Levantamento de Governança de Pessoas 2013 Perguntas Frequentes (FAQ) Índice

Transcrição

1 Levantamento de Governança de Pessoas 2013 Perguntas Frequentes (FAQ) Índice 1. PERGUNTAS RELATIVAS AO PREENCHIMENTO E ENVIO DO QUESTIONÁRIO Quais organizações devem responder o questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? Onde pode ser obtido o questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? Quais documentos relativos ao levantamento devem ser enviados ao TCU? Quais são os prazos para encaminhamento? O questionário do levantamento deve ser necessariamente assinado pelo dirigente máximo da organização? Que recursos (equipamento e software) são necessários para a visualização e o preenchimento do formulário eletrônico da pesquisa? O formulário de Dados de Apoio deve ser enviado ao TCU na forma impressa também? Como deve ser enviado ao TCU o questionário do levantamento em meio eletrônico? Quem deve ser o remetente do contendo o formulário eletrônico do levantamento, depois de preenchido? Qual o papel e o perfil do interlocutor a ser indicado pela organização no formulário de Dados de Apoio? Não consigo enviar a partir do botão Submeter por . O que devo fazer? Para qual endereço de deve ser encaminhado o formulário eletrônico da pesquisa, depois de preenchido? Posso salvar o questionário parcialmente preenchido para continuar o preenchimento depois? A Auditoria Interna ou instância equivalente é a responsável pela resposta ao Questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? O questionário disponibilizado para resposta pode sofrer alterações, conforme verificado em seu controle de versão? PERGUNTAS RELATIVAS AO CONTEÚDO DO QUESTIONÁRIO Como posso conhecer os significados dos termos utilizados pelo TCU no questionário? Os magistrados deverão ser considerados colaboradores ou gestores? Questão 24. Como responder quando o planejamento da gestão de pessoas for parte integrante do planejamento estratégico organizacional?... 7 Página 1 de 9

2 2.4. Questão 27. Refere-se ao plano anual de capacitação, ou seja, é um desdobramento da questão 26? Questão 39. O que se entende por desenvolve processo sucessório para posições de liderança? Questão 44. O que significa "foco do uso da licença capacitação"? Questão 50. Refere-se a decisões relativas aos processos de gestão de pessoas ou a decisões em geral? Questão 54. Pode ser respondida avaliando se a área jurídica da organização desenvolve este trabalho, ou a questão pretende avaliar se os gestores da Unidade de Gestão de Pessoas atuam dessa forma? Questão 73. Devem ser consideradas todas as atividades de recrutamento e seleção, tanto internas quanto externas? Questão 89. Estagiários e terceirizados devem ser incluídos na resposta a esta questão? E como tratar os cedidos e comissionados? Questão 95. Quais são as ações de gestão de pessoas que estão sendo vistas como estratégicas? Questão 96. Estagiários, jovens aprendizes e terceirizados devem ser incluídos no quantitativo? Questão 97. Estagiários, jovens aprendizes e terceirizados devem ser incluídos no quantitativo? Questão 100. Devem ser incluídos os valores referentes ao pagamento de Participação nos Lucros e Resultados, o qual está vinculado ao alcance de metas empresariais negociadas?... 9 Página 2 de 9

