oferecido. Formato de Característica comercialização Tradicional Ambiente e-labore instalado no servidor do cliente A.S.P. ou SaaS Uso do ambiente e-labore em Datacenter e Cloud Computing. e-labore.org Valores subsidiados para viabilizar necessidades de desenvolvimento. Indicações Para mais de 20 usuários em uma mesma rede local. Menos de 20 usuários ou em grande dispersão geográfica. Para clientes que desejam uma aplicação sob-medida. Pacotes Promocionais: Duas opções para que sua empresa tenha o sistema CRM mais adequado para sua realidade (51) (41)

7 Sadneg CRM Módulo gerenciador de prospecções e negócios O módulo de CRM Sadneg, Sistema para Administração de Negócios, é um gerenciador de oportunidades ("leads") que registra e administra todos os negócios das empresas cadastradas no sistema e seus clientes. Ele pode ser utilizado pelas equipes de vendas direta e indireta, parceiros comerciais. Características gerais Login via e-labore, com integração com Webmail e agenda. Controle detalhado do status dos leads. O sistema é capaz de gerar avisos por baseado na data e no status do negócio. Lembrador integrado com a agenda para marcar o próximo contato com o cliente e enviar s avisando do compromisso. Diversos relatórios possíveis no modelo "funil de vendas". Todos os recursos são protegidos por login e senha. Acesso, acompanhamento e gerenciamento das negociações por grupos de usuários, de acordo com as permissões de acesso de cada um. Sadneg CRM Como funciona Assim que você entra no módulo Sadneg, é exibida uma tabela com a listagem de negócios abertos, onde cada linha corresponde a um negócio. Veja abaixo: (51) (41)

8 Há quatro situações possíveis para os negócios: Simplificado: cadastro básico para futuramente evoluir e qualificar o negócio. Normal: negócios em andamento. Esses negócios são subdivididos em diversos status. Negócios fechados e perdidos: negócios já fechados. Negócios protelados: negócios adiados para mais tarde. Os negócios em andamento são sempre listados na tela. Para listar os demais, clique nos links correspondentes e as seções respectivas serão abertas. Clique novamente nos links para fechar as seções. Os negócios em negrito referem-se a informações novas que ainda não foram lidas pelo usuário. Campos da listagem Caixa colorida Há uma cor para cada linha de negócios para facilitar a visualização. Razão social É o nome legal da empresa que foi cadastrado na tela de dados do negócio. Responsável É o nome que foi cadastrado como responsável pelo negócio na tela de dados do negócio. Linhas de negócio A linha de negócio que foi cadastrada na tela de dados do negócio. Ações Para executar uma das ações abaixo, clique no link correspondente na coluna ação. Detalhes: você visualiza as principais informações do negócio, incluindo o histórico. Novo resumo: permite a criação de um novo item (resumo) de negociação. Editar: tela para alteração dos dados do negócio. Novo permite o envio de um ao cliente, diretamente do SadNeg CRM, ficando este gravado no histórico do cliente juntamente com os anexos enviados na mensagem (51) (41)

9 Sadneg CRM Registro dos contatos com os clientes Além dos registros das visitas e reuniões realizadas o módulo Sadneg CRM possibilita que os usuários façam envio de para os contatos previamente cadastrados e vinculados ao cliente. Desta maneira o CRM estará organizando o departamento comercial e será simples localizar uma proposta ou contrato enviado pois este estará na pasta do cliente, no CRM. adneg CRM Relatórios dinâmicos O Sadneg possui uma série de relatórios gráficos que podem ser dinamicamente criados e modificados 9 - (51) (41)

10 Sadneg CRM Relatórios dinâmicos O Sadneg possui uma série de relatórios gráficos que podem ser dinamicamente criados e modificados: Detalhe do relatório: Base de Marketing (51) (41)

