Dicas e recomendações para empresas do Brasil sobre como participar de Feiras nos EUA

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1 DUVEKOT.COM Planejamento de vendas nos EUA tel: (954) fax: (801) Dicas e recomendações para empresas do Brasil sobre como participar de Feiras nos EUA René Christiaan Duvekot Maio de 2003 Guia do Expositor Copyright René Christiaan Duvekot

2 Página 2 de 18 A. Introdução... 3 A.1. Promoção eficaz...3 A.2. Importante: a qualidade de sua participação...3 A.3. Como escolher as Feiras certas...3 A.4. O grande desafio...3 B. A importância do planejamento... 4 B.1. Conhecer a Feira e o perfil do público...4 B.2. Decidir o que mostrar na Feira...4 B.3. Stand...4 C. Pessoal... 5 C.1. Seleção: quem deve ir?...5 C.2. É possível contratar pessoal nos EUA?...5 C.3. Quantos devem ir?...5 D. Preparação para a viagem... 6 E. Treinamento do pessoal que estará na Feira... 7 E.1. Regras de atendimento...7 E.2. Os tipos de visitantes...7 E.3. Defina e pratique seu Ciclo de Atendimento...8 F. Visitantes... 9 F.1. Obtenha a relação de visitantes à Feira...9 F.2. Envio de Convites...9 F.3. Publicidade...9 F.4. Visitantes do Brasil...9 G. Materiais necessários G.1. Nota sobre o idioma inglês...10 G.2. Amostras de produtos...10 G.3. Documentação sobre seus produtos (Catálogos e Folhetos)...10 G.4. Listas de preços...10 G.5. Documentação sobre a empresa seu Corporate Profile...11 G.6. Cartões de Visita...11 G.7. Materiais para o stand...11 G.8. Brindes...11 G.9. Crachás...11 G.10. Envio aos EUA de amostras e material promocional...11 H. Administração financeira H.1. Estimativa de custo...12 H.2. Acompanhamento de despesas...12 I. Atividades durante a Feira I.1. Tempo para contatos promissores...13 I.2. Administração do stand...13 J. Atividades após a Feira J.1. Atividades no local da Feira...14 J.2. Atividades executadas nos EUA...14 J.3. Atividades executadas no Brasil...14 J.4. Fechamento de negócios...15 K. Cronograma-padrão para planejamento da Feira* L. Ciclo de atendimento L.1. Tarefa 1: dar as boas-vindas aos visitantes (15 a 30 segundos)...17 L.2. Tarefa 2: qualificar o visitante (1 minuto)...17 L.3. Tarefa 3: apresentar sua empresa e seus produtos (2 a 3 minutos)...18 L.4. Tarefa 4: registrar cada visitante qualificado (até 1 minuto)...18

3 Página 3 de 18 A. Introdução A.1. Promoção eficaz Todo ano há mais de "Trade Shows" (Feiras) nos EUA, dirigidas a públicos específicos isso porque a participação em eventos comerciais é uma das maneiras mais eficazes para promover produtos e serviços. E especialmente para quem não tem uma presença constante no país, é um excelente caminho, não só para fazer contatos com clientes como para conhecer melhor sua concorrência. A.2. Importante: a qualidade de sua participação O número de empresas que participam de Feiras nos EUA é muito alto, e há grande disputa pela atenção do comprador visitante: stands são bem planejados, o pessoal é treinado para atender bem, e materiais distribuídos são de boa qualidade. Para a empresa brasileira que quer vender nos EUA, é essencial que sua presença seja de nível equivalente ao de seus concorrentes americanos. Para o expositor, a participação em Feiras é um dos muitos componentes de seu esforço de marketing e que deve apoiar (e ser apoiado por) suas outras atividades promocionais. Acima de tudo, é importante dar prosseguimento aos contatos iniciados na Feira é necessário cadastrar cada pessoa que lhe visitou, saber qual o interesse de cada uma, e fazer o acompanhamento depois do evento. A.3. Como escolher as Feiras certas A melhor maneira de escolher a Feira certa é: (a) saber qual o perfil do público-alvo que você quer atingir; (b) identificar todos os eventos do setor; (c) conhecer o perfil do expositor e do visitante de cada uma; e (d) definir quais melhor atingem o público-alvo que lhe interessa. Geralmente cada setor tem duas ou três Feiras chave as mais conhecidas e populares. Mas essas podem não ser as melhores para expor seus produtos, pois para você a Feira certa é aquela que é visitada pelo seu público-alvo, ou seja, compradores para quem você quer vender. Por exemplo, se você têm capacidade limitada de produção, pode ser mais vantajoso expor numa Feira regional cujos visitantes querem comprar em volumes menores. A.4. O grande desafio Para empresas do Brasil, o grande desafio é competir de forma eficaz com os concorrentes americanos e de outros países que lá se apresentam. O objetivo deste documento é lhe dar ferramentas para se apresentar de forma séria e profissional, conquistar novos clientes e fazer novas vendas.

