Manual de Lançamentos Contábeis: Brindes e presentes de final de ano

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1 Manual de Lançamentos Contábeis: Brindes e presentes de final de ano Resumo: Analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos o tratamento contábil que deve ser observado quando da distribuição de brindes à colaboradores e terceiros quem mantenham vínculo com a empresa. Veremos como contabilizar às mercadorias adquiridas para distribuição, bem como a Nota Fiscal de distribuição dos brindes. 1) Introdução: Com a aproximação das festas de fim de ano (Natal e Ano Novo) muitas empresas aproveitam a oportunidade para distribuir "brindes" ou presentes aos seus clientes, colaboradores e outras pessoas que mantenham vínculo com a empresa. Essas empresas, acreditam que esses agrados além de ser um belo presente é também uma grande oportunidade para presentear e agradecer de maneira gentil às pessoas que contribuíram para o seu crescimento e fortalecimento ao longo do ano. Portanto, distribuir brindes ou presentes é sem dúvida uma das melhores formas para recompensar funcionários, agradecer colaboradores e estreitar o relacionamento com clientes e fornecedores. Em linhas gerais, considera-se brinde a mercadoria que, não constituindo objeto normal das atividades econômicas do contribuinte tenha sido adquirida especificamente para distribuição gratuita a consumidor ou usuário final. Os objetos considerados brindes, normalmente, são de pequeno valor individual, tais como: i) agendas; ii) canetas; iii) canecas; iv) chaveiros; v) mouse pads; vi) réguas; vii) etc. Portanto, é comum nesta época do ano as empresas fazerem esses agrados à seus colaboradores e/ou terceiros. Acontece que, como todas as despesas realizadas pelas empresas, os brindes também geram reflexos na escrituração contábil dessas mesmas empresas. São esses reflexos que analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos, ou seja, analisaremos aqui o tratamento contábil que deve ser observado quando da distribuição de brindes à colaboradores e terceiros quem mantenham vínculo com a empresa. Base Legal: Tax Contabilidade (UC: 20/10/15). 2) Conceitos: 2.1) Brindes: Afim de melhor conceituar brinde recorremos-nos à legislação do ICMS, mais especificamente a do Estado de São Paulo. De acordo com o artigo 455 do RICMS/2000-SP, considera-se brinde a mercadoria que, não constituindo objeto normal das atividades econômicas do contribuinte tenha sido adquirida especificamente para distribuição gratuita a consumidor ou usuário final, tais como: i) agendas; ii) canetas; iii) canecas; iv) chaveiros; v) mouse pads; vi) réguas; vii) etc. Portanto, para que se caracterize a distribuição de brindes, deverão estar presentes na operação os seguintes requisitos: a. a mercadoria adquirida não pode constituir objeto normal da atividade econômica do contribuinte (não pode se confundir com a saída de mercadorias do estoque do estabelecimento); b. a distribuição deverá ser dar a título gratuito; e c. a distribuição deverá ser feita a consumidor ou usuário final da mercadoria. Assim, por exemplo, uma empresa fabricante de biscoitos e massas não poderá ofertar a título de brindes bolachas de sua fabricação ou adquiridas de terceiros, tendo em vista que as bolachas se confundem com os produtos normalmente comercializados pela empresa. Nestas hipóteses a empresa poderá utilizar-se das operações denominadas "Bonificação" ou "Doação". (1) Embora os brindes possam ser de diminuto ou nenhum valor comercial, como as amostras, conceituadas no artigo 54, III do Decreto nº 7.212/2010 (RIPI/2010), destas se diferenciam pois não se tratam de produto, fragmento ou parte de mercadoria em quantidade estritamente necessária a dar a conhecer a sua natureza, espécie e qualidade. Portanto, perante a legislação tributária, brinde é uma "coisa" e amostra é outra. Base Legal: Art. 13, VII da Lei nº 9.249/1995 (UC: 20/10/15); Art. 455 do RICMS/2000-SP (UC: 20/10/15) e; SC Cosit nº 58/2013 (UC: 20/10/15). Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 1 de 5

