Guia de Adoção do Utilizador Final do Microsoft 365

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1 Guia de Adoção do Utilizador Final do Microsoft 365

2 2 Índice Intervenientes 7. Recrutar Patrocinadores Executivos 9. Selecionar o Proprietário de Sucesso 10. Capacitar Especialistas Cenários 15. Identificar Cenários 20. Definir Prioridades para os Cenários 22. Definir Critérios de Sucesso 26. Partilhar o Sucesso Sensibilização 29. Criar o Plano de Comunicações 35. Incentivar a Mobilização Contínua Formação 38. Criar o Plano de Formação 40. Aceder aos Recursos de Formação Planeamento, Implementação e Gestão 43. Planear as suas Atividades de Adoção 46. Pôr em Marcha o Programa de Adoção Prévia 51. Criar um Plano de Sucesso 53. Repetir o Sucesso Contínuo 54. Gerir e Preparar a Mudança

3 Prefácio À medida que o panorama empresarial se altera, as expectativas dos empregados e dos clientes evoluem, surgindo uma nova cultura de trabalho. Os empregados procuram mais objetivos nas suas funções e os empregadores procuram tirar partido da criatividade dos empregados. Uma força de trabalho diversificada está a tomar forma dado que, pela primeira vez na história da humanidade, cinco gerações compõem a força de trabalho global. A colaboração e o trabalho em equipa com colegas fazem parte das nossas atividades diárias, sendo essencial a capacidade para trabalhar em diferentes localizações e com diferentes dispositivos. Os empregadores já não estão sujeitos a limites físicos ou geográficos, podendo contratar fontes de conhecimentos em todo o mundo. À medida que a cultura de trabalho evolui, as ferramentas com as quais trabalhamos também deverão evoluir. O Microsoft 365 ajuda a sua organização a compreender esta nova cultura de trabalho através da capacitação dos trabalhadores para serem criativos e trabalharem em equipa de modo seguro. O Microsoft 365 é uma solução completa, inteligente e segura que reúne o Office 365, o Windows 10 e o Enterprise Mobility + Security. Este Guia de Adoção do Utilizador Final foi criado para as organizações interessadas nas formas mais eficazes de otimizarem o seu investimento no Microsoft 365. Destina-se a ser utilizado como um guia passo a passo, de acordo com o qual consegue garantir que a sua organização consegue primeiro identificar e, em seguida, executar tarefas específicas que a ajudarão a adotar esta nova cultura de trabalho. As melhores práticas constantes neste guia baseiam-se nas experiências dos nossos clientes mais bem-sucedidos que, ao longo dos anos, adotaram as diferentes tecnologias que integram agora o Microsoft 365 o Office 365, o Windows 10 e o Enterprise Mobility + Security. Esperamos que o inspire naquilo que for possível, que o utilize e o partilhe com as pessoas na sua organização. Envie-nos os seus comentários sobre este guia através da Comunidade Fomentar a Adoção em: E lembre-se, não está sozinho neste caminho. Existem muitas organizações que estão atualmente a utilizar as tecnologias do Microsoft 365 e às quais se poderá ligar nesta comunidade. A forma como trabalhamos está a tornar-se mais ligada, portanto, vamos ligar a forma como trabalhamos. 3 O Microsoft 365 ajuda a sua organização a compreender esta nova cultura de trabalho através da capacitação dos trabalhadores para serem criativos e trabalharem em equipa de modo seguro.

4 4 Alcançar o êxito com o Microsoft 365 significa garantir que ajuda todos os membros da sua organização a produzirem mais. Antes de implementar o Microsoft 365, recue um passo e reflita sobre o que o levou inicialmente a adquiri-lo. Foi motivado por requisitos técnicos específicos, no âmbito de um ciclo de atualização das TI ou deparou-se com necessidades específicas no seu negócio? Para promover a adoção é necessário compreender os desafios que se colocam ao negócio e fazer-lhes face com soluções baseadas no Microsoft 365. É necessário assegurar que as pessoas na sua organização compreendem os benefícios e adotam as soluções que disponibiliza. As pessoas resistem de uma forma natural à mudança, pelo que é importante saberem o que têm a ganhar com estas soluções. Na Microsoft, queremos que tire o máximo partido do seu investimento no Microsoft 365, pelo que o planeamento é fundamental para o conseguir. O único objetivo deste Guia de Adoção do Utilizador Final é ajudálo no processo de adoção. Através de experiências dos clientes anteriores, percebemos que para sermos bem-sucedidos na adoção do Microsoft 365, é essencial concentrarmo-nos nestes quatro Fatores de Sucesso: Intervenientes, Cenários, Sensibilização e Formação. Fatores de Sucesso para a Adoção dos Utilizadores Finais do Microsoft 365 APRENDER E REFORÇAR Intervenientes Cenários Sensibilização Formação Recrutar Patrocinadores Executivos Definir Prioridades para os Cenários Implementar a Campanha de Comunicações Formar Utilizadores Finais Capacitar Especialistas Definir Critérios de Sucesso Realizar Eventos de Lançamento Preparar o Suporte Técnico Saiba mais sobre os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Microsoft 365: Aderir à Comunidade Fomentar a Adoção

5 5 Intervenientes A primeira regra associada a uma adoção do Microsoft 365 com êxito consiste em criar uma equipa dinâmica composta por intervenientes chave e as pessoas certas que podem impulsionar e efetuar a mudança nos outros. Nesta secção, ficará a conhecer os papéis que as diferentes funções na sua organização desempenham durante a implementação e em que funções de intervenientes chave deve colocar um foco adicional. Além disso, ficará a saber como selecionar as pessoas certas na sua organização para agirem como Patrocinadores Executivos, Proprietários de Sucesso e Especialistas durante a implementação e como capacitar os seus Especialistas através de um Programa para Especialistas. DE RELANCE O que são Patrocinadores Executivos, Proprietários de Sucesso e Especialistas e por que motivo são importantes? Qual é o ABC do Patrocínio Executivo? O que é um Programa para Especialistas e como posso utilizá-lo para ajudar-me a capacitar os meus Especialistas?

6 Intervenientes: Funções dos Intervenientes 6 Funções dos Intervenientes Uma estratégia de adoção bem-sucedida começa com uma equipa de pessoas empenhadas representativa de vários departamentos da sua organização. Utilize a tabela abaixo para compreender os diferentes intervenientes, a sua função e as responsabilidades numa implementação bem-sucedida do Microsoft 365. As funções-chave nas quais pretende colocar um foco adicional são os Patrocinadores Executivos, os Proprietários de Sucesso e os Especialistas. Função Responsabilidades Departamento Funções Chave Patrocinador Executivo Comunicar a visão e os valores do Microsoft 365 mais importantes à empresa Direção Proprietário de Sucesso Especialistas Garantir que os objetivos de negócio são concretizados para uma implementação do Microsoft 365 Ajudar a promover o Microsoft 365 e lidar com objeções de utilizadores finais Qualquer Departamento Qualquer Departamento (Funcionários) Gestor de Projeto Supervisionar todo o processo de execução do lançamento e a implementação do Microsoft 365 Gestão de Projetos Responsável pela Formação Gerir o programa de formação e/ou os recursos para a sua implementação do Microsoft 365 TI e/ou Recursos Humanos Responsáveis dos Departamentos Identificar como departamentos específicos irão utilizar o Microsoft 365 e encorajar a mobilização Qualquer Departamento (Gestão) Especialista em TI Supervisionar todos os aspetos técnicos da implementação TI Gestor de RH Integrar o Microsoft 365 nos processos de RH e gerir o conteúdo de RH sobre o Microsoft 365 Recursos Humanos (Gestão) Responsável pela Comunicação Supervisionar as comunicações em toda a empresa relativas ao Microsoft 365 TI e/ou Comunicações Empresariais Gestor da Comunidade Gerir a atividade diária da rede do Yammer, fornecer orientação e as melhores práticas TI e/ou Comunicações Empresariais Gestor do Site do SharePoint Ajudar a gerir a estratégia da organização para o site do SharePoint, servir de ligação entre o negócio e a TI TI e/ou Funcionários Para compreender as funções chave, o que é solicitado da sua equipa e por que motivo são necessárias, vá para: Aviso Lembre-se de que cada uma destas funções serve apenas de orientação. Consoante a dimensão e a estrutura da sua organização, é possível que estas funções se sobreponham ou não sejam necessárias.

