Manual de Lançamentos Contábeis: Retificação de lançamentos contábeis

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1 Manual de Lançamentos Contábeis: Retificação de lançamentos contábeis Resumo: No Brasil, grande parte dos departamentos de contabilidade trabalham com equipe enxuta para minimizar custos administrativos e maximizar seus lucros, assim, seus profissionais acabam trabalhando em ritmo acelerado para liberar informações para alta gerência e, nesse esforço acabam cometendo erros em lançamentos contábeis que podem prejudicar a interpretação dos números pelos usuários da contabilidade. Estudaremos nesse Roteiro os procedimentos existentes para retificação desses lançamentos contábeis. Para tanto, tomaremos por base o artigo 269 do RIR/1999, bem como a Res.o CFC n 1.330/2011, que aprova a ITG 2000-Escrituração Contábil. 1) Introdução: No Brasil, grande parte dos departamentos de contabilidade das empresas trabalham com equipe enxuta para minimizar custos administrativos e maximizar seus lucros, assim, seus profissionais acabam trabalhando em ritmo acelerado para liberar informações para a alta gerência em tempo hábil e, nesse esforço, acabam cometendo erros em lançamentos contábeis que podem prejudicar a interpretação dos números pelos usuários da contabilidade. Esses profissionais devem, no seu dia-a-dia, observar as normais legais de contabilidade emanadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pela legislação do Imposto de Renda. Dessa forma, o atual Regulamento do Imposto de Renda (RIR/1999), Decreto nº 3000/1999, prescreve normas legais sobre escrituração do Livro Diário, bem como de retificação de lançamentos contábeis. Segundo esse diploma legal, a escrituração não deverá ter intervalos em branco, entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas ou serem escritos a margem, também deverá ser observado à ordem cronológica dos fatos, seguindo um sistema de contabilidade uniforme. A não observância dessas normais tornam a escrituração contábil inútil para dar suporte à empresa nas tomadas de decisões, além disso, uma escrituração mal feita expõe a empresa ao risco de desclassificação da escrita fiscal pelo Fisco e, conseqüentemente, do arbitramento do lucro tributável. Para minimizar esses problemas, eventuais erros cometidos na escrituração devem ser corrigidos mediante retificação de lançamentos, observando-se os procedimentos aceitos pela boa técnica contábil. Estudaremos neste Roteiro os lançamentos contábeis que deverão ser feitos pelo profissional da Contabilidade para regularizar os erros cometidos, para tanto, tomaremos por base o artigo 269 do RIR/1999, bem como a Resolução CFC n 1.330/2011, que aprova a ITG Escrituração Contábil. Base Legal: Art. 269 do RIR/1999 (UC: 13/03/16). 2) Conceito: 2.1) Retificação de lançamento contábil: Retificação de lançamento contábil é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro na escrituração contábil das empresas e entidades em geral. Base Legal: Item 31 da Resolução CFC n 1.330/2011 (UC: 13/03/16). 3) Tipos de Retificação: Os erros cometidos na escrita contábil das empresas devem ser retificados por intermédio dos seguintes lançamentos contábeis: a. Estorno; b. Transferência; e c. Complementação. Vale ressaltar que, em qualquer das formas citadas acima, o histórico do lançamento de acerto deverá precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem. Além disso, os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 1 de 5

2 Base Legal: Itens 31 e 32 da Resolução CFC n 1.330/2011 (UC: 13/03/16). 3.1) Estorno: O estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente. Na prática, o estorno de lançamento é utilizado quando ocorre a duplicidade de um mesmo lançamento contábil na escrituração das empresas. Base Legal: Item 33 da Resolução CFC n 1.330/2011 (UC: 13/03/16). 3.2) Transferência: Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta correta. Base Legal: Item 34 da Resolução CFC n 1.330/2011 (UC: 13/03/16). 3.3) Complementação: Lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado. O lançamento complementar aumentando valor anteriormente registrado também é conhecido por estorno parcial pelos profissionais da Contabilidade. Base Legal: Item 35 da Resolução CFC n 1.330/2011 (UC: 13/03/16). 4) Tratamento Contábil: Veremos neste capítulo alguns casos práticos de retificação de lançamentos contábeis no Livro Diário, para tanto utilizaremos como exemplo a empresa Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda.. 4.1) Estorno: Suponhamos que, ao fazer a conciliação da conta-corrente mantida no Banco Econômico S/A., o departamento de contabilidade da Vivax tenha constatado, em fevereiro de 20X1, o lançamento em duplicidade de despesa bancária no valor de R$ 59,00 (cinquenta e nove reais), lançada no dia 30/01/X1, cobrada a título de Tarifa de Mensalidade da Cesta de Serviços Empresarial. Referido valor foi lançado a débito em conta de resultado intitulada "Tarifas Bancárias (CR)" e a crédito da conta "Banco Econômico - Agência Conta: (AC)", da seguinte forma: Pela cobrança de Despesas Bancárias, debitada na conta corrente : D - Tarifas Bancárias (CR) R$ 59,00 C - Banco Econômico: Agência Conta: (AC) _ R$ 59,00 Portanto, o estorno da importância lançada em duplicidade deverá ser feito da seguinte forma: Pelo estorno de Despesas Bancárias lançada em duplicidade: D - Banco Econômico: Agência Conta: (AC) _ R$ 59,00 C - Tarifas Bancárias (CR) R$ 59,00 Histórico: Estorno da importância lançada em duplicidade no dia 30/01/X1, na página 135 deste Livro, relativa à cobrança de Tarifa de Mensalidade da Cesta de Serviços Empresarial. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 2 de 5