2 3) Tratamento contábil: 3.1) Quanto ao ICMS: A distribuição de brindes, seja diretamente ou por intermédio de terceiros, sofre normalmente a incidência do ICMS, imposto de competência Estadual, tendo em vista que o fato gerador do imposto ocorre por ocasião da saída (circulação) de mercadoria a qualquer título do estabelecimento de contribuinte. Porém, cabe nos lembrar que exitem operações ou mercadorias distribuídas como brinde que estão amparadas por algum tipo de incentivo fiscal, tais como, isenção, não incidência, redução de Base de Cálculo (BC), etc. Nesses casos, o contribuinte deve se atentar à aplicação da tributação pertinente à mercadoria ou à operação realizada, conforme o caso. Do contrário, a operação será normalmente tributada. (2) Em nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Aquisição e Distribuição de Brindes", publicado em nosso "Manual de Emissão de Notas Fiscais", fazemos uma análise completa das regras (e procedimentos) que envolvem a aquisição e distribuição de brindes, sob o enfoque da legislação do ICMS do Estado de São Paulo e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), imposto de competência Federal. Neste trabalho, entre outros pontos, analisamos os conceitos que envolvem essa operação, bem como o tratamento tributário (Base de Cálculo, alíquota, etc.) a ser dado quando da emissão da Nota Fiscal de distribuição de brindes, tanto em operações internas como interestadual. Base Legal: Art. 2º, I do RICMS/2000-SP (UC: 20/10/15). 3.2) Quanto ao IPI: Regra geral, o IPI tem como fato gerador a saída de produtos de estabelecimento industrial ou de equiparado a industrial. Observe-se, ainda, que a mercadoria que constitua objeto normal da atividade do estabelecimento não pode ser caracterizada como brinde. Nesse sentido, se o fato gerador do IPI ocorre com a saída de produto de estabelecimento industrial ou de equiparado a industrial, esse mesmo produto não poderá ser distribuído como brinde por esse estabelecimento (poderá como bonificação ou doação, por exemplo), já que constitui objeto normal de sua atividade, exceção ao exposto se verifica quando se tratar de produto importado especificamente para distribuição como brinde, ou seja, que não seja objeto comumente importado pelo estabelecimento para revenda ou industrialização. Portanto, às operações com brindes são estranhas à legislação do IPI, não havendo a incidência deste tributo, salvo, como dito no parágrafo anterior, quando se tratar de produto importado especificamente para distribuição como brinde. Base Legal: Art. 35, II do RIPI/2010 (UC: 20/10/15). 3.3) Quanto ao Imposto de Renda e CSLL: No que se referem as despesas com a aquisição de brindes para serem distribuídos aos colaboradores e/ou terceiros, temos que é expressamente vedada sua dedutibilidade para fins de apuração do Lucro Real e da BC da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), conforme prescreve o artigo 249, VIII do RIR/1999, in verbis: Art Na determinação do lucro real, serão adicionados ao lucro líquido do período de apuração (...) VIII - as despesas com brindes; (...) Portanto, quaisquer quantias debitadas na contabilidade à título de despesa com aquisição de brindes deverão ser adicionadas ao Lucro Líquido do exercício, para fins de apuração do Lucro Real, no Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur), e também para a BC da CSLL. Lembramos que esta adição passou a ser obrigatória a partir de 01/01/1996, com a entrada em vigor do artigo 13, VII da Lei nº 9.249/1995. Base Legal: Art. 13, VII da Lei nº 9.249/1995 (UC: 20/10/15); Art. 249, único, VIII do RIR/1999 (UC: 20/10/15); Art. 38, 1º, X da IN SRF nº 390/2004 Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 2 de 5