4 Página 4 de 18 B. A importância do planejamento Falta de preparo é a razão mais frequente de fracassos em Feiras quando você visita uma Feira, é fácil identificar quem se preparou e quem não se preparou. Nos EUA, para um comprador americano, também vai ser muito fácil saber se sua empresa se deu ao trabalho de planejar sua presença na Feira. Antes de comprar seu produto, o americano precisa estar convencido de que sua empresa é séria, e isso ele vai avaliar pela maneira como você e sua empresa se apresentam. O ideal é você começar a pensar numa determinada Feira um ano (ou mais) antes de sua realização. Uma boa Feira é como uma peça teatral o evento em si é bem curto, mas o preparo prévio é intenso. B.1. Conhecer a Feira e o perfil do público Se sua empresa tem interesse em participar de uma Feira nos EUA, inicialmente deve ser conhecido qual o tipo de público que visita aquela Feira. Seu pessoal de marketing e vendas deverá fazer o seguinte: Aprender mais sobre o setor nos EUA. Saber quem são os principais concorrentes. Obter relação dos expositores da última Feira (o organizador da Feira geralmente disponibiliza isso no website). Obter dados (demográficos) do público que visitou a última Feira e (se possível) uma estimativa do número de visitantes à Feira este ano. B.2. Decidir o que mostrar na Feira B.3. Stand Com base no mercado americano e na sua linha de produtos, decida o que você quer mostrar nos EUA, quais amostras são necessárias, e que tipo de folheto ou outros materiais serão úteis. Se o grau de conhecimento que sua empresa possui sobre o mercado dos EUA é limitado, faça uma pesquisa sobre o segmento específico em que você quer participar nos EUA. Em vista da complexidade de como planejar e montar o stand, esse tópico é tratado em documento separado.

5 Página 5 de 18 C. Pessoal C.1. Seleção: quem deve ir? A decisão de quem vai representar sua empresa em uma Feira nos EUA é muitas vezes a mais difícil e a mais importante. Essa escolha deve ser feita levando-se em conta os seguintes critérios para cada candidato: Conhecimento da empresa e da linha de produtos (quanto mais, melhor). Habilidade em expor o produto a um desconhecido, em inglês (quanto mais, melhor). Nível de autoridade para tomar decisões (quanto mais, melhor). Auto-suficiência nos EUA, ou seja, não depende de tradutores, secretárias, assistentes, etc. Atitude de que "Feiras" e "férias" são a mesma coisa (quanto menos, melhor). Falar, ler e escrever inglês com fluência (quanto mais, melhor) a não ser que seja o dono da empresa, este vai para fazer negócios e deve ter um intérprete. Pessoas não fluentes em inglês não devem nem entrar na lista dos candidatos. Experiência em viajar e fazer negócios nos EUA (quanto mais, melhor). C.2. É possível contratar pessoal nos EUA? Quanto mais complexo e técnico for seu produto, mais vantajoso será utilizar pessoal da sua empresa. Pode ser preferível enviar um engenheiro da sua empresa com um intérprete, do que enviar alguém fluente em inglês mas que não consegue responder as perguntas técnicas de visitantes. Para empresas que vendem produtos menos complexos e cuja compra não depende de discussões técnicas, pode ser viável contratar pessoal qualificado nos EUA, desde que você proporcione treinamento sobre sua empresa e seus produtos. C.3. Quantos devem ir? Não existe um número "ideal", mas cada empresa deve ter pelo menos 1 ou 2 representantes no stand durante a Feira. Esse número depende dos seguintes fatores: Duração da Feira (dias e horas por dia) Tamanho do stand Complexidade da sua linha de produtos Duração do ciclo de atendimento (explicado abaixo) Quantidade de amostras ou produtos em sua linha Quantidade de visitantes que a Feira atrai Quantidade de pessoas especialmente convidadas por sua empresa Qualidade da localização e da apresentação do stand Número de outras empresas que compartilham seu stand (se for o caso)

