MANUAL DE EXPOSIÇÃO E PARTICIPAÇÃO

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1 MANUAL DE EXPOSIÇÃO E PARTICIPAÇÃO UBERLÂNDIA MG SHOPPING CENTER CONVENTION 24 e 25 de junho de 2015

2 SUMÁRIO 1. O EVENTO A FEIRA EXPOSITORES MEDIDAS DE SEGURANÇA PROJETO VIDA FORMULÁRIO ENERGIA ELÉTRICA FORMULÁRIO PASSAPORTE/ CREDENCIAL EVENTOS SOCIAIS DICAS DE NEGÓCIOS

3 MANUAL DE EXPOSIÇÃO E PARTICIPAÇÃO O EVENTO O SEVAR Super Encontro Varejista da região Triângulo Mineiro / Alto do Paranaíba, em Uberlândia, promovido pela AMIS Associação Mineira de Supermercados, será realizado nos dias 24 e 25 de junho de 2015, no Center Convention Av. João Naves de Ávila, 1331 Piso C Santa Mônica Uberlândia - MG Está composto de: Palestras, fóruns e workshops com foco no tema central da AMIS neste ano: INFORMAÇÃO: Ferramenta Estratégica e na necessidade local do segmento supermercadista; Momento de relacionamento com fornecedores (exposição, degustação de produtos e/ou demonstração de serviços para o segmento); Fórum e Brunch com empresários supermercadistas da região; DATAS E HORÁRIOS Montagem do Stand 23/6/15 24/6/15 14h às 20h 8h às 11h Credenciamento do Expositor 24/6/15 9h às 11h Palestras Feira 24/6/15 14h30 às 16h00 25/6/15 14h15 às 17h00 24/6/15 17h00 às 21h 25/6/15 17h00 às 21h Brunch 25/6/15 12h às 14h00 Desmontagem retirada de produtos 25/6/15 21h às 23h* Desmontagem retirada de produtos e equipamentos 26/6/15 8h às 10h* *Impreterivelmente 3

4 FEIRA - MOMENTO DE RELACIONAMENTO COM FORNECEDOR (exposição, degustação de produtos, e serviços para o segmento). LOCAL: Center Convention Av. João Naves de Ávila, 1331 Piso C Santa Mônica Uberlândia - MG. FORMA DE PARTICIPAÇÃO: Locação de área de 09m² com montagem básica, composta de: Piso: carpete tipo forração na cor cinza grafite; Paredes Divisórias: painéis constituídos de TS formicalizados frente e verso na cor branca, acoplados em perfis de alumínio anodizado, com altura padrão de 2,20m; Cobertura: em pergolado e/ou treliça espacial de alumínio anodizado 1 x 1m; Iluminação: 1 spot-light de 100 watts, compacta lux K a cada 3 m² de área montada. 01 tomada simples de 220 v para cada stand com a energia elétrica; Obs: Uberlândia o pavilhão tem voltagem 220. Caso necessite de tomada 110 v, favor levar transformador. Identificação dos Stands: 1placa de identificação (testeira) de TS fórmica, curva, contendo a logomarca da sua empresa, medindo 1,10m X 0,64. Mobiliário por Stand: 1 mesa redonda de vidro, 3 cadeiras metálicas com estofados na cor branca, 1 vitrine de 0,50 cm x 0,50 cm com 2,20m de altura contendo 1 prateleira interna para exposição de produtos (suporta 5 Kg em cada nível). 2 Prateleiras TS na medida 1m x 0,30cm para apoio de amostras de pouco peso. ATENÇÃO! o Qualquer dano causado ao material locado da Montadora Oficial será de inteira responsabilidade do expositor (conserto ou reposição). o Cada expositor pode fazer alteração no stand, desde que seja feito com a montadora do evento e antecipadamente. o Não será permitido aumentar a metragem do Stand sem autorização da AMIS Associação Mineira de Supermercados. o Necessitando de tomadas extras favor solicitar diretamente à montadora (esta demanda terá custo adicional que será pago direto à montadora). MONTADORA: Real Stands CONTATO: Marco Túlio, Aline e Jaime TELEFONE: (32) /(32) / realstands@realstands.com.br 4