11 Sadneg CRM Relatório do Funil de vendas O Sadneg CRM gera relatórios gerenciais no formato de um "funil de vendas". Cada usuário pode ver o seu funil, que mostra um mapa geral dos negócios. O funil pode ser clicado para originar listagens mais detalhadas. Os gerentes possuem acesso às informações de grupos de usuários; o administrador, acesso a todas as informações. O funil pode ser de um vendedor, de um grupo e ainda dividido por linha de negócio. O gerente extranet tem acesso somente aos negócios da sua linha. O funil é exibido em forma de um pop-up com os negócios agrupados por status, como no exemplo abaixo: Status Os status possíveis encontram-se listados abaixo. O significado de cada status normalmente é o seguinte: Mercado: o contato ainda não foi realizado. Contato: o contato foi realizado com o cliente. Reunião: uma reunião de contato, solicitação de serviço ou encomenda foi realizada. Cotação: uma cotação ou proposta foi entregue ao cliente. Negociação: a proposta está sendo negociada com o cliente. Contrato: o contrato de trabalho está sendo elaborado. Assinatura: o contrato está para ser assinado pelo cliente. Fechados: o negócio foi fechado com o cliente. Protelados: o negócio foi adiado para uma data futura. Perdidos: o negócio foi perdido. O cliente pode livremente criar e gerenciar os tipos de status (51) (41)

12 Listagens Ao clicar em uma das linhas de status do funil, o sistema faz uma busca nos registros e exibe a listagem de acordo com o status escolhido, exibindo uma tela pop-up semelhante à tela inicial do módulo, com os registros encontrados e com a opção de você visualizar os detalhes de cada negócio. Sadneg CRM Controle de Quilômetros rodados pela equipe de atendimento Configurando Valor de Quilômetro rodado (51) (41)

13 Gerando Relatório Controle de Quilômetros: Tela de Filtros: Tela de Resultado: Campos: Cliente: Nome da empresa. Data: Data da quilometragem. Nota: Resumo adicionado juntamente com uma nova quilometragem. Quilometragem Inicial: Quilometragem Final: Total/Km: Total de quilômetros rodados. Valor/Km: Valor por quilômetro rodado (configurável). Total R$: Valor a ser pago. Pagar: Ao clicar no botão, todos os valores do período e usuário selecionado serão considerados pagos. Em pesquisas futuras estes valores não aparecerão (51) (41)

14 SadNeg CRM recursos do Gerente Eletrônico O módulo SadNeg CRM possui uma série de recursos configuráveis pelo Administrador do sistema que possibilita criar avisos e tarefas de forma automatizada para que a equipe de atendimento: Regras de Time-Out: O administrador pode definir quanto tempo uma negociação deve ficar sem atualização no sistema CRM. Após esta data esta negociação pode ser transferida para outro usuário ou ser colocada a disposição de todos. Esta transferência será automaticamente registrada no histórico desta negociação e poderá gerar também um que avisará do ocorrido. Regras de Notificação: O administrador pode definir que após determinado tempo uma negociação o usuário será notificado e será aberta uma tarefa que deverá ser executada conforme a descrição. Estas regras podem ser definidas em função dos diversos Status do Negócio e ainda por Linha de Negócio. Desta forma o Gerente Eletrônico garante o bom atendimento da sua empresa por parte da sua equipe comercial. O administrador pode ainda criar regras de controle para ser avisado ou avisar ao gerente comercial caso os usuários (atendentes, vendedores, representantes,...) não estejam atualizado corretamente o SadNeg CRM (51) (41)

15 Gerente Eletrônico do Sadneg CRM Avisos por O Sadneg CRM está habilitado a enviar s notificando os usuários de alterações nos negócios que estão sendo acompanhados. As regras de notificação por são livremente definidas pelo administrador e podem ser vinculadas a um dos seguintes campos: Tempo decorrido do início do processo Tempo decorrido do último contato Tempo decorrido em relação a um dos campos abaixo: Status do negócio (com possibilidade de regras específica para cada linha de negócio) TTS CRM -- Módulo gerenciador de ordens de serviço, assistência técnica e help-desk O módulo de gerenciamento de comunicações protocoladas (TTS) é capaz de enviar formulários por e solicitar que o responsável preencha as informações solicitadas dentro do ambiente de colaboração. Ele possui regras de notificação com avisos por conforme tempo decorrido e a prioridade definida. O TTS pode enviar uma requisição para várias pessoas com o mesmo conteúdo, definir para quem irá esta informação e a possibilidade de vincular ao formulário a ser enviado documentos que estejam no gerenciador de arquivos. Características gerais As cores identificam a prioridade de cada chamado. Envia avisos por . Regras de notificação, definidas livremente, avisam os responsáveis sobre o andamento de cada chamado. O usuário comum enxerga por padrão somente seus próprios chamados. O usuário pode acessar os chamados de outros usuários mediante pesquisa. Diferentes níveis de permissão; Um atendente tem acesso a mais informações; um gerente, a todos os chamados. O histórico de todos os chamados e usuários fica acessível a todos os usuários. TTS CRM -- Chamados em aberto A tela inicial do módulo mostra uma listagem dos chamados que estão em aberto. A partir desta tela você pode criar um novo chamado ou então verificar e adicionar informações em algum chamado já existente através dos links da coluna Ação. A lista exibe uma série de informações nas seguintes colunas: Ref.: Número de referência do chamado. Descrição Resumida: Pequena descrição do chamado. Empresa: Nome da empresa que solicitou o chamado. Criado por: Nome do usuário que criou o chamado. Atendente: Pessoa responsável por atender o chamado. Ação: Detalhes, Histórico, Info (veja a seguir) (51) (41)