6 Página 6 de 18 D. Preparação para a viagem Indumentária: cada representante deve ter um número suficiente de ternos, camisas de manga comprida e gravatas, ou vestidos, tailleurs e acessórios neutros adequados ao local e época da Feira. O inverno nos EUA é muito mais frio do que no Brasil, e portanto pode ser necessário um sobretudo de lã, luvas, sapatos impermeáveis (para quando neva ou chove) e/ou outros itens. Dar especial atenção ao conforto dos sapatos, pois por muitas horas o pessoal deverá estar em pé ou andando. Transporte aéreo: faça suas reservas com a devida antecipação, e planeje a viagem de tal forma a ter uma certa margem de segurança não chegue a um local em cima da hora. Para viagens dentro dos EUA, seu pessoal tem que saber como mudar de vôo se for preciso alterar a programação. Transporte terrestre: decida de antemão como seu pessoal vai se locomover do aeroporto ao hotel e do hotel ao local do evento. Em algumas cidades é melhor usar taxis, e em outras é mais prático e econômico alugar um automóvel. Hospedagem: geralmente é melhor ficar num hotel próximo ao evento, de preferência um de onde se pode ir a pé até o evento. Se a Feira é em local que faz parte de um hotel, esse é sem dúvida o mais fácil, mas pode não ser o mais econômico, especialmente se a reserva não for feita com grande antecedência. Comunicação: saiba como seu pessoal poderá se comunicar da Feira com a empresa no Brasil, e como eles podem ser encontrados por telefone, fax e/ou . Documentação pessoal: certifique-se de que cada representante tem passaporte, visto para entrar nos EUA e outros documentos necessários. Geralmente o melhor é ter uma cópia de cada um desses documentos guardada em local separado ajuda muito em caso de extravio de documentos. Dinheiro: cada pessoa deve saber quais despesas deve pagar (com cartão internacional ou em espécie), e quais despesas são pagas diretamente pela empresa. Emergências: cada pessoa deve saber como agir em caso de necessidade de serviços de emergência. Recomendamos que cada pessoa do Brasil que venha aos EUA obtenha um seguro saúde internacional válido durante a viagem.

7 Página 7 de 18 E. Treinamento do pessoal que estará na Feira Numa Feira você tem apenas alguns segundos para atrair o visitante, e alguns minutos para convencê-lo a olhar para seus produtos e querer conhecer sua empresa. Na maioria dos casos, perder essa pequena oportunidade é perder aquele potencial cliente para sempre. ATENDIMENTO é a palavra-chave. Muito do treinamento do pessoal é justamente sobre como melhor atender as pessoas que visitam seu stand. E.1. Regras de atendimento Fique disponível tenha boa postura em pé, seja amigável e fique próximo dos corredores de maior tráfego. Não fique conversando papo furado com outras pessoas do seu stand nem com as pessoas dos stand vizinhos. Seja gentil sorria e olhe diretamente nos olhos do visitante; fique atento a ele. Não ofenda nada de fumar, comer ou beber no stand. Dê uma impressão positiva vista-se bem. Coloque o crachá à direita, pois é o lado do corpo que vai para a frente ao cumprimentar as pessoas, é mais fácil ver e ler. Não fique de mãos no bolso ou com olhar distante. Seja pró-ativo tome a iniciativa de conversar com o visitante, descobrir o que ele ou ela necessita. A qualidade de seu stand inclui você! Saiba falar sobre o Brasil muitos visitantes conhecem pouco sobre o Brasil; esteja pronto para responder perguntas básicas sobre o país, sempre de forma positiva. Lembre-se que enquanto você estiver na cidade onde se realiza a Feira, é possível que um visitante venha conversar com você fora da Feira num restaurante, num hotel, ou até num aeroporto. Você é a imagem da sua empresa onde quer que você esteja e você deve estar pronto para falar de sua empresa e de seus produtos. E.2. Os tipos de visitantes Os visitantes que param para ver seu stand podem ser visitantes ativos (interessados em seu stand), curiosos (não sabem o que você vende), ou passivos (nem sabem bem porque pararam no seu stand). Com o tempo você pode identificar com mais facilidade cada visitante, e criar sua abordagem para cada tipo. Aqui vão algumas dicas: Visitante ativo: esteja disponível, apresente-se e responda com interesse e sempre faça uma pergunta após sua resposta. Alguns exemplos: (a) Estou percebendo que o senhor está interessado em nossos produtos. Posso ajudá-lo melhor se souber mais detalhes sobre seu interesse (b) O preço varia dependendo do modelo, opção e quantidade. Se o senhor me explicar melhor sua necessidade posso lhe dar preços mais exatos. Como esse produto será usado e em que quantidade? Visitante curioso: a abordagem aqui é aproveitar este momento de curiosidade para criar um real interesse. Faça uma pergunta simples, como por exemplo: (a) Bem-vindo ao nosso stand; o senhor já conhece nossos produtos? ou (b) O que está achando da Feira e de nosso stand? Visitante passivo: o visitante só deu uma olhadinha para você, e não é apropriado falar de produtos ou convidá-lo a conhecer o stand. Vá muito devagar, tente