7 Intervenientes: Recrutar Patrocinadores Executivos 7 Recrutar Patrocinadores Executivos Os Patrocinadores Executivos são líderes-chave na organização e a sua participação é essencial para incentivar a adoção por parte dos empregados. Têm a maior influência na cultura da empresa e podem comunicar ativamente o valor e os benefícios de uma nova tecnologia e o modo de trabalho em toda a organização. Também podem ajudar a compreender os principais objetivos de negócio e os desafios comuns a superar - é aqui que entra o Microsoft 365. Os Patrocinadores Executivos definem os objetivos de negócio globais da empresa. As pesquisas indicam que os projetos de transformação têm mais êxito quando existe um patrocinador executivo visível. Mais de 85% dos inquiridos indicaram que, quando o CEO era visível ou muito visível, o projeto de transformação era muito bemsucedido ou extremamente bem-sucedido. Julho de 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reproduzido com permissão. Os Patrocinadores Executivos devem: Ajudar a equipa do projeto a identificar e a definir a prioridade dos Cenários a utilizar Desempenhar um papel na comunicação da forma como a organização pretende utilizar o Microsoft 365 para alcançar os seus objetivos de negócio aos outros líderes da organização Participar e utilizar ativamente as funcionalidades do Microsoft 365 para ajudar a fomentar a adoção dos utilizadores finais e reforçar os comportamentos pretendidos Para mais informações sobre como um patrocinador executivo pode contribuir para a implementação bemsucedida do seu projeto do Microsoft 365, consulte Sugestões e Truques Ao identificar os seus patrocinadores, considere incluir os intervenientes chave nas diferentes linhas de negócio envolvidas na mudança.

8 Intervenientes: Entender o ABC 8 Garanta que os patrocinadores executivos compreendem o ABC A dotar uma participação ativa e visível B uscar uma aliança com os seus pares executivos C omunicar diretamente com os empregados Copyright Prosci. Todos os direitos reservados.

9 Intervenientes: Selecionar o Proprietário de Sucesso 9 Selecionar o Proprietário de Sucesso É importante selecionar um Proprietário de Sucesso na sua organização para garantir que os objetivos de negócio estabelecidos para o Microsoft 365 são concretizados. São responsáveis por garantir que as pessoas utilizam o serviço e tiram partido do mesmo. Um Proprietário de Sucesso deve: Garantir que as pessoas utilizam e tiram partido do Microsoft 365 Ajudar a garantir que os intervenientes certos estão envolvidos Traduzir os objetivos de negócio que a sua organização definiu para o Microsoft 365 em cenários do Microsoft 365 Garantir que as comunicações e a formação são implementadas com êxito

10 Intervenientes: Capacitar Especialistas 10 Capacitar Especialistas Criar e tirar partido de Especialistas do Microsoft 365 na sua organização é outro grupo de intervenientes importante para promover a adoção do Microsoft 365. Obter a adesão de todos os utilizadores numa organização é um desafio. Os Especialistas podem ajudar neste desafio e desempenham um papel importante. Têm conhecimentos, estão empenhados em aumentá-los e estão dispostos a fornecer orientação e assistência. Ajudam a traduzir o Microsoft 365 para a realidade do respetivo departamento ou equipa. Os Especialistas devem: Promover o Microsoft 365 e o seu valor junto das equipas Ajudar as pessoas na sua equipa a compreenderem as vantagens que podem obter Criar sensibilização relativamente ao Microsoft 365 através dos canais de comunicação informais Dar assistência na receção de novos utilizadores, fornecer orientação e partilhar as melhores práticas Fornecer comentários à equipa do projeto no que diz respeito à adoção e mobilização dos utilizadores Criar o Seu Próprio Programa para Especialistas Para obter mais recursos e materiais para o ajudar a criar os seus próprios Especialistas do Microsoft 365, transfira este guia:

11 Intervenientes: Criar um Programa para Especialistas 11 Criar um Programa para Especialistas Os especialistas são entusiastas na promoção e na ajuda aos seus pares para conhecerem soluções mais eficazes. Podem ajudar a reduzir as limitações em termos de recursos da equipa de projeto principal e promovem a mobilização em toda a comunidade. Por que razão são os Especialistas tão importantes? Criam mobilização e entusiasmo, que fazem crescer a adoção de melhores métodos de trabalho Criam um círculo de influência dentro das equipas Dão vida a novos métodos de trabalho nas equipas Identificam os desafios do negócio e as possíveis soluções Enviam comentários para a equipa do projeto e os patrocinadores Sou um utilizador avançado. Tento sobretudo manter a dinâmica para que os outros façam o mesmo. A partilha de ideias é essencial. Paul É uma questão de encontrar as pessoas que estão motivadas. Trata-se de uma oportunidade. Parte do meu trabalho é incentivar a comunidade e a partilha de conhecimentos. Darren

12 Intervenientes: Criar uma Comunidade de Especialistas 12 Criar uma Comunidade de Especialistas Encontre Especialistas entusiastas capazes de dedicar tempo e esforço ao projeto Crie um grupo do Yammer para os Especialistas partilharem atualizações e casos de sucesso Faça uma formação breve sobre os principais elementos do Microsoft 365 Estabelecemos uma ligação com um especialista de adoção em cada unidade de negócio, que envia s semanais sobre o Office 365. Cada ferramenta do Office 365 apresenta vantagens essenciais e, ao darmos a conhecer estas ferramentas aos utilizadores de uma forma simples, conseguimos tirar o máximo partido do valor de cada uma. Nick Lamshed, Gestor de Mudança, Qantas Forneça materiais prontos para apoiar o trabalho dos Especialistas no local com as equipas e os utilizadores (por exemplo, em reuniões informais) Promova debates regulares com os Especialistas sobre o que está e não está a dar frutos Conceba um programa para mobilizar e reconhecer os seus esforços, por exemplo, criando acesso privilegiado a eventos relevantes ou palestras. Comunique aos utilizadores a função dos Especialistas e onde os poderão encontrar; lembre-se de que não são uma equipa de suporte de TI, mas sim representantes do negócio Sugestões e Truques Torne o programa para Especialistas obrigatório no seu plano de adoção. Constatámos que a solução mais comum e eficaz de as pessoas aprenderem é através dos seus pares. Identifique e aborde os líderes naturais ou professores na sua organização e utilize-os como base para desenvolver a sua comunidade.

13 Lista de Verificação dos Intervenientes 13 Lista de Verificação dos Intervenientes Saiba mais sobre as diferentes funções e responsabilidades na sua organização e como estas contribuirão para o lançamento do Microsoft 365 Compreenda o que torna um Patrocinador Executivo bem-sucedido Crie o Programa para Especialistas Integre a sua equipa de projeto e faça com que fiquem entusiasmados por ajudarem os colegas a tornarem-se mais produtivos com o Microsoft 365

14 14 Cenários A identificação e definição dos Cenários é um passo importante para assegurar que a sua organização leva a cabo um processo de adoção tranquilo e tira total partido do investimento no Microsoft 365. Os Cenários abrangem as formas como a sua equipa vai utilizar o Microsoft 365 para fazer face aos desafios do negócio ou alcançar os objetivos definidos. Com Cenários claros e critérios de sucesso, pode avaliar os feitos com eficácia e obter resultados tangíveis após o seu lançamento. Os Cenários ajudam as equipas a compreender como o Microsoft 365 pode ajudá-las a produzir mais nas suas atividades do dia a dia ao contextualizar os produtos, garantindo que a equipa sabe quando e como utilizá-los. DE RELANCE Como identifico e defino prioridades de Cenários? Como defino os meus Critérios de Sucesso para me ajudarem a avaliar os resultados tangíveis? O que posso fazer para monitorizar a adoção da minha organização?

15 Cenários: Identificar Cenários 15 Identificar Cenários Para identificar os Cenários certos, é melhor envolver as pessoas que irão promover e dar apoio à mudança em toda a organização. Convide os responsáveis dos departamentos, os gestores de projetos, o departamento de TI e outros intervenientes para alguns workshops que poderão ajudar a desenvolver a forma como o Microsoft 365 pode ser utilizado na sua organização. As seguintes perguntas são um excelente ponto de partida para identificar os Cenários: Quais são alguns dos desafios que a organização está a enfrentar em termos de comunicação e colaboração? Quais as principais áreas que a organização gostaria de melhorar? Quais são as iniciativas estratégicas ou os projetos de transformação atuais da organização que o Microsoft 365 pode suportar? Quais os métodos de comunicação e colaboração normalmente mais bem recebidos pela organização? Qual é o processo envolvido na elaboração, distribuição e partilha de informações? O Office 365 fornece a tecnologia para melhorar a comunicação e a colaboração internacionais. Utilizamos videoconferências, apresentações e a partilha do ambiente de trabalho para trabalhar com os nossos parceiros. Klaus Huelsewiesche, Responsável por Sistemas de TI para I&D, Produtos para Roupa e Higiene do Lar na Henkel

16 Cenários: Encontrar os Cenários com a Biblioteca de Produtividade 16 Encontrar os Cenários com a Biblioteca de Produtividade Compilámos vários Cenários na nossa Biblioteca de Produtividade para o ajudar a descobrir formas de utilizar o Microsoft 365 que possam ter impacto na sua organização.