3 1. PERGUNTAS RELATIVAS AO PREENCHIMENTO E ENVIO DO QUESTIONÁRIO 1.1. Quais organizações devem responder o questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? O questionário deve ser respondido pelos órgãos ou entidades que receberem comunicação formal do TCU (aviso ou ofício) solicitando o preenchimento e envio dos dados. Nota: Outras organizações federais interessadas em responder à pesquisa também poderão fazê-lo, independentemente de comunicação formal do TCU. Nesse caso, será gerado um relatório de avaliação em retorno, mas os dados não serão contabilizados no estudo Onde pode ser obtido o questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? O questionário da pesquisa está disponível apenas como formulário em meio eletrônico (formato PDF), devendo ser baixado a partir do endereço: É importante observar que o questionário deve primeiro ser baixado para o seu computador, para depois ser preenchido. Dessa forma, estará assegurando que os dados preenchidos sejam salvos no computador para aproveitamento posterior Quais documentos relativos ao levantamento devem ser enviados ao TCU? Quais são os prazos para encaminhamento? DOCUMENTO Formulário de Dados de Apoio - disponível apenas no endereço - preenchimento solicitado por meio de comunicado do TCU - encaminhar apenas para o perfilgovpessoal2013@tcu.gov.br PRAZO (a partir do recebimento, pelo órgão/entidade, do comunicado do TCU) 5 dias Questionário - disponível apenas no endereço - preenchimento solicitado por , encaminhado ao interlocutor indicado pela organização no Formulário de Dados de Apoio - encaminhar para o perfilgovpessoal2013@tcu.gov.br Cópia em papel do questionário - assinado pelo dirigente máximo - encaminhar para o endereço a seguir: Tribunal de Contas da União TCU Sefip SAFS Quadra 4, Lote 01, Anexo I, Sala 106 CEP Brasília/DF 15 dias 1.4. O questionário do levantamento deve ser necessariamente assinado pelo dirigente máximo da organização? A existência de uma boa governança de pessoas é responsabilidade da alta direção da organização. Toda a literatura recente sobre o tema no mundo reflete essa preocupação, em harmonia com os conceitos de governança corporativa. Nesse sentido, é esperado que o dirigente máximo seja o responsável pela existência dos mecanismos de governança de pessoas em toda a organização, de modo harmônico e alinhado aos objetivos estratégicos organizacionais. Página 3 de 9

4 Nesse caso, está em avaliação a estrutura de tomada de decisões da organização que leva ao bom ou mau desempenho dos agentes públicos em relação às estratégias de negócio. Não se trata, portanto, de um exame acerca das atividades relacionadas com o Ordenador de Despesas, como é comum em outros trabalhos do TCU. Por tudo isso é que o questionário deve ser assinado pelo dirigente máximo da organização. Não sendo possível, sugerimos que o questionário seja assinado pela pessoa que melhor represente o controle sobre a governança de pessoas. Entenderemos que, no impedimento do dirigente máximo, um representante expressou o que ele pensa, mediante delegação Que recursos (equipamento e software) são necessários para a visualização e o preenchimento do formulário eletrônico da pesquisa? É necessário um microcomputador que possua instalada a versão 8 (ou superior) do software Adobe Reader e, opcionalmente, cliente de instalado. O Adobe Reader é distribuído gratuitamente e pode ser baixado a partir do seguinte endereço: Nota: Não é recomendável a utilização de outros softwares visualizadores de PDF, pois a grande maioria não suporta as funções avançadas necessárias ao preenchimento e envio do documento O formulário de Dados de Apoio deve ser enviado ao TCU na forma impressa também? Não. O formulário de Dados de Apoio deve ser encaminhado apenas no formato eletrônico, conforme instruções constantes do respectivo documento PDF Como deve ser enviado ao TCU o questionário do levantamento em meio eletrônico? Após ser devidamente preenchido, o questionário deve ser enviado por , utilizando-se um dos seguintes métodos: a) Se o computador possuir cliente de instalado, use o botão Submeter por existente no próprio formulário (ver figuras abaixo). Página 4 de 9

5 Em seguida, o aplicativo cliente de será aberto (a figura abaixo mostra exemplo utilizandose o software MS Outlook 2007 ). Verifique se o campo destinatário está correto e se o formulário preenchido está anexado à mensagem. Nota: Dependendo das configurações do computador, a mensagem é enviada automaticamente, sem apresentação da tela abaixo. Nesse caso, verifique a lista de mensagens enviadas do software de correio eletrônico. b) Se o computador não possuir cliente de instalado, abra o questionário no Adobe Reader e use a opção Salvar Como do menu Arquivo (outra forma de salvar o arquivo é clicar no botão Submeter por e selecionar a opção na Internet - ver figuras acima). Quando da preparação do para encaminhamento das respostas ao TCU, anexe a ele o arquivo previamente salvo. Nota: Em qualquer caso, cópia em papel do questionário preenchido e assinado também deve ser encaminhada ao TCU, conforme instruções constantes da comunicação enviada pelo Tribunal ao órgão/entidade Quem deve ser o remetente do contendo o formulário eletrônico do levantamento, depois de preenchido? O questionário deve ser remetido a partir do do interlocutor que a organização informar no formulário de Dados de Apoio Qual o papel e o perfil do interlocutor a ser indicado pela organização no formulário de Dados de Apoio? O interlocutor é a pessoa para quem será encaminhada a solicitação de preenchimento do questionário. Ressaltamos que ele deverá ser o remetente do contendo o questionário preenchido. Além disso, o interlocutor será a pessoa com quem o TCU/Sefip manterá contato para fins do presente levantamento. Esse contato poderá ser feito por iniciativa do interlocutor, para sanar dúvidas ainda não esclarecidas, bastando enviar para o endereço eletrônico perfilgovpessoal2013@tcu.gov.br. Após o recebimento das informações, o TCU/Sefip poderá contatar o interlocutor para sanar deficiências porventura verificadas no preenchimento do Página 5 de 9

