Opinião do Autor. Gestão da Segurança. CHMS - Planos de Procedimentos

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1 Gestão da Segurança CHMS - Planos de Procedimentos Para os documentos que servem de base a este texto encontramos denominações muito diferentes. Existe quem lhes chame NEP, (Normas de Execução Permanente), Planos de Contingência ou ainda substantivos mais indefinidos como Normas Internas ou Rotinas, etc. Estes são os nomes que vulgarmente encontramos para definir o conjunto de documentos que serve de apoio à actuação dos Agentes de Segurança Privada (ASP) no exercício das suas funções. Em muitos casos é a necessidade que aguça o engenho, ou seja, são os próprios ASP que tomam as suas notas, para não se esquecerem de efectuar esta ou aquela tarefa, ou deixam mensagens, mais ou menos explicitas, aos colegas que os rendem. Mais grave do que isso, é a existência de postos que não têm qualquer indicação do que fazer, quando fazer, como fazer e, se por obra do acaso, esse posto for dotado de um ASP pouco motivado e/ou deficientemente formado, estamos perante um posto de vigilância que eu apelidaria de fantasma. Se houver uma ocorrência, desde uma simples inundação a um principio de incêndio o que faz o ASP de serviço? Este comportamento, infelizmente, ainda vai sendo uma realidade da Segurança Privada em Portugal. Honra seja feita às empresas de Segurança Privada já vão sendo algumas - que por omissão do cliente - em complemento à formação básica imposta por Legislação, dotam os seus ASP de princípios básicos para saberem como actuar em determinadas situações; ou até equipam os postos que lhes são contratados de documentação de suporte mais ou menos adequada aos potenciais riscos. Com um senão, que consideramos legitimo: quando terminam o contrato, levam consigo essa documentação. Pessoalmente, defendo que se deveria generalizar e legalizar a denominação destes documentos, como foi feito com os Manuais de Segurança e os Planos de Emergência. O nome que considero mais adequado é: PLANOS DE PROCEDIMENTOS, porquê? Porque a palavra em si é expressiva daquilo que neste caso se pretende: do Lat. Procedere, agir, manobrar; portar-se; comportar-se *. Os Planos de Procedimentos são um conjunto de documentos que suportam a actuação do ASP no desempenho da sua função. Página 1 de 5

2 A necessidade da sua existência advém de um conjunto de factores, dos quais destacamos: - Falta de sensibilidade para a problemática da segurança. Os destinatários da segurança, nem sempre entendem a necessidade dos comportamentos e atitudes dos ASP. - Uniformização de comportamentos e atitudes. É vulgar os clientes dizerem: mas o seu colega não costuma agir assim... - Falta de formação dos ASP. Nem sempre a formação recebida pelos ASP é a mais adequada para desempenhar funções em postos com alguma especificidade, como p.e. uma central de recepção de alarmes. Entendemos que a elaboração dos Planos de Procedimentos deve obedecer a algumas regras: Estarem divididos em três grandes grupos: a. Procedimentos de Rotina (PR) - aqueles que regulamentam as situações diárias com que os ASP são confrontados ou que determinam tarefas diárias inadiáveis. b. Procedimentos de Emergência (PE) aqueles que determinam a acção dos ASP em situações de uma grave ocorrência. c. Procedimentos de Contingência (PC) aqueles que devem ter previstas as alternativas à impossibilidade do cumprimento de um dos Planos descritos anteriormente. Para um melhor entendimento damos um exemplo para cada caso: a. (PR) -Todos os dias, às 07h da manhã o ASP tem de abrir as portas e segurá-las com o sistema de retenção eléctrico para que não se fechem inadvertidamente. b. (PE) - Em caso de incêndio, o ASP deve premir o botão de alarme existente no seu posto de trabalho e utilizar o meio de combate a incêndio mais próximo até à chegada dos Bombeiros. c. (PC) - para o exemplo a) No caso do sistema de retenção das portas não funcionar, utilizar as cunhas de madeira que estão guardadas no seu bloco de gavetas, ou para o exemplo b) Caso o incêndio já tenha proporções que não permitam o combate com os meios existentes, confirmar a evacuação dos residentes e à chegada dos Bombeiros conduzi-los ao local da ocorrência. Página 2 de 5