17 Cenários: Os Seis Cenários Essenciais 17 Os Seis Cenários Essenciais Para ajudar os utilizadores do Microsoft 365 a começarem, sugerimos estes seis Cenários Essenciais globalmente alinhados com os tipos de tarefas que os funcionários têm de efetuar todos os dias. Estas incluem desde a comunicação por e calendários, ao armazenamento e partilha de ficheiros e à realização de reuniões virtuais e à colaboração em tempo real. Veja os seis Cenários Essenciais abaixo: Trabalhe no , individualmente ou em grupo O Microsoft Exchange Online é a espinha dorsal do seu e calendarização que o ajuda a colaborar através do mesmo ambiente familiar do Outlook. O Exchange Online permite ser mais produtivo e trabalhar de forma mais eficaz com experiências consistentes e avançadas no Outlook, qualquer que seja o dispositivo utilizado. Reúna e colabore facilmente Poder estabelecer uma ligação em tempo real ajuda-o a ser mais produtivo. Desde obter uma resposta rápida a manter os projetos no rumo certo, o Skype para Empresas oferece uma solução de reunião completa com uma plataforma para mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, conferências e partilha em direto. Forneça uma área de trabalho baseada no chat O Microsoft Teams reúne as informações de que as equipas precisam para trabalharem de forma eficaz e com a máxima produtividade. Esta área de trabalho baseada no chat e compatível com dispositivos móveis combina chat, documentos, pessoas e ferramentas num só local seguro. Partilhe sites e conteúdos O SharePoint promove a partilha e a colaboração na intranet. Crie sites e portais que mobilizam os colaboradores, os ligam às competências, aos conteúdos e aos conhecimentos aprofundados acionáveis, bem como aos conhecimentos coletivos. Ligue a sua organização O Yammer permite ligações totalmente integradas às pessoas e informações de toda a sua organização que nunca soube que existiam. Debata ideias, partilhe as atualizações e obtenha respostas em Crowdsourcing junto de colegas em qualquer lugar. Crie conteúdos de grande impacto em equipa Com o Office, poderá trabalhar de forma mais rápida em praticamente qualquer lugar. Poderá tirar partido da integração do Office com o OneDrive e o SharePoint para aceder, partilhar e cocriar documentos.

18 Cenários: Não Sabe ao Certo Como Começar? 18 Não Sabe ao Certo Como Começar? Para começar a criar os seus próprios Cenários, considere utilizar a seguinte estrutura: Como membro de [EQUIPA] Pretendo [DESCRIÇÃO DO QUE PRETENDO FAZER] Utilizar [APLICAÇÃO ESPECÍFICA DA TECNOLOGIA] Saberei que foi bem sucedida quando [AVALIAÇÃO DO SUCESSO DA SOLUÇÃO] Como membro de... [Equipa] Pretendo... [Descrição do que pretendo fazer] Utilizar [Aplicação específica da tecnologia] Saberei que foi bem-sucedida quando... [Avaliação de sucesso da solução] Como membro da Gestão de Vendas Pretendo ter uma única versão da proposta a que todos podem aceder e editar, em vez de enviar versões diferentes à equipa por Utilizar um site do SharePoint para armazenar centralmente e partilhar uma única versão de uma proposta de vendas que a minha equipa pode editar em conjunto através da cocriação no Word e PowerPoint Saberei que foi bemsucedida quando a minha equipa de vendas conseguir criar propostas mais facilmente e, assim, ter mais tempo para fechar negócios

19 Cenários: Apoie-se na experiência de outros. Junte-se à comunidade! 19 Apoie-se na experiência de outros. Junte-se à comunidade! Como membro da Comunidade Fomentar a Adoção na Microsoft Technology Community, pode falar com milhares de clientes Microsoft e saber quais os cenários que utilizaram e funcionaram. O que eu ganho com isso? Atualizações de Produtos Ligar-se a Engenheiros Colaborar com Colegas Criar Relações Recurso de Utilizador Adicional Apoiar-se na Experiência de Outros Anúncios para Fomentar a Adoção Ver os anúncios mais recentes Página da Comunidade Fomentar a Adoção Debates de suporte e partilha de melhores práticas Aderir ao Spaces Debates concentrados em tópicos específicos da comunidade Ver Conversas Mais Recentes Veja quais os assuntos mais populares na comunidade Comece hoje a falar com colegas adira à Comunidade Fomentar a Adoção Comunidade Veja quem faz parte da comunidade

20 Cenários: Definir Prioridades para os Cenários 20 Definir Prioridades para os Cenários Uma vez que o Microsoft 365 pode ter um impacto positivo no seu negócio, é importante definir prioridades para os Cenários de modo a garantir que compreende onde se deve concentrar primeiro. Lembre-se: os Cenários que identificar e definir prioridade agora ajudarão a informar o plano de comunicações durante o seu lançamento. Certifique-se de que verifica os Cenários durante a criação do plano de comunicações.

21 Cenários: Como Definir Prioridades para os Cenários 21 Como Definir Prioridades para os Cenários Consulte o gráfico abaixo e registe os Cenários no gráfico de acordo com o nível de impacto previsto na organização e respetivo grau de dificuldade em alcançar cada um. Aqui, pode perceber quais os cenários com o maior nível de impacto, quais os mais rápidos e também ajudar a determinar os projetos mais difíceis, que poderão ser importantes, mas que vão necessitar de mais planeamento. Alto Colaborar com colegas numa área de trabalho centrada no chat Implementar o início de sessão único seguro com o Azure Active Directory Substituir o sistema telefónico tradicional pelo Cloud PBX Implementar a classificação e proteção de dados com o Azure Information Protection Capacitar e mobilizar os empregados através de uma rede social Impacto Médio Ministrar formação aos empregados espalhados pelo mundo Baixo Suportar uma integração mais rápida dos novos empregados Permitir aos empregados trabalhar de forma mais inteligente, em qualquer lugar, com um alojado Baixo Médio Alto Dificuldade Sugestões e Truques É útil pensar no que vai proporcionar mais valor primeiro para a sua equipa. Alguns dos processos que pode querer fazer de imediato (por exemplo, a migração do correio), podem não proporcionar um valor visível imediato. Poderá valer a pena concentrar-se em obter primeiro ganhos mais rápidos e visíveis (por exemplo, todas as pessoas terem acesso a mensagens instantâneas).

22 Cenários: Definir Critérios de Sucesso 22 Definir Critérios de Sucesso Quando desenvolve os Cenários ideais, é essencial reunir um conjunto formal de critérios de sucesso para avaliar o impacto da implementação do Microsoft 365. Será necessário determinar o que deverá ser avaliado e como será feita a recolha de dados quantitativos e qualitativos. Utilize os passos abaixo para definir os seus Critérios de Sucesso: Identificar os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) do negócio que poderão ser otimizados com base na adoção por parte da organização de vários Cenários (por exemplo, redução de custos, aumento da satisfação de clientes, mobilização de empregados melhorada, menos tempo de processamento de uma encomenda) Fazer uma avaliação da realidade atual antes de implementar o Microsoft 365. Estabelecer as referências de KPI e fazer o ponto de partida dos conhecimentos atuais dos utilizadores relativamente ao Microsoft 365 Escolher os critérios que vão ajudar a demonstrar o impacto que o Microsoft 365 está a ter na sua organização à equipa de liderança Sugestões e Truques Utilize o Guia de Avaliação do Sucesso para avaliar a eficácia do seu lançamento do Microsoft 365 e para registar os seus sucessos. Modelos de Inquérito ao Utilizador Final Utilize o modelo de inquérito para medir a satisfação e o progresso em relação aos dados de referência.

23 Cenários: Utilize a Mnemónica SMART para se Orientar 23 Utilizar a Mnemónica SMART para se Orientar Ao elaborar os critérios de sucesso, utilize a mnemónica SMART para se orientar na definição de objetivos com impacto: Singular: Claro e inequívoco; responde às perguntas O quê, porquê, quem e onde? Mensurável: Concreto; demonstra claramente o progresso. Alcançável: Concretizável e realista; não radical. Relevante: Importante para os intervenientes. Temporalmente definido: Associado a uma data prevista específica; responde à pergunta Quando?