16 Detalhes Clicando no link Detalhes de um chamado você é levado para a tela Detalhes do sistema. Esta tela mostra um resumo das informações contidas no chamado. Ela está dividida em duas seções: detalhes do sistema e histórico. Em detalhes do sistema encontram-se todas as informações do chamado. O histórico exibe todas as operações realizadas referentes ao chamado solicitado. Histórico Ao clicar no link histórico de um chamado, você verá um pop-up com todas operações realizadas referentes ao chamado solicitado. Este pop-up é uma versão reduzida da tela Detalhes (acima). A seção Detalhes do sistema informa quem criou o chamado, o cliente e uma descrição resumida (51) (41)

17 Info Neste pop-up há um campo onde você pode escolher o destinatário da mensagem. Por padrão o campo vem preenchido com o nome do usuário que é responsável pelo chamado. No outro campo você deve digitar a mensagem contendo informações adicionais para o chamado. A mensagem que você envia por essa tela será enviada por ao destinatário. Esta ação somente existe enquanto o chamado estiver aberto. Reabrir A ação de Reabrir aparece somente para os chamados encerrados. Ao clicar nessa ação, você será apresentado a uma nova tela onde terá a oportunidade de reabrir um chamado já existente, bastando que você informe o motivo da reabertura do chamado. TTS CRM Iniciar um atendimento Para criar iniciar um atendimnto no TTS CRM, você deve clicar no link Novo localizado logo abaixo do menu principal na tela principal do módulo. Você será apresentado à tela de inclusão de chamados. No primeiro campo (Cliente) você deve informar o nome do cliente que está fazendo o chamado ou então clicar no botão Find e selecionar um dentre os clientes cadastrados no sistema (51) (41)

18 TTS CRM -- Avisos por Ao ser avisado de um evento, você receberá um semelhante ao exibido abaixo: Além de visualizar os detalhes e o histórico do chamado (também acessíveis através da ações exibidas na interface web), você tem duas opções que podem ser acessadas através dos links correspondentes: Inserir nova ação: surge um pop-up onde você poderá inserir uma nova ação com sua descrição correspondente. Solicitar ou enviar informações: surge um pop-up igual ao da coluna info na listagem de chamados. Ao inserir uma nova ação, você será direcionado para uma tela semelhante à exibida abaixo, onde deverá preencher os detalhes desejados (51) (41)

19 TTS CRM Pesquisa de satisfação Para gerenciar pesquisa de satisfação deve-se ir ao menu TTS CRM Admin e, em seguida no sub menu Relatórios e Gerenciar Pesquisa de Satisfação. Você será levado para a tela de gerenciamento de pesquisa onde será possível: Visualizar detalhes de pesquisas Editar pesquisas Inserir novas pesquisas Tela de Gerenciamento de Pesquisas: Para inserir uma nova enquete, você deve clicar no link Inserir nova pergunta a enquete. Irá você será levado para a tela seguinte, para inserir os detalhes sobre a pesquisa: (51) (41)