8 Página 8 de 18 quebrar o gelo com frases sociais: Tudo bem? Como vai? Bom dia!. Se você conseguir uma conversa, use a mesma abordagem do "Curioso" acima. Você deve sempre se aproximar imediatamente dos visitantes "ativos", pois são os mais prováveis compradores. Quando não há Ativos, então procure os Curiosos, e (por último) se o tráfego estiver devagar, pode quebrar a monotonia e conversar com os Passivos. Todavia, cuidado com essa tática, pois nunca se sabe se o visitante é um possível cliente até que ele seja "qualificado". E.3. Defina e pratique seu Ciclo de Atendimento Cada pessoa de sua equipe deve utilizar o mesmo atendimento, previamente definido pela sua empresa e treinado intensivamente. Esse ciclo de atendimento varia de caso a caso geralmente deve durar entre 3 e 5 minutos e incluir estas quatro tarefas: Dar as boas vindas ao visitante Qualificar o visitante Apresentar a empresa e seus produtos Registrar o visitante Na seção Ciclo de Atendimento, há um exemplo mais detalhado dessas tarefas.

9 Página 9 de 18 F. Visitantes Você deve saber quem serão os visitantes a seu stand, e tanto quanto possível, alertálos sobre sua presença na Feira. Abaixo apresentamos algumas dicas. F.1. Obtenha a relação de visitantes à Feira Muitos organizadores fornecem relações dos visitantes registrados aos expositores da Feira. Obtenha essas listas e envie convites por mala direta aos visitantes que lhe interessam, informando-os sobre sua linha de produtos, sua empresa e seu stand na Feira. Se for viável, utilize os endereços de , que permite mala direta a custo mínimo. Às vezes esse trabalho é feito diretamente pelo Organizador da Feira como parte da promoção do evento. F.2. Envio de Convites F.3. Publicidade Convites devem ser recebidos por visitantes no mínimo com 1 mês de antecedência. Todos seus clientes atuais e do passado também devem ser convidados. Os convites podem incluir a promessa de brindes (como incentivo). Clientes importantes podem ser convidados a visitar o stand em horários menos tumultuados, ou em horário prédeterminado. Clientes ou visitantes VIP podem ser motivados com brindes especiais (entregues na Feira) e/ou entradas gratuitas. Fazer anúncios em revistas do setor nos EUA, durante 3 meses antes da Feira, pode ser muito eficaz em atrair visitantes a seu stand. Cópias dos anúncios podem ser enviadas junto com os convites aos clientes-alvo, e/ou podem ser distribuídas na própria Feira. Em Feiras regionais a maioria dos visitantes fica em um ou dois hotéis se isso for o caso, veja se é possível distribuir seus materiais a todos hóspedes do hotel. Geralmente os promotores de Feiras fazem divulgação da Feira e de seus expositores. Procure conhecer quais são estas atividades promocionais, e aproveite este serviço. F.4. Visitantes do Brasil Se você vai receber visitantes (amigos) que só vem conversar, tome o cuidado para que eles só venham ao seu stand em horários mais calmos ou marque encontros para antes ou depois da Feira. Muitas desses visitantes se acomodam em seu stand e não saem mais, atrapalhando o andamento de seus negócios. Seja firme seu stand deve sempre estar disponível aos interessados em seus produtos.