24 Exemplos de Critérios de Sucesso Cenários: Exemplos de Critérios de Sucesso 24 Para o ajudar a definir os seus critérios de sucesso, analise alguns dos exemplos abaixo: Critérios de Sucesso Método/Fonte Métricas Exemplo de Objetivo Maior adoção O aumento da utilização está relacionado com a adoção da tecnologia por parte do utilizador Quantitativo Relatórios de utilização do Office 365 Utilização da caixa de correio Utilização do SharePoint Mensagens instantâneas e conferências do Skype para Empresas Minutos de áudio do Skype para Empresas utilizados A comparação dos relatórios de utilização elaborados antes e após a implementação irá mostrar o aumento da adoção em 10% por mês Eficácia da formação O aumento da utilização está relacionado com a eficácia da formação Quantitativo Relatórios de utilização do Office 365 Qualitativo Inquéritos ao utilizador final Grupos e comentários no Yammer Formação online em conformidade Utilização da caixa de correio Utilização do SharePoint Mensagens instantâneas e conferências do Skype para Empresas Minutos de áudio do Skype para Empresas utilizados Satisfação dos empregados Taxa de conclusão da formação A comparação dos relatórios de utilização elaborados antes e após a formação irá mostrar o aumento da adoção por mês. O resultado líquido de satisfação dos utilizadores obtido junto dos empregados é de 130+ com base no inquérito final sobre a formação 100% de conclusão da formação online para conformidade de segurança da empresa Menos custos operacionais O aumento da adoção está relacionado com a menor utilização de conferências de terceiros, períodos de deslocamento e alocação de recursos Quantitativo Relatórios de utilização do Office 365 Relatórios financeiros/contabilísticos Relatórios do suporte técnico Relatórios de despesas de viagem e chamadas telefónicas Avaliações da produção Utilização da caixa de correio Utilização do SharePoint Utilização e faturação das conferências de áudio Despesas de viagem e chamadas telefónicas Chamadas do suporte técnico A utilização de conferências telefónicas de terceiros após a implementação deverá diminuir 10% por mês Segurança melhorada O aumento da adoção está relacionado com uma melhoria da segurança e da conformidade Qualitativo Inquéritos ao utilizador final Acessibilidade/recuperação do utilizador final Satisfação dos empregados Chamadas do suporte técnico Comparação da satisfação prévia e posterior do utilizador Redução das chamadas para o suporte técnico e do tempo passado na recuperação de dados Maior produtividade O aumento da adoção está relacionado com a maior rapidez de comunicação e tomada de decisão e com a necessidade de menos tempo para executar as tarefas Qualitativo Inquéritos ao utilizador final Utilização da classificação de dados Tempo requerido para executar os projetos Número de documentos classificados O tempo necessário para dar resposta às encomendas dos clientes diminui 15% em 6 meses Maior colaboração Maior comunicação entre equipas e locais de trabalho Qualitativo Inquéritos ao utilizador final Grupos e comentários no Yammer Satisfação dos empregados Tempo economizado As equipas a trabalhar a partir de vários locais comunicarão uma maior interligação com os colegas no prazo de 3 meses após a implementação do Skype para Empresas Maior satisfação dos empregados A flexibilidade das opções de trabalho aumenta a satisfação dos empregados proporcionando maior mobilização, menos stress e um maior equilíbrio entre a vida profissional e privada Qualitativo Inquéritos ao utilizador final Grupos e comentários no Yammer Satisfação dos empregados A satisfação dos empregados aumenta 15% em 6 meses

25 Cenários: Monitorizar a Adoção da Organização do Office Monitorizar a Adoção da Organização do Office 365 No Portal de Administração do Office 365 vai encontrar relatórios disponíveis para aferir os níveis de mobilização atuais dos utilizadores relativamente às diferentes cargas de trabalho. Registe as métricas de utilização antes do seu lançamento. Dessa forma, pode ver a eficácia das suas atividades de adoção. Consulte estes relatórios para avaliar os seus critérios de sucesso e identificar as áreas onde melhorar a adoção. Relatório de Utilizadores Ativos Clientes do Skype para Empresas Utilizaram Atividade de Grupos do Office 365 Pacote de Conteúdos de Adoção do Office 365

26 Cenários: Partilhar o Sucesso 26 Partilhar o Sucesso As histórias de sucesso são muitas vezes tão importantes como as avaliações quantitativas para demonstrar o sucesso do Microsoft 365. Durante a implementação, peça aos membros da equipa de gestão e aos especialistas que identifiquem exemplos que demonstrem o trabalho em equipa e a colaboração entre funções e que os partilhem através do Yammer. Ao partilhar uma história sobre a sua experiência com o Microsoft 365, certifique-se de que inclui os seguintes detalhes: Período de tempo. A história deve ser situada no tempo para que a audiência saiba quando aconteceu. Intervenientes. A história deve referir os nomes dos intervenientes para que a audiência saiba quem esteve envolvido. Eventos. A história deve contar o que aconteceu. Relato visual. A audiência deve ser capaz de ficar com uma imagem do que aconteceu. As histórias sobre o valor empresarial podem ser facilmente partilhadas internamente através de um grupo de Histórias de Sucesso do Microsoft 365 na rede do Yammer. Pode igualmente partilhar as histórias de sucesso externamente com uma comunidade mais alargada do Microsoft 365 através da Comunidade Fomentar a Adoção. Sugestões e Truques Divirta-se! Criar um concurso e gerar energia positiva em torno do Microsoft 365 deve ser interessante e de caráter mobilizador. Experimente criar um seguimento.

27 Lista de Verificação dos Cenários 27 Lista de Verificação dos Cenários Identifique os Cenários para assegurar que a sua empresa tira total partido do Microsoft 365 Utilize os Seis Cenários Essenciais como um guia para definir os cenários na sua empresa Defina as prioridades para os Cenários e compreenda onde se deve concentrar primeiro Defina os seus Critérios de Sucesso para medir o impacto da sua implementação do Microsoft 365 Saiba como monitorizar a adoção da sua organização ao utilizar a análise do Office 365 Incentive a sua equipa a recolher histórias de sucesso ao longo da implementação

28 28 Sensibilização É importante planear as comunicações antes, durante e depois da implementação do Microsoft 365 para manter a sua organização entusiasmada e envolvida. Crie expectativa através de uma combinação de , cartazes, concursos e eventos que pode adaptar para corresponder à cultura da sua empresa. A sensibilização na sua organização ajudará a assegurar a adesão e a adoção a longo prazo do Microsoft 365. DE RELANCE O que devo incluir no meu plano de comunicações do Microsoft 365? De que modo os meus Cenários se encaixam no plano de comunicações? Como posso promover a mobilização contínua e a adoção a longo prazo do Microsoft 365?

29 Sensibilização: Criar o Plano de Comunicações 29 Criar o Plano de Comunicações Utilize uma estratégia de comunicações para gerar sensibilização e entusiasmo. Antes do serviço ficar disponível, vai querer que as pessoas fiquem entusiasmadas com as futuras novidades e mantê-las interessadas na sua utilização depois do lançamento. Certifique-se de que tem em conta a sua equipa quando criar a mensagem pretendida, uma vez que vai ter de os ajudar a identificarem O que eu ganho com isso? Não temos de inovar no que diz respeito ao Office 365. Deixamos isso a cargo da Microsoft. O nosso trabalho consiste em adotar a tecnologia o mais rapidamente possível e em mantermo-nos focados na sua utilização para prestarmos serviços de valor aos nossos clientes. Darren Russell, Digital, Diretor de Transformação, Mott MacDonald Saiba mais: Escolha uma combinação de atividades, incluindo , cartazes e eventos físicos (talvez até com bolos!) e distribua-as pela linha cronológica do seu projeto Agende eventos onde as pessoas poderão tocar nos produtos e colocar perguntas Personalize as suas atividades de promoção da sensibilização de acordo com a sua empresa e cultura Ter um líder a enviar uma comunicação com o anúncio do Microsoft 365, organizar um evento de lançamento ou partilhar as vantagens durante uma reunião geral, pode contribuir grandemente para validar a sua importância e integrar todos no processo de utilização da nova tecnologia

30 Sensibilização: Considerar os Cenários 30 Considerar os Cenários Disponha de algum tempo para rever os cenários e determinar os que podem ser melhor utilizados para o lançamento da sua organização. Os cenários ajudarão a informar o plano de comunicações. Utilize os Cenários Essenciais como ponto de partida para criar a sua estratégia de comunicação e formação. Traduza os Cenários Essenciais em ações que resolvem problemas de negócio reais Decida que cenários fazem sentido a sua empresa promover no lançamento do Microsoft 365 Utilize os recursos associados a cada cenário para implementar as suas atividades de formação e anúncios por

31 Sensibilização: Encontrar Recursos com Base em Cenários 31 Encontrar Recursos com Base em Cenários Cada Cenário Essencial no Web site do FastTrack inclui modelos de , cartazes e panfletos, bem como vídeos e recursos de formação. Pode personalizar os modelos para o plano de comunicações.