20 Campos: Nome da pesquisa: Descrição: Campo com descrição da nova pesquisa a ser criada. Opção: Campos com opções de respostas para as perguntas da pesquisa. Ao clicar no link Nova Opção é adicionado mais uma opção. Ainda é possível escolher uma cor referente a cada opção que será mostrada no gráfico do relatório Pesquisa de Satisfação. Perguntas: Campos com opções de perguntas para pesquisa. Ao clicar no link Nova Pergunta é adicionado mais uma pergunta. Publicar: Campo onde será definido se a pesquisa será exibida ou não. Depois de encerrado um chamado, um será enviado para o cliente com o link para a pesquisa. O cliente será levado para tela de pesquisa, onde irá responder a pergunta de acordo com as opções dadas (51) (41)

21 Relatórios do TTS CRM Sistemas, Arquivo de chamados e Pesquisa de Satisfação Gerando Relatório da Pesquisa de satisfação: Campos: Cliente: Atendente: Campo com descrição da nova pesquisa a ser criada. Gráficos gerados pelo relatório: (51) (41)

22 Tarefas Módulo gerenciador de tarefas Através deste módulo é possível criar e receber tarefas que podem ser controladas por qualquer membro da equipe que tiver este privilégio. Ele tem como principal função o controle de tempo de trabalho da equipe, organizando e priorizando estas tarefas de acordo com a necessidade. Características gerais Integração com os módulos, Sadneg CRM, Agenda, TTS CRM e Webmail. Organização e otimização do tempo de trabalho. Controle em tempo real do trabalho exercido pela equipe. Agrupamento em forma de árvore, de tarefas relacionadas, chamadas também de subtarefas. Envia avisos por a cada resumo agregado na tarefa, ou cada modificação feita na mesma, se configurado. Tarefas Como funciona Ao entrar no módulo Tarefas, é exibida uma tela mostrando as tarefas relacionadas com o seu usuário. Veja Abaixo: A interface compõe-se de várias abas configuráveis, permitindo mostrar diversas informações das tarefas. São apresentadas as seguintes abas: Tarefas para hoje: esta aba irá listar as tarefas, que devem ser executadas hoje. Minhas Tarefas: lista todas as tarefas que estão associadas ao atendente. Tarefas sem Atendente: apresenta todas as tarefas que são abertas sem um atendente. Abertas por mim para outros: tarefas que ainda não foram finalizadas abertas pelo usuário para outros executarem. Finalizadas por mim: todas as tarefas que foram finalizadas. Finalizados por outros: tarefas finalizadas abertas pelo usuário. A aba inicial pode ser definida nas Configurações do módulo tarefas, e para alternar entre estas abas basta clicar sobre elas. As colunas que são mostradas nas abas também variam de acordo com as configurações, que estão descritas abaixo (51) (41)

23 Tarefas Adicionando uma nova tarefa Para criar uma nova tarefa, você deve entrar no menu Tarefas e clicar em seguida em Nova Tarefa, então aparecerá uma tela como a imagem abaixo. Essa tela também é usada para a edição de tarefas. A única diferença é que os campos ja viram preenchidos conforme as informações. Vínculos da Tarefa Cliente: Esta opção serve para vincular a tarefa a um cliente registrado no Sadneg CRM. Sub tarefa de: Já esta opção vincula a tarefa a outra, fazendo com que ela esteja na mesma árvore de tarefas da tarefa pai. Depende do término de: Faz com que a tarefa só seja liberada para ser efetuada, depois da finalização de outra tarefa a ser escolhida. Requisitos necessários para criação da tarefa Assunto: Uma breve descrição da tarefa. Descrição: Todos os detalhes sobre o que deve ser feito na tarefa, são descritos nesta caixa (51) (41)

24 Relações de tempo da tarefa Início previsto: A data e hora prevista para o início da tarefa. Término previsto: A data e hora prevista para o término da tarefa. Tempo para execução: O tempo em horas que deve ser destinado para execução da tarefa. Relações de tempo da tarefa Setor: Determina a qual setor a tarefa está vinculada. Atendente: Já aqui, determina qual vai ser o usuário que vai atender a tarefa. Prioridade: A prioridade perante as outras tarefas diante da necessidade da mesma ser executada. Evento importante: Na descrição da tarefa faz com que apareça que ela é importante. Como pode ser observado na imagem abaixo. Após o preenchimento dos campos basta clicar no botão Salvar. Fazendo com que a tarefa seja registrada no sistema. Tarefas Configurações do módulo tarefas Para configurar o Tarefas basta seguir pelo menu Configurações, Tarefas e Configurações. Estas configurações do tarefas são pessoais e podem variar para cada usuário. Abaixo seguem as explicações de cada uma delas. Abas (tabs) Alinhamento das tabs: modo como as tabs se distribuem na tela, que podem ser esquerda, direita ou centralizada. Número de tabs por linha: o número de tabs que se distribui por linha. Tab padrão: a tab inicial quando se entra no módulo tarefas. Mostrar total nas tabs: mostrar o número total de resultados trazidos nas tabs. Intervalo para atualizar o conteúdo das tabs (sec.): tempo para atualização automática do conteúdo (51) (41)

