Ciclo de Vida Típico das Conferências Científicas

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1 Ciclo de Vida Típico das Conferências Científicas Projeto Integrador / 2013 (Ana Moreira) Planeamento 25 Fev Fev Março Abril Maio Junho Julho /3 - Proposta Pensar 26/4 - Interface Arquitectura Pensar 6/6 Protótipo Implementar 24/6 - Doc Aprender Implementar Comunicar

2 A curto prazo (aulas) Apresentação da Proposta (22/3) 27/2 4/3 6/3 11/3 25 Fev Março Hoje! Domínio Requi sitos Enunciado Design Thinking A curto prazo (objectivos) Hoje! Proposta (22/3) Interface Arquitectura (26/4) 25 Fev Abril Perceber o contexto Identificar o problema Definir o que querem fazer Definir a experiência dos utilizadores Definir uma arquitectura

3 Sumário Conferências (sem fins lucrativos) Coordenação Organização Programa Participação Conferências (sem fins lucrativos)

4 Conferências para quê? Divulgar as descobertas científicas e tecnológicas mais recentes Apresentar o meu trabalho e obter reações dos pares Publicar um artigo nas atas da conferência Networking: conhecer outros que trabalham no mesmo domínio; estabelecer parcerias (locais e) internacionais, abrindo novas possibilidades de colaboração... e ainda... Conhecer a história e as atrações do país organizador Conhecer a cultura e vida social de outro país Viajar Viver novas experiências Fazer novos amigos... e muitas outras razões profissionais e pessoais

5 Variantes? Objectivos: científicos, tecnológicos, comerciais, e combinações destes Âmbito: regional/local, internacional Tipo: variados; eis dois exemplos Conferência principal com ou sem eventos satélite, com uma única comissão de programa oficial Conferência multi-track, com uma comissão de programa por track Duração: 1 dia a 7 dias Dimensão: poucas dezenas a milhares de participantes Algumas perguntas relevantes Quem garante a existência de uma conferência ao longo dos anos? (ICSE está a celebrar 35 anos de existência) Quem garante a qualidade científica e técnica de cada edição? Quem garante a logística e apoio financeiro de cada edição?

6 Atores principais? Responsáveis pela coordenação Presidente da Comissão Coordenadora e seus membros (steering committee) Responsáveis pelo programa técnico e científico Presidente da Comissão de Programa e seus membros (Outras comissões por evento satélite) Responsáveis pela organização local Presidente da Comissão de Organização e seus membros Atores principais Comissão Coordenadora Comissão Organizadora Comissão Programa

7 E quais as principais actividades? Coordenação Programa Organização e... claro, Participação Coordenação

8 Objectivos Contribuir para promover o avanço da investigação e desenvolvimento na área científica da conferência Responsabilidades Constituir e guiar cada edição da conferência Seleccionar os Presidentes das Comissões Organizadora e de Programa de cada edição Escolher o local de realização das edições futuras, com base nas propostas recebidas Estabelecer e avaliar as práticas que ligam os organizadores de cada sessão para garantir o sucesso técnico e financeiro continuado Assegurar que a conferência serve os interesses da comunidade

9 Organização Organização: timeline Pré-Preparação (Presidente da CO) ( 3-4 anos antes) Preparação (Presidente e membros CO) ( até meses antes) Execução (Todos) ( 2-3 semanas antes e durante) Análise (Presidente CP) ( até vários meses depois...)

10 Pré-Preparação Era uma vez... Ideia individual (Presidente da CO) Promover o meu trabalho, a minha instituição (e o meu país) Partilhar com os meus colaboradores (e alunos) uma experiência enriquecedora Quando e onde? Preparação da proposta para a Comissão Coordenadora (bidding)

11 Preparação da Proposta Constituir equipa: entre 6 e 15 pessoas Finantial chair, webchair, sponsor chair, proceedings chair, industry liason, social media chair, local chair, publicity chair... e possivelmente algumas das pessoas para workshop chair, tutorial chair, demo chair, poster chair, doctoral symposium chair, educators chair, student volunteer chair,... Negociar datas e local Preparar orçamento Preparar e submeter proposta à Comissão Coordenadora... e uns meses depois... Yeah! I ve won!