32 Sensibilização: Modelos de 32 Modelos de Cada cenário inclui modelos de personalizáveis para as tarefas de comunicação típicas em cada fase do seu lançamento e adoção do Microsoft 365. Cada inclui hiperligações diretas para formação e recursos para ajudar os utilizadores a conhecerem as capacidades do Microsoft 365. Estas hiperligações estão organizadas por cenário. Os modelos de disponíveis incluem: Tipo de Fase Função Contagem decrescente Pré-lançamento Utilize esta mensagem para gerar entusiasmo e informar os empregados sobre o que poderão fazer com o Microsoft 365. Um por cenário. Anúncio Lançamento Utilize esta mensagem para iniciar o lançamento e explicar aos novos utilizadores como começar a utilizar o Microsoft 365. Um por cenário. Sugestões e Truques Pós-lançamento Utilize estas Sugestões e Truques para apresentar mais capacidades do Microsoft 365 e ajudar a aumentar a produtividade dos utilizadores. Três s por cenário. Os s estão disponíveis sob a forma de modelos do Outlook e documentos do Word (.docx). Poderá selecionar os modelos que pretende utilizar e, em seguida, personalizá-los livremente para se adequarem aos seus objetivos de comunicação, ajustando a cópia ao estilo da sua empresa, adicionando o logótipo da empresa e preenchendo o conteúdo. Certifique-se de que envia s a partir de uma conta de remetente pré-determinada (por exemplo, a conta de um patrocinador executivo) para uma audiência alvo específica. Sugestões e Truques Não utilize apenas o ! Poderá gerar antecipação em relação ao lançamento do Microsoft 365 no espaço físico da empresa através de vídeos promocionais e de cartazes prontos a imprimir, como parte da sua campanha de sensibilização.

33 Sensibilização: Recursos Adicionais para o Plano de Comunicações 33 Recursos Adicionais para o seu Plano de Comunicações Cartazes, folhetos e materiais impressos Contagem decrescente e Mensagens de de anúncio Série de s com Sugestões e Truques Kit de Introdução Empresarial ao Windows

34 Sensibilização: Eventos de Lançamento 34 Eventos de Lançamento Certifique-se de que inclui um Evento de Lançamento no plano de comunicações para entusiasmar a sua organização acerca do Microsoft 365. Como escolher o evento de lançamento Considere os seus objetivos para utilizar o Microsoft 365. De que maneira é que o evento de lançamento pode suportar estes objetivos e estes pormenores específicos do negócio? Considere a cultura da sua empresa. Que tipos de atividades vão fazer sentido para a sua equipa de liderança e para os seus empregados? Considere o seu tempo e os recursos disponíveis. Consegue conjugar atividades de eventos diferentes de modo a planear algo adequado às suas necessidades e agenda? Considere os eventos existentes da empresa. Existe algum evento da empresa próximo da data de implementação do Microsoft 365 onde possa incluir o seu evento de lançamento? Recursos e táticas para um processo de lançamento eficaz Reunimos alguns recursos, ideias e táticas para o ajudar a criar um processo de lançamento do Microsoft 365 eficaz. T-shirts do Office 365 para Equipa e Especialistas de Planeamento, encomendar em (apenas clientes nos EUA) Faixas, cartazes e folhetos apresentados nos escritórios Cabines de demonstração na cafetaria/átrio para demonstrar as várias ferramentas e funcionalidades do Microsoft 365 e proporcionar uma experiência prática Realizar eventos de mobilização online com a Transmissão da Reunião do Skype para membros da equipa em escritórios remotos

35 Sensibilização: Incentivar a Mobilização Contínua 35 Incentivar a Mobilização Contínua Pode ajudar a aumentar a adoção do Microsoft 365 ao longo do tempo com atividades de sensibilização e formação contínuas. Tire partido de s com sugestões e truques para reforçar o desenvolvimento de capacidades: Crie um grupo do Yammer para continuar a conversação acerca das melhores práticas e novas funcionalidades Partilhe histórias de sucesso sobre como o seu pessoal está a utilizar o Microsoft 365 de formas inovadoras e com impacto Organize mais eventos de mobilização periodicamente, como reuniões públicas ou sessões Lunch & Learn, para fomentar a mobilização de utilizadores finais Defina desafios para as pessoas e realize competições para celebrar as melhores formas de utilização do Microsoft 365 para fazerem o seu trabalho de forma diferente Vídeo de Pré-visualização do Office 365 Reproduza o vídeo de pré-visualização do Office 365 no evento de lançamento ou de forma recorrente na cafetaria ou perto dos elevadores. Encontre outros vídeos em Sugestões e Truques A partilha de Histórias de Sucesso captadas pela equipa de projeto ao longo da sua implementação é uma excelente forma de incentivar a mobilização contínua. Consulte a página 26 da secção Cenários para ver o que incluir na sua História de Sucesso.

36 Lista de Verificação da Sensibilização 36 Lista de Verificação da Sensibilização Crie o plano de comunicações com uma combinação de , cartazes e eventos para estimular o entusiasmo acerca do seu lançamento Consulte os Cenários enquanto cria o plano de comunicações Personalize os modelos e recursos disponíveis conforme adequado para suportar o processo de lançamento Inclua atividades para depois do lançamento no plano de comunicações para incentivar a mobilização contínua

37 37 Formação A formação é essencial para garantir que os novos utilizadores têm os conhecimentos necessários para tirar o máximo partido do Microsoft 365. O desenvolvimento de um Programa de Formação abrangente antes do lançamento é uma parte essencial para alcançar o sucesso. Procure que a sua formação seja mais do que uma simples apresentação dos procedimentos para executar tarefas. Informe os utilizadores finais acerca do motivo pelo qual a mudança está a acontecer e como poderão tirar partido dela. O fornecimento desta informação aos utilizadores finais ajudará a incentivar a adoção a longo prazo do Microsoft 365. DE RELANCE O que preciso de ter em consideração sobre a minha organização ao criar o Programa de Formação? Quais os marcos chave que devo incluir no meu Programa de Formação? Quais os recursos de formação que estão à minha disposição no meu lançamento do Microsoft 365?

38 Formação: Criar o Plano de Formação 38 Criar o Plano de Formação Quando estiver a criar o plano de formação, tenha em conta o seguinte: O sistema de produtividade atual que está a executar Se estiver atualmente a executar um sistema de produtividade, pode ter de fazer um esforço adicional na fase de formação, uma vez que vai exigir uma mudança em termos de comportamento A alfabetização informática dos funcionários Tem de saber qual o nível de conhecimentos em termos de tecnologia dos seus funcionários quando planear o seu programa de formação. Isso vai ajudar a determinar a facilidade com que vão aprender novas formas de trabalhar Outras iniciativas a decorrer em simultâneo na empresa É importante estar informado sobre os outros programas atualmente a decorrer na empresa de modo a garantir que não está a sobrecarregar os seus funcionários e que não existe qualquer confusão com a aprendizagem de novas formas de trabalhar A melhor forma de disponibilizar formação É importante compreender qual é a melhor forma de disponibilizar formação específica à sua organização, seja através de microaprendizagem consumível, pessoalmente ou através de tutoriais online com ou sem assistência Recordar a cultura da sua organização Todas as empresas são diferentes e o modo como a sua organização interage pode ajudar a informar sobre o programa de formação

39 Formação: Marcos Chave do Programa de Formação 39 Marcos Chave do Programa de Formação O Plano de Formação certo é essencial, uma vez que os conhecimentos dos empregados no que diz respeito ao Microsoft 365 vão evoluir com velocidades diferentes para cada indivíduo ou equipa. Considere incluir os seguintes marcos no Plano de Formação: Calendário de formação regular para sessões de atualização Sessões nos departamentos para partilhar o que está a ser mais vantajoso para as pessoas Centros de acolhimentos para as pessoas com desafios Certifique-se de que o suporte técnico consegue responder a perguntas do tipo como devo proceder para Preparação do Suporte Técnico Certifique-se de que o suporte técnico possui as informações necessárias para suportar a sua formação. Utilize este guia para ajudar a preparar o seu departamento de suporte técnico para resolver quaisquer questões ou problemas relacionados com o Office 365 que os utilizadores possam ter.