25 Listagem Classificar por: qual a coluna utilizada para ordenar as tabs do tarefas. Em seguida por: segunda coluna para ordenação. Depois por: terceiro coluna para ordenação. Mostrar tempo previsto / executado (%): mostra o tempo previsto e o executado da tarefa, sendo este último em porcentagem. Mostrar cliente na listagem: uma coluna onde aparece o cliente ao qual está ligada a tarefa. Mostrar término previsto: coluna com a data de término da tarefa. Mostrar início previsto: coluna com a data de início da tarefa. Mostrar status da tarefa na lista: coluna referente ao status atual da tarefa, relacionado com o tempo que foi aberta, ou com o término previsto ou se está em andamento ou parada. Mostrar na lista, tempo decorrido desde a criação da tarefa: uma coluna com o tempo em dias, a partir da criação da tarefa. Busca Rápida Mostrar usuários desativados na busca rápida: opção que habilita mostrar os usuários que foram desativados na busca rápida do tarefas. Notificações Enviar-me notificações quando a tarefa for alterada: quando você tiver qualquer vínculo com uma tarefa sendo alterada, será notificado por . Notificar na tela quando uma tarefa for delegada pra mim: mostra uma notificação na tela do novo atendente, avisando-o que há uma nova tarefa na sua lista (51) (41)

26 Agenda Módulo gerenciador de compromissos Neste módulo o cliente irá registrar os acontecimentos e eventos relevantes. Todos os usuários do ambiente de colaboração terão acesso a consulta e os compromissos e calendários de todos os usuários podem ser visualizados. Agenda Modos de visualização Quando você seleciona o módulo agenda, você será apresentado à visualização padrão, que é a tela Hoje. Essa tela contém muitos itens e alguns deles podem ser personalizados. Os modos de visualização estão acessíveis no menu Agenda. Modos de visualização Hoje Esta semana Este mês Hoje Neste modo você tem a visão geral do dia, que é mostrado na primeira linha após a barra de menus. Você pode trocar o dia mostrado clicando nas setas localizadas nas laterais da data. A visualização padrão mostrará desde as 08:00 até 17:00 em intervalos de 30 minutos (51) (41)

27 O sub-menu localizado imediatamente ao lado da barra de menus permite a você criar um novo compromisso e ainda navegar entre os diferentes modos de visualização. No lado direito da tela existem algumas ferramentas para ajudá-lo. Usuário: A primeira caixa indica de quem é a agenda que você está visualizando, geralmente a sua. Seleção de usuário: A segunda caixa permite que você selecione qualquer outro usuário sobre o qual você deseja informações de horários. Calendário: A próxima é o calendário mensal. Você pode escolher o mês clicando nas setas localizadas em cada lado do mês. A próxima linha indica o ano. Você pode trocar o ano do mesmo modo que faz com os meses. Para selecionar um dia específico do mês, basta clicar em uma data no calendário. Ir para data: A próxima caixa permite que você pule facilmente para uma data específica digitada nos campos apropriados e depois clique o botão "Ir para a data". Legenda: A última caixa mostra uma legenda das cores usadas no calendário. Quando você tem um compromisso, ele será mostrado da seguinte maneira: Colunas De e Até: O indica o começo e o fim do evento. Coluna Descrição: Exibe a descrição do encontro ou evento. Coluna Priv: Mostra se o tipo de agendamento é particular ou não. Coluna Disp: Mostra se o evento é privado ou pode ser interrompido. Coluna Parc: Lista os participantes do evento. Coluna Local: Mostra onde o encontro vai acontecer. Coluna Ação: Links para as ações que você pode fazer com o item. Essas ações são: Detalhes, Editar, Excluir e Repetições. Esta semana Você pode mudar de semana apenas clicando nos links voltar e avançar, localizados ao lado do título que informa a semana que está sendo exibida. Se você desejar ir diretamente para uma data específica, apenas clique na data correspondente no calendário (51) (41)