12 Preparação ( 18 meses antes) Contratos e Orçamento Há patrocinador oficial? (ACM, IEEE, AITO, AOSA,...) Preparar orçamentos para aprovação do patrocinador (restrições impostas: 15% surplus, 12% contingency, 16$/participant,...) Negociar e assinar contratos impostos pelo patrocinador com local de acolhimento da conferência (hotel, centro de congressos, universidade,...)

13 Mais contratos... Escolher e reservar local para os eventos sociais: banquete, 2 recepções de boas vindas,... Estes são momentos de eleição para mostrar o que o país tem de melhor Escolher empresa de catering 2 coffee breaks diários, almoços, recepções, banquete Planear transportes para participantes Para o banquete, excursões, entre locais distintos do evento,... Patrocinadores adicionais: para oferecer o melhor aos participantes! E muito trabalho... Atribuir responsabilidades aos vários membros da equipa e garantir coordenação constante Definição do apoio técnico necessário Página da conferência Publicidade e media: chamadas para os vários tipos de trabalhos solicitados Negociação do alojamento para os participantes Preparação do processo de inscrição Controlo do timeline presente e futuro

14 Participantes à vista! (3-4 meses antes) Preparação do programa técnico Inscrições: registos e pagamentos Actualização da página: inscrições, programa, hotéis, transportes, restaurantes,... Reservas alojamento Publicidade: chamada à participação Oportunidades para os alunos (student volunteers) Execução (Início 2-3 semanas antes)

15 Antecipação Pastas dos participantes: atas, programa técnico impresso, publicidade, souvenirs Reservas alojamento Sinalética Verificação das salas e equipamento Verificação do orçamento Finalização de ementas Ajuda continuada aos participantes E o grande momento chegou! Receção dos participantes Mais inscrições no local Atenção constante aos participantes Controlo diário de tarefas e plano para o dia seguinte Recolha dos inquéritos pedidos aos participantes Partida dos participantes e celebrar, mas sobretudo RELAXAR!

16 Análise Lições a partilhar Avaliação dos inquéritos preenchidos pelos participantes Auto-avaliação crítica Relatório final com lições a partilhar com os futuros organizadores (melhorias, modificações, inovações) Últimas facturas pagas, fecho de contas e relatório para o patrocinador

17 Mostly Office... Ajuda? Programa

18 Programa: timeline Constituição (Presidente CP) ( meses antes) Submissão (Autores) ( 6 meses antes) Revisão (Membros da CP) ( durante 8 semanas) Seleção (Presidente e membros CP) ( 4 meses antes) Atas (Presidente CP) ( 2 meses antes) Constituição

19 Comissão de Programa Comissão Coordenadora (CC) escolhe o Presidente da Comissão de Programa (PCP) PCP escolhe os membros da Comissão de Programa (CP), constituindo a sua equipa PCP define: CFP (call for papers), datas importantes, regras de avaliação e seleção de artigos Responsabilidades do PCP Assegurar um processo de revisão e seleção justo que resulte num programa de qualidade Submeter à CC a lista da CP, processo de revisão, datas importantes e chamada de trabalhos Monitorar as avaliações, assegurando a sua qualidade; liderar o processo de discussão e seleção Submeter CC proposta de keynote speakers Escolher o melhor artigo; escolher o melhor avaliador; produzir certificados Produzir as atas e coordenar com a editora (Springer, ACM, IEEE)

20 PCP colabora com PCO Verificar viabilidade de despesas (keynotes, reunião com membros da comissão de programa para seleção final dos artigos) Fornecer os elementos necessários para a publicidade e página da conferência Fornecer a lista de artigos e autorias para constituição do programa a publicar Submissão&Revisão