40 Formação: Aceder aos Recursos de Formação 40 Aceder aos Recursos de Formação Aceda aos recursos de formação online gratuitos para ajudá-lo com o seu lançamento do Microsoft 365. Pode até mesmo incorporar os recursos de formação do Microsoft 365 no seu próprio site interno da formação. Formação do Produto Formação baseada em produtos para ajudar a preparar a sua equipa para utilizar os serviços e as aplicações de modo eficaz. Formação de Produtividade Formação baseada em cenários para preparar a sua equipa para aumentar a respetiva produtividade com o Microsoft 365. Disponível online De pequeno tamanho Formação de Vídeo Direta Com estilo de artigo Detalhada em termos de abordagem Baseada em cenários Com linguagem simples Guias de Introdução do Windows 10 Encontre guias e tutoriais para ajudá-lo a familiarizar os seus utilizadores finais com as funcionalidades e capacidades básicas e avançadas do Windows 10 num ambiente empresarial. Procedimento do Windows 10: 5 Sugestões para Produtividade Personalize a sua experiência do Windows 10 utilizando aplicações, o menu Iniciar e muito mais. Siga estas cinco sugestões para fazer mais com o Windows

41 Lista de Verificação da Formação 41 Lista de Verificação da Formação Tenha em consideração a cultura empresarial, a alfabetização informática, os sistemas atuais e outras iniciativas da sua organização na criação do Programa de Formação Incorpore marcos chave no Programa de Formação Certifique-se de que o suporte técnico está preparado para responder a quaisquer perguntas dos utilizadores finais antes, depois e durante o lançamento Explore os recursos disponíveis para ajudar a sua organização a ficar rapidamente operacional

42 42 Planeamento, Implementação e Gestão Esta secção irá orientá-lo através de um planeamento adicional das suas atividades de adoção, o Programa de Adoção Prévia, da execução do Plano de Sucesso e de iterações para alcançar um sucesso empresarial contínuo. Estão incluídas linhas cronológicas para ajudá-lo a manter-se no rumo certo com o seu pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento do Microsoft 365. Lembre-se: as implementações de tecnologia mais bem-sucedidas concentram 80% dos seus esforços nas pessoas e apenas 20% na tecnologia. Tenha em mente os seus utilizadores finais e respetivos comportamentos para garantir uma implementação tranquila. DE RELANCE Por que motivo necessito de dispor de tempo para planear atividades de adoção? O que é um Programa de Adoção Prévia e como posso tornar o meu bem-sucedido? Como posso continuar a fazer iterações para o Microsof 365 para alcançar mais sucesso?

43 Planeamento, Implementação e Gestão: Planear as suas Atividades de Adoção 43 Planear as suas Atividades de Adoção Quando planear o seu esforço de adoção, é importante ter uma perspetiva alargada de todo o processo e não apenas do lançamento inicial. Muitas organizações só pensam na adoção por parte do utilizador final posteriormente, uma vez que se considera normalmente que a nova tecnologia vai simplesmente ser utilizada se estiver disponível. No entanto, a adoção por parte do utilizador final tem de ser considerada como os alicerces a partir dos quais se pode criar todo o processo. As pessoas podem resistir à mudança, o que faz com que este passo seja essencial em termos de planeamento, devendo ser iniciado em paralelo com o planeamento da implementação da tecnologia. Não o deixe para trás! Abordagem comum O foco no utilizador final é uma prioridade posterior. Por exemplo, uma mensagem de com uma hiperligação para formação Abordagem ideal A adoção por parte do utilizador final deve ser um processo de trabalho integrado em paralelo com a implementação Recursos da Implementação Recursos da Implementação Linha Cronológica de Implementação Linha Cronológica de Implementação Planeamento e execução da implementação técnica Atividades e planeamento focados no utilizador Percurso de Adoção

44 Planeamento, Implementação e Gestão: Utilizar o Microsoft 365 para a sua Implementação 44 Utilizar o Microsoft 365 para Planear e Executar a sua Implementação Utilizar várias aplicações e serviços do Microsoft 365 ao longo do processo de planeamento e execução da sua implementação pode ajudar no seu sucesso. Deve considerar essa hipótese para familiarizar a equipa com o serviço, para que esta possa promovê-lo de forma eficaz junto dos colegas. Alguns exemplos incluem: Utilizar Grupos do Office 365 para planear o seu projeto e colaborar em documentos relacionados com a sua implementação do Microsoft 365 Utilizar o Microsoft Planner para a gestão de tarefas diárias do seu projeto de implementação do Microsoft 365 Utilizar o Yammer para criar, preparar e suportar a sua comunidade de Especialistas do Microsoft 365 Utilizar o Skype para Empresas para realizar reuniões online com a sua equipa do projeto e apontar as minutas das reuniões no Microsoft OneNote Fiquei muito contente com a forma como toda a organização se juntou para alcançar esta transformação global. Tínhamos equipas dedicadas que efetuaram muito planeamento prévio. E o Yammer demonstrou ser o agente de mudança de base perfeito; as equipas formaram-se de forma dinâmica e trabalharam em parceria com os grupos de implementação em cada país. As conversas fluíram e este acabou por ser um canal fantástico na prestação de suporte ao utilizador final. Quando a implementação do Office 365 ficou concluída, pensei em como é que teríamos avançado sem esta ferramenta. Andy Tidd, CIO, ABB

45 Planeamento, Implementação e Gestão: Pré-lançamento 45 Pré-lançamento Nas cinco semanas até ao Lançamento, disponha de tempo para mobilizar a organização em torno da implementação do Microsoft 365 ao desenvolver um plano de comunicação, organizar a sua preparação da formação e executar um Programa de Adoção Prévia. Consulte a linha cronológica abaixo que o vai orientar ao longo das semanas de Pré-lançamento. A secção seguinte irá orientá-lo ao longo da execução de um Programa de Adoção Prévia. Linha Cronológica Processo de trabalho Descrição Semana 1 Comunicações Formação Desenvolva um plano de comunicações e uma estratégia de eventos. Prepare os materiais. Planeie o programa de formação para utilizadores finais. Comunicações Envie um de contagem decrescente para informar a sua audiência sobre o que está para vir, criar expectativas e despertar interesse centrando-se no ponto O que eu ganho com isso? Semana 2 Programa de Adoção Prévia Inicie o Programa de Adoção Prévia ao recrutar e formar participantes no programa e ao estabelecer um grupo do Yammer para os primeiros utilizadores. Saiba mais com o Guia do Programa de Adoção Prévia: Para recolher dados sobre os seus conhecimentos do Microsoft 365, faça circular um inquérito de referência um pouco antes de os utilizadores que participam no piloto receberem os seus dispositivos e contas ativadas. Suporte Prepare o suporte técnico para prestar apoio aos utilizadores finais e certifique-se de que conhecem o Guia de Resolução de Problemas do Suporte Técnico. Comunicações Assegure que o Microsoft 365 tem uma presença visual em todos os escritórios da empresa com cartazes, panfletos e vídeos promocionais. Semana 3 Formação Crie um site interno da equipa para armazenar os recursos de formação, nomeadamente guias de introdução e sugestões. Também pode direcionar os utilizadores para o centro de aprendizagem público da Microsoft. Visite o Centro de Aprendizagem do Office 365 em Programa de Adoção Prévia Consulte os participantes no Programa de Adoção Prévia para recolher os seus comentários. Realize um inquérito a meio do projeto piloto para recolher dados sobre as suas experiências com o Microsoft 365 e utilize os resultados para fazer ajustes antes da implementação global. Semana 4-5 Comunicações Trabalhe com as comunicações internas para difundir anúncios pelo portal da empresa, pelo portal de TI e pelos outros sites internos, conforme for necessário. Tal como com o grupo do projeto piloto, distribua inquéritos a toda a organização pouco antes de receberem as respetivas contas e dispositivos. Prepare o evento de lançamento e mobilização. Programa de Adoção Prévia Faça um inquérito final imediatamente após o período piloto para determinar se necessita de fazer mais ajustes nos seus materiais de sensibilização e formação globais. PRÉ-LANÇAMENTO LANÇAMENTO PÓS-LANÇAMENTO