10 Página 10 de 18 G. Materiais necessários G.1. Nota sobre o idioma inglês Embora óbvio, é sempre bom lembrar que todo e qualquer material escrito deve ser feito em inglês comercial correto. Não serve apenas uma tradução literal; deve ser um trabalho realizado por pessoa que conheça bem a cultura americana. É muita falta de profissionalismo não utilizar corretamente o idioma do país onde você vai apresentar seus produtos. Além do idioma, é importante também utilizar as unidades de medida e os padrões utilizados nos Estados Unidos. G.2. Amostras de produtos Decida com antecedência quais os produtos que vão ser expostos e quais só serão mostrados em catálogos. Evite encher seu stand de amostras desnecessárias. Pesquise a maneira mais eficiente e econômica de despachar as amostras, e faça-o em tempo hábil. É melhor pagar armazenagem nos EUA antes da Feira do que não ter os produtos a tempo no stand. G.3. Documentação sobre seus produtos (Catálogos e Folhetos) Folhetos, catálogos e outros materiais impressos devem ser providenciados com a devida antecedência. É possível imprimir materiais nos EUA, mas tenha um bom controle de qualidade. Fotos e textos, arte final e impressão nem sempre saem perfeitamente corretos quando são feitos com urgência. Tanto quanto possível, tente manter o visual do material impresso em harmonia com as cores e design do stand. O visitante precisa saber quem é sua empresa e o que ela faz. Se ele não tiver tempo de parar, pegará um folheto e mais tarde o lerá; por isso, o folheto ou catálogo deve ser bem claro e apresentar bem sua empresa e seus produtos. Às vezes é bom ter dois tipos de catálogos; um mais completo e elegante para os clientes e potenciais compradores, e outro mais simples e genérico. Entregue os catálogos completos somente aos clientes sérios. Todo material escrito da empresa deve ter nome completo da empresa, endereço, telefone, fax, e o website na Internet. E não use a sigla CEP : um americano não sabe o que é isso. Mais uma vez: é muito importante que todo material esteja em inglês comercial perfeito. Não vale a pena economizar neste item. G.4. Listas de preços Uma das primeiras perguntas de todo cliente interessado em saber se a negociação vai ter prosseguimento é: Quanto é? Tenha sempre uma lista atualizada de preços FOB (Brasil ou EUA) em US$. Sua lista de preços deve conter os dados necessários, como (por exemplo) código do produto, nome, descrição ou especificação, peso unitário e preço. Se a política da sua empresa é a de não entregar (durante a Feira) a lista de preços a clientes, então disponibilize pequenos blocos (com o logotipo da empresa e telefone / e- mail) para escrever preços e entregar ao visitante.

11 G.5. Documentação sobre a empresa seu Corporate Profile Página 11 de 18 Visitantes dos EUA não sabem quem é você, quem é sua empresa, e a maioria não sabe nada do Brasil. Tenha um material sobre sua empresa, ainda que simples, tipo "perfil da empresa", e (se for o caso) inclua alguma informação sobre o Brasil, dando ênfase à força industrial do país. G.6. Cartões de Visita Cada pessoa deve ter centenas de cartões de visita, feitos em estilo americano. Escreva seu endereço de tal forma que se um americano copiar o que está no cartão, a correspondência chegue em suas mãos no Brasil ou ao seu representante nos EUA. G.7. Materiais para o stand G.8. Brindes G.9. Crachás O stand precisa de fotos, posters, logotipos, e outros tipos de material visual; são esses itens que vão chamar a atenção dos visitantes. Não inclua artigos visuais que não estejam relacionados com sua empresa, e só inclua itens de excelente qualidade. Como a produção pode ser demorada, providencie-os com a devida antecedência. Evite posters, músicas, danças sobre o Brasil, a não ser que estejam diretamente ligados a o que sua empresa faz. Brindes devem reforçar a mensagem de vendas e devem fazer com que a empresa seja lembrada: o tipo de brinde deve estar ligado aos produtos da empresa, e sempre deve ter o nome da empresa e forma de contato (telefone, fax, , website). Se você vai entregar brindes, tenha dois ou três "níveis" de brindes, deixando os baratos para o público em geral, e os mais caros para visitantes especiais. Canetas, chaveiros, sacolas e camisetas são os tradicionais, e ainda são muito utilizados nos Estados Unidos. Se você quer idéias novas, há centenas de empresas nos EUA e no Brasil que vivem de produzir brindes. NUNCA entregue um brinde não personalizado. Sacolas de plástico ou papel não duram muito, mas podem ser propagandas do seu stand durante a Feira vale a pena se seu objetivo é criar bastante tráfego no stand. Cada pessoa deve ter seu nome legível num crachá da empresa, de preferência de metal ou plástico. Não use crachás de papel nem com o nome escrito à mão. G.10. Envio aos EUA de amostras e material promocional Cada tipo de produto está sujeito a diferentes leis, critérios, formulários, taxas específicas para sair ou entrar em qualquer país. Use despachantes para enviar seus materiais, e faça-o com a devida antecedência. Se você levar amostras em sua bagagem pessoal, declare-as na chegada, ou poderão ser confiscadas.