3 Como se pode observar pelos exemplos dados, são coisas simples. Porém, importa que estejam escritas, bem definidas e treinadas. Se não existir um suporte escrito, corre-se o risco de que, perante situações semelhantes, a actuação dos ASP seja mais ou menos adequada, conforme a sua sensibilidade e formação para a situação em presença. Mantendo os exemplos: a. Se não estiver escrito em Plano de Procedimentos o horário de abertura das portas, corre-se o risco de cada ASP abrir as portas à hora a que se lembrar ou considerar mais conveniente, ou até só deixar entrar quem ele entender; b. Se não estiver bem definida qual a actuação perante um incêndio correse o risco do ASP ser o primeiro a abandonar as instalações sem sequer dar o alarme; c. Se não existir um Plano de Procedimentos de Contingência até para as situações mais básicas, corre-se o risco destas redundarem em grandes problemas. Somos pois levados a concluir que os Planos de Procedimentos são vitais para um cabal desempenho dos ASP. No entanto, coloca-se a questão: quem os deve elaborar? Preferencialmente devem ser elaborados pelo órgão responsável pela Gestão da Segurança da entidade contratante. Como primeira alternativa pode recorrer-se a uma empresa externa que não a contratada para a prestação do serviço de Vigilância e só recorrer a essa em última instância. As vantagens e desvantagens são: a. No caso de ser a Organização contratante a elaborar os Planos de Procedimentos existe o benefício de conhecer a realidade diária, as condições existentes e ter o acesso aos órgãos decisórios da empresa e assim à Politica de Segurança adoptada; b. Com o recurso a uma empresa externa da especialidade perdem-se algumas das vantagens anteriores mas beneficia-se do facto da experiência adquirida com outros clientes; c. A terceira solução poderá transformar-se na menos eficaz. Sendo a empresa contratada para a prestação do serviço de Segurança Privada a elaborar os Planos de Procedimentos, ainda que de uma forma involuntária, existe a probabilidade de ter como primeiros pressupostos na elaboração dos Planos, os seus interesses económicos e não os interesses operacionais da Organização contratante. Página 3 de 5

4 No nosso entendimento, existem regras básicas a respeitar na elaboração dos Planos de Procedimentos: a. Não violar a Legislação Nacional ou interna da Organização; b. Não conduzir à violação da integridade moral e física dos aplicadores; c. Serem fáceis de entender (utilizar linguagem corrente); d. Explicada a sua finalidade para melhor entendimento dos aplicadores; e. Impostos com energia e sancionar a sua não aplicação; f. Devem definir inequivocamente: - Quem faz o quê? - Quando faz? - Como Faz? - Onde faz? - Porque faz? b. Não é aconselhável que exista mais de uma contingência por Procedimento, sob pena de confundir o aplicador. c. A apresentação deve ser tão mais simplificada quanto maior for o nível de gravidade da situação a cujo procedimento se destina: d. Os Planos de Procedimentos de Rotina podem apresentar-se escritos e bem explicados; e. Pelo contrário, os Procedimentos de Emergência devem ser apresentados de uma forma que permita a leitura/interpretação rápidas (preferencialmente em fluxograma); f. Os Procedimentos de contingência devem obedecer às mesmas regras conforme for a sua aplicação, rotina ou emergência. Um dos fundamentos dos Planos de Procedimentos é regulamentar as acções dos ASP, por essa razão estes devem participar na sua actualização, efectuando propostas de alteração a quem de direito. Criar um conjunto de Planos de Procedimentos e não os treinar ou rever continuamente é o equivalente a não existirem. Os ASP têm uma enorme responsabilidade relativamente aos Planos de Procedimentos não só na sua aplicação, mas também na sua adequação. Página 4 de 5

5 Sempre que um ASP detectar que um determinado Procedimento deixou de ser exequível em parte ou totalmente tem o dever e obrigação de alertar os seus superiores para esse facto, sob pena de, caso se venha a provar que essa detecção estava feita, mas não participada, venha a ser responsabilizado pela sua inadequação. Quero com isto dizer que se um ASP detectar a inadequação de determinado Procedimento e não o denunciar por escrito a quem de direito será, no mínimo, responsável moral por factos que daí venham a decorrer. Depois de criados, os Planos de Procedimentos, passam a ser da responsabilidade dos aplicadores não dos seus autores. Para que tal aconteça, os responsáveis pela concepção e aplicação dos Planos de Procedimentos devem sensibilizar, formar e informar os ASP da sua responsabilidade neste processo. * Dicionário PRIBERAM J ú l i o S a n t o s Pode expressar as suas opiniões sobre este artigo no nosso fórum: Página 5 de 5

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