46 Planeamento, Implementação e Gestão: Pôr em Marcha o Programa de Adoção Prévia 46 Pôr em Marcha o Programa de Adoção Prévia Para um lançamento bem-sucedido, inicie a implementação do Microsoft 365 com um Programa de Adoção Prévia para obter alguns comentários iniciais e, em seguida, mantenha essa dinâmica quando implementar o programa em toda a organização. Durante o processo de conclusão da integração técnica para o Microsoft 365, é importante ter em conta a execução de um Programa de Adoção Prévia com um grupo de utilizadores de negócio chave, bem como com membros da equipa de TI, que vão suportar os utilizadores. A execução deste programa permite-lhe reunir comentários sobre a experiência de lançamento do utilizador e obter histórias de sucesso iniciais que podem ser utilizadas quando lançar o Microsoft 365 em toda a organização. Um Programa de Adoção Prévia vai também desenvolver um grupo de primeiros utilizadores para se tornarem nos seus Especialistas e que darão suporte no processo de lançamento alargado. O programa dá-lhe uma oportunidade para testar o contexto com um grupo de confiança que será mais flexível se houver algum problema. Sugestões e Truques De um modo geral, quando selecionar os participantes no Programa de Adoção Prévia, escolha pessoas que querem que o projeto seja bem-sucedido. Os participantes no programa são influenciadores importantes que irão partilhar com os colegas a experiência que tiveram com a implementação. Utilize o Programa de Adoção Prévia para resolver problemas reais e não apenas para resolver pormenores insignificantes com a tecnologia. Incentive os participantes no programa a utilizarem o Microsoft 365 para os Cenários para os quais definiu prioridades. Observe as alterações que tem de efetuar nos cenários para obter os resultados de negócio que definiu como importantes para a adoção da sua organização do Microsoft 365.

47 Planeamento, Implementação e Gestão: incluir os Intervenientes Certos no EAP 47 Incluir os Intervenientes Certos no Programa de Adoção Prévia A seleção das pessoas certas para participarem no Grupo Piloto do Programa de Adoção Prévia é essencial para obter conhecimentos valiosos que pode utilizar durante o lançamento. A lista a seguir pode ajudá-lo a decidir quem incluir no programa: Os utilizadores de diferentes áreas de negócio e departamentos, de preferência os que trabalham em conjunto num projeto ou processo de negócio Especialistas ou líderes que se tornem defensores durante a fase de lançamento alargado a toda a organização Utilizadores que normalmente têm dificuldades com tecnologia. É importante que compreenda as suas necessidade e que as resolva durante a fase de lançamento Os membros da equipa de TI/suporte técnico que vão dar suporte aos utilizadores durante o lançamento Não inclua o CEO e os Quadros Superiores. Apesar de ser tentador solicitar o envolvimento do CEO, manter este e os Quadros Superiores fora do Programa de Adoção Prévia permite-lhe resolver quaisquer problemas antes de os expor durante a fase de implementação Sugestões e Truques Consulte a página 10 da secção Intervenientes para rever as qualidades a procurar num Especialista.

48 Planeamento, Implementação e Gestão: Ações-chave para um EAP Bem-sucedido 48 Ações-chave para um Programa de Adoção Prévia Bem-sucedido Forme participantes no Programa de Adoção Prévia nos Cenários selecionados, incluindo os Cenários Essenciais. Verifique os Recursos de Comunicação dos Cenários disponíveis e os recursos de formação disponíveis no FastTrack em: Inicie o programa de Especialistas do Microsoft 365. Informe os Especialistas alvo sobre o programa e comece a recrutá-los e a prepará-los para serem Especialistas Obtenha comentários em tempo real de participantes no Programa de Adoção Prévia e ajuste o plano de adoção com base nestes comentários. Experimente criar um grupo do Yammer para os participantes no programa. Dessa forma, outros no programa vão ter acesso aos comentários publicados e sentir-se incentivados a publicar os seus próprios comentários Esteja disponível para receber comentários através da utilização do Skype para Empresas e do Yammer durante as horas de expediente para responder a quaisquer perguntas e partilhar sugestões Contacte de forma proativa os participantes no programa para recolher comentários. Apareça nos seus postos de trabalho, envie uma MI ou telefone-lhes. Lembre-se, se ninguém estiver a fornecer comentários, o programa não está a alcançar o seu potencial Consultar o Guia do Programa de Adoção Prévia O Guia do Programa de Adoção Prévia inclui ainda mais sugestões e truques para um Programa de Ação Prévia bem-sucedido. Não se esqueça de agradecer aos participantes e de recolher comentários com o Modelo de de Agradecimento.

49 Planeamento, Implementação e Gestão: Lançamento 49 Lançamento Implementar o lançamento do Microsoft 365 em toda a organização é um grande momento. Agora é a altura certa para utilizar todos os esforços e planeamento anteriores e ver o seu trabalho duro compensar. Linha Cronológica Processo de trabalho Descrição Semana 6 Comunicações Realize o evento de lançamento do Microsoft 365 para entusiasmar os utilizadores finais. Envie um de Anúncio para informar os utilizadores sobre o que está disponível, como começarem e onde recorrerem para encontrar ajuda e recursos. Formação Realize a formação para utilizadores finais PRÉ-LANÇAMENTO LANÇAMENTO PÓS-LANÇAMENTO

50 Planeamento, Implementação e Gestão: Pós-lançamento 50 Pós-lançamento Agora que lançou com êxito o Microsoft 365 na sua organização, é importante continuar a mobilizar os utilizadores nas respetivas experiências do Microsoft 365. Certifique-se de que os aborda através do fornecimento de Sugestões e Truques adicionais e de formação contínua consoante necessário. Esta secção indica como pode continuar a fomentar a adoção na sua organização e manter-se a par das atualizações e funcionalidades do serviço. Linha Cronológica Processo de trabalho Descrição Semana 8-12 Comunicações Partilhe periodicamente sugestões com os utilizadores finais utilizando os modelos de Sugestões e Truques para manter a dinâmica e alargar a utilização do Microsoft 365. Depois da implementação em toda a organização, faça um inquérito final para avaliar os conhecimentos e a experiência dos utilizadores finais com o Microsoft 365. Formação Prosseguir com a série de formação contínua dos utilizadores finais, conforme for aplicável PRÉ-LANÇAMENTO LANÇAMENTO PÓS-LANÇAMENTO

51 Planeamento, Implementação e Gestão: Criar um Plano de Sucesso 51 Criar um Plano de Sucesso Como criar o Plano de Sucesso 01. Inicie sessão no site do FastTrack com o ID da organização do Microsoft Clique em Iniciar um novo plano 03. Conclua o assistente de criação e clique em Concluir Um Plano de Sucesso é essencial para a sua implementação, uma vez que lhe fornece um plano para a concretização dos seus objetivos com o Microsoft Selecione os cenários no Plano de Sucesso e clique em Guardar e Continuar 05. Introduza os detalhes da linha cronológica para cada cenário e clique em Guardar e Continuar 06. Introduza os intervenientes nos contactos e clique em Guardar e Concluir

52 Planeamento, Implementação e Gestão: Vamos ajudá-lo com o FastTrack 52 Vamos ajudá-lo com o FastTrack O FastTrack inclui uma equipa de centenas de engenheiros empenhados em proporcionar a melhor experiência com o Microsoft 365 aos parceiros e profissionais de TI espalhados pelo mundo. Os clientes elegíveis do Microsoft FastTrack podem pedir à integração para receber assistência remota e personalizada. Os nossos engenheiros FastTrack vão ajudá-lo a planear o seu projeto do Microsoft 365, a avaliar o seu ambiente técnico, a fornecer orientação de remediação, a migrar dados para o Office 365* e a fornecer assistência à adoção dos utilizadores. Vamos ajudá-lo com o FastTrack Comece hoje mesmo Acompanharmos a mudança e não afetarmos o negócio eram fatores muito importantes para nós. A nossa parceria com a equipa do FastTrack era fantástica. Ajudaram-nos a ultrapassar muitos dos nossos desafios de integração, bem como a nível estratégico, na preparação dos nossos processos de negócio e das mudanças no negócio. Omar Bhatti, Diretor Sénior, CSC * Os serviços de migração disponíveis para clientes com +500 licenças elegíveis