5 EXPOSITORES São expositores: fabricantes, revendedores e representantes das indústrias de produtos, equipamentos e serviços, bem como empresas que, por sua atividade, tem interesse em divulgar seus produtos e/ou serviços ao setor supermercadista. Deveres do Expositor A partir da data em que o recinto for colocado à disposição do expositor, todo material colocado no stand é de sua responsabilidade. Todos os recursos de tecnicas de exposição/ demostração deverão ser usados dentro do stand, não sendo permitida nenhuma ação de demonstração nos corredores, mas sim estritamente na área locada. A desobediencia desta regra fara com que o expositor seja advertido verbalmente e se persistir, sera multada em 10% do valor do contrato de locação. Exemplos de técnicas de exposição e demonstração: Distriuição de brindes, peças promocionais, folhetos, sacolas. Colocação de letreiros, cartazes etc. Desfiles, desgutação de produtos e outros. Bonecos, robôs, artistas de performace (sombras, bonecos vivos) e afins. Balões dirigíveis. Devolver, em perfeitas condições, o espaço do stand e todos os materiais fornecidos pela Comissão Organizadora e que constituam a montagem básica dos stands, quando houver, tais como: divisórias; luminárias; carpete; etc. Cada expositor é responsável pela limpeza dentro do seu stand. Colocar lixeiras na área de exposição a fim de contribuir para deixar o ambiente mais limpo e realizar, diariamente, a limpeza completa no interior do seu stand, antes do evento iniciar. Caso sua empresa realize degustação de produtos, as lixeiras devem ser suficientes para manter o ambiente limpo. Assumir inteira responsabilidade pelo ônus ou prejuízos que eventualmente sejam produzidos por seus prepostos ou empregados. Preencher os formulários on-line contendo o detalhamento da exposição. Para isto, será disponibilizado um login e senha. Favor enviar a logomarca da sua empresa que será inserida placa de identificação (testeira) até o dia 12 de junho (a logo deve ser enviada na extensão cdr. de corel draw xii) renata.abreu@amis.org.br Cumprir os prazos de montagem e desmontagem. 5

6 Não servir bebidas alcoólicas a menores de 18 anos. Cada expositor deverá levar o seu carrinho de carga. Se houver distribuição de brindes, favor utilizar o espaço dentro do seu stand para evitar tumulto. Cumprir com as orientações deste Manual do Expositor MEDIDAS DE SEGURANÇA Todo EXPOSITOR está obrigado a manter em seu stand, desde o início da montagem ate o final da desmontagem 01(um) extintor de incêndio com carga suficiente e compatível com os produtos expostos e com materiais utilizados no stand. Estes devem estar devidamente posicionados, identificados e sinalizados, obedecendo às normas e técnicas do Corpo de Bombeiros. O expositor deve zelar e se responsabilizar por todos os materiais expostos no stand durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento. A Comissão Organizadora não se responsabiliza por perdas ou roubos. PROGRAMA VIDA O Programa Vida é um projeto social desenvolvido pela AMIS, que atua em três frentes: na doação de alimentos, na reciclagem e no apoio a entidades sociais. No SEVAR, a AMIS recebe doações dos visitantes e contribuição dos expositores no último dia do evento para doar as entidades sociais locais. Este ano a entidade que apoiaremos será Casa de reabilitação Jesus Criso Nazareno. As doações podem ser: alimentos não perecíveis, fraldas descartáveis, produtos de limpeza e outros. Estas doações serão entregues para a entidade no final do evento. Colabore com ATITUDE VIDA! Para contribuir com as doações procure a equipe da AMIS. Casa de reabilitação Jesus Cristo Nazareno Rua Josina Luiza Tupinamba, 619, bairro Morada Nova Uberlândia-MG Contato:(34) / (34) / (34) / (34) / (34) A instituição trabalha na Reabilitação de mendigos, andarilhos e moradores de rua, fazendo a reintegração social; Nosso trabalho e desenvolvido através da Laborterapia, em cultivo de hortaliças e construção civil da entidade 6

7 FORMULÁRIOS Formulário 1 ENERGIA ELÉTRICA Importante informar todos os equipamentos eletrônicos que serão utilizados em seu stand para a identificação correta da demanda do seu stand. EMPRESA NOME FANTASIA TELEFONE DE CONTATO FAX Atenção: O demonstrativo de cálculo de carga deve conter a especificação da iluminação e equipamentos elétricos, registrando também a quantidade de aparelhos que utilizam rede trifásica, 110v e 220v. Equipamento (NOME) Quantidade TOTAL Importante. Todo expositor receberá o stand com 01 tomada simples. Tomadas extras deverão ser solicitadas diretamente à montadora oficial. TIPOS DE TOMADAS EXTRAS Tomada 110 volts para até 300watts.(comum) Tomada 220 volts para até 500 watts. Tomada 220 volts para até 1000 watts. Tomada 220 volts para até watts. Tomada trifásica comum OBS: Tomada extra solicitar à montadora com 10 dias antecedentes ao evento. Importante confirmar com a montadora qual a tomada ideal para seu equipamento. 7

8 Formulário 2 ACESSO DE PESSOAL I. PASSAPORTE/ CONVITE Toda empresa patrocinadora terá direito a 40 passaportes para serem distribuídos aos seus clientes varejistas. Este passaporte/ convite é de exclusividade dos patrocinadores do evento e não terá custo para o convidado. II. CREDENCIAL Para os funcionários da sua empresa expositora (máximo 10 participantes) Favor preencher o formulário on-line contendo o nome das pessoas que irão trabalhar no seu stand de exposição para confecção das credenciais de acesso ao evento. Você receberá via , um login e senha para preenchimento destas informações no sistema on-line. EMPRESA NOME FANTASIA ENDEREÇO CIDADE UF TELEFONE CONTATO (FIXO E CELULAR) FAX Favor escrever com letra legível (letra de forma) Nome Nome no Crachá Função Data Nome do Responsável ATENÇÃO: A coordenação do evento entregará estas credenciais aos responsáveis pelo stand no dia 12/06/2015 na secretaria do evento. 8