21 Submissão e distribuição Autores submetem resumos Membros CP inserem escolhas (aka bidding), conflitos de interesse e expertise nos vários tópicos Autores submetem artigo completo (7-10 dias depois) Presidente da CP distribui artigos para avaliação satisfazendo restrições: pelo menos 3 avaliações por artigo distribuição equitativa entre os membros conflitos de interesse expertise escolhas/bid Revisão e notificações Membros da CP avaliam os artigos PCP coordena discussão das avaliações PCP coordena seleção dos artigos a aceitar PCP notifica autores (aceitação/rejeição) Autores de artigos aceites submetem versão final PCP prepara atas para publicação e envia à editora PCP organiza programa (define sessões) e atribui moderadores (membros da CP) PCP envia programa para PCO

22 E para ajudar? Existem vários sistemas que automatizam uma parte do processo: Easychair e HotCRP (gratuitos), Cyberchair e Precision (pagos),... No CyberChair

23 Página de submissão (Autores) Página de submissão cont d

24 Página do PCP (início) PCP: revisores e distribuição

25 Membros CP: expertise Membros da CP: bidding

26 PCP: controlo submissão revisões Membro CP: avaliação artigo

27 Membro CP: avaliações todas (Discussão e) Seleção

28 Métodos distintos Discussão electrónica/online, apenas Discussão on-line seguida de reunião física com todos os membros da CP Para grandes eventos: comissão executiva adicional (Program Board) Criada pelo PCP para ajudar a garantir qualidade das avaliações e das decisões Membro CP: Discussão online

29 Membro CP: vista global Código de cores White: Review not yet submitted Pink: Only your review has been submitted Green: Classification A Light Green: Classification B Light blue: Classification C Blue: Classification D Yellow: Classification conflict - AC or BD Red: Serious classification conflict - AD Gold: Accepted Paper Reunião final: seleção

30 Atas Produção das atas Receber as versões finais dos artigos aceites (camera-ready) Compor o livro: introdução, foreword, ToC, capítulos, índice de autores, índice de revisores adicionais, patrocinadores Submissão dos ficheiros à editora

31 Produção das atas (cont d) Atas enviadas para a organização para distribuição pelos participantes tendência mais recente é para atas electrónicas Participação

32 Com que objectivo? As melhores conferências para trabalho não são sempre as maiores e com os palestrantes mais famosos Os workshops (8-25 participantes) são normalmente muito mais produtivos Os investigadores não vão a uma conferência se não tiverem um trabalho a apresentar (fundamental para financiamento) As apresentações devem espicaçar a curiosidade (apenas 20 min) - os detalhes estão no artigo Boa ocasião para organizar pequenas reuniões e conhecer outros participantes Antes da viagem Procurar financiamento Fazer a inscrição Reservar hotel Comprar o bilhete Preparar a apresentação Planear a chegada: mapas, transportes locais, encontros com colegas e amigos

33 Prontos para o desafio? O que se segue?

34 A curto prazo (aulas) 27/2 Apresentação da Proposta (22/3) 4/3 6/3 13/3 11/3 18/ Fev 26 Março 20/3 25/3 3/4 Hoje! Domínio Requi sitos Prep WS-1 Desenho Interface Gestão de Projecto Enunciado Design Mobile Thinking & Touch Des. Mob Web Mob A muito curto prazo DATA Título Descrição 4 Março 6 Março Domínio do Problema Design Thinking Ciclo de vida de uma Conferência Científica (Ana Moreira) Método para desenho de soluções / artefactos (Pedro Janeiro) 5 e 6 Março Prática 01 Recenseamento do grupo e apresentação da turma; Apresentação dos resultados dos TPCs; Dúvidas no enunciado e sua interpretação; Organização do vosso trabalho no imediato. Grupos; Registo no SRTA; Planeamento das chefias Familiarização com o