28 Este mês Este modo de visualização tem esse nome porque mostra a visualização mensal da sua agenda. A coluna da esquerda mostra o número da semana e cada linha mostra uma semana. Para ver um item, basta que você clique no link correspondente. Você também pode ir de um mês para outro usando os links voltar e avançar que ficam localizados ao lado do título que informa o mês que você está vendo (51) (41)

29 Agenda Criando um novo compromisso Nessa seção você vai aprender como criar um novo compromisso. A tela é parecida com esta abaixo: (51) (41)

30 Seções da tela As seções da tela são: Dia e hora Nessa seção, você precisa entrar com a data e o tempo de duração do encontro. Nela também há quatro botões de rádio (escolha simples) que você escolhe entre os intervalos de tempo prédefinidos. Hora: Marque essa opção se você quiser especificar um intervalo de horário. Manhã: Marque essa opção se o evento vai tomar apenas a parte da manhã. Tarde: Marque essa opção se o evento vai tomar apenas a parte da tarde. Dia inteiro: Marque esta opção se o evento vai tomar todo o dia. Tipo, Local, disponibilidade Em tipo você escolhe entre os diferentes tipos de compromissos, podendo ainda marcá-lo como agendamento particular. Em local você escolhe se o evento será interno ou externo e ainda pode informar a localização exata do evento. Em disponibilidade há dois botões de rádio onde você pode escolher entre a opção "não pode ser interrompido" ou "pode ser interrompido", podendo ainda deixar um telefone para contato. Assunto Aqui você tem duas caixas de texto onde você pode especificar um assunto resumido para o agendamento e ou ainda pode fazer uma descrição mais detalhada. Participantes Aqui você tem uma lista dos usuários cadastrados no seu sistema. Você pode selecionar mais de um contato segurando a tecla "Control". Para adicionar um ou mais contatos na lista da direita, use o botão adicionar. Para remover usuários da lista da direita use o botão remover. Logo abaixo há a caixa para inclusão de participantes externos ou outras pessoas envolvidas no evento que não estão listados no sistema. Lembre-se que essas pessoas não serão automaticamente notificadas do evento (51) (41)

31 Repetições Essa seção habilita você criar agendamentos, encontros ou outras entradas na sua agenda que são repetidas num intervalo de tempo regular. Esses intervalos são: Nunca: Valor padrão, isso indica que o aviso será mostrado uma única vez. Dias úteis: O evento será repetido todos os dias úteis da semana (segunda, terça, quarta, etc.). Diretamente: Esse evento será repetido todos os dias, incluindo sábados e domingos. Semanalmente: Indica um evento semanal, por exemplo um encontro semanal. Mensalmente: Uma vez a cada mês. Anualmente: Uma vez a cada ano, como por exemplo um aniversário. Incluído nessa seção há combo boxes que indicam uma data limite para o evento acorrer. Criar É a última seção desta tela. Para criar o agendamento clique no botão criar, ou no botão cancelar se você decidir não criar um novo evento. Se tudo correr bem, seu agendamento será adicionado no sistema e as pessoas que estão convidadas para o evento verão um novo item criado nas suas próprias agendas e ainda receberão um de notificação, se você deixou essa opção habilitada. Se uma ou mais pessoas convidadas a se juntar ao evento tiver um conflito em sua agenda, você será levado para a tela "Conflito de agendamentos": Nesse ponto, você precisa decidir qual o próximo passo a ser dado: Agendar: Esta opção reservará o encontro independentemente do conflito criado, o que poderá criará agendamentos simultâneos para as pessoas que têm o conflito de horário. Por exemplo, se você tiver marcado uma reunião e um dos participantes tiver um compromisso particular, esse participante verá dois agendamentos para o mesmo horário. Não agendar: Esta opção cancelará e removerá o encontro da agenda. Modificar: Aqui você voltará para a tela anterior para modificar o encontro para resolver o conflito A melhor maneira para resolver um conflito é usar o "ver disponibilidades" no menu inicial da agenda (51) (41)

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