12 Página 12 de 18 H. Administração financeira H.1. Estimativa de custo Participar em Feiras é um bom investimento, pois o resultado pode ser muito grande. Quanto antes você decidir, mais econômica fica sua participação. Para preparar um orçamento, use estas categorias de custos: Aluguel do espaço, incluindo taxas e impostos. Construção do stand ou (se for stand portátil) compra ou aluguel do stand. Transporte do material do stand, incluindo todo material gráfico, amostras, materiais promocionais, etc. Inclua despesas de ida e volta. Montagem do stand, instalação da parte elétrica, plantas, limpeza, carpetes, etc. Promoções pré e durante a Feira: envio de convites, propaganda, brindes, etc. Recepção de clientes e pessoal VIP, incluindo refeições, hotel, ingressos, etc. Viagens e despesas do pessoal que trabalhará na Feira. Material e amostras enviados a visitantes interessados, após a Feira. Imprevistos adicionar uma margem sobre o total dos itens acima. H.2. Acompanhamento de despesas Discipline seu pessoal para anotar todo e qualquer gasto durante a Feira, e faça uma contabilidade completa após a Feira. Esses dados serão de muita valia para o planejamento de sua participação na próxima Feira.

13 Página 13 de 18 I. Atividades durante a Feira I.1. Tempo para contatos promissores Em sua programação, deixe blocos de tempo disponíveis para agendar encontros com visitantes que se interessaram por seus produtos e que gostariam de conversar mais seriamente fora da Feira. Feiras nos EUA geralmente fecham mais cedo do que as do Brasil, deixando mais tempo para marcar reuniões à noite, com ou sem jantar. Seu tempo no local da Feira é muito escasso (e valioso), portanto seja muito criterioso na hora de atender solicitações de visitantes. I.2. Administração do stand O organizador fornece a cada expositor um documento (bastante extenso) com o regulamento da Feira. Alguém da sua equipe deve ser o responsável por entender bem esse documento e saber o que deverá ser solicitado do organizador e o que deve ser obtido de outras fontes. I.2.a. Segurança de amostras e materiais promocionais Você deve assumir completa responsabilidade pela segurança de suas amostras e materiais promocionais. Coisas somem nos EUA como somem na Europa e somem no Brasil; todo cuidado é pouco. Amostras de valor devem ser guardadas de forma adequada; verifique com o organizador da Feira quais medidas devem ser tomadas. Seja muito previdente e evite correr o risco de ficar sem materiais ou amostras. I.2.b. Limpeza Seu pessoal deve se conscientizar de que a aparência do stand é fundamental, e que quanto mais limpo for mantido o local, menos limpeza vai precisar. I.2.c. Comunicação Um grande problema em Feiras é a dificuldade de comunicação. Recados precisam ser anotados e colocados num ponto central (quadro de avisos), para que possam ser devidamente repassados às pessoas certas. Evite recados falados é grande a probabilidade de que sejam esquecidos. I.2.d. Alimentação Devido ao intenso volume de atividades e como o volume de visitantes é imprevisível, nem sempre é possível manter uma programação "normal". Revezamento durante intervalos para fazer um lanche, almoçar ou ir ao banheiro devem ser programados de forma a não paralisar o stand. Pode valer a pena ir ao restaurante ou bar fora da hora normal de almoço, pois podem estar bem mais vazios. Comer no stand deve ser evitado, a não ser que o stand tenha reservado próprio para isso. Em stands menores. é aceitável ter refrigerantes e água em garrafas, mas evite beber abertamente em público.