6 questionário. Por essa razão, é recomendável que a pessoa indicada como interlocutor tenha participado do preenchimento do questionário Não consigo enviar a partir do botão Submeter por . O que devo fazer? Em computadores que não possuam um cliente de instalado, o citado botão normalmente oferece apenas opção para salvar o arquivo. Nesse caso, salve o formulário preenchido e depois o inclua como anexo do que será enviado ao TCU Para qual endereço de deve ser encaminhado o formulário eletrônico da pesquisa, depois de preenchido? O endereço de para o qual deve ser enviado o questionário preenchido é: perfilgovpessoal2013@tcu.gov.br Posso salvar o questionário parcialmente preenchido para continuar o preenchimento depois? Sim. O Acrobat Reader versão 8 (e superiores) permite isso. Para salvar o questionário semipreenchido, use a opção Salvar ou Salvar Como do menu Arquivo. Quando quiser retomar o preenchimento, abra o arquivo anteriormente salvo e continue a responder às questões. Nota: Há necessidade de cuidado especial ao encerrar uma sessão de visualização e preenchimento do formulário. Quando houver dados ainda não salvos, o Acrobat Reader irá alertar para a necessidade de salvamento dos dados. Se o alerta for ignorado, as inclusões ou alterações realizadas serão perdidas definitivamente A Auditoria Interna ou instância equivalente é a responsável pela resposta ao Questionário do Levantamento de Governança de Pessoas 2013? Não. A responsabilidade pela Governança de Pessoas é da Alta Administração. Portanto, o questionário deve ser respondido e assinado pela Alta Administração da organização, com base nas informações fornecidas por suas áreas de planejamento, recursos humanos, auditoria interna etc O questionário disponibilizado para resposta pode sofrer alterações, conforme verificado em seu controle de versão? Sim. Podemos realizar algumas mudanças no questionário durante a fase de resposta, em decorrência de sugestões e dúvidas apresentadas pelos participantes. Entretanto, essas alterações, em regra, resumem-se a pequenas modificações de texto que objetivam deixar mais claro o que está sendo solicitado, não sendo suficientes para alterar o objetivo das questões. Ou seja, as respostas já elaboradas para versões anteriores do questionário, em geral, permanecem válidas. Página 6 de 9

7 2. PERGUNTAS RELATIVAS AO CONTEÚDO DO QUESTIONÁRIO 2.1. Como posso conhecer os significados dos termos utilizados pelo TCU no questionário? Consulte o glossário publicado na página do levantamento: Caso algum termo não conste no glossário, encaminhe sua dúvida para perfilgovpessoal2013@tcu.gov.br Os magistrados deverão ser considerados colaboradores ou gestores? Os magistrados que tiverem membro(s) da organização formalmente subordinado(s) a eles, devem ser considerados gestores. Os demais magistrados devem ser considerados colaboradores Questão 24. Como responder quando o planejamento da gestão de pessoas for parte integrante do planejamento estratégico organizacional? A redação desta questão contempla os casos em que os objetivos, metas e indicadores de desempenho relativos à gestão de pessoas se encontram no próprio Plano Estratégico Organizacional (PET), e não em um documento à parte. Portanto, se o processo a que se refere a questão 24 é executado sistematicamente pela organização, mesmo que seja um desdobramento do PET, a resposta deve ser adota integralmente a prática Questão 27. Refere-se ao plano anual de capacitação, ou seja, é um desdobramento da questão 26? Ela se refere também ao plano anual de capacitação, mas não se limita a ele; isto é, a questão abrange todas as estratégias de gestão de pessoas planejadas pela organização. Como exemplos de estratégias não relacionadas à capacitação, podemos citar a implementação de ferramenta para a gestão do conhecimento ou a reformulação do sistema de avaliação de desempenho. No entanto, se a capacitação for a única estratégia planejada pela organização, esta questão pode ser vista, sim, como um desdobramento da questão 26 ( Elabora plano anual de capacitação? ) Questão 39. O que se entende por desenvolve processo sucessório para posições de liderança? A questão 39 se refere ao planejamento e execução de um conjunto de objetivos e estratégias para garantir a disponibilidade de líderes (pool) com as competências desejadas pela organização, a fim de garantir a continuidade da liderança Questão 44. O que significa "foco do uso da licença capacitação"? Esse é um indicador que pode ser utilizado para avaliar o comprometimento dos servidores com o trabalho, demonstrando se as licenças capacitação estão alinhadas com os interesses da organização. Ressaltamos que esse é apenas um exemplo de indicador de gestão relacionado ao ambiente de trabalho Questão 50. Refere-se a decisões relativas aos processos de gestão de pessoas ou a decisões em geral? Refere-se a decisões em geral. Página 7 de 9