9 Formulário 3 DETALHAMENTO DA EXPOSIÇÃO E GUIA DO EXPOSITOR O guia do expositor é uma oportunidade para sua empresa divulgar seu produto e/ou lançamento. Para os que tiverem produtos em lançamento, será necessário um release de no máximo 3 linhas. Para participar, preencha os dados abaixo e envie a foto do produto e/ou lançamento junto com o release. O formulário abaixo deve ser preenchido e enviado para a comissão organizadora via fax (31) ; 0564 ou / fernanda.carla@amis.org.br Enviar: A/c :Fernanda Carla com 20 dias de antecedência do evento. Empresa: Nome da pessoa responsável pelo estande/montagem Telefone de contato Fixo: ( ) Celular ( ) direto Qual a linha de produtos que a sua empresa irá expor no evento? Haverá degustação de produtos? ( ) Sim ( ) Não Quais produtos serão degustados? Release do produto em lançamento Sugerimos um intercâmbio de produtos de degustação entre as empresas expositoras deste evento, evitando produtos concorrentes, que não são expositores/patrocinadores deste evento. Conheça os demais expositores através da mala direta de divulgação do evento. Enviar estes dados juntamente com uma foto do produto e/ou lançamento da sua empresa. 9

10 EVENTOS SOCIAIS: BRUNCH 25/06/15 12h às 14h LOCAL Center Convention O QUE É: Trata-se de mais um espaço idealizado para propiciar relacionamento e aproximação entre a sua empresa (fornecedor/patrocinador do evento) e empresas varejistas da região do evento. PARTICIPANTES: Todo expositor e lideranças varejistas Sua empresa terá direito a 2 (dois) convites individuais. Os convites serão entregues no stand, no 1º dia do evento. Convite excedente = R$50,00 cada. Para expor seu produto neste evento seja um patrocinador desse espaço, favor contatar o deptº Comercial da AMIS. FORMATO DOS EVENTOS: Recepção com credenciamento de todos os participantes para facilitar a comunicação. Fórum de debates com assuntos do setor varejista. Participação exclusiva de empresários supermercadistas. Coquetel e o brunch (refeição rápida, estilo americano, contendo petiscos e prato quente). Caso haja interesse em conversar com algum empresário específico, favor solicitar à equipe AMIS. DICAS DE PLANEJAMENTO DE NEGÓCIOS Existem diversas oportunidades para potencializar e ampliar os resultados da participação de empresas em eventos que ainda hoje são desconhecidas e pouco utilizadas. Veja abaixo algumas sugestões: PRÉ EVENTO Estratégia de Marketing Antes de iniciar qualquer tipo de planejamento estratégico e projetos das atividades é muito importante definir objetivos claros e quantificáveis. Um bom plano de marketing ajuda a entender o que sua empresa pretende alcançar ao participar de um evento de negócios. o Participação institucional reforçar a imagem da empresa; 10

11 o o o o o Divulgação e conscientização da marca; Lançamento de produtos; Encontrar novos clientes ou parceiros; Transmitir ou obter informação; Vendas diretas e fechamento de negócios. Objetividade no contato Sua empresa estará em contato com um público extremamente qualificado e com poder de decisão. É muito importante selecionar a mensagem que deve ser transmitida a estas pessoas evitando dispersão. Prepare seu material de divulgação! Atualize o material impresso: folder institucional ou de lançamentos de produtos, catálogos, tabela de preços, etc.; Planejamento operacional de sua equipe Treinamento é fundamental! As equipes que ficarão no evento devem conhecer a empresa e seus produtos detalhadamente; Defina estratégias de atendimento; DURANTE O EVENTO Incentive seu visitante Forneça informações importantes e úteis aos seus visitantes, incentive seus clientes a visitarem seu espaço; Escolha brindes funcionais e que ajudarão a fixar sua marca. Prepare-se para atender seu cliente Faça anotações sobre os assuntos que você conversou com seu cliente no final do dia, para não correr o risco de se esquecer; Quanto estiver reunido com seu cliente, dê atenção à pessoa, e anote apenas os tópicos importantes. Os detalhes anotem no final do dia. 11

12 PÓS EVENTO Follow-up com os visitantes Forneça as informações dos clientes que estiveram em seu espaço para o departamento comercial; Reforce os contatos comerciais e as oportunidades de negócios; Surpreenda o potencial cliente e esteja à frente de suas expectativas; Estabeleça um canal de comunicação com os novos clientes; Análise de resultados com a sua equipe A semente foi plantada e a partir de agora, o momento é para regar novos negócios e iniciar relacionamentos duradouros; OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: Ser pontual ao horário de início do evento para melhor aproveitamento desta oportunidade. Qualquer dúvida a equipe organizadora estará à disposição, nos Luana Carvalho (31) luana.carvalho@amis.org.br Renata Abreu (31) renata.abreu@amis.org.br Atenciosamente, Comissão Organizadora 12