3 (UC: 20/10/15) e; SC Cosit nº 58/2013 (UC: 20/10/15). 4) Tratamento Contábil: 4.1) Na aquisição dos brindes e no pagamento do fornecedor: As compras (ou aquisições) de brindes para distribuição direta a consumidor ou usuário final deverão ser contabilizadas no mês de sua efetiva aquisição, mesmo que o pagamento seja à prazo ou parcelado. Além disso, os gastos com os brindes deverão ser classificados em conta de "Estoque" intitulada "Estoques - Brindes e presentes de Fim de Ano" (3) do subgrupo Ativo Circulante (AC), tendo como contrapartida uma conta do Passivo Circulante (AC) ou do Exigível a Longo Prazo (ELP) se a obrigação tiver sua realização, certa ou provável, que ultrapasse o término do exercício social seguinte. Os brindes ficarão nessa conta de "Estoque" até a sua efetiva distribuição. Na hipótese da empresa não adotar controle permanente de estoques, poderá contabilizar a aquisição dos brindes diretamente em conta de resultado (despesa operacional) e, por ocasião do levantamento de seus estoques, apurar o estoque de brindes por ventura haja em seu estabelecimento, o qual será levado a débito da conta "Estoques - Brindes de Fim de Ano" e a crédito da conta de despesa operacional respectiva. Notas Tax Contabilidade: (3) Essa conta também poderá ser intitulada "Estoques - Brindes e Presentes de Fim de Ano (AC)" na hipótese de a empresa além de distribuir brindes, distribuir presentes de pequena monta. (4) Destaca-se que os estabelecimentos contribuintes do ICMS terão direito ao crédito fiscal desse imposto destacado na Nota Fiscal de aquisição, tendo em vista ser uma operação que está no seu campo de incidência ) Exemplo Prático: Afim de melhor exemplificar a contabilização ora analisada, suponhemos que a empresa fictícia Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., indústria com sede no Município de Campinas/SP, tenha adquirido em 05/12/2X01 do fornecedor de materiais promocionais Ximenes Ind. e Com. de Brindes Ltda (cinco mil) canecas (NCM: ) com o logotipo da empresa estampada em seu corpo, a um preço unitário de R$ 3,50 (três reais e cinquenta centavos), totalizando, desta forma, R$ ,00 (sem IPI) em mercadorias. Assim, nessa data, a empresa Ximenes deverá emitir uma Nota Fiscal com os seguintes valores: Valor total dos produtos: R$ ,00; IPI (R$ ,00 X 10%): R$ 1.750,00; BC do ICMS: R$ ,00; ICMS: R$ 3.150,00; Valor total da Nota Fiscal: R$ ,00. Assim, considerando que a Vivax adota controle permanente de estoques, teremos os seguintes lançamentos contábeis a fim de registrar a aquisição dos brindes, bem como o pagamento do fornecedor: Pela aquisição de canecas para distribuição como brinde, conf. NF XXX.XXX do fornecedor Ximenes: D - Estoque - Brindes de Fim de Ano (AC) _ R$ ,00 D - ICMS à Recuperar (AC) R$ 3.150,00 C - Fornecedores (PC) R$ ,00 Pelo pagamento do fornecedor Ximenes, ref. a aquisição de canecas para distribuição como brinde - NF XXX.XXX: D - Fornecedores (PC) R$ ,00 C - Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ ,00 PC: Passivo Circulante. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 3 de 5