14 Página 14 de 18 J. Atividades após a Feira Quando uma Feira termina, começa a corrida para arrumar tudo e ir embora. Programe tempo suficiente para executar as tarefas necessárias. Imediatamente após a conclusão da Feira muita gente entra no recinto para desmontar stands e retirar materiais, portanto essa é uma hora para ser muito cauteloso para que suas coisas não sumam. J.1. Atividades no local da Feira J.1.a. Desmontagem do stand Materiais promocionais, amostras, posters, etc. precisam ser retirados do stand e enviados a seu destino. Tenha controle de seus itens e saiba para onde estarão indo. J.1.b. Materiais que ficam nos EUA Muitas vezes é mais prático e econômico que o excesso de materiais e amostras permaneça nos EUA, de onde podem ser enviados mais facilmente aos interessados. Materiais dessa natureza precisam ser identificados e separados para que possam ser despachados corretamente. J.2. Atividades executadas nos EUA Nos dias logo depois da Feira você pode fazer visitas e reuniões com clientes ou potenciais clientes nos EUA, especialmente se for possível marcar reuniões ainda na cidade onde foi a Feira. Lembre-se de marcar isso com antecedência. Da mesma forma, pode ser viável fazer algumas visitas nos EUA para dar continuidade ao processo iniciado na Feira, e possivelmente já fechar negócios. Como dito acima, o sucesso de uma Feira acontece no acompanhamento de possibilidades iniciadas nela. J.3. Atividades executadas no Brasil J.3.a. Follow-up (acompanhamento) dos contatos feitos Um excelente e completo método para registrar cada visitante será inútil se não houver um acompanhamento realizado cuidadosamente. Quanto antes, melhor. Se você prometeu enviar documentação, faça-o imediatamente após o evento, pois o visitante ainda lembra de você. Você deve decidir qual material é mais indicado para seus visitantes. No mínimo envie uma carta e um folheto. Se possível, envie um kit personalizado, contendo exatamente o que é de interesse de cada visitante. Telemarketing: pode ser muito benéfico telefonar para cada visitante e confirmar que ele está realmente interessado. Isso pode economizar muito tempo e dinheiro que seria despendido em contatos não qualificados. J.3.b. Preparação e envio de cotações e amostras Dependendo de sua linha de produtos, é bem possível que você saia da Feira com a missão de preparar e enviar dezenas (ou centenas!) de cotações, com ou sem amostras.

15 Página 15 de 18 Se você não conseguir fazer todas essas cotações em uma ou duas semanas, é necessário enviar uma correspondência indicando quando elas serão enviadas. Não deixe seu cliente no escuro. J.4. Fechamento de negócios Naturalmente será muito vantajoso se você já conseguir fechar negócios durante ou logo após a Feira. Permaneça dois ou três dias para poder participar de reuniões e visitas após a conclusão da Feira. Para assegurar que todas as atividades necessárias estão devidamente planejadas, delegadas e executadas, use o Cronograma-Padrão abaixo como um guia. Cada empresa deve criar seu cronograma, acrescentando e tirando atividades conforme suas próprias necessidades.

16 Página 16 de 18 K. Cronograma-padrão para planejamento da Feira* Quando Sempre 26 a 52 semanas antes da Feira 20 a 25 semanas antes da Feira 15 a 19 semanas antes da Feira 10 a 14 semanas antes da Feira 5 a 9 semanas antes da Feira 2 semanas antes da Feira Tarefas Conhecer as Feiras do seu setor Identificar as que visam seu público-alvo Obter dados sobre as Feiras que interessam Escolher em quais você quer participar Fazer a reserva de espaço na Feira Definir e delegar a preparação do stand Fazer estimativa de custos Receber (do organizador) o guia operacional da Feira, revisá-lo e incluí-lo no planejamento Dividir o planejamento em tarefas, e designar pessoas responsáveis por cada uma delas Fazer publicidade em revistas e jornais do setor Preencher os formulários do Organizador da Feira Iniciar a preparação do pessoal que vai à Feira Preparar amostras Preparar custos do produto Obter material necessário para o stand e promoções Reservar passagens e hotéis Solicitar vistos Preparar materiais promocionais americanizados Preparar cartões de visita americanizados Decidir preços e imprimir sua lista de preços Veicular página em revistas especializadas Encomendar brindes promocionais Obter a relação de visitantes registrados para a Feira Solicitar crachás, convites e ingressos ao Organizador Checar lista de material e providenciar o que falta Preparar o formulário de registro de visitante e imprimi-lo em blocos Enviar amostras aos Estados Unidos Enviar convites Comprar uniformes (se forem ser utilizados) Fazer treinamento final de quem vai à Feira Enviar mala direta aos visitantes registrados * Estas datas e atividades devem ser ajustadas caso a caso.