3 4.2) Transferência: Suponhamos agora que a empresa Vivax tenha adquirido um caminhão para ser utilizado pelo seu departamento de logística, na entrega de produtos comercializados a clientes localizados na região onde está instalada. Referido caminhão foi pago à vista em 25/05/20X1, através de transferência bancária no valor de R$ ,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais). Para registrar a aquisição na contabilidade a empresa efetuou os seguintes lançamentos no Livro Diário do mês de maio: Pela aquisição de caminhão: D - Móveis e Utensílios (AI) R$ ,00 C - Banco Econômico: Agência Conta: (AC) _ R$ ,00 AI: Ativo Imobilizado. Como podemos verificar, o bem foi registrado erroneamente em conta intitulada "Móveis e Utensílios (AC)", do Ativo Imobilizado (AI), quando o correto seria a conta de "Veículos (AC)", também do subgrupo Ativo Imobilizado (AI). Para retificar o lançamento podemos proceder à transferência dos valores, da seguinte forma: Pela aquisição de caminhão: D - Veículos (AI) R$ ,00 C - Móveis e Utensílios (AI) _ R$ ,00 Histórico: Transferência da importância lançada erroneamente no dia 25/05/20X1, na página 53 deste Livro, em conta de Móveis e Utensílios, do Ativo Imobilizado (AI). AI: Ativo Imobilizado. 4.3) Complementação: O lançamento de retificação por complemento poderá ocorrer para regularizar lançamentos efetuados a menor ou a maior na escrita contábil da empresa. Analisaremos abaixo as 2 (duas) situações em mais detalhes ) Aumento de valor anteriormente lançado: Admitamos agora que a empresa Vivax tenha efetuado a venda, a prazo, de 3 (três) computadores no valor total de R$ 7.500,00 (sete mil e quinhentos reais) e que sua contabilização, no dia 14/01/20X1, tenha sido feita da seguinte forma (1): Pela venda dos computadores, conforme Nota Fiscal nº XXX.XXX.XXX, de DD/MM/AAAA: D - Clientes (AC) R$ 6.500,00 C - Receita de Vendas-Nacional (CR) _ R$ 6.500,00 Como podemos verificar, a empresa registrou a venda na contabilidade com R$ 1.000,00 (um mil reais) (2) de diferença. Para retificar o lançamento podemos lançar apenas a diferença, da seguinte forma: D - Clientes (AC) R$ 1.000,00 C - Receita de Vendas-Nacional (CR) _ R$ 1.000,00 Histórico: Complemento da importância lançada à menor no dia 14/01/20X1, na página 45 deste Livro, Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 3 de 5

4 relativo à venda efetuado no mês de janeiro de 2XX1 através da NF n XXX.XXX.XXX. Notas Tax Contabilidade: (1) Para facilitar o entendimento do exemplo, estamos desconsiderando os lançamentos dos tributos incidentes sobre a venda. Assim, num caso prático nosso leitor deverá observar a tributação a que estiver sujeito o produto. (2) Apuração da Diferença: R$ 7.500,00 (Valor correto) - R$ 6.500,00 (Valor lançado errado) = R$ 1.000,00 (Valor do Acerto) ) Redução de valor anteriormente lançado: Por fim, admitamos que a empresa tenha realizado outra venda à prazo no valor total de R$ ,00 (Quinze mil reais) e que sua contabilização, no dia, 25/01/X1, tenha sido feita da seguinte forma (3): D - Clientes (AC) R$ ,00 C - Receita de Vendas-Nacional (CR) _ R$ ,00 Como podemos verificar, a empresa registrou a venda na contabilidade também com uma diferença de R$ 1.000,00 (Um mil reais) (4), mas dessa vez a maior que o correto. Para retificar o lançamento podemos lançar apenas a diferença, da seguinte forma: D - Receita de Vendas-Nacional (CR) _ R$ 1.000,00 C - Clientes (AC) R$ 1.000,00 Histórico: Complemento da importância lançada a maior no dia 25/01/X1, na página 45 deste livro, relativo a venda efetuado no mês de janeiro de 2XX1 através da NF n XXX.XXX.XXX. Notas Tax Contabilidade: (3) Para facilitar o entendimento do exemplo, estamos desconsiderando os lançamentos dos tributos incidentes sobre a venda. (4) Apuração da Diferença: R$ ,00 (Valor lançado errado) - R$ ,00 (Valor Correto) = R$ 1.000,00 (Valor do Acerto). 5) Ressalva: Existe, ainda, uma ferramenta destinada a retificação dos históricos de lançamentos contábeis feitos com erro de redação, a chamada ressalva. Com a ressalva interrompe-se o histórico, intercalando-se a expressão "digo" (ou outra equivalente) e tornando a fazer a descrição correta, como no exemplo abaixo: Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 4 de 5

5 Compra de máquinas de escrever, digo, de somar, marca... Os borrões, falhas de impressão e outras que comprometam a autenticidade do Livro Diário, poderão ser sanadas através de declaração, assinada pelo contador, tornando sem efeito aquela folha e refazendo, a seguir, os lançamentos ali contidos. 6) Anulação ou alteração de registro eletrônico: Com as facilidades trazidas pela modernidade, principalmente com a informatização dos departamentos de contabilidade das entidades, através do processamento eletrônico de dados, tornou-se muito comum, antes de se imprimir o Livro Diário, efetuar-se as anulações ou alterações necessárias para que o Livro seja impresso corretamente. Registra-se que esse procedimento não é previsto nas normas contábeis atualmente em vigou (Resolução CFC n 1.330/2011), pois as formas de retificação apresentadas supõem que o Livro Diário já esteja escriturado. Informações Adicionais: Este material foi escrito em 30/05/2011 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade, sendo que o mesmo foi atualizado em 04/04/2016, conforme legislação vigente nesta mesma data. Todos os direitos reservados. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 5 de 5