4 4.2) Na distribuição dos brindes: Por ocasião da distribuição dos brindes, deve-se efetuar a baixa da conta "Estoques"" em contrapartida à conta de resultado (despesa) que irá suportar o respectivo ônus. Registra-se que a maioria dos Estados brasileiros determina a cobrança do ICMS sobre às saídas de brindes. Assim, as empresas que estiverem nestes Estados deverão adotar os seguinte procedimento fiscal: a. escriturar a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor dos brindes no Livro Registro de Entradas (LRE), com direito ao crédito fiscal do ICMS, quando incidente na operação; b. emitir, no ato da distribuição dos brindes, Nota Fiscal de Saída com o lançamento do ICMS (quando devido), incluindo no valor da mercadoria adquirida o IPI que, eventualmente, conste na Nota Fiscal emitida pelo fornecedor ) Exemplo Prático: Dando continuidade ao nosso exemplo prático, suponhemos que as 5000 (cinco mil) canecas tenham sido totalmente distribuídas até o final do mês de dezembro/20x1. Diante isso, teremos os seguintes lançamentos contábeis a fim de registrar a distribuição dos brindes, bem como o registrar o ICMS destacado na Nota Fiscal de saída: Pelo registro do ICMS incidente na NF de Saída de distribuição de brindes, conf. NF XXX.XXX: D - ICMS sobre Brinde de Fim de Ano (CR) _ R$ 3.465,00 C - ICMS à Recolher (AC) R$ 3.465,00 Pela distribuição de brindes aos colaboradores e terceiros, conf. NF XXX.XXX: D - Brindes de Fim de Ano (CR) R$ ,00 (5) C - Estoque - Brindes de Fim de Ano (AC) _ R$ ,00 CR: Conta de Resultado. No que se refere ao ICMS, observemos que a empresa arcará apenas com o ônus relativo ao imposto incidente sobre o IPI que integrará a BC do ICMS. Por isso mesmo, em nosso exemplo, o ICMS lançado na Nota Fiscal de Saída da Vivax incidiu sobre o valor total da Nota Fiscal de Saída (R$ ,00 X 18%), ou seja, o ICMS foi calculado incluindo-se em sua BC o valor do IPI. Já no quesito IRPJ e CSLL, tendo em vista a indedutibilidade dos brindes, nossa Equipe Técnica entende que o valor do ICMS (R$ 3.465,00) também é indedutível e, portanto, deve ser adicionado ao Lucro Líquido do exercício, para fins de apuração do Lucro Real e da BC da CSLL. (5) O valor do brinde lançado para despesa deverá ser adicionado ao Lucro Líquido do exercício, para fins de apuração do Lucro Real e da BC da CSLL, tendo em vista sua indedutibilidade já discutida no presente Roteiro de Procedimentos. 5) Presentes adquiridos isoladamente: A mercadorias adquiridas isoladamente, sem qualquer vínculo com objeto normal das atividades econômicas da empresa, destinados a presentear colaboradores, poderão ser registrados diretamente em conta de despesa operacional. Para o registro de tais gastos, normalmente utiliza-se uma rubrica genérica de "Brindes e Presentes (CR)". Destaca-se a necessidade de oferecer o valor gasto à tributação. Vale ressaltar que estamos admitindo aqui uma operação autorizada pela direção da entidade feita dentro da legalidade, sem nenhuma conotação de transgressão ética que provoque vícios e impedimentos comerciais. Normalmente os códigos de ética das empresas disciplinam essas práticas de modo que não haja abusos. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 4 de 5

5 5.1) Exemplo Prático: Suponhemos que a Vivax tenha adquirido uma cesta de natal em casa especializada, no valor de R$ 800,00 (oitocentos reais), para presentear o colaborador Jorge Delsalto que desenvolveu um importante projeto para a empresa no ano, projeto este ganhador de prêmios importantes. Supondo que a cesta foi paga através de cheque, teremos o seguinte lançamento contábil: Pela aquisição de uma cesta de natal para o colaborador Jorge Delsalto, conf. NF XXX.XXX: D - Brindes e Presentes (CR) _ R$ 800,00 C - Bco. c/ Mvto. (AC) R$ 800,00 CR: Conta de Resultado. Informações Adicionais: Este material foi escrito em 19/10/2015 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade, sendo que o mesmo foi atualizado em 05/11/2015, conforme legislação vigente nesta mesma data. Todos os direitos reservados. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 5 de 5