17 Página 17 de 18 L. Ciclo de atendimento É importante que sua empresa tenha um ciclo de atendimento bem definido e devidamente documentado, para que todas pessoas de sua equipe na Feira possam atender visitantes de forma uniforme e padronizada. O ideal é que sua empresa tenha alguns scripts (em inglês) que sua equipe possa utilizar. Todavia, note que muito do atendimento é escutar e entender as necessidades do visitante é importante que seu pessoal evite o pecado (tão comum) de responder antes de entender a pergunta. Abaixo há uma sugestão de como pode ser montado um ciclo de atendimento o processo de atender um visitante. Este ciclo está dividido em 4 tarefas, e pode ser adaptado conforme a forma de vendas de seus produtos e serviços. L.1. Tarefa 1: dar as boas-vindas aos visitantes (15 a 30 segundos) A partir do primeiro momento, controle a qualidade de atendimento que o visitante vai ter. Puxe conversa, não espere por ele. Atenção para a comunicação não-verbal, preste atenção aos gestos do visitante, perceba logo se ele estiver impaciente ou cansado. Oriente-se pelo comportamento do visitante. Aja naturalmente e sem preocupação. Sempre entregue seu cartão de visita. Apesar de parecer muito óbvio, quantas vezes já ouvimos a frase: Ah! Desculpe-me, estou sem meu cartão de visita porque.... É sempre constrangedor para ambos e pouco profissional, além de poder impedir a continuidade de um contato. L.2. Tarefa 2: qualificar o visitante (1 minuto) O primeiro passo após receber bem o visitante é descobrir quem ele ou ela é. O crachá na maioria das vezes ajuda, mas não indica a função da pessoa. Uma boa pergunta é: E o que o senhor (ou a senhora) faz para (tal e tal) companhia? Sua meta é descobrir: Quem é a pessoa com que você está conversando (nome e função), Qual é o papel dessa pessoa na decisão de compra, e Qual a necessidade da empresa que produtos eles precisam, quando, e em que quantidade. Atenção: se o visitante não usar crachá, pode ser um concorrente. Primeiro descubra quem ele é, para depois investir tempo nele. Após saber quem é seu visitante, é necessário descobrir do que ele precisa, mas como o visitante pode ir embora a qualquer momento, você tem pouco tempo para obter essas respostas. Saiba dar prioridade às perguntas chave; o visitante também vai gostar, pois você não o fará perder tempo. Tenha sempre à mão um bloco ou talão de pedidos, para anotar as respostas principais do visitante.

18 Página 18 de 18 L.3. Tarefa 3: apresentar sua empresa e seus produtos (2 a 3 minutos) Depois que o visitante está interessado e você sabe o que ele quer, é a hora de mostrar como seus produtos podem ser úteis a ele. Nunca fale mais de dois minutos sem perguntar se ele está entendendo ou se ele tem alguma dúvida. Aqui apresentamos algumas dicas: Dê enfoque ao pontos-chave de seus produtos - não perca tempo com detalhes. Não recite estatísticas nem números demais. Mencione mas não enfatize que seu produto é feito no Brasil o visitante quer seu produto, não uma aula de geografia. Se o visitante perguntar, esteja preparado para falar sobre o Brasil. Seja breve entre nos benefícios e soluções rapidamente. Sempre peça feedback incentive o visitante a fazer perguntas Ao fazer perguntas ao visitante, ouça atentamente as respostas. Feiras são barulhentas, é preciso concentração para absorver o que o visitante diz. Finalize a conversa chegue ao final sem rodeios, e faça a venda ou defina exatamente qual o próximo passo nos contatos. L.4. Tarefa 4: registrar cada visitante qualificado (até 1 minuto) Uma meta principal sua é montar seu cadastro de visitantes para contatos posteriores. Tenha sempre à mão um formulário curto e objetivo, que será parte do processo de qualificação do visitante, e que lhe permita anotar (com facilidade) o próximo passo a ser dado (enviar catálogo, lista de preços, telefonar, fazer cotação, etc.). Chame a atenção para seu bloco de registros e com delicadeza pergunte: Você se incomoda se eu fizer algumas anotações? Não quero correr o risco de esquecer algo importante. Muitas empresas levam um computador e fazem eletronicamente este cadastro. Em horários de pico, talvez seja mais fácil anotar manualmente e depois colocar os dados no PC. Cuidado para que os funcionários no stand, todos com um bloco na mão ou um clipboard, não pareçam tiradores de pedidos e causem desconforto aos visitantes. Deixe o bloco no bolso ou em lugar de fácil acesso no stand.

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