8 2.8. Questão 54. Pode ser respondida avaliando se a área jurídica da organização desenvolve este trabalho, ou a questão pretende avaliar se os gestores da Unidade de Gestão de Pessoas atuam dessa forma? Queremos saber apenas se a prática descrita é adotada na organização, independentemente da unidade responsável por ela Questão 73. Devem ser consideradas todas as atividades de recrutamento e seleção, tanto internas quanto externas? Sim Questão 89. Estagiários e terceirizados devem ser incluídos na resposta a esta questão? E como tratar os cedidos e comissionados? O objetivo da questão 89 é saber a força de trabalho total da sua organização, excluindo os gestores. Portanto: a) em relação aos comissionados, só devem ser incluídos nesta questão aqueles que exercem função de assessoramento; os que exercem função de direção/chefia, por serem gestores, devem constar apenas na questão 90; b) em relação aos cedidos, devem ser incluídos apenas os casos em que a organização respondente for a cessionária. Os casos em que a respondente for a cedente devem ser excluídos, pois não estão compondo a sua força de trabalho atual; c) todos os estagiários devem ser incluídos; d) quanto aos terceirizados, só devem ser incluídos aqueles que estão substituindo servidores ou empregados públicos (art. 18, 1º, da LRF) Questão 95. Quais são as ações de gestão de pessoas que estão sendo vistas como estratégicas? O objetivo desta questão é identificar a força de trabalho das Unidades de Gestão de Pessoas que está engajada em ações que suportam a implementação da estratégia da organização, contribuindo para o alcance dos seus objetivos. Nesse sentido, devem ser incluídos todos os colaboradores/gestores envolvidos diretamente com a gestão estratégica de pessoas (por exemplo: desenvolvimento de competências, gestão do conhecimento, gestão do desempenho, gestão do clima organizacional). Devem ser excluídos todos os colaboradores/gestores que desempenham atividades típicas de departamento de pessoal (por exemplo: registro e controle de pessoal, análise e concessão de direitos/vantagens, folha de pagamento, assentamento funcional, descrição de cargos, segurança do trabalho) Questão 96. Estagiários, jovens aprendizes e terceirizados devem ser incluídos no quantitativo? Estagiários e jovens aprendizes não devem ser incluídos. Quanto aos terceirizados, só devem ser incluídos aqueles que estavam substituindo servidores ou empregados públicos (art. 18, 1º, da LRF). Página 8 de 9

9 2.13. Questão 97. Estagiários, jovens aprendizes e terceirizados devem ser incluídos no quantitativo? Estagiários e jovens aprendizes não devem ser incluídos. Quanto aos terceirizados, só devem ser incluídos aqueles que estavam substituindo servidores ou empregados públicos (art. 18, 1º, da LRF) Questão 100. Devem ser incluídos os valores referentes ao pagamento de Participação nos Lucros e Resultados, o qual está vinculado ao alcance de metas empresariais negociadas? Se a participação nos lucros e resultados depender exclusivamente do cargo ocupado pelos colaboradores/gestores, o valor não deve ser incluído. No entanto, se houver parcela dessa participação que varie de acordo com o desempenho de cada colaborador/gestor, o respectivo valor deve, sim, ser incluído. Página 9 de 9