53 Planeamento, Implementação e Gestão: Repetir o Sucesso Contínuo 53 Repetir o Sucesso Contínuo A promoção da adoção é um ciclo contínuo e não termina após o dia de lançamento ou a avaliação do impacto do lançamento. Continue a procurar novas formas onde o Microsoft 365 pode acrescentar valor empresarial para acompanhar as necessidades em evolução dos seus utilizadores e organização. Utilize as informações obtidas no processo de avaliação para lançar formações adicionais que informarão os utilizadores acerca das melhores práticas e das soluções do Microsoft 365 com maior impacto. Agende sessões de desenvolvimento de mais cenários de negócio e soluções com outros departamentos da organização. Em seguida, realize formações nos departamentos, nas quais poderá explicar como o Microsoft 365 pode gerar sucesso em cada linha de negócio. Pode utilizar a Biblioteca de Produtividade para o ajudar a identificar novos Cenários para tirar ainda mais partido do Microsoft Certifique-se de que incentiva os utilizadores e os Especialistas a desenvolverem ideias sobre como o Microsoft 365 pode melhorar as práticas empresariais e a partilhá-las com outras pessoas em eventos de mobilização, atividades da comunidade e num grupo do Yammer. Utilize estas ideias para criar soluções adicionais e realizar novas formações Queremos que adorem esta ferramenta, pelo que uma parte deste trabalho consiste não só em ouvir os empregados, mas em assimilar os comentários recebidos e implementá-los. Jeff Schuman, Nationwide

54 Planeamento, Implementação e Gestão: Gerir e Preparar a Mudança 54 Gerir e Preparar a Mudança Gerir a Mudança no Office O seu negócio e a cloud estão em constante movimento. As pessoas estão sempre à procura de novas oportunidades para trabalharem de forma mais eficaz e as funcionalidades continuamente atualizadas da cloud permitem que isto aconteça. Recomenda-se que esteja atento ao Mapa Público e aos blogues para conhecer as potenciais funcionalidades dos novos serviços e as atualizações que pode aproveitar.

55 Planeamento, Implementação e Gestão: Mapa Público 55 Mapa Público Esteja atento ao Mapa do Windows 10 e ao Mapa do Office 365 para conhecer as atualizações do serviço de que a sua organização pode beneficiar para continuar a tirar o máximo partido do Microsoft 365. Plano do Windows 10 Filtre as funcionalidades por aplicação, serviços ou plataforma para identificar as funcionalidades e atualizações das quais pode tirar mais partido. Plano do Office 365 As funcionalidades encontram-se agrupadas por fases de desenvolvimento para que possa ver as futuras atualizações, o que está a ser atualmente implementado e o que já está disponível para os seus clientes.

56 Planeamento, Implementação e Gestão: Blogues 56 Blogues Siga o Blogue Windows para a sua Empresa e os Blogues do Office para se manter atualizado sobre as formas como a sua organização pode trabalhar mais eficazmente com novas atualizações e funcionalidades do serviço. Blogue Windows para a sua Empresa Blogues do Office Tornar-se um insider para aceder a mais recursos Adira ao Programa Windows Insider ou ao Windows IT Pro Insider para obter acesso antecipado a novas compilações e obter comentários sobre as funções e funcionalidades mais recentes.

57 Planeamento, Implementação e Gestão: Gerir as suas Atualizações do Office Gerir as suas Atualizações Atualizações do Office 365: Através do centro de administração do Office 365, pode inscrever-se para obter lançamentos antecipados de modo a que a sua organização receba atualizações instantaneamente. Se preferir, também pode determinar que só algumas pessoas específicas recebem as atualizações ou optar por permanecer na agenda de lançamento predefinida e receber as atualizações mais tarde. Saiba mais sobre as suas opções aqui: Atualizações do Windows 10: O Windows 10 fornece um novo modelo para as organizações implementarem e atualizarem o Windows ao fornecer atualizações para funcionalidades e capacidades através de um processo contínuo. Este novo modelo, designado por WaaS (Windows como Serviço), exige que repense a forma como implementa e atualiza o Windows. Para apoiar diferentes necessidades e casos empresariais na sua organização, pode selecionar entre ramos de manutenção diferentes do Windows: O Current Branch (CB) destina-se a primeiros utilizadores, equipas de TI e outros grupos piloto mais alargados. É utilizado para validar ainda mais a compatibilidade aplicacional e funcionalidades recentemente lançadas. O Current Branch for Business (CBB) destina-se à maioria das pessoas numa organização. Permite a implementação faseada de novas funcionalidades durante um período de tempo mais longo. O Long-Term Servicing Branch (LTSB) destina-se a dispositivos críticos ou especializados. Não recebe novas funcionalidades, embora continue a ser suportado com segurança, e outras atualizações durante um período de tempo longo. Utilize o Programa Windows Insider para testar e implementar código de pré-produção e obter uma visibilidade prévia das funcionalidades que serão incluídas nas futuras atualizações do Windows.

58 Linha Cronológica de Implementação do Microsoft Processo de trabalho Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Identificar os Intervenientes Chave e Reunir a Equipa Identificar e recrutar Proprietário de Sucesso e Gestor de Projeto Identificar e recrutar Patrocinador(es) Executivo(s) e preencher restantes funções da equipa Identificar e Definir Prioridades para os Cenários Identificar e desenvolver os Cenários Definir Prioridades para os Cenários Definir critérios de sucesso/ Definir Critérios de Sucesso indicadores chave de desempenho (KPI) e estabelecer referências de KPI Antes de recolher os Criar um Plano de Sucesso detalhes do projeto no Plano de Sucesso em Finalizar o Plano de Sucesso Identificar e recrutar Criar Programa para Especialistas Especialistas Criar Grupo do Yammer para dar suporte aos Especialistas Formar Especialistas e atividades de debate de ideias Determinação das tarefas contínuas dos especialistas Finalização das atividades de lançamento destinadas aos especialistas Obter comentários e histórias de sucesso de Especialistas para utilizar no lançamento Programa de Adoção Prévia Recrute participantes no programa. Configure um grupo do Yammer para facilitar a comunicação e a recolha de comentários Faça circular um inquérito de referência para os participantes. Forneça aos participantes uma conta ativa para iniciar formalmente o Programa de Adoção Prévia. Consultar os participantes no programa para recolher comentários informais Envie um inquérito final e utilize quaisquer informações recolhidas para efetuar ajustes no lançamento. Crie um grupo do Comunicação e Sensibilização Desenvolva um plano de comunicações e uma estratégia de eventos de sensibilização. Desenvolva materiais de comunicação utilizando os modelos disponíveis Enviar um de contagem decrescente aos empregados Garanta que o Microsoft 365 tem uma presença visual nos escritórios da empresa Anuncie o futuro lançamento do Microsoft 365 na intranet da empresa. Prepare o evento de lançamento e mobilização. Yammer para os utilizadores finais partilharem as suas histórias de sucesso com o Office 365. Faça circular um inquérito de referência para os utilizadores finais Formação Desenvolver plano de formação para utilizadores finais Configurar site de formação interno para armazenar recursos de formação Formar utilizadores finais Preparar o suporte técnico Suporte para prestar suporte aos utilizadores finais Maximizar a Mobilização dos Utilizadores e Fomentar a Adoção Gerir e preparar a mudança Avaliar, Partilhar o Sucesso e Repetir

59 Para o ajudar a começar a planear a implementação do Microsoft 365, considere a linha cronológica abaixo. 59 Efetue os ajustes necessários para criar a linha cronológica adequada para a sua implementação. Semana 6 (lançamento previsto) Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12 Obter comentários de Especialistas e repetir o programa consoante necessário Envie um de Anúncio para informar os utilizadores sobre o que está disponível. Realize um evento de lançamento e mobilização Envie um com Sugestões e Truques aos utilizadores finais. Envie um com Sugestões e Truques aos utilizadores finais. Faça circular um inquérito pós-lançamento Envie um com Sugestões e Truques aos utilizadores finais. Formar utilizadores finais Implementação de formações contínuas Preparar e realizar concursos para continuar a incentivar a mobilização dos utilizadores Atualizar e manter site de formação interno Partilhar histórias de sucesso Organizar periodicamente eventos de mobilização adicionais Monitorizar o Mapa Público e os blogues Comunicar e preparar os utilizadores finais para o lançamento de novas funcionalidades Recolher e comunicar os critérios de sucesso e Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) do Microsoft 365 Recolher e partilhar histórias de sucesso Implementar Novos Cenários

60 Planeamento, Implementação e Gestão: História de Sucesso de Cliente 60 História de Sucesso de Cliente Quando os diretores da Henkel avaliaram os sistemas de TI da empresa, estes estavam desatualizados e obsoletos, pelo que decidiram fazer acontecer, dando um salto gigantesco para a cloud. Assista ao vídeo para saber como a Henkel planeou um lançamento de sucesso do Office 365. Henkel: Excelência no Processo de Adoção Saiba como a Henkel planeou o sucesso com o Office 365